INSTRUÇÕES BÁSICAS PARA PREENCHIMENTO DE NOTAS FISCAIS

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1 INSTRUÇÕES BÁSICAS PARA PREENCHIMENTO DE NOTAS FISCAIS Versão /2006

2 ÍNDICE 1 OBJETIVO INTRODUÇÃO UTILIZAÇÃO DE SÉRIES DISTINTAS PREENCHIMENTO DA NOTA FISCAL Quadro EMITENTE Quadro DESTINATÁRIO/REMETENTE Quadro FATURA Quadro DADOS DO PRODUTO Quadro CÁLCULO DO IMPOSTO Quadro TRANSPORTADOR/VOLUMES TRANSPORTADOS Quadro DADOS ADICIONAIS NOTA FISCAL EMITIDA POR PROCESSAMENTO DE DADOS REGRAS UTILIZADAS PELA LEADER NO CÁLCULO DE VALORES DOS PEDIDOS Preço líquido unitário Valor do Desconto Comercial Valor total bruto Valor total líquido Valor do ICMS Para a base do IPI Valor do IPI Valor do desconto de VP Valor do desconto de Quebra CÁLCULOS RESULTADO DO SOMATÓRIO DOS ITENS DA NOTA FISCAL Valor Total do Desconto Comercial Valor Total Base ICMS Valor Total do IPI OUTROS CÁLCULOS DA NOTA FISCAL Percentual de desconto comercial Valor Total dos Produtos Valor Total da Nota Fiscal Anexo 1 NOTA FISCAL, MODELO Anexo 2 NOTA FISCAL, MODELO 1 PREENCHIDO...9 Instruções Básicas para preenchimento de Notas Fiscais 2 12/2005

3 1 OBJETIVO Contribuir com os fornecedores no preenchimento das notas fiscais. Informações complementares devem ser obtidas, inicialmente, pelo Fornecedor junto ao seu próprio escritório contábil. 2 INTRODUÇÃO A legislação do ICMS determina que todas as operações e/ou prestações deverão ser acobertadas por documentos fiscais próprios e idôneos, emitidos de acordo com as normas estabelecidas. Os contribuintes e as pessoas obrigadas à inscrição no Cadastro Estadual devem emitir, ANTES DE INICIADA A SAÍDA DE MERCADORIA, dentre outras hipóteses, NOTA FISCAL, MODELO 1 (referente a forma vertical - anexo 1 e anexo 2) ou MODELO 1-A (referente a forma horizontal). 3 UTILIZAÇÃO DE SÉRIES DISTINTAS É obrigatória a utilização de séries distintas nos casos de uso concomitante de Nota fiscal e Nota Fiscal- Fatura É permitida, a utilização de séries distintas, quando houver interesse do contribuinte ou por determinação do Fisco, inclusive para separação das operações de entrada e das de saídas de mercadorias. No caso em que deverá ser indicado, expressamente na AIDF respectiva, qual a série a ser utilizada para as operações de entrada. Assim, nestes casos, seja por opção ou por determinação fiscal, a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, deverá conter algarismo arábico designativo da série, em ordem crescente, a partir do número 1, imediatamente abaixo do número de ordem específico do documento. Por exemplo: faturamentos que utilizem mais de uma Nota Fiscal, vide item PREENCHIMENTO DA NOTA FISCAL Os quadros e campos próprios da Nota Fiscal (modelo 1 ou 1-A) deverão ser preenchidos conforme as indicações previstas na legislação. Abaixo destacamos os principais aspectos relativos ao preenchimento dos quadros e campos da Nota Fiscal do modelo 1, reproduzido anteriormente: 4.1 Quadro EMITENTE Dados do emitente tais como: nome, razão social, endereço, bairro, município, unidade da federação, telefone e/ou fax, código de endereçamento postal (CEP); número de inscrição federal no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); natureza de operação: indicar a natureza de operação de que decorrer a saída ou a entrada tais como: venda, compra, transferência, devolução, remessa (para fins de demonstração, industrialização) e outros; CFOP - código fiscal de operações e prestações indicar o código correspondente à natureza utilizada na operação como: (5.101 ou 6.101, ou 6.152); OBS: É permitido em uma mesma Nota Fiscal a inclusão de operações enquadradas em diferentes Códigos Fiscais. Neste caso, os códigos deverão ser indicados neste campo CFOP e no quadro Dados do Produto, na linha correspondente a cada item, após a descrição do produto inscrição estadual do substituto tributário indicar o número da inscrição na unidade da Federação em favor da qual seja retido o imposto, por substituição tributária; inscrição estadual indicar o número da inscrição no cadastro de contribuintes no Estado; data da emissão indicar a data em que a nota fiscal está sendo emitida; Instruções Básicas para preenchimento de Notas Fiscais 3 12/2005

