Your Office Anywhere identifica oportunidades de negócio em tempos de crise com aposta nas novas tecnologias em escritórios

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1 Your Office Anywhere identifica oportunidades de negócio em tempos de crise com aposta nas novas tecnologias em escritórios Na conferência organizada pelo Avila Business Centers chegou-se à conclusão de que optar pelo coworking e pelos escritórios virtuais é uma medida racional e uma escolha inteligente. Lisboa, 07 de Dezembro de 2011 O Avila Business Centers, empresa de aluguer de espaços de trabalho físicos chave-na-mão para empresas e líder no negócio de escritórios virtuais, organizou aquela que foi a primeira conferência nacional sobre escritórios virtuais, coworking e outros modelos que representam o escritório do futuro. A Your Office Anywhere foi um palco perfeito para discutir o futuro dos negócios e incentivar o empreendedorismo. Com a participação de mais de 150 profissionais, a Your Office Anywhere serviu para discutir tendências, identificar oportunidades de investimento em tempos de dificuldades económicas e traçar o caminho em direcção ao escritório e aos profissionais do futuro. A conferencia foi composta por dois painéis que discutiram a situação actual do mercado de arrendamento de escritórios físicos e as novas tecnologias que permitem a um profissional poder ter o seu escritório disponível em qualquer lado e em qualquer altura, com recurso a plataformas tecnológicas móveis. Entre os oradores estiveram, assim, especialistas nas áreas de consultoria imobiliária, arquitectura, centros de negócios, coworking, tecnologias de informação e aplicações mobile, com destaque para Marco Santos, responsável pela Divisão de Negócio Office da Microsoft em Portugal e Paulo Silva, Director-Geral da Aguirre Newman. Presente esteve também Carolina Rendeiro, uma reconhecida líder e expert com mais de trinta anos de experiência na indústria dos Centros de Negócios nos EUA, directora-geral da consultora Right Space Management e directora da Global Workspace Association (ex- Office Business Center Association International), a maior associação mundial do sector dos centros de escritórios e soluções de coworking e escritórios virtuais. De seguida pode consultar as principais mensagens e conclusões que cada um dos oradores transmitiu durante a Conferência Your Office Anywhere. PRIMEIRO PAINEL O MERCADO DOS ESCRITÓRIOS EM PORTUGAL A Evolução da Absorção do Mercado de Escritórios Paulo Silva (Managing Director da Aguirre Newman) Paulo Silva começou por dar a conhecer as seis áreas Lisboa (mais uma) onde são integrados diferentes localizações e níveis de escritórios: 1 Prime CBD (Avenida da Liberdade, Fontes Pereira de Melo, Saldanha e Rato; 2 CBD (Avenida 5 de Outubro, Avenida da República, Rua Joaquim Augusto de Aguiar e Duque de Loulé); 3 Zona Emergente de Escritórios (Benfica, Entrecampos e Praça de Espanha); 4 Zona Secundária de Escritórios (Almirante Reis, Estrela e Baixa-Chiado); 5 Parque das Nações; e 6 Corredor Oeste (Linha de Cascais). A sétima zona é caraterizada por Paulo Silva como não sendo relevante em termos de localização de escritórios, ocupando a periferia norte da zona de Lisboa. 1

2 Desde 1998 a 2010, Paulo Silva identificou um take-up médio de 150 mil metros quadrados, com o ano de 2008 a registar o maior número registado dos últimos anos: mil metros quadrados. No entanto, a partir de 2009 a descida foi abrupta: 115 mil m2 neste ano, 105 mil em 2010 e os números até novembro registaram um take-over de 70 mil m2, sendo que o responsável acredita que, até final este ano, o número pdoerá chegar aos 80 a 85 mil m2. Quando ouvimos dizer que há muitos espaços de escritórios disponíveis em Lisboa não é verdade. O Parque das Nações tem 20% e o Corredor Oeste tem 23% em relação ao total disponível. A oferta tem condicionado o ritmo de evolução dos preços: as rendas médias sofreram um decréscimo de 2010 para 2011 na ordem dos 11,9% na área Prime CBD, referiu o Managing Director da Aguirre Newman O responsável desta imobiliária analisou depois as migrações de empresas entre as áreas identificadas, o que serviu para chegar a uma grande conclusão: Há uma grande lealdade à própria origem e uma contiguidade entre as zonas 1, 2 e 3. A migração nas zonas 1 e 6 teve matriz semelhante em 2009 e 2010 [ou seja, as empresas mudaram de local, mas sempre para locais dentro da mesma zona]. Segundo Paulo Silva, a necessidade de ter mais área disponível foi principal factor de mudança em A terminar, o Managing Director da Aguirre Newman lembrou que o aparecimento de um novo edifício numa zona afecta o equilíbrio da mesma, devido à dimensão