SisBIC Sistema de Gerenciamento de Bolsas de Iniciação

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1 SisBIC Sistema de Gerenciamento de Bolsas de Iniciação 1. Introdução Robson Tenório Universidade Federal da Bahia Centro de Processamento de Dados Salvador Bahia Brasil A Universidade Federal da Bahia, através da Pró-Reitoria de Pós-Graduação desenvolve um esforço muito grande no fomento e incentivo a iniciação científica e tecnológica envolvendo e despertando no aluno de graduação a competência e vocação para uma atividade acadêmica e/ou tecnológica. Este processo envolve um volume muito grande de informações e pessoas (projetos, candidatos, avaliadores, orientadores, coordenadores, etc..). Durante muito tempo o acompanhamento destas atividades era feito de forma quase artesanal, sem se valer dos instrumentos e das informações que a própria Instituição possui. Desta forma, num momento de muito desespero de um gestor em especial, o CPD produziu uma primeira solução que atendia naquele momento e a Pró-reitoria passou a ter um trabalho menor e mais organizado de acompanhamento de todas as etapas que envolve esta atividade. Várias melhorias foram implementadas, mas o velho sistema, estava saturado não estava no padrão de ferramentas adotado, criava muita dependência do pessoal técnico e a decisão de desenvolver uma nova versão era urgente. O SisBIC foi desenvolvido para suprir as necessidades da Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós- Gradução (PRPPG), que depois de quase 6 anos com a solução do velho sistema, a equipe de usuários tinha experiência suficiente para cooperar na especificação deste novo sistema. Este trabalho apresenta as características e funcionalidades deste Sistema. 2. Histórico Uma longa trajetória (figura1) foi percorrida para chegar a atual estrutura sólida e flexível da versão atual, que funciona totalmente de forma parametrizada dentre outros recursos. A primeira versão do sistema, ainda chamada PIBIC, foi desenvolvida no ano de 2002 como uma primeira tentativa de informatizar todo o processo de gerenciamento dos projetos de pesquisa desenvolvidos nesta universidade. Esta versão preliminar atendia parcialmente os interesses da PRPPG que pretendia executar o processo totalmente de forma on-line. No ano de 2004, iniciou-se a execução da segunda fase do projeto PIBIC, onde foi possível complementar a versão anterior adicionando as etapas restantes que completariam o ciclo anual de acompanhamento de projetos de pesquisa. Esta versão atendia os interesses da PRPPG, entretanto o modelo de desenvolvimento, inadequado na época, gerou um software que possuia um alto custo de manutenção. Dessa forma qualquer tentativa de implementação de melhoria era uma tarefa complexa e de alto custo. Em meados de 2007, o CPD/UFBA (Centro de Processamento de Dados) idealizou o desenvolvimento de um framework (FWUFBA) atuando conjuntamente com o novo Sistema de Controle de Acesso (SCA) na tentativa de padronizar a nova plataforma de acesso e desenvolvimento de sistemas. Paralelamente, o SisBIC estaria surgindo como a aplicação pioneira desta nova plataforma. Atualmente o sistema SisBIC foi implantado, estando em pleno funcionamento a primeira etapa do sistema que consiste dos módulos de configuração e submissão. Os outros módulos apresentados neste documento, encontram-se em pleno desenvolvimento com previsão para conclusão total em maio deste ano. O sistema anterior vai fechar o processo dos projetos inscritos e

2 selecionados do ano de 2007 e o novo sistema vai valer para os novos projetos, processo seletivo Ano Versão Tecnologia Características 2002 PIBIC 1.0 ASP SQL Server 2004 PIBIC 2.0 PHP 3 PostgresSQL 7 Acompanhamento de Projetos - Manual Configurações estáticas Era necessário replicar a base Acompanhamento de Projetos - On-line Configurações estáticas Era necessário replicar a base 2007 SisBIC 1.0 FWUFBA (Struts) SQL Server Figura 1 Histórico de versões Acompanhamento de Projetos - On-line Sistema parametrizado Base de dados única 3. Visão Geral O SisBIC é uma ferramenta WEB para acompanhamento de todo o processo dos projetos de Iniciação (Científica e Tecnológica) na Universidade federal da Bahia. O sistema deve gerenciar todo o processo de inscrição, seleção e andamento dos projetos de pesquisa dos docentes UFBA. Orientadores devem submeter seus projetos de pesquisa e planos de trabalhos durante o período de inscrição. Os projetos são analisados por comitês avaliadores, e, os que forem selecionados serão acompanhados ao longo de um (1) ano. Durante o período de acompanhamento os bolsistas selecionados devem submeter relatórios sobre cada período trabalhado (relatório parcial e relatório final). Os comitês podem avaliar o andamento da pesquisa através dos relatórios produzidos pelos bolsistas. Completando assim então o ciclo do período de pesquisa (figura2). INSCRIÇÕES => PROJETOS SELECIONADOS => RELATÓRIO PARCIAL => RELATÓRIO FINAL Figura 2 Visão geral do acompanhamento dos projetos de pesquisa

