IVA - Instituto de Estudos e Pesquisa Vale do Acaraú Disciplina: Informática Aplicada a Administração Prof. Raquel Silveira

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1 IVA - Instituto de Estudos e Pesquisa Vale do Acaraú Disciplina: Informática Aplicada a Administração Prof. Raquel Silveira IMPORTÂNCIA DA DISCIPLINA NA ADMINISTRAÇÃO Entre as habilidades que o mercado procura hoje no graduado na área de Administração está, de maneira cada vez mais decisiva, a informática. Por que isso está acontecendo? A resposta para esta questão é bastante lógica; basta, por exemplo, relembrarmos a essência da Administração. Podemos dizer que a Administração se ocupa em estudar as conseqüências (ocorridas ou passíveis de ocorrência) em termos econômicos provocadas por determinados fenômenos que impactam determinada entidade. Dessa forma, essa ciência trabalha diretamente com informações, ou seja, possui o dever de bem informar oportunamente os entes gestores de um empreendimento sobre eventos que impactam em termos econômicos sobre este referido empreendimento. Para tanto, é necessário o profissional da área de administração dominar os conceitos e saber utilizá-los adequadamente no que diz respeito a dados, banco de dados, processos, processamento, alternativas de processamento, informações, consistência, oportunidade, fluxo, variáveis etc. Nesse sentido é que se percebe o empenho da maioria dos cursos para apresentar em sua grade curricular algumas disciplinas da área da informática. Um problema que verificamos atualmente é justamente o fato de determinadas disciplinas que se prestam a elucidar o assunto de informática apresentarem um conteúdo que acaba por intimidar o estudante em relação ao tema. Isso se deve ao fato de serem voltadas exclusivamente ao ensino de como fazer e não ao ensino do para que fazer. E, mais ainda, estão preocupadas em mostrar o como fazer de uma maneira bem genérica, em outras palavras, como se tivessem sido concebidas para ensino de informática em qualquer área do conhecimento humano: direito, biologia, economia etc. Ao avaliar o caso específico de nossa área de atuação, a administração, verificamos que essa área se ocupa de mensurar as diversas operações e informar para a tomada de decisões. Para atingir esse objetivo, necessita lidar com os dados, processos, processamento, informações etc. Assim, caso a informação perca dada característica (por exemplo: oportunidade tempo hábil para influenciar na tomada de decisão), essa área não estará cumprindo adequadamente seu papel. Dessa forma, percebemos o quanto se tornou relevante o processamento eletrônico de dados, especialmente para essa área. Atualmente, já não é possível conceber uma organização de determinado por ter suportada por um sistema de informações baseado em processamento convencional de dados. Isso se deve a alguns fatores determinantes como: volume de transações, complexidade de cálculos, aglutinações/conjunção de várias informações para obtenção de relatórios consolidados etc. Dessa forma, notamos que, caso o processamento não tivesse evoluído e atingido um nível de processamento eletrônico de dados, toda essa imensa gama de informações necessárias demandaria muito tempo para ser obtida e, consequentemente, perderia parcela do benefício auferido em termos de oportunidade de informação. PROCESSAMENTO DE DADOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Atualmente, a palavra sistema é mal empregada, é usada de forma indiscriminada e sem qualquer critério, originando, em especial nos meios empresariais, uma confusão de definição. Ou ainda, é usada para expressar determinadas situações dentro de um software.

