MANUAL PARA DELEGADAS DA CONVENÇÃO

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1 MANUAL PARA DELEGADAS DA CONVENÇÃO Saudações Delegadas, Bem-vinda a 44a Convenção Bienal da SIA. Quando nos reunimos neste tempo importante para a nossa federação, o seu trabalho como Delegada a Convenção é muito importante. Este Manual para Delegadas oferece informações muito úteis para o seu papel de delegada. Por gentileza, examine cuidadosamente este manual e o leve consigo a Orlando, ele ajudará você ter uma experiência melhor. Se esta for a sua primeira Convenção da Federação como delegada, lhe ofereço minhas boas vindas especiais. A primeira convenção da Federação como delegada é sempre a mais memorável, pois você vê o entusiasmo e dedicação das outras delegadas votantes. Todas as delegadas (de primeira vez e veteranas) são solicitadas a comparecer a Instruções para Delegadas na quarta-feira dia 20 de julho de 2016, das 15:00 às 16:00 horas, no Southern Hemisphere Ballroom do Walt Disney World Dolphin Resort. Por gentileza, planeje a sua chegada em Orlando em tempo para comparecer a esta reunião importante para preparação ao seu papel de delegada. Nesta reunião nós iremos rever as emendas propostas aos estatutos e resoluções, como também responder suas perguntas. Além disso, iremos oferecer instruções em como participar nos debates, usar os cartões para votação e o teclado do Sistema de Votação Interativa. O nosso objetivo é assegurar a sua eficaz participação e engajamento em todos debates em favor do seu clube. Sinceramente, Muito agradecida por sua participação e aproveite bem a convenção! Susan Sam Buchenau Presidente 1

2 Suas responsabilidade como delegada Ter um conhecimento prático das normas e procedimentos da Soroptimista, plano estratégico da federação, e ter experiência como membro de comitê ou de diretoria de clube. Preparar-se para o seu envolvimento antes da convenção. Estudar a Convocação, a qual inclui uma agenda tentativa listando os assuntos de negócios a serem tratados, emendas propostas aos estatutos e resoluções da SIA, e outras informações. Solicitar tempo na reunião de negócios do seu clube para tratar dos assuntos da agenda, assim a opinião expressada pela maioria do clube servirá como guia quando você for chamada a votar. Familiarizar-se com as regras da convenção (páginas 3 e 4 deste manual) e com os procedimentos parlamentares. Votando tendo em mente o ponto de vista de seu clube. Antes de Ir Assegure que o seu clube esteja em boa ordem, pois somente delegadas de clubes em boa ordem podem votar. Para um clube estar em boa ordem ele precisa: Estar em dia com todas as obrigações financeiras a região e Federação Ter enviado todos os relatórios finais requeridos para os subsídios de clube e subsídios de desastre da Federação. Ter pago a taxa de clube para convenção de US$475,00 a qual tinha o prazo de pagamento de 15 de março de Você deve fazer seu registro como Delegada do clube tanto on-line, via correio ou por fax. A taxa de convenção cobre o registro mas tíquetes para refeições devem ser comprados por custo adicional. Registro pode ser feito online através da página de convenção da website da SIA. Se você não tiver acesso a Internet, você pode usar o formulário incluído na convocação. O que trazer este manual a Convocação à Convenção lista de materiais de clube a serem comprados na loja da SIA um sorriso Na Convenção Registre-se prontamente assim que chegar nos balcões de registro no Atlantic C Ballroom at the Walt Disney World Dolphin Resort. Balcão de registro abre na quarta-feira, 20 de julho das 12:00h as 19:00 h. Se você já fez o seu registro, vá ao balcão de pré-registro com o cabeçalho que tem a primeira letra do seu sobrenome. Se você não está pré-registrada, vá ao balcão de registro On-site. Antes de sair da área de registro verifique o seu crachá, bilhetes de refeições (se comprou) e coloque a sua fita de delegada no crachá. Você receberá um cartão para keypad incluído nos seus materiais de registro que você precisará trocar diariamente por um keypad. Assim que você chegar a salão de Sessão Geral você pegará um keypad para votar por SVI (Sistema de Votação Interativa). No final da sessão (ou qualquer hora que você precisar sair do salão) você deve retornar o keypad e receber um cartão para keypad. Instruções para o uso destes keypads serão dadas durante a reunião de Instruções a Delegadas. Você também receberá um cartão de votação com seus materiais de registro que você precisará levar a sessão de Instruções a Delegadas e a todas sessões gerais. Por gentileza, escreva seu nome em letra de forma e assine o cartão de votação quando o receber. O cartão de votação não é transferível. Se o sistema de votação interativa falhar, os cartões de votação serão usados. Neste caso, você irá dar o seu voto levantando o cartão acima. Compareça a Instruções a Delegadas na quarta-feira dia 20 de julho de 2016, das 15:00 às 16:00 horas no Southern Hemisphere Ballroom do Walt Disney World Dolphin Resort. (Você precisa se registrar antes de assistir a sessão de Instruções a Delegadas). É muito importante que as delegadas se assentem na área reservada para elas na frente do salão e usem seus crachás em todas as sessões. 2