3 4. Aspéctos Técnicos e decisões relevantes O sistema foi desenvolvido seguindo a nova plataforma desenvolvida pelo CPD/UFA (figura3). Esta consiste das seguintes partes: UFBAdb O UFBAdb surge como o resultado do esforço do CPD para tentar centralizar os dados cadastrais da comunidade UFBA tanto de servidores (Sistema Integrado de Pessoal SIP) como de alunos (Sistema Acadêmico SIAC) em uma base de dados única. Portanto a replicação desnecessária de dados cadastrais em sistemas isolados deixa ser um problema, uma vez que temos uma modelagem consistente do UFBAdb. Framework Dentre os diversos frameworks existentes para a plataforma Web/Java está o Struts que é um projeto de código aberto mantido pela Apache Software Foundation (ASF). Este se baseia no modelo MVC (Model-View-Controller) e oferece uma infra-estrutura padrão de controle do fluxo navegacional com a intenção de reduzir parte do esforço inerente à implementação. O framework CPDFW especializa algumas das classes do Struts diminuindo consideravelmente a complexidade de construção das aplicações disponibilizando uma vasta biblioteca de utilitários e funcionalidades referentes à acesso a banco de dados, consultas, dentre outras. Além de abstrair ao usuário a camada de persistência da aplicações, o CPDFW centraliza o acesso dos usuários aos sistemas pois atua em conjunto com o UFBAdb. SCA O Sistema de Controle de Acesso é a interface para gerencia de permissões de usuários ao sistemas UFBA. Portanto todas as aplicações desta plataforma devem registrar devidamente as permissões dos grupos de usuários e níveis de acesso ao sistema. figura 3 plataforma de desenvolvimento CPD/UFBA

4 5. Arquitetura e Funcionalidades O SisBIC está disposto de forma modular como se segue (figura 4). figura 4 módulos do sistema SisBIC Configuração Permite a parametrização do sistema. Possibilita o gerenciamento concorrente de programas de bolsa de pesquisa de um determinado período de execução. Como exemplo, podemos acompanhar de forma independente o Programa de Bolsas do CNPq e ao mesmo o Programa de Bolsas PIBIT Além disso é possível determinar quais seriam as Agências Financiadoras participantes, qual a estrutura do projeto para um determinado ano, os modelos de relatórios de acompanhamento e qual o esquema de pontuação adotado para cada atividade. De uma forma geral, é possível configurar para cada ano linhas de execuções de programas concorrentes. Submissão Recebe novos projetos de pesquisa e relatórios de acompanhamento. Este módulo é o canal de interação entre orientadores/bolsistas e a PRPPG. O tipo de informação a ser submetida depende da configuração previamente adotada para um determinado ano. Comitê Gerencia o grupo de avaliadores das atividades. Comitês podem ser formados a critério do coordenador de acordo com as sub-áreas de atuação para melhor organizar a distribuição das tarefas de avaliação. Distribuição Permite o coordenador do sistema sincronizar a distribuição de atividades para os avaliadores participantes. A interface rica deste módulo permite que o responsável possa interagir com maior dinamismo ao identificar as atividades e designar um avaliador. Avaliação Este módulo reune as informações previamente configuradas permitindo que o avaliador possa submeter sua análise referente ao projeto de pesquisa ou relatórios de acompanhamento. Em seguida haverá uma compatibilização de todos os projetos avaliados para verificar finalmente quais serão selecionados.

5 6. Conclusões e Trabalhos Futuros Este sistema desde a sua concepção inicial, veio atender uma demanda urgente e importante da Pro-reitoria de Pós-Graduação. Pela forma como foi atendida na primeira versão do sistema, nos idos de 2002, a solução foi uma sistema isolado, que atendia naquele momento, mas sem integração com as informações corporativas dos envolvidos (alunos bolsistas, professores). Esta versão, obedece o princípio da integração de bases. Outro problema identificado nas versões anteriores do sistema era a dependência muito forte do usuário com a equipe de manutenção. Nesta versão, a responsabilidade de configuração do sistema e políticas de gerenciamento foi transferida para a equipe de usuários. Outro fator importante na decisão de desenvolver uma nova solução, foi o ambiente e arquitetura de desenvolvimento do sistema para obedecer os padrões tecnológicos adotados no CPD da UFBA e assim facilitar enormemente as necessidades futuras de manutenção. Um ponto marcante de fato é a parametrização. O usuário tem o controle total sobre o comportamento de todas as etapas do ciclo anual (inscrição, seleção e acompanhamento). Definição da estrutura de submissão de projetos, esquemas de avaliação dentre outros se tornaram dinâmicas. Além disso, outras funcionalidades como publicações de editais, divulgação de notícias dentre outras podem ser realizadas de forma transparente ao usuário. Observa-se que este sistema foi concebido para ser facilmente customizado para outra Instituição. Foi planejado para ser o mais genérico possível facilitando a implantação em outra Universdiade que tenha os processos similares de seleção e acompanhamento de trabalhos de iniciação científica e/ou tecnológica. Esta facilidade será testada muito em breve na Universidade Federal do Recôncavo que vai adotar nosso sistema. Finalmente, pela forma como foi desenvolvido, facilita muito a implantação de novas funcionalidades que sempre surgem dado a dinâmica dos procedimentos de uma Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação.