8ª REGIÃO FISCAL PORTARIA Nº 61, DE 10 DE JUNHO DE 2013

Transcrição

1 8ª REGIÃO FISCAL PORTARIA Nº 61, DE 10 DE JUNHO DE 2013 Disciplina a entrega, no âmbito da circunscrição da 8ª Região Fiscal, de documentos para incorporação ao processo digital. O SUPERINTENDENTE ADJUNTO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL NA 8ª REGIÃO FISCAL, no uso das atribuições que lhe conferem os artigos 301 e 314 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, aprovado pela Portaria MF nº 203, 14 de maio de 2012, considerando o disposto no parágrafo único do art. 2º do Decreto nº , de 6 de março de 1972 e alterações posteriores; considerando o disposto na Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006 e alterações posteriores; considerando o disposto na Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010; considerando a modernização da administração tributária que permite ao contribuinte juntar documentos a processos digitais pela Internet via e-cac; considerando a missão institucional da RFB de "exercer a administração tributária e aduaneira com justiça fiscal e respeito ao cidadão, em benefício da sociedade", resolve: Art. 1º - Com a implantação do processo digital, doravante denominado e-processo, a entrega de documentos pelo interessado no âmbito da circunscrição da 8ª Região Fiscal será, preferencialmente, de forma eletrônica no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte - e-cac, por meio do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos - PGS, disponível na Internet, no Sítio da RFB, observando, no que couber, as disposições contidas no artigo 2º e nos Anexos II e III. 1º - Na impossibilidade técnica dos documentos serem encaminhados para a RFB via e-cac, poderão ser entregues, mediante atendimento presencial no Centro de Atendimento ao Contribuinte- CAC ou em uma Agência da RFB, em arquivo digital nos padrões estabelecidos por este ato. 2º - Pen drive, CD e DVD são dispositivos de armazenamento aceitos para entrega de arquivos digitais. Outros dispositivos serão aceitos desde que previamente consultada a RFB sobre a existência de equipamentos necessários à realização da leitura dos arquivos. Art. 2º - Os arquivos digitais apresentados também serão escaneados com programa antivírus pelo servidor e deverão conter as características abaixo, bem como as mencionadas no Anexo II, de forma a tornar viável sua recepção e processamento no ambiente do Sistema do Processo Digital da RFB. 1º - Independentemente da variedade de tipos de documentos a serem entregues, eles comporão um único arquivo PDF que será nomeado segundo a Nomenclatura de Tipos de Documentos constantes do anexo I e, individualmente, não deverá ultrapassar o limite de 15 megabytes ( kilobytes), devendo o arquivo que exceder a tal limite ser fracionado pelo contribuinte em tantos quantos forem necessários. 2º - Havendo o fracionamento de um arquivo em partes de até 15 megabytes, cada parte será nomeada utilizandose a nomenclatura de tipos de documentos acrescida de sequencial de 3 dígitos, iniciado em "001", de forma a caracterizar que se trata de volume fracionado. 3º - Sob pena de recusa de recebimento das mídias digitais, os documentos gerados por meio de escaneamento obrigatoriamente deverão observar a resolução de imagem de 300 dpi (dots per inch) nas cores preta e branca ou, quando houver prejuízo na visualização, obrigatoriamente deverão observar a resolução de 200 dpi colorida, não devendo ser utilizado, em hipótese alguma, a resolução de tons de cinza. 4º - Arquivos pagináveis, tais como arquivos de texto e de imagens que podem ser convertidos para o formato PDF - "Portable Document Format" - sem perderem suas características, devem ser entregues no Formato PDF, conforme Roteiro de Preparo de Arquivos Digitais constante do item 2 do Anexo III.