3 Seja pontual a todas sessões pois o corpo da convenção será requerido a aderir-se ao horário de programa. Um relatório de credenciais confirmando o número de delegadas será apresentado na quinta-feira durante a abertura da sessão geral e novamente no início da sessão de negócios na quinta-feira a tarde. Se a delegada de clube não puder comparecer a convenção, ou precisar ausentar-se da convenção (temporária ou permanentemente), a delegada substituta do clube poderá tomar o seu lugar mudando o seu status no balcão de registro. A delegada e a substituta não poderão trocar de lugar novamente. O programa oficial da convenção é a ordem de negócios para a convenção. No início da convenção, as delegadas serão solicitadas a adotar uma moção para este efeito, mas dando autoridade à Presidente fazer as mudanças que forem necessárias para a realização ordeira dos negócios. As delegadas também serão solicitadas a votar na adoção de normas vigentes da convenção. Estas estão nas páginas 3-4 deste manual. Emendas propostas aos Estatutos da SIA e propostas de Resoluções a serem discutidas na convenção estão incluídas nesta correspondência. As delegadas podem fazer emendas a estas propostas. Uma cédula de correio será enviada aos clubes após a convenção pedindo os clubes a votarem nas propostas de acordo com a ação de suas delegadas sobre as mesmas. A cédula de correio conterá tanto a proposta original como também a do consenso do corpo de delegadas da convenção. A questão na cédula será baseada na versão aprovada pelas delegadas, e nenhuma das propostas entrará em efeito até que seja aprovada por 2/3 dos votos dos clubes votando no assunto através de cédula de correio. As delegadas podem apresentar novos assuntos de negócios, mas somente depois a aprovação da moção por ¾ dos votos das delegadas presentes e votantes. Comparecer a todas as reuniões e fazer anotações, a fim de prestar relatório ao seu clube. Após a Convenção Após a convenção você deve preparar um relatório escrito para apresentar em sua próxima reunião de clube. O esboço abaixo pode ser útil. Faça um relatório sobre o seguinte: Decisão tomada pelo corpo votante da convenção incluindo: um resumo das propostas que foram apresentadas e o consenso das delegadas Idéias para aumentar o interesse e apoio do clube para alcançar os objetivos Soroptimistas Um relatório sobre os workshops em que você participou Uma sinopse dos discursos e palestras Prêmios quem os recebeu e por quê Sua avaliação pessoal dos acontecimentos da convenção Certifique-se que o seu clube participe da votação por correio sobre as emendas propostas aos estatutos e resoluções da SIA. Marque seu calendário e planeje participar da 45a Convenção Bienal Pacifico Yokohama - 20 de julho a 2 de agosto de 2018 em Yokohama, Japão. 3

