XII METODOLOGIA DE GESTÃO PARA IMPLEMENTAÇÃO DE PROJETOS DE INVESTIMENTOS: UM ESTUDO DE CASO PARA O SETOR DE SANEAMENTO BÁSICO

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1 XII METODOLOGIA DE GESTÃO PARA IMPLEMENTAÇÃO DE PROJETOS DE INVESTIMENTOS: UM ESTUDO DE CASO PARA O SETOR DE SANEAMENTO BÁSICO Tadeu Dinelli do Amaral (1) Engenheiro Civil pela Universidade Federal do Espírito Santo, em Pós-graduado em Gestão Empresarial pela Faculdade Cândido Mendes RJ, em Consultor no setor de saneamento desde Jarbas Penha de Assis Engenheiro Mecânico pela Universidade Federal do Rio de Janeiro, em Pós-graduado em Engenharia de Sistemas INPE / ITA SP, 1969/1970. Consultor em Planejamento Estratégico, Proposição e Gestão da Implementação de Empreendimentos. Endereço (1) : Rua Eugênio Neto, Sala Praia do Canto - Vitória - ES - CEP: Brasil - Tel.: (27) sertha@escelsa.com.br RESUMO Todas as empresas do setor de saneamento básico, seja com gestão pelo setor público ou privado, precisarão restabelecer em seus planejamentos estratégicos novos indicadores de crescimento e restruturação organizacional, para enfrentarem o maior desafio deste século, que exigirá a universalização e profissionalização dos serviços de saneamento para a população. Para atender esta necessidade, estamos propondo uma metodologia de gestão que visa estabelecer um modelo de planejamento para gerenciamento de um negócio, implantando uma estrutura organizacional competente para a implementação dos Projetos de Investimentos eleitos no planejamento estratégico da empresa. Sua aplicação se viabiliza através de: padronização de processos envolvidos nos ciclos de planejamento, dimensionamento de recursos, treinamento e capacitação das equipes, para atingir os melhores resultados esperados do negócio, atendendo clientes internos e externos. Apresentamos a seguir, um estudo de caso com a implantação desta metodologia em uma concessionária de serviços de saneamento básico, em município do interior do estado do Espírito Santo. PALAVRAS-CHAVE: Planejamento Estratégico, Projeto de Investimento, Capacitação de Recursos, Padronização de Processos, Qualidade Total. INTRODUÇÃO Em qualquer área de negócio, o planejamento estratégico torna-se essencial, uma vez que vivemos em um mundo extremamente globalizado e competitivo, com as empresas buscando cada vez mais, reduzir seus custos operacionais, investindo em tecnologia e capacitação de colaboradores, aumentando sua produtividade, visando maximizar seus lucros. Portanto, cada vez mais torna-se necessário, redescobrir em sua cadeia de valores, onde é possível agregar valor ao seu produto, criando novos diferenciais em relação ao mercado. Neste cenário, torna-se fundamental otimizar os recursos disponíveis, através da gestão integrada das áreas de negócio da corporação, padronizando processos, treinando e capacitando suas equipes, reconhecendo e universalizando as informações gerenciais da empresa, buscando atingir os melhores resultados esperados para os Projetos propostos, atendendo clientes internos e externos. Considerando estes conceitos, apresentamos a seguir, um Sistema Integrado de Gestão de Negócios, onde os principais processos da gestão são demonstrados através de fluxo de ações Figura 1, com destaque para: Gestão para Implementação dos Projetos de Investimentos. Gestão dos Programas de Desenvolvimento. Capacitação dos Recurso Humanos e Tecnológicos. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 1

