Excel - Módulo I COD.: TE 1596/0_WEB

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1 Excel - Módulo I COD.: TE 1596/0_WEB

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3 Excel Módulo I

4 Créditos Copyright TechnoEdition Editora Ltda. Todos os direitos autorais reservados. Este manual não pode ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou convertido em qualquer forma eletrônica, ou legível por qualquer meio, em parte ou no todo, sem a aprovação prévia, por escrito, da TechnoEdition Editora Ltda., estando o contrafator sujeito a responder por crime de Violação de Direito Autoral, conforme o art.184 do Código Penal Brasileiro, além de responder por Perdas e Danos. Todos os logotipos e marcas utilizados neste material pertencem às suas respectivas empresas. As marcas registradas e os nomes comerciais citados nesta obra, mesmo que não sejam assim identificados, pertencem aos seus respectivos proprietários nos termos das leis, convenções e diretrizes nacionais e internacionais. Excel Módulo I Coordenação Geral Marcia M. Rosa Coordenação Editorial Henrique Thomaz Bruscagin Supervisão Editorial Simone Rocha Araújo Pereira Atualização Guilherme Yuji Kinoshita Consultoria Técnica Fares Hid Saba Diagramação Ivã Lucino Camargo Edição nº 1 cód.: 1596/0_WEB Setembro / 2013 Este material constitui uma nova obra e é uma derivação da seguinte obra original, produzida por TechnoEdition Editora Ltda. em Mai/2012: Excel 2010 Módulo I Autoria: André Ricardo Stern e Henrique Thomaz Bruscagin

5 Sumário Informações sobre o treinamento... 9 Capítulo 1 Mudando a aparência de planilhas Introdução Alinhando células Alinhamento horizontal Alinhamento vertical Quebra automática de texto Orientação Inserindo bordas Retirando as bordas das células Ocultando as linhas de grade Alterando a exibição de casas decimais nas células Alterando a fonte Configurando a cor de fundo das células Formatação de números Formatando uma tabela Copiando e colando formatos Ocultando e reexibindo linhas e colunas Inserindo comentários nas células...61 Pontos principais...62 Teste seus conhecimentos Capítulo 2 Sequências Introdução Alça de preenchimento Listas do Excel Adicionando uma lista personalizada no Excel Removendo uma lista personalizada Gerando outros tipos de sequências Pontos principais Teste seus conhecimentos Capítulo 3 Porcentagem e referência de células Introdução Cálculos com porcentagem Referências Tipos de endereços Nomeando células Utilizando a célula nomeada em fórmulas Excluindo e editando um nome Evitando problemas em células que referenciam fórmulas Pontos principais Teste seus conhecimentos

6 Excel - Módulo I Capítulo 4 Funções Introdução Categorias de função Inserindo uma função Caixa de diálogo Inserir Função Utilizando a Faixa de Opções Utilizando o recurso AutoCompletar Utilizando a Caixa de nome Operadores de referência Utilizando funções SOMA MÍNIMO e MÁXIMO MÉDIA HOJE e AGORA CONT. VALORES CONT.NÚM SE SOMASE CONT.SE E OU PROCV PROCH SUBTOTAL Funções aninhadas SE com SE SE com E SE com OU SE com PROCV Pontos principais Teste seus conhecimentos Capítulo 5 Manuseando planilhas simultaneamente Introdução Referências tridimensionais (3D) Movendo ou copiando uma planilha Trabalhando simultaneamente com diversas planilhas Pontos principais Teste seus conhecimentos Capítulo 6 Classificação e filtragem de dados Introdução Classificando dados Classificação simples Classificação por diversas ordens Filtrando dados Personalizar AutoFiltro Filtrando valores de texto

7 Sumário Filtrando números Filtrando valores de data ou hora Filtrando por cor de célula/fonte ou por ícone Introdução à formatação condicional Pontos principais Teste seus conhecimentos Capítulo 7 Gráficos, imagens e minigráficos Introdução Elementos de um gráfico Tipos de gráfico Outros tipos de gráficos Criando um gráfico Outras considerações sobre a criação de gráficos Guia Ferramentas de Gráfico Subguia Design Movendo um gráfico para uma planilha inteira Alterando o tipo de gráfico Selecionando dados Alterando a cor das barras Modificando o eixo vertical Inserindo linhas de grade verticais Exibindo uma tabela de dados do gráfico Adicionando um título ao gráfico Alterando o estilo do gráfico Subguia Formatar Inserindo um plano de fundo Adicionando um contorno à forma Alterando a cor de fundo da forma Alterando o formato do título Imagens Inserindo imagens em uma planilha ou gráfico Inserindo um clip-art Inserindo formas Criando um elemento SmartArt Inserindo um instantâneo Minigráficos (Sparklines) Criando minigráficos Personalizando minigráficos Controlando a exibição de valores Configurando o estilo dos minigráficos Excluindo minigráficos das células Editando as células que geram os minigráficos Inserindo filtro no gráfico Pontos principais Teste seus conhecimentos

8 Excel - Módulo I Capítulo 8 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas Introdução Modelos Criando um modelo Abrindo um modelo Apagando um modelo Modos de exibição personalizados Criando um modo de exibição personalizado Pontos principais Teste seus conhecimentos Capítulo 9 Impressão Introdução Janela Configurar página Guia Página Guia Margens Guia Cabeçalho/rodapé Guia Planilha Visualização da impressão Impressão de planilhas e pastas de trabalho Imprimindo parte de uma planilha Imprimindo uma ou mais planilhas inteiras Imprimindo uma ou mais pastas de trabalho Pontos principais Teste seus conhecimentos

9 Informações sobre o treinamento Para que os alunos possam obter um bom aproveitamento do curso de Excel - Módulo I, é imprescindível que eles tenham participado do nosso curso de Excel Fundamentos, ou possuam conhecimentos equivalentes. 9

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11 Mudando a aparência de planilhas 1 99 Alinhamento de células; 99 Inserção de bordas; 99 Exclusão de bordas; 99 Controle da exibição de linhas de grade; 99 Controle da exibição de casas decimais; 99 Formatação da fonte; 99 Configuração da cor de fundo das células; 99 Formatação de números; 99 Cópia e colagem de formatos; 99 Controle da exibição de linhas e colunas; 99 Inserção de comentários nas células.

12 Excel - Módulo I 1.1. Introdução Agora que você já sabe o suficiente sobre o Windows, a administração e o manuseio de arquivos do Excel, como planejar e criar planilhas eletrônicas, além de utilizar fórmulas, está pronto para ver assuntos mais avançados do Excel. Neste primeiro capítulo, chega de se render à aparência padrão das planilhas do Excel. Vamos aprender, de uma vez por todas, como podemos deixá-las com o aspecto que quisermos, passando por ferramentas de configuração de alinhamento, borda, cor de fundo das células, formatação de fonte, números e muito mais. Isso tudo deve ser feito assim que todos os dados já tenham sido digitados e todas as fórmulas tenham sido criadas. Toda vez que você abrir uma janela com opções de formatação, a configuração exibida inicialmente será aquela atualmente utilizada pela célula. Se várias células estiverem selecionadas, você verá o seguinte: Os campos que não estiverem com a mesma formatação em todas as células selecionadas estarão em branco; O que estiver especificado indica que se trata de um formato comum para todas as células selecionadas. 12

13 Mudando a aparência de planilhas Alinhando células Você pode alinhar células nos sentidos horizontal e vertical, seguindo os tamanhos definidos para colunas e linhas da tabela. Vamos dar uma olhada nas opções de alinhamento disponíveis Alinhamento horizontal O alinhamento horizontal alinha os valores das células levando em conta a largura da coluna. O grupo Alinhamento, da guia Página Inicial, possui comandos para alinhar células horizontalmente. Esses comandos são indicados na imagem a seguir: Para definir o alinhamento horizontal dos valores das células, faça o seguinte: 1. Selecione a(s) célula(s) desejada(s); 13

14 Excel - Módulo I 2. Escolha entre Alinhar à Esquerda, Alinhar à Direita ou Centralizar, botões localizados no grupo Alinhamento da guia Página Inicial. O exemplo seguinte mostra um alinhamento à direita: Lista drop-down Horizontal Localizada no grupo Alinhamento, na guia Alinhamento da caixa de diálogo Formatar Células, a lista drop-down oferece diversas opções de alinhamento horizontal. Veja como você pode aplicá-las: 1. Selecione uma ou mais células para alinhar; 14

15 Mudando a aparência de planilhas 1 2. Clique no iniciador de caixa de diálogo do grupo Alinhamento, fazendo com que a caixa de diálogo Formatar Células seja aberta. O iniciador da caixa de diálogo está destacado adiante: A seguir, podemos visualizar a caixa de diálogo Formatar Células e a guia Alinhamento: 3. Clique na guia Alinhamento; 15

16 Excel - Módulo I 4. Clique na lista drop-down Horizontal e escolha uma das seguintes opções de alinhamento: Geral; Esquerda (Recuo); Centro; Direita (Recuo); Preencher; Justificar; Centralizar seleção; Distribuído (Recuo). 5. Clique em OK. O alinhamento Geral alinha os textos à esquerda e os números e datas à direita da célula. Esse alinhamento é aplicado caso não especifiquemos um alinhamento horizontal. Mesclar e centralizar Com o comando Mesclar e centralizar, todas as células que você selecionar serão convertidas em uma única célula, e seu conteúdo será centralizado horizontalmente. Se você tiver selecionado mais de uma célula com dados, prevalecerá o conteúdo da célula do canto superior esquerdo. Antes de mesclar e centralizar, selecione as células de forma horizontal ou vertical. 16

17 Mudando a aparência de planilhas 1 Já no caso do título da planilha, a mesclagem deve ser feita separadamente para cada linha. Se selecionar um intervalo e, em seguida, clicar no botão Mesclar e centralizar, todas as células que fazem parte do intervalo selecionado serão convertidas em uma única célula. Veja como utilizar o comando Mesclar e Centralizar: 1. Selecione uma ou mais células adjacentes que deseje mesclar; 2. Clique em Mesclar e Centralizar, localizado no grupo Alinhamento da guia Página Inicial, conforme podemos conferir na imagem a seguir: O resultado é o seguinte: Se você selecionar a célula que acabou de ser mesclada e clicar no botão Mesclar e centralizar novamente, a mesclagem será desfeita. 17

18 Excel - Módulo I Alinhamento vertical O alinhamento vertical alinha os valores das células levando em conta a altura da linha. Os comandos do grupo Alinhamento usados para alinhar células verticalmente são mostrados na próxima imagem: Para definir o alinhamento vertical dos valores das células, faça o seguinte: 1. Selecione a(s) célula(s) desejada(s); 2. Escolha entre Alinhar em Cima, Alinhar Embaixo ou Alinhar no Meio, localizados no grupo Alinhamento, na guia Página Inicial. O exemplo seguinte mostra um alinhamento em cima: 18

19 Mudando a aparência de planilhas 1 Lista drop-down Vertical Localizada no grupo Alinhamento, na guia Alinhamento da caixa de diálogo Formatar Células, a lista drop-down oferece diversas opções de alinhamento vertical. Veja como você pode aplicá-las: 1. Selecione uma ou mais células para alinhar; 2. Clique no iniciador de caixa de diálogo do grupo Alinhamento. A caixa de diálogo Formatar Células será aberta; 3. Clique na guia Alinhamento; 4. Clique na lista drop-down Vertical e escolha uma das seguintes opções de alinhamento: Superior; Centro; Inferior; Justificado; Distribuído. 5. Clique em OK. O alinhamento Inferior alinha os textos e os números e datas na parte de baixo da célula. Ele será aplicado se você não especificar um alinhamento vertical. 19

20 Excel - Módulo I Quebra automática de texto Na guia Alinhamento da janela Formatar Células, você verá também a caixa de verificação Quebrar texto automaticamente. Ao marcar essa caixa, o texto da célula será totalmente exibido. Se o texto ultrapassar a largura da coluna, ele será automaticamente quebrado para a linha de baixo, como no exemplo a seguir: Você também pode clicar no botão Quebrar Texto Automaticamente, localizado no grupo Alinhamento da guia Página Inicial, para que todo o conteúdo de uma célula possa ser visualizado em várias linhas Orientação Na guia Alinhamento da janela Formatar Células, também há a opção Orientação, que controla a inclinação do texto na célula. Veja como você pode utilizá-la: 1. Selecione um intervalo de células com dados; 2. Abra a caixa de diálogo Formatar Células; 3. Em Orientação, especifique o valor, em graus, da orientação do texto. Isso pode ser feito de uma das seguintes formas: Digitando o valor; Manipulando o botão de rotação (botão com duas setas); Arrastando o ponteiro do mouse no arco até atingir a posição desejada. 4. Clique em OK. 20

21 Mudando a aparência de planilhas 1 Se quiser exibir o texto na vertical, basta configurar o valor da orientação para 90 graus ou -90 graus. A imagem a seguir exibe células com a orientação ajustada para 90 graus: 1.3. Inserindo bordas Não confunda linhas de grade com bordas. As linhas de grade são linhas cinzas que dividem as células em uma planilha e que aparecem em toda a planilha, como mostrado a seguir: Já as bordas podem ser aplicadas apenas nas células selecionadas. Vamos ver como você pode inserir bordas em células: 1. Selecione um intervalo de células; 2. Abra a caixa de diálogo Formatar Células; 21

22 Excel - Módulo I 3. Selecione a guia Borda, na qual encontramos opções de configuração de borda. Do lado esquerdo da janela, ficam opções de estilo e cor de linha para a borda. Do lado oposto, é possível especificar o local onde a borda escolhida será aplicada; 4. Em Estilo, selecione o estilo de borda desejado; 5. Escolha quais células terão bordas e clique em OK. 22

23 Mudando a aparência de planilhas 1 Outra forma de aplicar bordas é com o botão Bordas, localizado no grupo Fonte da guia Página Inicial. Ao clicar na seta para baixo ao lado do botão, você verá diversas opções de borda predefinidas, como podemos observar adiante: A opção Mais Bordas... abre diretamente a caixa de diálogo Formatar Células, guia Borda. 23

24 Excel - Módulo I 1.4. Retirando as bordas das células Se você não gostar de um estilo de borda, mude! Para isso, basta selecionar outro tipo, que substituirá o estilo de borda anterior. Mas, se a intenção for remover a borda aplicada em um dos lados, faça o seguinte: 1. Selecione a célula que vai ficar sem borda; 2. Abra a caixa de diálogo Formatar Células e selecione a guia Borda; 24

25 Mudando a aparência de planilhas 1 3. Na visualização da borda, clique na borda a ser excluída. Ou você pode clicar no botão correspondente ao lado da borda a ser removida. A borda clicada some da visualização: Para remover as bordas internas de uma região, devemos seguir os passos adiante: 1. Selecione um intervalo de células; 2. Abra a caixa de diálogo Formatar Células; 3. Selecione a guia Borda; 25

26 Excel - Módulo I 4. Em Estilo, clique em Nenhuma, como indicado: 5. Em Predefinições, clique em Interna. Clicando na predefinição Nenhuma, você pode remover todas as bordas de uma célula ou de uma região selecionada. 26

27 Mudando a aparência de planilhas Ocultando as linhas de grade As linhas de grade podem ajudar na organização da planilha, especialmente enquanto ainda houver modificações a fazer nela. Quando a planilha estiver totalmente formatada, ou seja, pronta para a exibição dos dados e para publicação, remover as linhas de grade normalmente dá um aspecto mais profissional. Para retirar as linhas de grade, siga os seguintes passos: 1. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibição; 2. No grupo Mostrar, desmarque a caixa de verificação Linhas de Grade, destacada a seguir: 27

28 Excel - Módulo I O resultado é o seguinte: A mesma ferramenta poderá ser encontrada também na guia Layout da Página, no grupo Opções da Planilha. 28

29 Mudando a aparência de planilhas Alterando a exibição de casas decimais nas células Quando você cria uma planilha, as células, por padrão, apresentam o formato Geral. Por causa disso, os números são exibidos sem casas decimais (sem números após a vírgula) ou com duas ou três casas decimais. Mas isso também pode ser alterado, se você seguir os passos adiante: 1. Selecione uma célula que possua um valor com duas casas decimais. Por exemplo: 307,75; 2. No grupo Número da guia Página Inicial, clique no botão Diminuir Casas Decimais, indicado na imagem a seguir, para diminuir a exibição de uma casa decimal; Levando em conta que a base é o número 5, se o valor oculto for maior ou igual a 5, o Excel arredondará para cima o valor exibido. No caso, 307,75 passará a ser exibido como 307,8, pois o segundo dígito decimal é 5. Porém, se o valor oculto for menor que 5, o arredondamento será feito para baixo. Assim, como neste exemplo o valor oculto é 5, o valor passa a ser exibido da seguinte forma: 29

30 Excel - Módulo I 3. Clique novamente em Diminuir Casas Decimais. O valor exibido passa a ser 308, já que o oculto agora é 8; 4. Para exibir mais casas decimais, clique no botão Aumentar Casas Decimais quantas vezes forem necessárias. Se quiser padronizar a exibição dos números decimais de valores de várias células, selecione todas elas e então faça os ajustes necessários. Lembre que a utilização das opções Diminuir Casas Decimais e Aumentar Casas Decimais alterará apenas a exibição dos valores nas células. Os valores originais não são alterados. Para visualizá-los, basta olhar para a Barra de Fórmulas com a célula selecionada Alterando a fonte Basicamente, você formata uma fonte da seguinte maneira: 1. Selecione a(s) célula(s) desejada(s); 2. Clique na guia Página Inicial; 3. Clique no iniciador de caixa de diálogo do grupo Fonte, o que abrirá a caixa de diálogo Formatar Células; 30

