Programa de Excelência em Gestão. Requisitos para Auditoria

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2 Programa de Excelência em Gestão Requisitos para Auditoria Objetivo geral Auxiliar os Fornecedores CEMAR quanto ao atendimento dos objetivos estratégicos (pilares) do programa. Abrangência dos requisitos Requisitos válidos para o segmento Âncora Comercial. 1. SSMA (SAÚDE, SEGURANÇA E MEIO AMBIENTE) 1.1 GESTÃO EM SEGURANÇA DO TRABALHO Normas Regulamentadoras NR01 - A empresa deverá apresentar: OS para colaboradores específica por função, devidamente assinada e constando os itens exigidos pela NR 01; Procedimentos de trabalho e/ou Instruções de trabalho com lista de frequência de divulgação do procedimento ou instrução de trabalho; Listas de frequência da Integração ou Ambientação de Segurança em que o tema Riscos e Medidas de Controle existentes na empresa tenham sido abordados; Evidência da empresa que comprove a entrega dos exames médicos; Registro de inspeção que contenham informações sobre o uso ou não do EPI, bem como, as demais orientações de segurança; Relatórios internos da empresa que comprovem advertência, suspensão ou demissão por descumprimento de O.S. Edição 2013

3 NR03 A empresa deverá apresentar: Livro de Inspeção do MTE, com registro da última visita. Formulário de DR (Direito de Recusa) preenchidos ou outros que caracterizam que está sendo paralisado determinado serviço, máquina ou equipamento em condições de risco grave e iminente. NR04 A empresa deverá apresentar: Lista contendo quadro efetivo total da empresa, para verificar se o SESMT está dimensionado corretamente; Registro do SESMT na SRT com dimensionamento correto de acordo com grau de risco e nº de colaboradores; Documento que comprove que os registrados permanecem na empresa realizando as atividades pertinentes a Saúde e Segurança do Trabalho; Ficha de registro dos colaboradores que compõem o SESMT para verificação de dedicação horas/dia; Apresentar registro do SESMT na SRT com dimensionamento correto de acordo com grau de risco e nº de colaboradores. Os registros devem permanecer na empresa. NR 05 A empresa deverá apresentar: CIPA com representante designado com lista do efetivo total da empresa com dimensionamento correto, ata de instalação e posse com registro de todos os membros da CIPA, documentação que deve ser protocolada no Sindicato (cópias das atas de eleição e posse e calendário). Mapa de risco atualizado e disposto nos locais de trabalho; Atas de reunião que comprovem que a comissão se reuniu para elaborar ou revisar os mapas; Evidência de realização da SIPAT (registro em ata, fotos, relatórios, etc);

4 Estatística de acidentes do trabalho registrados no ano, juntamente com relatórios de acidentes e seus respectivos planos de ação e ata de reunião extraordinária; Certificados da participação no curso da CIPA juntamente com lista de frequência do curso com assinatura dos participantes. NR 06 - A empresa deverá apresentar: Inventário dos EPIs fornecidos pela empresa para verificar CA; Ficha de entrega e troca do EPI, frequência de treinamento sobre uso, guarda, conservação de EPI, relatórios de inspeções que comprovem o uso ou não pelos colaboradores, relatórios de advertência aos colaboradores pelo não uso dos EPIs. NR 07 - A empresa deverá apresentar: Documento base e/ou Relatório anual do PCMSO atualizado contendo número e natureza dos exames médicos, avaliações clínicas, exames complementares, estatísticas de resultados anormais e planejamento para o próximo ano; PPRA/PCMSO (tabela de identificação dos riscos registrados no PPRA devem constar no PCMSO) documento deve ser elaborado com base no PPRA; Cronograma de realização de exames de acordo com o periódico ASO (admissional, periódico, retorno, mudança de função e demissional) - contendo no mínimo: nome do trabalhador, registro, função, riscos ocupacionais existentes ou a ausência deles, procedimentos médicos, carimbo e assinatura do médico do trabalho. Apresentar material necessário à prestação dos primeiros socorros, guardado em local específico e sob os cuidados de pessoa treinada para este fim. Evidenciar o treinamento da pessoal responsável pelos materiais de primeiro socorros.

