Informativo Comercial 391/16 São Paulo, 19 de setembro de Categoria: Serviço / Público: Credenciados e Distribuidores

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1 Informativo Comercial 391/16 São Paulo, 19 de setembro de Categoria: Serviço / Público: Credenciados e Distribuidores Nova Diretriz de Inventário e Slow Moving Caro Credenciado, A SKY emitiu uma atualização da Diretriz de Inventário e Slow Moving. Esta nova diretriz substitui a anteriormente válida e apresenta diversas alterações e melhorias. De forma a evitar dúvidas em campo, seguem abaixo os principais pontos. Vale destacar que este comunicado substitui os anteriormente enviados. 1. Objetivo e Abrangência Estabelecer os critérios e procedimentos para a realização de inventários em credenciados Master e Distribuidores com estoque avançado, visando o levantamento físico dos equipamentos, as condições de armazenagem e os sistemas e procedimentos de controle de estoque. Serão inventariados todos os credenciados com mais de seis meses na base SKY. 2. Processo de Slow Moving Considera-se equipamento em Slow Moving aquele que constar no estoque do credenciado há 6 meses sem habilitação. Até o dia 10 de cada mês é emitido um relatório que indica os produtos que já estão e aqueles que estão na iminência de entrar nesta situação (5 meses sem movimentação). A tabela abaixo apresenta os prazos definidos para o processo de Slow Moving: Entra em Slow Habilitar ou Última movimentação: Supply envia Moving devolver (D 0) (D+5 meses) D+ 6 meses Justificar durante Prazo para envio da reversa Janeiro Início de Junho Junho Início de Julho Julho Janeiro Fevereiro Início de Julho Julho Início de Agosto Agosto Janeiro Março Início de Agosto Agosto Início de Setembro Setembro Janeiro Abril Início de Setembro Setembro Início de Outubro Outubro Janeiro Maio Início de Outubro Outubro Início de Novembro Novembro Janeiro Junho Início de Novembro Novembro Início de Dezembro Dezembro Janeiro Julho Início de Dezembro Dezembro Início de Janeiro Janeiro Julho Agosto Início de Janeiro Janeiro Início de Fevereiro Fevereiro Julho Setembro Início de Fevereiro Fevereiro Início de Março Março Julho Outubro Início de Março Março Início de Abril Abril Julho Novembro Início de Abril Abril Início de Maio Maio Julho Dezembro Início de Maio Maio Início de Junho Junho Julho Mês cobrança e Baixa sistêmica Março Setembro 3. Periodicidade dos inventários e Slow Moving Os ciclos de inventário e Slow Moving são semestrais.

2 Em toda ocorrência de descredenciamento ou mudança de categoria do credenciado serão realizados inventário e fechamento de Slow Moving. 4. Cobrança por descontrole de estoque O contrato celebrado entre SKY e credenciado tem previsão de multa para reposição do valor patrimonial dos bens extraviados. Os processos de inventário e Slow Moving tem o propósito de verificar divergências e extravio dos materiais, atualizar o status dos produtos divergentes, atualizar o saldo de estoque do credenciado e definir a cobrança. 5. Valor a ser cobrado pelo descontrole de estoque Valor definido pela área financeira da SKY. Nova tabela é criada e divulgada no início de cada ciclo de inventário ou Slow Moving, valendo para todo o ciclo e posteriores duas reavaliações. Confira abaixo os valores cobrados por modelo de equipamento: serializados não serializados 6. Prazos de pagamento Primeira parcela com vencimento 30 dias após o envio da carta de cobrança. Número máximo de 6 parcelas. 7. Devolução de valores cobrados A devolução do valor cobrado em um determinado ciclo será avaliada em dois períodos, semestrais, com um máximo de duas reavaliações. Esta devolução considerará as seguintes possibilidades: o Material recebido pela SKY na logística reversa - depois que confirmado o recebimento deste serial no operador logístico. o Decoder habilitado. o Material localizado em outro credenciado. 8. Valor aceitável de divergência Não existe tolerância de cobrança para serializados. Para materiais não-serializados, existe um limite de aceitação de 0,75% da movimentação semestral daquele item. 9. Seguro contratado pelo credenciado Por contrato, o credenciado tem a obrigação de manter seguro para cobrir todos os equipamentos sob sua responsabilidade.

