Como planejar sua empresa e colocar em prática seus projetos para crescimento. Volume 1

Transcrição

1 Como planejar sua empresa e colocar em prática seus projetos para crescimento Volume 1

2 Olá, Obrigado por baixar o nosso material. Este é o primeiro de uma série de três e-books sobre o assunto e espero que acompanhe os outros dois que virão a seguir. Pretendemos com este material disseminar as boas práticas da Administração no Brasil, ensinando e demonstrando, com exemplos práticos e exercícios, como estas práticas podem ser muito úteis para qualquer empresa, em qualquer setor. Não importa o tamanho, se você já tem ou pretende ter uma empresa, este material é para você que quer seu negócio no caminho certo. O conteúdo aqui disponibilizado servirá como base para que você possa saber qual a melhor direção e a maneira correta de segui-la, utilizando as melhores técnicas de gestão. Como agradecimento, gostaria de presentear você com uma consultoria individualizada. Por isso, ao longo do texto você encontrará exercícios sobre cada assunto falado, e, ao final, encontrará um link para enviá-los diretamente a mim, para que eu possa avaliá -los individualmente e te dar um retorno. Aproveite o conteúdo! Hayala Curto CEO Seed Intelligence Company hayala@seedintelligence.com

3 3 Introdução Desde o início do século XX, com a chegada dos computadores, o mundo vive a Era da Informação. Neste período, a livre circulação de conhecimento e know-how tornou o mundo mais competitivo e neste mercado de constantes novidades, as empresas que mais se destacam são aquelas que melhor seorganizam e otimizam os recursos que possuem. Se você está pensando em abrir uma empresa, saiba que pensar o negócio é importantíssimo para ter sucesso, mas se você já tem uma empresa, não se preocupe, organização e planejamento são fundamentais para melhorar a administração de um negócio já constituído. As grandes empresas são grandes porque entendem que para sobreviver e se destacar, devem estar em constante inovação, investindo em diversos meios ao mesmo tempo, diversificando e remanejando seu esforço ocioso. E para isso, é preciso uma organização e administração que não desperdice os investimentos feitos e os recursos disponíveis, sendo essencialum Planejamento Estratégico bem feito. O nome parece complicado, mas seguindo algumas diretrizes é possível elaborar um bom Planejamento Estratégico. Ele serve como um guia importante na definição de quais projetos devem ser executados para que a empresa concretize sua Missão e Visão. Planejamento estratégico é um processo gerencial que diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à empresa e sua evolução esperada. Também considera premissas básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha coerência e sustentação.

4 4 Outro ponto importante é acompanhar periodicamente os projetos definidos no Planejamento Estratégico. Atrasos e gastos excessivos, por exemplo, devem ser prontamente identificados e, nesse momento, é preciso ter um plano de ação para correção da rota da empresa. Para ter êxito, deve-se acompanhar um ciclo que tem por objetivo organizar a empresa e seus processos para melhor performance, de acordo com o seguinte fluxo: PLANO ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Plano estratégico: Veja o quadro na página 3. Objetivos estratégicos: São os resultados que a organização pretende atingir a longo prazo. Metas e indicadores: Metas: apontam o desempenho desejado para um determinado indicador. METAS E INDICADORES Indicadores: mostram se os esforços para alcançar os objetivos estão indo de acordo com o esperado ou se há necessidade de intensificá -los ou empreender novos. Projetos: Um projeto é um esforço temporário empreendido exclusivamente criar um produto, serviço ou resultado único. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos. PROJETOS

5 5 Depois de identificados, os projetos podem ser acompanhados por nove áreas específicas. Ao trabalhar cada uma dessas áreas você tem a garantia de que seus projetos serão desenvolvidos da melhor forma possível. Qualidade: Determina padrões de qualidade para o projeto, para garantir que ele satisfaça as necessidades para as quais foi estruturado. Escopo: Verifica se o projeto possui todo o necessário para a sua conclusão. E somente o necessário. Tempo: Controla os prazos do projeto. Cria-se e acompanha o cronograma, além de garantir que cada etapa comece e termine no momento programado. Custo: Define recursos da forma mais real possível, suas quantidades e datas necessárias. O orçamento do projeto precisa ser concluído dentro do previsto. Recursos Humanos: Organiza e gerencia a equipe alocada no projeto. Determina as funções, responsabilidades e hierarquia. Além de motivar e qualificar os envolvidos. Riscos: Analisa eventos ou condições incertas. E tem como objetivo aumentar a probabilidade e impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e consequências dos eventos negativos. Aquisições: Gerencia produtos e serviços sob responsabilidade dos fornecedores. Serve para assegurar que cada parceiro está cumprindo com seu compromisso. Partes interessadas: Serve para garantir que o projeto cumpra as necessidades dos envolvidos. Integrando todas as áreas para realização do objetivo comum. Comunicações: É o planejamento da comunicação com todos os envolvidos no projeto, para que as informações cheguem da maneira e na hora correta. Ao dividir o Plano Estratégico de sua empresa em projetos você tem mais controle sobre o que está sendo executado e como está sendo executado. Neste e-book, vamos te auxiliar nesse processo e também sugerir ferramentas interessantes para que as nove dimensões, acima citadas, sejam bem controladas. Aproveite!

