GUIA RAPIDO PARA GERAR SINTEGRA

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1 GUIA RAPIDO PARA GERAR SINTEGRA VERSAO 2.2 GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 1/31

2 GUIA RAPIDO PARA GERAR O SINTEGRA INDICE ANALÍTICO 1 - INTRODUÇÃO 2 PROCEDIMENTOS INICIAIS 2.1 Recebendo XML do Fornecedor Lendo Gerando o XML automaticamente Importando XML para o sistema Controlando o Estoque através do XML 2.2 Lendo Movimento do ECF Lendo as Reduções Z automaticamente Digitando as Reduções Z Manualmente Entendendo a Redução Z 2.3 Gerando o Sintegra e enviando ao Contador 2.4 Validando o Arquivo Sintegra 2.5 Gravando o Arquivo Sintegra no CD 3 Erros Comuns na Validação do Sintegra 4 CONCLUSÕES 5 Anexos 5.1 Procedimentos para Cancelar Nota após 24 horas 5.2 Procedimentos para Emitir Nota Fiscal Vendas 5.3 Procedimentos para Baixar/Lançar Notas Entradas GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 2/31

3 1 INTRODUÇÃO Nosso objetivo a geração do sintegra de forma mais automática possível; onde pela leitura dos DANFES dos fornecedores, permitindo assim a não digitação da nota e a leitura dos dados da impressora fiscal de forma que não e necessário ter que lançar os dados da redução z. Cabendo ao usuário do sistema apenas verificar junto ao fornecedor o recebimento do arquivo XML do DANFE no RECEBENDO XML DO FORNECEDOR Conforme legislação em vigor o fornecedor e obrigado a enviar junto com o DANFE, a copia do mesmo por no formato XML, e o cliente e obrigado a arquivar este arquivo XML por 5 anos Sendo assim, utiliza alguns recursos para receber e arquivar este arquivo XML por 5 anos e ao mesmo tempo utilizar o mesmo para geração do sintegra. FORMA CORRETA DE RECEBER DANFE DE FORNECEDORES GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 3/31

4 2.1.1 LENDO O Após receber o DANFE impresso no momento da entrada da mercadoria deve se verificar na caixa de entrada de se já foi recebido o XML REFERENTE AO DANFE IMPRESSO (E OBRIGADO POR LEI O RECEBIMENTO DESTE ARQUIVO, E OBRIGADO A ARQUIVAR O MESMO POR 5 ANOS) Confirmando o recebimento do com o DANFE Através da caixa de entradas do se confirma se o fornecedor encaminhou o referido XML do DANFE em questão Após confirmar o recebimento do XML do DANFE, esta completo o recebimento da mercadoria, ressaltando que apenas o recebimento do DANFE, sem o XML no o cliente este passivo de multa. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 4/31

5 2.1.2 GERANDO O XML AUTOMATICAMENTE Caso o fornecedor não enviar o XML via , pode se utilizar o importador rápido para buscar o XML diretamente do site da receita ressaltamos que e fundamental o fornecedor enviar o com o XML do DANFE. CONSULTANDO A NOTA DIRETAMENTO NO SITE DA RECEITA VISUALIZANDO A NOTA O IMPORTADOR DE XML RAPIDO DEVE SER UTILIZADO SOMENTE EM CASOS ONDE O FORNECEDOR NÃO ENVIA O XML PARA O GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 5/31

6 IMPORTANDO O XML PARA O SISTEMA Após confirmar se todos os DANFES recebidos estão com os respectivos XML no , deve se importar os XML para o sistema, para geração do sintegra. Ressaltamos a importância do cliente obrigar o recebimento do do fornecedor em vez de lançar a nota manualmente, pois, primeiramente fica dentro da lei mantendo a copia do XML, por 5 anos (evitando multas), e segundo evita erros de lançamento manual, tipo imposto errado, etc...; recebendo o XML e possível ter o sintegra de forma automática sem o cliente se importar com detalhes de lançamento manual da nota fiscal. IMPORTADOR DE NOTAS-XML Clicando no ícone verificar XML na área de trabalho, em seguida no botão Verificar Diretório de importação, o sistema ira pegar todos os XML, do e lançar automaticamente no sistema, em produto\entrada de mercadorias. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 6/31

