NOTA FISCAL ELETRÔNICA: PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E OS BENEFÍCIOS GERADOS PARA O ESTADO DE MATO GROSSO RESUMO

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1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA: PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E OS BENEFÍCIOS GERADOS PARA O ESTADO DE MATO GROSSO RESUMO Este Artigo Científico apresenta de maneira sintetizada e objetiva vários conhecimentos com relação ao processo de implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no Estado de Mato Grosso, dando ênfase no processo histórico caracterizado pelos atos das autoridades competentes que levou a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), este se divide em três grandes subprojetos: escrituração contábil digital, escrituração fiscal digital e Nota Fiscal Eletrônica. Para maior compreensão a pesquisa abrangerá todo o embasamento legal, desde a Emenda Constitucional nº 42 que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios a atuar de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastro e de informações fiscais, até o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que instituiu o SPED. Fatores estes que conseqüentemente provocaram a instituição da Nota Fiscal Eletrônica no Estado de Mato Grosso. O presente Trabalho também abordará o objetivo que justifica a introdução do Projeto Nota Fiscal Eletrônica, inicialmente em alguns estados, como é o caso do Mato Grosso, e posteriormente em ambiente nacional, além de descrever os principais benefícios, decorrentes da inserção de tal projeto, para os contribuintes em geral, para a sociedade como um todo e ainda para Administração Tributária. Palavras-chaves: Nota Fiscal Eletrônica, Mato Grosso, História, Implantação e Benefícios.

2 1 INTRODUÇÃO Tendo em vista a necessidade de criar um modelo nacional de documento fiscal que permitisse uma melhor fiscalização por parte das Administrações Tributárias de forma que estas possam acompanhar em tempo real as operações comerciais das diversas empresas, foi implantado, pelo Decreto nº de 22 de janeiro de 2007 o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que conta com três subprojetos, dentre eles o projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O projeto NF-e foi instituído no estado de Mato Grosso de maneira obrigatória para alguns segmentos a partir de 1º de abril de Em um primeiro momento qualquer empresa, mesmo aquelas desobrigadas a emissão da NF-e poderiam aderir ao projeto piloto de implantação do documento fiscal eletrônico em Mato Grosso, a partir disso era feito o processo de credenciamento em três fases, sendo que no final da 3ª fase era publicado no Diário Oficial do Estado o ato de credenciamento para emissão da NF-e, desde que não tenha constatado irregularidades nas fases anteriores. A introdução da NF-e irá gerar muitos benefícios para o Estado de Mato Grosso, tanto para os contribuintes como para Administração Tributária e também para a sociedade em geral. Por isso se faz necessário um estudo mais abrangente sobre o tema em pauta.

3 2 ANTECENDENTES DA CRIAÇÃO DO PROJETO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA Em 19 de dezembro de 2003 foi aprovada a Emenda Constitucional nº. 42 que introduziu o inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina as administrações tributárias da União, dos Estados, do distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Diante disso foi realizado em 2004 o I ENAT Encontro Nacional de Administradores Tributários, com a presença do Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das capitais. Tal encontro teve o intuito de atende o disposto constitucional, procurando buscar soluções conjuntas nas três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações. Em detrimento deste foram aprovados dois Protocolos de Cooperação Técnica, um objetivando a construção de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses das respectivas Administrações Tributárias. Já em 2005 foi realizado o II ENAT com o intuito de efetivar os propósitos discutidos no encontro anterior, assim foram assinados os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, objetivando desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Em 22 de janeiro de 2007 foi instituído o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital através do Decreto nº 6022/07. Este é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a Nota Fiscal Eletrônica no prazo de dois anos. O Projeto Nota Fiscal Eletrônica tem o intuito de implantar em âmbito nacional um documento fiscal eletrônico que irá substituir a sistemática de emissão de documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco, especialmente nas atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo ICMS e pelo IPI. Inicialmente a Nota Fiscal Eletrônica será emitida apenas por grandes contribuintes e substituirá os modelos, em papel, tipo 1 e 1 A. 3 PROCESSO DE INPLANTAÇÃO NO ESTADO DE MATO GROSSO Em Mato Grosso a Nota Fiscal Eletrônica começou a substituir a emissão de documentos fiscais em papel a partir de 1º de abril de 2008 de forma obrigatória, inicialmente, para os segmentos de combustíveis e cigarros. Porém, de acordo com o Decreto Estadual 887, de 21 de novembro de 2007 essa obrigatoriedade foi estendida aos setores de transportadores e revendedores retalhistas (TRR); comércio atacadista, de autopeças ou de veículos automotores ou de material de construção; frigoríficos e indústria de bebidas; comércio ou indústria madeireira ou moveleira; comércio, indústria ou exportação de soja; e estabelecimentos que realizem operações interestaduais ou de exportação com açúcar, álcool, algodão, arroz, borracha, couro bovino, laticínios, madeira, milho e soja. Em um primeiro momento a SEFAZ/MT disponibilizou um endereço eletrônico para que qualquer empresa, independente do faturamento, pudesse aderir ao projeto piloto de

