Diagnostico da Tecnologia da Informação nas Cooperativas Agropecuárias do Paraná

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1 Diagnostico da Tecnologia da Informação nas Cooperativas Agropecuárias do Paraná Roberto Max Protil CPF Pontifícia Universidade Católica do Paraná R. Imaculada Conceição, Curitiba PR Alfredo Benedito Kugeratski Souza CPF Pontifícia Universidade Católica do Paraná R. Imaculada Conceição, Curitiba PR Área Temática: Instituições e organizações na agricultura Forma de Apresentação: Pôster 1

2 Diagnóstico da Tecnologia da Informação nas Cooperativas Agropecuárias do Paraná Resumo O presente artigo tem como objetivo caracterizar a utilização da tecnologia da informação nas cooperativas agropecuárias do estado do Paraná. A ferramenta utilizada nesta pesquisa foi adaptada e validada para a realidade do estado do Paraná, a partir de um modelo utilizado pela UFRGS para pesquisar cooperativas gaúchas. O atual desenvolvimento tecnológico atinge todos os segmentos da sociedade, em especial o ambiente empresarial, onde muitas vezes torna-se um fator diferencial em seu mercado de atuação. Dentre as novas tecnologias, destaca-se a tecnologia da informação, que passa a ser um importante componente competitivo para a organização. Paralelamente a sua crescente importância, essa tecnologia tem sofrido continuas evoluções. Desta forma é extremamente importante conhecermos como as organizações estão enfrentando esta constante e crescente evolução tecnológica. PALAVRAS-CHAVE: Tecnologia da Informação, Cooperativas Agropecuárias, Diagnostico Empresarial 2

3 Diagnóstico da Tecnologia da Informação nas Cooperativas Agropecuárias do Paraná 1. INTRODUÇÃO Conforme dados da OCB (2004) há no Brasil cooperativas agropecuárias com agricultores associados. As cooperativas geram empregos diretos, sendo que há respectivamente e pessoas vinculadas diretamente e indiretamente a estas organizações, ou seja, aproximadamente pessoas dependem economicamente das cooperativas agropecuárias brasileiras. A percepção sobre o grande potencial econômico das cooperativas agropecuárias cresce na medida em que, em nível mundial, o agronegócio brasileiro vem conquistando importantes mercados de forma progressiva, também com a participação relevante das cooperativas. Estima-se que 20,3 do PIB nacional tem origem no agronegócio (ABAG, 2004). Nesse segmento, as cooperativas agropecuárias desempenham importante papel, contribuindo significativamente para a criação e agregação de valor ao longo de toda a cadeia produtiva. O dinamismo do mercado, todavia, conduz a uma maior necessidade de profissionalização na gestão das cooperativas. Para Albano (2001) as cooperativas agropecuárias estão fortemente atreladas à situação da agropecuária nacional e a atual situação deste setor causa impacto diretamente no desempenho destas organizações. Este setor talvez esteja passando por sua mais profunda reestruturação, migrando de uma agropecuária patrimonialista para uma agropecuária tecnológica. Um fato que reforça esta afirmação é a crescente utilização, por parte das cooperativas agropecuárias, das ferramentas disponibilizadas pela Tecnologia da Informação (TI), sobretudo pelos chamados Sistemas Integrados de Gestão, também conhecidas por ERP. 2. AS COOPERATIVAS AGRO-INDUSTRIAIS DO PARANÁ O cooperativismo paranaense congrega aproximadamente associados em 193 cooperativas dos seguintes ramos: agropecuário, crédito, trabalho, educação, saúde, habitação, consumo, transporte, infra-estrutura e turismo. O faturamento de todo o segmento cooperativista paranaense em 2001 foi de R$ 8 bilhões, que correspondeu a 10,3 do PIB do Paraná, que foi de R$ 78,1 bilhões (OCEPAR, 2004). O principal ramo das cooperativas do Paraná é o agropecuário, que conta com 67 cooperativas distribuídas por todo o território paranaense (60 singulares e 7 centrais), cujos quadros sociais somavam em 2002, cooperados e empregavam quase funcionários. Essas organizações constituem-se, em muitos municípios do Paraná, nos mais importantes empreendimentos de natureza econômica, maiores empregadores e geradores de renda, atendendo cerca de 25 da população rural do Estado.. O Paraná é o maior produtor de produtos agropecuários do Brasil, respondendo por mais de 20 de toda a produção nacional de alimentos de origem animal e vegetal. As cooperativas agropecuárias representam cerca de 50 da economia agrícola do Estado e 3