relativamente pequena do mercado. Perspectivas do Mercado de Escritórios para 2012 Mariana Seabra, Office Agency Director da Jones Lang LaSalle A responsável desta consultora imobiliária identificou um cenário actual caracterizado por um clima económico hostil e por um mercado afectado por medidas de austeridade, níveis de confiança em baixo e escassez de oferta Prime. Estes factos levam a que, segundo Mariana Seabra, se dê uma retracção nos arrendamentos e que aparecçam clientes que exigem cada vez mais produtos de qualidade Prime a preços acessíveis. Para 2012, a directora da Jones Lang LaSalle prevê que as principais dificuldades a enfrentar em Portugal sejam a recessão económica e o facto de a aplicação das medidas de austeridade ter um forte impacto nas empresas, com o registo da subida do desemprego. Vai mexer com tudo, porque os proprietários ficam sem possibilidade de expansão. O mercado imobiliário é um dos grandes indicadores do País, sublinha Mariana Seabra. Para combater estas tendências, a responsável lembra que os proprietários vão ter de criar incentivos ao arrendamento para aumentar a ocupação. Contudo, para Mariana Seabra, a crise também gera oportunidades: Ocupação de espaços Prime a preços mais baixo, e forte presença de empresas farmacêuticas e de crédito mal parado, que estão bem financeiramente. Assim, segundo a responsável da Jones Lang LaSalle, 2012 é o ano dos três R : repensar, reposicionar e relançar. Mariana Seabra lembrou ainda que os clientes vão estar centrados no uso das novas tecnologias nos próximos dez anos, situação que vai acabar por afectar todo o mercado. Arquitectura dos Escritórios do Séc. XXI Patrícia Liz, Directora-Geral do Dep. Arquitectura da Aguirre Newman Esta oradora apontou essencialmente novas tendências dos recursos humanos para a segunda década deste século. O mundo está a pedir que nos reinventemos a nível de recursos humanos. É altura de mobilidade, esta é a palavra-chave. Surgiram novos conceitos de trabalho: interacção, flexibilidade, comunicação, 2

3 partilha. Juntamente com novos conceitos ligados aos recursos humanos, apareceram também novas tendências de espaço: o co-working (a que Patrícia Liz chama a menina dos olhos de ouro ), o hot-desking (vai deixar de ser residual para ser normal; flexibilidade de alugar uma sala por duas horas), escritório virtual (capacidade de estar no escritório sem termos um espaço de trabalho, realidade que leva a uma reestruturação da actividade dos agentes imobiliários para oferecer esta possibilidade; forma de não correr riscos no investimento para arrendar um espaço físico; forma de ter segurança num período de incerteza), e o open-space. A Directora-Geral do Dep. Arquitectura da Aguirre Newman acredita ainda que vai haver um grupo de empresas com excedente de espaço alugar zona para co-working e zona de hot-desking com recepção personalizada, sala de reuniões e sala de reuniões partilhada: Esta situação é out of the box, vamos ser práticos, económicos e estratégicos e passar para uma realidade de total mobilidade e uma grande oportunidade de networking entre as várias empresas. Por outro lado, a presença de espaços como as área lounge, uma sala de brainstorming, uma sala de relaxamento, uma sala de reflexão e uma área criativa são características que Patrícia Liz ainda tem dificuldade em ver nos espaços de escritórios em Portugal: O conceito das zonas de divertimento nas empresas não está muito implantado. Ainda existe a cultura de se eu der um espaço destes a pessoa não sai de lá o dia todo e isso é errado, uma vez que isto responsabiliza as pessoas ainda mais e motiva o trabalho. A finalizar, a arquitecta da Aguirre Newman avisa para uma realidade incontornável: Acredito que o que motiva as decisões é o preço, facto quo está a prevalecer excessivamente. SEGUNDO PAINEL TENDÊNCIAS DE CONSUMO NO MERCADO DE ESCRITÓRIOS E NOVAS TECNOLOGIAS As Novas Tendências: do Escritório Convencional ao Escritório Virtual e Coworking Carolina Rendeiro, Directora Global da Workspace Association Carolina Rendeiro foi a principal presença nesta conferência e aproveitou para contar a sua experiência no mercado dos EUA, onde está desde Desde então, esta indústria já teve muitos nomes, mas começou com um atendimento chamado call centers, lembra a expert. Nos EUA luta-se contra o tempo perdido em transportes para chegar ao trabalho e o que interessa é a tecnologia para os utilizadores interagirem com o escritório. A sociedade está à beira de uma mudança histórica, conta Carolina Rendeiro. A directora da Global Workspace Association foi sempre bastante positiva durante a sua intervenção e não se cansou de dizer que em cada crise pela qual