4 NORMAS VIGENTES DA CONVENÇÃO 1. Programa O programa oficial será a ordem de negócios a ser adotada pelo corpo da convenção, exceto as mudanças necessárias para a realização ordeira dos negócios ou consideração especial. 2. Corpo Votante Os Estatutos da Soroptimista Internacional das Américas, Artigo VII, Sessão 7.02 declara: Cada clube em boa ordem terá direito a designar uma delegada (e uma delegada substituta para servir em caso de ausência ou impossibilidade da delegada poder servir), a qual deve ser uma sócia ativa e a qual deverá lançar todos os votos do clube. A delegada pode representar somente o clube de onde ela é sócia. Todos os clubes, através de suas delegadas, Presidentes anteriores da Federação, Governadoras regionais e todos os membros da Diretoria da Federação, terão o direito de lançar um voto para cada um dos assuntos apresentados para votação na convenção. Sob nenhuma circunstância serão permitidos votos por procuração. 3. Relatório de Credenciais Um relatório de credenciais será dado pela presidente no início de cada sessão de negócios e em qualquer outra ocasião, de acordo com a direção da oficial presidindo a reunião. 4. Status de Delegada As delegadas terão crachás especiais e representam clubes em boa ordem. Elas terão assento na sessão reservada a membros votantes. Se uma emergência requer que uma substituta seja credenciada como delegada, ela servirá como delegada durante o restante da convenção. 5. Não Representantes, Convidados, Intérpretes Não representantes e convidados terão assento em áreas especiais. Os intérpretes terão assento em áreas designadas, mas se necessário, poderão sentar-se com uma delegada, se permissão for concedida com antecedência. 6. Identificação Somente as pessoas usando crachás oficiais poderão entrar em qualquer reunião da convenção. Crachás de registro devem ser usados o todo o tempo durante as reuniões. Tanto não delegadas e convidados terão crachás que deverão ser usados durante as reuniões da convenção. Os crachás não serão necessários para as refeições. 7. Comparecimento Todas delegadas têm a obrigação de comparecerem a todas as reuniões da convenção. As delegadas são solicitadas a ocuparem seus lugares antes da abertura das reuniões de negócios. Durante as reuniões de negócios, membros devem se abster de falar, a menos que tenham direito à palavra, e deverão suprimir todos os ruídos desnecessários nos corredores adjacentes ao salão de assembleias. Por gentileza, desligue ou silencie todos os telefones celulares. 8. Quórum O Artigo VII, Sessão 7.03 dos Estatutos de Soroptimista Internacional das Américas, declara: Quórum. Delegadas representando pelo menos um terço de todos os clubes em boa ordem deverão constituir o quórum em qualquer convenção. O voto da maioria das pessoas presentes e votantes constituirá as ações das sócias. Se as delegadas representando um terço dos clubes em boa ordem não estiverem registradas, o quórum, para o propósito de consideração dos assuntos gerais, os quais foram dados antes da convenção, deverá ser a maioria das delegadas que estão registradas como presentes com o comitê de credenciais. 9. Obtendo a Palavra Para obter a palavra, a pessoa deve ir ao microfone, falar à dirigente, e depois de ser reconhecida, dizer claramente o seu nome e o clube ou posição na federação. 10. Propostas Somente membros votantes podem fazer moções e votar. Todas as moções independentes deverão ser submetidas por escrito à dirigente na ocasião que são feitas. 4

5 11. Debate de Delegadas Nenhuma delegada pode falar mais de duas vezes sobre a mesma questão, e não mais que dois minutos cada vez, exceto com a permissão do corpo da convenção. O tempo total de debate para cada proposta será limitado a 10 minutos, a não ser que prolongado pelo corpo da convenção. O tempo será cronometrado por uma oficial. 12. Debate de Não Delegadas Se não houver uma delegada desejando falar, uma não delegada pode falar somente uma vez sobre qualquer questão, e por apenas um minuto. O tempo será cronometrado por uma oficial. 13. Comunicações Todas as comunicações à plataforma deverão ser feitas por meio de uma mensageira oficial. Telefone celulares e todos os outros aparelhos eletrônicos deverão ser desligados, ou colocados em modo silencioso, durante as refeições e sessões de negócios. 14. Suspensão Estas normas, exceto as que são baseadas nos Estatutos da Soroptimista, podem ser suspensas por meio de dois terços dos votos do corpo da convenção. 5