Perspectiva do CIO: Para ser ótimo em TI, é preciso ser ótimo em BPM

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1 Software IBM WebSphere White Paper de Liderança em Pensamento Perspectiva do CIO: Para ser ótimo em TI, é preciso ser ótimo em BPM

2 2 Perspectiva do CIO: Para ser ótimo em TI, é preciso ser ótimo em BPM Índice 2 P:O que é BPM e por que é importante? 3 P: Como começar com o BPM e se desenvolver rápido? P: O que é BPM e por que é importante? Da Diretoria para baixo, a TI está sendo pressionada para entregar mais por menos. Essa é a maior exigência para a liderança de TI. Chamo isso de RMB - Rápido, Melhor, Barato P: Aonde o BPM leva a sua organização? P: Quais são as lições aprendidas nas trincheiras? P: Por que escolher o Melhor Valor em vez do Estado da Arte? P: A plataforma certa será escolhida para o negócio? P: Qual será o futuro do BPM? Insights finais do CIO O BPM é uma ferramenta de construção sobre a qual estamos muito, muito entusiasmados - que entrega soluções mais rápidas, melhores e mais baratas. Em sua essência, o BPM é uma disciplina e uma abordagem metodológica, que transforma o diálogo da TI com o negócio em uma abordagem interativa e continuamente iterativa para a construção de soluções. O BPM leva a conversa de TI para o idioma dos negócios, abordando um dos problemas perenes da TI: As lacunas na comunicação entre negócios e TI. 7 7 Sobre Toby Redshaw e Aviva, plc Por que o BPM da IBM? Estes insights sobre Gerenciamento de Processos de Negócios (Business Process Management - BPM) vêm de Toby Redshaw, o CIO do grupo que está conduzindo um programa de BPM de sucesso na Aviva Plc, o quinto maior grupo de seguros do mundo. Estas observações foram feitas durante a palestra de Toby na Lombardi Driven User Conference de Nas organizações o BPM alia a melhoria contínua de baixo para cima a uma visão estratégica estabelecida de cima para baixo. Conforme se aprofunda mais em BPM, mais o usuário percebe que a variação de processos em torno de sua empresa não é como deveria ser - os processos cresceram de uma forma mais acidental do que planejada e há grandes oportunidades para a uniformização e reutilização. Nos últimos 25 anos fazendo isso, vi algumas tecnologias realmente surpreendentes e adotei algumas grandes ondas de mudança. Aquela com o maior impacto que nós já tivemos é o BPM e agora está em um estágio de maturidade que lhe permite ser uma ferramenta importante para a empresa.

3 Software IBM 3 P: Como começar com o BPM e se desenvolver rápido? Eis o que se deve fazer com todas as inovações em sua empresa: Escolha um piloto: E escolha algo que não seja fácil escolha algo que importe. Em seguida, divulgue: Divulgue a solução... divulgue os ganhos... divulgue o resultado, não divulgue a tecnologia. Não queremos a TI falando sobre coisas de TI para homens de negócios. Queremos o seguinte: Como você impactou minhas perdas e ganhos? Como me ajudou a conseguir, manter e aumentar minha clientela especialmente neste clima econômico? Encontre um bom parceiro da área de negócios. Aproveite para ensiná-lo sobre BPM, o processo e a ferramenta. Faça mais alguns pilotos então comece a promover um desfile : Destaque estes ganhos. Comece a evoluir adotando uma única abordagem comum: Importante: Não tente usar sua única abordagem comum de primeira primeiro, pegue um pouco de experiência e... Aprenda: Como várias outras novidades em tecnologia, o BPM é bem simples a nível conceitual. No entanto, o aprendizado é intensivo é um jogo diferente. É como mudar de tênis para basquete não se pode simplesmente sair de uma quadra para a outra e arrasar. É realmente preciso prestar atenção é necessário um fluxo de trabalho baseado na aprendizagem: O que se aprendeu? O que poderia ter sido feito melhor? Melhore continuamente ao longo de cada ciclo e, então, pode-se ir rumo à criação de uma abordagem comum e de um Centro de Excelência. É preciso ficar alerta, porque se um projeto de BPM é implantado, e bem implantado, haverá um problema de alta demanda o que chamo de problema de alta qualidade. Isso significa pessoas batendo à sua porta para dizer: Vi aquele programa de melhoramento ser implantado com um terço do custo, em um terço do tempo posso ter um igual? Repito: faça o piloto, divulgue, vá fundo, promova um desfile, crie sua abordagem comum, foque na aprendizagem, crie um centro de excelência e, então, esteja preparado para administrar a onda de demanda. P: Aonde o BPM leva a sua Organização? Depois de seis meses ou um ano com o BPM, as expectativas sobre TI dos clientes internos será mudada. Eles começarão a exigir entrega ágil. Mudarão os seus parâmetros do que consideram soluções boas. Outra coisa que começará a emergir: Será possível ver padrões emergirem do seu processo de trabalho. Será vista a capacidade de reutilizar coisas, começando com uma estrutura emprestada de outro projeto, em vez de uma construção completa do zero. Nós temos soluções de uma região do mundo que agora exportamos para outra região do mundo sabemos que não é exatamente o mesmo, mas é um ponto muito melhor para se começar. Um dos perigos de uma ferramenta tão fantástica quanto o BPM é que se pode superestimá-la. O objetivo é ter a solução de negócios pronta e seguir em frente.