4 participam, de forma intensa em todo o processo de produção, beneficiamento, armazenamento, industrialização e comercialização (OCEPAR, 2004). A Tabela 01 apresenta a importância deste segmento para a economia do Estado do Paraná. Ramo Nº de cooperativas Nº de cooperados Agropecuário Transporte Crédito Educacional Habitacional Infra-estrutura (eletr. rural) Saúde Trabalho Turismo TOTAL Tabela 01: Cooperativas do Estado do Paraná Fonte: Ocepar, O faturamento das cooperativas em 2002 foi de R$ 11,2 bilhões, correspondente a 14,0 do PIB do Paraná. O Produto Interno Bruto (PIB) do Estado foi de R$ 79,8 bilhões, no mesmo ano. As cooperativas agropecuárias do Paraná exportaram em 2002 cerca de US$ 642 milhões, representando 17 do seu faturamento bruto. Os mais de 293 mil cooperados geram cerca de 39 mil empregos diretos e outros 195 mil indiretos, com efeito explícito na renda, no campo e nas cidades, beneficiando milhares de pessoas. 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO A tecnologia da informação (TI) pode ser conceituada como um recurso tecnológico e computacional para geração e uso da informação, sendo fundamentada nos seguintes componentes: hardware, software, sistemas de telecomunicações e gestão de dados e informações (REZENDE; ABREU, 2001, p.76). A TI possui o potencial de controlar, processar e criar informações, sobretudo através do uso dos sistemas de informação, uma das ferramentas da TI mais utilizadas no apoio às funções administrativas (MOREIRA, 2003). Segundo Albertin (2001), A utilização de TI significa uma mudança profunda na organização, devendo ser planejada e preparada para que seu sucesso seja garantido. Devese gerar competitividade e eliminar-se os conflitos, pois os recursos alocados são investimentos financeiros, humanos e materiais. Contudo, segundo Zambalde (2000), na maioria das organizações, a TI geralmente é utilizada como instrumento para conquista de poder. A relação entre a TI, produtividade e lucratividade depende de sua abrangência. Entretanto, a informatização ocorre de maneira lente e desordenada e geralmente os investimentos em treinamento e educação são insuficientes. Atualmente verifica-se que grande parte das cooperativas não desenvolvem nenhum planejamento estratégico ou monitoramento ambiental sobre os mercados em que atuam e o uso da TI é direcionado apenas a aplicações voltadas às operações internas (ALBANO, 2001). Contudo, a integração existente entre cooperativa/cooperado pode diminuir os impactos no processo de adoção de uma nova tecnologia e o conhecimento da realidade do cooperado pode viabilizar a adequação da TI ao setor cooperativista (SILVA, 2003). 4