passou foram criadas oportunidades: As estatísticas são iguais em todo o mundo. Nos EUA cada crise é uma oportunidade, é a mentalidade que lá existe. Há sectores que nunca mais vão existir e as pessoas estão preparadas para fazer a mudança, sublinhou Carolina Rendeiro. A expert lembra ainda uma história curiosa que aconteceu no princípio deste século: O primeiro centro de escritórios nos EUA a ter VoIP, da marca Cisco, foi o nosso. Foi criado para a indústria à nossa maneira. Estamos sempre no limite da tecnologia e a aproveitar as oportunidades. Carolina garantiu ainda que se sente à vontade a trabalhar em conjunto com jovens, pois são estes que trazem as novas ideias ao mercado. Em relação à grande tendência do momento nos EUA, Carolina fala na preferência das empresas em ter espaços maiores para disponibilizar zonas de coworking. Starbucks, os hotéis Hyatt e Martiott já 3

4 pediram informações para serem nossos clientes em espaços deste género, revela a expert no mercado de escritórios e business centers. Contudo, existe um contra com o qual o mercado dos EUA se está a deparar: Os bancos não estão a financiar business centers nos EUA, infelizmente. O investimento só vem dos privados e os grandes investidores comerciais na área do imobiliário estão a tentar diversificar os seus portfólios. O Papel das Aplicações Mobile do Mercado de Escritórios Pedro Coutinho, Partner da WATERDOG mobile O criador da app myoffice para terminais Android começou por falar na história dos terminais móveis, que começou em 1973 com o telefone portátil da Motorola criado por Martin Cooper, mostrando depois o primeiro smartphone do mundo que chegou ao mercado em 1992, o Simon. De acordo com o mesmo, nesta altura não havia condições para que o smartphone pudesse ser vantajoso para os utilizadores. Só nos últimos anos as comunicações passaram a ser muito úteis para nós. De 2009 para cá triplicou o tráfego de dados móveis. Até 2015, a multiplicação vai ser ainda maior, avisou Pedro Coutinho. Com dispositivos e aplicações mobile, o utilizador pode, segundo o mesmo, controlar todos os serviços de negócio da empresa: ERP, CRM, gestão de projectos, gestão documental e facturação. Actualmente, já estamos mais avançados que chegar a casa e ligarmo-nos ao servidor da empresa. Podemos ter no smartphone e no tablet tudo o que estiver guardado no PC do escritório. Pedro Coutinho lembrou ainda uma ideia importante e que define bem a mensagem que se pretendeu passar na Conferência Your Office Anywhere: O nosso trabalho é algo que fazemos e não o sítio onde estamos. O responsável da WATERDOG mobile reforçou ainda o facto de o coworking se estar a acentuar em Portugal, bem como as diversas novas tecnologia associada. Estão a ser lançadas apps mobile para nos facilitar a vida. O mote é 'o nosso escritório está lá fora, disponível em qualquer altura e em qualquer sítio, concluiu Pedro Coutinho. Caso em Estudo: myoffice app, uma Aplicação de Escritórios Virtuais para Dispositivos Móveis Rui Lopes, Partner da Swipe Twice A Swipe Twice foi a empresa que desenvolver a app myoffice em 2010 para o Avila Business Centers, uma aplicação que ainda hoje continua a ser a única do género a nível mundial. A myoffice é uma plataforma de contacto e gestão em tempo real, que disponibiliza ao cliente toda a informação on-line. Ou seja, disponibiliza todos os recados, telefonemas, chegada de correspondência que sejam dirigidos ao cliente lembrou Rui Lopes. A app é gratuita para todos os clientes do Avila Business Centers e está também disponível para todos os que quiserem ver como funciona: basta procurar por myoffice na App Store e escolher a opção Demo User que surge na janela de pop-up. Em 2012, Rui Lopes revelou que a app vai ter uma versão optimizada para ipad e que se vai dar a sua internacionalização: Qualquer centro de escritórios vai poder comprar esta tecnologia. Para tornar a myoffice ainda mais abrangente e ficaz, Rui Lopes adiantou uma série de novas funcionalidades previstas também para os primeiros meses de 2012: marcação on-line de salas de reunião e salas de coworking e subscrição do serviço de escritórios on-line a partir da app. Com isto podemos ter um escritório virtual num espaço de 1 ou 2 dias, garantiu o responsável da Swipe Twice que lembrou ainda outras mais-valias da app myoffice: O utilizador tem a possibilidade de ver parceiros do ABC no estrangeiro, que pertencem à rede eoffice Network e, futuramente à myoffice International Network. Isto permite saber onde podemos 4