4 4 Perspectiva do CIO: Para ser ótimo em TI, é preciso ser ótimo em BPM P: Quais são as lições aprendidas nas trincheiras? No começo, ficamos meio empolgados demais com a tecnologia de BPM... infelizmente, os executivos passaram os últimos 10 anos escutando a TI falar sobre tecnologia e nem sempre entregá-la. Então, quando um cliente interno diz: A TI nos deu exatamente o que queríamos!, tome o cuidado de manter a empolgação da TI dentro da TI. Dê crédito quando o crédito é merecido: A equipe ajudou o negócio a ter um impacto nas perdas e ganhos, a resolver um problema, a conseguir, manter e aumentar a clientela. Olhe para esta equipe e para o que eles fizeram pelo marketing, vendas, finanças, controle, ou gerenciamento de riscos. E conte a história do BPM. Fizemos isso em oito semanas com 24 pessoas, e teria sido um projeto de um ano e um time com o dobro de pessoas se não tivéssemos feito assim. Os executivos começarão a falar bem da abordagem e da ferramenta BPM. Certifique-se de que o BPM esteja focado no nível estratégico e não apenas no nível tático: É necessário entender que todas estas equipes de TI saem, resolvem problemas para o negócio e fazem o trabalho deles, mas são parte de um todo mais amplo. Se deixar que se torne um conjunto de abordagens diferentes, completamente independentes, não orquestradas, será criado um emaranhado impossível de se desenrolar e terão perdido uma vantagem competitiva significativa em forma de aprendizagem comum, gerenciamento de talentos, comunicação e, claro, reutilização, que é uma das âncoras do Rápido, Melhor, Barato. Identifique processos passíveis de otimização ou falhos e conserte-os rapidamente: Praticamente todos os processos em uma companhia podem ser otimizados mas procure cedo as coisas importantes que são falhas. Procure o nó Górdio. Procure algo realmente desafiador, chame as pessoas certas, comece do princípio e continue a ecoar as mensagens sobre Rápido, Melhor, Barato. Você vai descobrir que projetos são realizados de três a quatro vezes mais rápido e, certamente, mais barato. E, na Fase 2, desenvolverá soluções cada vez mais sofisticadas, se comparadas ao que normalmente acontece no antigo ambiente de construção, onde, na Fase 2 gasta-se todo o tempo consertando as coisas que não ficaram certas na Fase 1. Entenda o impacto da TI: Sua liderança na gestão de projetos ou de mudanças terá de repensar o ritmo e cadência da entrega com esta nova ferramenta de BPM, e começar a diminuir e conduzir projetos daquela maneira. Habilidades diferentes são necessárias. Não é tão ruim quanto se pode pensar não é preciso remodelar completamente sua equipe de TI. Alguns dos melhores elogios que já recebemos dos analistas de negócios foram Obrigado por terem nos enviado aqueles caras da TI que falam a nossa língua!. De fato, não enviamos ninguém especial enviamos nossos caras da TI de sempre mas a rica interface de uma boa ferramenta de BPM os força a falar sobre gerenciamento de processo de negócios. Também é importante ter alguém mais experiente alguém que já tenha participado de uma jornada de BPM. Gaste algum dinheiro com consultoria ou serviços profissionais para que você alcance logo a velocidade de cruzeiro. (Eu não sou um grande fã de consultores, mas sou um grande fã de aceleradores ). Além disso, procure por pessoas de processo puras, que se pode pegar de qualquer área e que tenham feito algum trabalho decente em Six Sigma há vinte anos, isso pode ter sido um pouco mais difícil, mas atualmente não. Garanto que há boas pessoas de processo na sua companhia. Uma última consideração: Processos são bens reutilizáveis eles valem seu peso em ouro!

