Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Quiz Interativo: Dificuldades e receios das empresas

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1 IMPOSTOS INDIRETOS Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Quiz Interativo: Dificuldades e receios das empresas tax As empresas sempre conviveram com a preocupação de manter organizadas as suas informações contábeis e fiscais, para estarem sempre aptas a atender uma eventual fiscalização. Contudo, o foco em negócios e a incessante necessidade das empresas de buscar oportunidades para crescer, faz com que as áreas administrativas e de controles, que não são core business, fiquem, muitas vezes, em segundo plano. Esta posição de importância está sofrendo uma reversão com a criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), e seus três subprojetos - SPED Contábil, SPED Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A exigência de entrega dos dados contábeis e fiscais, contendo todos os detalhes das operações, fez com que estas informações ganhassem notoriedade e importância dentro das empresas. Em contrapartida, trouxe preocupação por possibilitar aos órgãos fiscalizadores, a qualquer momento, uma verificação com muito mais eficiência de fiscalização e cruzamento de dados. Neste processo de preparação dos arquivos do SPED contábil e fiscal, muitas empresas perceberam que inúmeras informações sobre as operações da organização não dispunham de controles efetivos. Como agravante, percebeu-se, ainda, o desconhecimento em todos os níveis da organização do significado e abrangência do SPED, fato que acabou por trazer dificuldades e insegurança aos gestores na disponibilização das informações. Na tentativa de facilitar o intercâmbio dessas experiências e identificar as áreas de maior problemática para cumprimento destas obrigações, a KPMG no Brasil realizou no Rio de Janeiro, em agosto de 2009, o 13º Fórum de Debates do qual participaram gestores das empresas e pessoas chaves que acompanharam em suas empresas o processo de implementação do SPED. Entre as respostas às dez perguntas interativas realizadas durante o Fórum, destacouse o entendimento dos gestores da necessidade de novos controles e a geral insegurança acerca da qualidade das informações já enviadas. Confira abaixo o resultado completo do Quiz Interativo.

2 Na implementação do projeto, qual dos itens abaixo resultou em maior dificuldade? Cadastros de clientes e fornecedores. 16% Cadastros de materiais e produtos. 40% 12% Integração de sistemas legados com o ERP versus arquivo SPED. Entendimento, pelos gestores de departamentos, do projeto e novos controles resultantes. 28% Todos os anteriores. 4% Na opinião dos que participaram da implantação do Projeto SPED em suas empresas, qual item resultará em um controle mais eficaz de dados e registros do layout do SPED? 3,8% Comitês de controles internos com foco em processos e seus reflexos contábeis/tributários 23,1% Auditoria prévia dos arquivos SPED antes do envio a RFB 26,9% Treinamento institucional sobre tributação e reflexos nos processos/procedimentos da organização Todos os anteriores. 46,2% Com a NF-e, você avalia que sua organização e seu setor serão beneficiados? 10,7% Não 27,9% Talvez 71,10% Sim 2

3 Com a NF-e utilizada por todos os agentes do mercado, sua organização está preparada para o envio, recepção e guarda (contábil e fiscal) desses documentos na forma digital? 32,1% Não 42,9% Sim 25,0% Talvez Em sua opinião, qual é o principal investimento a ser feito para o atendimento do SPED? Software 10% Treinamento área contábil 43,3% Treinamento área fiscal/tributária 43,3% Outros 3,3% O projeto SPED exigirá das organizações um investimento para sua implementação. Você avalia que o retorno desse investimento será em: Menos de 2 anos e resultante de redução de custos e processos. 14,3% 14,3% Menos de 2 anos e provocado por otimização tributária. 14,3% 14,3% Entre 2 a 4 anos por redução de custos e processos. Entre 1 e 4 anos por otimização tributária. 42,9% Mais de 4 anos. 3

4 Considerando a implementação de 2/3 do projeto SPED recentemente, qual o grau de segurança quanto às diversas informações e registros constantes desses arquivos na sua opinião? 17,2% Alto 17,2% Baixo 65,6% Médio O que poderia ameaçar a sua organização quanto à gestão tributária com a vigência do SPED? 13,3% 3,3% Desconhecimento do impacto que as tarefas básicas rotineiras podem causar à tributação da organização 36,7% Falta de comunicação entre os departamentos. Desconhecimento em toda a organização do significado e abrangência do SPED. 46,7% Controles internos não focados aos cuidados e necessidades do projeto SPED. A Administração Tributária terá o maior banco de dados o que proporciona realizar as mais inimagináveis análises e consistência dessas informações por data mining e auditoria fiscal, de forma remota. Para a adequada governança tributária, você planeja adotar: 10% Auditoria prévia dos arquivos. 16,7% 33,3% Treinamento institucional periódico sobre tributação e reflexos nos processos/procedimento da organização ( Tax on supply chain ). Comitê regular de discussão sobre aspectos de controles internos e tributação. Outros procedimentos a ser identificados. 40%

5 As Administrações Tributárias irão nos observar detalhadamente. Como administrador, esse aspecto: 43,3% 16,7% 40% Não me incomoda, pois tenho segurança quanto aos controles de processos e procedimentos. Me deixa relativamente incomodado, pois a comunicação interna focada no SPED é falha. Me deixa muito incomodado, pois são inúmeras informações sobre tudo e todas operações da organização e não disponho de controles fortes.

6 kpmg.com.br Contatos São Paulo Roberto Cunha Sócio, Indirect Tax & Customs Tel. (11) Maira Manna Rigoni Behrndt Diretora, Indirect Tax & Customs Tel.: (11) Elson E. Bueno Diretor, Indirect Tax & Customs Tel.: (11) Campinas Carlos Henrique do A. Cypriano Tel.: (19) São Carlos/Ribeirão Preto/Goiânia/ Brasília Vildimar João B. Andrade Tel.: (16) Rio de Janeiro José Roberto A. da Silva Tel.: (21) Curitiba/Joinville José Daniel Martinho Tel.: (41) Porto Alegre Altair Antonio Toledo Tel.: (51) Belo Horizonte/Salvador Maria Vilma M. R. Andrade Tel.: (31) Manaus Cristiano Francisco Garcia Tel.: (92) Fortaleza/Recife Bergson de Oliveira Pereira Tel.: (85) Todas as informações apresentadas neste documento são de natureza genérica e não têm por finalidade abordar as circunstâncias de nenhum indivíduo específico ou entidade. Embora tenhamos nos empenhado em prestar informações precisas e atualizadas, não há nenhuma garantia de sua exatidão na data em que forem recebidas nem de que tal exatidão permanecerá no futuro. Essas informações não devem servir de base para se empreender qualquer ação sem orientação profissional qualificada, precedida de um exame minucioso da situação em pauta. KPMG e o logotipo KPMG são marcas comerciais e registradas da KPMG International, uma cooperativa suíça KPMG Tax Advisors Ltda., uma sociedade brasileira e firma-membro da rede KPMG de firmas-membro independentes e afiliadas à KPMG International, uma cooperativa suíça. Todos os direitos reservados. Impresso no Brasil.