5 Devido ao cenário competitivo das organizações, este apresentando contínuas adaptações na postura estratégica, as cooperativas que tem como meta a busca de competitividade devem incluir em seu planejamento a permanente incorporação e modernização em TI (ANTONIALLI, 1996). O desafio das estruturas cooperativas modernas é manter seu papel de sistema produtivo centrado no homem e, ao mesmo tempo, desenvolver uma organização capaz de competir com empresas de outras naturezas com orientação para o mercado (ZYLBERSZTAJN, 1994). Nesse sentido, adoção contínua da TI deve ser primordialmente uma das principais metas do planejamento das organizações cooperativas. 4. METODOLOGIA Reconhecendo a importância da TI no cenário atual das organizações cooperativas uma equipe de pesquisadores do Programa de Pós-Graduação em Administração da Pontifícia Universidade Católica do Paraná adaptou e validou um instrumento de pesquisa desenvolvido pela escola de administração da UFRGS. Este instrumento foi utilizado no ano de 2003 em uma pesquisa junto às cooperativas agro-industriais do estado do Paraná, cujo objetivo foi identificar o perfil de utilização da TI. por estas organizações. 4.1 Método Nesta pesquisa, utilizou-se o método de pesquisa tipo Survey, que segundo Pinsonneault e Kraemer (1993), é essencialmente quantitativos, requer informações padronizadas do assunto estudado. Essas informações podem ser relativas a indivíduos, grupos, organizações ou comunidades, ou também, projetos, aplicações de sistemas. O principal meio de coleta dos dados é, por questões pré-definidas, e estruturadas cujas respostas constituem o dados a ser analisado. 4.2 Instrumento da Pesquisa Nesta pesquisa utilizou-se um questionário desenvolvido por Benamati, Lederer e Singh (1997). Este questionário foi posteriormente adaptado por Albano (2001) às condições das cooperativas gaúchas. Dada a abrangência do modelo original foram feitas algumas reduções e adaptações, que redundaram na estrutura apresentada no quadro 01. Questões Informações Obtidas 1 a 3 Dados Gerais 6 a 16 Identificação do respondente 17 a 26 Identificação da Cooperativa 27 a 50 Levantamento da TI Gestão 51 a 64 Levantamento da TI Recursos Humanos 65 a 81 Levantamento da TI Hardware 82 a 94 Levantamento da TI Software 95 a 110 Levantamento da TI Internet e Telecomunicações 111 Levantamento da TI Segurança Quadro 1: Descrição do instrumento da pesquisa 5

6 4.3 Definição da amostra O universo desta pesquisa foi composto pelas 60 cooperativas singulares agropecuárias do estado do Paraná. A opção pelas Cooperativas Agroindustriais ocorreu devido a dois fatores : A importância destas organizações no cenário econômico do Estado do Paraná; A nova política de incentivos ao Agronegócio por parte do Governo Federal; 4.4 Coleta de dados O primeiro passo desta pesquisa foi o envio do questionário pela Ocepar a todas cooperativas agropecuárias do Estado. Devido ao baixo número de retorno de questionários, iniciou-se a cobrança e confirmação do recebimento via correio eletrônico, más mesmo assim houve poucas confirmações. Após esse período iniciou-se um contato telefônico, junto a todas as cooperativas, que ainda não haviam se manifestado sobre o retorno do questionário. Após esta etapa a população original de 60 cooperativas foi reduzida para 52 organizações. Com a cobrança por telefone, verificaram-se as seguintes situações: O para o qual foi encaminhado o questionário estava desatualizado ou não foi destinado à pessoa responsável; Algumas cooperativas alegaram que não possuíam uma área definida de TI, ou então foram incorporadas por outras cooperativas ou a área de TI foi terceirizada. A média de ligações de cobrança para o retorno do questionário foi de 4 telefonemas. 5 RESULTADOS No total, 30 cooperativas, ou seja, 50 do universo pesquisado responderam o questionário, o qual foi elaborado e avaliado com o auxílio do software Sphinx. 5.1 Dados Gerais As questões 01 a 05 identificaram os dados gerais das organizações, como: data do preenchimento, nome da cooperativa, endereço, cidade e da organização. 5.2 Perfil dos entrevistados As questões 07 a 16 identificam o respondente e suas atividades profissionais, visando identificar o perfil do profissional encarregado da TI. Os respondentes do sexo masculino representam 93,3 dos entrevistados. Quanto à idade 83 dos entrevistados, têm idade entre 30 e 49 anos. Quanto ao grau de escolaridade, os itens graduação completa, especialização e mestrado abrangem 80 dos entrevistados, graduação incompleta e ensino médio completo totalizaram 20 dos entrevistados. Apesar do alto índice de escolaridade é preocupante o fato de 20 das cooperativas não terem um profissional graduado à frente da área de TI. 6

