ROTEIRO DE REQUERIMENTO COM E-PROCESSO (NA IRF/SPO A PARTIR DE 02/05/2011)

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1 ROTEIRO DE REQUERIMENTO COM E-PROCESSO (NA IRF/SPO A PARTIR DE 02/05/2011) Este roteiro orienta a como preparar os documentos referentes à IN SRF 650/2006 e à IN RFB 1098/2010, na IRF/SP, de acordo com a OS/IRF/SPO 05 de 2011, publicada no D.O.U. em 15/04/2011, páginas 24 e 25). 1- PREPARAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DO(S) ARQUIVO(S) 1. Preparar a documentação nos mesmos moldes que se era exigido para a formalização em papel, ou seja, cópias autenticadas dos documentos e firmas reconhecidas nos requerimentos e declarações do contribuinte. Numerar as páginas e não carimbar ou escrever EM BRANCO no verso. 2. Adicionar à documentação o comprovante de adesão à Caixa Postal do e-cac e um índice, que vai ser a primeira folha do processo, seguindo a lista de documentos (check-list) disponível na CAC/IRF/SPO e neste CD, indicando em qual folha está cada grupo de documentos. Por exemplo: ÍNDICE DO REQUERIMENTO DE HABILITAÇÃO SIMPLIFICADA EMPRESA: LOJA DA ESQUINA CNPJ: / Índice...folha 01 Requerimento...folha 02 Documento identificação do Responsável......folha 03 Atos constitutivos folha 04 E assim sucessivamente, até incluir todos os documentos. 3. Digitalizar todos os documentos, frente e verso, em resolução 300 dpi e preto e branco, salvando-os em um arquivo de extensão.pdf. 4. Tomar cuidado para não deixar de digitalizar as páginas que contenham etiquetas dos cartórios. Se possível, pedir no cartório que as etiquetas de autenticação e reconhecimento de firma sejam afixadas na frente do documento. 5. Criar um documento digital contendo todo o conjunto de documentos em papel. Caso o arquivo resultante tenha um tamanho maior do que 15 MB, fracioná-lo em arquivos menores, com no máximo 15 MB. 6. Nunca criar um documento digital para cada folha do requerimento. Criar sempre o menor número de arquivos possível, respeitando o tamanho máximo de 15 MB por arquivo. 7. Nomear o arquivo da seguinte maneira: Razão social curta+cnpj básico+tipo de serviço.pdf. P. Ex.: Lojadaesquina pqmonta.pdf Ou, no caso de mais de um arquivo: 1

2 Lojadaesquina pqmonta1-2.pdf Lojadaesquina pqmonta2-2.pdf Obs.: Não utilizar pontos no nome do(s) arquivo(s). 8. Gravar o arquivo em CD/DVD. 9. Fazer a validação dos arquivos, a partir do CD/DVD, pelo SVA. 10. Preencher o Recibo Declaratório (anexo I da OS IRF/SPO Nº 5/2011), informando nele os dados obtidos no SVA e apresentar na recepção do pedido de habilitação, o CD, o Recibo Declaratório e o Recibo do SVA, ambos assinados e com firma reconhecida. 11. Nos casos de habilitação ordinária, gravar os anexos 1 A, 1 B e 1C em outro CD/DVD. 2 - CAIXA POSTAL NO E-CAC Com o e-processo, o Contribuinte já pode ter acesso ao conteúdo do seu processo. As comunicações para ciência do Contribuinte, acerca do andamento do e-processo, serão feitas pela Caixa Postal Eletrônica no e-cac. Por isso, será necessário incluir, na documentação que será digitalizada, o comprovante de adesão à caixa postal no e-cac. A Caixa Postal Eletrônica deverá ser do contribuinte (Pessoa Física ou Jurídica) requerente da habilitação, nunca de seus representantes. a - COMO FAZER A OPÇÃO Acessar o portal do e-cac, na tela abaixo: 2

3 Dentro da tela abaixo, acessada via certificado digital pelo Contribuinte ou seu representante com procuração eletrônica, selecionar a opção Caixa Postal : Na tela seguinte, selecionar Termo de Opção Por Domicílio Tributário Eletrônico : 3

4 Na seqüência, aparece a tela com o termo de opção. Ler com atenção o conteúdo do TERMO DE OPÇÃO POR DOMICÍLIO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO e selecionar Enviar Opção : 4

5 A última tela é a confirmação do sucesso da transação. Esta tela deve ser impressa e digitalizada junto com o restante dos documentos da petição. Nunca junte a tela anterior, pois nela ainda não se efetivou a opção pela Caixa Postal Eletrônica. Nesta tela, também, é possível fazer o cadastramento de celulares para recebimento de mensagens informando a chegada de novas mensagens na Caixa Postal Eletrônica. b - COMO ACESSAR AS MENSAGENS Com o certificado digital, selecionar a opção Caixa Postal Mensagens : 5