7 CONTROLANDO O ESTOQUE ATRAVES DO XML E possível controlar o estoque após fazer a importação do XML, porem, este guia tem o objetivo apenas de gerar o sintegra, então não será abordado este tópico LENDO AS REDUCOES Z AUTOMATICAMENTE A forma mais pratica de preparar os dados do sintegra referente as vendas no ECF, e através da opção 18-CONFERENCIA REDUZAO Z-SINTEGRA em ESC\FISCAL\IMPRESSORA FISCAL, em seguida opção LER MEMORIA, se informa o período que se deseja gerar o sintegra e em seguida clica na opção 1- Leitura direto na impressora fiscal DICA ESTE PROCEDIMENTO PODE SER FEITO NO PRIMEIRO DIA DO MES, SOLICITANDO OS DADOS REFERENTES AO MES ANTERIOR GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 7/31

8 2.2.2 DIGITANDO AS REDUCOES Z MANUALMENTE A melhor forma de gerar o movimento dos ECF,deve ser conforme explicado no item acima, porem, pode ocorrer falhas de comunicação (ou outro motivo adverso no equipamento), que não seja possível buscar os dados diretamente na memória da impressora. Neste caso deve se lançar os dados manualmente, na tela de conferencia de Redução z (pode ser acessada pelo frente de loja ou pelo escritório no menu contabilidade); após escolher o terminal e o mês/ano desejado: Depois deve se clicar sobre o dia do mês e se lançar os dados da redução na tela que se abrira conforme figura abaixo Dica: Pode-se emitir a leitura da memória fiscal do período e conferir as reduções Z. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 8/31

9 2.2.3 ENTENDENDO A REDUCAO Z A seguir a relação dos dados impressos na redução z e onde devem ser lançados no sistema ; pode haver uma diferença no layout de uma redução z para outra, por exemplo, uma impressora para bematech e Epson, porem, os dados são idênticos apenas o formato que pode mudar um pouco v 9 Primeiro documento impresso no dia ( dica numero da coo final do dia( campo 4 ) anterior + 1 => redução z do dia anterior +1) GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 9/31

10 2.3 GERANDO O SINTEGRA E ENVIANDO AO CONTADOR Conforme pode ser observado nos tópicos acima, o cliente deve apenas exigir do fornecedor o envio do arquivo XML para o , e conferir a sua entrada na caixa de , e uma vez por mês solicita a leitura da memória da impressora fiscal, em seguida gerar o sintegra, em ESC\FISCAL\REGISTRO FISCAL SINTEGRA. Primeiro se clica no botão Ajustes,para que o sistema possa verificar e ajustar as notas de entradas e saídas, após se informar o período desejado clica no botão Processar, será aberta uma caixa de dialogo solicitando o nome do arquivo a ser criado, geralmente se coloca o mês e o ano, por exemplo, JANEIRO2011, e se coloca na pasta c:\sintegra, permitindo assim uma rápida localização do arquivo Nesta tela pode se enviar o sintegra,xml e PDF das notas para o do contador. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 10/31

11 2.4 VALIDANDO O ARQUIVO SINTEGRA Após gerar o arquivo, deve solicitar a sua validação através do validador sintegra (o ícone só encontra na área de trabalho) Na tela do sintegra, na aba validar, se escolhe o arquivo a ser validado (gerado no item 2.3), e em seguida clica no botão validar, para verificar se o arquivo esta ok GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 11/31

12 2.5 GRAVANDO O ARQUIVO SINTEGRA NO CD Após o arquivo ter sido CRIADO E VALIDADO, resta somente gravar no cd para enviar para o contador, bastando acessar a pasta do arquivo e com o botão direito do mouse em cima do arquivo selecionar ENVIAR PARA\UNIDADE DE CD Após este procedimento basta gravar o CD, efetivamente. 3 ERROS COMUNS NA VALIDACAO DO SINTEGRA Utilizando a técnica expostas neste guia rápido, a possibilidade de erros na validação se aproxima de zero, pois o processo e todo automatizado. Anteriormente com o lançamento manual de notas de entrada, ocorria erros de CFOP ERRADO, o de fornecedor com o CNPJ OU INSCRICAO ESTADUAL digitada errada, com esta técnica de geração do sintegra através de leitura das notas pelo XML DO FORNECEDOR E LEITURA DAS VENDAS DIRETAMENTE LENDO A MEMORIA DA IMPRESSOAS os erros de VALIDACAO PRATICAMENTE NÃO EXISTEM., contudo no manual completo e explicado com maiores detalhas o validador sintegra. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 12/31