2 Com isso, o primeiro conceito que precisamos entender é o de sistema. O conceito de sistema é aplicado nas diversas áreas de conhecimento humano, por exemplo: existe o sistema penitenciário (aplicado na área jurídica), o sistema digestivo (aplicado na área médica) e etc. Em todas elas é comum encontrar os mesmos elementos essenciais de um sistema: entrada, processamento e saída. Ou seja, todo sistema gera resultados após o processamento de determinados insumos. O conceito de sistema dar-se pelo conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Todo sistema pode ser decomposto em partes menores denominadas subsistemas. Os subsistemas são conjuntos de elementos interdependentes que interagem para atingir um objetivo comum ajudando o sistema a atingir o seu objetivo maior. Todo sistema apresenta as entradas de dados (inputs), processamento e saída das informações (output) e retro alimentação (feedback). Comparado a um ser vivo, entendemos que o sistema possui um processo de evolução composto de criação, evolução e decadência. Então, a Entrada representa o conjunto de elementos diversos que entram no sistema para serem processados; o Processamento envolve processos de transformação que convertem os insumos (entrada) em produto(s) (saída); e a Saída representa o resultado da transferência de elementos produzidos por um processo de transformação. Um bom exemplo de sistema é uma fábrica, onde as entradas seriam os recursos humanos, capital, materiais, equipamentos e informação; o processamento seria o processo de fabricação propriamente dito; e a saída seria o produto acabado. Portanto, podemos conceituar sistema como sendo um conjunto ordenado de idéias e atividades tendentes a resultados pretendidos. Segundo O Brien (2004), sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. Além dos três elementos básicos é importante destacar uma atividade que tem como finalidade uma realimentação (ou feedback) do sistema a atividade de controle. Para ficar mais claro, entenda que feedback representa os dados sobre o desempenho de um sistema e que controle envolve monitoração e avaliação do feedback para determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de seu objetivo. E em seguida, a função de controle faz os ajustes necessários aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcançada a produção adequada. Sistema Empresa Como, então, classificar a empresa? Ou melhor, como classificar o sistema empresa? A empresa comporta-se como um sistema aberto: recebe os inputs do ambiente em que se encontra, processa-os e devolve ao ambiente outputs. Isso tudo é feito sob pressões ambientais e com certa dinâmica. Assim, podemos fazer uma pequena abstração para fins didáticos do complexo sistema empresa como: um sistema que permite a transformação de recursos diversos (obtidos do ambiente externo ao sistema) em produção de bens/serviços, os quais são demandados pela sociedade (ambiente externo ao sistema). Dados Inputs Processamento Informações Outputs Com essa abstração simplista do sistema empresa, podemos começar a analisar as relações existentes entre as variáveis de um sistema genérico, sob o enfoque de inputs, processamento e outputs.

3 Processamento dos Dados O que é exatamente processamento de dados? De que maneira isso me envolve? De que forma, como profissional que sou, devo tratar o processamento de dados? Onde se enquadra o processamento de dados? Estou direta ou indiretamente envolvido com isso? Para que possamos responder de maneira convincente a essas perguntas, é necessário transmitir as características da situação que estamos pretendendo explicar. Após termos conceituado sistemas, vamos focalizar agora, analogamente, em um sistema genérico e admiti-lo como possuidor dos mesmos elementos básicos e fluxos: Dados Inputs Processamento Informações Outputs Pela figura, de forma rápida e simplista, verificamos o que está por trás da idéia de sistemas: geração de determinada produção (outputs) com base em recursos (inputs) e por meio de um esforço de transformação (processamento). Os chamados sistemas de informações são uma especificidade dos sistemas; preocupam-se em gerar informações oportunas e relevantes para determinada finalidade. Podemos admitir que os sistemas de informações são sistemas preocupados em oferecer à entidade em questão uma espécie de painel de controle que deve gerar informações relevantes e, principalmente, num lapso ótimo de tempo, pois, caso a informação seja gerada em um momento em que não se possa impactar decisões, esta informação em nada contribuirá para o processo. Com base na figura apresentada, devemos procurar identificar qual é o recurso de um sistema de informação e qual é a sua produção. Vamos então fazer uma reflexão sobre a estrutura básica do sistema de informação. De maneira abrangente, como um sistema, ele é composto por diversos subsistemas (idéia dos conjuntos) que se relacionam entre si, deixando transparecer a visão de elos. Já supondo esses elos de relacionamento e interação, o elo inferior desta cadeia é a etapa do processamento. Dessa maneira, partindo do processamento, podemos interpretar mais claramente qual é o recurso e também qual é a produção em questão. O processamento, abordado especificamente em um sistema de informações, é conhecido como processamento de dados. Então tem-se a existência de determinado processamento de dados cujo objetivo é transformá-lo em informações. Dados podem ser entendidos como um conjunto de letras e dígitos (caracteres) que apenas por si não permitem assimilar conhecimento ou, até não transmitirem nenhum significado. Informações são um conjunto de caracteres (dados), porém já trabalhados, que permitem assimilar conhecimento além de transmitir significado. Já processamento de dados é o processo de conversão de dados em informações. Um aspecto-chave nesse processo está relacionado com a oportunidade de informação, ou seja, se a informação está sendo obtida (após todo o processamento) em tempo hábil, oportuno, que permita impactar decisões gerenciais. Conclui-se assim que um sistema de informação em sua mais simples expressão diz respeito a um conjunto de recursos que visa à produção de informações relevantes e oportunas com base em dados específicos, valendo-se de processos previamente definidos. Razões do Sistema A todo sistema devem ser associadas as razões de sua existência, de modo que seus elementos possam ser devidamente entendidos. Essas razões constituem-se os

