CÓDIGO TÍTULO VERSÃO QUALIFICAÇÃO TÉCNICA E AVALIAÇÃO TÉCNICA DE FORNECEDORES DE MATERIAIS CRÍTICOS

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1 SISTEMA NORMATIVO CORPORATIVO PROCEDIMENTO CÓDIGO TÍTULO VERSÃO PR.FT.ABS FORNECEDORES DE MATERIAIS CRÍTICOS 01 APROVADO POR DANIEL DE SOUZA SANTIAGO LOGÍSTICA

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO HISTÓRICO DAS REVISÕES APLICAÇÃO REFERÊNCIAS EXTERNAS DEFINIÇÕES DESCRIÇÃO E RESPONSABILIDADES Cadastro (registro Repro) e Qualificação Documental dos fornecedores Definição da Criticidade de Materiais e Fornecedores Material Crítico Fornecedor de Material Crítico Qualificação técnica dos fornecedores de materiais críticos Avaliação Industrial de Fornecedores críticos de materiais Avaliação de Protótipo (Homologação) de materiais críticos Avaliação Técnica dos fornecimentos dos materiais críticos Inspeções de recebimento de materiais críticos em fábrica Inspeções de recebimento de materiais críticos no almoxarifado Atestados de Capacidade Técnica Responsabilidades Responsabilidade quanto aos fornecedores contratados através de Aquisições Descentralizadas Responsabilidades do fornecedor REGISTROS DA QUALIDADE ANEXOS... 7 PÁGINA 2 DE 11

3 1. OBJETIVO Descrever o procedimento e definir os processos de qualificação técnica e avaliação técnica de fornecedores de materiais críticos às empresas da EDP no Brasil. 2. HISTÓRICO DAS REVISÕES Versão Início da Vigência Responsáveis Seções atingidas / Descrição 01 27/01/2015 Elaboração: Erico Umezu, Givanaldo Pereira da Silva, Marcelo Isac Ribeiro Silva 3. APLICAÇÃO Aprovação: Daniel de Souza Santiago Emissão inicial. Este documento substitui o PR.SU Aplica-se aos fornecedores centralizados de materiais críticos envolvidos pelos processos de aquisição centralizada em todas as empresas da EDP no Brasil. 4. REFERÊNCIAS EXTERNAS NBR NBR ISO NBR ISO 9001 OHSAS DEFINIÇÕES Aquisição centralizada Aquisição descentralizada Base de fornecedores Fornecedor Avaliação Técnica de Fornecedores Gestão Ambiental Sistemas de Gestão da Qualidade Sistema de Gestão Ocupacional de Saúde e Segurança Processo de compra ou contratação de materiais e/ou serviços realizado pela área de Compras para todas as empresas do grupo, buscando alcançar sinergia e melhores condições comerciais. Processo de compra de materiais ou serviços realizado pelas áreas interessadas, com a finalidade de agilizar as aquisições de necessidade local. Base de dados, informações e documentos de empresas que querem fornecer à EDP. A gestão desta base é realizada por empresa prestadora de serviço da EDP. Pessoa física ou jurídica contratada pelas empresas da EDP para fornecer materiais e/ou serviços. Material Designação genérica que engloba equipamentos, componentes, acessórios, instrumentos, ferramentas, sobressalentes, matérias-primas, produtos acabados e materiais em geral, considerados como itens de suprimento. Material não escocável QM Qualificação documental Material de compra não destinada aos estoques, de envio direto à utilização, onde a responsabilidade pela inspeção, recebimento e armazenamento é da área requisitante, não sendo submetido ao controle do módulo QM do SAP. Sigla que representa o módulo Quality Management do sistema SAP para a gestão da Qualidade de materiais ou serviços. Também chamada de Qualificação Cadastral. A qualificação documental é realizada através de verificação de documentos e visa a contratação de empresas que atendam integralmente as legislações aplicáveis, que PÁGINA 3 DE 11

