Gestão da Informação e do Conhecimento em Unidades e Serviços de Informação. Profa. Dra. Marta Valentim

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1 Gestão da Informação e do Conhecimento em Unidades e Serviços de Informação Profa. Dra. Marta Valentim Florianópolis / Brasil 2013

2 Introdução Gerenciar unidades e serviços de informação tornou-se um desafio neste novo milênio, porquanto as transformações sociais, culturais, científicas e tecnológicas tem impactado diretamente as estratégias de ação, a mediação da informação, os objetivos dos serviços prestados e as finalidades dos produtos elaborados aos diferentes públicos. A sociedade brasileira está mais consciente do valor da informação e do conhecimento para sua efetiva cidadania, bem como para o desenvolvimento local, regional e nacional.

3 Introdução Há um significativo desafio para os gestores de unidades e serviços de informação, no que tange à aprendizagem, à interação com as tecnologias de informação e comunicação (TIC), ao acesso livre (open access) e gratuito à informação (copyleft), cuja dinâmica é transformadora e exige uma nova forma de atuar, um novo papel a cumprir junto à sociedade. Destaca-se nesse contexto, as novas formas de ensino-aprendizagem [cursos a distância, salas de aula virtuais, materiais didáticos e científicos em repositórios institucionais etc.]; as novas tecnologias de informação e comunicação móveis [celular, tablet, smartphone etc.]; as novas formas de mediação da informação realizadas a partir de novas necessidades/demandas, competências e comportamentos informacionais [redes sociais].

4 Introdução Para atender essas transformações o gestor de unidades e serviços de informação necessita planejar o futuro e, para tanto, necessita primeiramente desenvolver a visão de futuro. Essa ação não pode ser realizada de forma individualizada, ao contrário, necessita ser desenvolvida de maneira colaborativa [em rede], cujos atores possam trazer contribuições a partir de contextos distintos e de experiências locais que, somadas, podem propiciar uma percepção mais ampliada das questões globais que, por sua vez, impactam nas questões locais. Destaca-se que essa ação pode ser estruturada e aplicada entre unidades de informação [interorganizacional], como também, entre setores de uma unidade/serviço de informação [intraorganizacional].

5 Introdução Vivencia-se um contexto econômico, social e tecnológico que exige novas formas de gerenciar unidades e serviços de informação. Nessa perspectiva, os gestores precisam ampliar os papeis e as responsabilidades das unidades e serviços de informação, inovando constantemente e promovendo mudanças incrementais e radicais. A gestão da informação e a gestão do conhecimento são modelos de gestão que podem ser aplicados, porquanto investem na eficiência e na eficácia dos processos, atividades e tarefas e, o mais importante, investem no sujeito organizacional responsável por essa dinâmica. A sociedade complexa é uma realidade e, por isso mesmo, há que se investir em modelos de gestão que atendam as diversificadas necessidades, ressaltando o valor da informação e do conhecimento e o papel das unidades e serviços de informação.

6 Gestão da Informação - Conceito Gestão integrada com foco nos fluxos formais do ambiente organizacional. Abrange diversas atividades: Prospecção e monitoramento, filtragem e obtenção de dados e informações; Tratamento, análise, agregação de valor e armazenamento [preservação] da informação, apoiados em tecnologias de informação e telecomunicação; Disseminação e mediação da informação; Elaboração de produtos e serviços informacionais customizados. Fonte: Valentim (2008).

7 Gestão do Conhecimento - Conceito A gestão do conhecimento refere-se às questões críticas de adaptação organizacional, sobrevivência e competência, em face das mudanças ambientais, cada vez mais descontinuadas. Essencialmente, enfoca os processos organizacionais que buscam combinar a sinergia entre a capacidade de processamento de informação e a capacidade criativa e inovadora dos indivíduos, ou seja, é uma combinação de informação, tecnologias de informação e comunicação, aprendizagem, competências e know-how. Todas essas coisas devem ser geridas em organizações, unidades, sistemas e serviços profissionais (MALHOTRA, 1998, tradução nossa).

8 Gestão do Conhecimento - Conceito Gestão integrada com foco nos fluxos informais, que objetiva desenvolver nas pessoas competências essenciais voltadas ao compartilhamento e à socialização do conhecimento, visando a troca e, portanto, a construção de novos conhecimentos. Visa também a aplicação sistemática de métodos e técnicas que propiciem aos sujeitos organizacionais aprenderem a transformar o conhecimento tácito em conhecimento explícito (o possível). Fonte: Valentim (2008).

9 Gestão de Unidades de Informação - Conceito Unidade de informação é um organismo social, dirigida e composta por dois ou mais sujeitos organizacionais, que atuam com propósito informacional definido, almejando um determinado objetivo/meta informacional, de forma a obter o bem informacional ao público ao qual atende.

