TÉCNICAS DE GESTÃO E MECANISMOS DE SUSTENTABILIDADE EM BIBLIOTECAS COMUNITÁRIAS DE. SALVADOR 1 Ana Paula S. Souza Teixeira 2

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1 SALVADOR 1 Ana Paula S. Souza Teixeira 2 UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS CURSO DE BIBLIOTECONOMIA DIRETÓRIO ACADÊMICO DE BIBLIOTECONOMIA XIV Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação e Gestão da informação Os novos campos da profissão da informação na contemporaneidade 16 a 22 de janeiro de 2011 TÉCNICAS DE GESTÃO E MECANISMOS DE SUSTENTABILIDADE EM BIBLIOTECAS COMUNITÁRIAS DE Bruna B. Lessa dos Santos 3 Eneida de Paula Nascimento 4 Raissa Lima de Souza 5 Othon Jambeiro 6 RESUMO Análise da gestão de bibliotecas comunitárias de Salvador, Bahia, com particular enfoque nos seus mecanismos de sustentação, isto é, de continuidade de sua existência. Do ponto de vista conceitual pretendeu-se verificar se e como o uso de técnicas de gestão estabelecido na literatura específica pode ajudar as bibliotecas comunitárias a se apresentarem como instituições de educação continuada e, assim, criar condições para sua sustentabilidade. A análise levou em conta aspectos econômico-financeiro, gerencial e social das unidades selecionadas. Optou-se pela pesquisa do tipo exploratória descritiva, sendo realizados estudos de caso em quatro bibliotecas comunitárias de Salvador. Além de pesquisa bibliográfica, aplicaram-se dois tipos de formulários, um com os gestores e o outro com os usuários. Os dados coletados revelam que nenhuma das bibliotecas analisadas planeja o desenvolvimento da gestão, padecendo todas de ausência de visão de futuro e, em consequência, de estratégias visando à longevidade da organização. Palavras-chave: Bibliotecas Comunitárias. Gestão estratégica. Sustentabilidade. 1 Comunicação oral apresentada ao GT 5 - Cultura e direito a Informação XIV EREBD, Graduanda em Biblioteconomia e Documentação pelo Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia (ICI/UFBA). Integrante do Grupo de Pesquisa: Saberes e Fazeres em Gestão da Informação e do Conhecimento (GEINFO). 3 Graduanda em Biblioteconomia e Documentação pelo Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia (ICI/UFBA). Integrante do Grupo de Pesquisa: Saberes e Fazeres em Gestão da Informação e do Conhecimento (GEINFO). 4 Graduanda em Biblioteconomia e Documentação pelo Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia (ICI/UFBA). Bolsista do Projeto de Pesquisa: Gestão da Informação e Criação do Portal de Acervos de Médicos Represe. 5 Graduanda em Biblioteconomia e Documentação pelo Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia (ICI/UFBA). 6 Professor, Doutor do ICI/UFBA. Pesquisador 1.B do CNPq.