31 Mudando a aparência de planilhas 1 4. Na guia Fonte da caixa de diálogo, escolha o tamanho, tipo, estilo, cor, entre outras opções. As opções de configuração dessa guia são as seguintes: Fonte: Essa é a fonte que o texto das células selecionadas terá. O tipo de fonte padrão é o Calibri; Estilo da fonte: Esse é o estilo de fonte desejado para o texto das células selecionadas. O estilo padrão é o Regular; Tamanho: Aqui você define o tamanho desejado para o texto das células selecionadas. O tamanho da fonte padrão tem valor 11; Os valores da lista Tamanho mudam de acordo com a fonte selecionada e com a impressora ativa. Sublinhado: Define o tipo de sublinhado presente no texto das células selecionadas. O padrão normal é Nenhum; 31

32 Excel - Módulo I Cor: Define a cor do texto para as células selecionadas. A cor padrão é Automático. Você pode acessar a paleta clicando na seta drop-down ao lado de Cor da fonte. Essa paleta disponibiliza várias opções de cores, divididas entre Cores do Tema e Cores Padrão. Para abrir a caixa de diálogo Cores, clique na opção Mais cores. A partir daí é possível usar cores adicionais que o programa disponibiliza ou até personalizar cores na guia Personalizar: Fonte Normal: A caixa de seleção Fonte Normal pode ser marcada quando você quiser alterar estilo, tamanho e efeitos para o estilo Normal, que é o padrão; Efeitos: Emprega um dos seguintes efeitos de formatação: tachado, sobrescrito e subscrito; Visualização: A janela de visualização exibirá o formato da fonte conforme configuramos as opções. 5. Clique em OK para confirmar as formatações escolhidas. 32

33 Mudando a aparência de planilhas 1 No grupo Fonte da guia Página Inicial, encontramos muitos dos comandos de ajuste de fonte disponíveis na caixa de diálogo Formatar Células. A Faixa de Opções torna o processo mais rápido do que com a caixa de diálogo. Veja a seguinte imagem: Quando você opta por fazer a formatação pela faixa de opções, depois de selecionar as células que serão formatadas, basta navegar pela ferramenta de formatação, passando o mouse sobre cada uma das opções; será exibido, então, como ficará a sua formatação, antes de você decidir qual utilizará. Você pode configurar individualmente cada caractere de uma célula, contanto que ela não esteja configurada como fórmula. Antes, porém, é preciso que o caractere ou grupo de caracteres dentro da célula esteja selecionado. 33

34 Excel - Módulo I Aplicando uma cor personalizada à fonte Utilizamos um dos seguintes meios para criar uma cor personalizada, na guia Personalizar da caixa de diálogo Cores guia acessada por meio da caixa de diálogo Formatar Células, clicando na seta drop-down referente à Cor e clicando em Mais Cores...: 34

35 Mudando a aparência de planilhas 1 Arraste a cruz no quadro de cores. Por meio da Barra de tonalidade (barra vertical localizada ao lado do quadro de cores), você pode ajustar a tonalidade da cor para mais clara ou mais escura, arrastando a cruz para cima ou para baixo; Abaixo do quadro de cores, configure as combinações RGB, que são as mais comuns, ou HSL, preenchendo os valores dos respectivos parâmetros. 35

36 Excel - Módulo I 1.8. Configurando a cor de fundo das células Além da cor da fonte, dá para configurar a cor de preenchimento das células, ou seja, sua cor de fundo. As mesmas cores disponíveis para a fonte podem ser aplicadas no preenchimento. Uma boa configuração é utilizar cores claras para o fundo e cores escuras para a fonte. Porém, você deve escolher as cores de fundo com cuidado, para não prejudicar a qualidade da impressão. O exemplo a seguir descreve como aplicar cores de preenchimento e de fonte em células: 1. Selecione uma célula ou intervalo de células para alterar a cor de fundo, como adiante: 2. No grupo Fonte da guia Página Inicial, clique na seta drop-down da ferramenta Cor de preenchimento. O seguinte painel de cores é aberto: 36

37 Mudando a aparência de planilhas 1 3. Conforme você passa o cursor do mouse sobre as cores, o texto provisoriamente muda de cor. Escolha uma opção e clique sobre ela. Por exemplo: Laranja, Ênfase 2; 4. Para a fonte das células selecionadas, aplique o negrito e a cor preta. O resultado é o seguinte: 1.9. Formatação de números O Excel oferece formatos apropriados para a exibição de números, datas e horas, até mesmo de telefones e CEP, entre outras informações cuja formatação deve se diferenciada. Na guia Número, disponibilizada na caixa Formatar células, há diversas categorias de formatos. O procedimento a seguir descreve como formatar números no Excel: 1. Na Faixa de Opções, selecione a guia Página Inicial; 2. No grupo Número, clique no iniciador de caixa de diálogo, o que abrirá a caixa de diálogo Formatar Células: 37

38 Excel - Módulo I Essa caixa de diálogo é exibida na imagem a seguir: 3. Em Categoria, escolha o formato de número desejado dentre as seguintes opções: Formato Geral Número Moeda 38 Descrição Um número digitado no Excel, como padrão, assume o formato Geral, e é exibido da mesma maneira que é digitado. O formato Geral usa notação científica (exponencial) para possibilitar a entrada de números com 12 ou mais dígitos. Quando a célula tiver largura menor que o número inserido, este formato arredonda os números com valores decimais. O formato Número disponibiliza uma exibição geral de números, sendo possível definir o número de casas decimais que serão utilizadas, o uso de um separador de milhar e o formato de exibição de números negativos. Valores monetários podem utilizar a categoria Moeda, que exibe o símbolo da moeda que estiver definida como padrão, o número desejado de casas decimais e outras opções, como a utilização de um separador de milhar e o tipo de exibição de números negativos.

39 Mudando a aparência de planilhas 1 Formato Descrição O formato Contábil também trabalha com valores monetários, exibindo o símbolo da moeda que estiver definida como padrão, Contábil entre outras opções já citadas na categoria Moeda. Porém o formato Contábil alinha os símbolos de moeda e a vírgula decimal dos valores em uma mesma coluna, facilitando o entendimento dos números. No formato Data, é criado um número de série de data e hora como valores de data. Esse número de série é exibido de acordo com o tipo e o local que especificarmos. Os valores de data não são Data afetados por mudanças nas alterações regionais de data e hora nas configurações do Painel de Controle, porém formatos de data que se iniciam com um asterisco (*) reagem a essas alterações. No formato Hora, é criado um número de série de data e hora como valores de hora. Esse número de série é exibido de acordo com o tipo e o local que especificarmos. Os valores de hora não são Hora afetados por mudanças nas alterações regionais de data e hora nas configurações do Painel de Controle, porém formatos de data que se iniciam com um asterisco (*) reagem a essas alterações. Formato que exibe o valor em forma de porcentagem, Porcentagem multiplicando o número inserido na célula por 100. É possível especificar o número de casas decimais exibidos na célula. O formato Fração apresenta o número inserido como uma fração Fração e nos permite definir o tipo de fração desejado. O formato Científico exibe um número em notação científica (exponencial). Parte do número é substituído por E+n, onde E (Expoente) multiplica o número precedente por 10 elevado à Científico potência n. É possível especificarmos o número de casas decimais utilizadas pelo valor. Por exemplo, o número é exibido no formato Científico da seguinte maneira: 1,23E+10, ou seja, 1,23 vezes 10 elevado à décima potência. A utilização deste formato faz com que o conteúdo inserido em Texto uma célula seja considerado texto, inclusive valores numéricos, e seja exibido da mesma forma como foi digitado. O formato Especial é utilizado em valores numéricos especiais, Especial como um código postal (CEP), número de telefone, números de documentos (RG, CPF), entre outros valores. Com este formato, você pode modificar e personalizar uma cópia de um código de formato já existente. Dá para adicionar de 200 Personalizado a 250 formatos de números personalizados, de acordo com a versão de idioma do Excel 2010 instalada. 39

40 Excel - Módulo I Dá para visualizar o número na célula ativa na planilha baseado no formato de número selecionado, na seção Exemplo; 4. De acordo com a opção escolhida em Categoria, as seguintes opções da tabela podem ou não estar disponíveis. Você pode configurá-las como quiser: Opção Descrição Presente nas categorias Número, Moeda, Contábil, Porcentagem e Científico, esta opção define o número Casas decimais de casas decimais do número contido na(s) célula(s). Dá para especificar, no máximo, 30 casas decimais. Usar separador de Presente na categoria Número, esta caixa de seleção, milhar (.) quando marcada, insere um separador de milhar. Números Presente nas categorias Número e Moeda, esta opção negativos define como serão exibidos os números negativos. Presente nas categorias Moeda e Contábil, esta caixa de Símbolo seleção define o símbolo de moeda que desejamos utilizar. Presente nas categorias Data, Hora, Fração, Especial e Tipo Personalizado, esta opção seleciona o tipo de exibição de um número. Presente nas categorias Data, Hora e Especial, a caixa Localidade (local) de listagem Localidade define um idioma diferente para o tipo de exibição de um número. 5. Clique em OK Formatando uma tabela No exemplo a seguir, vamos formatar uma tabela de contas para deixá-la idêntica à da ilustração. O objetivo deste exercício é demonstrar uma maneira produtiva de formatar uma tabela a partir do zero. Repare que nela estão listados valores que requerem vários formatos. 40

41 Mudando a aparência de planilhas 1 Começaremos com a seguinte tabela: Nosso objetivo é fazer com que essa tabela tenha a seguinte aparência: Quando mudar o formato de exibição das datas, você vai perceber que o Excel automaticamente usa o ano corrente. Para evitar isso, você precisa especificar o ano que deseja usar. 41

42 Excel - Módulo I Vamos iniciar pela formatação dos títulos das colunas. Efetuaremos uma alteração na cor do fundo e na cor da fonte. Para isso, siga estes passos: 1. Selecione as células de A1 até E1: 2. Ative o menu Cor de Preenchimento. Isso é feito clicando no botão indicado na próxima imagem, e que está localizado no grupo Fonte da guia Página Inicial; 3. Clique na cor Preto, Texto 1: 42

43 Mudando a aparência de planilhas 1 4. Ative o menu Cor da Fonte, clicando no botão indicado na próxima imagem; 5. Clique na cor Branco, Pano de Fundo 1: 6. Aplique o estilo Negrito, clicando no botão indicado: 43

44 Excel - Módulo I 7. Aplique o alinhamento Centralizado, clicando no botão destacado na imagem a seguir: Agora que a formatação do título está concluída, vamos formatar os dados da coluna de datas. O formato aplicado será dd/mm/aa. Ou seja, dois dígitos para o dia, dois para o mês e dois para o ano. Todos os grupos serão separados por barra. Para formatar as datas, faça o seguinte: 1. Selecione as células que contêm as coluna de datas; 2. Clique no botão do canto inferior direito do grupo Número, o que fará com que a caixa de dialogo Formatar Número seja aberta: 3. Clique na categoria Data; 44

45 Mudando a aparência de planilhas 1 4. Selecione o formato 14/03/12; 5. Clique em OK: Isso fará com que as células tenham o formato desejado, como a imagem a seguir demonstra: 45

46 Excel - Módulo I Concluída a formatação da coluna, vamos formatar as células das colunas que contêm valores monetários, ou seja, a SALDO e a CORRIGIDO. Acompanhe os passos a seguir: 1. Clique na célula inicial, ou seja, B2. Pressione a tecla CTRL; 2. Arraste sobre as células das colunas B e E, como você pode ver a seguir: 3. No grupo Número da guia Página Inicial, clique no formato Moeda: 46

47 Mudando a aparência de planilhas 1 Após atribuir o formato Moeda às células das colunas SALDO e CORRIGIDO, a próxima etapa é formatar a coluna FATOR. Nessa coluna, os fatores serão apresentados em sete casas decimais. Siga os próximos passos para entender o processo de formatação: 1. Selecione as células da coluna FATOR: 2. Clique no botão Aumentar Casas Decimais. Clique no botão Diminuir Casas Decimais, caso o número de casas decimais tenha ultrapassado o desejado: 47

48 Excel - Módulo I Concluída a formatação das células da coluna FATOR, vamos concluir a formatação, aplicando a formatação percentual às células da coluna TAXAS. Siga o procedimento a seguir: 1. Selecione as células da coluna TAXA: 2. Clique no botão Estilo Porcentagem. Quando utilizamos este tipo de formatação, o Excel multiplica o valor das células por 100; 3. Clique duas vezes no botão Aumentar Casas Decimais para que duas casas sejam inseridas no formato percentual: 48

49 Mudando a aparência de planilhas 1 Concluída a formatação numérica, vamos aplicar linhas de grade e bordas a toda a tabela. Siga os passos adiante para entender esse procedimento: 1. Selecione toda a tabela: 2. Clique no botão indicado na próxima imagem para ativar o menu Bordas; 3. Clique no comando Todas as bordas: 49

50 Excel - Módulo I 4. Ative o menu Bordas; 5. Clique sobre o comando Borda superior espessa: 6. Clique em qualquer célula, fazendo com que a seleção seja desmarcada. 50

51 Mudando a aparência de planilhas 1 Toda a tabela está formatada. Vamos remover as linhas de grade para dar mais clareza à tabela. Veja os passos a seguir: 1. Clique na guia Layout da Página; 2. Clique na caixa de verificação Exibir da opção Linhas de Grade, que, por sua vez, se encontra no grupo Opções de Planilha, conforme a imagem a seguir: Após essa ação, nossa tabela está idêntica à do exemplo inicial. Quase todo o processo de formatação foi efetuado utilizando apenas os comandos disponíveis nos grupos. Porém cada uma dessas ações poderia ser executada por meio das caixas de diálogo de cada comando. 51

52 Excel - Módulo I Copiando e colando formatos Com o Excel, você consegue colar os formatos de uma célula para outras. Para isso, use a ferramenta Pincel. Siga os passos a seguir, que você vai entender como ela funciona: 1. Selecione a célula com o formato que você quer copiar para outras células. Dá para selecionar um intervalo de células; 2. Selecione a guia Página Inicial; 3. Clique no botão Pincel de Formatação, localizado no grupo Área de Transferência: O cursor do mouse assume a forma de uma cruz branca com um pincel do lado direito, conforme a imagem a seguir: 4. Clique na célula a ser formatada. O resultado é o seguinte: 52

53 Mudando a aparência de planilhas 1 Você pode copiar o formato para diversas células alternadas, dando um duploclique no Pincel, o que manterá o cursor no formato de um pincel. Para voltar ao formato normal do cursor, pressione ESC ou clique novamente em Pincel. Para passar a formatação para várias células, depois do clique no Pincel, arraste o mouse pelas células a serem formatadas. Outra opção é colar o formato de uma planilha inteira para outra planilha. Isso é feito da seguinte maneira: 1. Selecione a planilha (clique no botão Selecionar Tudo, que fica entre o A da primeira coluna e o 1 da primeira linha) cujo formato será copiado para outra planilha; 2. Clique no botão Pincel; 3. Clique na célula A1 da planilha de destino, ou seja, aquela que receberá o formato. Assim, a partir dessa célula, todas as células da planilha de destino receberão o mesmo formato apresentado pelas células com os endereços coincidentes da planilha copiada. O Excel possui um comando chamado Colar especial, que você também pode usar para colar formatos, seguindo o mesmo princípio do Pincel. O Colar especial é usado da seguinte forma: 1. Selecione a(s) célula(s) com o formato a ser copiado; 2. Clique na ferramenta Copiar (CTRL + C); 3. Selecione a(s) célula(s) de destino; 4. Selecione a guia Página Inicial; 53

54 Excel - Módulo I 5. No grupo Área de Transferência, clique na seta drop-down localizada abaixo de Colar e selecione Colar Especial, o que abrirá a caixa de diálogo Colar especial: 6. Selecione Formatos; 7. Clique em OK. 54

55 Mudando a aparência de planilhas Ocultando e reexibindo linhas e colunas Você pode ocultar linhas e colunas em uma planilha do Excel, tornando-as visíveis novamente quando quiser. Quando oculta linhas ou colunas, as fórmulas das células ocultas e as células com fórmulas que referenciam essas células ocultas não são afetadas. Dessa forma, as células ocultas têm seus dados ajustados de acordo com suas fórmulas. Além disso, as células que as referenciam em suas fórmulas continuam a refletir o valor dessas células ocultas. Quando uma célula é oculta, ela não aparecerá em uma impressão; e um gráfico que se baseia em células ocultas não exibirá valores relacionados a elas. A seguir, você vai aprender os procedimentos necessários para ocultar linhas e colunas: Linhas Para ocultar uma ou várias linhas, faça o seguinte: 1. Selecione qualquer célula da linha ou linhas a serem ocultadas: 2. Selecione a guia Página Inicial; 3. No grupo Células, selecione o menu Formatar; 4. Aponte o cursor para Ocultar e Reexibir; 55