4 implantação da Nota Fiscal Eletrônica em Mato Grosso. Este processo de credenciamento foi feito em três fases. A primeira compreendia o período de testes, sendo assim, o contribuinte poderia usar dados reais ou fictícios, porém o certificado digital emitido dentro da cadeia ICP Brasil (e PJ) já era utilizado. Na segunda fase a emissão era feita de forma simultânea, assim para cada nota fiscal em papel emitida pela empresa era emitida uma Nota Fiscal Eletrônica em ambiente de testes. Na terceira fase era analisadas as fases anteriores e constatada a regularidade da empresa no cadastro de contribuintes da SEFAZ/MT e, não havendo nenhum impedimento é concedida a autorização para entrada na fase de produção, e será publicado no Diário Oficial do Estado o ato de credenciamento para emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Vale ressaltar que uma vez credenciada, a empresa deverá operar apenas com Nota Fiscal Eletrônica. Em virtude de alguns contribuintes matogrossenses terem encontrado dificuldades para implantar em tempo hábil, as adequações necessárias nos sistemas de informação de suas empresas para cumprirem a obrigação acessória de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, a SEFAZ/MT concedeu autorização de prorrogação do prazo de início da obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica. É importante ressaltar que esse benefício foi para os segmentos obrigados a emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Para pleitearem tal concessão às empresas obrigadas a emissão da Nota Fiscal Eletrônica tiveram até 20 de junho de 2008 para protocolar pedidos de prorrogação da obrigatoriedade da mesma amparados pelo art. 6º do Decreto 1324/08, conforme estabelece a Portaria 99/2008 SEFAZ. Porém, para que a SEFAZ pudesse conceder tal prorrogação, a empresa tinha que apresentar algumas situações extraordinárias que justificasse a prorrogação da data limite da obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica. Assim, a SEFAZ/MT apenas concederia a prorrogação do prazo de obrigatoriedade se o contribuinte se enquadrasse em algumas dificuldades prevista pela mesma, como: certificado digital ainda não disponível e dificuldades para operacionalizar o Sistema Emissor de Nota fiscal Eletrônica da SEFAZ/SP para implantação de sistema próprio, de acesso a internet, para implementação de sistema próprio de emissão, de desenvolvimento de sistema próprio de emissão da Nota Fiscal Eletrônica planejado segundo cronograma nacional e na integração da Nota Fiscal Eletrônica da Nota Fiscal Eletrônica com sistemas integrados de gestão empresarial tipo SAP/ERP. De acordo com a situação do contribuinte o início da obrigatoriedade poderia ser até dia 1º de julho, 1º de agosto ou 1º de setembro. Dessa forma, o contribuinte que apresentou o seu requerimento e uma vez deferido será fiscalizado de forma orientativa até as datas limites já mencionada anteriormente, não se aplicando as penalidades cabíveis, caso não esteja utilizando a Nota Fiscal Eletrônica nas operações realizadas pela empresa. 4 BENEFÍCIOS DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA PARA MATO GROSSO O Projeto Nota Fiscal Eletrônica instituirá mudanças significativas no processo de emissão e de gestão das informações fiscais, trazendo benefícios para os contribuintes e para as administrações tributárias. As mudanças que visam os contribuintes são as seguintes: - Contribuinte Emissor da Nota Fiscal Eletrônica;