2 5º - Os arquivos não pagináveis, definidos no Anexo II, devem observar o estabelecido neste ato e serem entregues pelo contribuinte nos formatos originais conforme Roteiro de Preparo de Arquivos Digitais constante do item 3 do Anexo III, não devendo ser convertidos para o formato PDF. 6º - Não serão recepcionados arquivos digitais rejeitados pelo programa antivírus da RFB. Art. 3º - Os arquivos que ultrapassarem a capacidade do dispositivo de armazenamento deverão ser distribuídos em tantos dispositivos quantos forem necessários, providenciados pelo contribuinte, com identificação externa de cada unidade que conterá CPF/CNPJ e nome do interessado, bem como identificação sequencial do volume na forma fracionária: (s/t), onde "T" representa o número total de dispositivos de armazenamento e "s" representa o número sequencial em relação ao número total. Art. 4º - A pessoa competente para firmar entrega de arquivos digitais na RFB é o contribuinte, seu procurador ou seu preposto constituído nos termos dos artigos a da Lei nº , de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), doravante denominado representante legal do interessado. 1º - No momento da entrega, os arquivos digitais deverão estar acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais -READ, gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais - SVA, conforme estabelecido nos itens 1.4 e 2.3 do Anexo III, e assinado pelo representante legal com reconhecimento de firma. I - Os arquivos digitais apresentados pessoalmente pelo representante legal ficam dispensados de reconhecimento de firma no READ II - Independentemente de quem estiver efetivando a entrega, deverão ser apresentados os originais ou cópias autenticadas dos documentos que comprovam a representação. III - A assinatura firmada no READ é a prova de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e é o ateste do contribuinte, sob as penas da lei, de que as imagens entregues sem a expressão "cópia simples" são imagens obtidas de documentos originais que estão em seu poder, ficando resguardado à RFB, a qualquer momento, o direito de solicitar os documentos originais, conforme prescrito no 3º do artigo 1º da Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de º - O campo "Informações Complementares" do READ deverá estar preenchido, obrigatoriamente, com o número do e-processo a que se refere, bem como indicar a existência de arquivos não pagináveis, conforme o caso. Art. 5º - No ato da entrega presencial dos arquivos digitais, o servidor da RFB gerará novo READ com a finalidade de confirmar o código de identificação geral (hash) constante do READ apresentado pelo representante legal do interessado. 1º - A recepção dos arquivos digitais ocorrerá após a confirmação do hash, sendo que a via do READ com a assinatura do servidor atendente será comprovante de entrega perante a RFB para todos os fins. 2º - Quando ocorrer divergência de hash, sendo da conveniência do interessado prosseguir na entrega, o recibo será o READ gerado e assinado pelo servidor com o registro da ocorrência, que também deverá ser assinado pelo interessado e que servirá de comprovante de entrega perante a RFB. 3º - O READ apresentado pelo interessado e o READ com o registro da divergência deverão constar do e-processo, bem como os documentos que comprovam a representação prevista no inciso II do 1º do art. 4º e desde que ainda não conste no e-processo. 4º - Sendo possível o processamento de imediato, o dispositivo de armazenamento deverá ser prontamente restituído, desde que não necessite permanecer arquivado no interesse da Administração. Art. 6º - A vista de processo digital será realizada via e-cac, sempre que o contribuinte for optante pelo Domicílio Tributário Eletrônico - DTE.

3 1º - Na impossibilidade, poderá solicitar cópia do e-processo no CAC ou na Agência da RFB, e a entrega será efetivada, obrigatoriamente, em arquivo digital gravado em dispositivo de armazenamento fornecido pelo interessado, juntamente com o READ gerado e assinado pelo servidor responsável e pelo solicitante. 