56 Excel - Módulo I 5. No submenu que se abrirá, clique em Ocultar Linhas (CTRL + 9): Ou você também pode fazer o seguinte: 1. Selecione, pelo cabeçalho, as linhas inteiras a serem ocultadas; 2. Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer célula selecionada. O menu de atalho será aberto; 3. Clique em Ocultar. 56

57 Mudando a aparência de planilhas 1 Para voltar a exibir linhas ocultas, procedemos da seguinte maneira: 1. Selecione um intervalo de células que compreendam as linhas ocultas: 2. Selecione a guia Página Inicial; 3. Clique no menu Formatar, localizado no grupo Células; 4. Aponte o cursor para Ocultar e Reexibir; 5. No submenu que se abrirá, clique em Reexibir Linhas: 57

58 Excel - Módulo I Outra opção é a seguinte: 1. Selecione linhas inteiras que abrangem as linhas ocultas: 2. Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer célula selecionada; 3. No menu de atalho, clique em Re-exibir: Se quiser exibir novamente todas as linhas ocultas da planilha, faça o seguinte: 1. Pressione CTRL + T para selecionar a planilha inteira; 2. Pressione CTRL + SHIFT

59 Mudando a aparência de planilhas 1 Colunas Para ocultar uma ou várias colunas, você tem que fazer o seguinte: 1. Selecione qualquer célula da(s) coluna(s) a ser(em) ocultada(s); 2. Selecione a guia Página Inicial; 3. No grupo Células, selecione o menu Formatar; 4. Aponte o cursor para Ocultar e Reexibir; 5. No submenu que se abrirá, clique em Ocultar Colunas (CTRL + 0): Também existe outra forma: 1. Selecione pelo cabeçalho a(s) coluna(s) inteira(s) a ser(em) ocultada(s); 2. Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer célula selecionada. O menu de atalho será aberto; 3. Clique em Ocultar. 59

60 Excel - Módulo I Para exibir novamente a(s) coluna(s) previamente ocultada(s), siga os passos a seguir: 1. Selecione um intervalo de células que compreendam a(s) coluna(s) oculta(s); 2. Selecione a guia Página Inicial; 3. Clique no menu Formatar, localizado no grupo Células; 4. Aponte o cursor para Ocultar e Reexibir; 5. No submenu que se abrirá, clique em Reexibir Colunas, como indicado: Outra opção para reexibir colunas é a seguinte: 1. Selecione uma ou mais colunas inteiras que abrangem a(s) coluna(s) oculta(s); 2. Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer célula selecionada; 3. No menu de atalho, clique em Reexibir. 60

61 Mudando a aparência de planilhas Inserindo comentários nas células Quando precisar fazer anotações na própria planilha, você pode inserir comentários nas células. Veja como fazer isso: 1. Selecione uma célula; 2. Selecione a guia Revisão; 3. No grupo Comentários, selecione o comando Novo Comentário. A célula selecionada ganhará uma caixa de texto, como a seguinte: 4. Digite o texto explicativo; 5. Clique fora da célula. Ela passa a exibir um ponto vermelho no canto superior direito, o que indica que ela possui um comentário: 6. Para exibir o comentário, passe o cursor do mouse sobre a célula. Se quiser editar o comentário, faça o seguinte: 1. Clique com o botão direito do mouse sobre a célula cujo comentário deva ser alterado; 2. No menu de atalho, clique em Editar Comentário. Para excluir um comentário, o método é o mesmo, mas, ao invés de clicar em Editar Comentário, você tem que clicar em Excluir Comentário. 61

62 Excel - Módulo I Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. A formatação de uma planilha envolve a modificação de sua aparência, ou seja, a alteração de fontes, cores de fundo de uma célula, bordas, entre outras tarefas que dizem respeito ao visual da planilha; Você pode alinhar células nos sentidos horizontal e vertical, seguindo os tamanhos definidos para colunas e linhas da tabela. Além de alinhar as células, você pode definir a quebra automática de texto e a orientação do texto, em ângulos, dentro de uma célula. É possível também inserir e remover bordas em uma ou mais células e também ocultar a exibição das linhas de grade de uma tabela, para que sua visualização tenha um aspecto mais profissional; O controle da exibição dos números decimais de um valor é de grande importância. Quando você diminuir o número de decimais exibidos, o número é arredondado para uma melhor visualização, porém seu valor continua o mesmo, sem afetar fórmulas e cálculos que o utilizem; Dá para configurar e alterar características do texto das células, como sua fonte, cor, tamanho e estilo. Você também pode alterar a cor de fundo das células para uma melhor visualização da tabela; O Excel oferece formatos apropriados para a exibição de números, datas e horas, até mesmo de telefones e CEP, entre outras informações cuja formatação deve ser diferenciada. Devemos escolher entre as opções Geral, Número, Moeda, Contábil, Data, Hora, Porcentagem, Fração, Científico, Texto, Especial e Personalizado. De acordo com cada categoria, temos outras opções disponíveis para a melhor configuração possível do formato desejado; Para uma melhor exibição de uma tabela, você pode ocultar linhas e colunas. Quando você oculta linhas ou colunas, as fórmulas das células ocultas e as células com fórmulas que referenciam essas células ocultas não são afetadas. Dessa forma, as células ocultas têm seus dados ajustados de acordo com suas fórmulas. Você também pode inserir comentários nas células quando é necessário fazer anotações na própria planilha. 62

63 Mudando a aparência de planilhas 1 Teste seus conhecimentos

64 Excel - Módulo I 1. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) O alinhamento dos dados de uma célula ou grupo de células é definido pela caixa Tabelas da guia Inserir. b) O alinhamento dos dados de uma célula ou grupo de células é definido pela caixa Configurar página da guia Layout da Página. c) O alinhamento dos dados de uma célula ou grupo de células é definido pela caixa Opções de planilha da guia Layout da Página. d) O alinhamento dos dados de uma célula ou grupo de células é definido pela caixa Alinhamento da guia Página Inicial. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2. Para ocultar uma coluna, como podemos fazer? a) Selecionar a coluna, clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção Ocultar. b) Acessar a guia Layout da Página do grupo Configurar página e, em seguida, Ocultar a coluna. c) Na guia Colunas do grupo Ilustrações, marcar a opção Oculta item selecionado. d) Na guia Excluir do grupo Tabelas, marcar a opção Oculta item selecionado. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 64

65 Mudando a aparência de planilhas 1 3. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) Dados em células ocultas não podem compor fórmulas. b) Dados em células ocultas não podem ser utilizados em funções. c) Dados em células ocultas não podem ser nomeados. d) Dados em células ocultas podem ser utilizados em funções e fórmulas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) Casas decimais em células só podem ser controladas por meio de funções específicas. b) Casas decimais em células podem ser configuradas por meio do grupo Número da guia Página Inicial. c) O Excel trabalha apenas com duas casas decimais. Números com valores além de duas casas serão automaticamente arredondados. d) As fórmulas do Excel desprezam casas decimais. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 65

66 Excel - Módulo I 5. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) A cópia de formatos é efetuada por meio da ferramenta Pincel de Formatação, localizada no grupo Área de Transferência da guia Página Inicial. b) A cópia de formatos sempre prejudica o resultado do cálculo. c) Não é possível copiar formatos após a conclusão da fórmula. d) Para copiar um formato de uma célula para outra, basta posicionar o cursor sobre a primeira célula, teclar CTRL + C, clicar sobre a célula a ser formatada e teclar ENTER. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 66

67 Sequências 2 99 Geração de números sequenciais; 99 Alça de preenchimento; 99 Listas do Excel; 99 Geração de outros tipos de sequências.

68 Excel - Módulo I 2.1. Introdução O conhecimento de alguns recursos do Excel pode facilitar muito o trabalho cotidiano. Você pode agilizar seu trabalho com o Excel por meio das sequências de dados. Elas podem ser criadas a partir do menu ou por meio da alça de preenchimento, e dispensam, em muitos casos, a inserção manual de dados. A seguir, você vai conhecer os diversos tipos de sequências de dados Alça de preenchimento A alça de preenchimento fica no canto inferior direito da célula selecionada e aparece como um pequeno quadrado preto. O ponteiro se transforma em cruz preta assim que você posiciona o sinal do mouse sobre a alça de preenchimento. Através dela, você tem acesso a algumas opções no momento do preenchimento. Para acessar essas opções, você tem duas alternativas: clicar sobre a alça com o botão direito do mouse e arrastá-la até onde quiser, de forma que um menu se abre com todas as opções, ou usar o botão esquerdo mesmo. Com a segunda alternativa, assim que você terminar de arrastar a alça de preenchimento, o botão Opções de autopreenchimento aparecerá. Clique nele para ver as opções de preenchimento disponíveis. Lembre-se que, quando for digitar datas nas células, você deve usar a barra (/) ou o hífen (-) como separador. As opções disponíveis são as seguintes: Copiar células Copia os valores das células selecionadas até o local desejado. Por exemplo: 1. Digite 1 na célula A3; 68

69 Sequências 2 2. Digite 2 na célula B3; 3. Selecione ambas as células; 4. Clique sobre a alça de preenchimento e arraste-a até a célula J3; Observe que, quando você soltar o botão do mouse, o preenchimento será uma sequência numérica. 5. Mantenha a seleção e, em seguida, clique no botão Opções de preenchimento e selecione a opção Copiar células no menu. O resultado é o seguinte: 69

70 Excel - Módulo I Você também pode simplesmente manter a tecla CTRL pressionada enquanto arrasta a seleção pela alça de preenchimento. O efeito é o mesmo, sem a necessidade de usar o botão Opções de autopreenchimento. Preencher Série Cria uma sequência utilizando a Tendência Linear e com valor de incremento 1. Por exemplo: 1. Digite 1 na célula A5; 2. Selecione a célula A5; 3. Clique na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J5. Observe que, ao soltar o botão do mouse, o preenchimento copiou o mesmo valor para todas as células; 4. Clique no botão Opções de preenchimento e selecione a opção Preencher Série no menu. O resultado será como mostra a figura a seguir: 70

71 Sequências 2 A sequência criada soma 1 unidade a cada célula, mas, se você quiser criar uma sequência com um incremento diferente, poderá fazer da seguinte forma: você deve usar duas células, no mínimo, e inserir um número em cada célula. Quando utilizar a opção Preencher Série, o intervalo entre os números digitados será mantido por toda a sequência. Ou seja, se você selecionar uma célula com o valor 5 e outra com o valor 10, ao usar a opção Preencher Série a partir dessas duas, a sequência será 5, 10, 15, 20 e assim por diante. Como com o Copiar células, você também pode usar a tecla CTRL como atalho, mas preste atenção: se a sua seleção original for de uma só célula, o Excel executará a opção Preencher Série, somando 1 a cada nova célula. Mas, se você selecionar duas ou mais células e arrastar a alça de preenchimento com o CTRL pressionado, o resultado, como dissemos, será o da opção Copiar células. Você também pode criar números sequenciais contendo um intervalo irregular, por exemplo, 1, 3 e 12. Se você criar uma lista baseada nesses valores, o quarto número será 16,3333. Isso ocorre porque as sequências do Excel são criadas a partir da tendência linear da regra de regressão, na qual os valores formam uma linha reta se transferidos para um gráfico. Preenchimento Relâmpago Este tipo de preenchimento funciona como um assistente de dados. Ele é responsável por finalizar o trabalho para o usuário, de acordo com o se pretende fazer quanto à inserção dos dados. Com base no padrão reconhecido para os dados, ele os insere em uma única tacada. 1. Separe o nome da marca de cada carro na primeira coluna utilizando o Preenchimento relâmpago; 71

72 Excel - Módulo I 2. Clique na célula B2 e escreva a marca do veículo; 3. Na célula B3, ao iniciar a digitação da marca, o Excel apresenta a opção de Preenchimento relâmpago automaticamente. Pressione ENTER para aceitar a sugestão. O Preenchimento relâmpago também pode ser acessado no grupo Ferramenta de Dados da guia Dados. 4. Veja o resultado: 72

73 Sequências 2 Preencher formatação somente Copia apenas a formatação da célula selecionada. Por exemplo: 1. Digite 1 na célula A7; 2. Selecione a célula A7; 3. Aplique a cor de fundo amarela na célula A7; 4. Clique na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J7. Ao soltar o botão do mouse, será feito o preenchimento das células com o conteúdo inserido na primeira célula; 5. Clique no botão Opções de preenchimento e selecione a opção Preencher formatação somente no menu. O resultado você vê a seguir: 73

74 Excel - Módulo I Preencher sem formatação Cria uma sequência utilizando a tendência linear e valor de incremento 1, mas sem formatação. Por exemplo: 1. Digite 1 na célula A9; 2. Selecione a célula A9; 3. Aplique a cor de fundo amarela na célula A9; 4. Clique na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J9. Ao soltar o botão do mouse, será feito o preenchimento das células com o conteúdo inserido na primeira célula, com a formatação; 5. Clique no botão Opções de preenchimento e selecione a opção Preencher sem formatação no menu. 74

75 Sequências 2 Veja o resultado a seguir: A opção Preencher sem formatação pode se comportar de dois jeitos diferentes: se você tiver selecionado somente uma célula originalmente, como no nosso exemplo, ela só copiará o mesmo valor nas outras células. Mas, se a sua seleção original for de duas ou mais células, que tenham uma sequência, a opção Preencher sem formatação dará continuidade à sequência, mas sem copiar a formatação das células originais para as células novas. Preencher dias Gera uma sequência, quando temos uma data digitada e desejamos criar uma lista com datas. Por exemplo: 1. Digite 20/07/2013 na célula A11; 2. Selecione a célula A11; 3. Clique na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J11; 75

76 Excel - Módulo I O resultado é o seguinte: Como a célula original estava no formato de data, o Excel já deduz que deve acrescentar um dia a cada célula. Mesmo assim, o botão Opções de autopreenchimento aparece, e você pode clicar nele para ver as novas opções que são disponibilizadas quando o conteúdo da célula é data. Preencher dias da semana Cria uma sequência, quando temos uma data digitada e desejamos criar uma lista contendo apenas datas com dias úteis. Por exemplo: 1. Digite 20/07/2013 na célula A13; 2. Selecione a célula A13; 3. Clique na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J13; 76

77 Sequências 2 4. Clique no botão Opções de preenchimento e selecione a opção Preencher dias da semana no menu. O resultado será como mostra a figura a seguir: Preencher meses Gera uma sequência, quando temos uma data digitada e desejamos criar uma lista contendo apenas datas mensais, ou seja, em que apenas os meses variam. Por exemplo: 1. Digite 20/07/2013 na célula A15; 2. Selecione a célula A15; 3. Clique na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J15; 77

78 Excel - Módulo I 4. Clique no botão Opções de preenchimento e selecione a opção Preencher meses no menu. Dê uma olhada no resultado: Se quiser simplificar o processo, como com a opção Preencher dias, é preciso selecionar ao menos duas células, e que haja a diferença de um mês de uma para outra. Caso contrário, o Excel automaticamente adicionará um dia a cada célula, em vez de um mês. Preencher anos Gera uma sequência, quando temos uma data digitada e desejamos criar uma lista em que só os anos variam. Por exemplo: 1. Digite 20/07/2013 na célula A17; 2. Selecione a célula A17; 3. Clique com o botão direito do mouse na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J17; 78

79 Sequências 2 4. Clique no botão Opções de preenchimento e selecione a opção Preencher anos no menu. Confira o resultado: Mais uma vez, se você selecionar duas ou mais células que tenham um ano de diferença entre si, o Excel deduz que você quer criar uma sequência e faz isso automaticamente. Tendência linear Essa opção é chamada de projeção de valores em uma sequência e só é habilitada quando você seleciona duas ou mais células e quando usa o botão direito do mouse para arrastar a alça de preenchimento. O que ela faz é interpretar o intervalo existente entre uma célula e outra e dar continuidade à sequência, respeitando esse intervalo. Por exemplo: 1. Digite 2 na célula A3; 2. Digite 4 na célula B3; 79

80 Excel - Módulo I 3. Selecione as células A3 e B3; 4. Clique com o botão direito do mouse na alça de preenchimento e arraste-a até a célula J3; 5. Selecione a opção Tendência linear no menu. O resultado você vê adiante: A tendência linear pode ser conseguida também com a simples seleção de duas ou mais células contendo valores e arrastando a alça de preenchimento. 80

81 Sequências 2 Tendência de crescimento Outra opção que só é habilitada quando duas ou mais células são selecionadas e quando você usa o botão direito do mouse. A Tendência de crescimento cria uma progressão geométrica. O nome parece mais complicado do que, na verdade, é. O que acontece é que o valor da segunda célula é divido pela primeira, e o resultado dessa divisão é multiplicado por cada célula adicional, gerando uma sequência numérica. Veja como o exemplo deixa o conceito mais claro: 1. Digite 2 e 4 nas células A4 e B4 respectivamente; 2. Clique na alça de preenchimento com o botão direito do mouse e arraste até a célula J4; 3. No menu suspenso, clique sobre o comando Tendência de crescimento; 81