4 objetivos do sistema, e estão diretamente relacionadas às saídas que o sistema deve produzir. Exemplo: Uma padaria produzir pães e comercializá-los Subsistema Todos sistema pode ser dividido em subsistemas menores, que recebem entradas específicas e produzem saídas específicas. A divisão pode ser feita até o nível de interesse da análise. Cada subsistema tem os mesmos elementos que um sistema, isto é, recebe entradas e produz saídas através de componentes e processos. Nota-se que cada subsistema é, na realidade, um sistema em si, e poderia ser novamente em subsistemas componentes, e assim por adiante, até o nível desejado de composição. Sistema de Informação

5 É uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback, apoiando o controle, a coordenação e a tomada de decisão em uma organização; auxiliam gerentes e funcionários a analisar problemas, visualizar soluções e a criar novos produtos. É um tipo especializado de sistema, podendo ser definido como um conjunto de componentes interrelacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir a informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e organizações. Os sistemas de informação podem ser manuais ou computadorizados. Muitos sistemas de informação começam como sistemas manuais e se transformam em computadorizados que estão configurados para coletar, manipular, armazenar e processar dados. Sistemas de informação baseados em computadores (CBIS -computer-based information system), são compostos por: hardware, software, banco de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos: - Hardware: consiste no equipamento, o computador usado para executar as atividades de entrada, processamento e saída. - Software: consiste nos programas e nas instruções dadas ao computador. - Banco de Dados: é uma coleção organizada de fatos e informações. - Telecomunicações: permitem às empresas ligar os sistemas de computador em verdadeiras redes de trabalho. - Pessoas: consiste no elemento mais importante na maior parte dos sistemas de informação. Incluem todas as pessoas que gerenciam, executam, programam e mantêm o sistema de computador. - Procedimentos: incluem as estratégias políticas, métodos e regras usadas pelo homem para gerar o CBIS. Ex: descrevem quando cada programa deve ser executado, quem tem acesso a certos fatos em um BD, etc. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO "A informação tecnológica pode ser a maior ferramenta dos tempos modernos, mas é o julgamento de negócios dos humanos que a faz poderosa" Charles B. Wang Segundo Baker [Bak85], "a Tecnologia da Informação (TI) é o conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da

6 informação, e a maneira como esses recursos estão organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas". A TI não se restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e comunicação de dados. Existem tecnologias relativas ao planejamento de informática, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte ao software, aos processos de produção e operação, ao suporte de hardware. O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsível, e cada vez mais dependentes de informação e de toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. A tecnologia está gerando grandes transformações, que estão ocorrendo a nossa volta de forma ágil e sutil. É uma variação com conseqüências fundamentais para o mundo empresarial, causando preocupação diária aos empresários e executivos das corporações, com o estágio do desenvolvimento tecnológico das empresas e/ou de seus processos internos. A convergência desta infra-estrutura tecnológica com as telecomunicações que aniquilou as distâncias, está determinando um novo perfil de produtos e de serviços. O principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Os sistemas de informação mais modernos oferecem às empresas oportunidades sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos serviços prestados ao consumidor final. A tecnologia traz a necessidade de mudança cultural e passa a exigir das pessoas a capacidade de reciclar seus conceitos e seus paradigmas. As pessoas não precisam mais saber gerar informação, pois a sua geração é automática. Precisam sim, saber usar a informação. Caso a empresa não tenha tempo nem recursos para investir em treinamento, torna-se necessário fazer uma reciclagem de quadro. "Tenta-se mudar as pessoas, mas, se precisar, muda-se de pessoas". Este novo cenário tecnológico está afetando interesses, valores e rotinas há muito tempo cristalizadas em pessoas, eliminando tarefas, gerando desemprego, e exigindo aperfeiçoamento contínuo. Tendendo-nos a reconhecermos a importância crescente da TI e da rapidez como esta vem provocando mudanças de comportamento das sociedades. No entanto, admitem algumas limitações ao seu uso, dado a especificidade do seu negócio. Cabe aqui uma consideração de Jacques Marcovith, "que quando se impõe limites à TI sem prévio estudo, caracteriza-se uma nociva desconsideração de tendências, onde a competição não estaria acontecendo apenas entre empresas, mas entre padrões ou comportamentos pouco convencionais". Cabe a cada organização encontrar uma abordagem adequada às suas necessidades específicas em gestão da informação. Outro esclarecimento fundamental, é que A TI e seus computadores não possuem "poderes mágicos" de resolver problemas de gestão, racionalizar processos ou aumentar a produtividade. Bill Gates em seu livro: A Estrada do Futuro, fez o seguinte comentário: "Diretores de empresas pequenas e grandes ficarão deslumbrados com as facilidades que a tecnologia da informação pode oferecer. Antes de investir, eles devem ter em mente que o computador é apenas um instrumento para ajudar a resolver problemas identificados. Ele não é, como às vezes as pessoas parecem esperar, uma mágica panacéia universal. Se ouço um dono de empresas dizer: "Estou perdendo dinheiro, é melhor comprar um computador", digo-lhe para repensar sua estratégia antes de investir. A tecnologia, na melhor das hipóteses, irá adiar a necessidade de mudanças mais fundamentais. A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumenta a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumenta a ineficiência." Atualmente a gestão estratégica da informação tornou-se uma parte crítica e integrada a qualquer estrutura gerencial de sucesso, o uso da reengenharia de processos para direcionar os novos sistemas de informação pode proporcionar um aumento significativo da satisfação dos clientes, e/ou a redução de custos, ao contrário das iniciativas que envolvem o uso de tecnologia apenas para fazer mais rápido o mesmo trabalho.