7 5.3 Identificação da Cooperativa 5.4 TI Gestão Geral Número médio de funcionários Número médio de funcionários da área de TI 12 Número médio de cooperados 2358 Idade média das cooperativas (anos) 31 Faturamento médio anual em R$ ,00 Tabela 02: Caracterização das cooperativas pesquisadas Os dados apresentados na tabela 03 mostram que apenas 3,3 das cooperativas possuem ma diretoria de TI, evidenciando que para essas organizações a TI não é vista como um recurso estratégico. A terceirização em TI ainda não é utilizada com freqüência por estas organização, apesar dos benefícios que esta pratica poderia trazer, tais como redução de custo, previsibilidade de gastos e prazos (LEITE, 1997). O investimento financeiro em TI é relativamente baixo, sendo que em 67 das cooperativas é inferior a R$ 4,5mil, o que representa menos de 1 do faturamento médio das cooperativas no ano de Organograma Terceirização Orçamento em TI Quant. Freq. Quant. Freq. Quant. Freq. Departamento 12 40,0 Poucas 16 53,3 <= R$ 900 mil 12 40,0 Atividades Setor 8 26,7 Várias 8 26,7 R$ 900 a R$ 2,7 5 16,7 Atividades mil Coordenação 8 26,7 Todas 2 6,7 R$ 2,7 a R$ 4,5 2 10,0 Atividades mil Diretoria 1 3,3 Não Terceiriza 4 13,3 >= R$ 4,5 mil 2 3,3 Não Resposta 1 3,3 Não Resposta 0 0,0 Não Resposta 9 30,0 Total ,0 Total ,0 Total ,0 Tabela 03: Posição estratégica e investimentos em TI Através da tabela 04 verifica-se, que em 63,3 das cooperativas a estrutura de TI teve uma grande evolução nestes últimos três anos. Com relação ao futuro, 66,7 das cooperativas esperam que ocorram mudanças radicais desta estrutura nos próximos 3 anos. Evolução da TI Quant. Visão Desenv. TI Quant. Freq. Freq. Nenhuma diferença 3 10,0 Nenhuma diferença 1 3,3 Pouca diferença 3 10,0 Pouca diferença 0 0,0 Grande diferença 19 63,3 Grande diferença 8 26,7 Totalmente diferente 5 16,7 Totalmente diferente 20 66,7 Não Resposta 0 0,0 Não Resposta 1 3,3 Total Total Tabela 04: Passado e futuro da estrutura de TI 7

8 5.5 TI Recursos Humanos Através da análise da tabela 05 percebe-se, que 80 das cooperativas despendem menos de R$ 30 mil / ano, ou seja, menos de 1 do orçamento da área de TI. É notório, portanto, que as cooperativas não estão capacitando e atualizando adequadamente o seu quadro de funcionários, apesar do caráter dinâmico e inovador desta área. Nº Funcionários para TI Treinamento em TI Participação no Treinamento (Nº Funcionários) Nº. Freq. Nº. Freq. Nº. Freq. Menos de ,3 Menos de R$ 10 mil 9 30 Menos de ,3 De 10 a ,7 R$ 10 a R$ 30 mil 6 20 De 2 a De 40 a ,0 R$ 30 a R$ 60 mil 6 20 De 6 a ,3 Mais de ,3 Mais de R$ 60 mil 1 3,3 Mais de ,7 Não 2 6,7 Não 8 26,7 Não 11 36,7 Total Total Total TI Hardware Tabela 05: Treinamento em TI As cooperativas estão relativamente bem estruturadas em relação aos recursos de hardware. Considerando que no universo pesquisado há uma média de funcionários por cooperativa, conclui-se que em 2/3 das cooperativas há em média 1 micro para cada 3 funcionários, o que é uma boa taxa de utilização. A infra-estrutura (servidores, impressoras, rede e manutenção) também parece ser bastante adequada. Total Micros Total Servidores Total Impressoras Menos de ,7 Menos de ,3 Menos de ,3 De 300 a ,7 De 10 a ,3 De 100 a ,7 De 600 a ,7 De 20 a ,0 De 300 a ,0 Mais de ,3 Mais de ,7 Mais de ,3 Não Resposta 2 6,7 Não Resposta 2 6,7 Não Resposta 2 6,7 Total Total Total TI Software Micros em Rede Manutenção Hardware Quant. Freq. Quant. Freq. Sim 25 83,3 Sim 22 73,3 Parcialmente 4 13,3 Não 7 23,3 Não 1 3,3 Não Resposta 1 3,3 Total Total Tabela 06: Estrutura de hardware Conforme apresentado na tabela 07, o desenvolvimento de software pelas cooperativas tem como prioridade sistemas internos e de controle de custos, não sendo dada muita ênfase no desenvolvimento de software para cooperados. Apenas 25 das cooperativas ainda não utiliza sistemas ERP e aproximadamente 50 das cooperativas optam por terceirizar o 8

