GESTÃO AMBIENTAL PROGRAMA DE CONTROLE DE SUBSTÂNCIAS NOCIVAS 1 - OBJETIVO

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1 ITEM PÁGINA 1 OBJETIVO 1 2 DEFINIÇÃO DOS TERMOS 2 3 REFERÊNCIAS (NORMAS/ LEGISLAÇÃO/ REQUISITOS APLICÁVEIS). 2 4 RESPONSABILIDADES E ATIVIDADES PARA CONTROLE DE SUBSTÂNCIAS. 3 5 ANÁLISE LABORATORIAL 4 6 COMUNICAÇÃO E TREINAMENTO 5 7 INVESTIGAÇÃO, HOMOLOGAÇÃO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES; 5 8 MUDANÇAS NA COMPOSIÇÃO, EM PROCESSOS PRODUTIVOS E DE CONTATOS; 6 9 DESENVOLVIMENTOS DE NOVOS PRODUTOS 7 10 ARMAZENAMENTO, IDENTIFICAÇÃO E RASTREABILIDADE DE ESTOQUE; 7 11 NÃO CONFORMIDADES PARA CONTROLE DE SUBSTÂNCIAS 8 12 SUBSTÂNCIAS E TOLERÂNCIAS 9 13 AUDITORIA INTERNA (PARA CONTROLE DE SUBSTÂNCIAS) 9 14 IDENTIFICAÇÃO ROHS REGISTROS E ANEXOS OBJETIVO Este procedimento tem como objetivo estabelecer critérios, definir diretrizes para planejar, executar, verificar, agir e descrever o Programa de Controle de Restrições quanto ao uso de Substâncias nocivas, que são prejudiciais à saúde e ao, aplicadas aos produtos fabricados nas Unidades ORSA INTERNATIONAL PAPER EMBALAGENS SA, para assegurar a conformidade com a Diretiva Européia RoHS e atendimento aos requisitos do cliente. A definição das atividades/responsabilidade/autoridade e elaboração de procedimentos; realização de treinamentos e comunicações; realização de auditorias internas; investigação internamente sobre o uso direto de substâncias proibidas/controladas; estabelecimento de critérios de seleção e avaliação de fornecedores (de materiais e subcontratados) para confirmar se eles implantaram atividades que assegurem o controle de substâncias e obtenção de compromisso de controle e investigação sobre o uso de substâncias proibidas e controladas; realização de análises de materiais e avaliação dos resultados encontrados; Obtenção e realização de aprovação de novos materiais, produtos e mudanças; Cuidados em processo (para evitar contaminações e usos indevidos) e estoque (identificação,

2 separação de materiais, FIFO, validade); rastreabilidade; e outros que se façam necessários. 2 - Definições dos Termos Substâncias Nocivas Substâncias que podem causar impactos à saúde e/ou ao meioambiente. Pode estar disponível para compra direta, estar incluídas em matériasprimas/materiais/componentes/embalagens ou serem geradas através de reações químicas em processos produtivos. RoHS Restriction of use of Hazardous Substances, (Restrição do uso de substâncias perigosas) diretiva européia que trata da proibição do uso de certas substâncias, nocivas em produtos eletro-eletrônicos. Matéria-prima, material, componente Tudo o que compõe o produto, usado na produção e embalagem. 3- Referências: (Normas / Legislações / Requisitos aplicáveis) DOCUMENTOS NECESSÁRIOS NORMA DA SONY SS REV. 12; NBR ISO 9001:2008. NBR ISO 14001:2004. DIRECTIVA ROHS CE (CONSELHO EUROPEU); REQUISITOS GREEN PROCUREMENT Standards Manual Ver.6 Chemical Substance Management Rank Guideline Ver.8.1 for Products (Lista de Substâncias). Panasonic Group List of Exempted Items List of Prohibited Substances' Controlled Values Analysis Method of Level 1 Prohibited Substances SEC STANDARD (OQA 2049) REV. 13 DA SAMSUNG ELETRÔNICA DA AMAZÔNIA. PROGRAMA ECO PARTNER MANUAL LOVES GREEN DA LG COMO ENCONTRAR ESTA NORMA É ENCONTRADA NO SETOR ENDEREÇO: Users on maoad 01 (J) Garantia da Qualidade / PROGRAMA DE CLIENTES. ESTES DOCUMENTOS SÃO ENCONTRADOS NO SETOR. ENDEREÇO: Users on maoad 01 (J) Garantia da Qualidade / PROGRAMA DE CLIENTES>PANASONIC>SAMSUNG>LG>SONY, ETC.

3 4- Responsabilidade e Atividade para controle de Substâncias: As atividades necessárias para o gerenciamento de substâncias nocivas devem estar claramente definidas (incluindo deveres e obrigações), aprovadas e avaliados. 1- Gerente Geral 2- Vendedor Coordenador de Desenvolvimento e Projetista de Embalagens Responsável em assegurar que o Programa de Controle de Substâncias Nocivas dentro do Sistema de Gestão integrado seja implementado efetivamente para satisfazer os programas dos clientes, a Diretiva RoHS e a Política da empresa. Vendedor recebe as especificações técnicas do produto novo a ser desenvolvido, checa as informações com o cliente e encaminha a solicitação ao Departamento Técnico para a criação da FT. Nota: Para os itens já desenvolvidos o cliente envia apenas a carteira de produção. Departamento Técnico analisa as informações recebidas de acordo com o Procedimento SIGO PQ 7.3; Caso houver mudança de fornecedores, materiais e processos devem ser previamente aprovados pelo cliente, solicitar aprovação do cliente para o Controle de Substâncias; Informar o cliente através do Formulário de Aprovação de Mudança, caso o cliente não possua um formulário próprio (Anexo SIGO PA 319 Modificação de Produtos, Ser viços e Instalações). Nota: A aprovação deve ser solicitada antes e reunidas as evidências que atenderão as mudanças (laudos SGS / Intertek) dos materiais na nova condição, compromisso de Não Uso de Substâncias Proibidas e Controladas emitido pelo fornecedor do material alterado. Comprador Almoxarifado Inspetor da Qualidade / Analista da Qualidade Analista de Responsável de enviar anualmente o Check list de Auto Avaliação (anexo do procedimento SIGO PQ 1228 (Processo de Aquisição e qualificação de fornecedores), para o fornecedores e prestadores de serviços, e exigir toda a documentação descrita no anexo do SIGO PQ Responsável em fazer inspeções de matéria prima conforme as instruções de Recebimento de Materiais PQ (Identificação e Rastreabilidade), responsável por checar a situação dos fornecedores na Planilha de monitoramento de Laudos, verificar se as especificações dos produtos estão conforme os laudos técnicos e procedimento de produtos críticos. Responsável em fazer inspeções de matéria-prima, testes de ensaios e homologação do produto seguindo o procedimento SiGO 8927 (referente ao item de verificação do produto adquirido e a ficha de especificação técnica do produto) e enviar relatórios dos resultados dos testes ao cliente quando solicitado pelos mesmos; Identificar, rastrear, rejeitar e segregar a matéria-prima ou produto se caso for detectado algum problema referente ao não atendimento das especificações das análises de substâncias e notificar o fornecedor através de RNC (SAC) no sistema eletrônico, seguindo o Procedimento SIGO PI 274 (Ação Corretiva e Preventiva). e em casos conformes liberar com a etiqueta RoHS OK. Preparação de amostras para análises laboratoriais; Registrar no sistema do cliente (site) as atualizações de itens fornecidos e renovação de laudos de análises da matéria-prima usada no produto e novos desenvolvimentos; Manter os fornecedores informados com base nos requisitos e documentos estabelecidos pelos clientes, enviar amostras para análise nos laboratórios credenciados pelos clientes, solicitar Laudos de Análises da matéria prima, Declaração de Apresentação dos Laudos (Anexo 1), Declaração de Não Uso de Substâncias Controladas (Anexo 3) com antecedência de 40

4 dias do vencimento dos mesmos; Manter, atualizar, controlar e arquivar os laudos; Realizar a integração para novos colaboradores sobre o Programa de Controle de Substâncias (Green Program). Analisar criticamente os Laudos, Declaração de não uso de Substâncias Químicas e metodologia utilizada no laboratório tendo como critério de avaliação a Planilha de monitoramento de laudos (validar análise com carimbo análise crítica). Treinar os colaboradores e fornecedores sobre o Controle de Substâncias Proibidas (Green Program). Responsável pela implementação, manutenção e revisão do Programa e Auditorias em fornecedores. 5- Análise laboratorial. A renovação do laudo/ análise é realizada anualmente pelo responsável do controle de substâncias. O laudo é solicitado do fornecedor ou enviado para os laboratórios credenciados (Intertek, SGS) com 40 dias antes do vencimento dos mesmos (Vide Planilha de Monitoramento de Laudos RoHS Anexo Controle de Laudos. Deve ser informado ao laboratório quais as Substâncias, Metodologia e Fluxograma adotada para a análise. De posse dos laudos, cabe aos responsáveis pelo controle de substâncias, realizarem a avaliação dos laudos e aprová-los comparando-os com os requisitos dos clientes atentando para os limites estipulados, seguindo a seguinte sistemática: a) Verificar a data da análise; b) Dados do cliente e amostra; c) Substâncias analisadas; d) Análise dos resultados encontrados nos laudos. A empresa deve manter um controle de laudos que se relacione com a composição de seus produtos a fim de ter condições de preparar a declaração de apresentação, acompanhar validade e registrar a aprovação. (Carimbo de Análise Critica do Laudo). Nota: As análises devem ser realizadas apenas nos laboratórios Intertek e SGS e as substâncias a serem testadas são conforme os requisitos de cada clientes.

