O Planejamento Estratégico de TIC para o CPD de uma Instituição Pública de Ensino Superior (UFAM)

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1 O Planejamento Estratégico de TIC para o CPD de uma Instituição Pública de Ensino Superior (UFAM) Lúcia Maria Barbosa Lira Administradora do Centro de Processamento de Dados (CPD) da Universidade Federal do Amazonas (UFAM) lucia@ufam.edu.br Resumo: O presente artigo apresenta um Planejamento Estratégico de TIC para o Centro de Processamento de Dados (CPD) de uma Instituição Pública de Ensino Superior (UFAM). A metodologia utilizada para a elaboração deste Planejamento foi a PETIC, que consiste num conjunto de normas e diretrizes de planejamento voltadas para a área de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). A escolha por esta metodologia se deu por sua fácil aplicabilidade e por proporcionar a definição de estratégias de ação para os processos críticos levantados no decorrer da pesquisa. Ao elaborar o plano, seguindo os passos da metodologia, foram pesquisadas novas tecnologias e tendências de mercado na área de TIC e que algumas delas serviram de sugestão para as ações de melhorias, assim como a previsão de custos dos investimentos dos mesmos, os quais foram elencados, discutidos e priorizados com a anuência do gestor do CPD e seus colaboradores. Este Planejamento Estratégico deverá ser executado em um período de três anos ( ) com o fim de proporcionar melhorias aos serviços demandados pelo CPD e também ao Acesso à Informação permitindo ao usuário o acesso mais rápido e direto às questões pertinentes à UFAM. Palavra-chave: Planejamento Estratégico (PE); Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC); Planejamento Estratégico de TIC (PETIC); Sistemas de Informação (SI). Abstract: This paper presents an ICT Strategic Planning for the Data Processing Center (DPC) of a Public Institution of Higher Education (UFAM). The methodology used for the preparation of this planning was the PETIC, consisting of a set of standards and planning guidelines aimed at the area of Information and Communication Technologies (ICT). The choice of this methodology was characterized by its easy application and provides the definition of action strategies for critical processes raised during the research. In preparing the plan, following the steps of the methodology were researched new technologies and market trends in ICT and some have served as a suggestion for improvement actions, as well as the anticipated costs of these investments, which were listed, discussed and prioritized with the consent of the manager of the CPD and its employees. This strategic plan will be implemented over a period of three years ( ) in order to deliver improvements in services demanded by the CPD and also to access information allowing citizens access faster and more direct questions pertaining to UFAM. Keyword: Strategic Planning (SP) Information and Communication Technologies (ICT) Strategic Planning for ICT (PETIC) Information Systems (IS).

2 Introdução Os avanços na área de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) tem ocorrido muito rapidamente desde o final do século passado e seguem acelerados neste milênio, refletindo mudanças estruturais nas organizações, (PILGER, 2007). As empresas que têm as TIC incorporadas aos negócios da empresa devem ter hoje um planejamento estratégico voltado para estas novas áreas informacionais que a cada dia são lançadas no mercado. E dentro desse universo de novas idéias e tecnologias é importante enfatizar que nenhuma infraestrutura por si só obterá o sucesso se não for evidenciada uma estratégia que oriente a organização a alcançar seus objetivos. Por isso, cada organização, seja pública ou privada tem que decidir que estratégias deve seguir na hora de aplicar seu plano, escolhendo o que é melhor para ela, levando em conta a sua posição no mercado, os seus objetivos, as oportunidades e os seus recursos disponíveis. E para melhorar o atendimento dos usuários que acessam o Sistema de Informações do CPD da UFAM foi necessário fazer um planejamento estratégico voltado para as áreas de TIC, buscando uma metodologia que viesse atender a demanda crescente das necessidades atuais do CPD que com o advento de novos campi localizados no interior do Estado, aumentou consideravelmente os dados e informações para serem gerenciados. Após buscas por estratégias de gestão que suportassem as TIC de forma eficiente e eficaz, optou-se pela metodologia PETIC que foi capaz de proporcionar a elaboração de um planejamento estratégico, com menor tempo de resposta às solicitações, presteza, flexibilidade, rapidez e confiabilidade, fornecendo uma base de dados segura, consistente e volumosa. Tudo isso, para viabilizar e integrar os serviços e sistemas que apoiam os processos institucionais, de forma a prover um atendimento de qualidade a toda comunidade