9 desenvolvimento de software. Conforme salienta LEITE (1997), esse resultado demonstra a preocupação das organizações estudadas com a qualidade do serviço e com customização. Sistema Desenvolvimento Controle de Desenvolvimento Terceirização Integrado para Cooperativa Custos para Cooperado Qt. Freq. Qt. Freq. Sim 22 73,3 Sim 20 66,7 Sim 12 40,0 Sim 3 10,0 Sim 16 53,3 Não 8 26,7 Não 8 26,7 Não 17 56,7 Não 25 83,3 Não 12 40,0 Não 0 0,0 Não 2 6,7 Não 1 3,3 Não 2 6,7 Não 2 6,7 Total Total Total Total Total Tabela 07: Desenvolvimento de software Interessante notar que apenas 25 das cooperativas utilizam sistemas de inteligência competitiva, sendo que 5 cooperativas não responderam essa questão; 17 cooperativas não tem ou desconhece um sistema de Inteligência Competitiva; apenas 1 cooperativa utiliza o Watoh Technology System; 4 cooperativas utilizam o Environmental Scanning System; 3 cooperativas utilizam o Sistema Business Intelligence e apenas 1 cooperativa citou outro sistema. 5.8 TI Internet e Telecomunicações Conforme apresentado pela tabela 08, 73,3 das cooperativas agro-industriais possui uma home page. A maioria das cooperativas ainda acessam a internet por meio de linha discada,ou seja, não utilizam os serviços de linha dedicada (por ex. ADSL). A maioria das cooperativas utiliza freqüentemente a internet, sendo que 30 utilizam intensamente este recurso. Home Page Forma de Acesso Intensidade Uso da Manutenção Internet Internet Sim 22 73,3 Discada 7 23,3 Pouco 1 3,3 Sim 22 73,3 Não 8 26,7 Dedicada 15 60,0 Freqüente 20 66,7 Não 8 26,7 Não 0 0,0 Rádio 5 16,7 Intensivo 9 30,0 Não 0 0,0 - - Cable Modem 3 10,0 Não 0 0,0 - - Total Total Total Total TI Segurança Tabela 08: Utilização de Internet e telecomunicações Com relação à questão segurança em TI verificou-se que 56,7 das cooperativas realizam controles de usuários; em 30 das cooperativas não há nenhum controle e em 10 os controles são eventuais. Sendo segurança um fator estratégico, este dado no mínimo é surpreende, pois mostra que 40 destas organizações possuem sistemas vulneráveis a ataques externos. 9

