ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS PARA A RECEITA FEDERAL

Transcrição

1 ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS PARA A RECEITA FEDERAL

2 ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS Localização do serviço na página da RFB (I)

3 ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS Localização do serviço na página da RFB (II)

4 ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS Localização do serviço na página da RFB (III)

5 ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS A entrega de documentos digitais, no âmbito da RFB, será efetivada por solicitação de juntada a: Processo digital. Dossiê digital de atendimento (DDA).

6 ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS Processo digital Procedimento administrativo constituído de atos ordenados, apresentados em formato digital ou eletrônico. Tem como finalidade a obtenção de uma decisão administrativa.

7 ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS Dossiê digital de atendimento (DDA) Procedimento administrativo que tem como finalidade acolher um requerimento de serviço e respectiva documentação instrutória, em formato digital, para análise pelo setor competente da RFB. Deve ser cadastrado um DDA exclusivo para cada serviço solicitado.

8 Quando utilizar um dossiê digital de atendimento ou um processo digital? (I) Os processos digitais são cadastrados pela Receita Federal. Para juntar documentos a um processo digital, o interessado tem que saber o seu número, normalmente informado quando da intimação para o cumprimento de alguma etapa ou formalidade processual.

9 Quando utilizar um dossiê digital de atendimento ou um processo digital? (II) O dossiê digital de atendimento é o instrumento correto para o contribuinte requerer algum serviço da RFB. A lista de serviços que podem ser requeridos por DDA devem ser autorizados pela Receita Federal. O Ato Declaratório Executivo Coaef nº 3, de 02/06/2014, define os serviços com entrega obrigatória dos documentos em formato digital.

10 Serviços e documentação necessária para entrega em formato digital A lista completa de serviços que podem ser requeridos com documentos no formato digital consta no serviço Entrega de Documentos Digitais, tópico Serviços e Documentação Necessária para Entrega de Documentação Digital.

11 Procedimento diferenciado para juntada de documentos aos processos digitais no âmbito da PGFN Não será aceita a solicitação de juntada de documentos, formalizada diretamente pelo interessado, aos processos digitais relativos à DAU em trâmite na PGFN e nas suas unidades regionais e seccionais. O encaminhamento de documentos para análise da PGFN ocorrerá por meio de requerimento de serviço, formalizado em unidade de atendimento da RFB, conforme formulário e documentação específicos para cada serviço, disponíveis no sítio da PGFN

12 ABERTURA DE DOSSIÊ DIGITAL DE ATENDIMENTO (DDA) Em qualquer unidade de atendimento da RFB. Mediante apresentação do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento - Sodea, armazenado em dispositivo móvel de armazenamento (DMA).

13 Localização do formulário da Sodea Na página inicial da RFB em Centrais de Conteúdos, Formulários, Entrega de Documentos Digitais. No tópico Abrir um dossiê digital de atendimento do serviço Entrega de documentos digitais.

14 Preenchimento do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê digital de atendimento Sodea (I)

15 Preenchimento do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê digital de atendimento Sodea (II)

16 Preenchimento do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê digital de atendimento Sodea (III)

17 Preenchimento do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê digital de atendimento Sodea (IV)

18 Requisitos para entrega da Sodea na RFB (I) Em meio digital, em dispositivo móvel de armazenamento (DMA). Gravada em arquivo único, no formato PDF (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior). Margens superior e inferior de, no mínimo, 3cm. Margens laterais de, no mínimo, 2,5cm. Resolução de imagem de 300dpi nas cores preta e branca.

19 Requisitos para entrega da Sodea na RFB (II) Assinatura com o uso de Certificado Digital ICP- Brasil Providenciar a assinatura digital do arquivo por meio do programa AssinadorLivre (TJ/RJ), pelo interessado ou por seu procurador constituído mediante Procuração para o Portal e-cac, com opção Processos digitais. O arquivo da solicitação deve ser gravado em dispositivo móvel para entrega na RFB.

20 Requisitos para entrega da Sodea na RFB (III) Assinatura do signatário sem o uso de Certificado Digital ICP-Brasil Efetuar a impressão e assinatura manual da solicitação. Deve ser utilizada a mesma assinatura constante do documento de identificação, para que seja possível a conferência no momento da recepção. Após, providenciar a digitalização da solicitação e do documento de identificação do requerente da solicitação. Os arquivos digitalizados devem ser gravados no mesmo dispositivo de armazenamento para entrega na RFB.

21 Requisitos para entrega da Sodea na RFB (IV) Assinatura do procurador sem o uso de Certificado Digital ICP-Brasil Efetuar a impressão e assinatura manual da solicitação. Deve ser utilizada a mesma assinatura constante do documento de identificação, para que seja possível a conferência no momento da recepção. Após, providenciar a digitalização da solicitação, da procuração e dos documentos de identificação e qualificação do outorgante e outorgado Os arquivos digitalizados devem ser gravados no mesmo dispositivo móvel de armazenamento para entrega na RFB.

