PLANO DE PROJETO Gerência de Programas e Projetos -

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1 1 Nome do Projeto 2 Código Fiscalização do Exercício Profissional 3 Coordenador(a) 4 Tipo de Projeto João Augusto de Lima Estratégico 5 Gestor(a) 6 Programa Igor de Mendonça Fernandes CEEP 7 - Histórico de Revisões no Documento Data Versão Descrição Autor(es) 22/03/ Versão Inicial João Augusto de Lima 8 Objetivo Formatar e aprimorar o documento de diretrizes de fiscalização formuladas em 2010, para elaboração e publicação de um documento final ou norma que contemple as diretrizes nacionais, formular diretrizes específicas para a fiscalização de profissionais estrangeiros, bem como atuar nos fluxos processuais da fiscalização com a estruturação de ferramentas capazes de propiciar melhores condições de trabalho apoiado a um trabalho de capacitação. 9 Justificativa A busca pela excelência no desempenho da fiscalização, atividade finalística basilar do sistema Confea/Crea, implica num processo de identificação das necessidades e deficiências experimentadas na atualidade pela fiscalização, para desenvolvimento de ações pontuais visando sanear eventuais distorções. A disponibilização de informações e treinamento tendem a aumentar os padrões de eficiência, aproximando a fiscalização do sistema das expectativas da sociedade acerca desta esfera de serviços. 10 Objetivos Específicos do Projeto Objetivo Específico Indicador Associado Meta Data alvo Fonte de verificação Elaborar e publicar um documento ou proposta de norma contendo as diretrizes para fiscalização a partir da revisão das diretrizes formuladas em Documento ou proposta de norma contendo as diretrizes para a fiscalização. 100% das diretrizes reunidas em um documento específico 01/09/2011 Documento para publicação e divulgação ou proposta de norma concluída. 1

2 10 Objetivos Específicos do Projeto Objetivo Específico Indicador Associado Meta Data alvo Fonte de verificação Elaborar Procedimentos Operacionais Padrão para suprir carências identificadas junto aos regionais; POPs construídos pelo projeto em conjunto com os Creas parceiros 4 POPs de importância para o Sistema Confea/Crea 01/10/2011 Documentos de procedimento Operacional padrão devidamente avaliados pelos Creas parceiros Promover acesso aos Creas de informações nacionais de interesse da fiscalização (convênios, equipamentos utilizados, contratos vigentes), bem como aos recursos tecnológicos disponíveis. Bancos de dados de convênios e equipamentos postados no site do Confea 1 bancos de dados de convênios e 1 banco de dados de equipamentos 01/08/2011 Bancos alocados no site do Confea. Realizar curso específico à distância para os colaboradores da fiscalização Curso realizado. 1 curso com conteúdos escolhidos pelos regionais. 01/10/2011 Documentação da realização do curso. Realização do segundo seminário nacional de fiscalização Seminário de Fiscalização com duração mínima de três dias. Seminário contemplando boas práticas, discussões sobre diretrizes e procedimentos operacionais. 01/08/2011 Documentação relativa à realização do seminário. Elaboração de diretrizes específicas para a fiscalização de profissionais estrangeiros. Diretrizes contemplando a atuação dos Creas para a adequada fiscalização. Diretrizes que contenham objetivos a serem alcançados pelos Creas 01/11/2011 Documento de diretrizes específicas para a fiscalização de profissionais estrangeiros. 11 Produtos Escopo do Produto Critérios de aceite do Produto Proposta de norma sobre fiscalização Procedimentos Operacionais Padrão Bancos de dados de interesse da fiscalização A proposta deve ser baseada nas diretrizes formuladas pelo projeto em 2010 Os procedimentos devem detalhar as ações necessárias para a fiscalização nas alidades pertinentes. Os bancos de dados devem conter os convênio adotados pelos regionais, e relação A proposta deve estar formatada de acordo com os padrões adotados pelo Confea, e contar com avaliação dos Creas parceiros acerca das diretrizes e da forma a serem adotadas Devem ser 4 POP s, relativos às alidades selecionadas pelos Creas Ambos os bancos de dados serão formatados por campos previamente selecionados e 2