10 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS A TI atualmente é um dos fatores considerado vital para as organizações. Para que sua utilização venha a agregar valor competitivo aos demais processos da organização, é necessário que seu uso seja planejado de acordo com as estratégias da organização. Entretanto, sua diversidade e evolução tecnológica tornam sua administração extremamente complexa. A pesquisa confirmou o constante e crescente avanço da TI e as dificuldades que este processo propicia aos seus administradores. Sendo assim, é importante que os gestores desta tecnologia tenham conhecimento do perfil de TI na sua área de atuação. Torna-se, portanto, de fundamental importância que os gestores de novas TIs, tenham especial atenção aos seguintes aspectos, também abordados pela pesquisa de Albano (2001): o uso da TI ainda é voltado às aplicações tradicionais, ou seja, às operações internas das organizações, visando "automatizar" processos e não tendo-a como suporte às atividades fins das organizações; muitas cooperativas ainda tratam a segurança de seus sistemas como um problema menor, o que pode colocar em risco a integridade dos seus sistemas de informação e de seus negócios; diversas cooperativas, em especial as de menor porte, não possuem um setor de TI, gerenciado por um profissional graduado na área; não existe preocupação com a qualificação de seus profissionais em nível de TI; as cooperativas estão mais preocupadas com ao processo de aquisição de tecnologia do que com treinamento, produtividade e outras atividades que demonstrem uma preocupação com a integração destas tecnologias à estratégia e cultura organizacionais; as cooperativas "maiores" denotam uma maior importância dada à TI, em comparação às de menor porte; As cooperativas ainda não vislumbram a Internet como uma nova possibilidade para difundir suas atividades comerciais. Diversos autores afirmam que as empresas e os países que não conseguirem administrar a transição para uma nova economia e uma nova tecnologia estarão em perigo. Especialmente no caso de empresas, consideram que as que não conseguirem se transformar em organizações em rede e forem incapazes de criar comunidades de comércio eletrônico deixarão de ser competitivas e definharão até desaparecer. 7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABAG Associação Brasileira de Agribusiness. Dimensionamento do agribusiness. Disponível em: < Acesso em 14.abr.2004 ALBANO, C. S. Problemas e Ações na Adoção de Novas Tecnologias de Informação: Um estudo em Cooperativas Agropecuárias do Rio Grande do Sul. Porto Alegre. Universidade Federal do Rio Grande do Sul ALBERTIN, A. L. Valor estratégico dos projetos de tecnologia de informação. RAE. São Paulo, jul./set ANTONIOLLI, L. M. Tecnologia da informação e estratégia de uma cooperativa de cafeicultores O Caso Cooxupé. Futura. São Paulo,

11 BENAMATI, S.; LEDERER, A. L., SINGH, M. Changing Information Technology and Information Technology Management. Information & Management, v. 31, 1997, p LEITE, J. C. Terceirização em informática no Brasil. RAE. São Paulo, jul./set MOREIRA, V. R. Uma proposta de requisitos para um sistema de informação voltado ao apoio à logística de suprimentos hospitalar: O caso da Santa Casa de Misericórdia de Curitiba/Aliança Saúde. Curitiba, f. Dissertação (Mestrado em Administração) Programa de Mestrado em Administração, Pontifícia Universidade Católica do Paraná. OCB. Organização das Cooperativas do Brasil. Disponível em: < Consulta em março/2004. OCEPAR. Organização das Cooperativas do Estado do Paraná. Disponível em < Consulta em março/2004. PINSONNEAULT, A., KRAEMER, K. L. Survey research methodology in management information systems: an assessment, Journal of Management Information Systems, Automs, REZENDE, D. A. ABREU, A. F. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais. Atlas, 2ª edição, São Paulo, SILVA, A. L. A Dinâmica da Difusão da Tecnologia da Informação: Um Estudo Comparativo em Cooperativas. Lavras. Universidade Federal de Lavras. Dissertação de Mestrado ZAMBALDE, A.L.A.: Informática na Modernização do Sistema Agroindustrial do Café no Estado de Minas Gerais. Tese de doutorado. UFLA. Minas Gerais, Março ZYLBERSZTAJN, D. Organização de cooperativas: desafios e tendências. ERA. São Paulo,