universitária. Diante desse cenário e com a ajuda da metodologia foi possível elaborar um planejamento estratégico alinhado aos objetivos do CPD, tornando-se uma valiosa ferramenta de auxilio ao gestor que terá em suas mãos um artefato permitindo nortear as ações gerenciais, através de um plano previamente determinado de metas e estratégias. A finalidade da gestão estratégica, segundo Costa (2007, p. 35) visa assegurar o crescimento, a continuidade e a sobrevivência da instituição por meio da adaptação contínua de sua estratégia, de sua capacitação e de sua estrutura, permitindo também que a instituição enfrente as mudanças observadas (ou previsíveis), antecipando-se a elas. Com o objetivo de refletir esta nova forma de atuação, o Planejamento Estratégico de TIC do CPD teve uma significativa importância em fazer parte do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) do CPD, neste ano de Fundamentação Teórica Para a elaboração um planejamento estratégico é necessário examinar a estrutura organizacional da instituição que será o foco da questão, as barreiras ou obstáculos a serem enfrentados, quais recursos serão necessários para as devidas alterações, quem serão os agentes que irão tornar possíveis as mudanças e que benefícios trará a empresa. E fundamentado em alguns conceituados autores sobre gestão e estratégias, discorreremos alguns destes conceitos. Mintzberg et. al (2010, p. 46) afirma que toda mudança estratégica envolve novas experiências, um passo no desconhecido, certa dose de risco. Por isso, as organizações

3 precisam funcionar não só com as estratégias, mas durante os períodos de formulação desta, até onde o prazo do plano seja estabelecido. Para Rezende (2008, p. 49), as organizações públicas ou privadas não atuam nem sobrevivem sem informações. A necessidade de que as organizações públicas ou privadas sejam inteligentes, frente às mudanças constantes do meio ambiente interno e externo, faz com que as mesmas também se modifiquem e requeiram planejamento das suas informações, auxiliadas pelos sistemas informatizados e recursos de TIC. Segundo Costa (2007 p. 35), todo plano estratégico precisa ter desafios, bem como os objetivos e metas a serem realizados ao longo do horizonte de tempo e planejamento. É a formalização desses elementos que fornece os alvos a serem alcançados pela organização. Afirma Lima (2007), que o planejamento estratégico é um processo contínuo de formulação de estratégias organizacionais no qual se busca a inserção da organização e de sua missão no ambiente em que está atuando. Ele deve estar relacionado com os objetivos estratégicos a médio e longo prazo, sempre sendo revisto e ajustado no período que foi determinado. a sua afetam a direção ou a viabilidade da organização. Um planejamento estratégico oferece uma visão de futuro. Ele deve conter a definição do negócio, a missão, a visão, a análise do ambiente interno e externo, a formulação das estratégias e a execução e controle do projeto. Segundo Costa (2007, p. 35): A missão e a visão são dois conceitos fundamentais distintos, mas complementares e intimamente ligados entre si, como se fossem duas faces da mesma moeda: a primeira procura descrever o que a organização quer ser no futuro, e a segunda resulta de uma reflexão sobre a razão de sua existência. A missão deve ser simples e extremamente objetiva. Deve ser compartilhada por todos os dirigentes e funcionários, só assim todos serão responsáveis para que a mesma aconteça. Ainda Costa (2007, p. 36) a visão é um modelo mental de um estado ou situação altamente desejável, de uma realidade futura possível para a organização. Ela deve ser definida de maneira simples, objetiva, abrangente, compreensível para todos, tornando-se, assim, útil e funcional para os envolvidos com a organização. Os valores definidos para um planejamento diz respeito às características da organização, como: virtudes, atributos, princípios e qualidades da organização que podem ser objeto de avaliação. Também é necessário haver um sentido claro sobre qual a razão da existência da empresa, pois é ela que define o foco, o objetivo e o propósito. Segundo Mintzberg et al (2010 p. 137), à medida que as organizações crescem [...] um novo papel emerge, então para o líder: o de desenvolver e articular a visão para a organização. Esta visão é um alvo futuro, uma condição que nunca existiu e que agora é projetada do presente para o futuro da organização. Rezende (2008), diz que a organização preliminar do projeto também é chamada de organização do planejamento que deve ser constituída de atividades que devem ser elaboradas antes do efetivo desenvolvimento do projeto. Para ele é necessário definir os objetivos e adotar uma metodologia para esse projeto coletivo e participativo. Além dessas atividades, é recomendado entender, estudar, rever, elaborar ou ajustar os demais planejamentos públicos.

