SECRETARIA DE GESTÃO DE PESSOAS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

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1 1. PLANO DIRETOR Com o intuito de gerenciar, planejar, avaliar e recompensar, criando e mantendo um ambiente profissional e positivo na organização, passamos a seguinte análise e plano de ação. *Obs.: O Plano Diretor deve ser revisto anualmente, uma vez que novas metas, objetivos e ações serão traçadas para o alcance de melhorias na organização. O Plano Diretor é elaborado por meio de uma análise preliminar das necessidades, considerando a finalidade, o funcionamento, prioridade de atendimento e principalmente levando em conta um estudo da relação custo/benefício Análise da situação atual NÚCLEO DE PREPARO DE PAGAMENTO Observações a. Em decorrência da nova estrutura administrativa do TRT 11, foram realocados os servidores do Núcleo, para que cada Assistente Chefe tenha um servidor treinado para substituir em seus afastamentos. b. Levantamento dos cálculos pendentes de elaboração, para posterior montagem de calendário para atualização dessas pendências; c. Lotação de um servidor novo para treinamento e especialização em cálculos de passivos e para o suporte do Núcleo; d. Em parceria com a Assessoria de Gestão Estratégica/Gestão de processos, iniciou-se a formulação do fluxograma da Seção, por meio do mapeamento das tarefas; SEÇÃO DE INFORMAÇÕES FUNCIONAIS e. Quanto às instalações das Seções que compõem a SGPES, já estão localizadas no Novo Prédio do Forum, o que trouxe, visivelmente, um novo ânimo aos servidores para realização de suas tarefas; f. Os arquivos deslizantes estão parcialmente instalados no Novo Prédio, em sala exclusiva, com a segurança devida. g. Aguardamos o remanejamento da Distribuição dos Feitos de 1ª Instância, para mudança de sala e conclusão da montagem do arquivo deslizante; h. Iniciado o ajuste dos dados cadastrais no Sistema Mentorh, correção e atualização, para o próximo trimestre, dando início a funcionalidade plena das ferramentas disponíveis; i. O servidor encarregado de contatar a empresa OSM, fará consulta para verificar a possibilidade de inserir as imagens SGPES Página 1 de 11

2 dos documentos que deverão ser digitalizados; j. Em parceria com a Assessoria de Gestão Estratégica/Gestão de processos, iniciou-se a formulação do fluxograma da seção, por meio do mapeamento das tarefas; SEÇÃO DE PESSOAL REGISTRO E CLASSIFICAÇÃO DE CARGOS k. Estamos no aguardo de regulamentação sobre as atribuições referentes ao Estágio Probatório, que está em fase de avaliação pela Assessoria Jurídica; l. Estamos verificando a possibilidade de digitalizar os documentos (Certificados, diplomas, etc) já averbados para inserção no Sistema Mentorh, o que facilitará a consulta; m. A avaliação de desempenho ainda está em fase de teste no Sistema Mentorh, estando programada a reimplantação a partir de JAN2013. Isto foi definido a partir da reunião da Comissão instituída para tal fim; SEÇÃO DE PESSOAL INATIVOS E PENSIONISTAS n. Está sendo executado treinamento para utilização do Sistema Mentorh e viabilizando a inserção de rotinas de trabalho no referido Sistema; o. Elaborou-se Informativo sobre Aposentadorias (Passo a passo), para ser disponibilizado no link da SGPES, que está sendo produzido pela ASCOM/SETIC; p. Lotação de mais uma servidora para treinamento e especialização em inativos e pensionistas, para o suporte da Seção; q. Formalizada matéria administrativa para o Programa de Preparação para Aposentadoria, em parceria com a Seção de Serviço Social e EJUD11; r. Em parceria com a Assessoria de Gestão Estratégica/Gestão de processos, iniciou-se a formulação do fluxograma da Seção, por meio do mapeamento das tarefas; SEÇÃO DE SAÚDE s. das Campanhas Institucionais de Saúde, em parceria com a Seção de Serviço Social; t. Solicitado providências quanto ao Controle de Estoque de material provisório, até que seja produzido Sistema próprio que permita esta funcionalidade; u. Em visita ao TRT da 8ª Região, verificou-se que a existência de Sistema próprio para Assistência Médica; SGPES Página 2 de 11

