Título: Utilizando planilhas para filtrar dados de relatórios do Programa de Acompanhamento Processual (Oracle)

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1 Título: Utilizando planilhas para filtrar dados de relatórios do Programa de Acompanhamento Processual (Oracle) Unidade da Prática: Fórum Trabalhista de Taubaté Autores: Jaime de Souza Domiciano Sisenando Gomes Calixto de Sousa Problema enfrentado: Gestão de vencimento de ocorrências. O Programa de Acompanhamento Processual toma tempo precioso para a geração dos relatórios necessários ao controle dos vencimentos de ocorrências e impõe novas gerações de relatórios para cada tipo de especificidade, tomando mais tempo ainda e desestimulando a gestão baseada em dados. Prática: A partir da exportação do relatório geral de processo por ocorrência gerado pelo Oracle, é possível criar uma planilha capaz de filtrá-las em tempo real, permitindo ter uma visão instantânea da quantidade de processos em cada tipo de ocorrência, o que possibilita aplicar técnicas de gestão estratégica para controlá-los de maneira mais eficaz, por meio da distribuição direcionada de serviços. A idéia surgiu com o servidor Jaime de Souza Domiciano, da 2ª Vara de Taubaté, que percebeu que os relatórios poderiam ser exportados para o formato txt e organizados por programas de planilha (Excel, Calc etc.) a fim de se obter, e maneira mais rápida, a quantidade de processos em cada tipo de ocorrência. Com o uso dos relatórios, as necessidades foram surgindo e a organização dos dados foi ficando mais complexa até que, na 1ª Vara, concluímos que o melhor tipo de relatório seria o Geral, com filtros por assunto. O uso contínuo gerou a necessidade de automação diante do fato de nem todo mundo saber utilizar os programas de planilha. Com isso, o servidor Sisenando Gomes Calixto de Sousa criou macros para organizar os relatórios e filtrar seus dados de maneira automática. Resultados: Os relatórios exportados para as planilhas permitem ter a visão global da quantidade de processos em cada tipo de ocorrência, possibilitando identificar aqueles que demandam atenção mais imediata e dividir os trabalhos conforme a complexidade e grau de experiência de cada servidor, otimizando, assim, o tempo o trabalho de cada um, uma vez que as metas a serem cumpridas são facilmente identificáveis e quantificáveis. Seguem anexos um exemplo de planilha utilizada, bem como um manual de uso e de aplicação da macro que automatiza o filtro de dados, permitindo a qualquer pessoa fazer uso de planilhas para análise de relatórios gerados pelo Oracle.

2 1. PREPARANDO O PROGRAMA PLANILHA DO OPEN OFFICE PARA FILTRAR A PLANILHA Será necessário executar este passo apenas uma vez Abrir o programa Planilha do OpenOffice Clicar em Ferramentas Opções: 1.3. Na janela que abrir, selecionar o menu OpenOffice.org Segurança Clicar no botão Segurança de macro:

3 1.4. Selecionar a opção Médias e clicar em OK Clicar em OK novamente Fechar o programa Planilha do OpenOffice. 2. CRIANDO UM BOTÃO PARA ATIVAR A FUNÇÃO DE ORGANIZAÇÃO E FILTRO Será necessário executar este passo apenas uma vez 2.1. Abrir o arquivo Filtrar Dados Vencimento de Prazos.sxc utilizando o programa Planilha do OpenOffice Clicar em Ativar Macros:

4 2.3. Clicar em Ferramentas Personalizar: 2.4. Na janela que se abrir, clicar em Adicionar: 2.5. Na janela seguinte, selecionar a categoria Macros do OpenOffice.org Filtrar Dados Vencimento de Prazos.sxc Standard Module Selecionar o comando OrganizarFiltrarDadosVencimentoPrazo.

5 Clicar em Adicionar O comando aparecerá do menu do programa Planilha do OpenOffice: Clicar em fechar Clicar em OK. 3. GERANDO O RELATÓRIO 3.1. No programa Acompanhamento Processual, clicar em Ocorrência Processo por Vencimento de Prazo:

6 3.2. Indicar a data limite do relatório e clicarem Imprimir: 3.3. Na janela de pré-visualização que se abrir, clicar em File Generate to File Delimited Na janela que se abrir, selecionar, nesta ordem, Tab, None, None, None, e clicar em OK:

7 3.5. Indicar um local onde deverá ser salvo o relatório, renomeando-o, se desejar Clicar em Salvar Abrir o relatório que foi gerado Clicar em Editar Selecionar tudo Clicar em Editar Copiar.

8 4. ORGANIZANDO E FILTRANDO OS DADOS 4.1. Depois de copiados os dados do relatório gerado em TXT, abrir o arquivo Filtrar Dados Vencimento de Prazos.sxc Clicar em Ativar Macros: 4.3. Clicar no botão OrganizarFlitrarDadosVencimentoPrazo outrora criado Na janela que se abrir, clicar em OK:

9 4.5. A função acionada pelo botão irá colar os dados copiados, excluir o desnecessário e organizá-los: 4.6. Será, então, possível filtrar os dados por assunto clicando-se na seta ao lado do título:

10 Vencimento de Prazos - Processo Página 1

11 Vencimento de Prazos - Tramitação Página 2