4 Todas as etapas do planejamento deverão ser amplamente discutidas coletivamente, pois se trata de um processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de ação pública, visando um alvo predefinido. O processo estratégico deve ser um processo de construção de consenso, pois vai atender os interesses e necessidades de todas as partes envolvidas para que no futuro todos sejam beneficiados. Ele também é uma tentativa constante de aprendizado, competitivo e suscetível às mudanças. 2.1 Planejamento Estratégico de TI O avanço da tecnologia e o mercado competitivo exigem que as organizações busquem inovações para encontrarem as melhores soluções para os seus problemas, garantia de qualidade e satisfação aos seus clientes ou usuários, em um tempo menor de resposta e com custo inferior ao mercado. Essas exigências forçam as organizações a reverem seus valores de negócios, humanos e tecnológicos. Esses valores devem envolver toda a organização, principalmente se vai adotar a TI e recursos para atingir seus objetivos e metas. Para corresponder a estas expectativas será necessário adotar modelos eficazes de gestão, menos convencionais e capazes de transformar a TI em serviços de valor para os gestores de negócios e também tomada de decisões por eles. Para O`Brien (2004), o planejamento de Sistemas de Informação e de TIC é o processo de identificação das aplicações baseadas em computadores para apoiar a organização na execução do seu plano de negócios e na realização dos seus objetivos organizacionais. Atualmente toda organização necessita de uma ferramenta computacional para gerir seus dados e informações e para estar atualizado é necessário recorrer às novas tecnologias que deem suporte para atender as estratégias e políticas vigentes. A ferramenta encontrada para suportar um planejamento estratégico de TIC para um CPD foi a PETIC. Uma metodologia simples, sem necessidade de certificação e que foi desenvolvida por um grupo de pesquisa do curso de Engenharia de Software da Universidade Federal de Sergipe (UFS), o qual teve sua primeira versão em 2008 e que está sendo amplamente estudada, desenvolvida e consolidada com o propósito de proporcionar um planejamento efetivo nas organizações públicas ou privadas, através de suas diretrizes. Todos os componentes da Metodologia PETIC foram concebidos de maneira modular e aberta, visando facilitar o seu uso incremental, por organizações de qualquer tamanho. Dessa forma, a metodologia PETIC pode produzir resultados robustos e sob medida, para cada tipo de organização (NASCIMENTO, 2011). A pesquisa dos processos de cada área pode ser feita independentemente, não implicando na sequência do trabalho. 3. Planejamento Estratégico de TIC do CPD Para a elaboração do Planejamento Estratégico de TIC do CPD foi necessário pesquisar primeiramente a missão, a visão e os valores da organização, assim como o motivo da sua existência, o que faz, quem atende e de que forma atua para o desenvolvimento dos seus serviços.

