Sistema Integrado de Gestão Acadêmica: a experiência da UFJF

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1 Sistema Integrado de Gestão Acadêmica: a experiência da UFJF Ely Edison da Silva Matos Analista de Sistemas Universidade Federal de Juiz de Fora ely.matos@ufjf.edu.br 1. Introdução O conhecimento é hoje um dos principais ativos das organizações. É essencial gerenciar a informação, tornando-a acessível e realmente útil, fazendo com que se transforme em importante ferramenta para a integração e para o desenvolvimento organizacional. Com a atual revolução tecnológica, o tratamento da informação ganhou novos rumos. Torna-se cada vez mais fácil otimizá-la e difundi-la, o que possibilita ampliar a integração intra e interempresas. Considerando a importância da informação para uma gestão efetiva, ética e transparente, a Universidade Federal de Juiz de Fora 1 UFJF iniciou, em 2003, o processo de desenvolvimento e implantação do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica SIGA, que abrange as áreas acadêmica e administrativa. O sistema, criado e executado por técnicos da própria UFJF, utiliza a filosofia do software livre, é acessível através da Internet e possui uma única base de dados. Está adaptado às peculiaridades da instituição, sendo dividido em módulos interligados, que são implantados gradativamente. Este texto descreve, de forma sucinta, a experiência vivenciada pela UFJF até o momento, buscando registrá-la, para possibilitar discussões futuras e compartilhar as dificuldades enfrentadas e os sucessos alcançados. 2. Histórico e premissas Durante a década de 1990, a UFJF utilizou como sistema de informação o SAU Sistema de Automação Universitária, desenvolvido pela empresa TECHNE S.A 2. O sistema era executado em uma plataforma de mainframe, o A9BR da Unisys 3 (posteriormente migrado para a plataforma ClearPath). Desenvolvido na linguagem Algol, com programas utilitários e relatórios em Cobol, o SAU possuía o código fonte aberto, o que permitiu à UFJF fazer diversas adaptações e melhorias. Com o problema do bug do ano 2000, que atingia o sistema devido à maneira como as datas eram armazenadas e tratadas, a UFJF se viu diante de duas opções: ou empreender um grande esforço para adaptar todo o sistema, ou realizar o downsizing para plataforma baixa, com um novo sistema. Com base na opinião de consultoria externa contratada, foi feita a opção pelo downsizing. Com um grande investimento em hardware e software, a UFJF adquiriu servidores IBM xseries, sistema operacional Windows e banco de dados Oracle. Os sistemas de informação foram adquiridos junto à empresa TECHNE S.A. (a mesma que havia desenvolvido o SAU), buscando minimizar o esforço de migração das bases de dados. Os dois sistemas da TECHNE atendiam à questão de registros acadêmicos (LYCEUM) e a área de recursos humanos (ERGON). Para a gerência das bibliotecas foi adquirido o sistema israelense ALEPH, executado em uma plataforma SUN 4, com sistema operacional Solaris. Estes sistemas possuíam alguns pontos comuns: usavam o modelo cliente/servidor com banco de dados Oracle; o código fonte era completamente fechado, não sendo possível nenhuma

2 adaptação pelos técnicos da UFJF; as customizações eram difíceis, demoradas e, em alguns casos, impossíveis; os custos de aquisição e manutenção mensal eram elevados e as bases de dados não eram integradas entre si. Em paralelo, como estes sistemas não atendiam a todas as demandas da UFJF, vários outros sistemas isolados foram desenvolvidos para atender situações específicas. Naturalmente estes sistemas também não possuíam nenhuma integração. Em setembro de 2002, a administração da UFJF apontou a necessidade de uma mudança estrutural na questão de informática na universidade. Estas mudanças atingiram vários níveis, tanto gerenciais quanto técnicos, com especial reflexo nos sistemas de informação. Dentre as principais premissas e ações adotadas para a realização destas mudanças, destacamos: - Preservação da independência da universidade no que diz respeito ao desenvolvimento, implantação e manutenção de sistemas informatizados, o que é conseguido através de ampla utilização da política de software livre, do uso de ferramentas