82 Excel - Módulo I 4.Solte o botão do mouse; 5. A partir da sequência inicial (células A4 e B4), foi criada uma progressão geométrica de base 2, o que significa que o valor de cada nova célula será obtido multiplicando o da célula anterior por 2. Série Abre a janela Série, que você também pode acessar usando a seta drop-down localizada ao lado de Preencher, no grupo Edição, que se encontra na guia Página Inicial. A diferença é que, por meio do menu da alça de preenchimento, o limite de valores criados será o local onde você soltar o botão do mouse, ao passo que, empregando o comando na guia Página Inicial, será criada a sequência até o limite especificado na janela Série ou até o limite suportado pelo Excel. Com a janela Série, dá para criar sequências muito longas, determinando o seu limite. Ela contém os seguintes elementos: Seção Séries em: Possui as opções Linhas, que cria a série em linhas, e Colunas, que cria a série em colunas; Seção Tipo: Possui as opções Linear, Crescimento, Data e AutoPreenchimento. As opções Linear, Crescimento e Data criam uma série com base na tendência linear, na tendência de crescimento, e em uma data, respectivamente. Já a opção AutoPreenchimento cria uma série usando as opções padrão. Essa opção só funciona direito se você selecionar duas células com valores e utilizá-la através do menu da alça de preenchimento; 82

83 Sequências 2 Seção Unidade de data: A opção Dia cria uma série de datas sequenciais, e Dia da semana cria uma série de datas, com exceção das datas que coincidem com sábado e domingo. Mês, por sua vez, é responsável pela criação de uma série de datas mensais, enquanto Ano cria uma série de datas anuais; Caixa de verificação Tendência: Marque esta caixa só quando duas ou mais células estiverem selecionadas. Então você pode optar apenas pelos tipos Linear e Crescimento, que já descrevemos; Campo Incremento: Define a base para o crescimento; Campo Limite: Define o valor final do crescimento. Vamos criar um calendário de pagamentos. A compra foi feita no dia 15/02/12. O cliente vai financiar a compra em 12 parcelas mensais iguais de R$150,00, com vencimento das parcelas no dia 15 de cada mês. Portanto, montaremos uma tabela conforme a imagem a seguir: Neste tópico, vamos nos preocupar somente com a criação das sequências e formatação dos dados. A formatação da tabela (linhas de grade) e dos títulos são temas que abordamos em outras seções. 1. Digite o número 1 na célula A2 e deixe o cursor sobre ela; 83

84 Excel - Módulo I 2. Na guia Página inicial, grupo Edição, clique no botão Preencher e, em seguida, na opção Série...; 3. Na caixa de diálogo Série, faça o seguinte: Selecione Colunas na seção Série em, para que os valores sejam preenchidos na coluna; Selecione Linear na seção Tipo; Mantenha 1 no campo Incremento. Por padrão, será incrementado o valor 1 a cada célula até atingir o valor do campo limite; Digite 12 no campo Limite, para indicar o fim da sequência. 4. Clique em OK. A sequência linear será automaticamente preenchida na coluna; Você poderá optar pelo preenchimento arrastando a alça de preenchimento com a tecla CTRL pressionada. 84

85 Sequências 2 5. Digite 15/3 na célula B2 e deixe o cursor sobre ela; 6. Com o cursor sobre a célula B2, ative novamente o comando Série; 7. Na caixa de diálogo Série, faça o seguinte: Selecione Colunas na seção Série em, para preenchimento; indicar a direção do Mantenha selecionada a opção Data da seção Tipo. Como o cursor está sobre uma célula que contém data, o comando reconhece automaticamente o tipo de preenchimento; Selecione a opção Mês na seção Unidade de data. Isso fará com que o valor do incremento seja sobre o número do mês; Certifique-se de que 1 seja o valor do campo Incremento. Por padrão, o incremento é 1. O comando somará o valor à unidade de data selecionada; Digite o limite da data no campo Limite. Neste caso, 15/02/14. O comando somará o valor 1 a cada mês até atingir a data especificada em Limite. 85

86 Excel - Módulo I 8. Clique em OK; 9. Digite o valor 150 na célula C2, selecionando, em seguida, da célula C2 até a C13; 10. Ative novamente o comando Série; 11. Na caixa de diálogo Série, faça o seguinte: Selecione Colunas na seção Série em, para indicar a direção do preenchimento; Selecione AutoPreenchimento na seção Tipo. 86

87 Sequências Clique em OK; 13. Selecione as datas da coluna DATA; 14. No menu da caixa de listagem no grupo Número, da guia Página Inicial, clique em Data Abreviada; 87

88 Excel - Módulo I 15. Formate os valores da coluna VALOR para Moeda; 16. Selecione a coluna N PARC; 88

89 Sequências Clique no iniciador de caixa de diálogo do grupo Número, para abrir a caixa de diálogo Formatar Células; 18. Na guia Número da caixa de diálogo Formatar Células, selecione Personalizado na lista Categoria; 89

90 Excel - Módulo I 19. No campo Tipo, digite 00 e clique em OK; Feito isso, você vai ver que os números da coluna N PARC assumiram o formato com dois dígitos, como na imagem seguinte: Para deixar a tabela idêntica à do exemplo inicial, é só aplicar as linhas de grade. Esse recurso nós abordamos em outro capítulo. 90

91 Sequências Listas do Excel Quando instalamos o Excel, são incorporadas quatro listas: Nomes dos dias da semana por extenso; Nomes dos dias da semana com três letras; Nomes dos meses do ano por extenso; Nomes dos meses do ano com três letras. Você pode visualizar essas listas, digitando os dados em uma planilha conforme a tabela a seguir: Célula A1: Digite jan; Célula B1: Digite janeiro; Célula C1: Digite dom; Célula D1: Digite domingo. Após digitar esses dados, você pode selecionar as quatro células e utilizar a alça de preenchimento para arrastá-las até a linha 12. Serão criadas quatro sequências com base na seleção inicial. Veja o exemplo: 91

92 Excel - Módulo I No preenchimento, será respeitado o formato de digitação do primeiro item. No exemplo anterior, os nomes dos meses e dos dias da semana mantiveram a primeira letra em minúscula, porque o primeiro item de cada lista continha esse formato. Esse preenchimento obedece a seguinte ordem: Ordem crescente: Arrastar para a direita ou para baixo; Ordem decrescente: Arrastar para a esquerda ou para cima. A próxima imagem mostra a ordem de preenchimento. 92

93 Sequências Adicionando uma lista personalizada no Excel Além dessas listas incorporadas na instalação do Excel, você pode criar listas personalizadas, digitando os dados nas células ou utilizando algumas células que já contenham valores. Neste último caso, os dados presentes nas células da planilha serão transformados em lista. Para acessar esse recurso, siga os passos que vamos descrever. Além de apresentarmos a nova localização do comando, criaremos uma lista personalizada com as siglas dos estados da região Sudeste (SP, RJ, MG, ES): 1. Clique na guia Arquivo e, sem seguida, em Opções; 2. Na janela Opções do Excel, clique em Avançado; 93

94 Excel - Módulo I 3. Desça a barra de rolagem lateral da janela Opções do Excel até o final e clique no botão Editar Listas Personalizadas...; 4. No campo Entradas da lista da caixa de diálogo Listas Personalizadas, digite as siglas das unidades federativas, utilizando a tecla ENTER para separar uma da outra; 5. Clique no botão Adicionar. Feito isso, a sequência é incluída como lista personalizada do Excel; 94

95 Sequências 2 6. Clique no botão OK para concluir a inserção; 7. Clique no botão OK da janela Opções do Excel; 8. De volta à planilha, na célula A1, digite uma sigla de estado da região Sudeste, seja em minúscula ou maiúscula; 9. Clique e arraste o mouse até a célula D1; Perceba que as células foram preenchidas automaticamente com a lista personalizada que você acabou de criar: Qualquer lista criada ficará disponível para qualquer pasta de trabalho, ou seja, não pertencerá exclusivamente ao arquivo aberto no momento de sua criação, mas sim ao software. Mas, quando você quiser preencher uma sequência com os dados de uma lista em outro computador, este também precisa possuir a lista. Agora imagine que você queria transformar os valores já existentes, em uma planilha, em uma lista personalizada. Pense no trabalho, se você precisasse digitar novamente todos os valores, especialmente em casos de listas grandes. Isso não é um problema. Uma lista pode ser criada a partir de dados existentes em células de qualquer planilha. As listas só podem conter textos. Sequências de números e datas podem ser criadas conforme vimos. É importante lembrar que um dado como é considerado texto, e não número. 95

96 Excel - Módulo I Vamos ver agora um exemplo de criação de uma lista a partir de dados existentes em uma planilha. Suponha que temos uma lista completa com as unidades federativas dos nove estados da região Nordeste e desejamos aproveitá-la, ao invés de digitar cada um dos dados da lista. Faça o seguinte: 1. Abra a caixa de diálogo Listas Personalizadas,como no exemplo anterior; 2. Posicione o cursor no campo logo abaixo do campo Entradas da lista; 96

97 Sequências 2 3. Clique na célula A2 e arraste até a célula A10. O campo Importar lista das células é preenchido com essa faixa de células; 4. Clique no botão Importar para adicionar a nova lista e em OK para sair. 97

98 Excel - Módulo I Removendo uma lista personalizada Para excluir uma lista personalizada, siga os passos adiante: 1. No campo Listas Personalizadas da caixa de diálogo Listas Personalizadas, selecione a lista que quer excluir; 2. Clique no botão Excluir; 98

99 Sequências 2 3. Ao clicar sobre o botão Excluir, você verá um alerta, informando que essa operação não terá retorno após a confirmação. Clique em OK para confirmar a exclusão da lista. Depois disso, você verá que a lista já não aparece mais na relação de listas personalizadas. 99

100 Excel - Módulo I 2.4. Gerando outros tipos de sequências O Excel permite o autopreenchimento até mesmo de sequências baseadas no formato da célula. Dessa forma, se a seleção inicial possuir células com formatos diferentes, esses formatos serão preenchidos nas demais células de maneira lógica. 1. Em uma nova planilha, digite os números 1, 2 e 3 nas células A1, B2 e C3, respectivamente; 2. Arraste a alça de preenchimento até a célula C

101 Sequências 2 O resultado é o seguinte: Também é possível criar intervalos com células em branco. Veja a coluna C, por exemplo. Se existir algum dado na célula C1, e a célula C2 estiver em branco, a sequência criada pelo Excel com a alça de preenchimento também incluirá as células em branco. A seguir, temos um exemplo de criação de sequência com células em branco: O resultado é o seguinte: 101

102 Excel - Módulo I Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. O conhecimento de alguns recursos do Excel pode facilitar muito o trabalho cotidiano. Você pode agilizar seu trabalho com o Excel por meio das sequências de dados. Elas podem ser criadas a partir do menu ou por meio da alça de preenchimento, e dispensam, em muitos casos, a inserção manual de dados; Quando instalamos o Excel, são incorporadas quatro listas: Nomes dos dias da semana por extenso, nomes dos dias da semana com três letras, nomes dos meses do ano por extenso e nomes dos meses do ano com três letras. Além dessas listas incorporadas na instalação do Excel, você pode criar listas personalizadas, digitando os dados nas células ou utilizando algumas células que já contenham valores; O Excel permite o autopreenchimento até mesmo de sequências baseadas no formato da célula. Dessa forma, se a seleção inicial possuir células com formatos diferentes, esses formatos serão preenchidos nas demais células de maneira lógica. 102

103 Sequências 2 Teste seus conhecimentos

104 Excel - Módulo I 1. O que devemos fazer para preencher uma sequência de datas com incremento anual? a) Digitar a data inicial em uma célula, clicar na alça de preenchimento e arrastar até a célula desejada, clicar no menu da alça de preenchimento e selecionar Preencher Anos. b) Não é possível montar uma sequência anual arrastando a alça de preenchimento. c) Digitar a data inicial em uma célula, clicar na alça de preenchimento e arrastar até a célula desejada. d) Digitar a data inicial em uma célula, a data final na última célula do grupo de células que se deseja preencher, clicar com o botão direito do mouse na área selecionada e pressionar ENTER. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) Para criar uma lista personalizada no Excel, utiliza-se o comando Texto para colunas da caixa de grupo Ferramentas de dados da guia Dados. b) Para criar uma lista personalizada no Excel, utiliza-se o comando De Outras Fontes do grupo Ferramentas de Dados da guia Dados. c) Para criar uma lista personalizada no Excel, utiliza-se o comando Conexões Existentes do grupo Ferramentas de Dados da guia Dados. d) Para criar uma lista personalizada no Excel, clicar na guia Arquivo, selecionar Opções, clicar sobre Avançado, descer a barra de rolagem vertical até o final e clicar sobre o botão Editar Listas Personalizadas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 104

105 Sequências 2 3. Como podemos fazer para copiar a formatação de uma célula? a) Selecionar a célula que tem a formatação a ser copiada, clicar com o botão direito do mouse e, em seguida, escolher a opção cópia de formatação. b) Selecionar a célula que tem a formatação a ser copiada, clicar na ferramenta Pincel de Formatação e, então, clicar na célula que se deseja formatar. c) Não é possível copiar formatação, somente dados. d) Selecionar a célula que tem a formatação a ser copiada, clicar com o botão direito do mouse e, em seguida, escolher a opção Copiar e Colar formato. c) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4. Quais são as listas que aparecem como padrão no Excel? a) Dias da semana reduzido e completo e Meses do ano reduzido e completo. b) Somente Dias da semana reduzido e completo. c) Somente Meses do ano reduzido e completo d) Dias da semana reduzido e completo, Meses do ano reduzido e completo e alfabeto. c) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 105

106 Excel - Módulo I 5. De que forma devemos digitar uma data para que o Excel reconheça o conteúdo como data? a) Separando dia, mês e ano com barras (/). b) Separando dia, mês e ano com um ponto (.). c) Separando dia, mês e ano com barra invertida (\). d) Separando dia, mês e ano com vírgula (,). e) Basta digitar e separar com qualquer caractere. O Excel reconhecerá como data. 106

107 Porcentagem e referência de células 99 Cálculos com porcentagem; 99 Referências. 3

108 Excel - Módulo I 3.1. Introdução Agora você vai aprender a usar um operador complexo, utilizado com muita frequência no Excel, que permite cálculos com porcentagem. Não só isso, mas também abordaremos a referência de células, uma ferramenta útil na sua identificação e localização Cálculos com porcentagem Trabalhar com porcentagens no Excel é como trabalhar com porcentagens em uma calculadora. Para saber quanto representa a porcentagem de um número, você só precisa multiplicá-lo pela porcentagem que queira conhecer. Por exemplo, para saber quanto representa 20% de 100, você deve selecionar uma célula e inserir a seguinte fórmula: =100*20% O número também pode ser escrito em forma decimal. Por exemplo, 20% é equivalente a 20/100, ou seja, 0,2. Nesse caso, temos a seguinte fórmula: =100*0,2 Com qualquer uma dessas fórmulas, o resultado é o mesmo, ou seja, 20. Calculando a quantidade, quando o total e a porcentagem são conhecidos Na planilha a seguir, calcularemos o valor porcentual referente ao imposto sobre a compra de um determinado produto. Considerando que o imposto seja 8.9% do valor da compra e que o valor total desta compra tenha sido R$ 800,00, calcularemos o valor total do imposto cobrado. Faça o seguinte: 1. Crie uma tabela como a da ilustração a seguir e clique na célula B3; 108

109 Porcentagem e referência de células 3 2. Digite a fórmula =B1*B2; 3. Pressione ENTER para calcular o valor do imposto. Calculando a porcentagem, quando o total e a quantidade são conhecidos Aproveitando a tabela anterior, vamos calcular o porcentual que o imposto representa sobre o valor total da compra. Para executar esse procedimento, você precisa seguir os seguintes passos: 1. Apague os valores, redigite o valor do imposto e posicione o cursor na célula B2; 2. Digite a fórmula =B3/B1 e tecle ENTER. O resultado é demonstrado a seguir: 109

110 Excel - Módulo I Calculando o total, quando a quantidade e a porcentagem são conhecidas Para o cálculo do total, quando se conhece a quantidade e a porcentagem, aproveitaremos a tabela anterior. Faça o seguinte: 1. Apague o total e a taxa e redigite somente a taxa, conforme demonstrado na ilustração a seguir: 2. Digite a fórmula =B3*1/B2, como mostra a seguinte imagem: 3. Pressione ENTER. Calculando, como uma porcentagem, a diferença entre dois números No Excel, dá para expressar, em porcentagem, a diferença entre dois valores. Dê uma olhada nos passos a seguir: 1. Crie uma tabela conforme a da ilustração adiante: 110

111 Porcentagem e referência de células 3 2. Digite, na célula B3, a fórmula =(B2/B1)-1 e pressione ENTER; A matemática prioriza a divisão e a multiplicação de qualquer forma, então não é necessária a colocação dos parênteses. Você pode omitilos ou incluí-los, caso ache que a fórmula fica mais organizada ou fácil de visualizar. 3. A diferença porcentual entre os valores das células B1 e B2 vai aparecer na célula B3. Mas, para visualizar o valor em forma de porcentual, você precisa apertar o botão Estilo de Porcentagem, do grupo Número, na guia Página Inicial. Se quiser, aumente também o número de casas decimais da visualização, com o botão Aumentar Casas Decimais, localizado no mesmo grupo. O resultado é o seguinte: 111