5 - Redução dos custos de aquisição de papel: a Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é impressa apenas em duas vias, uma destinada ao setor fiscal da empresa e outra segue com a mercadoria para o destino. Algumas empresas adotam a impressão de uma terceira via, destinada ao setor contábil. Anteriormente, quando da impressão de Notas Fiscais em formulários contínuos, ou seja, formulários que já eram numerados, havia um gasto de 05 folhas por número de Nota Fiscal impressa, devido o fato de as mesmas terem, como parte integrante do seu conteúdo, 05 vias, a primeira e a terceira vias eram encaminhadas com a mercadoria para o destinatário, a quarta via viajava com a mercadoria até alcançar um dos postos de fiscalização localizados nas fronteiras de estaduais, onde ficava arquivada para controle das saídas interestaduais feita pela Secretaria de Fazenda do Estado de Mato Grosso, a segunda e a quinta vias eram reservadas ao setor fiscal e ao setor contábil, respectivamente, da empresa emitente. - Redução dos Custos de Envio da Documentação Fiscal: as empresas adotam uma política de não aceitação de mercadorias que estejam fora dos padrões por ela estipulados. Isso provoca um grande fluxo de devoluções de mercadorias. Para que as mercadorias em questão não tenham que voltar para a empresa responsável pela venda, as mesmas preferem usar do artifício da revenda, onde tais mercadorias são vendidas novamente, por um preço mais baixo, já que foram devolvidas por estarem fora do padrão. Se a emissão dessa Nota Fiscal fosse feita através do método de impressão dos formulários contínuos, a empresa teria gastos com o envio da via original deste documento para o comprador. O envio normalmente é feito através de correspondência com caráter de urgência, obrigando a empresa a usar serviços como o do SEDEX 10. No caso das NF-e, a empresa emissora não tem necessidade de enviar uma via desse documento, já que ela caracteriza-se como um documento eletrônico, sendo de livre acesso para todos que tem como acessar a internet. Com isso, as empresas se tornam obrigadas apenas a fornecer o número da chave de acesso do referido documento, para que o comprador das mercadorias possa dar continuidade em sua contabilidade, usando as informações fornecidas pelos sites tanto da SEFAZ/MT ( ou no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ( - Redução dos Custos de Armazenagem de Documentos Fiscais: o projeto da NF-e propiciou às empresas, uma simplificação nos processos de armazenagem dos documentos fiscais. No caso das empresas emissoras, como foi dito anteriormente, dentro do processo de impressão de Notas Fiscais através dos formulários contínuos, cada número de Nota Fiscal teria duas vias para serem guardadas nos arquivos, uma pelo setor fiscal e outra pelo setor contábil. Com o projeto das NF-e, cada número de Nota Fiscal tem apenas uma via da Danfe que precisa ser impressa e guardada pelo setor fiscal das empresas. Reduzindo pela metade os gastos com armazenagem de tais documentos. - Redução de Tempo de Parada de Caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: anteriormente ao processo de emissão das NF-e, a cada processo de venda e de transferência entre coligadas, os contribuintes, neste caso, as empresas emissoras das Notas Fiscais, teriam que incluir o número da(s) nota(s) fiscal (ais) correspondentes a tal movimentação no site da Secretaria da Fazenda do Estado de Mato Grosso. Essa inclusão servia como um cadastro da referida numeração de nota fiscal, para tentar facilitar a fiscalização dos agentes dos postos fiscais de fronteira. Mas, quando da chegada do caminhão com as mercadorias nos referidos postos de fiscalização, os agentes tinham que conferir item por item do documento e conferir se os mesmos estavam em concordância com as informações que foram cadastradas no site da SEFAZ/MT, onde cada contribuinte tem seu login, que é o número da inscrição estadual, e sua senha. Com o processo da Nota Fiscal Eletrônica, essa inclusão da numeração foi extinta para essas movimentações, já que a numeração é fornecida diretamente pela própria Secretaria de Fazenda, que é a responsável pelo processo das NF-e dentro do Estado. Ao chegar aos