2 1 INTRODUÇÃO As bibliotecas surgiram da necessidade do homem em armazenar, preservar e organizar os registros do conhecimento. A gestão do conhecimento foi ficando cada vez mais complexa, o que resultou na necessidade de estudos acadêmicos para a formação de pessoal especializado e no desenvolvimento de sistemas de recuperação da informação. Embora a sociedade venha se tornando cada vez mais dependente de informação, esta não tem chegado de forma eficaz em alguns lugares, principalmente os mais carentes. Identifica-se como principal motivo a falta de políticas governamentais de implantação de Centros de Leitura ou Bibliotecas em regiões menos favorecidas, como por exemplo, as periferias das grandes cidades. Todavia, em muitas localidades, a própria população cria pequenas bibliotecas, de maneira espontânea ou a partir de um projeto social, individual ou coletivo, com a missão de levar informação, conhecimento e cultura às pessoas que vivem em regiões marginalizadas. São as chamadas bibliotecas comunitárias que surgem a partir da carência de um espaço de leitura, compartilhamento e difusão democrática de informações, apresentando particularidades e adaptações de acordo com o cotidiano e as necessidades dos usuários. Sua criação segue um princípio autônomo, flexível e de articulação local. Sua finalidade é agir como fonte de ações transformadoras da vida dos indivíduos que estão à margem da sociedade. Constituem-se verdadeiras mediadoras de cultura e saber, podendo se transformar em espaços estratégicos para a implantação de políticas públicas de integração social e cultural. A realização deste trabalho é justificada pela observação de que muitas bibliotecas comunitárias têm vida breve ou mantêm-se em condições precárias, sem qualquer avanço no cumprimento dos objetivos a que se propõem. No caso de Salvador, estão geralmente situadas na periferia, sendo notórios alguns fatores que dificultam o seu desenvolvimento, tais como: a falta de planejamento e gerenciamento. Analisar sua administração e como fazem para se sustentar foi, portanto, o principal objetivo desse estudo, além de definir quais e como as técnicas de gestão em bibliotecas podem fazer com que uma biblioteca comunitária obtenha sustentabilidade, permitindo que se apresente para a comunidade como uma instituição de educação continuada. Dessa compreensão nasceram as questões básicas de pesquisa, assim expressas: De que forma os gestores de bibliotecas comunitárias planejam, organizam, dirigem e controlam suas funções? Como fazem para atrair investimentos e investidores para a sua

3 unidade? Como se fazem presentes nas atividades que ocorrem no bairro? Há carência de recursos financeiros e apoios institucionais? Existem nelas profissionais bibliotecários atuando na organização e tratamento do acervo, desenvolvendo técnicas de gestão e elaboração de projetos para assistir e suprir as necessidades do usuário? O trabalho pretende contribuir para a melhor gestão destas organizações a fim de permitir sua longevidade com base na gestão estratégica e, por conseguinte, maior e melhor acesso à informação pelas comunidades de condição socioeconômica fragilizada. Dois tipos principais de dificuldades foram encontrados na realização da pesquisa: primeiro, a pouca literatura sobre gestão de bibliotecas comunitárias; segundo, o baixo nível de escolaridade dos entrevistados, o que dificultou sua compreensão das perguntas e a formulação de respostas pertinentes, no prazo necessário. Isto, todavia, não se constituiu em fator impeditivo para a conclusão do trabalho. 2 REVISÃO DE LITERATURA A sociedade atual é conhecida pela grande necessidade de informação, sua busca pelo conhecimento é refletida na tentativa de inclusão social daqueles que de alguma forma não têm acesso a ela. A formação de leitores autônomos e críticos é o real desafio deste século, porque na medida em que os cidadãos constroem o conhecimento através da leitura, tornam-se também capazes de exercer a sua cidadania. Neste contexto configura-se a Biblioteca como um poderoso equipamento para promoção dessas ações. Construir bibliotecas é propiciar a construção de relações que possibilitarão a discussão sobre o ser cidadão, visto que ela não é um equipamento passivo, e sim um centro dinâmico. Ela não é um depósito de livros, é um local que promove a democratização do acesso à informação, de maneira a despertar o prazer pela leitura, e proporcionar um melhoramento na educação da comunidade. De acordo com Milanesi (1983), [...] dentro de uma biblioteca o usuário circulará pelo tempo e espaço, aproximandose da forma mais completa possível do patrimônio cultural da humanidade. E poderá fazer isso movido por um interesse específico ou pelo simples prazer do conhecimento [...]. (MILANESI, 1983, p.98). Democratizar a informação é também levar a leitura aos locais de carência econômica, pois, sem dúvida, esta é uma ação que surtirá efeitos positivos, despertando na

