Base de Conhecimento Sistema de Gestão da Qualidade

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1 Página 1 de 15 Sumário 1. MATRIZ DE VISIBILIDADE ACESSO A BASE DE CONHECIMENTO - GLPI PESQUISAR SOLUÇÃO INCLUIR/MELHORAR SOLUÇÃO: MELHORAR/ATUALIZAR SOLUÇÃO APROVAR/MELHORAR SOLUÇÃO PADRONIZAR SOLUÇÃO REJEITAR SOLUÇÃO PARA AJUSTES APROVAR SOLUÇÃO PADRONIZADA REPROVAR PARA AJUSTAR SOLUÇÃO PADRONIZADA PUBLICAR SOLUÇÃO PADRONIZADA... 14

2 Página 2 de MATRIZ DE VISIBILIDADE A Matriz de Visibilidade define o acesso e direitos de modificação das informações da Base de Conhecimento, tais como, o tipo de direitos e acesso concedidos e em qual fase esses direitos se encontram disponíveis. É baseado no status da solução e no papel do indivíduo. componentes da matriz de visibilidade são: Os principais Domínio do conhecimento Audiências: público Solução estatal: estado/fase da solução Direitos de acesso DOMÍNIO RASCUNHO PADRONIZADA APROVADA PUBLICADA Colaborador Usar Analista Técnico Incluir, Usar, Editar Usar Usar Usar Aprovador Analista de Documentação Incluir, Usar, Editar Usar, Editar Usar, Editar Usar, Editar Incluir, Usar, Editar Usar, Editar Usar Usar Publicador Incluir, Usar Usar Usar Usar Incluir: O direito de incluir a informação. (legendas a seguir) Usar: O direito de ver e utilizar a informação registrada. Editar: O direito de editar para corrigir ou melhorar a informação. Atenção: uma vez a solução encaminhada para outra fase, a edição só poderá ser realizada por seu responsável. Após a solução ser publicada, realize a atividade do Colaborador de acordo com o POP.GBC.001 Solicitar Melhoria ou Correção da Solução.

3 Página 3 de ACESSO A BASE DE CONHECIMENTO - GLPI 1) Acesse o site: e informe o Usuário e Senha (o mesmo utilizado para abertura de chamados ao TI); 3. PESQUISAR SOLUÇÃO 1) Ao acessar o GLPI, conforme informado no tópico anterior, clique em Ferramentas e selecione Base de Conhecimento;

4 Página 4 de 15 2) Para realizar a pesquisa, insira no campo abaixo, a(s) palavra(s) relacionada(s) à dúvida e clique no botão Pesquisar. Exemplo: % de ICMS da Nota Fiscal Logo abaixo aparecerão todas as soluções relacionadas às palavras pesquisadas. Escolha a solução que atenderá a solicitação do cliente, clicando sobre a mesma, e siga os procedimentos de acordo com a atividade a ser realizada. Se quiser pesquisar pelo ID do artigo, copie o ID do assunto e cole-o na barra de endereço, substituindo o código existente, e pressione a tecla Enter: Atenção: Se você tiver interesse em saber todas as soluções existentes em sua célula, basta clicar em pesquisar (dentro da pasta da célula). Ex.: Em célula Vendas, campo Pesquisar, clique diretamente no botão Pesquisar.

5 Página 5 de INCLUIR/MELHORAR SOLUÇÃO: 1) Será apresentada a tela abaixo. Selecione a opção BaseConhecimento-CSE. 2) Clique em Ferramentas e selecione Base de Conhecimento; 3) Na tela abaixo selecione Central de Serviços;

6 Página 6 de 15 4) Selecione a célula da solução a ser inserida. Ex. Vendas; 5) Será aberta a tela abaixo, clique no botão Adicionar; 6.1) Na tela abaixo, informe o Título da Solução no campo Assunto, e na área de Conteúdo, informe a Solução conforme padrão.

7 Página 7 de 15 Se a solução for uma Pergunta e Resposta mais Frequente, vá em Inserir este item no FAQ e selecione Sim. 6.2) Selecione a fase 1.Aprovar. Logo após, clique em Adicionar; Caso não visualize a fase desejada no campo de seleção, informe * no campo destacado em vermelho ou informe as iniciais da fase desejada para pesquisá-la. Se houver necessidade de incluir anexo(s), na tela abaixo, clique em Editar este item, e na aba Documentos, inclua o anexo desejado;

8 Página 8 de 15 Após inclusão e/ou edição e com a categoria da fase correta, a solução já estará pronta para Aprovação MELHORAR/ATUALIZAR SOLUÇÃO Caso encontre alguma solução a ser melhorada, atualizada ou complementada, estando em modo rascunho ou publicada. 1) Selecione a respectiva célula; 2) Selecione a pasta 1. Aprovar e em seguida, a pasta 1.3. Atualizar Solução conforme imagem abaixo: 3) Em seguida, clique no botão Atualizar, ao final da tela. Atenção: Não se esqueça de comunicar ao Aprovador responsável via sobre a atualização, melhoria ou complemento a ser realizado. 5. APROVAR/MELHORAR SOLUÇÃO 1) Selecione a fase 1.Aprovar dentro da célula de responsabilidade;

9 2) Selecione o artigo da solução a ser aprovada no quadro Assunto; Página 9 de 15 3) Em Editar item, clique em Editar este item para realizar a aprovação da solução no artigo;

10 Página 10 de 15 4) Selecione a categoria Aprovar/Em Aprovação (da respectiva célula) enquanto estiver em fase de aprovação e clique em Atualizar; 5) Após aprovar a solução, selecione a categoria 2.Padronizar e clique em Atualizar; Após edição e com a categoria da fase correta, a solução já estará pronta para Padronização.

11 Página 11 de PADRONIZAR SOLUÇÃO 1) Selecione a fase 2.Padronizar; 2) Na tela abaixo, selecione o artigo da solução a ser padronizado; 3) Clique em Editar este item para padronizar a solução no artigo;

12 4) Após padronização do artigo, selecione a fase 3.Padronizado e clique em Atualizar; Página 12 de REJEITAR SOLUÇÃO PARA AJUSTES 1) Na solução, selecione a categoria 2.1.Reprovado/Ajustar solução. Dessa forma a solução será devolvida para nova aprovação. 7. APROVAR SOLUÇÃO PADRONIZADA 1) Acessar a fase 3.Padronizado; 2) Selecione a solução no artigo padronizado;

13 3) Para aprovar a solução no artigo padronizado, clique em Editar este item; Página 13 de 15 4) Após aprovar, selecione a fase 4.Publicar e clique em Atualizar; Após edição e com a categoria da fase correta, a solução já estará pronta para Publicação REPROVAR PARA AJUSTAR SOLUÇÃO PADRONIZADA Caso reprove uma solução, inclua-o na pasta Reprovado/Ajustar solução.

14 Página 14 de PUBLICAR SOLUÇÃO PADRONIZADA 1) Selecione a fase 4.Publicar; 2) Selecione a solução no artigo padronizado; 3) Para publicar a solução no artigo padronizado, clique em Editar este item; 4) Selecione a fase 5.Publicado da célula a qual pertence o artigo e clique em Atualizar;

15 Página 15 de 15 5) Acesse novamente a tela abaixo e selecione o perfil como post-only. Post-only Após edição e com a categoria da fase correta, a solução já estará pronta para ser visualizada por todos os colaboradores.