5 Software IBM 5 P: Por que escolher o Melhor Valor em vez do Estado da Arte? Isto é algo muito importante no mundo atual de preços restritos, imediatismo e mais por menos. É uma simples questão de economia e funcionalidades. O usuário nunca de fato usa todas as funcionalidades de um pacote de software ou aplicativo. Uma coisa terrível que a TI fez à indústria de fornecimento de software foi instituir uma checklist de funcionalidades. O produto deste fornecedor tem quatro funcionalidades a mais do que o daquele outro; logo, nós lhe atribuímos mais pontos. Isso não faz sentido... As últimas três ou quatro funcionalidades são predominantemente inúteis, insignificantes ou até mesmo desperdícios. Quem usa ou sequer conhece todos os recursos do Excel? É preciso responder o que isso faz pelo usuário? e quais são as partes importantes? Ao escolher o Melhor Valor, a companhia está escolhendo uma plataforma de BPM baseada no valor para sua equipe, atado ao preço. O valor é produção por preço. Se for possível fazer um negócio de Melhor Valor por 65 por cento do custo de um de Melhor Qualidade, é possível fazer 50 por cento mais negócios pelo mesmo preço. E é neste esquema que estou: Pegue o dinheiro, entregue a solução, apresente o impacto em perdas e ganhos e então faça o próximo. Se eu puder fazer 50 por cento a mais, então fiz uma coisa ótima para o negócio. Agora, há áreas em que realmente é melhor escolher soluções de Estado da Arte como Defesa de Perímetro e alguns outros itens de Segurança e Riscos mas a maioria das coisas em TI não são equivalentes à neurocirurgia, em que, se o médico comete um erro, ele mata o paciente. Oitenta e cinco por cento é uma boa meta para várias coisas que se faz em TI, se conseguir a queda nos preços. Tivemos muita sorte o IBM WebSphere Lombardi Edition ganhou nosso desafio de Melhor Valor e também ganhou nosso desafio de Melhor Qualidade, tornando-se uma escolha fácil. P: A plataforma certa será escolhida para o negócio? Muitas pessoas ainda acham que BPM é o mesmo que orquestração de processo. Aquelas ferramentas antigas que existiam de cinco a seis anos antes do BPM mas elas não são a mesma coisa. Estou certo de que alguns já viram aquelas ferramentas, em que a interface é simplesmente impossível para homens de negócios. É preciso focar nisso, porque é importante que os homens de negócios entendam e adotem o BPM em um dia ou um dia e meio. Temos reuniões com os executivos em que, depois de uma hora, eles já estão dizendo, Vou aplicar BPM aqui, vou usar o BPM para aquilo porque já entenderam o BPM porque as ferramentas do BPM são feitas para o processo de mudança nos negócios. Especialmente nesse ambiente de BPM, a qualidade do software é inversamente proporcional à grossura do manual de treinamento isso determina o quanto a empresa pode agilizar seus usuários de negócios. Tivemos algumas experiências fantásticas com a tecnologia do IBM WebSphere Lombardi Edition ele realmente ajudará nossa curva de adoção. Uma das coisas de que se deve ter consciência e administrar ativamente: haverá um pouco de resistência ao BPM na TI, por causa da velocidade com a qual o negócio pode adotá-lo, abraçá-lo e começar a usá-lo. E a linha entre negócios e TI começa a ficar um pouco desfocada. As melhores pessoas da TI voltarão de suas primeiras experiências dizendo, Ei, isto vai colocar muito mais poder nas mãos do analista de negócios e diminuir minhas funções ou reorientar meu trabalho. Mas isso é uma coisa muito boa! Fazer um analista de negócios virar uma chave, mudar um parâmetro ou ajustar um processo é vezes melhor do que tentar fazê-los criar alguma ordem de trabalho ou passar por todo o processo de TI para codificar algo e por em prática.