22 Procedimentos do atendente da RFB para efetuar a recepção da Sodea Efetuar a verificação do formulário Sodea (identificação, habilitação do requerente e conferência da assinatura). Providenciar a formação do dossiê digital de atendimento (cadastrar e obter o número do dossiê, e anexar a Sodea ao dossiê). Devolver o DMA e eventuais documentos em papel. Informar o número do dossiê digital. Solicitar ao interessado a juntada dos documentos ao DDA no prazo de 30 (trinta) dias. O dossiê perde a validade após o prazo mencionado.

23 Formas de entrega de documentos digitais A solicitação de juntada de documentos digitais pode ocorrer: via internet com a utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS). mediante atendimento presencial em qualquer unidades de atendimento da RFB.

24 Requisitos para solicitar juntada de documentos digitais via internet Abrir um dossiê digital de atendimento em qualquer unidade de atendimento da RFB. Possuir certificado digital, para juntada a dossiê digital de atendimento. Ser optante do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), para juntada a processo digital.

25 Solicitando a juntada de documentos pela internet (I) 1. Digitalize toda a documentação. 2. Organize e nomeie os arquivos conforme a nomenclatura aplicada a cada tipo de documento.

26 Solicitando a juntada de documentos pela internet (II) 3. Entre no Portal e-cac da RFB, usando o seu certificado digital e escolha a opção "Legislação e Processo". Depois use a opção "Consulta a Processo Digital" e, então, escolha "Solicitação de Juntada de Documentos".

27 Solicitando a juntada de documentos pela internet (III)

28 Solicitando a juntada de documentos pela internet (IV)

29 Solicitando a juntada de documentos pela internet (V) 4. Siga as instruções apresentadas para a Solicitação de Juntada de Documentos.

30 Solicitando a juntada de documentos pela internet (VI) O aplicativo PGS está disponível, também, no serviço Entrega de Documentos Digitais, tópico Programas para Entrega de Documentação Digital.

31 Solicitando a juntada de documentos pela internet (VII) O serviço Consulta ao Manual de Processo Digital disponibiliza diversas informações sobre a juntada de documentos com a utilização do aplicativo PGS.

32 Solicitando a juntada de documentos pela internet (VIII) Permite consultar as orientações do Manual Simplificado do e-processo

33 Providências para entregar documentos digitais em uma unidade de atendimento da Receita Federal (I) 1. Digitalize toda a documentação. 2. Organize e nomeie os arquivos conforme a nomenclatura aplicada a cada tipo de documento. 3. Grave todos os arquivos em uma pasta específica.

34 Providências para entregar documentos digitais em uma unidade de atendimento da Receita Federal (II) 4. Valide os arquivos com a utilização do programa SVA. 5. Assine o Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (Read), gerado pela programa SVA, manualmente ou com uso de certificado digital ICP-Brasil.

35 Providências para entregar documentos digitais em uma unidade de atendimento da Receita Federal (III) 6. Copie a pasta com os arquivos validados para um dispositivo móvel de armazenamento (DMA) adequado. 7. Copie o arquivo do Read digitalizado para o mesmo DMA, mas fora da pasta na qual se encontram os arquivos validados. 8. Apresente o DMA em uma unidade de atendimento da Receita Federal.

36 Documentação que deve ser apresentada em formato digital I - Requerimento (documento mais importante e imprescindível). Deve conter a especificação do serviço pretendido e as informações necessárias e suficientes para o encaminhamento e análise do mérito. Deve ser apresentado no formulário próprio de cada serviço. II - Documentos exigidos para a análise e conclusão do serviço, conforme lista de documentos disponível no sítio da RFB, serviço Entrega de Documentos Digitais, tópico Serviços e Documentação Necessária para Entrega de Documentação Digital. III - Documentos que comprovem a outorga de poderes, se for o caso, bem como os documentos que permitam a correta identificação e qualificação de outorgantes e outorgados.

37 Digitalização dos documentos, tamanho e formato dos arquivos digitais (I) Resolução de imagem de 300dpi nas cores preta e branca. Se a digitalização nas cores preta e branca acarretar prejuízo para a visualização e interpretação dos documentos, utilizar a resolução de 200dpi colorida ou em tons de cinza. Tamanho máximo de cada arquivo: 15 megabytes. O arquivo que exceder esse limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários.

38 Digitalização dos documentos, tamanho e formato dos arquivos digitais (II) Os arquivos deverão estar no formato PDF (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), com margens superior e inferior de, no mínimo, 3cm e margens laterais de, no mínimo, 2,5cm. Os arquivos serão compostos por documentos da mesma espécie.

39 Regras para nomeação de arquivos digitais (I) Não deverão ser utilizados caracteres especiais na nomenclatura dos arquivos, tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra etc. Pode ser utilizado o espaço sublinhado (underline) ( _ ) para separar: a) palavras que compõem o nome de arquivo; (exemplo: notas_fiscais.pdf) b) numerais que indiquem o volume dos arquivos. (exemplos: notas_fiscais_1.pdf, notas_fiscais_2.pdf)

40 Regras para nomeação de arquivos digitais (II) Serão nomeados de forma a identificar os documentos neles contidos, conforme Nomenclatura de Arquivos por Tipo de Documento (Anexo Único da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013).