4 Registro REPRO SAP 6. DESCRIÇÃO E RESPONSABILIDADES estejam com a situação regular diante dos órgãos públicos relativos a pagamento de impostos e tributos, comprometidas com os valores e princípios da EDP e aspectos relativos à saúde e segurança do trabalho, meio ambiente e responsabilidade social. O procedimento que descreve este processo está disponível no site da EDP ( Processo referente ao cadastro da empresa na base de possíveis fornecedores da EDP, gerenciado pela Empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental. Cada empresa cadastrada na base de fornecedores da EDP recebe um número de identificação que também pode ser chamado de Registro. Marca comercial do ERP (Enterprise Resource Planning) utilizado pelas empresas da EDP. A qualificação técnica visa à contratação de empresas que atendam integralmente as legislações aplicáveis e requisitos obrigatórios relativos à saúde e segurança do trabalho, meio ambiente e responsabilidade social, no que esteja relacionado às suas instalações, fábricas e atividades. A avaliação técnica visa à contratação de empresas que sejam capazes de fornecer os materiais de acordo com os critérios exigidos nas especificações técnicas e cláusulas contratuais Cadastro (registro Repro) e Qualificação Documental dos fornecedores O processo de cadastro, também chamado de registro Repro, e qualificação documental dos fornecedores é definido por procedimento que pode ser consultado através do site da EDP ( Este procedimento descreve o processo de novo cadastro (registro Repro), alterações cadastrais e bloqueio de fornecedores da base de fornecedores da EDP no Brasil. O cadastro do fornecedor na base de fornecedores da EDP não garante necessariamente a contratação. O mesmo constará no banco de fornecedores e poderá ser convidado a participar dos processos de cotação conforme necessidade da EDP. O processo comercial de negociação e contratação conduzido pela área de Compras, tão como a avaliação técnica industrial e de protótipo são independentes ao cadastro e qualificação documental, sendo que a aprovação ou reprova em alguma das etapas não possui ligação com as demais. Qualquer encaminhamento em uma das etapas também não isenta a avaliação das demais Definição da Criticidade de Materiais e Fornecedores Material Crítico São considerados materiais críticos, todos os materiais padronizados pelas áreas de Engenharia das empresas da EDP no Brasil, que possuem especificação técnica e são aplicados nas redes de distribuição de energia elétrica. Os materiais críticos são identificados no SAP pelo campo Suprimento QM ativo na aba Admin. Qualidade no cadastro do material (mestre de materiais). Os Protótipos devem, obrigatoriamente, ser submetidos e aprovados ao processo de homologação conforme definido por cada especificação técnica antes de qualquer fornecimento à EDP. Antes ou durante o recebimento dos materiais no estoque os mesmos são inspecionados nas instalações do fabricante, por análise de relatórios com resultados dos ensaios realizados ou nos almoxarifados da EDP. Aos materiais críticos que possuem ensaios de recebimento especificados que podem ser realizados nos almoxarifados da EDP, são classificados no SAP da EDP pelo campo Chave de controle QM com a sigla 0007 na aba Admin. Qualidade no cadastro do material (mestre de materiais). Com exceção do grupo de materiais de ferragens que devem ser inspecionados nas instalações do fabricante e ainda passam por inspeções nos almoxarifados da EDP. O controle e liberação para fornecimento de materiais críticos são de responsabilidade da Logística. PÁGINA 4 DE 11

