RELATÓRIO DE ATIVIDADES

Transcrição

1 TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA ASSESSORIA ESPECIAL DA PRESIDÊNCIA OUVIDORIA RELATÓRIO DE ATIVIDADES **** Salvador ** Jan a Mar/2012 ******

2 O presente relatório resume as principais atividades desenvolvidas pela Ouvidoria do Tribunal Regional da Bahia no período de janeiro a março do ano de De acordo com o disposto no artigo 8º, inciso X, da Resolução Administrativa nº 06/2010, o Ouvidor é responsável por apresentar trimestralmente, ao Plenário do Tribunal, os dados estatísticos acerca das manifestações recebidas e as providências adotadas, disponibilizando-o no portal do Tribunal. A esse respeito vale lembrar que a maior confiabilidade desses dados está dependente de sistema de tramitação de demandas, cujo desenvolvimento foi solicitado a Secretaria de Tecnologia da Informação desde O parágrafo único do artigo 10º da Resolução Administrativa n 06/2010 dispunha que todas as demandas recebidas pela ouvidoria deverão, obrigatoriamente, ser registradas no sistema informatizado desenvolvido especificamente para suas atividades. Nesse sentido, foi disponibilizado um link na página da internet do TRE-BA, acessado por meio de um banner, onde o usuário pode fazer um elogio, reclamação e/ou sugestão e enviar via para o endereço ouvidoria@tre-ba.gov.br. Aguardamos ainda a criação de sistema pela Secretaria de Tecnologia da Informação, no qual o usuário acessará a Ouvidoria por meio de formulário específico, que também permitirá o encaminhamento ao setor demandado e o devido acompanhamento pelo demandante. O referido sistema será imprescindível à Ouvidoria, pois possibilitará agilidade no atendimento, principalmente após os compromissos firmados na Carta de Serviços ao Cidadão. Elencamos abaixo as atividades desenvolvidas pela Ouvidoria durante o primeiro trimestre do ano em curso: 1) Continuidade na participação da elaboração da Carta de Serviços de 1º Grau ao Cidadão, documento que tem por objetivo apresentar, esclarecer e facilitar o acesso aos serviços mais procurados nos Cartórios Eleitorais da Bahia. A divulgação desses documentos nos meios de comunicação acarretará aumento significativo no número de demandas enviadas à Ouvidoria. Para tanto, a existência de sistema de tramitação de demandas, já solicitado desenvolvimento à Secretaria de

3 Tecnologia da Informação desde 2010, será fundamental, pois permitirá o controle, a celeridade nas respostas, a parametrização adequada e o fornecimento de dados estatísticos mais precisos. Dessa forma, estaremos aptos a cumprir as metas estabelecidas no planejamento estratégico da Justiça Eleitoral, especialmente no que se refere aos indicadores constantes do anexo da Resolução TSE nº 23371, quais sejam: o índice de respostas a contatos dirigidos à Ouvidoria; o tempo médio de resposta a contatos dirigidos à Ouvidoria. 2) Acompanhamento da tramitação do processo de contratação de empresa prestadora de serviços de busdoor (Processo nº /2011), que tem como objetivo a divulgação da existência da Ouvidoria do TRE/BA. 3) Realização do I ENCONTRO DE REPRESENTANTES DAS OUVIDORIAS ELEITORAIS (28 e 29/02/2012) e da I REUNIÃO DO COLÉGIO DE OUVIDORES DA JUSTIÇA ELEITORAL (01, 02 e 03/03/2012). Esta Ouvidoria responsabilizou-se por toda a organização dos eventos, desde a captação de recursos materiais, até a elaboração das pautas de discussão. O principal foco consistiu no reconhecimento da Ouvidoria como instrumento de promoção da cidadania, gestão e eficiência do serviço público e da necessidade de dotá-la de plena capacidade de atendimento. Diversas palestras foram ministradas ressaltando a democracia, a eficiência nos serviços públicos, incluída a participação popular e o direito de avaliação pelo cidadão, o pioneirismo na implantação das ouvidorias e exemplos de ouvidorias bem sucedidas, a ouvidoria como instrumento de educação e, finalmente, um painel retratando os indicadores obrigatórios do Planejamento Estratégico Nacional da Justiça Eleitoral. Foram deliberados os seguintes pontos de cunho reivindicatório, incluídos no documento denominado Carta de Salvador:

4 o inclusão na estrutura administrativa de cada Tribunal como unidade autônoma; o sensibilização interna por meio de treinamento à distância (EAD) e palestras dirigidas a servidores, bem como durante as reuniões com juízes eleitorais acerca do pleito de 2012; o implantação de sistemas de ouvidoria; o capacitação específica de servidores em ouvidoria; o participação de servidores da ouvidoria na elaboração da Carta de Serviços ao Cidadão; o inclusão das Ouvidorias nos Regionais nas reuniões estratégicas relativas às Eleições; o parcerias com diversos órgãos, a exemplo das Procuradorias Regionais Eleitorais e OAB, para redirecionamento recíproco das demandas; o criação de Grupo de Trabalho para elaboração de planejamento estratégico próprio das ouvidorias eleitorais. 4) Registro, durante os meses de janeiro, fevereiro e março de 2012, de cerca de 60 demandas, das quais 29% foram reclamações; 25%, elogios; 24%, denúncias; 14%, informações e 8%, sugestões (gráfico 3). Havendo, portanto, um incremento significativo do quantitativo de acesso à Ouvidoria em relação a todo o ano de 2011 (gráfico 1). 5) Verificação de um número crescente de denúncias (gráfico 1), em sua maioria relativas às atribuições do Ministério Público Eleitoral, para onde foram devidamente encaminhadas. Vislumbramos um sensível incremento dessas demandas, especialmente durante este ano eleitoral.

5 6) Encaminhamento à Corregedoria Regional Eleitoral reiteradas reclamações relativas aos serviços prestados pelos cartórios eleitorais bem como sugestões internas relativas à melhoria da qualidade dos serviços prestados pela Justiça Eleitoral, reafirmando o papel da Ouvidoria como intermediador da necessidade do aprimoramento e, consequentemente, atuando como instrumento de gestão.

6 Anexo ao Relatório de Atividades da Ouvidoria janeiro a março/2012 Gráfico 1 COMPARATIVO ANO 2011/ PRIMEIRO TRIMESTRE ano 2011 primeiro trimestre Sugestões Elogios Reclamações Informações Denúncia Gráfico 2 SITUAÇÃO ATUAL 10% 25% 65% CONCLUÍDO EM ANDAMENTO ARQUIVADOS Gráfico 3 CLASSIFICAÇÃO DA DEMANDA 24% Denúncia 25% Elogio 29% Reclamação 8% Sugestão 14% Informação RECLAMAÇÃO SUGESTÃO INFORMAÇÃO ELOGIO DENÚNCIA

7 Gráfico 4 MEIO RECEBIMENTO DA DEMANDA 30% CARTA-RESPOSTA 70%