6 postos fiscais, as NF-e são pesquisadas através da sua chave de acesso e ali constam todos os itens pertinentes do documento fiscal em questão. Facilitando assim o trabalho dos agentes fiscalizadores e otimização no procedimento de liberação dos motoristas e das cargas correspondentes, para que as mesmas cheguem até o seu destino o mais rapidamente possível. - Incentivo a Uso de Relacionamentos Eletrônicos com Clientes: a NF-e proporciona às empresas melhorias considerável de diversos setores, entre eles podemos o da comunicação. A interação entre fornecedor e cliente se tornou mais dinâmica. A troca de e- mails comerciais, que antes poderiam ser considerados como úteis, agora se tornou necessária. A emissão da Danfe em papel A4 pode ser considerada uma das únicas falhas dentro do processo, já que essas são frágeis, e como em grande parte dos casos há transporte interestadual das mercadorias, e quando somadas as diversas paradas que os caminhões efetuam nos postos fiscais de fronteira, onde os agentes responsáveis pela fiscalização verificam os itens descritos no documento fiscal, sempre há um desgaste do mesmo e pode acontecer da Danfe chegar ao destino com diversas informações apagadas, tais como a chave de acesso, os valores de frete, ICMS sobre o frete, valor de ICMS, etc. Sendo essas informações indispensáveis para o bem-estar do procedimento de contabilização dessas mercadorias pelo cliente, o mesmo pode, com essas facilidades que as NF-e proporcionam, caso a chave de acesso esteja legível, consultar os dados da Nota Fiscal nos portais estaduais e federais da NF-e, descritos anteriormente. Nos casos em que a chave de acesso impressa na Danfe esteja ilegível ou completamente apagada, o cliente entra em contato com o fornecedor e solicita uma cópia do referido documento, que normalmente é enviada via , por se tratar de uma comunicação de caráter instantâneo e de grande eficácia. - Contribuinte Receptor da NF-e; - Planejamento de Logística de Entrega pela Recepção Antecipada das Informações da NF-e: as NF-e vieram para facilitar o trabalho da Logística dos clientes, nos casos onde tais empresas têm um fluxo consideravelmente alto de embarques e desembarques de mercadorias, pelo simples fato de que as mesmas podem sistematizar suas operações através das informações disponibilizadas pela NF-e. O cliente solicita que o fornecedor, que é o emissor do documento fiscal, repasse uma cópia da Danfe ou forneça a respectiva chave de acesso, para que assim, a logística possa agendar o desembarque das mercadorias e, de acordo com a política da empresa, os contadores possam adiantar os processos contábeis. Essa questão de antecipar os lançamentos contábeis varia de empresa para empresa, de contador para contador, já que existem fatores externos que podem alterar a realidade dos fatos até então concretizados, como um sinistro, por exemplo. Mas esse assunto está fora da abordagem desse artigo científico, que até então se limita as NF-e. - Benefícios para Sociedade; - Redução do Uso de Papel, com Impacto Positivo no Meio Ambiente: os assuntos relacionados ao meio ambiente estão dominando todos os tipos de mídia e é discussão certa entre os países mais ricos do mundo, que são os principais emissores dos gases nocivos à camada de ozônio. A NF-e é um projeto do Plano de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal brasileiro. Pensando no bem-estar do meio ambiente e no desenvolvimento das empresas brasileiras, a NF-e reduziram bruscamente o uso do papel (de 05 folhas impressas pelo sistema de formulários contínuos passou a imprimir 02 folhas) dando assim sua dose de contribuição. - Incentivo ao Uso de Novas Tecnologias: As empresas tiveram que adequar seus sistemas (ERP) aos padrões requeridos para a emissão e impressão da Danfe. Com isso, as pequenas, médias e grandes empresas de Mato Grosso tiveram que investir algum capital em