5 Exemplos de materiais não críticos: mobiliário, materiais de escritório, materiais de informática, entre outros Fornecedor de Material Crítico A classificação de criticidade é definida pela Matriz de criticidade e análise de riscos, conforme Anexo A, definida pela área de Logística. Os fornecedores de materiais críticos são considerados de MÉDIA criticidade. Os fornecedores destes materiais devem, obrigatoriamente, ser submetidos e aprovados na Qualificação Técnica, composta pela Avaliação Industrial e Avaliação de Protótipo para poder fornecer materiais críticos à EDP. A classificação de criticidade dos fornecedores é registrada no cadastro interno da EDP (SAP, transação XK03) através do campo Criticidade. Os materiais comprados pela EDP através de Distribuidores e Websupply são definidos como de BAIXA criticidade Qualificação técnica dos fornecedores de materiais críticos Aos fornecedores de materiais críticos da EDP é obrigatória a aprovação na Qualificação Técnica antes de quaisquer fornecimentos. A Qualificação técnica é composta pela Avaliação Industrial e Aprovação de Protótipo, também chamada de Homologação do material. A Avaliação técnica é realizada através das Inspeções de recebimento, realizadas nas fábricas dos fornecedores e nos almoxarifados da EDP. As responsabilidades pela Qualificação Técnica e Avaliação Técnica dos fornecedores de materiais críticos são da área de Logística da EDP. Todas as despesas envolvidas com hospedagens, locomoção, alimentação e homem/hora das visitas técnicas para Avaliação Industrial, Avaliação de Protótipo (Homologação de material) e Inspeções de Recebimento são de responsabilidades da EDP, com exceção dos casos de necessidade de reavaliação por algum motivo de responsabilidade do fornecedor Avaliação Industrial de Fornecedores críticos de materiais A Avaliação Industrial avalia a capacidade técnica industrial do fornecedor em produzir, armazenar e fornecer materiais críticos em conformidade com as especificações técnicas da EDP, atendendo às legislações e diretrizes Ambientais, de Saúde e Segurança do Trabalho e Responsabilidade Social da EDP no que esteja relacionado às suas instalações, fábricas e atividades. A Avaliação Industrial também pode ser chamada de Homologação fabril ou Homologação de fábrica e é de responsabilidade da área de Logística. A Avaliação Industrial é realizada através de visita técnica, in loco, nas instalações do fornecedor onde são fabricados os materiais para eventual fornecimento à EDP e é baseada no Relatório de Avaliação Industrial, conforme Anexo B. São documentos mínimos e obrigatórios para aprovação na Avaliação Industrial: Licença de Operação emitida pelo órgão ambiental, Alvará de Funcionamento emitido pela Prefeitura municipal, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros AVCB e Cadastro Técnico Federal CTF do IBAMA, em caso de fornecimento de artefatos de madeira. Em caso de não conformidades identificadas na Avaliação Industrial ou vencimento de documentos obrigatórios, será concedido ao fornecedor prazo de até seis meses para regularização. Caso a não conformidade não seja regularizada no prazo, a EDP se reserva o direito de rescindir contratos vigentes com o fornecedor e realizar o bloqueio do fornecedor na base de fornecedores da EDP. Os documentos mínimos e obrigatórios deverão ser anexados ao Relatório de Avaliação Industrial. A Avaliação Industrial inicial, quando é realizada pela primeira vez pela EDP, deve ser realizada por colaborador próprio da EDP, da área de Logística. PÁGINA 5 DE 11

6 Aos fornecedores críticos é obrigatória a aprovação da Avaliação Industrial antes da liberação para fornecimento à EDP a. Validade da Avaliação Industrial A Avaliação Industrial possui validade de 5 (cinco) anos. As Avaliações Industriais realizadas a partir da data de publicação deste procedimento deverão ter esta validade e a data de validade informada no campo específico chamado Sist-QM até do cadastro interno do fornecedor (SAP, transação XK03) na EDP. A Avaliação Industrial para renovação do prazo de validade pode ser realizada por empresa prestadora de serviço da EDP. Neste caso, o fornecedor será previamente informado por colaborador da área de Logística da EDP Avaliação de Protótipo (Homologação) de materiais críticos a. Aos materiais críticos é obrigatória a aprovação da Avaliação de Protótipo (Homologação) antes da liberação para fornecimento. A Avaliação de Protótipo também pode ser chamada de Homologação de material é de responsabilidade da área de Logística. A aprovação da Avaliação de Protótipo (Homologação) e liberação para fornecimento é registrada no SAP através dos Registros info qualidade e são de responsabilidade da área de Logística da EDP. As evidências e documentos da Avaliação de Protótipo ficam anexados aos Registros info qualidade no SAP da EDP. No caso de Avaliação de Protótipo por Desenvolvimento de novos materiais em padronização, as áreas de Engenharia das empresas da EDP têm autonomia para aprovação. Neste caso, as áreas de Engenharia das empresas da EDP deverão formalizar através de à equipe da Logística, a qual deverá criar os registros info qualidade e anexar o e eventuais arquivos relacionados no SAP. Validade da Avaliação de Protótipo A Avaliação de Protótipo possui validade de 5 (cinco) anos. Os registros info qualidade criados a partir da data de publicação deste procedimento deverão ser criados considerando esta validade e o fim da vigência da validade é registrada no campo específico chamado Liberação até do registro info qualidade (transação QI03) no SAP da EDP. Aos materiais e fornecedores que tiveram fornecimento à EDP sem ocorrências de Não Conformidades em Campo por um período de 12 meses a Avaliação de Protótipo é automaticamente atualizada, passando a estender a validade por mais 5 anos Avaliação Técnica dos fornecimentos dos materiais críticos A Avaliação Técnica dos fornecimentos dos materiais críticos é realizada através das inspeções de recebimento que poderão ocorrer nas instalações das fábricas dos fornecedores, em laboratório independente ou nos almoxarifados das empresas da EDP. As inspeções de recebimento de materiais críticos são baseadas nos ensaios de recebimento definidos nas especificações técnicas dos materiais. Através da Avaliação Técnica é realizado controle da qualidade que verifica a conformidade dos materiais com os requisitos especificados. A Avaliação Técnica é realizada por colaborador da Logística da EDP ou empresa prestadora de serviço representante da EDP. Nesta ocasião, o fornecedor é previamente informado por colaborador da área de Logística da EDP. Todas as despesas envolvidas, como custos com hospedagens, locomoção, alimentação e homem/hora, com as visitas técnicas para inspeções de recebimento em fábrica são de exclusiva responsabilidade da EDP, com exceção dos casos de necessidade de reinspeção por algum motivo de responsabilidade do fornecedor. A Avaliação Técnica dos fornecimentos dos materiais críticos é de responsabilidade da área de Logística. PÁGINA 6 DE 11