3 11 Produtos Escopo do Produto Critérios de aceite do Produto dos equipamentos utilizados por eles na desenvolvidos em conjunto com os Creas atividade fiscalizatória. parceiros Curso específico à distância para os colaboradores da fiscalização Segundo Seminário Nacional de Fiscalização - Diretrizes para fiscalização de estrangeiros Realizar curso acerca de tópicos de interesse geral da fiscalização Realizar evento que permita o intercâmbio de informações, divulgação de boas práticas e discussões sobre assuntos previamente selecionados. Elaborar diretrizes específicas para fiscalização de profissionais estrangeiros Os conteúdos devem ser selecionados em comum acordo com os Creas parceiros O seminário deve apresentar o resultado das discussões, as apresentações feitas pelos regionais e ser transmitido via web para todo país. As diretrizes devem contemplar procedimentos e especificidades para orientação dos regionais 12 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) 3

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5 13 Dicionário da EAP Código Item Descrição Entrega 1. Formatação e seleção das diretrizes 1.1 Formatação e adaptação para norma 1.2 Discussão com os parceiros 1.3 Rediscussão com os parceiros 1.4 Encaminhamento à CEEP 2 Procedimentos Operacionais Padrão 2.1 Ofício aos Creas para subsidiar a seleção dos POP s 2.2 Seleção e delegação aos Parceiros 2.3 Discussão e aprimoramento dos POP s apresentados 3 Bancos de Dados 3.1 Seleção das informações a serem requisitadas 3.2 Ofício aos Creas solicitando material Utilizar o documento de diretrizes obtido no exercício passado para elaboração de documento em formato de norma, dividido em títulos, capítulos, artigos e incisos Discutir em reunião com os Creas parceiros a pertinência da inclusão/permanência das diretrizes no corpo da norma, e aperfeiçoar o documento contemplando sugestões. Nova rodada de discussão com os Creas Parceiros para aperfeiçoamento e discussão das sugestões formuladas pela GCI Apresentar a proposta de norma para a CEEP, fazendo um retrospecto do processo de discussão nas instâncias anteriores. Envio de Ofícios a todos os Creas, questionando quais os POP s mais demandados para posterior elaboração pelo projeto Avaliar as respostas aos ofícios respondidos pelos Creas, e selecionar em reunião com os parceiros os POP s a serem elaborados. Delegar cada POP a um parceiro para elaboração e apresentação na reunião subseqüente. Discutir em reunião com os parceiros os POP s apresentados pelos responsáveis designados anteriormente Avaliar em reunião com os Creas Parceiros as informações pertinentes aos Bancos de Dados de Convênios e de Equipamentos Enviar a todos os Creas ofícios requisitando as informações sobre Minuta de proposta de norma de fiscalização Minuta de proposta de norma com as contribuições dos parceiros Proposta de norma consolidada com sugestões e aprimoramentos realizados com subsídios da GCI e das duas reuniões com os Parceiros. Apresentação realizada em Power Point em reunião da comissão, com a entrega da proposta de norma. Ofícios enviados a todos os regionais Indicação dos Procedimentos Operacionais Padrão e respectivo Crea Parceiro responsável pela elaboração inicial POP s discutidos e aperfeiçoados junto aos Parceiros Modelo de ofício requisitando as informações selecionadas Comprovantes de envio dos ofícios 5