13 4 CONCLUSAO A receita esta automatizando seus processos através do SPED, e no FISCAL através nota fiscal eletrônica (DANFE), e possível tirar proveito desta integração FORNECEDOR x RECEITA x CONTRIBUINTE, para automatizar todos o processo de escrituração fiscal, Ficando assim o cliente responsável de verificar se o fornecedor esta enviando a copia do DANFE (XML), para seu , e o sistema se encarrega de GERAR O SINTEGRA, AUTOMATIZANDO E EVITANDO O LANCAMENTO MANUAL DE NOTAS. Contudo RESSALTAMOS, O CLIENTE E RESPONSAVEL EM VERIFICAR SE TODAS AS NOTAS ESTAO DEVIDAMENTE IMPORTADAS PARA O SISTEMA. CKECK LIST PARA FECHAR O SINTEGRA - Verificar se todos os DANFES estão lançados no sistema através do menu produtos\entrada de mercadorias. (caso não esteja usar o importador rápido para gravar a nota) - Verificar se todas reduções Z estão no sistema, caso não esteja solicitar para fazer a leitura de memória da impressora, opção 18 - conferencia redução z do menu impressora fiscal. - Solicitar a gravação do arquivo sintegra. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 13/31

14 CONFIRMACAO DE RECEBIMENTO DO GUIA E TREINAMENTO Declaro ter recebido o guia do sintegra, bem como o treinamento para operar o sistema para geração do sintegra CONFERINDO O RECEBIMENTO DO XML PELO IMPORTANDO OS XML PARA O SISTEMA LENDO MEMORIA DA IMPRESSORA FISCAL GERANDO O ARQUIVO SINTEGRA VALIDANDO O ARQUIVO SINTEGRA GRAVANDO O ARQUIVO SINTEGRA NO CD NOME DO CLIENTE ASSINATURA DO CLIENTE GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 14/31

15 ANEXO 5.1 PROCEDIMENTOS PARA CANCELAR NOTA APÓS 24 HORAS Prezados(as), Em virtude de dúvidas que surgiram em relação ao encaminhado anteriormente a respeito do cancelamento extemporâneo, esclarecemos que: nos termos do Ato COTEPE 33/2008, o prazo legal de cancelamento é de 24hs contado a partir do momento da autorização da respectiva NF-e. A SEF/MG disponibilizou uma funcionalidade no SIARE para cancelamento extemporâneo, ou seja, nos casos em que o contribuinte perdeu o prazo de 24 horas para o cancelamento. No SIARE, o contribuinte fará sua solicitação de transmissão de cancelamento extemporâneo e será gerado um protocolo de autorização da transmissão desse cancelamento. Recebido o referido protocolo, o contribuinte deverá transmitir o cancelamento utilizando a funcionalidade de cancelamento disponível no sistema emissor de NF-e adotado pela empresa da mesma forma como se fosse transmitir o cancelamento de uma nota dentro do prazo legal. O contribuinte terá até 30 dias, a partir da geração do protocolo no SIARE, para transmitir o cancelamento extemporâneo. Perdido esse prazo não será possível solicitar o cancelamento para a mesma NF-e. Com essa funcionalidade não será necessário que o contribuinte compareça à AF para solicitação do cancelamento extemporâneo. Segue a sequencia de passos para realizar o cancelamento extemporâneo de NF-e via SIARE: O contribuinte deverá logar no SIARE e acessar o Menu NF-e > Solicitar Cancelamento Extemporâneo: GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 15/31

16 Em seguida (tela 1 de 3), deverá preencher o CNPJ ou Inscrição Estadual do estabelecimento emitente da NF-e: No próximo passo (tela 2 de 3), deverá ser informada a chave de acesso da NF-e que será cancelada e a justificativa pela perda do prazo legal e clicar em continuar: GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 16/31

17 Finalmente (tela 3 de 3), será exibida a mensagem de sucesso e gerado o protocolo autorizando a transmissão desse cancelamento: Concluída essa etapa o contribuinte deverá transmitir o cancelamento utilizando a funcionalidade de cancelamento disponível no sistema emissor de NF-e adotado pela empresa da mesma forma como se fosse transmitir o cancelamento de uma nota dentro do prazo legal. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 17/31