5 Nota: Considera-se que a aprovação é válida enquanto os laudos não completem um ano a contar da data da emissão. 5.1 Fluxograma de Análise Crítica do laudo: Inicio SOLICITA LAUDO DA MATÉRIA- PRIMA DO FORNECEDOR RECEBE E ANALISA O LAUDO COMPRAS MONITORA O FORNECEDOR Laudo ok? ALMOXARIFADO MONITORA MATÉRIA-PRIMA CADASTRA NO CONTROLE DE LAUDO C.Q. RECEBE CÓPIA DO LAUDO GERENTE GERAL ASSEGURA QUE O P.C.S. SEJA IMPLEMENTADO E MANTIDO HOUVE MUDANÇA? CADASTRA NO SISTEMA DO CLIENTE COMUNICA O CLIENTE IDENTIFICA MATÉRIA-PRIMA RoHS APROVADO FIM

6 6 - Comunicação e Treinamento: Todos os colaboradores e gestores devem ser treinados sobre o procedimento: Programa de Controle de Substâncias Nocivas PA 4.3.2, conforme segue. a) Para os que estão sendo contratados e terceiros: Na integração b) Para os gestores e demais colaboradores, incluindo terceiros: Quando houver revisão do Procedimento. As evidências (Lista de presença) estão disponíveis no RH Recursos Humanos. 7 - Investigação, Homologação e Avaliação de Fornecedores: Anualmente o setor responsável pela Qualificação de Fornecedores (Compras) deve enviar questionário de Auto-Avaliação aos fornecedores, anexo do Procedimento SIGO PQ 1228 (Processo de Aquisição e Qualificação de Fornecedor) Tal Procedimento tem a finalidade de explicar o que é o Programa de Controle de Substâncias Nocivas (Green Program), quais documentos e requisitos aplicáveis, quais critérios exigidos pela empresa e acima de tudo quais são as substâncias e tolerâncias a serem controladas. 7.1.Documentos a serem enviados ao potencial fornecedor: Requisito de Fornecedores; Solicitação de Laudo; Lista de substâncias Proibidas e Controladas (anexo 02); Declaração de Não Uso de Substâncias Controladas (anexo 03); Check List de auto-avaliação de Controle de Substâncias (anexo Procedimento SIGO PQ Processo de Aquisição e Qualificação de Fornecedor); 7.2 Documentos a serem enviados pelo potencial fornecedor: Laudo do produto / material /matérias-primas / componentes / embalagem; Declaração de Apresentação de Laudo ICP (Anexo 01);

7 Check List de auto-avaliação de Controle de Substâncias preenchido (anexo Procedimento SIGO PQ 1228); Declaração de Não Uso de Substâncias Controladas (caso seja incluído novas substâncias - Anexo 03). Os fornecedores são avaliados e selecionados com base na sua capacidade em fornecer produtos de acordo com os requisitos da organização. O gerenciamento das informações e documentos relativos ao Controle de Substâncias são encontrados em uma planilha (Planilha de Monitoramento de Laudos de RoHS anexo 05) que encontramos: Controle de Laudos Planilha de Monitoramento de Laudos de RoHS Nota: Deve haver um gerenciamento das informações e documentos relativos a fornecedores. 8- Mudanças na composição, em processos produtivos e de contatos. Alterações em materiais / matérias-primas / componentes / embalagens, fornecedores ou mudanças relevantes em processo produtivo devem ser previamente aprovadas pelo cliente. A solicitação de aprovação deve ser feita mediante a apresentação do Formulário de Solicitação de Aprovação da mudança (conforme o Procedimento SIGO Gerenciamento de Mudança - Formulário Modificação de Produtos, Serviços e Instalações) e evidências (laudos SGS / Intertek) dos materiais na nova condição, compromisso de Não Uso de Substâncias Proibidas e Controladas emitido pelo fornecedor do material alterado. 9- Desenvolvimento de novos produtos. Todos os itens fornecidos devem ser cadastrados nos sistemas dos clientes (caso haja um site para isso). O cadastro inicial deve ser realizado antes do início do fornecimento e permanecer atualizado enquanto estiver ativo.