com código aberto e do incentivo à inteligência disponível na própria UFJF (através de seus técnicos, alunos e professores da graduação e da pós-graduação). A redução dos gastos com software é uma conseqüência natural. - Transparência das informações, com acesso universal (via web), como ferramenta para validação e correção das bases de dados existentes. - Discussão dos fluxos de trabalho e de documentos adotados pela universidade, uma vez que muitos destes fluxos eram considerados ultrapassados ou não adaptados às tecnologias existentes. - Foco na integração, não apenas dos sistemas administrativos e de gestão, mas também em programas de uso mais geral como o correio eletrônico ou sistemas externos a UFJF (como os sistemas do governo federal). A integração garante uma visão mais correta para os administradores e uma menor redundância de dados para os usuários. - Implantação de processos de melhoria da qualidade, aplicados não apenas nas diversas etapas de desenvolvimento dos sistemas, mas também na utilização dos mesmos, a fim de que as promessas feitas pela informatização possam realmente ser cumpridas. A aplicação prática destas idéias começou efetivamente no início de 2003, com a interrupção dos contratos com as empresas de software, a realização de treinamentos para o corpo técnico em ferramentas de desenvolvimento, a adoção do framework Miolo como plataforma de desenvolvimento e, finalmente, a criação do primeiro módulo do SIGA Sistema Integrado de Gestão Acadêmica. 3. Aspectos de tecnologia A base para desenvolvimento do SIGA é o framework Miolo 5. O Miolo é um framework brasileiro para desenvolvimento de aplicações acessíveis via web, utilizando orientação a objetos através da linguagem PHP5. Sua construção teve início em 2001, na universidade UNIVATES 6 (Lajeado/RS) e atualmente está sob responsabilidade da cooperativa SOLIS 7. Com a adoção do Miolo pela UFJF, adaptações e melhorias foram realizadas no framework, dando origem à sua segunda versão, o Miolo2. O framework Miolo apresenta as seguintes principais características: - Arquitetura em camadas, separando o código referente à apresentação, regras de negócio, recursos externos e integração. - Implementação do padrão MVC (Model-View-Controller) buscando melhorar a estrutura do código. - Implementação do padrão Page Controller

3 - Rico conjunto de componentes de interface com o usuário, programado em PHP5 e completamente extensíveis, possibilitando um modelo de programação event-driven e encapsulando componentes escritos em Javascript. - Gerenciamento de sessão e estado. - Geração do código HTML Tableless pelo próprio framework, permitindo a criação de aplicações cross-browser. - Mecanismos de segurança, com autenticação (via banco de dados ou LDAP), controle de permissões e manutenção de logs. - Camada DAO (Data Access Objects) para abstração de acesso a banco de dados e camada para persistência de objetos. - Customização da interface através de temas existentes ou criados pelo usuário, com extenso uso de CSS. - Geração de relatórios através de arquivos PDF. O uso de PHP5 também permite estender facilmente as funcionalidades do framework, para questões mais específicas, através das inúmeras bibliotecas de classes disponíveis em software livre. O Miolo trabalha com o conceito de módulos, onde cada módulo agrupa funcionalidades comuns a um certo domínio de aplicação. Desta forma, o SIGA é composto por diversos módulos que compartilham códigos comuns e interagem entre si. O uso de uma base de dados única, centralizada, para todos os módulos, é também um mecanismo essencial no processo de integração, evitando redundâncias desnecessárias e migração de dados entre sistemas. Tanto o ambiente de desenvolvimento quanto o ambiente de produção do SIGA estão baseados na plataforma Linux (Debian Sarge). A ferramenta Subversion é usada para controle de versões, sendo que cada desenvolvedor possui sua própria área de trabalho. O servidor Apache é usado no acesso via web. Cada módulo possui uma equipe, coordenada por um analista de sistemas do quadro técnico da UFJF. O ambiente de produção possui dois servidores Dell Xeon, com dois processadores cada, 4 Gb de memória e 120 Gb de espaço em disco. O banco de dados atualmente utilizado na UFJF é o Oracle (adquirido anteriormente à implantação do SIGA) e é executado em um servidor próprio. No entanto, através da camada DAO, o Miolo permite o uso de diversos outros SGBDs. 