MANUAL DE ATENDIMENTO A OFÍCIOS ÓRGÃOS DE REGISTRO ÍNDICE. Tela inicial...05 VISUALIZAR OFÍCIO...07 RESPONDER OFÍCIO...09

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1 MANUAL DE ATENDIMENTO A OFÍCIOS ÓRGÃOS DE REGISTRO ÍNDICE INTRODUÇÃO...02 ACESSAR O SISTEMA...03 Tela inicial...05 VISUALIZAR OFÍCIO...07 RESPONDER OFÍCIO...09 Circularização...09 Arrolamento/Cancelamento...11 ENVIAR INFORMAÇÃO...12 ANEXO I...14 Abrindo arquivo no Excel...14 Abrindo arquivo no BROffice

2 INTRODUÇÃO Em continuidade ao processo de aprimoramento de seus procedimentos, a Receita Federal do Brasil RFB iniciou a implantação, no segundo semestre de 2013, de procedimento automatizado para o envio de correspondências e processamento de solicitações a órgãos encarregados do registro de bens e direitos para fins de efetivação das medidas de arrolamento determinadas pela legislação em vigor. Como sabido, incumbe à autoridade fiscal, nos termos da Lei 9.532, de 10 de dezembro de 1997, art. 64, proceder ao arrolamento de bens e direitos do sujeito passivo sempre que o valor dos créditos tributários de sua responsabilidade for superior a trinta por cento do seu patrimônio conhecido, cabendo aos órgãos ou entidades onde, por força de lei, os bens móveis ou direitos sejam registrados ou controlados, realizar o registro dos termos de arrolamento encaminhados e proceder às devidas comunicações. Deste modo, o envio de solicitações de informações para fins de identificação de bens de propriedade de pessoas físicas e jurídicas, passíveis de terem bens arrolados, e o envio dos respectivos termos de arrolamento junto a Órgão de Registro, passou a ser realizado mediante acesso ao sítio da RFB, pelo qual as respostas às requisições podem ser efetuadas de forma simples e automática, dispensando-se com isso, o protocolo de respostas em ofícios e esforços oriundos dessas comunicações. As requisições são enviadas mediante ofício padrão, em papel, assinado com certificado digital emitido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, que atendem os requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras ICP. Sua autenticidade pode ser comprovada quando da consulta utilizando como chave de acesso o número da solicitação que acompanha o ofício da requisição. Recentemente foram implementadas novas funcionalidades e melhorias para facilitar o trabalho dos órgãos de registro, quando do acesso ao sítio da Receita Federal do Brasil. Como exemplo, a possibilidade de visualizar/imprimir o ofício, por contribuinte, com o número do respectivo processo e a possibilidade de exportar a relação de bens e direitos em formato de planilha editável, conforme os passos demonstrados nesse manual. Uma vez realizada a devida atualização do registro do bem em seus cadastros, conforme requisição, bastará ao Órgão de Registro responder o que lhe foi solicitado no ofício, através do sítio da RFB, de forma simples, ágil e segura. Essa etapa é essencial para continuação do procedimento de garantia do crédito tributário, e está prevista no art. 8º, 2º, da Instrução Normativa RFB nº 1.171, de 07 de julho de Após o envio das informações é gerado recibo da transmissão, para controle do Órgão de Registro. Caso seja necessário, existe a possibilidade de retificação da informação transmitida, e impressão de novo recibo, confirmando essa nova transmissão. Importante observar que, para perfeito funcionamento das funcionalidades, é necessária a utilização do navegador Internet Explorer versão 9 em diante, Google Chrome, ou o Mozzila FireFox. 2