6 3.3 Sistematização dos conteúdos 3.4 Publicação na página do Confea 4. Curso à distância 4.1 Definição do conteúdo 4.2 Reunião com o CTCC para definições 4.3 Realização do curso 5. II Seminário de Fiscalização Definição da programação e data. Elaboração do projeto para realização Encaminhamento do projeto e instruções à gestão do contrato de eventos. 5.4 Realização do Seminário 6. Profissional Estrangeiro 6.1 Plano de ação integrada CP Ofício ao MTE/MDIC solicitando informações. Relatório descritivo da ação integrada convênios e equipamentos Sistematizar e organizar as informações recebidas em resposta aos ofícios Disponibilização dos conteúdos sistematizados na página de internet do Confea Levantar quais os conteúdos de interesse das áreas de fiscalização Verificar junto ao CTCC as condições e medidas necessárias para a realização do curso Realizar o curso telepresencial para os setores de fiscalização dos Creas Verificar e obter consenso dos Creas parceiros para definição da data do seminário e da programação Elabora projeto para instruir a empresa responsável pela realização de eventos Encaminhar o projeto para a ACOM, e instruir o responsável pela gestão do contrato, acerca das necessidades e especificidades das demandas Realizar o seminário de fiscalização Elaborar e implementar plano de ação para ação conjunta com o CP, em atendimento à proposta nº 28 CP, em conjunto com o GT Fiscalização do CP. Realizar reuniões com o coordenador do GT e gerente de fiscalização do Crea-pr. Encaminhar ofício ao MTE/MJ/MDIC solicitando a formalização de convênio para obtenção das informações necessárias à ação integrada Elaborar relatório acerca dos resultados da ação realizada nos termos do plano de ação Relações sistematizadas de convênios e equipamentos Conteúdo disponível no site do Confea Conteúdos definidos Data, local e condições de realização Curso concluído Data e programação do seminário Projeto de seminário Ata de reunião com a ACOM Documentos comprobatórios da realização do seminário Plano de ação elaborado e relatório de implementação Comprovante de envio dos ofícios Relatório 6.4 Formulação e discussão das Discussão junto aos parceiros acerca das Documento de diretrizes preliminares 6

7 diretrizes junto aos parceiros. Discussão das Diretrizes no Seminário. Documento final de Diretrizes para fiscalização de estrangeiros com registro temporário. diretrizes para a fiscalização de estrangeiros Promover discussão sobre as diretrizes preliminares junto ao seminário Aprimorar e reunir novos elementos junto aos parceiros para conclusão das diretrizes específicas Documento de diretrizes preliminares aprimoradas Diretrizes específicas para a fiscalização de profissionais estrangeiros 14 Parte Interessada Representante Relacionamento com o projeto Estratégia de Ação Creas Presidentes Apoio institucional Apoio às ações relacionadas à coleta de dados e à participação no processo de elaboração e avaliação dos produtos do projeto Creas Gerentes das áreas de fiscalização e de planejamento Apoio técnico-operacional Fornecimento de informações e participação no processo de elaboração e avaliação dos produtos do projeto Creas-parceiros GT fiscalização GT acessibilidade Gerentes das áreas de fiscalização e de planejamento Coordenadores dos GTs do CP Assessoria técnico-operacional Assessoria institucional Fornecimento de informações e participação no processo de elaboração e avaliação dos produtos do projeto Apoio político junto ao Colégio de Presidentes e participação no processo de elaboração e avaliação dos produtos do projeto 15 Diretório da Equipe do Projeto Nome Papel no projeto Dedicação Subordinação Telefone João Augusto de Lima (PROJ) Análise qualitativa do material joao.lima@confea.org.br produzido nos exercícios anteriores, definição das informações complementares necessárias, elaboração do 50% relatório de padrões atuais, relatório de diretrizes referenciais e organização da premiação de boas práticas. 7

8 15 Diretório da Equipe do Projeto Nome Papel no projeto Dedicação Subordinação Telefone Francisco Rodrigo Brasil (APAR) Desenvolvimento de formulário para definição das informações básicas do catálogo de convênio, sistematização temática dos convênios e informações correlatas, sistematização do cadastro de equipamentos utilizados pela fiscalização e situação atual dos contratos, preenchimento dos papéis de trabalho, elaboração do projeto a ser apresentado à empresa de eventos para realização do 25% Seminário de Fiscalização, acompanhamento dos serviços prestados pela empresa de eventos e da gestão do contrato, operação da mala direta da fiscalização, expedição de ofícios e memorandos, guarda do processo, organização documental e elaboração de relatórios mensais de desempenho. Maria de Fatima de Sousa Diniz (AUDI) Elaboração dos papéis de trabalho para coleta de informações junto aos Creas, sistematização de informações da AUDI, participação nas reuniões com os Creas parceiros, levantamentos em geral, desenvolvimentos de índices de desempenho para a fiscalização, cruzamento de informações fornecidas pelos Creas, desenvolvimentos de formas de inserção e cobrança da aplicação das diretrizes e dos princípios da fiscalização e apresentações no Seminário de Fiscalização. 25% 8