2 Figura 1: Sistema integrado de gestão. Inserido neste conceito, descrevemos uma Metodologia de Gestão para Implementação de Projetos de Investimentos, aplicável à qualquer área de negócio, atendendo ao planejamento estratégico de uma empresa. OBJETIVO A Metodologia de Gestão visa estabelecer um modelo de planejamento para gerenciamento de um negócio, implantando uma estrutura organizacional competente para a implementação dos Projetos de Investimentos eleitos no Planejamento Estratégico da Empresa. Sua aplicação se viabiliza através de: padronização de processos envolvidos nos ciclos de planejamento, dimensionamento de recursos, treinamento e capacitação das equipes, para atingir os melhores resultados esperados do negócio, atendendo clientes internos e externos. ABRANGÊNCIA E ORGANIZAÇÃO DA METODOLOGIA ABRANGÊNCIA A Metodologia abrange todos os processos envolvidos na Gestão, a partir da definição das diretrizes principais estabelecidas no Planejamento Estratégico da Empresa. As Áreas de Processos da Empresa serão todas aquelas envolvidas nos resultados esperados planejados, desde os setores de apoio à produção, produção e engenharia, até a operação e manutenção dos Sistemas clientes internos finais, buscando o atendimento das metas físicas e financeiras do Projeto de Investimentos, com eficiência e qualidade. ORGANIZAÇÃO Será preciso definir os Processos internos e externos envolvidos na Gestão de Implementação dos Projetos de Investimentos. A Figura 2 representa um modelo de processos envolvidos na gestão de uma empresa de saneamento básico. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 2

3 Figura 2: Processos envolvidos na gestão. A seguir principais processos envolvidos: GESTÃO a cargo da EMPRESA, em conjunto com a CONSULTORIA. EXECUÇÃO com participação da CONSULTORIA, EMPRESA, FORNECEDORES DE BENS E SERVIÇOS. CLIENTES as entidades que estabelecem os resultados esperados dos Projetos de Investimento, refletidos em metas físicas e financeiras estabelecidas no planejamento estratégico da EMPRESA. METODOLOGIA DE GESTÃO A Metodologia de Gestão que passamos a detalhar, está caracterizada por um ciclo de planejamento que parte do Planejamento Estratégico da Empresa, evoluindo através de quatro ciclos distintos, porém interdependentes, para operacionalizar o uso da Metodologia, perseguindo os resultados esperados de cada Projeto de Investimento. METODOLOGIA PARA O PLANEJAMENTO GERENCIAL Este processo refere-se ao ciclo de abertura e validação da implementação e abrange desde a formulação de premissas para a gestão até a emissão de documentos básicos de planejamento gerencial da implementação dos Sistemas/Projetos. METODOLOGIA PARA O PLANEJAMENTO E CONTROLE OPERACIONAL Este processo refere-se ao ciclo de contratação de bens e serviços e abrange desde a emissão dos documentos básicos do Planejamento Gerencial dos Projetos de Investimentos, a elaboração de projetos de engenharia e orçamentos básicos, a emissão do Planejamento Operacional para suprimentos e obras (incluindo projetos executivos) até a contratação das empresas responsáveis pelo fornecimento de bens (equipamentos e materiais) e serviços (projetos executivos, obras e outros). ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 3