10 Gestão da Informação e do Conhecimento A informação precede a comunicação, a tecnologia, o conhecimento e a ação (ILHARCO, 2003). A informação é insumo do saber e do fazer em diferentes contextos e, portanto, é gerada por meio de diferentes estratégias para atingir distintos objetivos. Em uma unidade/serviço de informação esta afirmativa concretiza-se de forma contundente, visto que a informação é, ao mesmo tempo, insumo e produto do fazer organizacional de qualquer setor, especialidade ou segmento.

11 Gestão da Informação e do Conhecimento A informação e o conhecimento são insumos do fazer organizacional e, por esse motivo, devem ser mais bem gerenciados, desde o macroambiente até os distintos microambientes que compõem a unidade/serviço de informação. No ambiente organizacional, o conhecimento é construído por um indivíduo que, por sua vez, alimenta a construção do conhecimento coletivo e, por outro lado, o conhecimento coletivo alimenta a construção do conhecimento individual em uma espiral contínua. Figura Traduzida e Adaptada: Nonaka; Takeuchi (2008).

12 Gestão da Informação e do Conhecimento Planejamento (diagnóstico e prognóstico) Planejamento é o esboço do futuro e a criação e seleção de meios para atingi-lo (ACKOFF, 1996). 1. Processo permanente e metódico [uso de métodos] que deve ser realizado com a participação e comprometimento de todos os sujeitos de uma unidade/serviço de informação; 2. Ação construída [missão, visão, objetivos, metas] sobre um conjunto dinâmico de variáveis em determinado momento histórico [contexto]; 3. Metódico, porquanto é uma sequência de atos decisórios, ordenados em fases definidas e baseadas em conhecimentos especializados e técnicos [responsabilidades, prazos etc.].

13 Gestão da Informação e do Conhecimento Cultura Organizacional [...] conjunto de valores e pressupostos básicos expressos em elementos simbólicos, que em sua capacidade de ordenar, atribuir significações, construir a identidade organizacional, tanto agem como elemento de comunicação e consenso, como ocultam e instrumentalizam as relações de dominação (FLEURY, 1996). Comunicação Organizacional Processo contínuo que alimenta, reconhece, gera, usa e compartilha dados, informação e conhecimento existentes no ambiente organizacional, entendido aqui de forma lato (ambiente interno e externo) (VALENTIM, 2003).

14 Gestão da Informação e do Conhecimento Mapeamento de Fluxos Formais/Informais Consiste em desenvolver um conjunto de ações para identificar as fontes recursos informacionais [formal] e produtores de conhecimento [informais], relevantes para a unidade/serviço de informação. É importante nesta fase identificar as lideranças organizacionais. Fluxos Estruturados: já estruturados e acessados dentro ou fora da unidade/serviço de informação. Ex.: Cadastro de editoras; planilhas etc. - Fluxos Estruturáveis: estão internamente à unidade/serviço de informação, entretanto sem tratamento e acesso. Ex.: Cartões de visita de novos fornecedores; catálogos de feiras etc. Fluxos Não Estruturados: estão externamente à unidade/serviço de informação, entretanto sem identificação, filtragem e tratamento. Ex.: Notícias em jornais, mídias, redes sociais etc.

15 Gestão da Informação e do Conhecimento Controle e feedback Funções e Atividades Rotinas e Procedimentos Políticas e Normas Organizacionais Responsabilidades e Autoridades Pessoas Fonte Adaptada: Blackler (1993) apud Choo (2003).

16 Gestão da Informação e do Conhecimento Competências Essenciais Processo contínuo e dinâmico, que envolve não só o reconhecimento, a compreensão, a apropriação de signos e símbolos, mas, além disso, saber aplicá-los na vida cotidiana de forma eficiente. Visa desenvolver a: Capacidade de reconhecer as próprias necessidades informacionais e formular questões. Capacidade de identificar, acessar, buscar, pesquisar e localizar informação em qualquer mídia. Capacidade de organizar, analisar e avaliar informação. Capacidade de usar eficazmente informação para uma aplicação prática e solução de problemas. Capacidade de apropriar-se de informação para gerar novo conhecimento, aprender a aprender. Fonte: ALA (1989); Doyle (1992); Lenox e Walker (1993).

17 Gestão da Informação e do Conhecimento Redes Colaborativas Estruturadas a partir de relações de trabalho, técnico-científicas, culturais/artísticas ou de outra natureza, entre indivíduos ou grupos de indivíduos e que se baseia fundamentalmente em processos colaborativos mediados ou não por tecnologias de informação e comunicação (TIC) Características: comunidade envolvida, regras claras [compartilhamento, plano de discussões, avaliações etc.], divisão de trabalho [organização da participação dos integrantes], níveis de atividades [macro ou micro, genérica ou especializada], frequência [períodos], sistematização [documentação, sistemas de informação, portal/site etc.].