3 v. Sugerido à Presidência do Regional, o atendimento externo da Junta Oficial em Saúde, aguardando providências da Chefia quanto ao estudo de viabilidade; w. Sugerido que os profissionais ali lotados façam estudo de uniformização do serviço, quanto ao atendimento e demais procedimentos; x. Em parceria com a Assessoria de Gestão Estratégica/Gestão de processos, iniciou-se a formulação do fluxograma da seção, por meio do mapeamento das tarefas; SEÇÃO DE BENEFÍCIOS y. Ajustados os formulários da Seção para disponibilizá-los na intranet; z. Elaborado Informativo sobre Benefícios, para inserção no Banner que está sendo produzido pela ASCOM/SETIC; aa. Lotação de um servidor especializado, para o suporte da Seção; bb. Sugerida alteração do Ato 66/2009, que dispõe sobre o Auxílio-Creche, deferida a alteração através da R.A. 253/2013 cc. Sugerida alteração da R. A. 215/2010, que regulamenta o Programa de Assistência Médico-Hospitalar Complementar; dd. Consultado o TRT da 8ª Região, como estão trabalhando com a função Benefícios dentro do Sistema Mentorh e viabilizada a utilização pela seção; ee. Realizado levantamento permanente de custos do Plano de Saúde UNIMED; SEÇÃO DE MAGISTRADOS ff. No aguardo da adaptação dos equipamentos para armazenamento da documentação (porta das estantes), para maior segurança dos documentos. gg. Lotação de uma servidora para treinamento e especialização, para o suporte da Seção; hh. Lotação de um estagiário, para o suporte da Seção; SEÇÃO DE SERVIÇO SOCIAL e GESTÃO SOCIOAMBIENTAL ii. Elaborado Projeto do Programa de Preparação para Aposentadoria e formalizada matéria administrativa; jj. Elaborado Projeto do Programa de Ginástica Laboral e formalizada matéria administrativa; kk. Revitalizado do Projeto Valente com distribuição de mudas em todos os setores do Regional, bem como palestras de SGPES Página 3 de 11

4 sensibilização da Coleta Seletiva e Descarte de resíduos; ll. Em parceria com Seção de Saúde, acompanhamento de dependentes químicos e visitas técnicas; mm. da MA do PPRA, que está em fase de licitação para contratação de empresa terceirizada para elaboração e aplicação do Programa; nn. Realização de eventos do Outubro Rosa, Novembro Azul e Bazar de Natal oo SEÇÃO DE LEGISLAÇÃO pp. Realizada reunião com Controle Interno e Assessoria Jurídica para consenso sobre desaverbação de tempo de serviço externo; qq. Lotação de um estagiário, para o suporte da Seção; rr. Elaborado Informativo sobre Férias, para inserção no link que está sendo produzido pela ASCOM/SETIC; DIRETORIA ss. Em parceria com a SETIC, implantação de novo registro de frequência, elaborado Sistema e-ponto para registro do ponto diretamente no login; tt. Em parceria com a SETIC, foi feita Avaliação do contrato com a empresa OSM (Sistema de Gestão Mentorh), optou-se pela melhoria da funcionalidade do Sistema junto a OSM, bem como buscar parceria com os demais Regionais que utilizam o mesmo Sistema; uu. Contactada a Diretora de Secretaria de Recursos Humanos do TRT 8ª Região, efetuada visita naquele Regional para permuta de conhecimentos quanto a funcionalidade do Sistema Mentorh, com troca de experiências e em busca de melhorias para o nosso Sistema; vv. Quanto à dependência técnica de pessoal da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC), o servidor especializado no Sistema Mentorh já está exercendo suas funções nas dependências da Diretoria da SGPES, podendo assim desenvolver um trabalho de melhoria da utilização do Sistema como: calendário de treinamento aos servidores, levantamento das tarefas pendentes de desenvolvimento, como exemplo o cálculo de diárias, assistência médica, etc, ajustes dos dados cadastrados, bem como busca de soluções dos problemas junto à empresa OSM; ww. Selecionado novo estagiário da área de Informática para suporte técnico da Secretaria; SGPES Página 4 de 11