4 METODOLOGIA PARA PROGRAMAÇÃO OPERACIONAL/ ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS Este processo refere-se ao ciclo de implementação do Projeto propriamente dito e abrange desde o início dos contratos de fornecimento de bens e de serviços, a elaboração das programações operacionais de curto prazo, até o controle físico e financeiro da implementação, finalizando nos encerramentos técnico, administrativo e financeiro dos contratos, com o atendimento aos Clientes. METODOLOGIA PARA OS RELATÓRIOS GERENCIAIS DA IMPLEMENTAÇÃO Este processo refere-se ao ciclo de informações gerenciais e abrange a padronização e rotinas para elaboração e emissão de relatórios gerenciais para os Clientes, restringindo-se às informações inerentes à gestão da implementação dos Projetos de Investimentos. Os relatórios gerenciais utilizam informações geradas nos demais ciclos do processo, seja do Planejamento Gerencial, do Planejamento Operacional e/ou do ciclo de Programação Operacional e Administração de Contratos. OS CICLOS DE PLANEJAMENTO A seguir, detalhamos os ciclos de planejamento seguindo a estrutura da Metodologia: CICLO DO PLANEJAMENTO GERENCIAL - PLGE O ciclo do Planejamento Gerencial gera os seguintes produtos neste processo: Bases para Cadastro. Cadastro do Projeto. Plano de Contratações e Suprimentos. Cronograma Gerencial da Implementação - Físico e Financeiro. Cronograma de Metas: Resultados Esperados Físicos e Operacionais para atender a Clientes. Cronograma de Desembolsos e Controle Orçamentário: Metas financeiras para atender Clientes Agentes Financeiros e Acionistas. CICLO DO PLANEJAMENTO OPERACIONAL - PLCO Os principais produtos gerados pelo fluxo dos processos envolvidos no planejamento operacional, de acordo com a estruturação da Metodologia, são: Planejamento e Controle Operacional PLCO Inicial, envolvendo: CAR Cronograma de Alocação de Recursos, MPF Mapa de Progresso Físico e CO/CDES Controle Operacional / Cronograma de Desembolso. Reunião de Abertura. Ciclo de Elaboração e Controle de Projetos de Engenharia e Orçamentos. Atualização do Plano de Contratações e Suprimentos e Estrutura Analítica do Projeto - EAP. Planejamento e Controle Operacional - PLCO Detalhado, envolvendo atualizações do: CAR Cronograma de Alocação de Recursos. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 4

5 MPF Mapa de Progresso Físico. CO/CDES Controle Operacional / Cronograma de Desembolso. Elaboração dos Cronogramas Operacionais. Atualização dos Cronogramas de Metas: Programa Plurianual de Investimentos PI. Cronograma de Usos e Fontes - UF. Reunião de Aprovação do Planejamento e Controle Operacional - PLCO. Comunicação oficial ao órgão fiscalizador. Processo de Seleção de Fornecedores. CICLO PROGRAMAÇÃO OPERACIONAL E ADMINISTRAÇÃO CONTRATOS PRGO / ADM Os principais produtos do fluxo dos processos envolvidos na programação operacional e administração de contratos, de acordo com a estruturação da Metodologia, são: Programação Operacional: Reunião de Partida. Programação Operacional. Administração de Contratos. Comissionamento. Análise de Resultados. Relatórios Gerenciais: Relatório Mensal de Progresso da Implementação EMPRESA. Relatório de Resultados Agentes Financeiros. Relatório de Resultados Órgão Fiscalizador. PADRONIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE GESTÃO Cada um dos processos de gestão, após da implantação / customização dos ciclos de planejamento, produz um conjunto de padrões de sistemas que serão sistematizados, de forma a tornar operacional, no âmbito da EMPRESA, a aplicação da Metodologia. Os passos para a implementação da Padronização, à partir do conhecimento de cada área de Processo da Empresa envolvidas na Gestão do negócio, estão esquematizados na Figura 3 e descritos a seguir: ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 5

6 Figura 3: Fluxo do Processo de Padronização. Passo 01 Elaboração da Programação de Padronização de Processos, a ser desenvolvido pela CONSULTORIA junto as Áreas de Processos da EMPRESA, objetivando planejar as atividades com os coordenadores de cada departamento envolvidos. Passo 02 Estabelecer de forma detalhada um Roteiro de Visita Técnica para cada departamento, objetivando planejar as ações da equipe da CONSULTORIA. Passo 03 Desenvolvimento da Padronização, ocorrendo segundo as etapas de: Visita Técnica, Elaboração de Proposta de Padrão, Consenso, Elaboração da Padronização. Os documentos da padronização serão: Elaboração de Padrão de Sistema - PS, definindo o fluxo do processo a ser padronizado, de forma esquemática, identificando quem está envolvido no processo, o que deverá ser executado, quando a etapa deverá acontecer, como será realizada e por quê, e qual documento resultará em cada etapa do fluxo. Elaboração de Procedimento Operacional - PO, definindo as tarefas a serem executadas, de forma descritiva, detalhando o como de uma etapa do fluxo do Padrão de Sistema. Elaboração de Roteiros Técnicos - RT, quando necessários, para orientar a execução das tarefas definidas no Procedimento Operacional. Elaboração dos Formulários - FR, quando necessários, para apresentar o resultado da execução das tarefas contidas no Procedimento Operacional. Elaboração da Matriz de Relacionamentos - MR, estabelecendo a participação do quem departamentos, definindo o inter-relacionamento enquanto Cliente e Fornecedor. Passo 04 - Análise dos Recursos, após a padronização de processos, identificando os recursos disponíveis e necessários para perfeita execução dos processos. Caso haja necessidade de alocação de novos recursos de qualquer ordem, pleitea-los através de uma Solicitação de Alocação de Recurso SAR, a ser submetida à Diretoria da EMPRESA para aprovação. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 6