6 6 O Planejamento Estratégico Para Peter Drucker, considerado o pai da Administração moderna, planejamento é a tomada de decisão com antecipação, algo que podemos fazer antes de começar a agir. Pode ser considerado o plano de voo para gerar o negócio das empresas, definindo as decisões e caminhos com o objetivo de atingir uma situação futura. Não basta ter somente as estratégias bem definidas, é necessário prever os caminhos que a empresa quer seguir, pois de nada adiantam as boas ideias, se elas não saírem do papel. Além disso, traçarum caminho auxilia a empresa a não ser surpreendida por acontecimentos não previstos ou contabilizados. 1) Identificação da Missão, Visão e Valores da empresa Poucas pessoas dão a devida importância a essas três palavras, mas elas são a o mapa do sucesso para qualquer negócio. A Missão é tida como o detalhamento da razão de ser da empresa, ou seja, traduz a finalidade última da empresa e consiste na definição dos seus fins estratégicos gerais. Na Missão, tem-se acentuado o que a empresa produz, sua previsão de conquistas futuras e como espera ser reconhecida pelos clientes e demais stakeholders. Já a Visão de uma empresa é responsável por nortear a organização. É um acumulado de convicções que direcionam sua trajetória. O professor de empreendedorismo Louis Jacques Filion define Visão como a imagem projetada no futuro do espaço de mercado futuro a ser ocupado pelos produtos e o tipo de organização necessária para se alcançar isso. Em suma, a Visão pode ser percebida como a direção desejada, o caminho que se pretende percorrer, uma proposta do que a empresa deseja ser a médio e longo prazo e, ainda, de como ela espera ser vista por todos. Por último, os Valores, que são as convicções da empresa. Os Valores regulam a conduta tanto de um indivíduo quanto de uma organização. Richard Barrett, ex-diretor do Banco Mundial, declara que em uma organização os valores dizem e os comportamentos fazem. Assim sendo, os Valores organizacionais podem ser definidos como princípios que guiam a vida da organização, tendo um papel tanto de atender seus objetivos quanto de atender às necessidades de todos aqueles à sua volta. Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse ou seja afetado pela sua empresa, podendo ter um efeito direto ou indireto sobre ela.

7 Inspire-se! 7 Conheça a Missão de algumas grandes empresas: Refrescar o mundo em corpo, mente e espírito. Inspirar momentos de otimismo através de nossas marcas e ações. Criar valor e fazer a diferença onde estivermos, em tudo que fizermos. Ajudar pessoas, empresas e parceiros a atingirem todo o seu potencial. Agora, veja a Visão da Coca-Cola e da Microsoft: Pessoas: ser um ótimo lugar para trabalhar onde as pessoas são inspiradas a ser o melhor que podem ser. Portfólio: trazer para o mundo um portfólio de marcas de bebidas de qualidade que antecipam e satisfazem os desejos e necessidades das pessoas. Parceiros: alimentar uma rede vencedora de clientes e fornecedores, onde juntos criamos mútuo e duradouro valor. Planeta: Ser um cidadão responsável que faz a diferença, ajudando a criar e apoiar comunidades sustentáveis. Lucro: Maximizar retorno de longo prazo para os acionistas, sendo consciente das nossas responsabilidades globais. Produtividade: ser uma organização altamente eficaz, enxuta e veloz. Disponibilizar às pessoas software de excelente qualidade a qualquer momento, em qualquer local e em qualquer dispositivo.