112 Excel - Módulo I 3.3. Referências Com as referências, você atribui um código simples, ou um nome, para cada célula de uma planilha. Assim você consegue criar fórmulas com variáveis. Imagine que você precise somar os valores de uma coluna, e esses valores possam mudar com o tempo. Se, em vez de usar valores numéricos absolutos, você referenciar as células ou intervalos de células que devem ter seus valores somados e criar uma fórmula para efetuar essa soma, ela será feita automaticamente e sempre trará o resultado certo, mesmo se alguma parcela da soma tenha seu valor alterado. As referências externas ou vínculos são as referências de células em outras pastas de trabalho. O estilo de referência que o Excel usa por padrão chama A1. Para se referir a colunas, o estilo A1 utiliza letras, chamadas de títulos de coluna. Existe um total de colunas, com letras que vão de A até XFD. Para se referir a linhas, o estilo A1 utiliza números, indo de 1 até Os números são chamados de títulos de linha. Para fazer referência a uma célula, você só precisa inserir a letra da coluna seguida do número da linha. É o que acontece, por exemplo, em E5, em que E é a coluna e 5 é a linha. Logo, E5 refere-se à célula existente nessa interseção. Você também pode referenciar outras pastas de trabalho e células de outras planilhas na mesma pasta de trabalho. É comum copiar uma fórmula criada em uma determinada célula para as demais células da coluna ou da linha. Mas, muitas vezes, o endereço de uma determinada célula não pode variar ao passar a fórmula para as outras células. Para evitar essa variação, a fórmula deve conter um endereço fixo Tipos de endereços Existem três tipos de endereços de células em fórmulas: Absoluto: É o tipo em que a linha e a coluna estão fixas, não sofrendo alteração ao copiar a célula. O endereço absoluto tem um cifrão ($) antes da referência da linha e da coluna. Por exemplo, se uma célula tiver a referência $F$1, em sua fórmula, e for copiada para outra célula, essa referência sempre será $F$1; 112

113 Porcentagem e referência de células 3 Relativo: Neste endereço, nenhum elemento (linha ou coluna) está fixo. Quando você copia uma célula contendo o endereço relativo em sua fórmula, o endereço é ajustado de acordo com a posição que será ocupada pela célula. Isso significa que, se a célula tiver a referência D3 em sua fórmula, quando você copiar essa célula para uma linha abaixo, a referência passará a ser D4. Se copiar para uma coluna à direita, a referência será E3; Misto: Neste tipo, somente a linha ou a coluna está fixa. O endereço misto tem um cifrão ($) antes da referência da linha ou da coluna. Por exemplo, em $G2, o cifrão fixa a coluna. Já em G$2, o cifrão fixa a linha Nomeando células Fazer referência a uma ou mais células é prático e seguro, quando nomeamos a célula e utilizamos o nome para referenciá-la. Além de cada célula na planilha poder ter um nome diferente, o próprio nome pode ser usado, em toda a pasta de trabalho, como referência à célula. Para nomear uma ou mais células, faça o seguinte: 1. Selecione uma célula ou um grupo de células, que podem estar próximas umas das outras ou alternadas; 2. Escolha a guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos e, por fim, o comando Definir Nome. A caixa de diálogo Novo Nome será exibida; O campo Refere-se a já possui o endereço absoluto da célula previamente selecionada, inclusive com o nome da planilha. Se ocorrer um erro na seleção da célula, você só precisa alterar a referência; 113

114 Excel - Módulo I 3. Em Nome, digite o nome para a célula de acordo com as seguintes regras: O primeiro caractere do nome deve ser uma letra ou um sublinhado; Não pode haver espaço em nomes compostos; Não pode ser semelhante a uma referência de célula, como A1; Pode conter, no máximo, 255 caracteres. 4. Clique em OK. Uma alternativa mais rápida é a seguinte: 1. Selecione a célula; 2. Clique na Caixa de nome; 3. Digite o nome para a célula e pressione ENTER. Todas as vezes em que você selecionar a célula, depois de nomeá-la, o nome dela aparecerá, na Caixa de nome, no lugar da referência da linha e da coluna. Em uma planilha, não tem como dar o mesmo nome para células diferentes, mas uma única célula pode conter vários nomes. 114

115 Porcentagem e referência de células Utilizando a célula nomeada em fórmulas Depois de nomear a célula, você pode usar o nome para referenciá-la nas fórmulas. Quando faz isso, a célula já fica fixa automaticamente. Cuidado para não escrever o nome incorretamente, ao criar uma fórmula que utilizará esse nome posteriormente. Os nomes não diferenciam caracteres maiúsculos e minúsculos, mas, quando houver acento, é necessário digitá-lo. Para conferir os nomes que existem na pasta de trabalho, ou acessar as regiões nomedas, basta clicar na seta drop-down da Caixa de nome. No exemplo a seguir, você verá como calcular o resultado de receitas e despesas, utilizando apenas células nomeadas. Para o exemplo, criamos três planilhas diferentes: a Plan1 traz as receitas, a Plan2 mostra as despesas, e a Plan3 vai ser usada para calcular a diferença entre as duas. 1. Selecione as células D2 a D6 da planilha Plan1; 2. Na Caixa de nome, digite Receitas e pressione ENTER; 3. Vá para a Plan2 e dê o nome Despesas ao intervalo de células D2 a D6. 115

116 Excel - Módulo I Agora vamos calcular a soma de despesas e de receitas, utilizando os nomes das colunas referentes. 1. Na Plan2 mesmo, posicione o cursor na célula A2 e clique sobre o botão Soma, localizado no grupo Edição da guia Página Inicial; 2. Digite as iniciais do nome. Assim que a etiqueta for exibida, tecle TAB para consolidar o nome; 3. Pressione ENTER. A célula passa a exibir a soma do range, como você pode ver na imagem seguinte: Repita o mesmo procedimento, na Plan1, para totalizar as receitas. Quando tiver as duas somas, chegou a hora de nomear a célula do total de despesas: 1. Volte para a Plan2 e posicione o cursor sobre a célula A2; 116

117 Porcentagem e referência de células 3 2. Na Caixa de nome, digite Tot_Despesas e pressione ENTER; 3. Faça o mesmo, na Plan1, para nomear a célula do total de receitas. Dê o nome de Tot_Receitas. Agora vamos calcular a diferença entre os dois totais: 1. Na Plan3, posicione o cursor na célula A2; 2. Inicie uma fórmula com o sinal de igual (=) e digite as iniciais do nome da célula Tot_Receitas, como mostra a imagem adiante: 3. Pressione a tecla TAB e crie a fórmula ilustrada a seguir: 4. Pressione ENTER. O resultado é exibido na célula. Uma tecla de atalho que talvez te ajude bastante, caso você tenha nomeado muitos intervalos de células, é o F3. Apertando essa tecla, você abre a janela Colar nome, que traz uma lista com todos os nomes criados. 117

118 Excel - Módulo I Excluindo e editando um nome Vamos conferir como se exclui um nome: 1. Escolha a guia Fórmulas / grupo Nomes Definidos / comando Gerenciador de Nomes (ou use as teclas de atalho CTRL + F3). É aberta a janela Gerenciador de Nomes, onde você pode criar, editar e excluir os nomes de uma célula. 2. Clique no nome a ser excluído e, em seguida, no botão Excluir. 118

119 Porcentagem e referência de células 3 Para editar um nome ou alterar sua referência, selecione-o e clique em Editar..., na mesma janela Gerenciador de Nomes. Na janela Editar Nome, você pode alterar o nome ou a referência Evitando problemas em células que referenciam fórmulas O principal objetivo da criação de fórmulas com referências de células em seu conteúdo é dinamizar a planilha. Dessa forma, caso algum valor seja alterado em uma célula, as células que contêm fórmulas que se baseiam direta ou indiretamente no valor alterado serão automaticamente atualizadas. Devido à dinâmica da planilha, é importante estar atento para não excluir células que sejam referenciadas nas fórmulas. Porém é possível que os valores das fórmulas fiquem consolidados e as células que geraram os valores não precisem mais existir. Para excluir essas células, primeiro você precisa transformar as fórmulas em valores, ou seja, manter somente os valores das células que são constantes. Desse modo, as fórmulas deixarão de existir. Veja os passos necessários para transformar as fórmulas em valores: 1. Selecione as células com as fórmulas; 119

120 Excel - Módulo I 2. Escolha a guia Página Inicial / grupo Área de Transferência / comando Copiar (ou use as teclas de atalho CTRL + C); 3. Mantenha as células selecionadas e escolha a guia Página Inicial / grupo Área de Transferência; 4. Clique na seta drop-down localizada abaixo de Colar e selecione Colar especial. Outra alternativa é clicar com o botão direito do mouse em uma célula já selecionada e escolher Colar especial. 120

121 Porcentagem e referência de células 3 A caixa de diálogo Colar especial é aberta. 5. Escolha a opção Valores e clique no botão OK. Você acabou de fazer as fórmulas desaparecerem e as células passarem a ter valores constantes. Esse mesmo procedimento pode ser executado para colar somente os valores das células em outra planilha ou em outra pasta de trabalho. Para isso, depois de copiar as células, basta selecionar a outra planilha e utilizar o comando Colar especial... para colar os valores. 121

122 Excel - Módulo I Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. Trabalhar com porcentagens no Excel é como trabalhar com porcentagens em uma calculadora. Para saber quanto representa a porcentagem de um número, você só precisa multiplicá-lo pela porcentagem que se deseja conhecer; Com as referências, você atribui um código simples, ou um nome, para cada célula de uma planilha. Assim você consegue criar fórmulas com variáveis; O principal objetivo da criação de fórmulas com referências de células em seu conteúdo é dinamizar a planilha. Dessa forma, caso algum valor seja alterado em uma célula, as células que contêm fórmulas que se baseiam direta ou indiretamente no valor alterado serão automaticamente atualizadas. 122

123 Porcentagem e referência de células 3 Teste seus conhecimentos

124 Excel - Módulo I 1. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) Quando inserimos um valor numérico acompanhado do símbolo porcentual, será necessário formatar a célula para que o valor adquira o formato correto. b) Quando inserimos um valor numérico acompanhado do símbolo porcentual, o Excel automaticamente divide esse valor por 100 e formata a célula. c) Quando inserimos um valor numérico acompanhado do símbolo porcentual, o Excel transforma a célula com esse valor em texto, não sendo mais possível utilizá-la em cálculos. d) Quando inserimos um valor numérico acompanhado do símbolo porcentual, o Excel automaticamente divide esse valor por 10 e formata a célula. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) O nome de uma referência pode ser composto e podemos utilizar espaços. b) O nome de uma referência pode ser composto e não podemos utilizar espaços. Temos que utilizar hífen para separar os nomes. c) O nome de uma referência pode ser composto e não podemos utilizar espaços. Temos que utilizar sublinhado para separar os nomes. d) Não há possibilidade de utilizarmos nomes compostos em referências. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 124

125 Porcentagem e referência de células 3 3. Qual o procedimento para editar uma referência? a) Selecioná-la na caixa de nome e alterar o endereço. b) Selecionar o comando Gerenciador de Nomes do grupo Revisão de Texto da guia Revisão. c) Selecionar o comando Pesquisar do grupo Nomes Definidos da guia Fórmulas. d) Selecionar o comando Gerenciador de Nomes do grupo Nomes Definidos da guia Fórmulas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4.Para fixar uma referência de célula, qual o caractere que devemos utilizar? a) $ b) * c) d) & e) # 125

126 Excel - Módulo I 5. Quando utilizamos uma referência mista para fixar somente a linha, qual das alternativas devemos usar? a) $A$1 b) $A1 c) A$1 d) $A1$ e) A1$ 126

127 Funções 4 99 Categorias de função; 99 Inserção de uma função; 99 Operadores de referência; 99 Utilização de funções; 99 Funções aninhadas.

128 Excel - Módulo I 4.1. Introdução Você já sabe usar fórmulas no Excel. Agora vamos avançar um pouco mais, porque chegou a hora de aprender sobre um dos recursos mais utilizados nas fórmulas do Excel: as funções. Se você for verificar quantas funções existem no Excel, vai ficar assustado. A quantidade é enorme, e as operações que dá para fazer com elas são inúmeras. Mas existem algumas funções que não tem como não conhecer, e é a essas funções indispensáveis que este capítulo se dedica. Existe uma estrutura que forma as funções. Primeiro você usa um sinal de igual (=) e o nome da função. Depois, entre parênteses, coloca os argumentos da função, separados por ponto e vírgula. Dê uma olhada na sintaxe a seguir: =NOME DA FUNCAO(Argumento1;Argumento2;...Argumento255) As funções só não começam com um sinal de igual (=) quando estiverem no meio de uma fórmula. Enquanto você digita uma função interna, o Excel 2013 já mostra uma dica de ferramenta com a sintaxe e os argumentos, conforme ilustrado a seguir: Clicando em uma célula e pressionando SHIFT + F3, você abre a caixa de diálogo Inserir Função. Nela, você tem acesso a uma lista das funções disponíveis. Números, texto, valores lógicos (por exemplo, VERDADEIRO ou FALSO), matrizes, valores de erro (por exemplo, #N/D), referências de célula, constantes, fórmulas ou outras funções podem constituir o que chamamos de argumento, que deve produzir um valor válido quando atribuído. Cada função tem um número máximo de argumentos permitidos, que nunca pode ultrapassar 255. Os parênteses devem ser abertos e fechados, mesmo quando a função não possuir argumentos. 128

129 Funções 4 Quando uma função possui até dois argumentos, é mais prático digitar tudo na própria célula. Mas, quando a funções tem muitos argumentos, você pode preferir trabalhar com o assistente de função, que é aberto, como dissemos, pelo atalho SHIFT + F3, pela barra de fórmulas ou pelo comando Inserir Função, encontrado no grupo de comandos Biblioteca de Funções, na guia Fórmulas. Confira as maneiras de acessar esse comando na imagem adiante: 4.2. Categorias de função As funções do Excel são divididas nas seguintes categorias, de acordo com sua funcionalidade: Cubo; Web; Data e Hora; Engenharia; Financeira; Informações; Lógica; Pesquisa e Referência; Matemática e Trigonométrica; Estatística; Texto; Compatibilidade. 129

130 Excel - Módulo I 4.3. Inserindo uma função Na falta de uma, você tem várias alternativas para inserir funções em uma planilha do Excel. O resultado de uma função sempre será o mesmo, independente do método de inserção que você escolher Caixa de diálogo Inserir Função Algumas funções você vai usar tanto, que será impossível não decorar suas fórmulas. O problema é quando você precisar de uma função menos frequente ou com um monte de argumentos. Fica difícil manter tudo na memória. Por isso, o Excel possui um assistente para a criação de fórmulas que contenham funções. Esse assistente pode ser utilizado para qualquer uma das funções internas do Excel. Veja, nos passos seguintes, como utilizar esse assistente: 1. Clique na célula na qual deseja inserir uma função; 2. Clique na guia Fórmulas e, no grupo Biblioteca de Funções, clique no botão Inserir função, que abrirá a caixa de diálogo Inserir função, ilustrada na próxima imagem. Essa caixa de diálogo também pode ser aberta por meio do atalho SHIFT + F3; 130

131 Funções 4 3. Localize a função desejada e selecione-a. Você pode realizar uma busca, digitando uma descrição da operação que quer fazer no campo Procure por uma função, ou filtrar as funções existentes por categoria; 4. Clique em OK ou pressione ENTER. A caixa de diálogo Argumentos da função será aberta: 5. Insira os argumentos da função. A referência pode ser inserida por meio de digitação ou pela seleção das células com o mouse (o que é mais seguro). Na parte inferior da janela, será exibido o resultado da fórmula, apenas para confirmação; 6. Clique em OK. O resultado é exibido na célula selecionada: Se o assistente estiver na frente das células da planilha, impedindo a visualização e a seleção, você pode arrastá-lo para outra área. Basta clicar em qualquer parte cinza da caixa (com exceção dos botões Cancelar, Ajuda ou OK) e arrastá-la para uma área em que ela não vá mais atrapalhar. 131

132 Excel - Módulo I Utilizando a Faixa de Opções Se não quiser abrir o assistente para buscar a função desejada, você pode encontrar todas as categorias de funções na Faixa de Opções, na guia Fórmulas, grupo Biblioteca de Funções. Clique em uma categoria, e as funções dela são exibidas, conforme destacado na imagem a seguir: Utilizando o recurso AutoCompletar Se quiser digitar a fórmula diretamente nas células, o recurso AutoCompletar vai ser muito útil. Ao digitar = e a primeira letra do nome da função, é exibida uma lista com todas as funções do Excel iniciadas com a letra digitada, como você pode conferir na próxima imagem. Para escolher a função, basta rolar para baixo e clicar duas vezes na função que você quiser usar. 132

133 Funções Utilizando a Caixa de nome Uma última alternativa é usar a lista de funções que aparece na Caixa de nome, assim que você digita um sinal de igual (=) em qualquer célula vazia. Quando faz isso, ela deixa de exibir o nome da célula para exibir o nome da última função utilizada via assistente. Um clique na seta drop-down à direita do nome da função exibe uma lista com as últimas 10 funções solicitadas via assistente de função, como mostrado a seguir: Caso a função que você quer usar não faça parte da lista, clique em Mais funções... para exibir a caixa Inserir função Operadores de referência Os operadores de referência, muito utilizados nas funções, têm a finalidade de fazer referência a intervalos de células sequenciais ou alternados. Os operadores de referência são o ponto e vírgula (;) e os dois pontos (:). Ponto e vírgula (;): Operador de união, utilizado para fazer referência apenas às referências isoladas. Assim, A2;B8 refere-se apenas às células A2 e B8; Dois pontos (:): Operador de região, utilizado para fazer referência ao intervalo de células entre as duas referências. A2:B8, por exemplo, refere-se a todas as células localizadas entre a primeira referência, A2, e a segunda, B8, incluindo ambas. 133