5 encontrar um escritório para trabalhar de forma temporária e é um exemplo da flexibilidade que a app nos dá. Além disso, não sou obrigado a ser cliente do Avila Business Centers nem a ter qualquer vinculação para alugar uma sala. O Escritório do Futuro Marcos Santos, Director da Microsoft Office Division O Microsoft Office é, talvez, o software de produtividade mais usado do mundo, ao incluir o Word, Excel, PowerPoint, Outlook, para citar as aplicações mais conhecidas. Nesta apresentação, Marcos Santos mostrou como é fácil ter uma acção colaborativa e à distância com a interligação entre diferentes softwares de escritório, contando com a ajuda dos recentes serviços SharePoint e Lync. A presença nesta conferência é uma aliança nova e foi por isso que aceitámos o desafio, começou por afirmar Marcos Santos. Da sua apresentação, o responsável da Microsoft destacou três dados em relação à realidade do País: Portugal é 30% inferior em termos de produtividade em relação à europa, segundo um estudo da AEP; Portugal trabalha em média 9 horas por dia, diz a OCDE, o que é tempo demasiado, para a produção que existe; 83% das empresas com mais de dez pessoas já usam banda larga; e um dado muito preocupante: a IDC diz que o montante investido pelas PME em tecnologia está a diminuir. Para Marcos Santos, o futuro da produtividade tem tudo a ver com os escritórios. Temos de ser produtivos independentemente dos dispositivos que utilizamos, usar a informação como é mais confortável: onpremises ou na cloud, ou um mix dos dois. Tem de haver uma redefinição do conceito de produtividade, r uma maior facilidade no acesso ao conteúdo, para partilhar com clientes e colegas. Depois, a apresentação de Marcos Santos foi bastante prática e cativou a audiência com uma interacção em tempo real com um colega da Microsoft, onde juntos editaram documentos remotamente e comunicaram com recurso a uma conference call com a ajuda dos recursos SharePoint e Microsoft Lync. O mesmo demonstrou que é possível para melhorar a produtividade, recorrendo à tecnologia, dando para isso alguns indicadores que não deixaram margem para dúvidas: 301 por cento de ROI em 7,4 meses, poupanças de 25/50% em custos de deslocações, poupanças de 20% em orçamento de TI, redução de requisitos de formação em 25% e mais 10% de poupança em custos indirectos. Carlos Gonçalves Director Geral do Avila Business Centers e Chairman da Conferência Your Office Anywhere Coube a Carlos Gonçalves fechar a conferência com o resumo das principais conclusões que os oradores foram transmitindo durante as suas apresentações. Os operadores imobiliários e as empresas em geral devem apoiar as suas decisões em estudos como aquele que foi apresentado pela Consultora Aguirre Newman. Em 2012 vai assistir-se a uma estagnação da procura de escritórios, os contratos de expansão vão ser terminados e os já existem serão renegociados começou por lembrar Carlos Gonçalves. O mesmo acredita que, depois de ouvir todos os que falaram nesta Conferência, caiu por terra o preconceito do escritório virtual, pois, além do mais, há empresas de renome que dizem que usam um com orgulho. Optar pelo coworking ou escritório físico é, segundo o director, optar por uma medida racional: São soluções inteligentes que vão ao encontro de um conceito-chave do mercado: racionalização de custos. Segundo a outra tónica da Conferência, as inovações tecnológicas, Carlos Gonçalves não quis deixar de lembrar que Portugal está na vanguarda das apps mobile para escritórios e que é preciso tirar ainda maior partido das novas tecnologias para atacar a crise. A finalizar, o Director Geral do Avila Business 5

6 Centers citou Steve Jobs: É essencial perseguir os nossos sonhos para fazermos algo de valioso. Esta é uma boa mensagem em tempos de crise. Sobre o Avila Business Centers Fundada em 2004 com o nome Espaço Avila Business Centers, a empresa mudou de designação em 2011 para Avila Business Centers. Além de alugar espaços de trabalho físicos chave-na-mão para empresas, é líder no negócio dos escritórios virtuais onde apresenta soluções com preços entre os 55 e os 85 euros por mês, com vários serviços associados, entre os quais o apoio jurídico e financeiro, o atendimento de telefone personalizado e o acesso às potencialidades de gestão remota da app myoffice para dispositivos mobile: Android, iphone e ipad. Em Maio de 2011 foi criada a marca Franchise Set Up, para apoio a empresas franchisadas em início de actividade. Actualmente conta com mais de 300 clientes nacionais e internacionais e é membro e representante em Portugal da maior rede de centros de negócios do Mundo, a eoffice International Network, com mais de 300 localizações e gerida a partir do Reino Unido. O Avila Business Centers tem as suas instalações em Lisboa, na Avenida da República e Avenida João Crisóstomo. Para mais informação visite 6