9 15 Diretório da Equipe do Projeto Nome Papel no projeto Dedicação Subordinação Telefone Barbara Fernandes Costa (GAC) Participação e acompanhamento do processo de aperfeiçoamento Rodrigo@confea.org.br das diretrizes nacionais de fiscalização, elaboração de propostas de resolução contemplando as diretrizes, pesquisas de legislação vigente sobre fiscalização, adaptação de conceitos e diretrizes em 25% dispositivos normativos, coleta desenvolvimento de procedimentos operacionais padrão para a fiscalização, participação nas reuniões com os Creas parceiros e apresentações no Seminário de Fiscalização. 16 Matriz de Responsabilidades Itens da EAP / Responsáveis João Augusto Maria de Fatima de Sousa Diniz 1. Revisão das Diretrizes 1.1. Formatação e adaptação para norma A/P P R/E E/P 1.2. Discussão com os parceiros R/E E/P P P 1.3. Remessa às Coordenadorias Nacionais R/E R/E R/E P 1.4. Rediscussão com os parceiros R/E E/P P P 1.5. Apresentação à CEEP R/A R/E P E 2. Procedimentos Operacionais Padrão 2.1. Ofício aos Creas para subsidiar a seleção dos POP s R/E E/P E/P P 2.2. Seleção e delegação aos Parceiros R/E E/P E/P P Barbara Fernandes Costa Francisco Rodrigo 9

10 16 Matriz de Responsabilidades 2.3. Discussão e aprimoramento dos POP s apresentados R/E E/P E/P P 3. Bancos de Dados 3.1. Seleção das informações a serem requisitadas R/E E/P E/P E/P 3.2. Ofício aos Creas solicitando material R/E E/P E/P P 3.3. Sistematização dos conteúdos R E P P 3.4. Publicação na página do Confea R/E 4. Curso à distância 4.1. Definição do conteúdo R/E P P 4.2. Reunião com o CTCC para definições R/E P P 4.3. Realização do curso R/E P P 5. II Seminário de Fiscalização Definição da programação e data. R/E P P P 5.2. Elaboração do projeto para realização R/E P P P 5.3. Encaminhamento do projeto e instruções à gestão do contrato de eventos. R/E P 5.4. Realização do Seminário R/E P P P 6. Profissional Estrangeiro 6.1. Plano de ação integrada CP. R/E 6.2. Ofício ao MTE/MDIC solicitando informações. R E 6.3. Relatório descritivo da ação integrada R/E P P 6.4. Formulação e discussão das diretrizes junto aos parceiros. R/E P P 6.5. Discussão das Diretrizes no Seminário. R/E P P 6.6. Documento final de Diretrizes para fiscalização de estrangeiros com registro temporário. R/E P P A Aprovador; R Responsável; E Executor; P Participante. 10

11 17 Interfaces entre projetos Interface Realização de curso à distância Projeto Centro de Treinamento e Capacitação Corporativa 18 Cronograma Macro Código Frente de Trabalho Pacote de Trabalho Data Início Data Fim Peso Predecess ores 1. Revisão das Diretrizes 01/04/ /09/ Formatação e adaptação para norma 01/04/ /04/ Discussão com os parceiros 15/04/ /06/ Rediscussão com os parceiros 15/06/ /08/ Apresentação à CEEP 01/08/ /08/ Procedimentos Operacionais Padrão 01/04/ /10/ Ofício aos Creas para subsidiar a seleção 5 01/04/ /05/2011 dos POP s 2.2 Seleção e delegação aos Parceiros 15/05/ /06/ Discussão e aprimoramento dos POP s 10 01/07/ /10/2011 apresentados Bancos de Dados 01/04/ /08/ Seleção das informações a serem 3 01/04// /05/2011 requisitadas 3.2 Ofício aos Creas solicitando material 16/05/ /07/ Sistematização dos conteúdos 01/07/ /07/ Publicação na página do Confea 15/07/ /08/ Curso à distância Definição do conteúdo 01/04// /07/ Reunião com o CTCC para definições 01/06/ /08/ Realização do curso 01/07/ /10/ II Seminário de Fiscalização