4 população interesse por ela. A implantação de bibliotecas comunitárias é uma boa opção, pois visa minimizar as diferenças culturais, raciais, econômicas e educacionais. No entanto, estas não se criam de qualquer forma. Devem ser munidas de acervo bibliográfico e documental, considerando a cultura e os costumes da comunidade em que está inserida, possibilitando ao seu usuário o livre e gratuito acesso à informação. Segundo Jesus (2007), Elas nascem porque a população procura de alguma forma transformar seu espaço, locais, quase sempre, marcados pela violência, pelo desemprego, pela precariedade nos serviços de saúde, deficiência no sistema educacional e descaso das autoridades em promover programas de incentivo à cultura e ao lazer (JESUS, 2007, p.3). A participação coletiva da comunidade no processo de criação de bibliotecas nem sempre garante sua sustentabilidade, visto que a maioria dos que a constituem não conta com recursos para aquisição de acervo, equipamentos e materiais de apoio, manutenção do espaço, ou, ainda, para o pagamento do pessoal envolvido na ação. Porém para que a biblioteca continue ativa é preciso que haja um mínimo de recursos para se estabelecer e tornar efetivas suas ações, pois sozinhas, sem apoio, é difícil sustentarem-se em longo prazo. Como afirma Almeida e Machado (2006, p. 19), a sobrevivência das comunidades depende da ampliação de ações coletivas, do espírito da solidariedade, do cultivo das relações e compartilhamento de responsabilidade. As bibliotecas comunitárias surgem, portanto, como uma reivindicação de direito à informação. Todavia para que tenham condições de superar as adversidades do dia-a-dia e criar alicerces para se estabelecer como entidades autônomas no processo de emancipação social e democratização da informação e da leitura, precisam de técnicas de gestão como uma unidade de informação. Entretanto, essas organizações geralmente não possuem bibliotecárias, sendo geridas por pessoas leigas ou, na melhor das hipóteses, por profissionais de outras áreas que executam sua gestão juntamente com representantes da comunidade que ajudam nas tomadas de decisão. A falta de um profissional da informação na maioria das vezes faz com que ocorram falhas na administração, o que frequentemente contribui para o fechamento da biblioteca. A tarefa de gerir uma unidade de informação nem sempre é tão simples como parece, mesmo sendo uma biblioteca comunitária. A função da Biblioteca é propiciar o acesso à informação, cabendo-lhe compreender as necessidades seus usuários e mostrar-lhes o

5 caminho na busca pelo conhecimento. Para cumprir e facilitar seu papel, a administração utiliza-se de vários instrumentos de gestão. Estes instrumentos são compostos por conceitos e técnicas que vêm sendo criados, aplicados e aprimorados ao longo da história da Administração e cobrem todas as necessidades da tarefa empresarial. Eles dão suporte às questões institucionais, gerenciais, operacionais, de organização, de comunicação, de informação e ajudam a administração a criar os estados futuros, definir os caminhos, conduzir as ações em direção a esse futuro, assegurar que o desempenho está produzindo os resultados desejados. Eles auxiliam a administração também em seus esforços de definir os procedimentos e os métodos para a execução das atividades, a fixar e compartilhar os papéis e as responsabilidades entre a equipe, a promover as relações e o entendimento comum. (ARANTES, 1998, p. 86). Uma das principais funções de um gestor de biblioteca é o de tomar decisões para garantir o desempenho e sobrevivência da mesma. A tomada de decisões, segundo Maciel e Mendonça (2006, p. 14), é um processo de identificação de um problema específico e a seleção de uma linha de ação para resolvê-lo [...] e para traçar esta linha de ação, deve haver um planejamento prévio, que Tarapanoff (2004) identifica como: [...] um processo preparatório, condicionador e prospectivo. É preparatório na medida em que analisa e consideram atos e fatos, situações e ações, soluções reais e possíveis [...] o condicionador visa direcionar o estado atual de coisas em toda sua variedade de causas e efeitos para o futuro tornando dependente e relacionando as decisões presentes à tomada de decisão futura [...] o prospectivo, na medida em que impõe futuro ações presentes, ou seja, faz com que decisões atuais evoluam com a tomada de decisão ao futuro [...] (TARAPANOFF, 2004, p. 26). Ansoff (1983) por sua vez, afirma que a administração estratégica é uma abordagem sistemática à gestão de mudanças estratégicas é uma responsabilidade importante e cada vez mais essencial da administração geral: posicionar e relacionar a organização a seu ambiente, assegurando resultados continuados e antecipando eventuais surpresas. Para ele o processo de administração estratégica visa manter uma organização como um conjunto integrado ao seu ambiente, num processo evolutivo, contínuo e interativo, focando nos seus objetivos e metas a serem alcançadas. 3 A GESTÃO ESTRATÉGICA EM BIBLIOTECAS COMUNITÁRIAS Consideradas como organizações, as bibliotecas comunitárias não podem ser imunes às mudanças no meio em que estão inseridas. Contudo, o que frequentemente ocorre, é tornarem-se espaços filantrópicos distanciados do seu objetivo inicial, principalmente