3 ACESSAR O SISTEMA O Órgão de Registro recebe em papel um ofício enviado pela Receita Federal/PGFN, conforme modelo abaixo, contendo a solicitação, juntamente com um número de requisição com o qual o Órgão irá acessar o sistema pelo sítio da Receita Federal: Modelo de Ofício Padrão XXXXXXXXXXXXXX, XX DE DEZEMBRO DE Com base no disposto no 5º do art. 64 da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, informa-se que encontra-se disponível no sítio da Secretaria da Receita Federal do Brasil na internet ( na opção Convênio/Parceiros Atendimento a Ofícios Órgãos de Registro, a requisição nº xxxxxxxxxxxx contendo a relação de bens e direitos arrolados do(s) contribuinte(s) identificado(s), para que seja providenciada, por Vossa Senhoria, a averbação ou registro de arrolamento. 2. O cumprimento desta providência por esse órgão registral deverá ser informada posteriormente no mesmo local acima mencionado, onde consta a requisição com a lista de contribuintes e de bens e direitos arrolados. 3. Por oportuno, esclarece-se que a ocorrência de alienação, transferência ou oneração de qualquer dos bens e direitos relacionados deve ser comunicada, via ofício, à unidade da Secretaria da Receita Federal do Brasil, no prazo de quarenta e oito horas. O descumprimento dessa obrigação implicará a imposição da penalidade prevista no art. 9º do Decreto-Lei nº 2.303, de 21 de novembro de 1986, observada a conversão a que se refere o inciso I do art. 3º da Lei nº 8.383, de 30 de dezembro de 1991, e o art. 30 da Lei nº 9.249, de 26 de dezembro de 1995, independentemente de outras cominações legais, inclusive em decorrência de dano ao Erário que vier a ser causado pela omissão ou inexatidão da comunicação. 4. Outros esclarecimentos poderão ser obtidos na unidade da Secretaria da Receita Federal do Brasil de sua jurisdição, ou pelo telefone (XX) xxxxxxxx Atenciosamente, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Matrícula: xxxxxx Certificado Digital No. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX DELEGADO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL DRF-XXXXXXXX Para responder ao Ofício, o usuário deve acessar o sítio e na tela inicial, ir na opção Convênios e Parceiros, conforme tela abaixo. 3

4 Ou, se preferir, digitar no campo Busca no sítio a frase Convênios e parceiros. Em seguida, selecionar: Atendimento a Ofícios - Órgãos de Registro Selecionando Atendimento a Ofícios, o sistema abrirá a tela abaixo, na qual devem ser informados: - CNPJ do Órgão; - Número da requisição, constante do ofício recebido; - Imagem que o sistema gera. 4

5 Atenção para o comportamento dos botões de retorno das telas: - sai do sistema. - retorna à tela imediatamente anterior. - retorna à página inicial, sem sair do sistema. TELA INICIAL O sistema apresentará a tela abaixo com todas as requisições pertencentes ao Órgão de Registro, independentemente se já atendidas ou não. Há três tipos de requisições: - CIRCULARIZAÇÃO corresponde às requisições de informações sobre bens de dado contribuinte, para fins de eventual arrolamento legal. - ARROLAMENTO corresponde à solicitação de arrolamento de bens que deverão ser registrados pelo Órgão de Registro, cuja relação consta do ofício que pode ser visualizado na tela seguinte. - CANCELAMENTO corresponde às requisições feitas para cancelamento de arrolamentos já feitos anteriormente no Órgão de Registro. Atenção: caso o Órgão de Registro possua mais de uma requisição com status Aguardando (resposta), o sistema mostrará, em ordem decrescente de data, todas as requisições, estando, portanto, o número da requisição com a qual ele acessou o sistema, submetida a essa ordem. E nesse caso, utilizar a paginação, caso necessário, para localizar a requisição a responder. 5

6 Paginação Nesta tela, o usuário tem disponíveis as opções, conforme figura abaixo: Os ícones somente serão habilitados (cor laranja) apenas quando a função estiver disponível. Por exemplo: só será disponibilizado o ícone Enviar após o usuário Gravar para Envio as informações na tela de detalhe; e o ícone Recibo ficará disponível após o usuário ter enviado alguma informação daquela requisição. Selecione o número da requisição a ser atendida/consultada, pelo ícone: 6

7 VISUALIZAR OFÍCIO Em todos os três tipos de requisição, está disponível o botão para visualizar o ofício, onde constam os dados por Sujeito passivo - com a relação de bens e o número do processo, no caso de solicitação de Arrolamento e Cancelamento - a fim de facilitar o trabalho dos Órgão de Registro. O usuário pode abrir o ofício clicando sobre o botão O usuário poderá salvar/imprimir o ofício. Modelo de ofício para Circularização: 7

8 Para Arrolamento/cancelamento: No caso de Arrolamento/Cancelamento, o usuário tem a opção de exportar a relação de bens, a fim de trabalhar em seus sistemas, clicando sobre o botão: 8

9 Caso o arquivo não abra formatado, salve-o em uma pasta de seu computador e siga as orientações constantes do ANEXO I - ORIENTAÇÕES PARA FORMATAR ARQUIVO DE BENS, deste manual. RESPONDER OFÍCIO Selecione o número da requisição a ser respondida/consultada, pelo ícone: CIRCULARIZAÇÃO: Caso houver bens a informar, acione o botão informar bens. Será aberta uma tela (no exemplo, de veículos) para que sejam informados os bens, uma a um. A cada bem incluído, clicar em confirmar. O usuário poderá, se preferir, importar um arquivo com os bens. Será aberta uma tela para que o usuário anexe o arquivo, bem como visualize o layout exigido para aquele tipo de bem. 9