4 data da saída/entrada indicar a data da saída/entrada efetiva; hora da saída indicar a hora efetiva da saída/entrada da mercadoria do estabelecimento. O preenchimento deste campo é facultado. 4.2 Quadro DESTINATÁRIO/REMETENTE nome, razão social, endereço, bairro, município, unidade da Federação telefone e/ou fax, código de endereçamento postal (CEP); número de inscrição federal no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); inscrição estadual indicar o número da inscrição no cadastro de contribuintes no Estado. 4.3 Quadro FATURA Se adotado pelo contribuinte, indicar as informações previstas na legislação comercial. Neste caso, a denominação da Nota Fiscal passará a ser Nota Fiscal Fatura. 4.4 Quadro DADOS DO PRODUTO código produto indicar o código adotado pelo contribuinte para identificação do produto, conforme a ordem do pedido de compras emitido pela Leader. Indicar os dígitos correspondentes ao código de barras, caso seja utilizado pelo estabelecimento emitente; OBS: esta coluna poderá ser suprimida se o Emitente não adotar código para identificação de seus produtos descrição dos produtos indicar o nome, a marca, o tipo, o modelo, a série, a espécie, a qualidade e demais elementos que permitam a perfeita identificação do produto. OBS: Nas operações sujeitas a mais de uma alíquota e/ou situação tributária, os dados deste quadro deverão ser subtotalizados por alíquota e/ou situação tributária; classificação fiscal indicar o número (oito dígitos) da classificação fiscal por posição, subposição, item e subitem da Tabela de Incidência do IPI (TIPI). Esta indicação é obrigatória para os contribuintes do IPI. OBS: Em substituição à aposição dos códigos da TIPI, poderá ser indicado outro código, desde que, no campo Informações Complementares do quadro Dados Adicionais ou no verso da Nota Fiscal, seja impressa, por meio indelével, tabela com a respectiva decodificação; situação tributária indicar o código de situação tributária (CST) do produto. O CST é composto de três dígitos, em que o primeiro indica a origem da mercadoria, se nacional ou estrangeira, e o segundo e o terceiro indicam a tributação pelo ICMS a que está sujeita a operação (000 mercadoria nacional tributada integralmente, 100 mercadoria estrangeira de importação direta tributada integralmente e outras); Unidade indicar a unidade de medida utilizada para a quantificação dos produtos. Como por exemplo: Caixas ou peças; Quantidade, valor unitário, valor total dos produtos; Alíquota do ICMS percentual pelo qual é calculado o ICMS. Varia de acordo com a essencialidade da mercadoria; Alíquota do IPI percentual pelo qual é calculado o IPI. Varia de acordo com a classificação fiscal do produto; OBS: É permitida a supressão dessa coluna, para as operações não sujeitas ao IPI Valor do IPI é permitido um único cálculo do IPI pelo valor total, se os produtos forem de um mesmo código de classificação fiscal. É permitida a supressão dessa coluna, para as operações não sujeitas ao IPI. Instruções Básicas para preenchimento de Notas Fiscais 4 12/2005