5 NR 08 - A empresa deverá atender: Os pisos não devem possuir saliências ou depressões que prejudique a circulação de pessoas ou movimentação de materiais; Andares acima do solo que não possuem paredes externas devem possuir guarda corpo de proteção contra quedas; A cobertura do local de trabalho deve assegurar proteção contra chuva. NR 09 - A empresa deverá apresentar: PPRA com resultado das avaliações ambientais e/ou LTCAT; Lista de frequência de divulgação do PPRA / resultado das avaliações ambientais; Evidências de realizações das ações previstas no documento e protocolo de entrega de cópia do PPRA para a área de Segurança do Trabalho da CEMAR; Assinatura da direção do Fornecedor CEMAR no documento PPRA. NR 17 A empresa deve apresentar: Análise Ergonômica do Trabalho (atualizada), plano de ação em cronograma definindo prazos para implantação das medidas para controle ou eliminação das situações ergonomicamente incorretas; Laudo Ergonômico dos postos de trabalho das funções que realizam atividades administrativas de digitação e processamento de dados para verificar se consta a pausa de 10 min para cada 50 minutos trabalhados. NR 23 A empresa deve apresentar: Plano de Emergência da Empresa, com especificação dos recursos disponíveis para combate ao fogo, layout do canteiro/escritório com

6 indicação das rotas de fuga e saídas de emergência e controle de recarga de extintores; PAE com cronograma para realização dos exercícios de alerta, registro fotográfico ou outro que comprove que foram realizados os exercícios conforme cronograma do PAE, evidência de treinamento de brigadistas conforme quadro de funcionários e instalações. NR 24 A empresa deve disponibilizar: Laudo de potabilidade da água, evidências de que é feito controle de pragas (contratos com empresas especializadas, notas fiscais, etc). NR 26 A empresa deve disponibilizar: Observar a padronização de cores definidas pela NR-26, na pintura de equipamentos, máquinas, escadas, tubulações Segurança A empresa: Deverá orientar seus colaboradores quanto aos riscos aos quais estão expostos; Estoque mínimo de EPI s (10% do efetivo que utiliza EPI); Deverá apresentar cópias de POP s e RG s de segurança devidamente atualizados e seus colaboradores deverão estar treinados nos mesmos; Deverá apresentar inspeção de evidências físicas (EPI, EPC, fardamento, ferramental e veículo; O técnico de segurança deverá utilizar os equipamentos de segurança padrão (capacete aba frontal branco com jugular, faixas refletivas; Óculos de segurança; Colete de sinalização verde com 3 bolsos; Botina de segurança; Bolsa para Capacete);

7 Apresentar relatórios de Blitz realizadas com índice de assertividade; Apresentar relatórios de Inspeção checklist realizadas; Realizar diálogo de segurança; Apresentar participação em reuniões de SESMT integrado (registro em ata, assinatura do participante em folha de participação); Apresentar planilha de Estatística de Acidentes; Controle Geral; Itens de Controle; Planejamento Mensal; Apresentar registro, análise e bloqueio das causas de acidentes ocorridos; Apresentar CAT de todos os acidentes pessoas (com lesão); Não apresentar acidentes de trabalho LEVE com afastamento com seus colaboradores; onde será calculado da seguinte forma (exemplo abaixo): A nota será o resultado da média obtida nas réguas de número de acidentes e quantidade de dias de afastamento, conforme fórmula de cálculo abaixo. Nota = (A+D)/2 Régua - Quantidade de acidente (A): 0 acidente: nota 10 1 acidente: nota 8 2 acidentes: nota 6 3 acidentes: nota 4 4 acidentes: nota 2 >= 5 acidentes: nota 0 Régua - Quantidade de dias de afastamento (D): 0 dias de afastamento: Nota 10 0 a 30 dias de afastamento: Nota 05 > que 30 dias de afastamento: Nota 0