3 10. Boletins de ocorrência Boletins de ocorrência (B.O.) devem ser enviados para o departamento de Supply Chain da Sky em até 2 dias úteis após a ocorrência do fato. Somente serão aceitos como justificativa para desaparecimento de produtos fora do estabelecimento do credenciado (carro, residência do cliente, etc.). No estabelecimento os valores cobrados deverão ser cobertos pelo seguro do credenciado. Em todos os casos, o B.O. será utilizado para bloquear os equipamentos desaparecidos. Deve conter todos os seriais, data do ocorrido bem como sua descrição detalhada. Os Boletins de Ocorrência serão avaliados e aprovados ou rejeitados pela Sky com base na diretriz. 11. Uso pela SKY de equipamento não encontrado no inventário ou Slow Moving. Os produtos que a princípio não foram identificados durante o inventário ou Slow Moving e posteriormente forem encontrados e sofrerem alteração de status continuarão a ser utilizados pela Sky e os valores serão devolvidos aos credenciados em duas avaliações semestrais após o fechamento do ciclo de inventário e Slow Moving. 12. Responsabilidade do credenciado na contagem O credenciado (proprietário) deve participar pessoalmente ou delegar formalmente para outro funcionário próprio a participação e acompanhamento na verificação da preparação do inventário, contagem dos produtos e lançamento dos resultados no sistema de controle de estoque em campo. O credenciado deve assinar o documento de finalização da contagem, indicando sua completa aceitação dos números e procedimentos realizados. Esta atividade é de responsabilidade exclusiva do credenciado (proprietário), não podendo ser delegada. 13. Justificativas às divergências As justificativas emitidas deverão ser detalhadas de forma a permitir uma análise e decisão imediata sobre a cobrança. Dados de comprovação devem ser enviados para corroborar a justificativa. As justificativas serão avaliadas e aprovadas ou rejeitadas com base na diretriz. As justificativas de inventário devem ser apresentadas imediatamente ao final da contagem tanto para credenciados Master quanto para Distribuidores. Caso alguma justificativa válida seja definida até o prazo de emissão da carta de cobrança este fato deve ser comprovado para a área de Supply, de forma a que seja avaliado. Caso a data de finalização do prazo ocorra em um final de semana ou feriado oficial, será considerado o primeiro dia útil subsequente.

4 A responsabilidade pelo teor das justificativas é do credenciado, que deve se certificar do efetivo envio das mesmas para SKY. 14. Cobrança de credenciados SKY (abaixo dos Distribuidores). A responsabilidade pelo controle de estoque de um credenciado SKY é do distribuidor, conforme previsto em contrato. Em caso de descredenciamento de um credenciado SKY, será retido parte do valor da comissão para eventuais divergências de inventário. No caso de desaparecimento do credenciado SKY ou impossibilidade de recuperação dos produtos ou retenção dos seus recebíveis, as perdas serão divididas entre distribuidor e SKY na relação 30% e 70%, respectivamente. 15. Carta e pré-carta de cobrança Após a finalização da contagem dos produtos no processo de inventário ou da finalização do prazo de justificativa do Slow Moving são emitidas duas informações aos credenciados: Pré-carta de cobrança indica o máximo valor calculado que poderá ser cobrado do credenciado, antes de qualquer análise de justificativas. Emitida 15 dias após a finalização da contagem dos produtos no processo de inventário ou da finalização do prazo de justificativa do Slow Moving. Carta de cobrança indica o valor que será efetivamente cobrado do credenciado após a análise de todas as justificativas enviadas. Emitida 15 dias após a pré-carta. 16. Comitê de Avaliação de Situações Especiais Foi criado o Comitê de Avaliação de Situações Especiais, que é responsável pela análise e decisão de qualquer situação dos processos de inventário e Slow Moving que não estejam descritos na diretriz, avaliação e decisão de situações especiais, além de propor mudanças e melhorias. 17. Boas Práticas para Realização do Processo de Controle de Estoque a. Credenciado Master Acompanhar as movimentações do sistema de controle de estoque em campo diariamente, garantindo que todos os procedimentos descritos sejam cumpridos. Seguem principais: Conferir e efetuar a entrada das NF s recebidas da transportadora até o dia anterior ao inventário; Efetuar a entrada (devolução) de equipamentos quebrados, quando os mesmos retornarem do campo ou após a tentativa de utilização; Efetuar o fechamento de OS de Instalação e Assistência Técnica diariamente, efetuando a devida baixa dos materiais não serializados utilizados;

