Obrigações das Empresas Usuárias de ECF

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1 Obrigações das Empresas Usuárias de ECF 29 de fevereiro de 2016

2 Sumário 1 Legislação Pertinente 2 Emissão de Redução Z (Diário) 2 Gravação de Arquivos Eletrônicos (Mensal) 2 Encerramento de Contas Abertas 3 Executando obrigações mensais com o IDF PAF- ECF 4 Gerando arquivo Registros do PAF- ECF 4 Gerando arquivo MF (Memória Fiscal) 4 Gerando arquivo MFD (Memória de Fita Detalhe) 5 Gerando o arquivo TDM 5 Executando obrigações diárias no IDF PAF- ECF 7 Reduções Z 7 Emitindo Redução Z 7 Bloqueio por RZ Pendente 7 Bloqueio por RZ Emitida 8 Fechamento automático de contas 8

3 Legislação Pertinente 2 Existem rotinas diárias e mensais obrigatórias que devem ser observadas pelos estabelecimentos usuários de ECF (Emissor de Cupom Fiscal). São elas: Emitir a Redução Z Diariamente para todo PDV que emitir documentos fiscais Gravar mensalmente em mídia não regravável os arquivos eletrônicos da memória do ECF Emitir cupom fiscal para todas as contas de cliente Para entender melhor o funcionamento de aplicativos PAF-ECF e as obrigações das empresas usuárias de ECF é recomendada a leitura dos manuais Manual Fiscal do Usuário de ECF e Cartilha do ECF - Perguntas e Respostas, disponibilizados pela SEF/MG em Manuais - ECF. REFERÊNCIAS: Manual Fiscal do Usuário de ECF: Cartilha do ECF - Perguntas e Respostas: SEF/MG > Empresas > ECF > Manuais - ECF: SEF/MG: Emissão de Redução Z (Diário) Deve ser emitido o documento Redução Z de todos os equipamentos ECF do estabelecimento utilizados no dia, no encerramento diário das atividades ou, no caso de funcionamento contínuo do estabelecimento, até às 24 (vinte e quatro) horas ou até o bloqueio automático do equipamento. Gravação de Arquivos Eletrônicos (Mensal) Até o décimo dia útil de cada mês, o usuário de ECF deverá gravar em mídia óptica não regravável (CD ou DVD) os seguintes arquivos eletrônicos: Arquivos binários da MF e da MFD extraídos dos equipamentos ECF utilizados em pelo menos um dia do mês.

4 Arquivo texto (TXT), tipo TDM, gerado a partir dos arquivos binários previstos no item anterior, contendo todos os dados armazenados em todos os dispositivos de memória do ECF, conforme leiaute estabelecido no Ato COTEPE/ICMS 17/04, de 29 de março de Arquivo texto (TXT) gerado a partir do Menu Fiscal do PAF-ECF contendo informações armazenadas no Banco de Dados utilizado pelo PAF-ECF. 3 Os arquivos eletrônicos gerados, inclusive os arquivos binários extraídos do ECF, devem ser mantidos pelo estabelecimento usuário do ECF pelo prazo de 5 (cinco) anos, pois são considerados pela legislação tributária como documentos fiscais sujeitos ao período de prescrição e decadência. Importante ressaltar que a falta de geração mensal dos arquivos eletrônicos pode trazer graves consequências ao estabelecimento usuário, pois além de se caracterizar como irregularidade por descumprimento de obrigação tributária acessória, sujeita a multa, poderá ser necessária a apresentação destes arquivos em caso de queima ou dano nos dispositivos de memória eletrônica do ECF na ocasião da cessação de uso ou na solicitação de autorização para substituição da memória, o que impedirá o deferimento do pedido, caso não seja apresentado. Texto retirado do Manual Fiscal do Usuário de ECF disponibilizado pela SEF/MG em Manuais - ECF Encerramento de Contas Abertas Não é permitido que contas de clientes fiquem abertas após a emissão da RZ referente ao dia seguinte a data da abertura da Conta de Cliente. Dessa forma, caso o cupom fiscal relativo a uma Conta de Cliente ou Mesa não seja emitido até a emissão da Redução Z referente ao movimento do dia seguinte ao do registro de abertura da Mesa ou Conta de Cliente, o PAF-ECF irá emitir, automaticamente o Cupom Fiscal respectivo, com meio de pagamento dinheiro. Para evitar que o encerramento automático da conta cliente aconteça. O usuário do PAF-ECF deverá observar a existência de contas abertas e com data de abertura anteriores ao dia atual. Caso existam, providenciar que o seu encerramento seja realizado na forma de pagamento correta antes que a próxima Redução Z seja realizada.