2º - Nos casos de defeito ou incompatibilidade do dispositivo de armazenamento, poderá ser fornecida cópia em papel, após recolhimento de valor correspondente às despesas em Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF, conforme ato específico. Art. 7º - A guarda dos arquivos digitais entregues nos termos desta Portaria é de inteira responsabilidade do contribuinte, que deverá mantê-los à disposição da Administração Tributária até o transcurso dos prazos decadencial e/ou prescricional, previstos nos artigos 173 e 174 da Lei nº 5.172, de Código Tributário Nacional, ou até o término do processo administrativo, o que for maior. Parágrafo Único - Os documentos em papel que deram origem aos arquivos digitais entregues na RFB, também devem ser conservados na forma do caput. Art. 8º - Os documentos contidos em arquivos digitais entregues à RFB na forma desta Portaria, após incorporados ao correspondente e-processo serão considerados cópias autenticadas, nos termos do 5º do artigo 1º da Portaria MF 527, de 9 de novembro de 2010, sendo resguardado o direito da RFB solicitar o documento original a qualquer tempo. Parágrafo Único - Antes da digitalização de documento que não seja original nem cópia autenticada, deverá ser aposta pelo interessado, sem sobrepor-se ao texto, a expressão "cópia simples". Art. 9º - A recepção de documentos para juntada a processo digital será conclusiva, evitando-se a internalização de qualquer tipo de documento ou arquivo digital. 1º - Nos casos em que problemas de ordem técnica inviabilizarem, dificultarem ou tornarem morosa a formalização de atos no Sistema de Processo Digital, excepcionalmente os documentos poderão ser apresentados em papel. I - Serão internalizadas apenas cópias simples e segundas vias de petições, respostas, contestações, comunicados, requerimentos e demais expedientes de lavra do representante legal do interessado que, após conservação do conteúdo na forma digital com anexação ao correspondente e-processo, serão destruídas conforme previsto 9º doartigo 2º da Portaria MF nº 527/2010. II - A primeira via das petições, respostas, contestações, comunicados, requerimentos e demais expedientes de lavra do representante legal do interessado, com o protocolo da RFB, será devolvida ao contribuinte que será o detentor destes documentos originais nos termos do 3º do artigo 1º da Portaria MF nº 527/ º - À exceção de uma das vias do READ apresentado pelo representante legal do interessado, documentos originais em papel e/ou arquivos digitais serão retidos apenas nos casos de interesse da Administração, mediante Recibo Comprobatório de Retenção de Documentos e/ou Arquivos Digitais. Art Para os documentos ou arquivos digitais encaminhados via postal serão observados, no que couber, os procedimentos constantes deste ato. Art Esta Portaria revoga a Portaria SRRF08 nº 039, de 26 de março de 2012, e entra em vigor na data de sua publicação. MARCELO BARRETO DE ARAÚJO

4 ANEXO I TIPOS DE DOCUMENTOS A formatação utilizada para salvamento de arquivo deve ser nos moldes abaixo demonstrado. Nunca utilizar na nomenclatura do nome do arquivo caracteres especiais, acentuação, "ç", abreviaturas em nomes e sinal gráfico ".", exceto o que normalmente se apresenta posicionado entre a nomenclatura e a expressão designativa do formato do arquivo. Sempre utilizar o sinal gráfico sublinhado (underline) como padrão para preencher os espaços em branco. Exemplos elucidativos: MANIFESTACAO_DE_INCONFORMIDADE.pdf, NOMENCLATURA PADRÃO DE ARQUIVOS DOCUMENTOS_ COMPROBATORIOS IMPUGNACAO MANIFESTACAO_ DE_ INCONFORMIDADE PETICAO RECURSO RESPOSTA_ A_ INTIMACAO CONTRARRAZAO Atenção: Os documentos não pagináveis constarão em arquivo PDF a parte, nomeado com o padrão da nomenclatura acima, precedido da expressão "READ_ENVELOPE_". Ex.: READ_ENVELOPE_IMPUGNACAO, o que demonstra que o contribuinte está entregando um arquivo denominado IMPUGNAÇÃO e outro denominado READ_ENVELOPE_IMPUGNACAO (tipo PDF) que contém dentro dele documentos não pagináveis como por exemplo planilhas, apresentações, vídeos etc. ANEXO II ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DOS ARQUIVOS NÃO PAGINÁVEIS 1- Definição São os arquivos não imprimíveis ou que, se impressos forem, ainda que no formato PDF, não oferecem condições de reproduzir fielmente o conteúdo da informação original. Por esse motivo, a análise de seu conteúdo depende da utilização de aplicativos específicos para abrir o arquivo na sua forma original como, por exemplo, planilhas, arquivos textos com macros etc, de modo que não haja comprometimento da qualidade da informação. Nesses casos, necessitam ser juntados aos autos em seu formato original Formatos de Arquivos Aceitos Os arquivos aceitos nessas condições são preferencialmente os dos tipos planilhas nos formatos padrão ".ods", arquivos em texto puro nos formatos ".txt" ou ".csv" e vídeo nos formatos ".avi" ou ".mov" O tamanho do arquivo deve ser inferior a 15 megabytes de forma a possibilitar a execução do procedimento mencionado no item seguinte, sem que seja ultrapassado o limite máximo de tamanho de arquivo permitido para inclusão no e-processo.