134 Excel - Módulo I 4.5. Utilizando funções Agora vamos mostrar onde e como você pode usar algumas das funções mais comuns do Excel 2010, como SOMA, MÁXIMO, MÍNIMO, HOJE, AGORA, CONT. VALORES e mais algumas SOMA Somar elementos é a operação que os usuários do Excel fazem com mais frequência. Existe uma ferramenta criada especialmente para oferecer auxílio nas situações em que temos de somar intervalos de células: trata-se do botão Soma, localizado nos seguintes locais: Grupo Edição da guia Página Inicial; Categoria AutoSoma do grupo Biblioteca de Funções, da guia Fórmulas. Para acessar Soma, clique na seta para baixo do botão AutoSoma e em Soma; Na opção Totais da ferramenta Análise Rápida. Uma alternativa ao botão Soma é digitar a função SOMA diretamente em uma célula da planilha. A sintaxe de SOMA é a seguinte: =SOMA(núm1;núm2;...) Em que núm1, núm2,... são argumentos, de 1 até no máximo 255, cuja soma ou valor total desejamos obter. 134

135 Funções 4 Pronto para ver um exemplo do funcionamento da função SOMA? Para este primeiro exemplo, usaremos a caixa de diálogo Inserir Função. Queremos somar a produção do mês 1 e a produção do mês 2, dispostas em colunas distintas, como na imagem adiante: 1. Selecione a célula C2, abra a caixa de diálogo Inserir Função, selecione a função SOMA e clique em OK. 2. Na caixa de diálogo Argumentos da função, posicione o cursor no campo Núm1 e, de volta à planilha, selecione as células A2 a A10; 3. Posicione o cursor no campo Núm2 e selecione as células B2 a B10; 4. Clique no botão OK. 135

136 Excel - Módulo I A função apresentará o total da soma das duas produções, como você pode ver a seguir: Acabamos de mostrar como você pode usar uma função através do assistente. Ele tem uma interface bastante amigável, e permite que, mesmo que não esteja completamente familiarizado com a função, você consiga extrair o que precisa dela. Como já mencionamos, à medida que você ficar mais experiente no Excel, vai memorizar as sintaxes das funções naturalmente. Sabendo as sintaxes, você agiliza os procesos, pois basta digitar a fórmula diretamente em uma célula, que o resultado já aparece. Por essa maneira ser muito mais rápida, utilizaremos a digitação diretamente na célula para exemplicar as próximas funções abordadas neste capítulo. No caso da SOMA, você chegaria ao mesmo resultado que acabamos de ver, digitando a fórmula =SOMA(A2:A10;B2:B10) na célula C2, como você pode ver adiante: 136

137 Funções 4 Se você não quiser utilizar o assistente, mas não souber as fórmulas de cor, o recurso AutoCompletar deixa as coisas muito mais fáceis. Conforme você vai inserindo a função direto na célula, ele te permite selecionar os argumentos com o mouse. Pegue o exemplo que acabamos de mostrar e veja, através dos passos a seguir, como é tudo muito intuitivo: 1. Selecione a célula onde quer aplicar a função. No caso, C2; 2. Digite o sinal de igual (=), para iniciar uma fórmula, e comece a digitar o nome da função SOMA. Uma lista de funções que começam com as mesmas letras aparecerá. Você pode clicar duas vezes sobre o nome SOMA ou digitálo até o fim e teclar TAB ou abrir parêntese para começar a trabalhar com os argumentos; 3. A partir daí, você pode ou digitar o primeiro argumento, ou selecioná-lo com o mouse. Clique na célula A2 e arraste o mouse até a célula A10. O primeiro argumento, A2:A10, aparecerá automaticamente; 4. Digite um ponto e vírgula (;) para passar para o próximo argumento; 5. Selecione os próximos argumentos, separando cada um deles com um ponto e vírgula; 6. Tecle ENTER para encerrar a função e produzir seu resultado MÍNIMO e MÁXIMO As funções MÍNIMO e MÁXIMO são utilizadas para calcular, respectivamente, o menor e o maior valor numérico de uma lista de valores. As sintaxes das funções MÍNIMO e MÁXIMO são as seguintes: =MÍNIMO(Núm1;Núm2;...Núm255) =MÁXIMO(Núm1;Núm2;...Núm255) Em que: Núm1, Núm2,... são os números dentre os quais desejamos saber o valor mínimo ou máximo. 137

138 Excel - Módulo I Veja algumas considerações sobre a utilização de MÁXIMO e MÍNIMO: Os argumentos utilizados podem ser nomes ou números, regiões, ou até referências que contenham números; São contados os valores lógicos e representações de texto que forem digitadas diretamente na lista de argumentos; Textos, valores lógicos e células vazias em uma região ou em uma referência são ignorados. Apenas os valores numéricos são considerados; Caso não existam números em nenhum argumento, o resultado será 0 (zero); Erros serão causados por argumentos que sejam valores de erro ou que sejam textos que não podem ser traduzidos para números. A planilha seguinte será usada como base para quase todas as funções que veremos neste capítulo, então, para acompanhar os exemplos, crie uma planilha idêntica, na Plan2 do seu arquivo, e siga os passos a seguir, para encontrar os valores máximo e mínimo de produção para os meses 1 e 2: 1. Posicione o cursor sobre a célula B2 e insira a função MÁXIMO; 2. Selecione as células A2 a A10 na planilha da produção do mês, Plan1, e pressione ENTER, para que o valor máximo de produção seja inserido na célula; 138

139 Funções 4 3. Repita o método dos passos anteriores, só que, agora, na célula B3, para obter o máximo produzido no mês 2; 4. Insira a função MÍNIMO na célula C2, para extrair o mínimo produzido no mês 1, e repita o procedimento para obter o mínimo do mês MÉDIA Vamos acrescentar mais uma informação ao nosso controle: a média de quantidades produzidas nos meses 1 e 2. Para obter esse resultado, vamos primeiramente acrescentar os campos MESES 1 e 2, na célula A6, e MÉDIA, na célula B5. A partir daí, siga os passos adiante: 1. Selecione a célula B6 e insira a função MÉDIA. 2. Como argumento, selecione as colunas A e B da Plan1. O resultado é o seguinte: 139

140 Excel - Módulo I HOJE e AGORA Valores de data são constantes, ou seja, não são alterados. Mas, em alguns casos, existe a necessidade de que o valor seja atualizado de acordo com a data ou o horário atual. Para esses casos, utilizamos as funções HOJE e AGORA. Para que uma célula exiba sempre a data atual, de acordo com a data do computador em que o arquivo for aberto, utilizamos a função HOJE. A sintaxe de HOJE é a seguinte: =HOJE( ) Essa função não possui argumentos, e produz o seguinte resultado: A exibição dos valores de data e hora depende do formato que estiver configurado no Painel de Controle, em Opções regionais e de idioma no sistema operacional (Windows). A função AGORA retorna o número de série sequencial da data e da hora atuais. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. A sintaxe de AGORA é a seguinte: =AGORA( ) Tanto a função HOJE quanto a função AGORA serão atualizadas toda vez que o arquivo for aberto. Elas não ficam estáticas no momento em que foram inseridas. 140

141 Funções CONT. VALORES O Excel possui várias funções para contagem. Uma delas é a função CONT. VALORES, muito utilizada nos casos em que precisamos contar a quantidade de itens de uma lista (no nosso caso, o número de produtos na lista). A função CONT.VALORES faz a contagem das células que não estão vazias em um ou mais intervalos, independente do tipo dos dados inseridos nas células. A sintaxe dessa função é a seguinte: =CONT.VALORES(Valor1,Valor2,...Valor255) Contagem é diferente de soma. A soma dos valores 13 e 7, por exemplo, é 20. Já a contagem desses valores é 2. Os próximos passos mostram o uso da função CONT.VALORES, para contar o número de produções nos dois meses : 1. Insira a função CONT.VALORES na célula C6 e, como argumentos, selecione as células de produção dos meses 1 e 2, que, no exemplo que usamos até agora, são os intervalos A2:A10 e B2:B10 da plan1; 2. Pressione ENTER. A função CONT.VALORES contará o número de células que contêm valores. 141

142 Excel - Módulo I CONT.NÚM A diferença entre a função CONT.NÚM e a CONT.VALORES, que acabamos de ver, é que a CONT.NÚM só considera células que possuam apenas valores numéricos. Se, no exemplo anterior, você, por engano, tivesse selecionado também os tíulos, presentes nas células A1 e B1, o resultado teria sido 20. Com a função CONT.NÚM, essas células jamais teriam sido computadas, pois possuem texto, em vez de números. Veja, a seguir, um exemplo de seu uso: Observe o resultado: SE A função SE é utilizada nas situações em que existe a necessidade de exibir um valor, caso uma condição seja satisfeita, e outro valor, caso a condição não seja satisfeita. O SE é utilizado para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas. A sintaxe de SE é a seguinte: =SE(teste_logico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) 142

143 Funções 4 Em que: teste_logico Qualquer expressão que retorne um valor VERDADEIRO ou FALSO, através de uma comparação de dois elementos. O teste lógico utiliza um operador lógico para fazer essa comparação, e pode conter valores de texto, números e datas, entre outros tipos de dados. Alguns exemplos de testes lógicos são B5=4 e A2<=B5. valor_se_verdadeiro Resultado que será exibido na célula, caso o resultado do teste lógico seja verdadeiro, ou seja, caso a condição seja satisfeita. Esse argumento também pode ser uma fórmula para calcular um valor. valor_se_falso Resultado que será exibido na célula, caso o resultado do teste lógico seja falso, ou seja, caso a condição não seja satisfeita. Assim como o argumento anterior, pode ser uma fórmula para calcular um valor. Vamos conferir um exemplo em que o gasto total com a produção será calculado conforme o total produzido. Caso a produção seja superior a unidades, o custo cairá para R$ 0,25. Já se a produção for inferior ou igual a essa quantia, o valor se manterá em R$ 0,35. Para esse exemplo, traremos o resultado da função SOMA para a célula A9 e listaremos os custos possíveis, 0,25 e 0,35, nas células C9 e C10, pois eles serão usados na fórmula da função SE. Adicionaremos também o campo VR TOTAL, como título para o resultado que desejamos exibir na célula E9. 143

144 Excel - Módulo I Com esses arranjos feitos, siga os passos adiante: 1. Selecione a célula E9 e insira a função SE; 2. O Excel mostrará, de forma fácil de entender, os argumentos que você precisa definir. Como teste lógico, insira a condição A9>21500 (essa expressão afirma que o valor de A9 é maior que 21500); 3. Digite um ponto e vírgula (;) para passar para o próximo argumento. Caso a condição do teste seja satisfeita, queremos que o custo de produção seja R$ 0,25, para cada unidade produzida. Portanto, para calcular o custo total de produção, defina, como segundo argumento, a expressão A9*C9; 4. Novamente separe os argumentos com um ponto e vírgula. Para o terceiro argumento, valor_se_falso, insira A9*C10 (o cálculo deste campo será feito caso a afirmativa do campo Teste_lógico seja falsa); 5. Pressione ENTER. 144

145 Funções 4 No exemplo, o total da produção está abaixo de unidades, portanto a função SE calculou A9*C10 (do campo valor_se_falso). Para cada unidade produzida, o custo foi de R$ 0,35, sem desconto, e o total pode ser visto na imagem seguinte: SOMASE A função SOMASE faz uma soma de valores, mas só das células que satisfizerem um critério estabelecido. Por exemplo: você pode ter uma coluna com várias células, e os únicos valores possíveis para elas são 1 ou 2. Com a SOMASE, você conseguiria somar só as células com valor 1. A sintaxe da função SOMASE é esta: SOMASE(intervalo, critérios, [intervalo_soma]) Uma opção mais sofisticada ainda dessa função é a possibilidade de aplicar a condição de soma a um intervalo, mas somar valores de células de outro. Nesse caso, você usará o argumento intervalo_soma. Vamos mostrar isso num exemplo prático, para ficar mais claro. Pense numa produtora de eventos que tenha uma filial em São Paulo e outra no Rio de Janeiro, com um sistema que registra os ganhos das duas cidades numa mesma planilha como a de baixo: 145

146 Excel - Módulo I Queremos calcular o total de ganhos de cada cidade separadamente. Comece criando a seguinte planilha na Plan2: Agora siga os passos adiante: 1. Selecione a célula B2 da Plan 2 e insira a função SOMASE nela; 2. Como intervalo, que são as células onde a condição vai ser aplicada, selecione as células A2 a A6 da Plan1 (ou simplesmente digite Plan1A2:A6); 3. Com um ponto e vírgula, passe para o argumento critérios, que é a condição. Lembre que queremos que sejam somados apenas os ganhos feitos em São Paulo, então nossa condição é que, dentro do intervalo, só sejam consideradas as células que tenham como valor São Paulo. Digite então São Paulo (com as aspas, afinal toda vez em que você for utilizar uma referência que não seja número ou endereço de célula, você deve colocar esse argumento entre aspas) ou simplesmente clique sobre a célula onde está a o critério. No exemplo, deverá ser a célula A2; 4. Insira mais um ponto e vírgula e, como intervalo_soma, selecione o intervalo onde estão os valores que você quer somar, que aqui são as células B2 a B6 da Plan1; 5. Pressione ENTER; 146

147 Funções 4 O que você fez foi aplicar um critério às células A2 a A6. As células dessa coluna que atendem esse critério estão nas linhas 2, 4 e 6. Mas você definiu também, ao usar o argumento intervalo_soma, que a soma não deve ser feita na coluna A, mas na coluna B, de forma que a função vai buscar, entre as células B2 e B6, os valores correspondentes às células que satisfizeram o critério. O resultado é a soma dos ganhos na cidade de São Paulo. Agora repita, na célula B3 da Plan2, o processo, trocando São Paulo por Rio de Janeiro. No fim, você terá esta planilha: CONT.SE No que a função SOMASE se relaciona com a SOMA, a CONT.SE se assemelha à CONT.VALORES. Ela serve para contar quantas células, dentro de um intervalo, atendem a um critério definido por você. Sua sintaxe é a seguinte: CONT.SE(intervalo, critérios) Retomando nosso exemplo anterior, imagine que você não queira saber o total de cada cidade, mas somar quantos eventos foram feitos em cada uma delas. Para isso, adicione a coluna NÚMERO DE EVENTOS à planilha antiga, como na imagem a seguir: 1. Selecione a célula C2 e insira a função CONT.SE; 147

148 Excel - Módulo I 2. Os argumentos são como os da função SOMASE, com a exceção de que o terceiro argumento não existe. Defina, como intervalo, as células A2 a A6 da Plan1 e, como critério, São Paulo ou simplesmente a célula A2 da Plan2; 3. Repita o processo na célula C3, trocando São Paulo por Rio de Janeiro ou apenas clicando na célula A3; 4. Pressione ENTER. O resultado será o seguinte: E A função E retorna o valor VERDADEIRO, caso todas as condições definidas como argumentos sejam satisfeitas, ou o valor FALSO, se qualquer uma delas não for satisfeita. Esta função é muito mais uma função auxiliar do que de resultados, pois o resultado sempre será VERDADEIRO ou FALSO. A sintaxe de E é esta: =E(lógico1, [lógico2],...) Em que cada argumento designado por lógico é uma condição que deve ser satisfeita, para que a função retorne VERDADEIRO na célula onde for inserida. 148

149 Funções 4 Para entender como funciona a função, siga os próximos passos: 1. Digite 10, na célula A1, e 20 na célula A2; 2. Na célula B1, insira a função E, através da fórmula =E(A1>=10;A2=20). Essa função verificará se o valor da célula A1 é maior ou igual a 10 e se o valor da célula A2 é igual a 20. Se ambas as condições forem satisfeitas, a função escreverá VERDADEIRO; caso contrário, FALSO; A imagem a seguir mostra o resultado: Altere o valor da célula A1 para 5 e veja o resultado OU A função OU é bastante parecida com a função E, mas ela retorna VERDADEIRO se qualquer uma das condições definidas como argumento for satisfeita, ao contrário da E, que exige que todas sejam satisfeitas. A única situação em que a função OU retorna o valor FALSO é quando nenhum argumento for satisfeito. Assim como citado na função E, esta função é mais utilizada como auxiliar. Vamos partir do mesmo exemplo anterior, para mostrar um exemplo da função OU. 149

150 Excel - Módulo I Insira a função OU, na célula B1, com exatamente os mesmos argumentos que usamos na função E, conforme a imagem seguinte mostra: O resultado será o seguinte: Repita o teste que fizemos com a função E: troque o valor da célula A1 de 10 para 5. Como a função OU só exige que uma de suas condições seja satisfeita, o resultado não muda. Veja: PROCV Esta função faz parte das funções de busca ou procura. A função PROCV, juntamente com a função SE, é uma das mais usadas no Excel. Ela possibilita o retorno de uma determinada informação dentro de uma base de dados, quando fornecemos uma chave de busca. Sua utilização é bem simples. A sintaxe da função PROCV é a seguinte: PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [procurar_intervalo]) 150