6 3 - ORIENTAÇÕES SOBRE O USO DO SVA PARA VALIDAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS O aplicativo SVA (Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos) deverá ser utilizado para a emissão do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais que compõe os requerimentos relacionados à habilitação no SISCOMEX. O download do aplicativo pode ser feito no sítio em Download de Programas, Programas para Empresas, Fornecimento de Programas Pessoa Jurídica. UTILIZAÇÃO Na primeira tela do aplicativo, clicar em Editar : 6

7 Nesta tela, informar os dados da empresa e do Responsável Legal que irá assinar o Recibo de Entrega e depois salvar. Os demais campos devem ser deixados em branco: Selecionar a opção Autenticação de Documentos e depois Avançar : 7

8 Os arquivos a ser validados serão selecionados agora. Clicar em Adic. Arquivos e depois em Prosseguir : 8

9 Em Examinar, indicar a Unidade de CD/DVD: Selecionar os arquivos a ser validados: 9

10 Proseguir: 10

11 Clicar em Recibo de Entrega : Preencher as informações adicionais dos arquivos na tela a seguir: 11

12 Em Destino do Relatório, selecionar Imprimir : Apresentar o recibo em papel, assinado e com firma reconhecida, juntamente com o CD/DVD contendo os arquivos, na triagem da CAC/IRF/SP. 12

13 3 - ACOMPANHAMENTO DO E-PROCESSO NO E-CAC Com o e-processo, o Contribuinte tem acesso direto ao conteúdo do processo, via internet, pelo e-cac, dentro do sítio da RFB. Para tanto, o contribuinte ou seu representante, com procuração eletrônica, precisam acessar o e-cac com certificado digital. Na próxima tela, selecionar Acessar o Portal e-cac: E depois: 13

14 Nesta tela, entrar em Alterar Perfil de Acesso e informar em qual situação abaixo se enquadra e o CPF/CNPJ do Contribuinte: Nesta tela, selecione a opção Processo Digital : 14

15 PROCURAÇÃO ELETRÔNICA A RFB criou dois tipos de procurações eletrônicas. Cada uma atende a uma das situações abaixo: 1 PROCURAÇÃO ELETRÔNICA Outorgante e outorgado com certificado digital, e 2 PROCURAÇÃO PARA A RECEITA FEDERAL DO BRASIL Outorgante sem certificado digital e outorgado com certificado digital. a - COMO CADASTRAR PROCURADORES NA PROCURAÇÃO ELETRÔNICA Acessar, com o certificado digital, a tela abaixo: 15

16 Selecionar o serviço Procuração Eletrônica : Selecionar Cadastrar Procuração : 16

17 Nesta tela, informar o CPF/CNPJ do Procurador, a data de validade da procuração e o(s) poder(es) abrangidos pela procuração (no caso do e-processo, marcar a quadrícula Processos Digitais : 17

18 b - COMO SOLICITAR A PROCURAÇÃO PARA A RFB Não há necessidade de o outorgante possuir certificado digital para constituir a procuração. A procuração será emitida, exclusivamente, a partir do aplicativo disponível no sítio da RFB na Internet, e conterá a hora, a data de emissão e o código de controle a ser utilizado no processo de validação da procuração em unidade de atendimento da RFB. Essa procuração deverá ser impressa e assinada pelo outorgante ou por procurador constituído por procuração pública específica com poderes próprios para a realização desta outorga, na presença de servidor de unidade de atendimento da RFB. Quando se tratar de pessoa jurídica, deverá ser assinada pelo responsável da empresa perante o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). A procuração deverá ser entregue em uma Unidade de Atendimento (no Estado de São Paulo, nos CACs das DRFs/DERATs), no prazo de 30 (trinta) dias contados da data de sua emissão, acompanhada de cópias autenticadas dos documentos de identidade do outorgante e outorgado, sendo que a autenticação das cópias também poderá ser efetuada pela própria unidade de atendimento da RFB, mediante apresentação dos documentos originais, para que ela seja conferida e validada no sistema. Somente a partir da aceitação da procuração na Unidade da RFB, é que o possuidor do certificado passará a ter acesso aos serviços, em nome do outorgante. Lista das Unidades de Atendimento: Essa procuração terá prazo de validade de 5 (cinco) anos, salvo se for fixado prazo menor pelo outorgante, sendo vedado o substabelecimento.conforme da Instrução Normativa RFB nº 944, de 29/05/2009, esta procuração terá a validade de 5 (cinco) anos. Entrar no link marcado na tela abaixo: 18

19 Selecionar a opção Solicitação de Procuração para a Receita Federal do Brasil : Nesta tela, o Contribuinte pode Cadastrar, consultar ou cancelar a procuração. Selecione Cadastro : 19

20 Nesta tela, informar os dados do Outorgante e do Outorgado: Depois, selecionar, dentro da lista de serviços disponíveis, a opção Processos Digitais, dentro dos serviços Destinados tanto a Pessoa Física quanto a Pessoa Jurídica : 20