5 Na primeira parte da metodologia é tratada a parte formal da organização seguida do estado da arte, pesquisa sobre as novas tecnologias que estão no mercado e que foram sugeridas para serem aplicadas ao cenário desejado de comum acordo pelo gestor e seus colaboradores. Após esta primeira parte foi feito o levantamento de todos os processos de TIC do CPD e em seguida definido o nível de maturidade de cada um deles, conforme um questionário aplicado que também faz parte da metodologia, onde foi aferido todos os processos, em uma tabela com os níveis de zero a três (zero = processo inexistente; 1 = processo mínimo; 2 = processo satisfatório; 3 = processo ideal). Na segunda parte do trabalho chamada de desenvolvimento, foram descritos o cenário atual dos processos, a descrição do cenário desejado e as prioridades, custos e execução de cada atividade planejada (dias trabalhados para executar o processo de melhoria). As informações levantadas referiram-se as cinco grandes áreas do Sistema de Informação: dados, hardware, software, telecomunicações e gestão de pessoas. Em cada processo crítico das áreas pesquisadas, foi dada uma prioridade de ação de melhoria, assim como o custo de execução e o tempo para a realização da mesma. Abaixo temos como exemplo, na Tabela 1, o cenário desejado para os processos de TIC críticos da área de Telecomunicações. ID Processos de TIC Ações de Melhorias Responsável Custo/Esforço Telefonia Móvel Configurar a Telefonia Móvel no Data Center Voip Configurar o sistema Voip para melhorar a comunicação a b c d e Sinalização Digital Comunicadores Instantâneos Elaborar o projeto da compra dos equipamentos para a Sinalização Digital Licitar os equipamentos para a Sinalização Digital Comprar os equipamentos para a Sinalização Digital Instalar os equipamentos para a Sinalização Digital Configurar o software para a Sinalização Digital Instalar e configurar o software Zimbra. Gerente A Gerente B Diretor e Gerente B Demat Demat Empresa ganhadora da Licitação Gerente C 35 dias 40 dias 60 dias 60 dias 10 dias 40 dias 40 dias 30 dias Tabela 1. Catálogo de Ações de melhorias para os processos de TIC críticos de Telecomunicações do CPD/UFAM Como foi dito acima, nesta tabela estão apresentados quatro processos de TIC, um deles com cinco ações de melhorias. O ID é o identificador sequencial de cada ação.

6 4. Análise dos resultados alcançados Após analisar os 58 processos existentes no CPD ficaram constatados que 27 deles foram considerados críticos, ou seja, 46% deles necessitavam que houvesse ações de melhorias para reverter à situação. O planejamento estratégico foi estipulado para três anos, com o início para outubro de 2011 e deveriam ser executadas neste período trinta e sete ações conforme Tabela 2. Área Processos de TIC Existentes Processos de TIC Críticos Percentual de Processos Críticos Número de Ações Sugeridas Dados % 10 Software % 1 Hardware % 6 Telecomunicações % 8 Pessoas % 12 TOTAL % 37 Tabela 2. Reflexão sobre o Cenário Atual dos Processos de TIC da área Gestão de Pessoas Os processos foram divididos por cada área do SI, com o número de processos existentes em cada um, os processos de TIC críticos, o percentual e o número de ações sugeridas para a melhoria. A área que foi identificada como a mais crítica foi a de Pessoas. Nessa área, 65% dos processos necessitam de ações de melhorias, implicando em um total de doze ações que deverão ser executadas. Como exemplo temos uma ação de melhoria que precisa deveria ser executada com a maior prioridade que é a instalação da plataforma móvel e a adequação do banheiro masculino, para atender a um servidor cadeirante do CPD, que para adentrar em sua sala precisa ser carregado pelos colegas junto com a sua cadeira de rodas por uma escada de vinte degraus para trabalhar em um piso superior. A área que apresentou menos problema foi a de Software. A razão para este resultado deve-se ao fato de que o CPD utiliza e desenvolve softwares modernos, de boa qualidade e confiáveis para a execução de suas atividades. A única ação de melhoria que esta área necessita, é a de criar uma comissão para elaborar a política de licenciamento de software. Nas demais áreas os processos de TIC críticos oscilam entre 36% e 55 % com um número de vinte e quatro ações de melhorias para serem realizadas. Na área de Telecomunicações as ações de melhorias são o dobro dos processos de TIC críticos Pesquisa sobre o Estado da Arte para o Cenário Desejado do CPD/UFAM Com o auxílio do gerente de Desenvolvimento do CPD, foi realizado um estudo sobre o estado da arte de todas as áreas do SI. Neste estudo, foram pesquisadas vinte e uma tendências tecnológicas do mercado: doze na área de Dados, uma na área de Software, quatro na área de Hardware, quatro na área de Telecomunicações e nove tendências de gestão para a área de Pessoas. No Quadro 1, mostra-se estas tendências, por área do SI.