5 Acompanhar a movimentação (habilitações) no sistema (atualmente icare) baixando o arquivo Relatório de Estoque do icare no mínimo uma vez por semana; Efetuar o registro de todos os envios de materiais para técnicos; Manter o estoque organizado, de acordo com a Gestão Campo, de forma a tornar o processo de inventário simples e rápido. b. Distribuidor Acompanhar as movimentações do sistema de controle de estoque em campo diariamente, garantindo que todos os procedimentos descritos sejam cumpridos. Seguem principais: Conferir e efetuar a entrada das NF s recebidas da transportadora até o dia anterior ao inventário; Realizar o FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair) - Gestão do Slow Moving- itens serializados não movimentados nos últimos 6 (seis) meses; Efetuar a entrada (devolução) de equipamentos quebrados, quando os equipamentos retornarem do campo ou após a tentativa de utilização; Efetuar o fechamento de OS de Instalação e Assistência Técnica, efetuando a devida baixa dos materiais não serializados utilizados; Acompanhar a movimentação (habilitações) no sistema (atualmente icare) baixando o arquivo Relatório de Estoque do icare no mínimo uma vez por semana; Efetuar o registro de todos os envios de materiais para credenciados especiais e credenciados SKY; Manter o estoque organizado, de acordo com a Gestão Campo, de forma a tornar o processo de inventário simples e rápido. 18. Realização do inventário a. Credenciado Master Participar pessoalmente (proprietário) ou delegar formalmente para outro funcionário próprio a participação e acompanhamento no inventário. Garantir que não haverá nenhuma movimentação durante a contagem dos equipamentos, como por exemplo, a retirada de IRDs para utilização em instalações ou a entrada de materiais novos no estoque (se necessário segregar o material no momento da contagem). Garantir que 100% dos técnicos e materiais em seu poder estejam presentes todos juntos no momento da realização do inventário, para que sejam contados de uma só vez. Verificar no sistema de controle de estoque em campo se todos os materiais avançados para os técnicos foram devolvidos para o estoque.

6 b. Distribuidor Participar pessoalmente (proprietário) ou delegar formalmente para outro funcionário próprio a participação e acompanhamento no inventário. Garantir que não haverá nenhuma movimentação durante a contagem dos equipamentos, como por exemplo, a retirada de IRDs para utilização em instalações ou a entrada de materiais novos no estoque (se necessário segregar o material no momento da contagem). Verificar no sistema de controle de estoque em campo se todos os avanços realizados fisicamente para os credenciados Especiais e SKY estão atualizados. 19. Pós-inventário a. Credenciado Master e Distribuidor No dia do inventário, justificar todas as divergências. Caso as inconsistências não sejam justificadas, os equipamentos estarão sujeitos à cobrança. Assinar o documento de finalização da contagem, que deve conter todos os equipamentos divergentes, indicando sua completa aceitação dos números e procedimentos realizados. Esta atividade é de responsabilidade exclusiva do credenciado (proprietário), não podendo ser delegada. 20. Baixa de itens serializados Toda divergência de material serializado na rede de credenciados Master e Distribuidores não justificada ou com justificativas não aceitas entrará no processo de cobrança e baixa de ativo. 21. Realização do processo de Slow Moving a. Credenciado Em no máximo 30 dias corridos a partir do recebimento do relatório mensal de produtos, habilitar ou devolver em logística reversa os produtos que estiverem na situação de Slow Moving. 22. Validade A nova diretriz tem validade a partir de 15/09/2016. Bons serviços e boas vendas! Roberto Aoki Sérgio Ribeiro Glauco Franco Diretor de Operações de Campo Diretor de Vendas Diretor Adjunto de Vendas