8 Ex. Caso a empresa tenha apresentado 2 acidentes sua pontuação será 06 e se esses acidentes somaram 15 dias de afastamento a pontuação será 05. Nota = (6+5)/2=5,5 Não apresentar acidentes de trabalho GRAVE com afastamento com seus colaboradores; onde será calculado da seguinte forma (exemplo abaixo): A nota será o resultado da média obtida nas réguas de número de acidentes e quantidade de dias de afastamento, conforme fórmula de cálculo abaixo. Nota = (A+D)/2 Régua - Quantidade de acidente (A): 0 acidente: Nota 10 1 acidente: Nota 05 >= 2 acidentes: Nota 0 Régua - Quantidade de dias de afastamento (D): 0 dias de afastamento: Nota 10 0 a 30 dias de afastamento: Nota 05 > que 30 dias de afastamento: Nota 0 Ex. Caso a empresa tenha apresentado 2 acidentes sua pontuação será 01 e se esses acidentes somaram 15 dias de afastamento a pontuação será 05. Nota = (1+5)/2=3 Apresentar documentos ( formulários, lista de frequências, carteira de habilitação, fotos), que evidenciem a implantação do Programa Segundos de Vida

9 Procedimento ou documento similar formalizado pela direção da empresa e/ou obra delegando autonomia ao SESMT e aos trabalhadores para paralisar equipamentos/máquinas Legislação Complementar A empresa deverá apresentar: Laudo de periculosidade, atestando a realização de trabalhos com explosivos, inflamáveis, radiações ionizantes, substâncias radioativas ou eletricidade; Disponibilizar a todos os colaboradores desligados o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e para colaboradores ativos, resultados de avaliações ambientais; Apresentar atestado de vistoria, certificado de aprovação e relatório de inspeção emitido por órgão competente atualizado (corpo de bombeiros). 1.2 Meio Ambiente Requisitos Legais Apresentar licença ambiental necessária ou dispensa emitida por órgão público responsável para o desenvolvimento de suas atividades dentro do prazo de validade; Deverá apresentar nada consta (certidão negativa de débito ambiental do município de cadastro) e caso aplicável, apresentar histórico de tratamento de multas.

10 1.2.3 Gestão Ambiental Apresentar programa segregação de resíduos, normas, procedimentos, uso correto de coletores e destinação adequada aos resíduos gerados. Apresentar documentos comprobatórios de treinamento de seus colaboradores referente ao programa de segregação de resíduos; Comprovante de destinação para associações de catadores ou empresas que trabalham com reciclagem ou reaproveitamento dos resíduos recicláveis; Apresentar política ambiental formalizada, bem como evidências de divulgação para colaboradores da empresa; Apresentar evidências de ações voltadas para preservação, proteção ou recuperação do Meio Ambiente, tais como: palestras, oficinas, semana do meio ambiente, plantio de mudas, cultivo de hortas, limpezas (rios, ruas, praias ou praças), feiras, eventos, gincanas, etc. e disponibilizar para publicação no portal fala parceiro; Apresentar evidências sobre o acompanhamento do consumo de recursos como energia elétrica, água, copos descartáveis, papel, entre outros, tais como: planilhas, relatórios, gráficos, etc. Apresentar evidências de campanhas de consumo consciente (educativa) de recursos, tais como: fotos, lista de presença dos participantes, materiais da campanha, resultados obtidos. Estes deverão ser disponibilizados para publicação no Portal Fala Parceiro. Apresentar programas de eficiência no uso de recursos, tais como: uso de lâmpadas LED, uso de papel reciclado, reaproveitamento de água, reutilização de resíduos para outros fins, uso de água das chuvas, geração alternativa de energia, torneira econômicas (temporizador), etc. 2 PROCESSOS E QUALIDADE