8 O cadastro dos materiais deve ser baseado na composição do produto (peças, materiais e substâncias). Dessa forma, além das especificações para o produto é necessário consultar os documentos de investigação e compromisso dos fornecedores e os laudos de análise. Devem ser cadastrados todos os materiais utilizados. A partir dos documentos obtidos dos fornecedores e dos laudos, a empresa saberá se há presença de substâncias proibidas e controladas Armazenamento, Identificação e Rastreabilidade de estoque. Através da Identificação do produto final deve-se conseguir rastrear o produto durante todos os estágios da produção, entrega e instalação. Todas as fases de produção de um produto devem ser controladas (por Procedimentos, Normas, documentados e etc.) Conforme Procedimento PQ Identificação e Rastreabilidade Não Conformidades para Controle de Substâncias. Para todas as não-conformidades identificadas, é necessário que sejam tomadas medidas de contenção e correção em tempo hábil, considerando os impactos que poderão ser gerados. A Coordenação do Controle de Substâncias Nocivas () deve ser informada de imediato e as seguintes ações devem ser implementadas: 1 - Segregar lote de produto em evidência; 2 - Fazer a devida identificação do motivo da não-conformidade; 3 - Abrir RNC de Ação Corretiva (SAC) e / ou Preventiva (SAP). Monitoramento das ações a serem implementadas com avaliação de eficácia das mesmas;

9 Verificação da abrangência das ações tomadas para as matérias-primas similares que pertençam à mesma família e avaliação dos impactos dessa não-conformidade com o devido registro dessas ações; Realizar a rastreabilidade para identificar até onde vai o problema e apontar possíveis alternativas é indispensável. Comunicar o cliente da não-conformidade; Verificação dos lotes de produtos em estoque e no cliente que possam ter sido produzidos nas condições apontadas no RNC. Nota: Algumas possibilidades de identificação de não-conformidades para controle de substâncias nocivas. Falta de informação sobre o controle de substâncias nocivas (tabela de tolerância); Não cumprimento aos procedimentos e requisitos do cliente; Monitoramento de laudos, laudos vencidos, matéria prima / material utilizado nos produtos do Cliente sem laudo e laudos com o teor acima do recomendado pelo cliente; Itens dos requisitos do cliente não atendidos; Falta de treinamento para os envolvidos no processo de Controle de Substâncias; Lote não seguindo a regra da identificação RoHS; Fornecedor não homologado para Controle de Substâncias; Matéria prima / material diferente da Instrução de Processo; Riscos ou comprovação de contaminação em processo, etc Substâncias e Tolerâncias. Existem três classificações para as substâncias a serem gerenciadas: Proibidas de Nível 1 (que já devem estar banidas), Proibidas de Nível 2 (que possuem um prazo a partir do qual devem ser banidas) e Substâncias controladas (não são proibidas, mas devem ser controladas para não superar um determinado limite). As listas de substâncias e tolerâncias estão disponíveis no Anexo 2 (Especificações e Tolerâncias).

10 Nota 1 : O requisito de cliente é controlado como documento externo e monitorado pela planilha de controle de Programa de Cliente ( Anexo 04) 13 - Auditoria Interna (para controle de substância). Auditoria de Adequação: é uma auditoria para avaliar a documentação do sistema implantado, comparando-o com os padrões especificados nos requisitos do cliente. Auditoria de Conformidade: neste tipo de auditoria o auditor deve procurar a evidência de que o auditado está trabalhando de acordo com as solicitações do cliente. As auditorias serão realizadas semestralmente conforme o planejamento da Auditoria Interna do SGI Identificação RoHS OK. Itens homologados com parecer aprovado para RoHS na RIA ou através de Declaração emitida pelo Cliente poderão receber a identificação RoHS OK enquanto o item estiver com o laudo/ declaração na validade a identificação deve continuar Quando o item não deve receber Identificação: Itens que tenham recebido parecer reprovado (RIA ou Declaração); Empresa não apresentou e/ou não renovou laudo/declaração no prazo; O Cliente não enviou a declaração de aprovação para o item. Nota: Se o Cliente não emitiu a declaração de aprovação RoHS para os itens que foram apresentado Laudo e Declaração a Orsa International Paper S.A. deve solicitar do comprador da carteira. 15 Controle de Registros e Anexos: IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DESCARTE Requisito de Fornecedores / Programa Green Rev. 04 Program Declaração de Apresentação de Laudo ICP (Anexo 01) / Green Program

11 Lista de Substâncias Proibidas e Controladas (anexo 02); / Green Program Conforme mudança e determinaçõe s dos Clientes Declaração de Não Uso de Substâncias Controladas (anexo 03) / Green Program Planilha de Controle de Programa de Cliente ( Anexo 04) / Green Program Planilha de Monitoramento de Laudos de Substâncias Químicas ( anexo 05); Controle de Laudo Check List de auto-avaliação de controle de substâncias (anexo Procedimento SIGO PQ 1228); Modificação de produtos, serviços e Instalações / Green Program/Fornecedor / Programa Green

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