18 ANEXO 5.2 PROCEDIMENTOS PARA EMITIR NOTA FISCAL 1º- PASSO=2 CLICS RÁPIDOS PARA ABRIR O PROGRAMA ESCRITÓRIO: DIGITE USUÁRIO = E DIGITE SENHA = 1 CLIC EM CONFIRMA PARA ENTRAR NO PROGRAMA 2º PASSO= COM O PROGRAMA ABERTO: CLIC EM PRODUTOS CLIC EM SAIDA DE MERCADORIAS GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 18/31

19 3º PASSO= INICAR OPERAÇÃO DA NOTA: CLIC EM NOVO PARA ENTRAR NA OPERAÇÃO 4º PASSO= PREENCHER CABEÇALHO DA NOTA: COLOQUE A DATA DE EMISSÃO DA NOTA COLOQUE A NATUREZA DE OPERAÇÃO DA NOTA(venda ou Outros) EM LOCAL DE ORIGEM COLOQUE LOJA GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 19/31

20 5º PASSO= EDITAR A NOTA CLIC EM: LANÇAR PRODUTOS PRA ABRIR A JANELA DE BUSCA AOS PRODUTOS DA NOTA DIGITE O NOME DO PRODUTO DESEJADO, ENCONTRE-O NA LISTA E DÊ ENTER COLOQUE A QUANTIDADE DO PRODUTO QUE DEVE CONSTAR NA NOTA COLOQUE O PREÇO UNITÁRIO DO PRODUTO CLIC EM GRAVAR APÓS CADA ITEM LANÇADO E REPITA O MESMO PROCESSO ATÉ O ULTIMO PRODUTO AQUI SERÁ PREENCHIDO AUTOMATICAMANTE PELO SISTEMA GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 20/31

21 6º PASSO= FINALIZAR A NOTA: DIGITE O NOME DO CLIENTE PARA O QUAL SERÁ EMITIDO A NOTA OU FAÇA A BUSCA NA LISTA GERAL DE CLIENTES (Lembrando que o nome do cliente deve estar devidamente cadastrado com todos os dados no sistema) O VALOR DA NOTA SERÁ CALCULADO AUTOMATICAMENTE (Sempre confira antes de salvar) O Nº DA NOTA SERÁ SEMPRE O ULTIMO Nº INDICADO PELO O MODELO SEMPRE SERÁ 55 EM RECEBIMENTO SELECIONE SEMPRE: DINHEIRO O TIPO DE VENDA SEMPRE MARQUE: Á VISTA CONFIRA TODOS OS DADOS INSERIDOS NA NOTA FISCAL E APÓS TUDO CONCLUÍDO E DEVIDAMENTE CONFERIDO CLICK EM: SALVAR APÓS CLICAR EM SALVAR IRÁ ABRIR UMA JANELINHA PARA GRAVAR A OPERAÇÃO, CONFIRME CLICANDO EM: SIM GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 21/31

22 7º PASSO= LOCALIZAR NOTA ANTES DE VALIDAR PRIMEIRAMENTE REPITA O 2ºPASSO VISTO ACIMA, EM SEGUIDA ABRIRÁ ESTA JANELA DIGITE A DATA DE EMISSÃO DA NOTA EMITIDA CLICK EM FILTRAR PARA LOCALIZAR A NOTA NA LISTA CLICK NA NOTA ENCONTRADA PARA SELECIONÁ-LA NA LISTA CLICK EM: NOTA FISCAL GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 22/31

23 8º PASSO= VISUALIZAR A NOTA FISCAL MARQUE ESTA OPÇÃO PARA VISUALIZAR A NOTA ANTES DE IMPRIMIR CLICK EM INICIAR APÓS CLICAR EM INICIAR ABRIRÁ A JANELA PARA DIGITAR INFORMAÇÕES ADICIONAIS CLICK EM CONCLUIR PARA FECHAR A JANELA GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 23/31

24 O ESPELHO DA NOTA É MOSTRADO PARA SIMPLES CONFERÊNCIA. CONFIRA SE ESTÁ TUDO OK FECHE A VIZUALIZAÇÃO DA NOTA 9º PASSO= VALIDAR A NOTA FISCAL DE VOLTA AO 8º PASSO, DESMARQUE A OPÇÃO APENAS VISUALIZAR NOTA CLIC EM INICIAR ABRIRÁ UMA JANELA COMO NO 8º PASSO, ESCREVA AS INFORMAÇÕES ADICIONAIS, SE FOR O CASO. CLIC EM CONCLUIR E AGUARDE GERAR O XML (tela preta) GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 24/31