6 quando não são apoiadas financeiramente pelo Estado, ou quando são apoiadas pela iniciativa privada. A gestão estratégica é adequada ao ambiente da biblioteca comunitária devido à sua visão de futuro, de criar estratégias visando à longevidade da organização, ou seja, faz com que o gestor descubra meios de mantê-la. Para Ferreira (1997, p. 115) a visão estratégica de uma organização, ou seja, o que se deseja que ela seja no futuro, só pode ser alcançado por meio de um processo sistemático de análise e síntese, o planejamento empresarial. A visão de manutenção em longo prazo da gestão estratégica também é fator relevante na escolha deste modelo como sendo adequado às pretensões das bibliotecas comunitárias. Segundo Batemam (1998, p.121) os objetivos estratégicos constituem os alvos principais ou resultados finais, que se referem à sobrevivência em longo prazo, ao valor e ao crescimento da organização. Outra preocupação das bibliotecas comunitárias, segundo Cuervo (1995), é a administração de seus recursos para que sejam utilizados de maneira a não haver desperdícios, já que são escassos na maioria das vezes. Diante deste contexto incerto, complexo e conflitivo, a administração estratégica se ocupa das decisões referentes à formulação e implementação de estratégias, o que implica na mobilização de recursos para conseguir objetivos globais. Para Johnson; Scholes (1999), três elementos principais compõem a gestão estratégica: A análise estratégica, na qual o estrategista trata de compreender a posição estratégica da empresa; A escolha estratégica, na qual se define a formulação dos possíveis cursos de ação, sua avaliação e escolha; e, por último, A implantação estratégica, que compreende o planejamento daquelas tarefas para efetivar a escolha estratégica e a administração das mudanças requeridas. Neste contexto, Batemam (1998) assim se manifesta: A estratégia que uma organização implementa é uma tentativa de equilibrar habilidades e recursos da organização com as oportunidades encontradas no ambiente externo, isto é, cada organização tem certos pontos fortes e certos pontos fracos. (BATEMAM (1998, p. 121). Portanto, torna-se imprescindível que as bibliotecas comunitárias mantenham-se informadas acerca dos fatores ambientais externos, através de um contínuo monitoramento de tais fatores, de forma que aliada a uma constante avaliação interna possam formular e

7 implementar estratégias que possam garantir sua sustentabilidade. O diagrama apresentado na Figura 1 representa esta dinâmica. Figura 1 Determinantes de sustentabilidade Fonte: Avaliação da sustentabilidade das bibliotecas do projeto Bibliotecas Comunitárias - Ler é Preciso. 4 METODOLOGIA Foram realizados estudos de caso em quatro bibliotecas comunitárias de Salvador, na sua maioria localizada em bairros periféricos, que atuam como instrumento de educação continuada e de fomento à leitura para a comunidade. São elas: Biblioteca do Calabar, situada no bairro do mesmo nome, criada pelo grupo Jovens em Ação do Calabar e a Avante Educação e Mobilização Social, em parceria com a Sociedade Beneficente e Recreativa do Calabar (SBRC); Biblioteca Sete de Abril, localizada no bairro do mesmo nome, idealizada pela Sra. Gicélia, moradora do bairro; Biblioteca Betty Coelho estabelecida no bairro da Boca do Rio, concebida pelo poeta baiano Douglas de Almeida, atualmente gerenciada pela atriz Jeane Santos; Biblioteca Prometeu Itinerante, voltada para o público adulto e que desenvolve atividades de extensão com artistas baianos, também fundados pelo poeta Douglas de Almeida. Procedeu-se a uma pesquisa bibliográfica com o objetivo de levantar, analisar e comparar as contribuições científicas sobre o assunto. Os dados empíricos foram colhidos