5 xx. Reativado o Projeto Qualidade de Vida com a coleta de indicações para expedição de Portarias de elogio pela Presidência, para o 2º semestre/2013. yy. Projeto Gestão de Pessoas por Competências, foi apresentada à Presidência do Regional, proposta de concurso interno para função comissionada que estará trabalhando diretamente no projeto. No aguardo de aprovação. zz. Elaborada minuta com sugestão de implantação da Política de Desenvolvimento da Gestão de Pessoas do TRT da 11ª Região, como parte da implantação do Projeto acima citado. Aguardando providências. aaa.otimização do fluxo de documentos no protocolo desta Secretaria 5.2 ESTRATÉGIA E PLANO DE AÇÃO Obs: O plano de ação referente as metas estão com as respectivas chefias NÚCLEO DE PREPARO DE PAGAMENTO 1. Regulamentar prazos de inclusão em folha Aprovação Abr 2. Finalizar mapeamento dos processos Treinar equipe Ago 3. Renovação da equipe Novos servidores Set SEÇÃO DE INFORMAÇÕES FUNCIONAIS 1. Ajuste de dados no Sistema MENTORH Compromisso Mar * 2. Regulamentar prazos de inclusão em folha Aprovação Abr 3. Finalizar mapeamento dos processos Treinar equipe Ago 4. Renovação da equipe Novos servidores Out * Dependendo da funcionalidade do Sistema SEÇÃO DE PESSOAL REGISTRO E CLASSIFICAÇÃO DE CARGOS 1. Implantação da Nova Avaliação de Desempenho Impressão de Mat. Fev 2. Utilização do Módulo de Capacitação - MENTORH Treinar equipe Mar 3. Regulamentar prazos de inclusão em folha Aprovação Abr 4. Finalizar mapeamento dos processos Treinar equipe Ago SGPES Página 5 de 11

6 5.2.4 SEÇÃO DE PESSOAL INATIVOS E PENSIONISTAS 1. Divulgar orientações para aposentadoria Impressão de Mat. Fev 2. Regulamentar prazos de inclusão em folha Aprovação Abr 3. Finalizar mapeamento dos processos Treinar equipe Ago SEÇÃO DE SAÚDE 1. Reforma da Seção de Saúde - Forum Divisórias/Obras Fev 2. Aquisição de novos equipamentos Conf. Requisição Mar 3. Viabilizar JOS externa Aprovação Abr 4. Campanha de Vacinação Maio 5. PPRA/PCMSO 6. Finalizar mapeamento dos processos Treinar equipe Ago SEÇÃO DE BENEFÍCIOS 1. Controle permanente de custos da UNIMED Compromisso 2. Manter atualizada a legislação pertinente Compromisso 3. Capacitação específica Aprovação Abr 4. Finalizar mapeamento dos processos Treinar equipe Ago SEÇÃO DE MAGISTRADOS 1. Instalação de portas nas estantes, para maior Fev Manutenção segurança dos documentos. 2. Manter atualizada a legislação pertinente Compromisso 3. Capacitação específica Aprovação Mar 4. Mudança do papel para confecção de I.D. Requisitar Abr a SEÇÃO DE SERVIÇO SOCIAL e 1. Campanha do Carnaval Fev 2. PPA (acompanhamento) Mar 3. Campanha Doação de Livros Mar 4. Dia Internacional da Mulher Mar 5. Dia Mundial de Conscientização do Autismo Abr 6. Pesquisa de Clima Organizacional 7. Dia do Trabalhador Mai 8. Dia Mundial do Doador de Sangue Jun 9. Campanha "Criança do Dedo Verde" (lançamento) Ago SGPES Página 6 de 11