25 DIGITE A SENHA: , SE FOR CLIC EM OK E AGUARDE GERAR O SISTEMA SE NÃO OCORRER NENHUMA MENSAGEM DE ERRO, CLICK EM OK GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 25/31

26 10º PASSO= IMPRIMIR A NOTA FISCAL OU ENVIAR POR NESTA FASE DO PROCESSO PODEMOS ESCOLHER A OPÇÃO DE ENVIAR A NOTA POR , SE FOR O CASO, ANTES DE IMPRIMI-LA... CLIC EM ARQUIVO E EM SEGUIDA SELECIONE ENVIAR POR (abrirá uma janela p/ digitar o endereço do desejado) GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 26/31

27 DIGITE O DE DESTINO CLIC EM + APÓS CADA ENDEREÇO DIGITADO PARA ADICIONÁ-LO NA LISTA DE DESTINATÁRIOS CLIC EM ENVIAR PARA CONCLUIR O ENVIO DA NOTA FISCAL TODA NOTA FISCAL EMITIDA DEVERÁ TER UMA CÓPIA IMPRESSA PARA ARQUIVAMENTO NO SETOR CONTÁBEL DA EMPRESA, ATÉ MESMO AS QUE FOREM ENVIADA POR . GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 27/31

28 10º PASSO= IMPRIMIR A NOTA FISCAL OU ENVIAR POR 2º IMPRIMIR NOTA: CLIC EM IMPRIMIR PARA INICIAR A IMPRESSÃO E FINALIZAR O PROCESSO DE EMISSÃO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA. (LEMBRAR SEMPRE DE TIRAR UMA CÓPIA NA NF) CASO TENHA DÚVIDAS SOBRE A VALIDAÇÃO DA NOTA EMITIDA ENTRE NO SITE: E ESCOLHA A OPÇÃO: CONSULTA POR CHAVE DE ACESSO DIGITE NO LOCAL INDICADO A CHAVE DE ACESSO DA NOTA FISCAL ESTÁ NA PARTE SUPERIOR DIREITA DA NOTA) E O CÓDIGO IMPRESSO INDICADO AO LADO E CLIC EM CONSULTA RESUMIDA. SE A NOTA EMITIDA CONSTAR NO PORTAL DA FAZENDA SIGNIFICA QUE O PROCESSO FOI UM SUCESSO. GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 28/31

29 5.3 PROCEDIMENTOS PARA BAIXAR/LANCAR NOTAS ENTRADAS Extrair Notas do Primeiro passo. Obs : esse processo é feito para lançar as notas no sistema. Clique em caixa de entrada com o botão direito e clique em extrair todos os anexos! Aguarde o sistema extrair e clique em OK! Segundo Passo. Clique no arquivo Verificar XML e faça a verificação do arquivo extraído. Aguarde a verificação do arquivo e clique em OK para finalizar! GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 29/31

30 Primeiro Passo Lançar Notas Através do Site Entre no navegador, clique em Favoritos, depois em IMPORTAR XML. Segundo Passo Pegue a nota e passe o leitor sobre o seu código de barras, aparecera a chave de acesso no espaço em branco. Logo a baixo digite o código da imagem! Obs : Se o código de barras estiver ilegível, a chave de acesso terá que ser inserida manualmente. Terceiro Passo Confira a nota que aparecera na tela com a que você tem em mãos. Se a nota estiver correta, faça o download clicando em Download do Documento! Aparecera o quadro do download, clique em salvar e salve na pasta C:/ ENTRADAS Obs : Caso seja pedida uma senha ao decorrer desse processo, digite a senha GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 30/31

31 Quarto Passo Repetir o SEGUNDO PASSO do primeiro exercício. Primeiro Passo Lançar Notas Manualmente Clicando em nota fiscal de entrada aparecerá o quadro de entrada de produtos, onde você ira preencher conforme a foto ao lado. As opções CFOP, Nº da Nota, Fornecedor, você ira preencher conforme as informações presentes na nota. Em seguida clique na opção Lançar Produtos e insira os produtos que estão presentes na nota. As informações Código, Quantidade, UN/P, Preço Caixa estarão na nota, após preenchidos clique em Salvar! GUIA SINTEGRA - (33) / sac.minaslegal@outlook.com Pagina 31/31