8 8 E, enfim, conheça os Valores da Coca-Cola e da Microsoft Liderança: A coragem de construir um futuro melhor; Colaboração: Alavancar gênios coletivos; Integridade: Ser real; Prestação de contas: Se é para ser, é para mim; Paixão: Comprometimento no coração e na mente; Diversidade: Tão inclusiva quanto nossas marcas; Qualidade: O que fazemos, fazemos bem. Valorizamos a integridade, a honestidade, o crescimento pessoal contínuo, a abertura e o respeito mútuo. Somos comprometidos com nossos clientes e parceiros e temos paixão por tecnologia. Temos disposição de sobra para assumir desafios e levá-los até o fim. Estamos completamente comprometidos com nossos clientes, acionistas, parceiros e funcionários. Honramos nossos compromissos, entregamos resultados e buscamos a mais alta qualidade em tudo o que fazemos.

9 9 Pratique! Definição da Missão 1. Defina qual é o principal benefício que sua empresa leva a seu público-alvo. 2. Defina qual é a principal vantagem (diferencial) competitiva que distingue sua empresa da concorrência. 3. Defina se há algum interesse especial que deveria estar na missão da empresa. Ou se o interesse seria uma consequênciado sucesso do negócio. 4. Elabore uma frase curta que apresente o benefício, a vantagem competitiva e, se apropriado, o interesse do empreendedor. Depois, valide com os interessados no negócio se essa frase poderia ser a missão da empresa Definição da Visão 1. Defina um horizonte de planejamento de 3 ou 5 anos. Como gostaria que sua empresa estivesse ao final desse período? 2. Na resposta acima, seria possível determinar algum tipo de indicador de avaliação e metas numéricas que poderiam ser atingidas nesse período de tempo? 3. Elabore uma declaração em que conste o(s) objetivo(s) que a empresa irá atingir durante o período. Depois, valide com os interessados no negócio se ela poderia ser a Visão de futuro da empresa. Definição dos Valores 1. Se sua empresa fosse uma pessoa, por quais atitudes ela deveria ser conhecida, lembrada e admirada? 2. Essa lista de atitudes poderia servir como a lista de valores do seu negócio? Se não, refaça a lista de atitudes.

10 10 2) Análise SWOT A análise SWOT (do inglês Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats), ou em português, matriz FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), é uma análise relacionada ao ambiente interno e externo de uma organização, como parte do Planejamento Estratégico. Para seu preenchimento, é necessário identificar cada um desses quesitos para que Forças, Fraquezas,Oportunidades e Ameaças à organização. 1 - Divida a empresa em ambiente interno e externo; 2 Determine as forças e fraquezas do ambiente interno; 3 Determine as oportunidades e ameaças do ambiente externo; 4 - Preencha cada quesito em um diagrama como o apresentado na página 12. Inspire-se! Daremos aqui o exemplo da Dona Luciana, que melhorou sua sorveteria depois de utilizar a Matriz SWOT para identificar as ameaças e oportunidades da sua empresa. Há anos Dona Luciana faz deliciosos sorvetes caseiros que atraem todos da região. Contudo, da mesma forma que os clientes aparecem no verão, desaparecem no inverno. Ao aplicar os conhecimentos da Sorveteria da Dona Luciana para realizar a análise SWOT, fica fácil entender as oportunidades e ameaças com apenas uma breve reflexão. O primeiro ponto a refletir são as forças do negócio. Que variações no cenário fazem meu negócio prosperar? Quem é meu principal cliente? Dona Luciana sabe que no calor seus sorvetes vendem muito mais, e que nesses dias, quem mais consome são as crianças. Contudo, no frio, estas mesmas crianças não compram tanto sorvete, muito por causa das mães, que têm medo que seus filhos gripem. No inverno somente clientes fiéis costumam tomar o sorvete ao passar por perto. Com estas informações, podemos criar o primeiro quadro do Modelo SWOT, as forças do negócio: a sorveteria possui maior volume de clientes no verão, mas no inverno também há oportunidade de captar clientes que se exercitam no parque próximo à sorveteria, ou servir como local de descanso para pais que levam seus filhos para passear. E apesar das crianças serem os maiores consumidores, adultos costumam tomar sorvete em dias mais amenos, desde que tenham algum atrativo.

