Manual do Sistema de Entrega de Faturamento Eletrônico EFE

Transcrição

1 Manual do Sistema de Entrega de Faturamento Eletrônico EFE

2 I Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE Índice Parte I Início 3 1 Apresentação 3 5 Parte II Contratados 1 Adicionando contratado ao sistema 5 2 Selecionando contratado 5 Parte III Operação do Sistema 7 1 Menu Principal 7 2 Botões 7 3 Atualização da base de dados 8 4 Configuração da conexão 9 5 Conectando com o Banco de Dados 9 Parte IV Cadastros 11 1 Contratado 11 Dados cadastrais... Serviços... Materiais e Medicamentos... Corpo Clínico Serviços AMB/CIEFAS (ICS) Procedimentos Grupo Sub-Grupo CID Conselho Regional 15 5 Especialidades 16 6 Elementos Odontológicos 16 7 Importar Material / Medicamentos 17 Parte V Faturamento 19 1 Lançamento da Fatura 19 2 Lançamento das despesas 19 3 Lançamento de Procedimentos 20 4 Lançamento de Materiais e Medicamentos 21 5 Lançamento do profissional 21 6 Preparando fatura para entrega 21 Parte VI Pesquisa 24 1 Filtro de pesquisa 24 2 Pesquisa de movimentos 24 3 Pesquisa de registros 25

3 Parte I

4 3 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE 1 Início 1.1 Apresentação O ICS, em seu constante aperfeiçoamento tecnológico está distribuindo gratuitamente, o Sistema de Entrega de Faturamento Eletrônico (EFE) aos seus contratados para que possam entregar as faturas em meio magnético (disquete). O sistema foi desenvolvido para o sistema operacional Windows nas versão Windows 2000 / Me / 98 e 95, utilizando Delphi e banco dados FireBird. Em caso de dúvida ou sugestão entre em contato pelos telefones / ou ou envie um para suporte@ics.curitiba.org.br. INSTITUTO CURITIBA DE SAÚDE Presidente Paulo H. Munhoz da Rocha Diretora Adm/Financeiro Leslie de Cássia D Hoffmann Diretor de Assistência a Saúde Eduardo Mischiatti Gerente da rede contratada Alessandro Kinal Equipe de suporte Juraci Pereira da Silva Eveton da Silva Borges INSTITUTO CURITIBA DE INFORMÁTICA Presidente Luiz Alexandre Fagundes Coordenador de Núcleo Leomar de Andrade Analista responsável Helton Cordeiro

5 Parte II

6 5 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE 2 Contratados 2.1 Adicionando contratado ao sistema Após a instalação do sistema automaticamente aparecerá a tela de solicitação de informações do contratado. A conexão com a internet deve estar disponível, pois a validação dos dados se dará com a comparação dos dados informados e os registrados nos servidores do ICS. No campo código deve ser informado o número de registro do contratado com o ICS que é fornecido pelo setor responsável, informe também o número do CNPJ. Se você estiver utilizando um servidor proxy clique no botão Configurar conexão para ajustar os parâmetros necessários. Clique no botão Conectar e atualizar para que a operação possa ser concluída. 2.2 Selecionando contratado Quando há mais de um contratado instalado, aparecerá a seguinte tela para seleção do qual se deseja trabalhar.

7 Parte III

8 7 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE 3 Operação do Sistema 3.1 Menu Principal No Menu principal do sistema temos o seguinte: Na barra de título fica o nome do contratado que estamos trabalhando. Além da barra de menu, que permite a navegação por todas as opções do sistema temos a barra de acesso rápido que permite as seguintes operações: O primeiro botão acessa a opção de Atualização da base de dados O segundo botão acessa a opção de Lançamento de Fatura O terceiro botão acessa a opção de Entrega da fatura O quarto botão acessa o Dados cadastrais do contratado O quinto botão encerra o sistema. 3.2 Botões Em todas as telas temos os seguintes botões para a realização de ações especifícas no sistema: Permite a alteração do registro Permite a exclusão do registro Grava as informações digitadas no banco de dados Cancela as operações e qualquer alteração que foi realizada Fecha a janela atual ou o sistema quando clicado no Menu Principal Permite a inclusão de um novo registro Permite a localização de um registro