7 Destas tendências pesquisadas, vinte e cinco foram selecionadas para serem incorporadas ao Catálogo de Ações do CPD. As tendências restantes poderão ser incluídas no referido catálogo e futuramente fazer parte do Artefato PETIC. De todas as tendências estudadas para todas as áreas, apenas as que estão sublinhadas na área Dados, não serão incorporadas neste momento. Dados Data Warehouse Ferramentas OLAP Data Mining Business Inteligence Virtualização Encriptação Login Único Portabilidade de Dados Computação Ubíqua Servidor Blade Data Center Disposição de Discos Rígidos Total 12 Software Política de Licenciamento de Software 1 Hardware Manutenção Preventiva Manutenção Corretiva Redundância de Hardware Processo de Recuperação de Desastre 4 Telecomunicações Comunicação em Nuvens Comunicadores Instantâneos Telefonia Móvel Voip 4 Pessoas Motivação e Políticas de Incentivo Avaliação de Desempenho Gerenciamento de Talentos Programa de Colaboração/Intercambio Redes Sociais Mídias Sociais Ambiente de Colaboração Acessibilidade Segurança Física e do Ambiente de Trabalho 9 TOTAL 30 Quadro 1. Tendências Tecnológicas e de Gestão para o Catalogo de Ações do CPD/UFAM São diversas as tendências tecnológicas e foi necessário uma ampla pesquisa das que estão consolidadas no mercado, principalmente na de Gestão de Pessoas, que antes esta área não fazia parte do SI e que ultimamente aos poucos está sendo introduzidas como tal, pois sem pessoal não tem sistema que funcione. 4.2 Auxílio na tomada de decisão Com o Planejamento Estratégico de TIC do CPD ( ) o gestor terá em mãos um guia que poderá auxiliá-lo nas tomadas de decisão, podendo fazer inferências nas ações sugeridas, e com o Gráfico de Importânca versus Custo, tambem oriundo da metodologia ele

8 terá a visão holística de todas as ações e custos para a implementação das melhorias, permitindo a definição de prioridades a serem executadas. 4.3 Redefinição dos objetivos organizacionais, organograma e criação da visão do CPD e de novos processos de TIC No decorrer do levantamento das informações dos processos, foi possível fazer a redefinição dos objetivos do CPD, os quais alguns deles estavam repetitivos e desatualizados, não adequados com a sua missão. Eles passaram de quatorze para nove, sendo adicionado um objetivo muito importante para a área de Pessoas, chamado de Espírito de Colaboração, Integridade e Segurança, que tem como propósito fazer com que o servidor seja parte da equipe CPD, integrado como membro participativo e responsável por seu desempenho, em um ambiente agradável e seguro para desenvolver o seu trabalho. Outra redefinição foi em relação ao organograma do CPD que foi atualizado, a criação da visão que pretende tornar-se ser referência no planejamento, desenvolvimento e na aplicação das TIC na região amazônica. 4.4 Sustentabilidade e colaboração de TI Verde. Outro importante ponto do planejamento é em relação às inovações tecnológicas (estado da arte) onde constatou-se que, as sugestões estudadas contribuirão muito para a sustentabilidade e a colaboração de TI Verde. Estas ações se forem executadas no Data Center (onde todos os equipamentos ficarão alocados em um único espaço com os recursos mais modernos de informática) contribuirão sobremaneira para a redução do consumo de energia, pois todas as máquinas ficarão em um único ambiente preparado com um sistema de refrigeração, onde um termostato regula a temperatura no nível apropriado, evitando superaquecimento ou sobrecarga de consumo, reduzindo gases do efeito estufa. Outro exemplo de sustentabilidade, é o da telefonia via Voip, que foi incorporada ao Data Center, possibilitando a digitalização da voz em pacotes de dados, trafegando pela rede IP, e convertendo em voz novamente, para chegar ao seu destino. Com isto, haverá uma economia considerável dos recursos financeiros em relação à telefonia convencional. Dessa forma, as ações de melhorias mencionadas neste artigo, através das novas tecnologias estudadas contribuirão para incrementar a sustentabilidade e a TI Verde fazendo com que o CPD tenha a visão de responsabilidade social, evitando os impactos negativos ao meio ambiente, redução de custos e o melhor aproveitamento dos recursos, contribuindo significativamente para a melhoria de qualidade de vida das futuras gerações. 5. Considerações finais Para realizar o Planejamento Estratégico de TIC do CPD houve algumas dificuldades para a elaboração do mesmo, a principal dela foi a não existência de documentos que descrevessem os processos de TIC do CPD. Aliás, foi encontrado apenas um documento chamado Proposta de Reforma Administrativa de 2006, ao qual serviu de base para o inicio de pesquisa. Com a concepção do Planejamento, espera-se que ele venha atender uma necessidade da instância superior da Instituição para a área de informática e também que ele possa ajudar na concepção do Plano Diretor de Tecnologias da Informação (PDTI) para atender à fiscalização e cobrança do TCU, que vem analisando a infraestrutura e os sistemas de informação dos órgãos federais, que em sua maioria, não possuem planejamento para as áreas de TIC.