10 Para proceder à importação do arquivo de Bens e Direitos, é disponibilizado o layout do arquivo a ser importado, contendo os campos: DESCRIÇÃO; VALOR; TIPO DE BEM; REGISTRO; MATRÍCULA; AVERBAÇÃO. Os campos DESCRIÇÃO e TIPO DE BEM são informações obrigatórias. Para criação do arquivo, existe orientação: OBS: O arquivo (um por proprietário) pode ser feito em uma planilha Excel, conforme exemplo acima (linha 2), sendo um bem em cada linha, e ser gravado utilizando a opção "Salvar Como", escolher o tipo "Salvar Como Tipo" - CSV (.*csv). Se o arquivo for gerado por outro aplicativo, observar se o separador de campos utilizado é o ponto e vírgula ";". Atenção: verificar que não haja ponto e vírgula (;) na descrição do bem e no texto dos demais campos, pois ele será confundido com o ponto e vírgula separador dos campos, gerando erro na importação. Substitua-o, caso houver, por outro caractere. Em caso de sucesso da importação do arquivo de bens e direitos, a relação dos bens e direitos será disponibilizada no lado inferior da tela, para a confirmação pelo operador, mediante o acionamento do botão Confirmar. Acionado o botão Confirmar, o sistema retornará para tela inicial para gravação do arquivo para envio. Caso o sujeito passivo não possua bens registrados no Órgão, o usuário clica no campo Para ambos os casos (com bens ou sem bens), para responder ao solicitado: Se quiser desistir, clique no botão 10

11 ARROLAMENTO e CANCELAMENTO: Cada requisição pode conter um ou mais NI (CPF ou CNPJ). Acione o ícone ao lado de NI do sujeito passivo para ver os detalhes. Nessa tela constam os dados dos bens a ser registrados/cancelados. Caso o bem tenha sido registrado/cancelado, o usuário deve marcar o botão SIM; Caso marcar o botão NÃO, deverá informar o motivo do não atendimento ao solicitado, para aquele bem. Esse campo aceita até 200 caracteres. 11

12 Uma vez que o usuário tenha concluído a informação, que poderá ser feita para todos os bens daquele sujeito passivo de uma única vez ou apenas para alguns bens, isto é, apenas os campos que ele alterar serão considerados, ele deverá clicar sobre a opção no canto esquerdo da tela. Se quiser desistir, clique no botão ENVIAR AS INFORMAÇÕES (Para todos os tipos de solicitações - Circularização, Arrolamento e Cancelamento) Após respondidos os ofícios e gravados para envio, o sistema retorna à tela inicial, onde é disponibilizada a possibilidade de envio à RFB/PGFN, o que deve ser feito pelo botão O usuário poderá também imprimir o recibo de entrega que é gerado quando do envio. 12

13 Modelo do Recibo: Caso o usuário quiser retificar a informação, poderá fazê-lo clicando sobre o ícone Retificar. Após enviada a retificação, será gerado novo recibo de envio. 13

14 ANEXO I ORIENTAÇÕES PARA FORMATAR ARQUIVO DE BENS Dependendo da versão do Excel instalado na máquina do usuário, o arquivo abrirá conforme figura abaixo, com os campos todos separados por aspas duplas. Por isso orientamos que se salve o arquivo em uma pasta; em seguida, abra o Excel ou Libre Office e selecione o arquivo para abrir. Abrindo o arquivo pelo Excel: Caso o arquivo abrir ainda sem formatação (isso pode ocorrer a depender da versão do Excel instalada na máquina do usuário), abra uma planilha em branco. Siga os passos conforme mostra a figura abaixo. 14

15 Localize o arquivo no diretório em que foi salvo. Em seguida, clique no botão Importar. Conforme a tela abaixo, marque como Delimitado ; na Origem do arquivo, selecione Windows (ANSI) e selecione que a Importação se inicia da linha 1. Clique no botão Avançar. Em seguida, selecione Vírgula como tipo de Delimitador; no nosso caso, o delimitador do campo é aspas duplas. 15

16 Clique no botão Avançar. Na tela seguinte, deixe como Geral e clique em Concluir. 16

17 Clique em OK e salve em formato Excel. Abrindo o arquivo no BrOffice/OpenOffice/LibreOffice Calc. 1º) Abra o BrOffice Calc, clique no menu Arquivo, depois clique na opção Abrir e escolha o arquivo *.CSV. 2º) O software já abrirá o assistente para conversão. Nesta tela, é só selecionar a opção Separado por e depois clicar em Vírgula ou em outro separador que foi usado no arquivo. Salve o arquivo. 17