5 2.3 - Os arquivos devem ser submetidos ao procedimento de autenticação a que se refere o artigo 4º, resultando na gravação de um READ Envelope em formato PDF, que servirá unicamente como envelope ou container de acondicionamento dos arquivos não pagináveis. No campo de informações complementares do recibo deve ser indicada a expressão "envelope contendo arquivos não pagináveis", seguida da descrição do conteúdo dos arquivos. O READ Envelope não precisa ser impresso em papel e nem assinado, pois o arquivo PDF correspondente, após realizado o envelopamento descrito nos itens seguintes, deverá ser submetido ao procedimento de autenticação tal como os arquivos pagináveis, o que resultará na gravação do READ para fins de entrega de todos os arquivos, tal como previsto no art. 4º, 1º Os arquivos devem ser anexados, em seu formato nativo, no READ Envelope. Trata-se de procedimento semelhante ao de anexar um arquivo em uma mensagem eletrônica ( ). Tal procedimento deve ser feito pelo interessado com o auxílio de um aplicativo de edição de PDF, devendo ser observado que o tamanho daquele envelope, após executada a anexação, deve ser de no máximo 15 megabytes ( kilobytes). ANEXO III ROTEIRO DE PREPARO DE ARQUIVOS DIGITAIS 1. APLICATIVOS NECESSÁRIOS 1.1. Software de digitalização Necessário quando o usuário pretender gerar imagens de documentos em papel com a utilização de um escaner. Normalmente o software acompanha o equipamento a ser utilizado no processamento das imagens Software de impressão virtual para o formato PDF Necessário quando o usuário pretender gravar um arquivo PDF a partir de um documento eletrônico preexistente. Na internet podem ser encontrados vários aplicativos gratuitos, como por exemplo, o PDF Creator ou o PDF Redirect. Com a instalação do software no computador do usuário, a lista de impressoras disponíveis passa a contar com mais um item, qual seja, o da "impressora virtual PDF" Suíte BrOffice/LibreOffice Necessário quando o usuário pretender gravar um arquivo PDF a partir de um documento eletrônico preexistente que seja nativo ou que possam ser reproduzido pelo Writer (editor de documentos de texto) ou pelo Calc (editor de planilhas eletrônicas). O BrOffice/LibreOffice é uma suíte de aplicativos baseada em software livre, adotada pela RFB para a criação de documentos de texto, planilhas eletrônicas e apresentações no formato ODF Open Document Format (documento de formato aberto), conforme aprovado pela Associação Brasileira de Normas Técnicas, na norma NBR ISO/IEC26300:2008. O BrOffice/LibreOffice é gratuito e pode ser encontrado na internet em SVA - Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Necessário para a geração do código de autenticação dos arquivos (hash) e do correspondente Recibo de Entrega de Arquivos Digitais - READ. O SVA está disponível na página da RFB na internet ( www. receita. fazenda. gov. br/ previdencia/ ArquivosDigitais/ default.htm)

6 1.5. Editor de PDF Necessário quando se tratar de arquivos não pagináveis, que devem ser envelopados dentro de um PDF. Há editores de PDF disponíveis gratuitamente na internet, dentre os quais o Foxit Reader, que pode ser obtido em www. foxitsoftware. com/ 1.6. Software PDF Sam Necessário para juntar vários arquivos PDF em um único arquivo, bem como permite a divisão desse único arquivo em várias partes fracionadas no tamanho de 15MB, em consonância com o 1º do art. 2º. 2. ARQUIVOS PAGINÁVEIS Os arquivos pagináveis, tais como arquivos de texto e de imagens que podem ser convertidos para o formato PDF ("Portable Document Format") sem perderem suas características, devem ser entregues no formato PDF OBTENDO ARQUIVOS PDF POR MEIO DE DIGITALIZAÇÃO Há vários tipos de equipamentos de uso doméstico ou profissional que possuem o recurso de digitalização de imagens, sendo os mais comuns: escaner de mesa, escaner de produção, escaner portátil e multifuncional. Seguindo as instruções do software que acompanha o equipamento de que disponha, o usuário consegue configurar a resolução necessária e digitalizar seus documentos existentes em meio físico (ex.: CPF, RG, CNH, contratos, recibos, certidões e outros papéis) e gravar as imagens assim obtidas para o formato ".pdf". IMPORTANTE! Configurar