7 tecnologia, o que provocou melhorias internas nas empresas, que se tornaram competitivamente melhores em razão das inovações tecnológicas empregadas. - Benefícios para as Administrações Tributárias; - Aumento da Confiabilidade da Nota Fiscal: com a intervenção da Secretaria de Fazenda do Estado de Mato Grosso no processo de emissão das Notas Fiscais, as mesmas ganharam confiabilidade, já que as empresas não conseguiriam falsificar um documento fiscal desse porte, pelo menos em tese. No procedimento de emissão anterior ao das NF-e, tudo era feito pela empresa, sem que houvesse qualquer comunicação entre o emissor e as agências fazendárias estaduais. Com essa nova maneira de emissão, os mesmos documentos fiscais são repassados para que a SEFAZ/MT possa verificar e analisar as informações ali contidas, dando uma garantia de veracidade e de legalidade que os clientes das empresas emissoras precisavam. - Diminuição da Sonegação e Aumento da Arrecadação: os índices de sonegação de impostos eram elevadíssimos, já que não existia qualquer controle de emissão dos documentos fiscais pelas administrações tributárias. As empresas sonegavam impostos para beneficiar-se e assim poder reduzir a contribuição devida. Os cidadãos que perdem com essas atitudes ilegais da empresas, já que o valor dos tributos pagos é direcionado a Saúde, Educação, Saneamento Básico, etc. Com a instituição das NF-e, as empresas dificilmente vão conseguir sonegar impostos, graças à intervenção da SEFAZ/MT que tem total controle da emissão dos documentos fiscais, já que a numeração de tais documentos é administrada pela mesma agência. Com isso, todos os impostos de competência da União (IPI), Estados (ICMS), Municípios (ISS) e do Distrito Federal (que abrange os impostos de competência estadual e municipal) são monitorados pelas agências fazendárias competentes e a partir da emissão dos documentos eletrônicos, os dados de cada movimentação são armazenados em seus bancos de dados. Todos esses aspectos facilitaram o lançamento tributário, uma das etapas mais importantes de todo sistema de arrecadador, que gera o crédito tributário, caracterizando assim um direito por parte do Governo de arrecadar o tributo e uma obrigação por parte do contribuinte, tendo que obedecer aos prazos estipulados para quitar o referido crédito. - Suporte aos Projetos de Escrituração Eletrônica Contábil e Fiscal da Secretaria da Receita da Fazenda do Brasil (Sistema Público de Escrituração Digital SPED): o SPED foi instituído pelo Decreto nº , de 22 de janeiro de 2007, e também faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento, constituindo em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. Consiste basicamente na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se de certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

8 5 METODOLOGIA O presente artigo, quanto ao objetivo de estudo, refere-se à tipologia descritiva, esta tem como principal objetivo descrever características de determinado fenômeno (BEUREN, 2003). Em relação aos procedimentos se refere à pesquisa bibliográfica, com dados e fatos disponíveis na internet. A pesquisa bibliográfica explica um problema a partir de referências teóricas publicadas em documentos (BEUREN, 2003). Este artigo tem como base para a abordagem do problema a pesquisa qualitativa, a qual descreve a análise e interpretação de dados.

9 6 CONCLUSÃO Diante do exposto podemos compreender a importância da implantação do Projeto NF-e no Estado de Mato Grosso, tendo em vista que este apresentava algumas dificuldades no sistema de arrecadação e fiscalização tributária, pois este permite que a Secretaria Estadual de Fazenda de Mato Grosso tenha um maior controle no que tange a emissão de documentos fiscais, possibilitando o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco Estadual. Em se tratando de benefícios trazidos pelo projeto, nota-se que o maior beneficiário é a sociedade como um todo, devido o fato de a NF-e proporcionar uma redução gradativa da sonegação de impostos e consequentemente um aumento da arrecadação, podendo assim, o Estado investir valores mais relevantes em Serviços Públicos que irão beneficiar a população matogrossense.

10 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BEUREN, Ilse,