ANÁLISE DE CUSTOS COM XEROGRAFIA NA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO EM PRIMAVERA DO LESTE. Acadêmicos: Antônio Honorato Pereira Edir Vilmar Henig

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO, ECONOMIA E CIÊNCIAS CONTÁBEIS TURMAS ESPECIAIS DE PRIMAVERA DO LESTE CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Disciplina: Custos Empresariais Prof.: Joaquim Eduardo de Moura Nicácio ANÁLISE DE CUSTOS COM XEROGRAFIA NA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO EM PRIMAVERA DO LESTE Acadêmicos: Antônio Honorato Pereira Edir Vilmar Henig Primavera do Leste / MT Julho de 2006

2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO, ECONOMIA E CIÊNCIAS CONTÁBEIS TURMAS ESPECIAIS DE PRIMAVERA DO LESTE CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Disciplina: Custos Empresariais Prof.: Joaquim Eduardo de Moura Nicácio ANÁLISE DE CUSTOS COM XEROGRAFIA NA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO EM PRIMAVERA DO LESTE Acadêmicos: Antônio Honorato Pereira Edir Vilmar Henig Projeto de Pesquisa apresentado na disciplina de Custos Empresariais ao Prof. Joaquim Eduardo de Moura Nicácio, como requisito parcial para conclusão da disciplina. Primavera do Leste / MT Julho de 2006

3 1. INTRODUÇÃO A aplicação da contabilidade de custos nas empresas tanto nas empresas públicas quanto nas privadas se reveste da maior importância, fornecendo subsídios para controles internos como informações e relatórios para custos de produção, de banco de dados, de despesas, de produção e ainda elementos que auxiliam o administrador na tomada de decisões (N icácio, 2004: 17). Procuraremos neste trabalho, realizar um estudo de custos com xerografia no setor de Educação da Prefeitura Municipal de Primavera do Leste 1, referentes ao mês de maio de O problema apresentado: é possível calcular o custo da cópia xerográfica deste setor? A hipótese é: com a aplicação de custeio por absorção 2 é possível determinar o custo da cópia xerográfica. O objetivo principal é permitir que o administrador deste setor exerça o controle de custos da cópia xerografada. O objetivo secundário é iniciar a implantação do sistema de custos por absorção no setor de xerografia na Prefeitura Municipal de Primavera do Leste. A importância desta pesquisa é: i) Com a aplicação da contabilidade de custos, fornecer ao administrador informações para: banco de dados, orçamentos, cálculo de despesas, de produção, ou ainda elementos para ajuda na tomada de decisões para um maior controle deste setor. E ii) Gerar relatórios de desempenho de produção x custos a administração deste setor. 1 A Prefeitura Municipal de Primavera do Leste está localizada na Rua Maringá nº. 444, Centro Telefone: inscrita sob CNPJ: / Home Page: 2 O sistema de custeio por absorção é uma técnica de apropriar os elementos formadores de custo de um produto ou serviço exigida por legislação federal, onde se agrega todo o custo, para a realização do produto (Nicácio, 2004: 25).

4 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Histórico da xerografia Chester Carlson, advogado da área de patentes e inventor de meio expediente, fez sua primeira imagem xerográfica em seu laboratório improvisado em Astoria, Queens, na cidade de Nova Iorque, em 22 de outubro de Ele passou anos tentando vender sua invenção sem sucesso. Executivos e empresários não acreditaram que havia um mercado para uma copiadora quando o papel carbono funcionava tão bem. E o protótipo da copiadora era pesado e desalinhado. Umas 20 empresas, entre elas a IBM e a General Electric, receberam sua invenção com o que Carlson chamou de "uma total falta de interesse". Finalmente, em 1944, o Battlelle Memorial Institute, em Columbus, Ohio, contratou Carlson para refinar seu novo processo, que Carlson chamou de "eletrofotografia". Três anos depois, The Haloid Company, produtora de papel fotográfico em Rochester, Nova Iorque, entrou em contato com Battelle e obteve uma licença para desenvolver e comercializar uma máquina de cópia com base na tecnologia de Carlson. Posteriormente, a Haloid obteve todos os direitos da invenção de Carlson. Carlson e Haloid concordaram que a palavra "eletrofotografia" era incômoda demais. Um professor de línguas clássicas da Ohio State University sugeriu "xerografia", derivada das palavras gregas para "seco" e "escrita". A Haloid inventou a palavra "Xerox" para as novas copiadoras e, em 1948, a palavra Xerox tornou-se marca registrada. Inspirada pelo sucesso modesto inicial de suas copiadoras Xerox, a Haloid mudou seu nome em 1958 para Haloid Xerox Inc. A empresa tornou-se Xerox Corporation em