7 Os fornecedores de material crítico também são monitorados mensalmente pelo IDF Indicador de Desempenho de Fornecedor, que considera critérios de Qualidade, Logística (Pontualidade das entregas), Certificações, Socioambiental e Inovação Inspeções de recebimento de materiais críticos em fábrica Os materiais críticos com inspeção de recebimento em fábrica são identificados no SAP pelo campo Chave de controle QM com a sigla BAND1 na aba Admin. Qualidade no cadastro do material (mestre de materiais). Nos casos de indisponibilidade de representante da EDP para acompanhar a inspeção em fábrica ou por histórico satisfatório de fornecimentos, a inspeção em fábrica pode ser substituída por análise de relatórios com resultados dos ensaios realizados pelo fornecedor no lote Inspeções de recebimento de materiais críticos no almoxarifado Os materiais críticos com inspeção de recebimento no almoxarifado são identificados no SAP pelo campo Chave de controle QM com a sigla 0007 na aba Admin. Qualidade no cadastro do material (mestre de materiais). Estes materiais também poderão, eventualmente, ser inspecionados na fábrica Atestados de Capacidade Técnica Após fornecimentos, as empresas da EDP poderão emitir Atestados de Capacidade Técnica de acordo como define o procedimento de Atestado de Capacidade Técnica e Fornecimento Responsabilidades Responsabilidade quanto aos fornecedores contratados através de Aquisições Descentralizadas Quando o fornecimento é realizado através de Aquisição Descentralizada, a responsabilidade pelo atendimento dos materiais às especificações técnicas e do fornecedor aos requisitos da EDP e legislação é exclusiva da área requisitante. A inspeção, recebimento e armazenamento de materiais, críticos ou não críticos, adquiridos por Aquisição Descentralizada são de responsabilidade da área requisitante Responsabilidades do fornecedor O fornecedor deve conhecer e atender às diretrizes de Saúde e Segurança Ocupacional e de Meio Ambiente da EDP, além de não empregar ou utilizar em seu processo mão de obra infantil, forçada ou escrava. O fornecedor deve conhecer na íntegra o Código de Ética da EDP, disponível no site da EDP ( Os fornecedores deverão estar em dia com suas obrigações junto aos órgãos oficiais FGTS, INSS, ISS, IRPJ, Secretaria da Fazenda, União e Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais-Sintegra. Poderá ser bloqueado ou eliminado da base de fornecedores da EDP o fornecedor que não cumprir qualquer das cláusulas ou condições do contrato/pedido ou especificações técnicas. 7. REGISTROS DA QUALIDADE Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Descarte Códigos dos materiais ou fornecedores Eletrônico Firewall e Sistema de Proteção da TI Códigos dos materiais ou fornecedores 5 anos A partir de 5 anos 8. ANEXOS A. MATRIZ DE CRITICIDADE DE FORNECEDORES E ANÁLISE DE RISCOS B. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO INDUSTRIAL PÁGINA 7 DE 11