4. Módulos desenvolvidos A seguir são apresentadas, de forma bastante resumida, as principais funcionalidades dos módulos já desenvolvidos e que estão atualmente em produção na UFJF Módulo de Ensino O módulo de Ensino, o primeiro a ser desenvolvido, envolve as principais atividades relacionadas ao registro acadêmico referente às unidades acadêmicas, alunos e professores. Abrange o Ensino Médio (a UFJF possui um Colégio de Aplicação), a Graduação e a Pós-Graduação (Stricto e Lato Sensu). Atende às seguintes funcionalidades: - Registro e manutenção de Unidades Acadêmicas, Cursos, Currículos, Disciplinas (requisitos, equivalências, associações), Docentes (integrado ao módulo de Recursos Humanos) e Alunos. - Oferta de Disciplinas (Plano Departamental) a cada período letivo. - Pré-matrícula e Matrícula de Alunos, segundo regras de prioridade definidas pelos Coordenadores de cada Curso (verificação de rendimento acadêmico, pré-requistos, coincidência de horários, etc.). - Lançamento de notas (parciais e finais) on-line pelos professores. - Manutenção do Histórico Escolar, acessível pelos alunos. - Registro das Bancas e Dissertações dos alunos de pós-graduação. - Registro das referências para o ENADE. - Registro de Diplomas (uma vez que a UFJF é responsável pelo registro de diplomas de diversas instituições da região). 3

4 4.2. Módulo de Bibliotecas O módulo de Bibliotecas envolve as principais atividades relacionadas à utilização das bibliotecas (atualmente a UFJF possui 13 bibliotecas setoriais, além de uma biblioteca principal). Atende às seguintes funcionalidades: - Controle de Acesso: pode ser fornecido acesso ao sistema a qualquer funcionário, de acordo com o seu perfil de trabalho. - Administração: manutenção do cadastro das tabelas básicas do sistema, que compõem a parametrização do mesmo, tais como unidades, grupos, estados, políticas, operações, gêneros, direitos, coleções, infrações, regras de circulação e situações de reserva. - Catalogação: envolve todas as atividades de cadastro de obras e exemplares no sistema, usando, de forma parametrizável, o padrão MARC Empréstimos: envolve todas as atividades de empréstimos a usuários da UFJF (alunos, professores e funcionários), empréstimos no recinto para usuários da UFJF ou usuários da comunidade, devolução de exemplares, pagamento de multa, histórico de empréstimos por usuário e por exemplar e verificação da situação de empréstimo de um usuário ou de um exemplar. Cabe ressaltar o valor da integração dos sistemas, uma vez que validações tais como se um aluno está regularmente matriculado, ou se um funcionário está cadastrado, são feitas através de acesso direto aos módulos específicos (Ensino e Recursos Humanos, respectivamente). - Circulação: administração das atividades dos usuários, empréstimos, reservas e multas, além da verificação do nada consta de usuários (por exemplo, alunos formandos) e impressão de relatórios estatísticos. Alguns exemplos de atividades: alteração da data de previsão de devolução, após negociação com o usuário ou previsão de paralisação das atividades das bibliotecas, parcelamento de multa, validação do cartão de acesso do usuário, cadastro de infração para usuários, histórico de multas recebidas por funcionário e por período, entre outras. - Opções de pesquisa ao acervo do sistema: pesquisa simples, pesquisa avançada (multicampo), pesquisa percorrer índices, pesquisa numérica, pesquisa termo específico. - Usuários podem visualizar informações de seus empréstimos, reservas e multas, podendo fazer renovação de empréstimos e reservas ou cancelamento de reserva, através da internet Módulo de Recursos Humanos O módulo de Recursos Humanos envolve as principais atividades relacionadas aos registros de dados dos funcionários da universidade. Não abrange a questão de pagamento, que é centralizada pelo SIAPE (Sistema Integrado de Administração de Pessoal), do governo federal. Estão em desenvolvimento mecanismos para integração com as bases do SIAPE ( fita espelho, marcação de férias, etc). Atende atualmente às seguintes funcionalidades: - Administração de Pessoal: funções administrativas básicas relativas aos registros funcionais dos servidores, tais como ingresso, saída, licenças/afastamentos, férias, aposentadoria, etc. - Formação e Avaliação Profissional: prospecção e desenvolvimento de recursos humanos, compreendendo o recrutamento, o controle da escolaridade e titulação dos servidores, a avaliação de desempenho, progressões funcionais, etc. - Saúde, Segurança e Bem Estar: controles afetos ao acompanhamento da saúde e segurança do trabalhador, abrangendo funcionalidades de apoio à concessão de adicionais de insalubridade, periculosidade e raios-x, o acompanhamento das licenças médicas e o registro das moléstias que as originam, etc

5 4.4. Módulo de Administração O módulo de Administração é, sem dúvida, o mais complexo e o mais abrangente, envolvendo as atividades meio da universidade. Atende atualmente às seguintes funcionalidades, algumas agrupadas em módulos próprios: - Requisições on-line de Almoxarifado, Compras, Diárias, Hotel, Passagens, Restaurante, Serviços Externos, Serviços Internos e Veículos. - Controle de pagamento de bolsas fornecidas pela universidade, evitando acúmulo de bolsas por um mesmo bolsista, interrompe bolsas de alunos formandos ou com matriculas trancadas e faz a transferência da folha de pagamento para o SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira) do governo federal, fornecendo relatórios de controle e gerenciais. - Licitação de materiais e serviços, com seleção dos materiais e serviços pedidos pela UFJF, definição de empresas para participar da licitação, lançamento de propostas de valores e marcas enviadas pelos fornecedores, definição de vencedores e fornecimento de relatórios de controle e gerenciais. Cabe ressaltar que são utilizadas as bases de dados CATMAT e CATSER, do SIASG (Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais), do governo federal. - Controle Orçamentário, através do cadastro do orçamento externo e interno da UFJF e destinação de verba por rubrica para as compras de materiais e serviços. - Controle contábil, com emissão de relatórios de controle e gerenciais. - Controle de empenhos, com o acompanhamento do status do empenho, controle de entrega, liquidação e pagamento. - Controle de pagamentos, com liquidação e pagamento do empenho. - Patrimônio: controle de cadastro, aquisição e baixa dos bens patrimoniais da UFJF, sendo sua entrada automática pelo sistema de empenhos, com emissão de relatórios de controle e gerenciais. - Almoxarifado: controle de um ou mais almoxarifados, admitindo requisições on-line, entradas automáticas através do módulo de empenhos, fornecimento de relatórios de controle e gerenciais. - Protocolo: controle do trâmite dos processos da UFJF, buscas por número do processo, assunto, título e busca fonética, controle de entradas, saídas e arquivamentos de processos ou protocolados. 5. Desafios, ganhos e perspectivas Naturalmente, o desenvolvimento e implantação de um sistema de informação com esta abrangência, envolvendo praticamente todas as pessoas ligadas à universidade, não se dá sem que alguns desafios tenham de ser enfrentados. Podemos dividir estes desafios em três tipos: de ordem técnica, de ordem gerencial e de ordem administrativa. Conforme descrito no histórico apresentado anteriormente, a equipe técnica da UFJF vinha de uma experiência anterior com um mainframe, um modelo centralizado, com linguagens estruturadas e praticamente nenhuma preocupação com interface com usuário ou questões relativas a redes de computadores. Com o downsizing, a oportunidade de atualização tecnológica surgiu, mas a adoção de sistemas de terceiros não permitiu à equipe o desenvolvimento adequado. Assim, a adoção de um framework para a web, o uso de programação com orientação a objetos e a remodelagem do banco de dados constituíram um desafio que demandou e demanda até hoje uma capacitação constante. Do ponto de vista da gerência do projeto, os principais desafios, que também persistem, foram a falta de mão de obra especializada para a programação (lembrando que há quatro anos a linguagem PHP, por exemplo, não possuía a difusão atual) e a produtividade inicial no uso de frameworks, que é reconhecidamente baixa. O uso de alunos bolsistas nas tarefas de programação solucionou parte do problema, mas dada a rotatividade, a produtividade ainda é considerada muito 5