resolução 300 dpi/preto e branco ou 200 dpi/colorida. NÃO utilizar escalas de cinza OBTENDO ARQUIVOS PDF POR MEIO DE IMPRESSÃO VIRTUAL Documentos eletrônicos nativos da suíte BrOffice Quando possuir documentos eletrônicos nativos ou que possam ser reproduzidos pelo Writer (editor de documentos de texto) ou pelo Calc (editor de planilhas eletrônicas), ambos da suíte BrOffice, o usuário consegue gerar um PDF por intermédio da opção de menu "Arquivo", "Exportar como PDF", bastando seguir as instruções de tela para gravar o correspondente arquivo. Opcionalmente pode ser adotado o procedimento descrito no item seguinte Documentos eletrônicos nativos de outros aplicativos Quando possuir documentos eletrônicos produzidos por outros aplicativos, o usuário pode providenciar a sua impressão por intermédio de uma "impressora virtual" previamente instalada em seu computador, capaz de gravar e exportar arquivos em formato ".pdf". Na internet podem ser encontrados aplicativos gratuitos como o PDF Creator e o PDF Redirect. Após instalado o aplicativo, a correspondente impressora virtual passa a ser exibida na caixa de seleção juntamente com as demais impressoras configuradas no computador do usuário. PASSOS: 1. Abra o documento eletrônico, certificando-se previamente de ter instalado o seu aplicativo nativo no computador (caso contrário, não será possível realizar a leitura daquele documento); 2. Faça uma prévia visualização de impressão a fim de certificar- se de que o documento a ser impresso reproduz fielmente o conteúdo da informação original. Se necessário, feche a visualização de impressão e utilize-se do recurso de configuração de página do aplicativo para realizar os ajustes necessários; 3. Inicie a execução do comando de impressão do arquivo e, na caixa de seleção de impressora, escolha aquela correspondente à impressora virtual. Com isso, ao ser descarregada a impressão, será gerado um arquivo de imagem a ser gravado no formato ".pdf".importante!

7 Quando o documento impresso para PDF não oferecer condições de reproduzir fielmente o conteúdo da informação original, poderá ser dado o tratamento descrito no item sobre "ARQUIVOS NÃO PAGINÁVEIS". Ex.: planilha eletrônica abrangendo inúmeras linhas e colunas, ou contendo determinadas fórmulas de cálculo que o usuário pretende que sejam examinadas, ou que seja conveniente possibilitar a tantos quantos forem consultar a planilha, que se utilizem dos recursos do Calc para obter um melhor desempenho na análise do documento (filtragem de dados, localização de registros específicos etc.) 2.3. GERANDO O READ PASSOS 1. Gravar os arquivos no dispositivo de armazenamento (pen drive, DVD, CD etc.); 2. Abrir o aplicativo SVA previamente instalado no computador e seguir as instruções de tela, de forma a executar a leitura e a gravação dos hashes daquele dispositivo de armazenamento; 3. Imprimir o READ em duas vias que acompanharão a entrega dos arquivos na unidade da RFB. IMPORTANTE! O PDF do READ não pode ser incluído no dispositivo de armazenamento, devendo acompanhar este, apenas impresso em papel. 3. ARQUIVOS NÃO PAGINÁVEIS São arquivos não imprimíveis ou que, se impressos forem, ainda que no formato PDF, não oferecem condições de reproduzir fielmente o conteúdo da informação original. Por esse motivo, a análise de seu conteúdo depende da utilização de aplicativos específicos e, para que não haja comprometimento da qualidade da informação, necessitam ser juntados aos autos em seu formato original. Exemplos: - planilha eletrônica abrangendo inúmeras linhas e colunas, ou contendo determinadas fórmulas de cálculo que o usuário pretende que sejam examinadas, ou que seja conveniente possibilitar a tantos quantos forem consultar a planilha, que se utilizem dos recursos do Calc para obter um melhor desempenho na análise do documento (filtragem de dados, localização de registros específicos etc.); - arquivos digitais da escrituração contábil e fiscal que estejam em formato de texto com leiaute padronizado ENVELOPAMENTO DE ARQUIVOS Gerando o READ Envelope a) Formar um único conjunto por tipo de documento, observando que o tamanho de cada conjunto deve ser inferior a kilobytes (como padrão adotar tamanho limite de kilobytes);