Solicitação de Eventos Planejamento Replanejamento. Área responsável: Controle Interno. Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento 2014

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1 1 Solicitação de Eventos Planejamento Replanejamento Área responsável: Controle Interno.

2 2 ÍNDICE Pág. Índice Apresentação Troca de senha e acesso à ferramenta Solicitação de eventos e a descrição dos 04 (quatro passos) Instrução de preenchimento da solicitação de eventos Conclusão do cadastramento do evento Acompanhamento do replanejamento Replanejamento e e

3 3 Prezados Cooperativistas, Tenho a satisfação de apresentar este MANUAL DE SOLITAÇÃO DE EVENTOS. Ele pretende transmitir, de forma transparente e didática, os novos procedimentos para atender as necessidades das cooperativas, no que tange às ações de formação profissional, promoção social e monitoramento. O manual traz procedimentos a serem observados para a solicitação e contratação de eventos em parceria operacional e financeira com as cooperativas devidamente regulares perante OCESP e o SESCOOP/SP. O objetivo é facilitar o planejamento das cooperativas e, consequentemente, do SESCOOP/SP, e dar maior agilidade e assertividade no atendimento das demandas, colaborando, também, para a evidenciação dos investimentos realizados pela entidade no processo de prestação de contas aos órgãos de controle e a sociedade cooperativista. Edivaldo Del Grande Presidente

4 4 1) Endereço Eletrônico O acesso à ferramenta eletrônica de solicitação de eventos é via ambiente WEB, endereço: 1.1) Troca ou recuperação da senha. A senha poderá ser trocada ou recuperada, conforme demonstrado a seguir: Ao clicar em Recuperar senha ou Trocar senha, o usuário da Cooperativa deverá preencher as informações solicitadas: O sistema enviará a senha recuperada para o e- mail informado, desde que este esteja cadastrado. 2) Acesso à ferramenta Solicitação de Eventos

5 5 Ao acessar o endereço eletrônico a Cooperativa entrará na tela de Central de Serviços. Para dar início ao Planejamento/Replanejamento Anual a Cooperativa deverá digitar o e- mail e a senha previamente cadastrados. Nota: novo cadastro deverá ser solicitado para 3) Solicitações dos eventos O usuário da Cooperativa ao se identificar, digitando o e- mail e senha, acessará a Central de Serviços que possui 02 abas: Inicial para fazer as solicitações; Consulta para consultar o status do processo. Para iniciar o processo de Planejamento/Replanejamento Anual, deverá clicar na aba Inicial e seguir 2 (dois) passos: Obs. O Replanejamento Anual será tratado, em detalhes, no item 5 deste manual. 1º passo Seleção da solicitação O usuário da Cooperativa para realizar a abertura da Ordem de Serviço deverá marcar a função Planejamento/Replanejamento Anual, e em seguida teclar na seta azul. 2º passo Solicitação

6 6 O usuário da Cooperativa deverá Selecionar o ano de competência e conferir o nome do presidente. Continuação do 2º passo Preenchimento dos Campos da solicitação O usuário da Cooperativa deverá clicar no ícone para abrir a tela de solicitação, e informar com atenção e cuidado o evento, período de realização, quantidade de horas e número de participantes de todas as ações a serem realizados durante o Ano de Competência, de Formação Profissional, Promoção Social e Monitoramento. Preencher os campos necessários para cadastramento dos eventos, conforme instruções a seguir, e ao final teclar no ícone.