6 baixa, uma vez que, quando o aluno adquire experiência com o framework (aumentando a produtividade) o período da bolsa está finalizando ou o aluno está formando. Questões administrativas também tiveram de ser levadas em consideração. A transparência das informações e a remodelagem de fluxos de trabalho, embora importantes para a administração, certamente incomodam aos grupos que detêm estas informações e que, naturalmente, perdem poder ao compartilhá-las. Esse desafio administrativo só pode ser vencido com a conscientização, em todos os níveis, desde a administração central até o usuário final do sistema, da importância da informatização. Na UFJF a equipe técnica pôde contar sempre com o apoio necessário, sem o que é praticamente impossível o sucesso de algum sistema. Por outro lado, a UFJF ganhou em diversos aspectos. Na área técnica, a implantação do SIGA permitiu a modernização do parque de hardware, a atualização tecnológica da equipe, o conhecimento de ferramentas livres úteis e a capacitação em diversas áreas. No aspecto gerencial, embora os grandes desafios, houve uma mudança psicológica da equipe, com maior motivação, iniciativa e participação, fatores que estavam praticamente abolidos quando do uso de sistemas de terceiros. A equipe técnica é extremamente reduzida, com 14 técnicos, e há uma convicção geral de que o sucesso só foi possível graças a sua motivação. Este ganho, em termos de desenvolvimento pessoal, alcançado dentro de um ambiente de funcionalismo público, é extremamente importante. Finalmente, do ponto de vista administrativo, a transparência das informações tem se mostrado extremamente salutar. Há um acompanhamento maior das ações da administração e os dados são mais fidedignos (permitindo um planejamento mais consciente). Cabe ressaltar também, como resultado prático, dois exemplos: (i) a relativa facilidade que a UFJF teve no fornecimento de dados para o PING IFES, em comparação com os problemas e dificuldades enfrentadas por outras instituições e (ii) o recente convênio entre a UFJF e o Ministério da Educação, através da Secretaria de Educação Tecnológica (SETEC), visando a utilização do SIGA nas Escolas Profissionais e Técnicas. O SIGA, porém, está em pleno desenvolvimento. As perspectivas incluem, entre outras: - Integração com outros sistemas em uso na UFJF (por exemplo, o Sistema do Vestibular). - Consolidação dos módulos já implantados, através de uma pesquisa com os usuários. - Criação/utilização de ferramentas para geração de informações gerenciais. - Estudo de viabilidade de migração do SGBD para PostgreSQL 9, dentro da filosofia de uso de ferramentas em software livre. - Documentação mais ampla dos módulos desenvolvidos. - Implantação de processos de melhoria de qualidade em todas as fases do desenvolvimento. 6. Conclusão A implantação do SIGA (Sistema Integrado de Gestão Acadêmica), que continua em andamento, permitiu à UFJF dar um largo passo em busca da excelência acadêmica, meta de todas as universidades. É ponto pacífico que tal excelência, nas áreas de ensino, pesquisa e extensão, não será alcançada, ou terá pouca sustentação, se não houver também uma excelência administrativa. O SIGA, um trabalho cujo reconhecimento tem se dado gradativamente dentro da UFJF e que é praticamente ignorado fora dela, tem colaborado neste processo. Através da transparência das informações, bases de dados têm sido atualizadas e corrigidas. Através das discussões sobre os fluxos de trabalho e documentos, muitos setores estão reorganizando suas tarefas. Através da integração dos sistemas, informações gerenciais são extraídas de forma mais ágil. Naturalmente esta não é uma tarefa fácil, e muitos problemas têm sido encontrados e vencidos, exigindo de todos os participantes no processo que são em número cada vez maior paciência e compreensão. O valor do objetivo, no entanto, demonstrado pelos resultados já alcançados, certamente compensa todo o esforço que tem sido feito