9 Operação do Sistema 8 Permite alterar o critério de filtro de registros Imprime os registros selecionados de uma pesquisa Disponível no menu principal quando houver mais de um contratado instalado 3.3 Atualização da base de dados A atualização da base de dados é realizada através da internet ou arquivos previamento copiados do site do ICS. O primeiro grupo de arquivos (Tabela de contratados, Tabela de Procedimentos e Tabela de Corpo Clínico) só poderá ser atualizado pela internet, os outros ficam a critério do usuário. Nessa tela temos a barra de Status que indica a progressão das operações que o sistema está realizando.

10 9 3.4 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE Configuração da conexão Nessa opção pode-se configurar a conexão do usuário com a internet e também informar o site do ICS, essa informação é configurada na instalação do sistema, mas fica a possibilidade de algum ajuste. Em caso de dúvida entre em contato com o seu administrador de rede. 3.5 Conectando com o Banco de Dados A configuração do caminho do banco de dados é feita automaticamente na instalação do sistema. Desejando instalar o sistema em rede (compartilhado por mais de um usuário) deve seguir os passos a seguir: O banco de dados (EFE.GDB) deve estar no servidor de arquivos (ou na máquina onde os dados serão centralizados) que deve ter o FireBird server instalado. Nas estações devem ser realizados os seguintes procedimentos: 1. Copiar para o diretório do windows os arquivos: GDS32.DLL e MSVCRT.DLL 2. Criar um diretório para o sistema EFE e copiar os arquivos: EFE.EXE, EFE.HLP, EFE.CNT, EFE.INI Quando executar o sistema EFE na estação de trabalho aparecerá a seguinte tela: No caminho do banco de dados digite o seguinte: NOME_SERVIDOR:DRIVE:\PATH onde: NOME_SERVIDOR Nome do servidor de arquivos DRIVE Drive no servidor onde está o banco de dados EFE.GDB PATH Diretório no servidor onde está o banco de dados

11 Parte IV

12 11 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE 4 Cadastros 4.1 Contratado Dados cadastrais Nessa tela são apresentadas as informações do contratado que foram importadas do ICS. Clicando nas abas tem-se acesso aos dados necessários para utilização do sistema Serviços Nessa tela são apresentadas as informações dos códigos de procedimentos que os contratados podem realizar em paciente do ICS, bem como o seu valor e a data de início da vigência dessa valor.

13 Cadastros Materiais e Medicamentos Nessa tela são apresentadas as informações do cadastro de Material e Medicamento do contratado. Utilize os botões para fazer a manutenção dos dados. Diferente da versão anterior, pode-se cadastrar o valor unitário dos Materiais e Medicamentos. Veja também como Importar Mat/Med para o sistema.

14 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE Corpo Clínico Nessa tela são apresentadas as informações do corpo clínico do contratado autorizado a atender os usuários do ICS. 4.2 Serviços AMB/CIEFAS (ICS) Procedimentos O sistema EFE tem a tabela de procedimentos CIEFAS, despesas hospitalares e odontológico.

15 Cadastros Grupo Nessa tela são apresentadas as informações do cadastro de grupos de procedimentos da tabela Sub-Grupo Nessa tela são apresentadas as informações do cadastro de sub-grupos de procedimentos da tabela.

16 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE CID 10 No sistema EFE temos a tabela de Código Internacional de Doenças (CID 10). 4.4 Conselho Regional Nessa tela são apresentadas as informações do cadastro de Conselhos Regionais.

17 Cadastros Especialidades Nessa tela são apresentadas as informações do cadastro de Especialidades. 4.6 Elementos Odontológicos Nessa tela são apresentadas as informações do cadastro de elementos odontológicos que são utilizados para indicar em qual dente/face/segmento o procedimento odontológico foi realizado.