18 Gestão da Informação e do Conhecimento Páginas Amarelas (Who is Who) Mapeia e indica quem possui determinado conhecimento, competência, habilidade ou vivência/experiência, aonde está e de que forma se pode acessá-lo. Também é conhecido como Banco de Talentos, pois identifica os produtores de conhecimento, as pessoas que possuem determinadas competências, em que processos atuam. A partir disso, as informações são registradas em banco/base de dados para futuros acessos.

19 Gestão da Informação e do Conhecimento Mapas Conceituais Esquematiza o conhecimento existente em uma organização, não armazenando o conhecimento propriamente dito, mas estruturando conceitos, definições e valores relevantes para os sujeitos organizacionais, de forma que se possa visualizá-los graficamente. Fonte: Joseph Novak (1960).

20 Gestão da Informação e do Conhecimento Storytelling Composto por 5 (cinco) etapas: ouvir, aprender, descobrir, explorar, criar. Expor histórias organizacionais visando: Motivar as pessoas e implementar novas ideias; Desenvolver a criatividade no ambiente organizacional; Fortalecer a imagem e os valores organizacionais; Disseminar valores organizacionais (cultura/comunicação); Promover a colaboração entre os sujeitos organizacionais; Compartilhar conhecimento junto aos sujeitos organizacionais, principalmente junto aos novos.

21 Gestão da Informação e do Conhecimento Benchmarking Comparação sistemática de serviços e produtos elaborados/produzidos com os oferecidos por outras unidades/serviços de informação consideradas de excelência. Procura adaptar um conceito amplo de excelência em determinado setor à realidade dos processos de uma unidade/serviço de informação, a qual necessita aprimorar determinada atividade.

22 Gestão da Informação e do Conhecimento Ferramentas IHMC CmapTools (Mapas Conceituais) Treebolic (Redes) B-Sapiens (Aprendizagem organizacional) Groupware (Trabalho em grupo/coletivo)

23 Considerações Finais A gestão da informação e do conhecimento devem ser realizadas em unidades e serviços de informação de forma efetiva, visando propiciar mais qualidade ao trabalho desenvolvido. Os gestores de unidades e serviços de informação necessitam redimensionar a atuação ressignificando o valor dessas organizações junto à sociedade. O nível de complexidade requer ousadia dos gestores, no que tange aos modelos de gestão aplicados às unidades e serviços de informação. Há a necessidade de se trabalhar a cultura, a comunicação e as competências essenciais das pessoas que atuam nessas organizações.

24 Bibliografia Consultada ACKOFF, R. L. A empresa democrática. Lisboa: DIFEL, ALA - American Library Association. Presidential Committee on Information Literacy: Final Report. Chicago: ALA, Disponível em: < Acesso em: 12 jan CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: SENAC Editora, p. DOYLE, C. Outcome measures for information literacy within the national education goals of 1990: Final Report of the National Forum on Information Literacy. Washington (DC): US Department of Education, (ERIC Document, ED ) FLEURY, M. T.; FISCHER, R. M. (Org.) Cultura e poder nas organizações. 2.ed. São Paulo: Atlas, ILHARCO, F. Filosofia da informação: uma introdução à informação como fundação da acção, da comunicação e da decisão. Lisboa: Universidade Católica Editora, p. KOSTAGIOLAS, P. A. Managing knowledge capital in public libraries for a knowledge-driven socioeconomic environment. In: IFLA GENERAL CONFERENCE AND ASSEMBLY, 78., Helsink, Anais... Helsink: IFLA, p. Disponível em: <

25 Bibliografia Consultada LAW, D. As for the future, your task is not to foresee it, but to enable it.. In: IFLA GENERAL CONFERENCE AND ASSEMBLY, 77., Puerto Rico, Anais... Puerto Rico: IFLA, p. Disponível em: < LENOX, M. F.; WALKER, M. L. Information literacy in the educational process. The Educational Forum, v.57, n.2, p , MALHOTRA, Y. Knowledge management, knowledge organizations & knowledge workers: a view from the front lines. Maeil Business Newspaper, p.1-4, Feb. 19, Disponível em: < NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus, p. VALENTIM, M. L. P. Comunicação organizacional no processo de inteligência competitiva. Londrina: InfoHome, p. Disponível em: < VALENTIM, M. L. P. Gestão da informação e gestão do conhecimento em ambientes organizacionais: conceitos e compreensões. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, Brasília, v.1, n.1, p.1-16, Disponível em: <

26 Obrigada!