5 OBS: As indicações deste quadro poderão ser dispensadas se constarem em romaneio, conforme requisitos previstos na legislação. A legislação possibilita a inclusão, no quadro Dados do Produto, de Colunas destinadas à indicação de descontos concedidos e outras informações correlatas que complementem as indicações previstas para o referido quadro. EX: Descontos de Verba de Propaganda ou de Quebra que devem ser concedidos no corpo da Nota Fiscal, exceto para fornecedores autorizados pela Diretoria de Compras. 4.5 Quadro CÁLCULO DO IMPOSTO valor total dos produtos o valor total dos produtos constantes na nota fiscal. Caso seja concedido desconto, no momento da venda (desconto incondicional), o total dos produtos deverá ser informado pelo valor líquido. O valor do desconto, conforme entendimento da fiscalização, deverá ser colocado após o subtotal do valor das mercadorias vendidas, quando não houver, na nota fiscal, inclusão de coluna destinada à indicação dos mesmos base de cálculo do ICMS indicar o valor que servirá de base para cálculo do ICMS da operação. Em regra geral, a base de cálculo do imposto é o valor da operação de que decorrer a saída da mercadoria; valor do ICMS indicar o valor do imposto incidente na operação realizada; base de cálculo ICMS substituição indicar o valor que servirá de base para cálculo do ICMS retido por substituição tributária, quando for o caso; valor do ICMS substituição - indicar o valor do imposto retido por substituição tributária, quando for o caso; valores do frete, seguro e outras despesas acessórias indicar os valores quando cobrados pelo remetente; valor total do IPI valor total do IPI constante da operação; valor total da nota somatório de todos os valores cobrados do destinatário. 4.6 Quadro TRANSPORTADOR/VOLUMES TRANSPORTADOS Neste quadro deverá ser indicado todos os dados relativos ao transportador e da carga a ser transportada. Caso o transportador seja o próprio remetente ou o destinatário, esta circunstância deverá ser indicada no campo Nome/Razão Social, com a expressão Remetente ou Destinatário, sendo dispensadas as indicações da condição de pagamento do frete e os dados do transportador tais como CNPJ, endereço e outros. 4.7 Quadro DADOS ADICIONAIS No campo Informações Complementares indicar neste campo outras informações previstas na legislação e outros dados de interesse do contribuinte, tais como: local de entrega, quando diverso do endereço do destinatário, na hipótese prevista na legislação; propaganda; número, data da emissão e o valor da operação do documento originário, no caso de emissão de nota fiscal relativamente à saída de mercadorias em retorno ou em devolução; número da seção e do pedido número da senha de agendamento da entrega; outros. Instruções Básicas para preenchimento de Notas Fiscais 5 12/2005