7 10. Campanha "Outubro Rosa" Out 11. Campanha "Novembro Azul" Nov 12. Dia Internacional da Solidariedade Humana Dez b GESTÃO SOCIOAMBIENTAL 1. Ampliação do Projeto Valente (Continuidade) Buscar parcerias Fev 2. Proposição de desmembramento da Seção Exposição de Motivos Mar 3. Participação no GT para elaboração da Política de 4. Gestão Socioambiental do CSJT Elaboração do Projeto Vara da Cidadania SEÇÃO DE LEGISLAÇÃO Convocação do CSJT Minuta / Levantamento de necessidades Abr 1. Manter atualizada a legislação pertinente Compromisso 2. Substituição de servidor licenciado Requerer Fev 3. Rever normas para sugestão de atualização Abr DIRETORIA 1. Projeto Política de Desenv. de G. de Pessoas Aprovação Mar 2. Gestão por competências Definir servidor Fev 3. Viabilizar acesso ABR Projeto Ginástica laboral virtual intranet 4. Reativar Convênio MAIO Coral Institucional com a SEC 5. Sistema de Informatização da Seção de Saúde Elaboração (SETIC) - 6. Apoio aos Projetos das Seções da SGPES - SGPES Página 7 de 11

8 6. FORMULAR E IMPLEMENTAR A ESTRATÉGIA Garantir a qualidade da assistência; Institucionalizar o serviço de gestão de pessoas; Garantir a eficácia da gestão; Promover a sustentabilidade e responsabilidade social; Redimensionar a infraestrutura às novas necessidades; ITEM DESCRIÇÃO Nº a. Política de Desenvolvimento de Gestão de Pessoas; MA-1229/2013 GERENTE: SGPES - Juscilene Célia M. Cavalcante TRAMITAÇÃO: Em estudo junto à Presidência. b. Gestão de Pessoas por Competências; MA-1326/2012 GERENTE: SGPES / GESTÃO ESTRATÉGICA Juscilene Célia M. Cavalcante / Evandro Vídeo Junior TRAMITAÇÃO: Mapeamento de cargos, etc. Lotação do servidor na SGPES, com função comissionada para esse fim; Treinamento; a. Coral Institucional; GERENTE: SGPES: Juscilene Célia M. Cavalcante / SERV. SOCIAL: Beth Anúbia TRAMITAÇÃO: MA-2156/ Reativa Termo de Cooperação Encaminhado à Seção de Serv. Social para contatar com a SEC a. Clima Organizacional; GERENTE: SGPES: Juscilene Célia M. Cavalcante TRAMITAÇÃO: Em elaboração a Correição Integrada em parceria com a Corregedoria b. Avaliação de Desempenho; MA- GERENTE: SEÇÃO DE PESSOAL (Reg. Classif. Cargo) - Haley Nazaré / Sandra Dantas TRAMITAÇÃO: Elaborados novos formulários para aplicação em Abril, que deverá ser iniciada a sensibilização em fev, através de palestras, primeiro, com os Gestores e logo após com todos os servidores. c. Qualidade de Vida ; GERENTE: SERVIÇO SOCIAL / Beth Anúbia; SEÇÃO DE SAÚDE: Ivan Porto SGPES Página 8 de 11