7 7 3.1 Instrução de preenchimento dos campos da solicitação Nome do campo Informação Área temática Evento Público Alvo Data início Data fim Quantidade dias Carga Horária Participantes Mínimo Participante R$/Hora Lista as áreas temáticas disponíveis para que o ADH selecione a sua opção. Lista os eventos correspondentes à área temática. (previamente cadastrados pelo SESCOOP/SP). Publico alvo do evento conforme cadastro do evento no SESCOOP/SP. Data planejada para o inicio do evento, respeitado o prazo mínimo de 30 dias para realização. Data planejada para o término do evento. Quantidade de dias da duração do evento. Duração do evento em horas. Esta informação é preenchida automaticamente - a partir do cadastro do evento no SESCOOP/SP Quantidade de pessoas que participarão do evento. Quantidade mínima de participantes para a realização do evento. Esta informação é obtida a partir do cadastro do evento no SESCOOP/SP. Valor da hora cobrada pelo instrutor do evento. (preenchimento automático pelo sistema). R$ Total Total solicitado para o evento. Para eventos do tipo curso este valor é calculado pelo valor hora x quantidade de horas do curso. ( Preenchimento automático pelo sistema) Prioridade Grau de relevância de realização do evento para a cooperativa. Esta informação poderá ser utilizada pelo SESCOOP/SP durante o processo de aprovação do evento. 3.2 Conclusão do cadastramento de curso O usuário da Cooperativa deverá cadastrar todos os eventos a serem realizados durante o Ano de Competência, inserindo um a um e confirmando. Antes de Concluir abertura, o evento poderá sofrer alteração ou exclusão, para isso deverá clicar no ícone editar conforme demonstrado na tela a seguir:

8 8 Após cadastrar e confirmar os eventos planejados, clicar em Após a conclusão do planejamento, não havendo incorreções, o sistema apresentará a tela abaixo, com a informação do nº do planejamento criado pela Cooperativa: O Planejamento/ Replanejamento Anual criado pelo usuário da Cooperativa será submetido ao fluxo de aprovação do SESCOOP/SP. 4) Acompanhamento do processo de Planejamento/ Replanejamento Anual O acompanhamento deverá ser realizado por meio da aba Consulta, clicando em todos visíveis por, conforme tela a seguir: A aba de consulta demonstrará para o usuário da Cooperativa um painel de acompanhamento que possibilita verificar o número do Planejamento/ Replanejamento Anual gerado, data da abertura, por tipo de assunto e a situação do da Ordem de Serviço.

9 9 Ao clicar dentro do planejamento criado pelo usuário da Cooperativa, este poderá acompanhar o fluxo da aprovação da sua Ordem de Serviço, e identificar as etapas de aprovação do processo. É possível, também, acompanhar o processo clicando na aba diagrama do processo, conforme exemplo abaixo: 5) Planejamento/ Replanejamento Anual O usuário da Cooperativa poderá replanejar os eventos solicitados alterando datas, evento e carga horária/valor. Para isso deverá entrar na tela abaixo e clicar: Planejamento/Replanejamento Anual Após clicar em Planejamento/Replanejamento Anual será apresentada a tela com os cursos solicitados pela cooperativa por ocasião do planejamento. 6) Alteração dos cursos Replanejamento

10 10 O usuário da Cooperativa poderá refazer o planejamento adicionando, alterando ou excluindo curso. Para isso deverá proceder da mesma forma que realizou na solicitação inicial. Após o replanejamento teclar em confirmar para concluir abertura. Nota: Após o replanejamento será gerado, automaticamente, um novo número de ordem de serviço (replanejamento). O usuário da Cooperativa poderá abrir e alterar o Planejamento / Replanejamento Anual a qualquer momento, sendo que o sistema irá cancelar o Planejamento/ Replanejamento Anual anterior, e manter aberto sempre o último alterado. A nova ordem de serviço gerada será submetida ao fluxo de aprovação interno do SESCOOP/SP, possibilitando o acompanhamento pela Cooperativa na aba Consulta. É importante observar que o fluxo de aprovação do replanejamento obedecerá a caminhos distintos, dependendo das seguintes situações: a) O replanejamento apenas de data não será submetido ao fluxo de aprovação, podendo o usuário da Cooperativa proceder à alteração conforme a sua necessidade; b) O replanejamento de carga horária/valor e evento será submetido ao fluxo de aprovação. Neste caso o usuário da Cooperativa receberá um novo planejamento via sistema, o qual deverá ser assinado e encaminhado ao SESCOOP/SP.

11 11 O novo planejamento anual, após sua aprovação pelo SESCOOP/SP, gerará um novo documento de planejamento que será enviado via e- mail à Cooperativa para a devida assinatura do representando legal e posterior devolução ao SESCOOP/SP. 7) Acompanhamento dos cursos replanejados Cada vez que a cooperativa executar qualquer alteração nos cursos planejados gerando um replanejamento, o sistema atribuirá um novo número.

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