9 Três recomendações foram apontadas para trabalhos futuros com o propósito de enriquecer o Planejamento Estratégico do CPD, baseadas na pesquisa de LIRA (2011) e, por conseguinte, ajudar o gestor com a nova forma de administrar chamada Governança: Criação do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) que seja responsável por auxiliar os gerentes de projetos e as partes interessadas (colaboradores), nos projetos em andamento. As principais ações deste escritório serão: manter a direção informada sobre o status dos projetos; zelar pela padronização de informações; monitorar prazos, orçamentos e principalmente o progresso dos projetos; analisar dados e preparar informações para geração de documentos; realizar auditorias positivas, destacando os pontos fortes e fracos do projeto em questão e criar critérios e pesos para auxiliar na priorização dos projetos. Tendo em vista que o planejamento é baseado em processos de TIC, este precisa ser revisto anualmente e, se possível, fazer a reengenharia dos processos, com vistas à computação verde, uma inquietação dos pesquisadores, preocupados com o desperdício de energia; Elaboração de uma ferramenta automatizada para o indicador de desempenho para eficiência do uso da metodologia com o propósito de modernização da gestão do CPD, permitindo assim, que as Tecnologias de Informação e Comunicação não sejam apenas operacionais, mas passem a ser vista como um fator estratégico e de auxílio na transformação dos processos de negócio deste centro. Desta forma, estas recomendações serão úteis para dar continuidade a outros estudos científicos que levem ao crescimento informacional do CPD. Almeja-se ainda que o planejamento sirva de guia para futuras tomadas de decisão pelo gestor, ser modelo de uma administração moderna e o elo para a aplicabilidade da Governança exigida pelo TCU, baseadas nos princípios da responsabilidade, estratégias, aquisição, desempenho, conformidade e no comportamento humano, conforme descritos anteriormente. E que a visão do CPD seja alcançada como referência no planejamento e no desenvolvimento das aplicações de TIC na região amazônica. Referências COSTA, Eliezer. Gestão Estratégica da empresa que temos para a empresa que queremos. 2 ed. São Paulo, 2007 LIMA. Ricardo. Planejamento estratégico alinhado com a tecnologia da da informação. II Congresso de Pesquisa e Inovação da Rede Norte Nordeste de Educação Tecnológica.Anais. João Pessoa LIRA, Lúcia M. B. Elaboração de um artefato de planejamento estratégico de TIC para o CPD/UFAM, baseado na metodologia PETIC. Dissertação (Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção). Universidade Federal do Amazonas, Manaus, NASCIMENTO, Rogério P. C. Metodologia PETIC - Planejamento Estratégico de TIC. Aracajú [s.n], MINTZBERG, H; AHLSTRAND B; LAMPEL J. Safári de estratégia. 2 ed. São Paulo, 2010

10 O`BRIEN, James. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da internet. 2 ed. São Paulo, 2004 PILGER, Marcio. As TICs no cenário socioeconômico brasileiro. In: Colóquio Mídia & Agenda Social. 1, 2007, Brasília. Anais. Brasília: Ed.Boulevar, REZENDE, Denis. Tecnologia da informação e planejamento estratégico: alinhamento e Integração com a Inteligência Organizacional Privada ou Pública. São Paulo: Brasport, 2008.