8 através da aplicação de dois tipos de formulário, a saber: um para os gestores e outro para os usuários. A coleta de dados foi realizada em maio de O formulário direcionado para o gestor foi elaborado com perguntas que visavam obter informações sobre: como é desenvolvida a gestão na biblioteca; qual o grau de escolaridade do gestor; a existência ou não de ajuda financeira por parte de outras instituições para a sua manutenção e sustentabilidade. Foram aplicado 6 (seis) formulários. O formulário direcionado para o usuário, reflexo de toda a gestão, tendo em vista verificar se os serviços da biblioteca suprem suas necessidades no acesso à informação. Foram aplicados 15 formulários a usuários de cada biblioteca, totalizando 60. Procurou-se observar quais as principais sugestões dos usuários para a melhoria das bibliotecas e qual o grau de satisfação desses usuários em relação à gestão da biblioteca. Os resultados foram apresentados em termos percentuais. 5 ANÁLISE E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS Tomando-se como referência que na administração estratégica a organização - nesse contexto, a biblioteca - deve conhecer bem seu clientes/usuários, verificou-se nas quatro bibliotecas analisadas a predominância do sexo feminino, com 70%. A faixa etária mais representativa apresenta usuários entre 7 e 18 anos, com 67%, conforme Gráfico 1. Gráfico 1 Faixa etária dos usuários Fonte: Pesquisa direta, maio de No que tange à qualidade na gestão, e, portanto seu efeito na satisfação dos

9 usuários fez-se perguntas do tipo: o que menos gosta na Biblioteca e o que poderia melhorar. Percebe-se que 100% dos pesquisados, sentem necessidade de ampliação do espaço físico; 42% indicam que os acervos que necessita de atualizações. Gráfico 2 - Sugestões dos usuários para melhoria na Biblioteca Fonte: Pesquisa direta, maio de Quanto aos gestores observou-se que 50% tem 2º grau completo e que 25% estão cursando uma faculdade ou já concluíram o curso superior. Gráfico 3 Grau de escolaridade dos gestores Fonte: Pesquisa direta, maio de Quanto ao uso de modelos de gestão, 100% das bibliotecas analisadas não possuem nenhum planejamento para desenvolver a administração das bibliotecas. Não há, em

10 consequência, qualquer planejamento das atividades nem definição de estratégias, práticas administrativas típicas da gestão estratégica, usualmente desenvolvidas em reuniões realizadas periodicamente. Quanto à utilização de consultores, 25% das bibliotecas já tiveram apoio de bibliotecários. 75% desenvolvem a administração baseadas na visita às Bibliotecas Públicas e à participação em seminários relativos à administração de Bibliotecas. No que tange às parcerias estratégicas, 75% mantêm parcerias com outras instituições e apenas 25% depende somente da comunidade. As tecnologias de informação não são utilizadas em 100% das bibliotecas pesquisadas. Inexistem computadores que pudessem, por exemplo, agilizar as atividades diárias e mediar à comunicação com o público através da Internet. Por último, foi observada a existência de controle das despesas em 100% das organizações. Contudo, são os próprios gestores que realizam esse controle, não possuindo nenhuma aptidão necessária para execução dessa função e nem apoio de serviço contábil terceirizado. 6 CONCLUSÃO Com base nas informações obtidas e analisadas podem-se fazer algumas considerações. Os resultados revelaram que as bibliotecas comunitárias, mesmo sendo espaços que procuram lutar contra os processos de exclusão, através do acesso à informação, à cidadania e à cultura, não possuem um modelo de gestão administrativo específico como meio de alcançar a longevidade. A gestão estratégica aplicada a estas bibliotecas possibilitaria traçar metas que propiciassem o planejamento de um serviço de qualidade e eficaz. Poderia também envolver os associados em ações coletivas de solidariedade e no compartilhamento de responsabilidades. A adoção de técnicas de gestão como planejamento formal, definição de estratégias, controle de despesas, estabelecimento de parcerias estratégicas, uso de consultorias e de tecnologia de informação, poderia ajudar essas bibliotecas a equacionar melhor suas ações. Serviria também para gerir os recursos que conseguem, independentemente de serem públicos ou privados, fazendo com que possam sustentar-se por mais tempo, desempenhando seu papel de inclusão social nas comunidades em que atuam. As autoras deste trabalho esperam que os resultados desta pesquisa estimulem as

