Disciplina: OS&M AULA 6

Transcrição

1 Disciplina: OS&M AULA 6 Assunto: Métodos de trabalho (Formulários) Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com Blog: keillalopes.wordpress.com

2 Conceitos Formulário é um documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir fluxos de trabalho Jacqueline Maciel Pombo Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído de: - Palavras e números compostos - Espaços ou campos - Linhas, colunas e formato. Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira

3 Conceito Formulário é um documento com campos préimpressos onde são preenchidos os dados e as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações. Luiz Carlos M. D`Ascenção

4 Tipificação Planos Jatos Contínuos Eletrônicos/Virtuais Seminário OSM - Formulários

5 Tipificação Formulários Planos: - Correspondem aos formulários cujos campos são desenhados e pré-impressos em papel padronizado pela ABNT.

6 Modelos de Formulários Planos

7 Formulários Contínuos São elaborados em papel, porém destinados a serem preenchidos por impressoras de computador, em larga escala.

8 Tipificação Formulários Eletrônicos/ Virtuais: - São elaborados por softwares aplicativos, que tramitam na organização por meio das redes de computador; dispensando a utilização de papel.

9 Modelos de Formulários Eletrônicos

10 Formulários on-line e seus 5 erros de utilização: Identificação não sugestiva Baixa acessibilidade Campos desnecessários Ausência de confirmação Ineficiência estratégica

11 Funções dos formulários Uniformizar procedimentos Dar caráter de legalidade aos procedimentos Filtrar informações por nível de relevância Controle de operações e tarefas Viabilizar o fluxo e processamento de informações Controlar e armazenar dados e informações relevantes Auxílio e suporte na execução de tarefas. Reduzir custos operacionais

12 Tipificação Planos Jatos Contínuos Eletrônicos/Virtuais ATENÇÃO Os formulários Planos e jatos são confeccionados em papel, de acordo com os padrões internacionais ISO e nacionais ABNT.

13 Padronização Formatos : NT 49/95. A e seus múltiplos A0 840 x 1188 A1 594 x 840 A2 420 x 594 A3 297 x 420 A4 210 x 297 A5 148 x 210 A6 105 x 148 A7 74 x 105

14 Padronização Papel: O papel é o suporte físico da informação e é necessário escolhê-los adequadamente em cada caso. Detalhes a observar: Preenchimento Quantidade de Cópias Imagem do Formulário Arquivamento Microfilmagem Impressão frente e verso

15 Padronização PARTES: 1 CABEÇALHO 2 - CORPO 3 - RODAPÉ Seminário OSM - Formulários

16 O QUE SERIAM INDICADORES DE PROBLEMAS COM FORMULÁRIOS??? OSM - Formulários

17 Como identificar problemas com formulários? Relatos de dúvidas ou dificuldades contínuas na compreensão e preenchimento dos formulários. Longas filas de espera para a análise ou liberação dos documentos. Permanência de problemas após a implementação do formulário Morosidade no processamento coletivo dos dados. OBS: A percepção de tais indicadores, não inplica necessariamente o cancelamento do formulário, mas talvez somente a necessidade de revisão dos formulários ou do processo de uso ou de aproveitamento dos dados.

18 5 dicas para um bom formulário Criar uma atitude mental favorável do executor para a atividade de preenchimento. Estar adequado à ferramenta através da qual o executor o preencherá (escrita manual, digitação, execução automática, etc.) Ser de fácil utilização no preenchimento e póspreenchimento. Reduzir a tendência de erro no preechimento e na utilização dos registros. Permitir economia de papel e impressões, claro, sem prejuízo de sua eficiência.

19 Referências /sete_pecados_na_utilizacao_de_formularios D`ASCENÇÃO, Luis Carlos M.. Organização, sistemas e métodos: análise, redesenho e informatização de processos administrativos. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 16 ed. São Paulo: Atlas, OSM - Formulários