7 Passo 05 - Edição da Padronização, compreendendo a conclusão dos documentos da padronização, após o desenvolvimento da padronização, para consolidação da Metodologia. Passo 06 - Treinamento de Processos, objetivando a implementação dos treinamentos iniciais e contínuos de todos os processos padronizados, com a entrega dos Manuais de Padronização dos Departamentos. Passo 07 - Melhoria Contínua dos Padrões, consistindo na proposta de alterações nos padrões dos processos, sempre que for necessário, visando a sua melhoria, com acréscimos ou retirada de procedimentos. ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO DA METODOLOGIA PLANO DE TRABALHO Estabelece as metas da CONSULTORIA para atingir a implementação / customização da Metodologia junto à equipe da EMPRESA, planejadas em Cronograma Gerencial de Implementação da Metodologia a ser desenvolvido conforme as características e necessidades de cada Empresa. AÇÕES PRELIMINARES À IMPLEMENTAÇÃO DA METODOLOGIA Para implementar a Metodologia com os recursos da EMPRESA, as seguintes etapas deverão ocorrer: Elaboração do relatório da capacitação técnica básica - visa identificar o nível de capacitação atual do pessoal da EMPRESA a ser envolvido na implementação; Implementação da capacitação técnica - visa implementar via EMPRESA ou terceiros programas de treinamento julgados necessários para permitir atingir a capacitação básica do pessoal envolvido na implementação; Capacitação nas ferramentas da padronização visa o treinamento específico no uso das ferramentas de padronização para as equipes da EMPRESA que serão envolvidas na implementação. CONCLUSÕES A recente aplicação da metodologia de gestão para implementação de projetos de investimento mostrou que existe uma vantagem competitiva significativa em termos de qualidade, velocidade e integração de processos de gestão em todos os setores da empresa, bem como potencial para desenvolvimento e implantação de projetos mais racionais, aliada com a informatização e a padronização de processos. Foi identificado um crescimento gerencial muito grande das equipes envolvidas no processo, gerando redução de desperdícios e aumento da capacidade de produção e motivação. Como pesquisas futuras poderiam ser destacadas as alternativas de sua utilização em outros setores, bem como a análise qualitativa e quantitativa dos resultados. Finalmente, podemos concluir que sua utilização apresentou custo-benefício favorável, atendendo as demandas do mercado cada vez mais competitivo. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. LAMBERT, DOUGLAS M.; STOCK, James R., Strategic Physical Distribution Management, Richard D. Irwin INC.,1982, 584 pp; 2. KAPLAN, ROBERT S.; NORTON, David P., The Balanced Scorecard- Translating Strategy into Action, Havard Business School, 1996, 326 pp; 3. PORTER, MICHAEL, Estratégia Competitiva Técnicas para Análise das Indústrias e Concorrências, Editora Campus, 1990, 404 pp; 4. PORTER, MICAHEL, Vantagem Competitiva Criando e Sustentando um Desempenho Superior, Editora Campus, 1990, 512 pp. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 7