11 11 Depois de analisar as forças, o próximo quadro da Matriz SWOT indica que reflitamos a respeito das fraquezas do negócio. As fraquezas mais óbvias são aquelas inversas às forças, por exemplo, se dias quentes for uma força, a dependência do clima é claramente uma fraqueza da sorveteria. E assim como acontece no negócio da Dona Luciana, olhando para as forças e fraquezas do seu negócio, as oportunidades praticamente aparecem por si só. Continuando no exemplo, se vemos que adultos compram pela qualidade, então atrair um público Premium, com sabores de sorvetes tropicais e naturais pode ser uma boa ideia. Aproveitar os dias frios para vender bebidas e alguns pratos quentes também soa óbvio depois da Análise SWOT. Veja como as ameaças e oportunidades de crescimento da sorveteria da Dona Luciana ficam evidentes após pensar nestes pontos: Forças Dias quentes Crianças Sorvete premium Fraquezas Dependência do clima Pessoas em dieta Crianças dependem dos pais Gelato da Lu Oportunidades Bebidas e comidas quentes Versões de baixa calorias Produtos premium Toldo Ameaças Loja simples Desconfiança da qualidade do produto caseiro Chuva ou outros fenômenos temporais Depois de refletir sobre sua Matriz SWOT, Dona Luciana alterou o nome da sua sorveteria, pintou as cadeiras e aprendeu a fazer chocolate quente, petit gateau, e alguns outros pratos e bebidas quentes para quando o frio chegar. Dessa forma, seu lucro cresceu em todas as estações do ano. Gelato da Lu sorveteria Na análise SWOT do seu negócio, reflita profundamente sobre cada um dos quatro quadros do modelo e ordene os itens por importância. A ordem do pensar da Análise SWOT pode ser usada não apenas no estudo geral do modelo de negócio da empresa, mas também em questões específicas e pontuais.

12 12 Pratique! Agora é sua vez. Preencha o quadro abaixo com as suas FORÇAS, FRAQUEZAS, OPORTUNIDADES E AMEAÇAS. Forças Fraquezas Oportunidades Ameaças 3) Mapa Estratégico Utilizando BSC (BalancedScoreCard) BSC - Balanced Scorecard é uma ferramenta de Planejamento Estratégico na qual a organização tem claramente definidas as suas metas e estratégias, com o objetivo medir o desempenho empresarial através de indicadores quantificáveis e verificáveis. O método consiste em determinar de modo balanceado as ligações de causa/efeito entre áreas da empresa (também chamadas de dimensões) e objetivos estratégicos escolhidos para avaliação. As dimensões financeiras, clientes, processos internos, aprendizado e crescimento. Veja no exemplo abaixo uma forma de trabalhar essas dimensões.

13 13 Financeira: Criar novos indicadores de desempenho para que os acionistas possam ter melhor rentabilidade dos seus investimentos; Clientes: Saber qual o grau de satisfação dos clientes com a empresa; Processos internos: Identificar se há produtos com problemas, se foram entregues no tempo previsto e apostar na inovação dos seus produtos, e; Aprendizado e crescimento: Capacitar e motivar equipe interna. Na análise do BSC, se os quatros indicadores estiverem aplicados de acordo com os objetivos propostos pela organização, ou seja, se estiverem equilibrados, significa que a empresa conseguirá ter um melhor desempenho, permitindo a concepção de novas estratégias. Cada Objetivo Estratégico deve ser atingido por uma série de projetos definidos pela administração da empresa. Na figura abaixo é possível visualizar como são aplicados os Objetivos Estratégicos em cada dimensão. Cada caixinha deve ser composta por projetos que serão responsáveis pelo alcance dos objetivos traçados. BSC com dimensões e exemplos de objetivos estratégicos

14 14 Inspire-se! Criamos os Objetivos Estratégicos da empresa fictícia ACME para ilustrar o que apresentamos. Dimensão Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 Financeira Maximizar o valor para o acionista de forma sustentável Cliente e mercado Garantir a satisfação dos clientes Expandir os negócios em que atuamos de forma rentável e sustentável Melhorar o desempenho em sustentabilidade Processos internos Aumentar a eficiência operacional Ser excelente em gestão de OPEX e CAPEX Garantir equilíbrio financeiro da tarifa e da RAP Promover a gestão integrada das áreas da empresa Aprendizado e crescimento Promover soluções inovadoras e eficazes em tecnologia Promover excelência em segurança do trabalho Preservar o conhecimento da companhia Ter pessoas capacitadas, motivadas,comprometidas e felizes Aprendizado e crescimento

15 15 PRATIQUE! Defina os seus próprios Objetivos Estratégicos. Como você pôde ver, é possível ter objetivos de quaisquer âmbito, desde aumentar lucro até ter pessoas felizes trabalhando com você. Dimensão Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 Financeira Cliente e mercado Processos internos Agora a Seed Intelligence Company vai te auxiliar em todo o processo mostrado até aqui. Clique no link abaixo ou copie-o em seu navegador para ter acesso ao nosso ambiente eletrônico e preencher os campos com o que você idealizou para sua empresa. Nós vamos avaliar os seus planos e, se preciso, indicar caminhos mais eficientes para o seu negócio. survey.seedintelligence.com.br

16 16 especiariacomunicacao.com.br