41 Nomenclatura do arquivos digitais (I) Anexo Único IN RFB nº /11/2013

42 Nomenclatura do arquivos digitais (II) Anexo Único IN RFB nº /11/2013

43 Nomenclatura do arquivos digitais (III) Anexo Único IN RFB nº /11/2013

44 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (I) Sempre que for solicitada a juntada de documentos em formato digital nas unidades de atendimento da RFB, os arquivos devem ser validados pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos SVA O aplicativo está disponível no serviço Entrega de Documentos Digitais, tópico Programas para Entrega de Documentação Digital.

45 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (II) Abra o SVA, vá à opção "Outros Arquivos Autenticação de Arquivos" e clique em "Avançar".

46 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (III) Escolha a opção "Adic. Pastas" e adicione a pasta na qual os arquivos estão gravados.

47 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (IV) Clique em "Prosseguir.

48 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (V) Clique em "Recibo de Entrega".

49 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (VI) Em Informações Complementares, informe o número do e-processo ou e-dossiê ao qual pretenda solicitar a juntada dos documentos. Se não houver e-processo ou e-dossiê formado, deixe o campo em branco. Clique em "Ok".

50 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (VII) Selecione a opção visualizar e clique no botão OK

51 Validação dos arquivos com a utilização do programa SVA (VIII) Visualize o Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (Read).

52 Assinatura do Read pelo contribuinte A assinatura firmada no recibo de entrega de documentos (Read) gerado pelo SVA equivale à declaração do interessado de que: a) as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário; b) os documentos convertidos para o formato digital correspondem a documentos sob a sua guarda.

53 Assinatura do Read com certificado digital (I)

54 Assinatura do Read com certificado digital (II) Para assinar o Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (Read), com uso de certificado digital ICP-Brasil, utilize o aplicativo Assinador Livre (TJ/RS). O aplicativo está disponível no serviço Entrega de Documentos Digitais, tópico Programas para entrega de Documento Digital.

55 Assinatura do Read com certificado digital (III) Sequência de telas para assinatura digital do recibo.

56 Assinatura do Read com certificado digital (IV)

57 Assinatura manual do Read

58 Dispositivos móveis de armazenamento (DMA) (I) São dispositivos móveis de armazenamento (DMA) aceitos para a entrega de arquivos digitais nas unidades de atendimento da RFB: I - Memória USB Flash Drive (Pen Drive) II - Compact Disc (CD) III - Digital Versatile Disc (DVD)

59 Dispositivos móveis de armazenamento (DMA) (II) Poderão ser aceitos outros dispositivos diferentes dos especificados desde que previamente consultada a unidade de atendimento da RFB sobre a existência de elementos de hardware e software necessários à realização da leitura dos arquivos digitais. A Os arquivos que ultrapassarem a capacidade do dispositivo de armazenamento deverão ser distribuídos em tantos dispositivos quantos forem necessários.

60 Recepção dos arquivos digitais na RFB (I) No ato da entrega presencial dos arquivos digitais, o atendente fará uma nova validação dos arquivos digitais para gerar novo Read com a finalidade de confirmar o código de identificação geral (hash) constante do Read apresentado pelo interessado.

61 Recepção dos arquivos digitais na RFB (II) A recepção dos arquivos digitais ocorrerá depois da confirmação do código de identificação geral (hash). A via do Read com a assinatura do atendente (servidor) será o comprovante de entrega perante a RFB para todos os fins. Não serão recebidos arquivos com divergência no hash.

62 Recepção dos arquivos digitais na RFB (III)

63 Recepção dos arquivos digitais na RFB (IV) A autenticação, pelo agente público, de documentos recebidos em formato digital para a inclusão no sistema e- Processo é o atestado de que os documentos juntados correspondem aos que foram entregues pelo interessado.

64 Responsabilidades do contribuinte Cabe ao interessado a responsabilidade pelo conteúdo dos documentos e sua correspondência com os originais. O interessado é responsável pela guarda: a) de cópia dos arquivos digitais que tenham sido juntados a processo digital ou a DDA por sua solicitação; b) dos documentos que lhes deram origem, mantendo-os à disposição da Administração Tributária até o transcurso dos prazos decadencial ou prescricional.

65 Facilidades de acesso ao processo ou dossiê digital de atendimento Contribuinte com certificado digital Terá acesso ao conteúdo integral do dossiê digital de atendimento, onde poderá conhecer os despachos e decisões proferidas. Poderá consultar o processo em tramitação na RFB, no Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF) e na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Contribuinte (também) optante pelo Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) Terá acesso ao inteiro teor do processo, onde poderá conhecer os despachos e as decisões proferidas.

66 A página da Receita Federal no Facebook é mais um canal de divulgação da nossa instituição, assim como nosso canal no YouTube e nossa página do Twitter. Não se trata de um canal de atendimento ao contribuinte. Por meio dessa rede social, a Receita Federal pretende estabelecer laços menos formais no relacionamento com o contribuinte, por meio de campanhas, dicas e mensagens de interesse da administração.