151 Funções 4 Em que: Argumento Regra O valor a ser procurado na primeira coluna da tabela ou intervalo. O argumento valor_procurado pode ser um valor ou v a l o r _ uma referência. Se o valor que você fornecer para o argumento procurado valor_procurado for menor do que o menor valor da primeira coluna do argumento matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro #N/D. matriz_tabela O intervalo de células que contém os dados. Você pode usar uma referência a um intervalo (por exemplo, A2:D8) ou um nome de intervalo. Os valores na primeira coluna de matriz_ tabela são os valores procurados por valor_procurado. Os valores podem ser texto, números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. O número da coluna no argumento matriz_tabela do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um argumento núm_índice_ núm_índice_coluna de 1 retorna o valor na primeira coluna coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retorna o valor na segunda coluna em matriz_tabela e assim por diante. Um valor lógico que especifica se você quer que PROCV localize uma correspondência exata ou aproximada. Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, ou for omitido, uma correspondência exata ou aproximada será retornada. Se uma correspondência exata não for localizada, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado será retornado. Importante: se procurar_intervalo for VERDADEIRO, ou for omitido, os valores na primeira coluna de matriz_tabela procurar_ deverão ser colocados em ordem ascendente; caso contrário, intervalo PROCV poderá não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, os valores na primeira coluna de matriz_tabela não precisarão ser ordenados. Se o argumento procurar_intervalo for FALSO, PROCV encontrará somente uma correspondência exata. Se houver dois ou mais valores na primeira coluna de matriz_tabela que não coincidem com o valor_procurado, o primeiro valor encontrado será utilizado. Se nenhuma correspondência exata for localizada, o valor de erro #N/D será retornado 151

152 Excel - Módulo I Vamos a um exemplo. Na tabela a seguir, ao informar o código de um produto e teclar ENTER, a função retornará o nome e o valor do produto. Comece criando uma planilha como a seguinte. A linha DEPÓSITO será usada mais tarde, em outro exemplo, então vamos economizar o trabalho e criá-la agora, salvando o arquivo para depois. A seguir, crie a tabela que servirá como base de dados. Essa tabela será chamada também de matriz e é onde a consulta será feita para retornar o nome e o valor dos produtos. A coluna em que consta a chave de busca, que, neste exemplo, é o código, deve estar sempre na primeira coluna da tabela, à esquerda. Na Plan2 do mesmo arquivo, crie a seguinte tabela: 152

153 Funções 4 Em seguida, para facilitar sua vida no futuro, faça uma seleção das colunas A, B e C e dê um nome para essa seleção na Caixa de nome. Você pode escolher o nome que quiser. Neste exemplo, usaremos DEP_LAPA. Vamos verificar, então, como realizar essa busca nos passos seguintes: 1. Selecione a célula B3 da Plan1 e insira a função PROCV nela; 2. Como valor_procurado, selecione a célula B2, que é onde você colocará o código do produto cujo nome e valor quer saber; 3. Digite um ponto e vírgula (;), para passar para o próximo argumento; 153

154 Excel - Módulo I 4. Como matriz_tabela, digite o nome do range (neste exemplo, o nome é o DEP_LAPA que mencionamos). Se não tiver mudado o nome da tabela na Plan2, você pode ir até ela e selecioná-la; 5. Insira mais um ponto e vírgula, para ir ao terceiro argumento; 6. No campo núm_índice_coluna, digite 2, que corresponde ao número da coluna PRODUTO na matriz indicada; 7. Digite um último ponto e vírgula; 154

155 Funções 4 8. No campo procurar_intervalo, digite o valor lógico falso ou o número 0 (zero), a fim de indicar que não há valores entre os intervalos informados, ou seja, o resultado procurado deve ser exatamente do código 10; 9. Pressione ENTER, para que o nome do produto referente ao código seja informado na célula. Repita o procedimento, na célula B4, para buscar o valor do produto pelo código. Não esqueça de mudar o argumento núm_índice_ coluna para 3. Quando tiver terminado o processo nas duas células, o resultado será o seguinte: PROCH A função PROCH é extremamente parecida com a PROCV, que acabamos de ver, com a diferença única de que a busca com PROCH é feita em uma tabela que disponha os dados horizontalmente. O H do nome da função faz referência justamente a isso. Por causa dessa diferença, o argumento núm_índice_coluna, vira núm_índice_lin na função PROCH. Veja a sintaxe: PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_lin; [procurar_ intervalo]) 155

156 Excel - Módulo I Argumento Regra O valor a ser localizado na primeira linha da tabela. Valor_ V a l o r _ procurado pode ser um valor, uma referência ou uma cadeia de procurado texto. Uma tabela de informações onde os dados devem ser procurados. Use uma referência para um intervalo ou um nome de intervalo. Os valores na primeira linha de matriz_tabela podem ser texto, números ou valores lógicos. Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira linha de matriz_tabela M a t r i z _ deverão ser colocados em ordem ascendente:...-2, -1, 0, 1, tabela 2,..., A-Z, FALSO, VERDADEIRO, caso contrário, PROCH pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. Classifique os valores em ordem crescente, da esquerda para a direita. O número da linha em matriz_tabela de onde o valor correspondente deve ser retirado. Um núm_índice_lin equivalente a 1 retorna Núm_índice_ o valor da primeira linha na matriz_tabela, um núm_índice_lin lin equivalente a 2 retorna o valor da segunda linha na matriz_tabela e assim por diante. Um valor lógico que especifica se você quer que PROCH localize uma correspondência exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitido, uma correspondência aproximada é retornada. Em outras P r o c u r a r _ palavras, se uma correspondência exata não for localizada, o intervalo valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, PROCH encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for localizada, o valor de erro #N/D será retornado. Que tal um exemplo? Vamos usar a tabela a seguir para programar uma função que retornará o total de gastos com contas de consumo por mês. Comece criando uma tabela como esta e mudando seu nome para CONTAS: 156

157 Funções 4 Em seguida, na Plan2 do mesmo arquivo, crie uma estrutura onde aplicaremos a função PROCH, como a seguinte: Agora siga estes passos: 1. Selecione a célula B2 e insira a função PROCH; 2. Os argumentos seguem o mesmo modelo da PROCV: o primeiro será B1, que é a célula onde digitaremos as iniciais do mês, para saber o valor dos gastos totais, o segundo é o nome da matriz de busca, CONTAS, o terceiro é a linha dessa matriz onde está o dado que queremos, portanto 5, e o quarto argumento é FALSO; 3. Pressione ENTER; 4. A função está programada. Agora você só precisa digitar as iniciais do mês escolhido na célula B1 e pressionar ENTER, para ver o total na célula B2. Digite JAN por exemplo SUBTOTAL A função SUBTOTAL reúne a funcionalidade de diversas outras funções e retorna um valor, realizando uma operação que varia de acordo com o primeiro argumento que você define na seguinte sintaxe: =SUBTOTAL(núm_função,ref1,[ref2],...]) 157

158 Excel - Módulo I O argumento núm_função é sempre um número que corresponde a uma função do Excel. As possibilidades são estas: núm_função (contando os valores ocultos) núm_função (sem contar os valores ocultos) Função correspondente MÉDIA CONT.NÚM CONT.VALORES MÁXIMO MÍN PRODUTO DESVPAD.A DESVPAD.P SOMA VAR.A VAR.P Isso significa que, se o primeiro argumento da função for 1, será tirada a média dos intervalos definidos nos argumentos ref1, ref2, ref3 e quantos você quiser incluir. Já se o argumento núm_função for 4, será retornado o valor máximo desses intervalos. Vamos a alguns exemplos e com eles você entenderá também a utilidade da segunda coluna da tabela que acabamos de mostrar. 1. Digite os seguintes valores numa planilha: 158

159 Funções 4 2. Selecione a célula A12 e insira a função SUBTOTAL nela; 3. Vamos realizar a soma dos valores das células A1 a A10, portanto, como núm_função, digite 9, insira um ponto e vírgula e selecione as células A1 a A10 com o mouse, ou simplesmente digite A1:A10; 4. Na célula B12, vamos usar a função SUBTOTAL para calcular a média dos mesmos valores. Para isso, digite a função =SUBTOTAL(1;A1:A10). O resultado será o seguinte: 159

160 Excel - Módulo I 5. Selecione a célula A13 e novamente insira a função SUBTOTAL, mas, dessa vez, calcularemos a soma sem levar em conta as células ocultas. Isso quer dizer que o argumento núm_função sairá da segunda coluna da tabela de possibilidades que mostramos. Nesse caso, 109; 6. Repita o processo na célula B13, mudando o argumento núm_função para 101, a fim de calcular a média sem os valores ocultos. Este é o resultado a princípio: 160

161 Funções 4 Não teve diferença, porque nenhum valor está oculto. Vamos resolver isso? 7. Clique com o botão direito na linha 4 e selecione Ocultar. Com isso, os valores da linha 4 ficarão ocultos. As funções SUBTOTAL inseridas nas células A12 e B12 continuam incluindo esses valores em suas operações, mas as funções que você colocou nas células A13 e B13 receberam a instrução de ignorar os valores ocultos. Veja a diferença no resultado: 161

162 Excel - Módulo I 4.6. Funções aninhadas O aninhamento de funções acontece quando você insere uma função como argumento de outra. Vamos mostrar alguns exemplos de construção de aninhamento de funções SE com SE No exemplo a seguir, temos a nota final de um aluno e vamos verificar se ele está aprovado, reprovado ou se vai para exame. Para isso, utilizaremos a planilha adiante: Agora siga os próximos passos: 1. Na célula A2, digite a nota final do aluno. 8,00, por exemplo; 2. Na célula B2, digite =SE(A2>=6; Aprovado ;SE(A2>=3; Exame ; Reprova do )). Essa função verificará se o valor da célula A2 é maior ou igual a 6. Se sim, retornará Aprovado; se não, entrará em outra função SE, que verificará se o valor da célula A2 é maior ou igual a 3. Se sim, a situação retornada será Exame; caso contrário, será Reprovado. O resultado é mostrado na imagem a seguir: Altere o valor da célula A2 para 4,00 e veja o resultado. 162

163 Funções SE com E Vamos incrementar o exemplo. Além de verificar se um aluno está aprovado ou reprovado de acordo com sua nota final, levaremos em conta sua frequência. Para isso, usaremos a tabela adiante: 1. Digite 8,00, na célula, A2 e 90% na célula B2; 2. Na célula C2, digite =SE(E(A2>=6;B2>=60%); Aprovado ; Reprovado ). Essa função verificará se o valor da célula A2 é maior ou igual a 6 e se o valor da célula B2 é maior ou igual a 60%. Se ambas as condições forem satisfeitas, retornará Aprovado; caso contrário, escreverá Reprovado. O resultado é mostrado na imagem a seguir: Altere o valor da célula B2 para 50% e veja o resultado. 163

164 Excel - Módulo I SE com OU Agora vamos dar um exemplo de aninhamento de Se com OU. Pense em uma loja que dá desconto de 10% para qualquer compra acima de R$100,00. Além disso, os vendedores também têm a opção de dar o mesmo desconto, independente do valor da compra. Ou seja, se qualquer uma dessas duas condições o valor da compra ou a vontade do vendedor for satisfeita, o desconto será dado. Vamos verificar o valor total de uma compra de R$140, 00 feita nessa loja. Para isso, usaremos a planilha a seguir: 1. Digite 140,00, na célula A2, e SIM na célula B2. 2. Na célula C3, digite =SE(OU(A2>100;B2= SIM );A2*0,9;A2). Essa função verificará se o valor da célula A2 é maior que 100 ou se o valor da célula B2 é igual a SIM. Se pelo menos uma das duas condições for verdadeira, retornará, na célula C2, o valor da célula A2 multiplicado por 0,9, ou seja, com 10% de desconto; se nenhuma das duas condições for satisfeita, não terá desconto. O resultado é mostrado na imagem adiante: 164

165 Funções SE com PROCV Quando recebemos nosso salário, é descontado o valor para a Previdência Social, o conhecido INSS. Esse valor é baseado em um índice percentual de acordo com o valor do salário, porém existe um valor limite chamado de Teto. Quando o salário atinge esse Teto, o valor do desconto é limitado; caso contrário, o desconto será aplicado de acordo com uma tabela. Vamos calcular o valor de desconto do INSS que incide sobre o salário. Siga estes primeiros passos para preparar o exemplo: 1. Dê à Plan1 o nome Previdência e monte a tabela conforme a figura a seguir: 2. Dê à Plan2 o nome Índices e monte a tabela conforme esta figura: 3. Selecione a tabela de desconto (A2:B4) da planilha Índices e dê a esse intervalo o nome Tabela_INSS; 4. Selecione a célula B6 e dê a ela o nome Valor; 5. À célula B7, dê o nome Teto. 165

166 Excel - Módulo I Vamos calcular por partes, para facilitar o entendimento. Para os salários que ultrapassem o Teto, vamos usar a função SE. 1. Na célula C2, insira a fórmula =SE(B2>=Teto;Valor); 2. Pressione ENTER e observe que aparecerá a palavra FALSO, indicando que o valor do salário não atende à regra definida na função. Toda vez que isso acontecer, significa que falta o argumento para quando a condição não for atendida; 3. Copie a fórmula para as outras células e observe que, nas células onde a condição é verdadeira, o valor máximo aparecerá. No nosso exemplo o valo é de R$430,78. Para os salários que não atinjam o teto salarial, iremos usar a função PROCV. 1. Selecione a célula C2 e pressione a tecla F2, para entrar em modo de edição; 2. Posicione o cursor do mouse antes do parêntese final, clique e insira um ponto e vírgula (;), seguido da fórmula PROCV(B2;Tabela_INSS;2); 3. Lembre-se de que o exercício pede para que, na coluna C, apareça o valor do INSS e não do índice, portanto você deve multiplicar o resultado da função PROCV pelo salário. Insira *B2 ao final da fórmula que você já tem; 4. Feche o parêntese e pressione a tecla ENTER. A fórmula completa deverá ser =SE(B2>=Teto;Valor;PROCV(B2;Tabela_INSS;2)*B2); 166

167 Funções 4 5. Copie a fórmula para as outras células. Se você quiser verificar qual foi o índice aplicado, você pode utilizar o recurso de cálculo parcial da fórmula através dos seguintes passos: 1. Selecione a célula C2 ou qualquer célula que contenha a fórmula; 2. Pressione a tecla F2; 3. Na fórmula, selecione somente a parte que é responsável pelo cálculo do índice. No nosso exemplo, selecione somente a função PROCV e seus argumentos, conforme mostrado a seguir: 4. Pressione a tecla F9, que efetua o cálculo imediato; 5. Observe que aparecerá, no lugar da região selecionada na função, o valor do índice; 6. Após ter verificado o valor do índice, pressione ESC, para recuperar a função com seus argumentos. Caso você pressione ENTER, o valor absoluto substituirá a função. 167

168 Excel - Módulo I Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. As funções são um dos recursos mais utilizados nas fórmulas do Excel. Para usar uma, primeiro você usa um sinal de igual (=) e o nome da função. Depois, entre parênteses, coloca os argumentos, separados por ponto e vírgula; As funções do Excel são divididas nas seguintes categorias, de acordo com sua funcionalidade: Funções de Suplemento e Automação, Funções de Cubo, Funções de Web, Funções de Data e Hora, Funções de Engenharia, Funções Financeiras, Funções de Informações, Funções Lógicas, Funções de Pesquisa e Referência, Funções de Matemática e Trigonometria, Funções Estatísticas, Funções de Texto e Funções de Compatibilidade; Na falta de uma, você tem várias alternativas para inserir funções em uma planilha do Excel. Você pode usar a caixa de diálogo Inserir Função, a Faixa de Opções, o recurso AutoCompletar e a Caixa de nome, cada uma com seus recursos especiais e aplicadas de acordo com a necessidade; Os operadores de referência, que são os dois pontos (:) e o ponto e vírgula (;), têm a finalidade de fazer referência a intervalos de células sequenciais ou intervalos alternados; Algumas das funções mais usadas no Excel 2013 são: SOMA, SE, MÁXIMO, MÍNIMO, HOJE, AGORA e CONT.VALORES, cada qual com funcionalidades práticas definidas; Podemos inserir uma função como argumento de outra função, criando um ninho. Essas são as funções aninhadas. 168

169 Funções 4 Teste seus conhecimentos

170 Excel - Módulo I 1. Com qual caractere devemos iniciar uma operação matemática? a)? b) / c) = d) & e) ; 2. Qual das sintaxes adiante está correta para a utilização da função SE? a) =SE([valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso];teste_lógico) b) =SE(teste_lógico;[valor_se_falso];[valor_se_verdadeiro]) c) =SE([valor_se_verdadeiro];teste_lógico;[valor_se_falso]) d) =SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso]) e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 170

171 Funções 4 3. Qual sintaxe está correta para a utilização da função PROCV? a) =PROCV(valor_procurado;núm_índice_coluna; matriz_tabela) b) =PROCV(valor_procurado;[procurar_intervalo];matriz_tabela) c) =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_ coluna;[procurar_intervalo]) d) =PROCV(intervalo;critérios;[intervalo_soma]) e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) Ponto-e-vírgula (;): Operador de união, utilizado para fazer referência às referências isoladas, apenas. Assim, A2;B8 refere-se apenas às células A2 e B8. b) Dois pontos (:): Operador de união, utilizado para fazer referência às referências isoladas, apenas. Assim, A2:B8 refere-se apenas às células A2 e B8. c) Sublinhado (_): Operador de união, utilizado para fazer referência às referências isoladas, apenas. Assim, A2_B8 refere-se apenas às células A2 e B8. d) Maior (>): Operador de união, utilizado para fazer referência às referências isoladas, apenas. Assim, A2>B8 refere-se apenas às células A2 e B8. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 171

172 Excel - Módulo I 5. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) A função CONT.VALORES conta células não vazias em um grupo de células selecionadas. b) A função CONT.VALORES conta células com valores numéricos em um grupo de células selecionadas. c) A função CONT.VALORES conta células vazias em um grupo de células selecionadas. d) A função CONT.VALORES conta células com valores monetários em um grupo de células selecionadas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 172

173 Manuseando planilhas simultaneamente 5 99 Referências tridimensionais (3D); 99 Movimentação ou cópia de planilhas; 99 Trabalho simultâneo com diversas planilhas.