5 Executando obrigações mensais com o IDF PAF- ECF 4 Gerando arquivo Registros do PAF-ECF 1. Acessar o menu: Menu Fiscal >> Registros do PAF- ECF 2. Selecionar o período desejado 3. Clicar em Gerar 4. Será exibida uma mensagem informando o diretório onde o arquivo gerado foi salvo no seu computador Gerando arquivo MF (Memória Fiscal) 1. Acessar o menu: Menu Fiscal >> Arq. MF 2. Selecionar o período desejado 3. Clicar em Gerar 4. Ao final do processo será exibida uma mensagem informando o diretório onde o arquivo foi salvo no seu computador

6 Gerando arquivo MFD (Memória de Fita Detalhe) 5 1. Acessar o menu: Menu Fiscal >> Arq. MFD 2. Selecionar o período desejado 3. Clicar em Gerar 4. Ao final do processo será exibida uma mensagem informando o diretório onde o arquivo foi salvo no seu computador Gerando o arquivo TDM Para gerar o arquivo TDM é necessário utilizar o aplicativo WinMFD2 fornecido pela Bematech. Verifique se você já possui o programa instalado no seu computador, caso contrário prossiga com o download e instalação do programa. 1. Download e Instalação do Bematech WinMFD2 Obs.: Pule esse passo caso você já possua o aplicativo WinMFD2 instalado no seu ponto de venda i. Baixe programa WinMFD2Setup.exe disponível em /downloads/bematech-winmfd.zip ii. Descompacte o arquivo baixado, será criada a pasta Bematech-WinMFD2 que conterá o arquivo WinMFD.exe iii. Execute o arquivo WinMFD.exe para abrir o programa Bematech WinMFD2 2. Abra o programa Bematech WinMFD2 previamente instalado 3. No menu Comunicação >> Modelo Impressora, selecione o modelo MP-4000 TH FI 4. Acessar o menu: Arquivo >> Ato Cotepe 17/04 (Tipo e) 5. Preencha o formulário exibido com as informações abaixo e clique no botão Gerar Registros i. Tipo de Arquivo: 2 - TDM

7 ii. Arquivo MFD: Selecione o arquivo MFD gerado com o IDF PAF-ECF iii. Destino: Não é necessário alterar, será preenchido automaticamente com o local onde o arquivo TDM será gerado iv. Data Inicial: Selecione a data inicial do período (Geralmente o primeiro dia do mês anterior) v. Data Final: Selecione a data final do período (Geralmente o último dia do mês anterior) vi. Razão Social: Deixar em branco vii. Endereço: Deixar em branco viii. Versão Ato Cotepe: Versão 1 ix. Incluir assinatura EAD no arquivo destino: Deixe marcado 6

8 Executando obrigações diárias no IDF PAF-ECF 7 Reduções Z Redução Z é o documento fiscal emitido no ECF quando do encerramento das atividades diárias do estabelecimento. Esse documento destina-se à escrituração fiscal do contribuinte e e pode ser requerido pelo contabilista responsável pela empresa. Emitindo Redução Z Para emitir a RZ no IDF PAF-ECF basta acessar o menu MENU FISCAL >> RZ - Redução Z. Bloqueio por RZ Pendente A Redução Z deve ser emitida diariamente e uma vez por Ponto de Venda sempre que houver movimento fiscal no PDV. ATENÇÃO: As seguintes operações poderão ser executadas automaticamente durante a emissão da RZ dependendo do status atual do ECF: Impressão do relatório de contas abertas Encerramento automático de contas vencidas Fechamento de caixa Caso a RZ não seja emitida até as 02:00 am do dia seguinte ao dia em que houve impressão de documentos fiscais no ECF, a impressora fiscal ficará bloqueada até a emissão da redução Z pendente. Nesse cenário, o IDF PAF-ECF exibirá o aviso "ECF Pendente de emissão de RZ" no painel de notificações conforme exibido na imagem abaixo:

9 Bloqueio por RZ Emitida 8 Após a emissão da RZ referente ao movimento fiscal do dia atual o ECF ficará bloqueado e nenhuma operação fiscal poderá ser registrado no mesmo até o término do dia atual. Nesse cenário, o IDF PAF-ECF exibirá a mensagem "ECF bloqueado por RZ emitida" no painel de notificações conforme exibido na imagem abaixo: Fechamento automático de contas Não é permitido que uma conta de cliente permaneça aberta por período superior a dois dias após a data de venda do seu primeiro item vendido. Quando uma conta se encontra nessa situação ela é denominada Conta Vencida. Para atender a esse requisito fiscal, o IDF PAF-ECF realiza o encerramento automático de contas vencidas no momento da emissão da última RZ do estabelecimento referente ao movimento do dia seguinte a data de venda do primeiro item vendido na conta. Ou no momento da primeira abertura de caixa dois dias posterior a esta data. Esse encerramento automático da conta será realizado através da emissão do cupom fiscal da conta com registro de pagamento integral do valor da conta utilizando a forma de pagamento Dinheiro. Para evitar que contas sejam encerradas automaticamente é importante que o usuário do PAF- ECF esteja atento a existência de contas abertas anteriores ao dia atual e, quando for o caso, providencie o seu fechamento com a forma de pagamento adequada antes que a próxima RZ seja emitida.