7 É complicado tentar explicar que a análise de aquisição dos produtos e serviços de tecnologia, está vinculada à avaliação dos valores internos da empresa, desde a sua cultura, o nível dos seus gestores e colaboradores, até a análise dos seus negócios, sem desconsiderar o planejamento estratégico para o futuro. É imprescindível esta reflexão interna. O novo desafio dos gestores de TI, está no alcance de metas e objetivos organizacionais específicos, ao invés de satisfazer requisitos de usuário muitas vezes não relacionados aos objetivos organizacionais, passando a ser um profissional que fale em clientes, concorrência global e retorno sobre investimento, perdendo a fixação do diálogo em apenas plataformas, computação cliente/servidor e orientação a objetos e outras mais, combinando ainda habilidades de liderança e comunicação com conhecimentos técnicos e do negócio, capaz de exercer um papel decisivo em todas as questões de gestão da informação e de aprimoramento dos processos organizacionais. Concluindo, a Tecnologia da Informação está permeando a cadeia de valor, em cada um de seus pontos, transformando a maneira como as atividades são executadas e a natureza das interligações entre elas. Está, também, afetando o escopo competitivo e reformulando a maneira como os produtos e serviços atendem às necessidades dos clientes. Estes efeitos básicos explicam porque a Tecnologia da Informação adquiriu um significado estratégico e diferencia-se de muitas outras tecnologias utilizadas nos negócios. Aos administradores cabe o alerta do Charles Wang, "que a TI mudou tudo que você aprendeu sobre gestão, e está achatando milhões de administradores que deixaram de conformar-se ao inevitável. Infelizmente forças assim, não abrem exceções, nem mesmo para você, talvez principalmente para você". Importância do Planejamento de Informática Hoje as tecnologias de informação são muito mais complexas e abrangentes que o tradicional processamento de dados, incluindo, além destes, uma imensa variedade de recursos, classificados sob os mais variados títulos: - Sistemas de Informações Gerenciais - Sistemas de Suporte a Decisões - Sistemas de Suporte à Gestão - Automação de Escritórios - Automação de Processos - Automação Industrial - Inteligência Artificial - Sistemas Especialistas - Automação Bancária - Captura Direta de Informações As tecnologias de informações, com toda essa abrangência, estão transformando os valores atuais, principalmente no mundo empresarial, muito mais profunda e rapidamente que qualquer outra transformação tecno-social da história. Os impactos das tecnologias já foram suficientemente grandes para que alguns autores concluíssem que as mudanças delas decorrentes trarão conseqüentemente muito mais profundas e rápidas que todas as revoluções tecnológicas anteriores, alterando drasticamente o perfil de toda a sociedade e de suas organizações. Cada vez mais o foco de atenção para o uso dos recursos de informática se desloca para resultados, por meio de abordagens inovadoras, que diferenciam produtos, mudam as relações de força no mercado, criam ou destroem dependências entre organizações, prendem clientes a fornecedores, reduzem prazos para atividades essenciais da organização, como o lançamento de novos produtos, mudam drasticamente as estruturas de custos de produtos e serviços, criam canais de comunicação inimagináveis com o mercado há alguns anos. Tudo isso é possível e já está sendo utilizado nas empresas que perceberam a importância estratégica das tecnologias de informação. Por muito tempo as organizações têm feito uso das tecnologias de informação mas de forma não administrada ou inadequadamente administrada. A maior parte das empresas