6 6 Perspectiva do CIO: Para ser ótimo em TI, é preciso ser ótimo em BPM P: Qual será o futuro do BPM? Estou muito entusiasmado com o que estamos fazendo com o BPM agora! Estamos causando um grande impacto nas perdas e ganhos com grandes economias em TI em um ano difícil. Ainda assim, se voltássemos no tempo uns três ou quatro anos e olhássemos para as coisas que estamos fazendo este ano, acho que iríamos dizer: Uau! Olha como chegamos longe! Acho que veremos este espaço do BPM evoluir imensamente por três motivos básicos: (1) A coisa realmente funciona e cumpre o que promete, e isso irá criar um grande aumento na demanda. (2) É exatamente o momento econômico certo para uma ferramenta cuja essência é fazer as coisas Rápido, Melhores e Baratas. (3) Os fornecedores grandes e espertos no espaço do BPM começaram a construir depois que a revolução da arquitetura orientada a serviços (SOA) aconteceu então, começaram a construir com um conjunto de Lego novo, modular, inteligente, em oposição aos dias de clienteservidor, em que tínhamos de escrever muito código. Nós todos conhecemos fornecedores que têm bases de códigos com milhões de linhas o dinheiro desperdiçado por pesquisa e desenvolvimento não gera o que se pode fazer com este novo e moderno conjunto de Lego. Então, há uma tempestade perfeita para que o BPM acelere. O BPM e a SOA se conectarão melhor no fim das contas, Web Services se encaixam nos fluxos de processo. Um mundo mais rápido, de arrastar e soltar, emergirá. O Monitoramento da Atividade de Negócio era uma disciplina separada quando começamos com BPM: De fato existia em companhias diferentes! Agora, se tornou uma área integrada no BPM. Seus processos de negócios agora se tornaram inteligentes se tornaram preventivos, se tornaram pró-ativos. Se for possível consertar algo no começo do processo, antes que chegue ao mundo como um problema real no produto ou no cliente, economiza-se um fator de 10 ou um fator de 100. Creio que o BPM se estenderá a ambientes da comunidade e áreas de networking social... há um futuro muito animador para isso. Insights finais do CIO Realmente acredito que o BPM pode ser o item de maior impacto na sua Caixa de Ferramentas de TI nesta década. Eu estive na frente de inovações desde que comecei a trabalhar com TI, 25 anos atrás, e BPM é a inovação mais empolgante de todas. Por quê? Por causa do seu potencial impacto em perdas e ganhos. Um aviso importante: Se o BPM não for usado com a arquitetura certa e com a abordagem certa especificamente uma abordagem de arquitetura empresarial o usuário criará espaguete e terá problemas com ele. Mas a arquitetura empresarial não é algo que se tem de construir primeiro estamos construindo nossa competência em arquitetura empresarial em paralelo com o BPM. É preciso ter um bom olho para arquitetura e se certificar de que o pessoal da arquitetura está envolvido em estabelecer as bases. Arquitetura empresarial não é algo que se pode simplesmente comprar e ligar em seis meses é uma jornada que dura anos. E, conforme se evolui com a sua ferramenta BPM, é endereçar a arquitetura empresarial. Nós falamos sobre ir fundo BPM não é algo para se fazer superficialmente. É para consertar algo que está quebrado e que seja importante.

7 Software IBM 7 Foque no Melhor Valor, não no Estado da Arte. Tivemos sorte em nosso caso: Conseguimos ambos com o IBM WebSphere Lombardi Edition. (Mas muito cuidado... Eu só vi isso acontecer três ou quatro vezes). É muito difícil se dizer em TI, Eu vou escolher o segundo melhor porque é 30% mais barato, mas é isso que devemos fazer. Se estiver fazendo qualquer coisa em TI, e não for Rápida, Melhor, Barata, questione-a. (Isso não era realidade há 10 anos com certeza o ERP e grandes sistemas de cadeia de fornecimento não eram Rápidos, Melhores ou mais Baratos). Acho que a marca de boas tecnologias e soluções é Rápida, Melhor, Barata. Haverá muitas histórias na imprensa sobre isso nos próximos dois ou três anos. As histórias chegarão à Diretoria e da mesma forma que, quando os aplicativos para Web apareceram em , as Diretorias irão dizer, Ei, olha o que aquela companhia com aquela nova tecnologia... Por que não estamos fazendo aquilo, Sr. CIO? Essas perguntas se espalharão pela organização. Naquela época, as pessoas no negócio não entendiam de fato a dimensão da Web e o que podiam fazer com ela a TI se prontificou e realmente as ajudou. Da mesma maneira, acho que é uma oportunidade real para a TI estar na frente, liderando