11 2.1 Processos e Qualidade A empresa deverá dispor de seu planejamento estratégico definido (Missão, Visão, Valores) documentado, divulgado (treinamentos), de fácil acesso a todos e compreendido por seus colaboradores; Deverá possuir planos de ação e indicadores de acompanhamento elaborados, atualizados e apresentar evidências de atingimento dos indicadores (metas) e tratamento de desvios (não conformidades) dos planos de ação e das metas não alcançadas; Deverá possuir fardamentos e/ou veículos de acordo com manual de padronização disponibilizado pela CEMAR; A empresa deverá possuir procedimentos operacionais para a execução das atividades críticas atualizadas e a comprovação de realização de treinamentos para estes procedimentos; Deverá apresentar planejamento anual de auditorias, sejam processuais, metas ou programas de bonificação, juntamente com seus respectivos relatórios atualizados; Deverão dispor de quadros informativos (atualizados mensalmente) para socialização de resultados operacionais, treinamentos, ações de qualidade de vida, ações de responsabilidade social entre outros (gestão à vista); Deverão dispor de certificações reconhecidas como ISO (unidade auditada), PROCEM, entre outros, com certificados atualizados; Deverão dispor de um Sistema de Gestão da Qualidade organizacional estabelecido, implementado, mantido e melhorado continuamente. Este deverá conter documentação elaborada definindo os objetivos do programa, checklist de verificação, cronograma de execução deste checklist atualizado e atualização semestral das auditorias do programa implementado. Este processo deverá ser analisado, medido e monitorado;

12 Deverão ser apresentada lista de frequência, fotos, etc, de modo a garantir a participação dos colaboradores nos treinamento do Programa Integrar. 2.2 SUPRIMENTOS Relação Contratual A Avaliação realizada por gestor de contrato: Não deverá haver multas por descumprimento de normas de segurança (avaliação quantitativa); Não poderá haver notificações por descumprimento de normas de segurança (avaliação quantitativa); Não deverá haver multas por descumprimento de normas técnicas e/ou inexecução dos serviços relacionados ao escopo contratual (avaliação quantitativa); Não deverá haver notificações por descumprimento de normas técnicas e/ou inexecução dos serviços relacionados ao escopo contratual (avaliação quantitativa); Pronto atendimento às solicitações da área de contratos; Envio de notas fiscais com informações tributárias corretas. O fornecedor deverá consignar no documento fiscal de que ele ou a CEMAR sejam beneficiárias, indicando a legislação que concede tais vantagens, observando o destaque correto das retenções dos tributos, alíquotas, bases de cálculo, local de prestação do serviço, o tipo de serviço conforme CNAE, valor da nota fiscal igual da folha de serviço, folha de serviço já faturada, quantidade de folha de serviço por nota fiscal e notas fiscais fora da validade.

13 3 RESULTADO Gestão Operacional Avaliação realizada pelo gestor do contrato através de indicadores de desempenho (tabelas de IC s) CEMAR. FAROL DE IC ÂNCORA PEX Âncora Eficiência Operacional - Atendimento Presencial Qualidade - Atendimento Presencial CNR Garantir a qualidade na Visita de Cobrança Reduzir Índice de Clientes não Lidos Pontualidade da Leitura e Releitura Segurança (sem afastamento) PEX Atendimento Presencial PEX Agentes Operacionais TMA - Tempo médio de atendimento - agências PA2 + TME - Tempo médio de espera - agências PA2 + Nível de Serviço - 15 minutos - agências PA2 + Inconformidade Monitoramento OS's com anexos Reclamações de Contas Improcedentes Desempenho Provão do PEX (oficiais) Troca de Titularidade com débito Certificação do Novo Atendente Entrega de carta Efetividade Adimplência Produtividade Eficiência No prazo IMPEDIMENTOS CONSUMIDORES ATRASADO 19H PRAZO 19H META 19H RESULTADO ATRASADO 10H PRAZO 10H META 10H RESULTADO ATRASADO RELEITURA PRAZO RELEITURA META RELEITURA RESULTADO

14 Conversão de resultado (nota IC x nota PEG) NOTA PEG IC ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO 4.1 Gestão de Pessoas Responsabilidade Subsidiária Disponibilização dos comprovantes de pagamento dos encargos pagos no prazo (FGTS e INSS) devidamente autenticado; Apresentar comprovante de pagamento de salários a todos os colaboradores até o 5 dia útil de cada mês e a folha de pagamento para a verificação dos valores pagos e conforme padrões mínimos exigidos pela categoria; Não possuir ações trabalhistas que envolvam a CEMAR subsidiariamente;