9 TRAMITAÇÃO: Ginástica laboral; MA-737/2013 PCMSO/PPRA; MA-1422/2012 Campanha de vacinação; Campanha de medição: Glicemia/P.A. I Ciclo de Conferência sobre Qualidade de Vida PPA - Programa de Preparo para Aposentadoria Gin. Laboral: Após a informação de inviabilidade por falta de dotação orçamentária, adaptamos o Projeto para, em parceria com o SITRAAM, que produzir vídeos e implementar a Ginástica Laboral Virtual, sem ônus para o Regional; PPRA: Após a informação de inviabilidade por falta de dotação orçamentária, sugerido À Diretoria Geral uma consulta junto ao IFAM para utilização da Incubadora de Empresas para dar andamento no Projeto; I Ciclo de Conferência sobre Qualidade de Vida: tendo em vista a próxima Conferência ser sobre "Educação Financeira", A Seção de Serv. Social está em tratativa com o BB para utilização do programa já existente naquela Instituição; PPA: Gin. Laboral: Vídeo encaminhado à SETIC para veicular nas estações de trabalho PPRA: Sugerido a consulta junto ao IFAM para utilização da Incubadora de Empresas para dar andamento no Projeto; PPA: Em fase de consulta para contratação de palestrantes (EJUD11) d. Vara da Cidadania GERENTE: SGPES: Juscilene Célia M. Cavalcante / SERV. SOCIAL: Beth Anúbia TRAMITAÇÃO: Em fase de elaboração do projeto. e. Utilização do módulo de Capacitação do Sistema Mentorh; GERENTE: SGPES: Evandro Vídeo Jr - INF. FUNCIONAIS: Ednéia/Rejane TRAMITAÇÃO: Realizada reunião com a EJUD11, para apresentação do Módulo e iniciou do treinamento para utilização; f. Folgas Eleitorais... MA-1518/2012 GERENTE: SEÇÃO DE LEG. PESSOAL: Leila Val TRAMITAÇÃO: Aguardando Parecer da Assessoria Jurídica. SGPES Página 9 de 11

10 g. Sistema de informatização da Seção de Saúde; GERENTE: SGPES/SETIC: Sílvio / André Fabiano TRAMITAÇÃO: Aguardando providências da SETIC. h. GERENTE: TRAMITAÇÃO: Alteração do Ato 025/ Consignações em pagamento Comissão: Noemi / Hamilton / Juscilene Aguardando a aprovação pelo Tribunal Pleno. MA-1116/ COMPROMISSOS PROGRAMAÇÃO/CRONOGRAMA PARA N Descrição Conclusão do Mapeamento de processos das Seções: Folha de Pagamento; Estágio; Requerimento de licença médica;... Concluir a montagem da sala de arquivo, com computadores para ajustar as informações/dados do Sistema Mentorh; Treinamento do pessoal para manuseio do Sistema Mentorh. Fazer escala. Qualificação específica dos servidores das Seções, bem como oferecer cursos de atualização, tendo em vista a renovação do quadro de pessoal, pelos servidores que irão se aposentar; Finalizar a elaboração da página da Secretaria com informações (Cartilhas) e formulários padrão, no site do TRT. Em parceria com ASCOM e SETIC; Verificar a possibilidade de digitalização de documentos dos servidores (assentamentos funcionais), tendo em vista o manuseio de grande volume de papel (Preparar exposição de motivos); 7. Definir a Junta Oficial em Saúde externa (Preparar PRAZO PARA REALIZAÇÃO MAR MAR MAR ATÉ JULHO MAIO ATÉ AGOSTO ACOMPANHA MENTO MENSAL Concluído SGPES Página 10 de 11

11 8. proposição) Implantar a Política de Desenvolvimento da Gestão de Pessoas no TRT da 11ª Região, como parte do Projeto Gestão Por Competências (Meta do CSJT); MAIO MAIO Gerar Feedback e Controlar À medida que implementa sua estratégia, a Secretaria precisa rastrear os resultados e monitorar os novos desenvolvimentos nos ambientes interno e externo. Alguns ambientes mantêm-se estáveis de um ano para outro. O ideal é estar sempre atento à realização das metas e estratégias, para que possa melhorar a cada dia. SGPES Página 11 de 11