18 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE Importar Material / Medicamentos Essa rotina permite aos contratados que tenham o sistema ASC, importar as informações de materiais e medicamentos, evitando que as mesmas sejam redigitadas no EFE. Na instalação do sistema EFE foi copiado o arquivo GERATXT.EXE, esse programa tem a finalidade de gerar um arquivo no formato texto (TXT) com as informações de material e medicamento do sistema ASC para que sejam importadas no sistema EFE. Essa rotina também pode ser usada para importação de materiais e medicamentos de outros sistemas, basta que o arquivo TXT siga o layout abaixo: Posições Pictures a a 011 9(006) 9(005) Código do contratado no ICS Código do Material/Medicamento Conteúdo a 012 X(001) Tipo: 'A' - Material / 'E' - Medicamento a 042 X(030) Descrição do Material/Medicamento a a 051 X(002) 9(007) Unidade de Medida Valor Unitário sem vírgula - R$ 1,00 =

19 Parte V

20 19 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE 5 Faturamento 5.1 Lançamento da Fatura Nessa tela é efetuado o lançamento da cobrança das despesas efetuadas pelo usuários. O número do movimento é criado automaticamente pelo sistema. 5.2 Lançamento das despesas Nessa tela é possível conferir procedimentos, materiais, medicamentos e profissionais lançados na conta do paciente como também excluir os lançamentos incorretos. Para incluir cada tipo de despesa a aba deve estar selecionada, clicando no botão incluir será incluido um exame ou procedimento, para incluir um medicamento deve-se selecioná-la primeiro.

21 Faturamento Lançamento de Procedimentos Nessa tela é lançada a cobrança de exames/procedimentos da conta. No caso de consultas a especialidade e o local da consulta serão requeridos, no caso de procedimentos odontológicos em que o Dente e/ou Face são requeridos eles ficarão habilitados.

22 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE Lançamento de Materiais e Medicamentos Esta tela é usada para lançamento da cobrança de materiais e/ou medicamentos na conta. Para incluir os materiais utilize a opção Cadastro de Material/Medicamento Contratados. 5.5 Lançamento do profissional Esta tela é usada para lançamento da indicação do profissional que atendeu o paciente e o tipo de atendimento realizado. 5.6 Preparando fatura para entrega Essa rotina tem a finalidade de criar o disquete para enviar ao ICS e imprimir a fatura discriminativa e o requerimento de cobrança. Nessa opção o sistema identifica a quantidade de pacientes e o valor total a ser requerido ao ICS.

23 Faturamento 22 Clicando no botão OK será apresentada uma prévia da fatura discriminativa. Clique no botão indicado com um círculo vermelho para imprimir a fatura se tudo estiver correto e clique em Close para fechar essa janela. Será solicitada uma confirmação da criação do disquete, clique em Sim para gravar o disquete e imprimir a folha de requerimento.

24 Parte VI

25 Pesquisa 6 Pesquisa 6.1 Filtro de pesquisa 24 Essa tela é utilizada para informar critérios de pesquisa de registros. Iniciar com é utilizado para informar os caracteres do início da descrição e Contem busca a ocorrência na descrição. 6.2 Pesquisa de movimentos Nessa tela é mostrado todas os movimentos lançados. O primeiro botão pode ser utilizado para cancelar o envio do movimento atual, facilitando o reenvio de contas que foram rejeitadas pelo ICS. Clicando sobre os títulos das colunas os registros ficaram na ordem da coluna selecionada, observe a seta indicadora de ordenação.

26 Entrega de Faturamento Eletrônico - EFE Pesquisa de registros Essa é a tela padrão de pesquisa do sistema. O primeiro botão permite a escolha de novos critérios de seleção, o segundo botão é utilizado para confirmar ao sistema que o registro que se estava procurando foi encontrado, o terceiro, cancela a operação e o quarto botão permite a impressão dos registros.