15 4.1.2 Gestão de Pessoas (Benefícios e Desenvolvimento) A empresa deverá ter o planejamento de treinamento para sua força de trabalho e as evidências do cumprimento do mesmo; bem como realizar o acompanhamento mensal das ações de capacitação correlacionadas a atividade e função; Deverão evidenciar a existência de uma ferramenta de recrutamento e seleção para contratação dos funcionários, bem como formulários de entrevistas, etc. Apresentar os termos de convênio ou contratos de prestação de serviços médicos e odontológicos que disponibiliza aos seus colaboradores; Apresentar documento que comprove a aderência ao seguro de vida para seus colaboradores; Apresentar documentos que comprovem a disponibilização de algum tipo de benefício complementar (auxílio alimentação, vale transporte, bônus, entre outros) aos seus colaboradores; Apresentar acordo coletivo da categoria, documento de filiação e folha de pagamento para verificação dos valores pagos em conformidade ao Acordo Coletivo vigente; Apresentar ações de qualidade de vida, voltadas para os colaboradores; Planejamento anual de férias de colaboradores; Apresentar comprovante de pagamento de horas extras; Termos de rescisão de contrato de trabalho calculado e pago de forma correta e dentro do prazo; Apresentar folha de pagamento para análise dos cálculos salariais; Apresentar controle de ponto de seus colaboradores; Apresentar avaliação por competências de seus colaboradores;

16 Apresentar pesquisa de clima, plano de ação com evidências objetivas com o tratamento dos pontos críticos levantados na pesquisa; Apresentar mapa de sucessores por função e área, ações de preparação para os colaboradores desenhados como sucessores; Apresentar descrição de cargos para todos os níveis hierárquicos da empresa Responsabilidade Social Apresentar documento elaborado da sua Política de Responsabilidade Social; Apresentar evidências de divulgação da Política de Responsabilidade Social para todos os seus colaboradores; Possuir representante formalizado para o desenvolvimento de suas atividades sociais; Apresentar planejamento de suas atividades sociais devidamente atualizados; Apresentar evidências das ações sociais realizadas conforme cronograma; Apresentar evidências do envolvimento de seus colaboradores nas práticas sociais desenvolvidas, bem como, divulgá-las no Portal Fala Parceiro. 4.2 Infraestrutura Instalações físicas

17 Disponibilizar escritório para suportar as operações desenvolvidas na região de atuação, deverá estar em condições físicas adequadas de forma a não oferecer risco aos colaboradores, os equipamentos essenciais como: telefone, computador, impressora, internet, mesas, armários entre outros para o desenvolvimento da atividade devem estar sendo disponibilizados; Deverão possuir ambiente salubre para os colaboradores (banheiros, agua potável, vestiários, cantinas etc.) e ambiente seguro para guarda de materiais, equipamentos e de colaboradores (CFTV, alarmes, segurança armada ou vigia); Não deverá apresentar qualquer vazamento de água em torneiras, mangueiras, tubulações ou desperdício de energia elétrica (lâmpadas ou equipamentos ligados sem utilização) Gestão da Frota Apresentar todos os veículos regulares (IPVA do ano); Apresentar check list de aplicação periódica na frota atualizada e evidências desta periodicidade; Apresentar plano de manutenção abrangendo todos os veículos com datas programadas para paradas, tipo de manutenção a serem realizados, quais itens serão verificados ou trocados, duração prevista da manutenção e o tempo real; Apresentar plano de substituição para todos os veículos com suas respectivas datas; Os veículos operacionais deverão estar com todos os equipamentos de segurança essenciais (cinto, extintor, triângulo, lanternas, buzina, bandeirolas de sinalização de escada, chave de roda, pneu de socorro e macaco).

18 4.2.3 Gestão Contábil e Tributária Deverá ser disponibilizado Balanço, Balancete (ativo, passivo e DRE), Diário / Razão e Balanço Social; Disponibilizar obrigações acessórias: Declaração de IRPJ, PIS, COFINS ou DACOM, DCTF, DMS, Planilhas de apurações e comprovantes de recolhimento.