8 ainda utiliza os recursos de informática orientados para dentro da organização, isto é, para resolver problemas internos de processamento de informações. Obviamente, esse tipo de uso também é necessário, mas importante que a visão das possibilidades de utilização daquelas tecnologias seja ampliada e contemple o novo universo que cada vez mais mudará as relações de competitividade em todos os segmentos da economia. Ao lado do uso estratégico, tais tecnologias representam, também, um papel fundamental como agente de integração e coesão organizacional. Surge, então, uma situação complexa, em que muitos fatores de grande impacto empresarial precisam ser analisados. Esta é a função do planejamento de informática: pesquisar, adequar e planejar o uso das tecnologias de informações, contemplando a multiplicidade e as possibilidades de uso dessas tecnologias. O planejamento do uso das tecnologias de informações deixa de ser uma preocupação técnica para assumir uma importância estratégica, passando a ser responsável por grande parte do sucesso empresarial. O uso das tecnologias de informação sob diversos ângulos: Os usos potenciais das tecnologias de informações são pesquisados exaustivamente, identificando-se, assim, o conjunto de aplicações e sistemas mais indicados para a empresa. Questões fundamentais são analisadas: Como devem ser associados os recursos técnicos de informação à estrutura e filosofia administrativa da empresa? Como devem ser utilizadas as tecnologias de informações. Principalmente visando o aumento da competitividade da organização e o suporte eficaz às suas atividades essenciais? Que impactos devem ser esperados, e como a empresa deve se preparar, em função das rápidas transformações nas tecnologias de informação? Como a informática, em toda a sua abrangência, deverá evoluir na empresa, de modo que os benefícios decorrentes possam ser adequadamente aproveitados, causando o mínimo de perturbação organizacional, ou, em outras ocasiões, provocando mudanças organizacionais desejadas? Estas questões devem ser analisadas de acordo com a empresa a ser informatizada, mesmo em empresas de pequeno porte, mas que já sentem a necessidade de se informatizarem, mesmo que parcialmente. Para qualquer tipo de organização, o processo sistemático de planejamento da informatização dá rumo mais claro e objetivo, orientando o uso das tecnologias disponíveis de forma mais produtiva e para aplicações que efetivamente tragam benefícios reais, principalmente considerando que em organizações pequenas os recursos disponíveis para

9 a informática são limitados, devendo ser orientados para as melhores oportunidades de uso. Já para organizações de médio e grande porte, o que se constata é que os recursos de informática têm sido sub aproveitados, sendo, em geral, utilizados para sistemas e aplicações essencialmente transacionais (isto é, orientados para o processamento de transações, tais como contabilidade, folha de pagamentos, controle de estoques, etc.), sem uma preocupação mais fortemente voltada para um melhor posicionamento estratégico e para um maior grau de integração organizacional. Bases e objetivos de um plano de informática É importante que o planejamento do uso das tecnologias de informações seja orientado para as questões estratégicas da organização, além da sua operação normal. Para tanto, é necessário um trabalho de análise do seu posicionamento estratégico, sua estrutura interna, sistemas e métodos de trabalho, bem como dos fluxos atuais de informações. Os objetivos de um plano de informática estão diretamente relacionados com os objetivos da organização, principalmente porque as tecnologias de informações constituem, cada vez mais, um dos principais elementos de integração da organização. Pode-se dizer que a própria sobrevivência da maior parte das organizações depende, em maior ou menor grau, do uso adequado das tecnologias de informação. Essas tecnologias também constituem um dos principais elementos de integração operacional e organizacional, além de facilitar e dinamizar o trabalho no nível funcional. Outro aspecto importante refere-se ao fato de que, ao contrário do que se dizia há alguns anos, as tecnologias de informações podem provocar, e provocarão, mais intensamente do que se poderia imaginar, grandes transformações no nível de trabalho e das estruturas empresariais, deslocando ou eliminando funções, reduzindo pessoal nas atividades de rotina, reduzindo os níveis hierárquicos e o número de profissionais administrativos necessários para fazer funcionar a organização/ A figura, a seguir, ilustra não só as bases sobre as quais se estrutura o plano de informatização empresarial, mas também os objetivos que podem e devem servir como rumo para tal processo, evidenciando que muito mais se pode esperar da informática do que mostra a tradicional visão de que computadores servem para mecanizar rotinas administrativas.