12 18 Cronograma Macro Código Frente de Trabalho Pacote de Trabalho Data Início Data Fim Peso Predecess ores 5.1 Definição da programação e data 01/04/ /06/ Elaboração do projeto para realização 01/05/ /06/ Encaminhamento do projeto e 2 instruções à gestão do contrato de 01/06/ /07/ eventos 5.4 Realização do Seminário 01/07/ /08/ Profissional Estrangeiro Plano de ação integrada CP 01/03/ /04/ Ofício ao MTE/MDIC solicitando 01/04/ /05/2011 informações Relatório descritivo da ação integrada 01/06/ /07/ Formulação e discussão das diretrizes 5 01/07/ /07/2011 junto aos parceiros Discussão das Diretrizes no Seminário 01/07/ /08/ Documento final de Diretrizes para fiscalização de estrangeiros com registro temporário 01/08/ /11/ ANÁLISE DOS RISCOS DO PROJETO Passos Estratégia Probabilidade / Impacto 1. Liste os riscos identificados; 2. Qualifique-os Probabilidade, Impacto e Criticidade (Conforme Matriz de Probabilidade e Impacto) 3. Selecione uma estratégia Mitigar, Evitar, Aceitar, Transferir; 4. Desenvolva uma resposta aos Riscos; 5. Mantenha controle sobre eles. A Aceitar E Evitar M Mitigar T - Transferir MA Muito Alto(a) A Alto(a) M Médio(a) B Baixo(a) MB Muito Baixo(a) MATRIZ DE PROBABILIDADE X IMPACTO (CRITICIDADE) 12

13 Probabilidade muito erada muito muito baixo baixo er. alto muito alto Impacto FASE 1 - Identificação dos Riscos Id. EAP Pacote de Trabalho / Premissa / Restrição Descrição do Risco Associado Nro. Risco 1.2/1.3 Discussão com os Parceiros É necessária a participação e colaboração dos parceiros para obter-se o documento em referência Sistematização dos conteúdos O referido pacote depende da colaboração dos regionais em fornecer as informações necessárias, 2 eventual inércia pode inviabilizar a ação. FASE 2 - Análise e Tratamento dos Riscos Nro. Prob. Impacto Criticidade Ação [Estratégia] Responsável Data Risco 1 B M B Evitar - Incentivar e diligenciar para que a participação ocorra João Lima 30/04/

14 2 M M M Evitar - Além de encaminhar o ofício, promover contatos telefônicos e via e- mail com os responsáveis pela fiscalização e com o Presidente do Crea Rodrigo Brasil 30/06/

15 21 Assinaturas Coordenador Assinatura Data Gestor Assinatura Data SPP Assinatura Data Presidente Assinatura Data 21 Assinaturas das Unidades envolvidas - ciência de seu envolvimento com o Plano de Projeto Unidade Envolvida Assinatura do Chefe/gerente/superintendente Data Unidade Envolvida Assinatura do Chefe/gerente/superintendente Data Unidade Envolvida Assinatura do Chefe/gerente/superintendente Data ANEXO I PLANILHA ORÇAMENTÁRIA 15

16 Elemento de Despesa <ANO> 1o Bim 2o Bim 3o Bim 4o Bim 5o Bim 6o Bim Total Valor R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Memória de Cálculo R$ - Valor Memória de Cálculo R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Valor Memória de Cálculo R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Valor Memória de Cálculo R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Valor Memória de Cálculo R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Total R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - 16