11 bibliotecas comunitárias a se organizarem, e que possam ter um comprometimento administrativo mais sólido, a fim de melhor se capacitarem para atrair os olhares de instituições públicas e privadas para suas necessidades e assim obterem parcerias que garantam sua continuidade. A pesquisa apresenta algumas limitações por ter uma amostra de bibliotecas muito pequena (apenas quatro bibliotecas comunitárias). Mas espera-se que futuras pesquisas possam ampliar esta amostra. MANAGEMENT TECHNIQUES AND MECHANISMS FOR COMMUNITY SUSTAINABILITY IN LIBRARIES SALVADOR ABSTRACT Review of the management of community libraries in Salvador, Bahia, with particular emphasis on their mechanisms of support, ie, their continued existence. From the conceptual point of view it was intended to verify if and how the use of established management techniques in specific literature can help the community libraries to present themselves as institutions of continuing education and thus create conditions for its sustainability. The analysis took into account economic-financial, managerial and social development of selected units. We opted for exploratory research descriptive case studies being conducted in four community libraries in Salvador. Besides literature, we applied two types of forms, one with the managers and the other users. The collected data show that none of the libraries analyzed the development of management plans, all suffering from lack of vision and, consequently, strategies for the longevity of the organization. Keywords: Community Libraries. Strategic management. Sustainability. REFERÊNCIAS ALMEIDA, Maria Christina Barbosa; MACHADO, Elisa. Bibliotecas em Pauta. São Paulo: Itaú Cultural, Disponível em: <http://www.unirio.br/cch/eb/enebd/comuniccao_oral/eixo1/biblioteca_comunitaria.pdf.> Acesso em: 15 mai ALMEIDA JÚNIOR, Oswaldo Francisco de. Sociedade e Biblioteconomia. São Paulo: Pólis: Associação Paulista de Bibliotecários, 1997, 129 p. ANSOFF, Igor H. Administração Estratégica. São Paulo: Atlas, ARANTES, Nélio. (1998). Sistemas de gestão empresarial: conceitos permanentes na administração de empresas válidas. 2. ed. São Paulo: Atlas, 439 p. BARROS, Ricardo; CARVALHO, Mirela de; ROSALEM, Andrezza; FRANCO, Samuel. Avaliação da Sustentabilidade das Bibliotecas do Projeto Bibliotecas Comunitárias: ler é preciso. Belo Horizonte: IPEA/IETS, Disponível em: <

12 BATEMAN, Thomas S.; SNELL, Scott A. Administração construindo vantagem competitiva. São Paulo: Atlas, CUERVO, G. A. La dirección estratégica de la empresa. In:. Dirección de empresa de los noventa. Madri: Civitas, FERREIRA, Ademir Antonio. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias: evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, JESUS, Marisa S. de. Implantação de bibliotecas comunitárias nos municípios do Estado da Bahia. Salvador: CEPOM, Disponível em: <www.cinform.ufba.br/.../41d630061c75a5256dde4897e527.pdf>. Acesso em: 20 mai JOHNSON, G.; SCHOLES, K. Dirección Estratégica: análisis de la estrategia de lãs organizaciones. Madrid: Prentice Hall, MACIEL, Alba Costa; MENDONÇA, Marília Alvarenga Rocha. Bibliotecas como organizações. 1. Ed. rev. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, p., il. MILANESI, Luís. O que é biblioteca. São Paulo: Brasiliense, p. Coleção n. 94. (Primeiros passos) TAPARANOF, Kira. Técnicas para tomada de decisão nos sistemas de informação. Colaboração de Denir Mendes Miranda; Rogério Henrique de Araújo Júnior. Brasília: Thesaurus, p., il.

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