5 1961 após ampla aceitação da Xerox 914, a primeira copiadora automática para escritório que utilizava papel comum. (1) 2.2 Xerografia no Brasil Uma fotocopiadora (também conhecida popularmente no Brasil como xerox) é um dispositivo de impressão para reprodução de documentos. Seu funcionamento esta baseado nos princípios da eletricidade estática. Originalmente, no processo conhecido como Light- Lens, um cilindro foto-sensível era carregado com a imagem refletida do original através de espelhos. Após essa etapa, forma-se uma imagem latente do original na superfície do cilindro. O cilindro recebe uma carga de material conhecido como toner ou tonalizador que é atraído pelas cargas que formam a imagem. O toner é então transferido para o papel, também através de cargas elétricas, e então fixado ao mesmo em processo que envolve calor e pressão. Nos dias de hoje, a imagem latente é formada no cilindro com o uso de raios laser ou diodos emissores de luz LED, no processo chamado de digital semelhante às impressoras a laser. Foi introduzida pela Xerox na década de 1960 e foi gradualmente substituindo o processo de cópia por papel químico. (2) (1) XEROX. Visão Geral. &id=overview&xcntry=bra&xlang=pt_br. (2) WIKIPÉDIA. Fotocopiadora.

6 3. MATERIAIS E MÉTODOS 3.1 Materiais No processo de xerografia do setor de Educação da Prefeitura Municipal de Primavera do Leste, além da fotocopiadora, é necessária a folha de papel (A4). Para que a cópia seja feita também se faz necessário: i) Temperatura: 10 a 35º C, sendo assim faz-se necessário que um ar condicionado esteja ligado, para a climatização do ambiente. ii) Fotorreceptor+Toner da máquina carregado. 3.2 Métodos do Processo de Produção O processo de produção de cópias xerográficas ocorre através das seguintes etapas, todas executadas pelo operador: 1. A máquina é ligada através do interruptor de alimentação; 2. É verificado se o indicador luminoso de trabalho na memória está ligado; 3. A máquina é carregada com papel em uma das bandejas de alimentação; 4. Os documentos a serem copiados, são colocados em uma das bandejas de cópia; 5. Na tela de cópias é selecionado o número de cópias a serem feitas através do visor do painel de seleção por toque; 6. É pressionada a tecla iniciar; 7. A cópia é feita em aproximadamente 2 segundos; 8. A cópia sai xerografada na bandeja receptora de cópias.

7 Figura 1 - Etapas do processo de xerografia

8 Figura 1 - Sala de xerografia / Educação / Prefeitura Municipal de Primavera do Leste 3.3 Método de Apuração de Custo Para apurar o custo mensal das xerografias do setor de Educação da Prefeitura Municipal de Primavera do Leste, utilizamos o sistema de custeio por absorção ou integral, permitido por lei, onde apropriamos os elementos formadores de custo. O mês de análise de custos escolhido, foi o mês de maio de Apuração Implantação da máquina: 10/04/2006 Verificação da tiragem: 07/07/2006 ( cópias) Mês de análise de custos: Maio de 2006

9 Tabela 1 - Dias a serem calculados / maio de 2006 Número de Dias 88 Sábados 12 Domingos 12 Feriados 04 Total de dias a serem calculados 60 Cálculo para média de cópias diárias: totalcópias dias = = 6.923, cópias / dia 60 Cálculo de horas de funcionamento da máquina: 22 dias x 8 h = 176 h/mês Cálculo para média mensal de cópias: cópias/dia x 22 dias = cópias/mês Cálculo para média de horária de cópias: cópias / dia horas / dia = = 865,5 865cópias / hora 8 Cálculo para média de cópias por minuto: cópias / hora 865 = = 14,41 14cópias / min min 60 Cálculo custo médio com troca de fotorreceptor+toner (modelo 113R00635) para copiadora:

10 Custo do produto: R$ 650,00 Duração: ( cópias / modo econômico) cópias / mês Duração / toner = = 5,25 5toners/mês toners / mês R$/ toner = = R$3.250, 00 (custo médio mensal com toner) Cálculo custo médio com papel A4 para copiadora: Custo do produto: R$ 100,00 (Caixa com folhas) mensal / cópias Caixa /5.000 folhas = = 30, caixas/mês caixas / mês R$/ caixa = = R$3.000, 00 (custo médio mensal com papel A4) Cálculo custo mensal com limpeza/manutenção: Custo: R$ 1,00 / dia ou R$ 22,00 / mês Cálculo custo mensal com consumo de energia elétrica: Tabela 2 - Consumo elétrico horário, diário e mensal / KW Custo por Kw: R$ 0,33 Quantidade Consumo / hora Consumo / Dia Consumo / Mês a) Fotocopiadora W 12 KW 264 KW b) Ar-Condicionado W 10,8 KW 237,6 KW c) Lâmpadas W W 35,2 KW a) Máquina fotocopiadora XEROX WorkCentre Pro 428:

11 R $ / KW KW / Mês = 0, = R$87, 12 b) Ar-Condicionado Cônsul Air Máster ( BTUS): R $ / KW KW / Mês = 0,33 237,6 = R$78, 41 c) Lâmpadas Fluorescentes (40 W X 5): R $ / KW KW / Mês = 0,33 35,2 = R$11, 62 d) Total mensal de custos com energia elétrica: a b + c =, ,41+ 11,62 = + 87 R$177, 15 Cálculo MOD (Mão-de-obra direta): Salário Nominal: R$ 911,00 Número de dias trabalhados: 22 dias Jornada de trabalho: 8 horas / dia ou 176 horas / mês Cálculo R$/h: a) Salário: Salário / Mês = h / Mês = R$5,18/ h 1 mês x 176 h x R$ 5,18/h...= R$ 911,00 b) Férias com 1/3 de abono pecuniário: 1/12 x 176 h x R$ 5,18/h + [(1/12 x 176 h x R$ 5,18/h) 3 = R$ 25,32]...= R$ 101,29 c) 13º salário 1/12 x 176 h x R$ 5,18/h...= R$ 75,97 Custo Total MOD/Mês = R$ 1.088,26

12 Cálculo depreciação linear proporcional da máquina fotocopiadora: Vida útil: 10 anos (aceito pela Secretaria da Receita Federal) a) Depreciação anual: Vc Vr D = = = R$3.500,00/ ano n 10 b) Depreciação mensal: V Vr D = c = = R$12,73 / dia 22dias = R$280,06 mês n 275 / Cálculo depreciação linear proporcional do ar-condicionado: Vida útil: 10 anos (aceito pela Secretaria da Receita Federal) a) Depreciação anual: Vc Vr D = = = R$100,00 / ano n 10 b) Depreciação mensal: V Vr 100 D = c = = R$0,36 / dia 22dias = R$7,92 mês n 275 / Cálculo depreciação linear proporcional dos móveis e utensílios: Relação: 02 cadeiras (R$180,00), 03 prateleiras (R$300,00), 1 mesa/escritório (R$200,00) Vida útil: 10 anos (aceito pela Secretaria da Receita Federal) a) Depreciação anual: Vc Vr 680 D = = = R$68,00 / ano n 10 b) Depreciação mensal: V Vr 68 D = c = = R$0,25 / dia 22dias = R$5,44 mês n 275 /

13 4. RESULTADO 4.1 Apuração de custos totais com fotocopiadora em maio de 2006 Tabela 3 - Média de cópias e Elementos formadores de custo / Maio de 2006 Média de Cópias Tempo Nº. Cópias Média de cópias / Maio de d Média de cópias / Dia 8 h Média de cópias / hora 60 min 865 Média de cópias / minuto 60 seg 14 Elementos formadores do CD / CI Valor (R$) / Mês Custo/Maio 2006 fotorreceptor+toner CD R$ 3.250,00 Papel A4 CD R$ 3.000,00 Limpeza/Manutenção CD R$ 22,00 Energia Elétrica CI R$ 117,15 Depreciação Máquina CI R$ 280,06 Depreciação Ar-Condicionado CI R$ 7,92 Depreciação Móveis e Utensílios CI R$ 5,44 MOD CD R$ 1.088,26 TOTAL/CUSTOS/Maio 2006 R$ 7.762, Comparação com custo/cópia Prefeitura Municipal (máquina própria) Custos = cópias / maio / , = 0,051 R$0,05/ Cópia

14 Preço / mercado local R $ / Cópia Cópias = 0, = R$30.465, 60 Tabela 4 - Comparação de custos Custo / Cópia R$ Nº.Cópias / Maio de 2006 Custo Total R$ Prefeitura Municipal 0, ,91 (máquina própria) Mercado Local 0, ,60 Economia ,69

15 5. CONCLUSÃO Após realizarmos um estudo nos custos de xerografia no setor de Educação da Prefeitura Municipal de Primavera do Leste e utilizarmos os recursos de: a) aplicação da contabilidade de custos e b) sistema de custos por absorção; chegamos à conclusão de que é possível calcular o custo da cópia xerográfica deste setor, confirmando a hipótese. O objetivo principal deste trabalho, de permitir ao administrador deste setor exercer o controle de custos da cópia xerografada foi atingido, pois provamos que é possível ter um controle total de custos neste setor aplicando as técnicas de contabilidade e o sistema de custeio por absorção. Além disso, concluímos que com os resultados obtidos podemse encontrar informações úteis para: banco de dados, orçamentos, cálculo de despesas e de produção, tendo assim um maior controle, além da economia com custos com xerografia neste setor.

16 6. BIBLIOGRAFIA NICÁCIO, Joaquim Eduardo de M. Introdução à contabilidade de custos. 2. ed. Cuiabá: EdUFMT, WIKIPÉDIA. Fotocopiadora. Acesso em: 06 jul XEROX. Guia do usuário workcentre pro 423/428. Xerox, XEROX. Guia do usuário workcentre pro 423/428. Xerox, CD- ROM. XEROX. Visão Geral. Acesso em: 07 jul