a construção da solução de BPM e ajudando a planejar aonde o negócio está indo. O BPM é uma das áreas em que a concorrência já está se começando a se mexer! Então, se não estiver se movendo nesse espaço do BPM que é um espaço de aprendizagem intensiva e não estiver aprendendo ao mesmo tempo em que a concorrência, ela terá vantagem. Pense nisso: Quais são as chances de sua companhia ser ótima em aquisição e retenção de clientela, cadeia de fornecimento, distribuição de produtos, desenvolvimento de produtos, fusões e aquisições, cross-selling e up-selling... sem ser ótima em TI? No mundo atual, não consigo pensar em uma indústria ou setor em que isso ainda aconteça. Realmente acredito que o BPM se tornará a principal abordagem para a construção de soluções em TI. Se for assim, daqui a três anos, quais são as chances de se ser ótimo em TI sem ser ótimo em BPM? Acho que as chances estariam perto de zero. Sobre Toby Redshaw e Aviva, plc Toby Redshaw se uniu à Aviva em 2008 como CIO global. Antes, Toby era Vice-Presidente corporativo da Motorola, onde liderou diversas disciplinas de TI em aprovisionamento global. Anteriormente, ajudou a criar uma empresa.com global, administrando três ou quatro unidades de negócios. Durante 17 anos na FedEx, teve importantes posições em negócios e em TI nos EUA, Ásia e América Latina, incluindo o cargo de CIO para uma unidade de negócios presente em 53 nações, e desenvolvimento de produtos globais para soluções de automação para clientes internacionais. Toby foi o presidente fundador da Kellogg Innovation Network, na Kellogg Business School, e presidiu o Conselho RosettaNet. Também foi o Presidente Executivo da Media River e participou de diversas diretorias, incluindo a Fundação Internacional da Catarata. A Aviva plc, junto com suas subsidiárias, negocia seguros de vida e poupanças de longo prazo, administra fundos e a maior parte dos tipos de negócios no ramo de seguros e de saúde. A Aviva é o quinto maior grupo de seguros do mundo, o maior grupo de seguros no Reino Unido, o segundo maior grupo no Canadá, operando como Aviva Canadá, e um dos líderes em fornecimento de seguros de vida e pensões na Europa. A Aviva estabeleceu uma posição competitiva nos EUA, o maior mercado de poupanças do mundo, onde é o principal fornecedor de produtos de renda indexada e de seguro de vida indexado. Por que o BPM da IBM? Softwares e serviços de BPM da IBM ajudam organizações a otimizar o desempenho nos negócios, descobrindo, documentando, automatizando e continuamente melhorando os processos de negócios para aumentar a eficiência e diminuir os custos.

8 Para mais informações Para aprender mais sobre o BPM da IBM e o IBM WebSphere Lombardi Edition, por fazer entre em contato com um representante de marketing da IBM ou um parceiro de negócios da IBM, ou visite os seguintes sites: IBM WebSphere Lombardi Edition: ibm.com/software/integration/lombardi-edition/ BPM da IBM: ibm.com/bpm Copyright IBM Corporation 2010 IBM Corporation Grupo de Software Rota 100 Somer, NY EUA Produzido nos Estados Unidos da América Junho de 2010 Todos os Direitos Reservados IBM, o logotipo da IBM, ibm.com e WebSphere são marcas registradas da International Business Machines Corporation nos Estados Unidos, outros países ou ambos. Se esses e outros termos registrados da IBM apresentarem os símbolos de marca registrada ( ou ) ao aparecerem pela primeira vez neste instrumento, estarão indicando marcas registradas ou de direito comum nos Estados Unidos e pertencentes à IBM no momento da publicação. Essas marcas registradas também podem ser registradas ou de direito comum em outros países. Para uma listagem atualizada das marcas registradas da IBM, acesse Copyright and trademark information (Informações sobre direitos autorais e marca registrada), em ibm.com/legal/copytrade.shtml. Os demais nomes de empresa, produto e serviço podem ser marcas registradas ou marcas de serviço de terceiros. A IBM não se responsabiliza pela exatidão das informações fornecidas neste documento. O uso de tais informações se dá ao risco do receptor. As informações aqui contidas podem ser alteradas ou atualizadas sem aviso prévio. A IBM também pode fazer melhorias e/ou modificações nos produtos e/ou programas descritos aqui a qualquer momento e sem aviso prévio. As referências feitas aos produtos e serviços IBM na presente publicação não significam que a IBM pretende disponibilizá-los em todos os países onde opera. Por favor recicle WSW14115-USEN-01