8 ANEXO A MATRIZ DE CRITICIDADE DE FORNECEDORES E ANÁLISE DE RISCOS MATRIZ DE CRITICIDADE DE ATIVIDADES RELACIONADAS A FORNECEDORES E ANÁLISE DE RISCOS Prioridade Estratégica EDP Prioridade Estratégica EDP RISCOS, ATIVIDADES E CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO SEGURANÇA NO TRABALHO ATENDIMENTO AO CLIENTE (Risco ao Negócio) FINANCEIRO TRABALHISTA AMBIENTAL Materiais CATEGORIA: ESCOPO DO SERVIÇO OU MATERIAL CONTRATADO PELA EDP Transformadores de Distribuição AT/MT com óleo mineral isolante, Ferragens e Materiais galvanizados, Cabos e Condutores Intervenção no Sistema Elétrico de Potencia Trabalho em altura (+2m) Atividades com Solda Atividades com produtos químicos Atividades com explosivos e/ou inflamáveis Trabalho em espaço confinado Operação de Equipamentos e veículos Transporte e Movimentação de Materiais Atividades de Demolição Escavações Construção Civil Transporte de Pessoas DEC / FEC Disponibilidade Usinas Satisfação dos Clientes INTERDEPENDÊNCIA (Risco de Desabastecimento, Continuidade Operacional) RESPONSABILIDADE FINANCEIRA (Risco Corrupção e Suborno) Nível de Faturamento Anual do Fornecedor com a EDP Acima de R$ 375 mil/ano = 4 Abaixo = 1 Nº empregados dedicados exclusivamente aos serviços à EDP: Até 25 = 1 Entre 26 a 50 = 2 Entre 51 a 100 = 3 Mais de 100 = 4 Risco de Trabalho Infantil ou Escravo. Geração, Armazenamento, Transporte ou Manuseio de Resíduo Perigoso Classe I conforme norma NBR Utilização de motoserra Fornecimento de madeira Manutenção em Condicionadores de Ar Serviços de Capina Química Poda de Arvore e Limpeza de Faixas de Servidão Geração, Armazenamento, Transporte ou Manuseio de cilindros de gás SF6 Serviços de Terraplanagem Manutenção de Veículos ,2 Medidores de energia ,4 Artefatos de Madeira, Conectores ou Materiais fundidos ,4 Postes de Concreto ,6 Equipamentos elétricos com óleo mineral, Conectores ou Materiais prensados ou Poliméricos, Materiais injetados, Equipamentos elétricos sem óleo, Seccionadores, TC/TP, Lâmpadas, Relés, Isoladores, Para-raios, Bateriais, Préformados, Lacres Distribuidor, Websupply, EPIs/EPCs, Ferramentas NECESSIDADE DE AVALIAÇÃO - DOCUMENTAÇÃO OBRIGATÓRIA Em caso de contratação de fornecedor com atividade de risco, deve ser verificada documentação de acordo com o risco associado , , ,4 >3 >3 >3 >3 >3 EPIs/EPCs Validade dos ensaios elétricos dos EPIs/EPCs CIPA Procedimentos Analise de Risco do Trabalho - ATR PCMSO PPRA ASO SESMT Treinamentos pertinentes de acordo com a atividade (NRs, direção defensiva) Criticidade SLA Qualidade do Material ou Serviço Não Crítico 0 Risco < 4 Baixo Risco. Risco não monitorado. Política de Corrupção e Suborno da EDP deve ser encaminhada ao fornecedor Monitorar o Risco de Inadimplência - PRINAD SERASA BAIXO 4 Risco < 8 Verificação de Documentação Obrigatória. MÉDIO 8 Risco < 12 ALTA Acima de 12 NÍVEL DE RISCO BRUTO Aplicação do IDF Auto-preenchimento pelo Fornecedor e follow up de evidências documentais. Em caso de materiais, necessidade de Avaliação Industrial. Aplicação do IDF Auto-preenchimento pelo Fornecedor e follow up de evidências documentais. Auditoria presencial (anual) realizada pelo Comitê de Monitoramento de Fornecedores (SST, Ambiente, Qualificação, Gestão, Inovabilidade) Regularidade no pagamento dos salarios Regularidade no pagamento de tributos INSS, FGTS Atendimento ao Acordo Coletivo de Trabalho com Sindicato Auditoria para verificação de Trabalho Infantil, Trabalho Forçado / Escravo, Trabalho Insalubre Licença de Operação Alvará de Funcionamento Autorização ambiental para transporte (CADRI-SP), em caso de resíduo perigoso Destinação de Resíduos CTF no Ibama (madeira) Armazenamento adequado de Resíduos MOPP - Movimentação Operacional de Produtos Perigosos Registro para uso e porte de Motosserra no Ibama PPRA PÁGINA 8 DE 11

9 ANEXO A RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO INDUSTRIAL PÁGINA 9 DE 11

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