6 4.8 NOTA FISCAL EMITIDA POR PROCESSAMENTO DE DADOS O preenchimento da nota fiscal obedecerá às normas previstas anteriormente, observando-se que, quando a quantidade de itens de mercadorias não puder ser discriminada em único formulário, poderá o contribuinte utilizar mais de um formulário para uma mesma Nota Fiscal, desde que: em cada formulário, exceto o último, deve constar, no campo Informações Complementares do quadro Dados Adicionais, a expressão Folha XX/NN Continua, sendo NN o número total de folhas utilizadas e XX o número que representa a seqüência da folha no conjunto total utilizado; quando não se conhecer previamente a quantidade de formulários a serem utilizados, será omitido o número total de folhas utilizadas (NN); os campos referentes aos quadros Cálculo do Imposto e Transportador/Volumes Transportados só devem ser preenchidos no último formulário, que também deve conter, no referido campo Informações Complementares, a expressão Folha XX/NN ; nos formulários que antecedem o último, os campos referentes ao quadro Cálculo do Imposto devem ser preenchidos com asteriscos (*); a quantidade de itens por nota fiscal emitida é limitado em 990 itens. 5 REGRAS UTILIZADAS PELA LEADER NO CÁLCULO DE VALORES DOS PEDIDOS Estas regras devem ser atendidas pelos fornecedores para que sejam evitadas divergências entre nota fiscal eletrônica e física x pedidos. IMPORTANTE: No campo Preço Unitário do Cadastro de NF Eletrônica deve ser informado, preferencialmente, o valor bruto do item. Ao final de todos os cálculos: arredondar o valor encontrado para 2 casas decimais. Os cálculos abaixo são realizados por item da Nota Fiscal: Preço líquido unitário É calculado com base no preço bruto do item aplicado os descontos comerciais da seguinte forma: preço bruto unitário do item * (1 - percentual desconto comercial 1 / 100) * (1 - percentual desconto comercial 2 / 100) * (1 - percentual desconto comercial 3 / 100) Valor do Desconto Comercial Valor total bruto preço bruto do item * (1 - percentual desconto comercial 1 / 100) * (1 - percentual desconto comercial 2 / 100) * (1 - percentual desconto comercial 3 / 100) É calculado com base no preço bruto do item multiplicado pela quantidade comprada preço bruto unitário do item * quantidade comprada Valor total líquido É calculado com base no preço líquido do item multiplicado pela quantidade comprada preço líquido unitário do item * quantidade comprada Valor do ICMS É calculado da seguinte forma: Base de ICMS * ( percentual do ICMS / 100) Para a base do IPI É usado o valor total líquido do item: Base de IPI = Valor total líquido Instruções Básicas para preenchimento de Notas Fiscais 6 12/2005

7 5.7 - Valor do IPI É calculado da seguinte forma: Base de IPI * ( percentual do IPI / 100) Valor do desconto de VP É calculado da seguinte forma: Valor total líquido * ( percentual de desconto de VP / 100) Valor do desconto de Quebra É calculado da seguinte forma: É calculado da seguinte forma: Valor total líquido * ( percentual de desconto de Quebra / 100) IMPORTANTE: Os descontos de VP e Quebra que estiverem mencionados nos pedidos de compras deverão estar destacados no corpo da Nota Fiscal, caso existam. 6 CÁLCULOS RESULTADO DO SOMATÓRIO DOS ITENS DA NOTA FISCAL 6.1 Valor Total do Desconto Comercial Soma para todos os itens da nota do campo Valor do Desconto Comercial. 6.2 Valor Total Base ICMS Base de ICMS = Valor total líquido * (1 percentual de desconto de VP / 100) * (1 percentual de desconto de Quebra / 100) Valor Total do IPI Soma para todos os itens da nota do campo Valor do IPI. 7 OUTROS CÁLCULOS DA NOTA FISCAL Percentual de desconto comercial (1 - ((1 - ( percentual de desconto comercial1 / 100)) * (1 - ( percentual de desconto comercial2 / 100)) * (1 - ( percentual de desconto comercial3 / 100)))) * Valor Total dos Produtos Soma para todos os itens da nota do campo Valor total líquido * (1 - prc_desc_vp/100) * (1 - prc_desc_quebra/100) se existirem Valor Total da Nota Fiscal valor total dos produtos + valor do IPI + valor de Substituição Tributária. A Leader aceita diferença de um (0,01) centavo no custo líquido total para cada item de nota fiscal e também para os campos: Base de ICMS, Valor de ICMS, Base de IPI, Valor do IPI, Valor do Desconto Comercial, Valor de Desconto VP, Valor de Desconto de Quebra, Valor Total dos Produtos, Valor Total do IPI, Valor Total da Nota e Valor das Parcelas. Instruções Básicas para preenchimento de Notas Fiscais 7 12/2005

8 8 Anexo 1 NOTA FISCAL, MODELO Instruções Básicas para preenchimento de Notas Fiscais 8 12/2005