174 Excel - Módulo I 5.1. Introdução Para aumentar seu desempenho no Excel, abuse da possibilidade de executar muitos de seus comandos simultaneamente em diversas planilhas. Isso facilita muito o trabalho, especialmente quando você estiver trabalhando com várias planilhas que tenham a mesma estrutura Referências tridimensionais (3D) As fórmulas de uma planilha que podem fazer referência a valores de outras planilhas ou pastas de trabalho são chamadas de referências tridimensionais ou referências 3D. Com elas, você pode não apenas referenciar células, mas também referenciar diversos intervalos de células, de várias planilhas simultaneamente. A forma mais simples de fazer referência a uma célula de outra planilha, na elaboração de uma fórmula, é começar com o sinal de igual e, em seguida, clicar na célula com o valor desejado, para que o Excel insira a referência na fórmula automaticamente. Usando uma referência tridimensional ou 3D, qualquer modificação na célula referenciada vai gerar uma alteração automática de resultado. É importante saber que, quando você usa a referência tridimensional, os endereços das células de outras planilhas trazem o nome da planilha à qual pertencem com um ponto de exclamação (!), como na referência Taxas!A2. Caso o nome da planilha tenha espaço (palavras separadas), ele deverá estar entre apóstrofes, como em Saldos Apontados!A2. 174

175 Manuseando planilhas simultaneamente 5 A pasta de trabalho que ilustrará nosso exemplo possui duas planilhas. A primeira, que contém os saldos das contas, chama Saldos Apontados. A segunda, que contém a taxa que corrigirá os saldos da primeira, chama Taxas. Siga estes passos: 1. Clique na célula B2 da planilha Saldos Apontados e digite o sinal de igual (=); 175

176 Excel - Módulo I 2. Clique sobre a célula A2, digite asterisco (*), para multiplicar, e abra parêntese ((); 3. Na guia da planilha Taxas, clique sobre a célula A2; 4. Digite o operador de adição +, digite 1 e feche parêntese ()); 5. Pressione a tecla ENTER. A fórmula será inserida na célula e o cursor retornará automaticamente para a planilha de origem. 176

177 Manuseando planilhas simultaneamente 5 Agora, para estender a fórmula inserida na célula B2 até a célula B5, você precisa primeiro fixar a leitura à célula A2 da planilha Taxas, como explicado a seguir: 1. Na barra de fórmulas, clique na referência à célula A2 da planilha Taxas; 2. Pressione a tecla F4, para fixar a leitura à célula; 3. Pressione ENTER. Depois, clique sobre o botão de sequência da célula B2 e arraste até a célula B5. 177

178 Excel - Módulo I 5.3. Movendo ou copiando uma planilha Você pode mover ou copiar uma planilha para outra pasta de trabalho. Para mover uma planilha, siga os passos adiante: 1. Abra a pasta de trabalho que contém a planilha a ser movida e a pasta de trabalho que será o destino da planilha; 2. Selecione a planilha a ser movida (pode ser mais de uma), clique com o botão direito do mouse sobre o nome da guia da planilha e escolha Mover ou copiar...; A seguinte caixa de diálogo é aberta: 3. No campo Para pasta, há uma lista das pastas de trabalho abertas. Nessa lista, escolha a pasta para a qual a planilha deverá ser endereçada; 178

179 Manuseando planilhas simultaneamente 5 4. A caixa Antes da planilha exibe os nomes das planilhas existentes na pasta escolhida. Selecione uma planilha nessa caixa, para especificar o posicionamento, ou clique em (mover para o final), para que a planilha seja inserida após a última planilha da pasta de trabalho; 5. Clique em OK. Para copiar uma planilha para outra pasta de trabalho, veja os seguintes passos: 1. Abra a pasta de trabalho que contém a planilha a ser copiada e a pasta de trabalho que será o destino da planilha; 2. Selecione a planilha a ser copiada (pode ser mais de uma), clique com o botão direito do mouse sobre o nome da guia da planilha e escolha Mover ou copiar...; 3. Marque a caixa Criar uma cópia. Mover uma planilha faz com que ela deixe de existir na pasta original e passe a fazer parte da pasta de trabalho de destino. Copiar uma planilha faz com que ela permaneça na pasta de trabalho original e que apenas seja criada uma cópia na pasta de trabalho de destino. 179

180 Excel - Módulo I 5.4. Trabalhando simultaneamente com diversas planilhas Neste tópico, vamos construir uma pasta de trabalho para acompanhamento de conta corrente. O acompanhamento será feito por três meses, de janeiro a março. O usuário digitará os depósitos e saques totais ao final de cada dia. As fórmulas constantes nas planilhas calcularão os saldos diários, o volume de depósitos e de saques de cada mês. A primeira planilha, Consolidado, apresenta um consolidado de cada mês. As planilhas Janeiro, Fevereiro e Março apresentam os relatórios de depósitos e saques, além dos saldos diários. Com exceção da planilha de janeiro, por ser a primeira, o saldo inicial de cada mês será o final do mês anterior. Ou seja, os saldos serão transportados de um mês para o outro. 180

181 Manuseando planilhas simultaneamente 5 Montando a planilha Consolidado Veja, a seguir, como montar a planilha Consolidado: 1. Abra uma pasta de trabalho e renomeie a planilha conforme a ilustração a seguir: 2. Digite e formate os dados da planilha Consolidado conforme a ilustração a seguir: Para preencher os títulos dos meses de fevereiro e março, clique na alça de preenchimento da célula A2 e arraste o mouse até a célula A4. O Excel preencherá automaticamente os nomes dos meses. Montando as planilhas mensais As planilhas de acompanhamento mensal terão o mesmo layout e os mesmos cabeçalhos. Portanto, basta montar a primeira planilha. Para produzir as demais planilhas mensais, você fará cópias da primeira. Crie uma nova planilha, digite e formate os dados conforme demonstrado na ilustração a seguir: 181

182 Excel - Módulo I Após concluir a inserção dos dados, basta produzir duas cópias dessa planilha conforme os passos a seguir: 1. Clique na guia da planilha 2 e mantenha a tecla CTRL pressionada; 2. Em seguida, com o botão do mouse pressionado, arraste-o para a direita e solte o botão para inserir a cópia; 3. Repita o passo a passo anterior, agora para inserir a última planilha. Depois, renomeie as planilhas com os nomes dos meses que elas reproduziram, conforme a ilustração a seguir: Então, retorne para a planilha de janeiro e construa a coluna de datas, conforme explicado a seguir: 1. Clique na célula A2 da planilha Janeiro; 2. Ative o menu de listagem Preencher e clique em Série...; Ao clicar em Série..., a caixa de diálogo Série é aberta. Então, faça o seguinte: 1. Na seção Série em, selecione a opção Colunas; 2. Na seção Tipo, certifique-se de que a opção Data esteja selecionada. Como o cursor está sobre uma célula que contém data, essa opção é selecionada automaticamente; 182

183 Manuseando planilhas simultaneamente 5 3. Na seção Unidade de data, selecione a opção Dia da semana. Isso faz com que somente os dias de segunda a sexta sejam preenchidos pelo recurso; 4. Digite a data do último dia do mês no campo Limite e clique no botão OK. Agora, é só repetir as instruções dos dois últimos passo a passos para preencher as datas das demais planilhas. Uma maneira muito mais rápida de fazer isso é usando nossa conhecida alça de preenchimento. Assim que você tiver a primeira data, selecione a célula, clique na alça de preenchimento, arraste-a até a célula desejada, clique no botão Opções de autopreenchimento e na opção Preencher dias da semana. 183

184 Excel - Módulo I Inserindo as fórmulas das planilhas mensais Antes de inserir as fórmulas para o cálculo do saldo da planilha, digite alguns depósitos e saques conforme a ilustração a seguir: Na planilha Janeiro, o primeiro saldo será igual ao valor do primeiro depósito. Portanto você deve inserir a fórmula conforme descrito na ilustração a seguir: O resultado é o seguinte: 184

185 Manuseando planilhas simultaneamente 5 A fórmula para o cálculo do saldo será a mesma para todas as planilhas mensais. Então basta seguir estas instruções e repetir o procedimento que acabamos de demonstrar para as planilhas Fevereiro e Março: 1. Digite a fórmula =D2+B3-C3; 2. Pressione a tecla ENTER; 3. Estenda a seleção até a célula D

186 Excel - Módulo I O saldo restante na planilha de janeiro será transportado para a planilha de fevereiro. O mesmo ocorrerá com o saldo restante de fevereiro. Portanto, vamos realizar os passos a seguir e repeti-los para a planilha de março: 1. Clique na célula D2 e digite o sinal de igual (=); 2. Mude para a planilha Janeiro e clique na célula D24; 3. Pressione ENTER; 186

187 Manuseando planilhas simultaneamente 5 4. Pressione a tecla de função F2 do teclado sobre a célula D2. Isso fará com que a célula entre no modo de edição; 5. Complemente a fórmula com a informação +B2-C2; 6. Pressione ENTER. Digite a formúla =D2+B3-C3 na célula D3 para calcular o saldo e estenda a sua funcionalidade para as demais células da tabela. Repita o passo a passo para a planilha de março, apontando o último saldo de fevereiro. Inserindo as fórmulas da planilha Consolidado Agora que as fórmulas das planilhas mensais estão concluídas, vamos inserir as fórmulas da planilha Consolidado. Para isso, siga as próximas instruções: 1. Clique na célula B2 da planilha em questão; 187

188 Excel - Módulo I 2. Digite igual (=) e clique sobre a célula que contém o último saldo de janeiro. Feito isso, tecle ENTER; 3. Repita o mesmo procedimento dos passos 1 e 2, agora para inserir os saldos finais de fevereiro e março. Os totais de depósitos mensais serão calculados pela função SOMA. Então, realize o seguinte procedimento: 1. Posicione o cursor na célula C2; 2. No grupo Edição da guia Página Inicial, clique no botão Soma; Note que a função fica aguardando instruções sobre o local a ser somado. 188

189 Manuseando planilhas simultaneamente 5 3. Mude para a planilha Janeiro e selecione as células da coluna Depósito que tenham uma data correspondente na coluna A, ou seja, de B2 a B24; 4. Pressione ENTER; 5. Repita os passos 1 ao 4, desta vez para calcular os totais dos meses de fevereiro e março. Agora repita o passo a passo anterior para calcular os totais de saques dos meses. 189

190 Excel - Módulo I Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. O Excel permite executar muitos de seus comandos simultaneamente em diversas planilhas, o que facilita em muito o trabalho, especialmente quando existem várias planilhas com a mesma estrutura; As fórmulas de uma planilha que podem fazer referência a valores de outras planilhas ou pastas de trabalho são chamadas de referências tridimensionais ou referências 3D; Usando uma referência tridimensional ou 3D, qualquer modificação na célula referenciada vai gerar uma alteração automática de resultado; Mover uma planilha faz com que ela deixe de existir na pasta original e passe a fazer parte da pasta de trabalho de destino. Copiar a planilha faz com que ela permaneça na pasta de trabalho original e que apenas seja criada uma cópia na pasta de trabalho de destino. 190

191 5 Manuseando planilhas simultaneamente Teste seus conhecimentos

192 Excel - Módulo I 1. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) As fórmulas de uma planilha que podem fazer referência a valores de outras planilhas ou pastas de trabalho são chamadas de referências tridimensionais ou referências 3D. b) As fórmulas de uma planilha só podem fazer referência a dados da mesma planilha. c) As fórmulas de uma planilha não podem fazer referência a dados de outras pastas de trabalho, nem a dados da mesma planilha. d) As fórmulas de uma planilha só podem fazer referência a dados de outras planilhas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2. O que acontece quando movemos uma planilha para outra pasta de trabalho? a) Faz com que a planilha permaneça na pasta original e seja criada cópia na pasta de destino. b) Não é possível mover uma pasta de trabalho do Excel. c) Faz com que a planilha deixe de existir na pasta original e passe a fazer parte da pasta de destino. d) Só é possível copiar uma pasta de trabalho. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 192

193 Manuseando planilhas simultaneamente 5 3. Qual das alternativas a seguir apresenta uma fórmula válida para indicar a referência à célula de outra planilha? a) =Plan1:B1 b) =Plan1&B1 c) =Plan1/B1 d) =Plan1!B1 e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) Ao construir uma fórmula com referência a outra planilha, após selecionar a célula da outra planilha, se teclarmos ENTER, o Excel retorna automaticamente à planilha origem e sai do modo de edição da fórmula. b) Ao construir uma fórmula com referência a outra planilha, após selecionar a célula da outra planilha, é necessário retornar para a planilha origem para finalizar a fórmula corretamente. c) Ao construir uma fórmula com referência a outra planilha, após selecionar a célula da outra planilha, caso teclar ENTER, o Excel sempre retornará um erro. d) Não é possível construir fórmulas que se refiram a outras planilhas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 193

194 Excel - Módulo I 5. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) Quando utilizamos referência tridimensional para planilhas com nomes compostos, estes aparecem entre apóstrofes. Quando o nome da planilha referida é simples, o nome não apresenta apóstrofos. Exemplo: Taxas!A2 ou Saldos Apontados! A2. b) Quando utilizamos referência tridimensional para planilhas com nomes compostos, estes aparecem entre aspas. Quando o nome da planilha referida é simples, o nome não apresenta aspas. Exemplo: Taxas!A2 ou Saldos Apontados! A2. c) Quando utilizamos referência tridimensional para planilhas com nomes simples, estes aparecem entre aspas. Quando o nome da planilha referida é composto, o nome não apresenta aspas. Exemplo: Taxas!A2 ou Saldos Apontados! A2. d) Quando utilizamos referência tridimensional para planilhas com nomes simples, estes aparecem entre apóstrofos. Quando o nome da planilha referida é composto, o nome não apresenta apóstrofos. Ex: Taxas!A2 ou Saldos Apontados! A2. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 194

195 Classificação e filtragem de dados 6 99 Classificação de dados; 99 Filtragem de dados; 99 Introdução à formatação condicional.

196 Excel - Módulo I 6.1. Introdução Neste capítulo, vamos mostrar ferramentas que vão te ajudar muito no trabalho com planilhas grandes demais. Às vezes, as listas trazem tanta informação, que fica difícil encontrar só o que interessa num determinado momento. Para isso, vamos ver como ordenar e filtrar os dados de uma lista Classificando dados Uma das operações mais usadas no trabalho com planilhas no Excel é a classificação de listas, que permite tanto a classificação em ordem crescente como em decrescente. Para evitar erros graves na classificação, você precisa entender o que deve ser selecionado na planilha. Às vezes, só uma célula tem que ser selecionada, mas podem existir situações em que você terá que selecionar várias células da planilha. Sempre verifique primeiro se há, pelo menos, uma linha e uma coluna sem dados entre a região a ser classificada e o restante da planilha. Ou seja, confira se a lista está isolada de outras regiões da planilha. 196

197 Classificação e filtragem de dados Classificação simples A classificação simples de uma lista isolada pode ser feita de duas formas: a partir da seleção de uma única célula ou a partir da seleção da lista inteira. Para classificar a lista a partir da seleção de uma única célula, usaremos a seguinte tabela: 1. Selecione uma célula da coluna que servirá como base para a classificação, ou seja, qualquer célula do campo que deva ser classificada; 197

198 Excel - Módulo I 2. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique no comando Classificar e Filtrar; 3. Escolha uma das opções a seguir: Classificação de A a Z menor para o maior valor; : Classifica na ordem crescente, ou seja, do Classificação de Z a A : Classifica na ordem decrescente, ou seja, do maior para o menor valor. Na tabela de veículos, vamos classificar os dados por preço em ordem crescente: 1. Clique em qualquer célula da coluna PREÇO; 2. Clique na guia Dados e, em seguida, no comando Classificar de A a Z; 198

199 Classificação e filtragem de dados 6 Então os dados de toda a tabela serão classificados em ordem crescente. Para classificar os dados em ordem decrescente, clique no botão Classificar de Z a A: 199

200 Excel - Módulo I Classificação por diversas ordens O Excel permite a classificação de listas utilizando diversas ordens por vez. Para isso, use a opção Personalizar Classificação..., localizada no comando Classificar e Filtrar, que, como você viu, está no grupo Edição da guia Página Inicial. Você poderá acessar a mesma ferramenta utilizando a opção Classificar, na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar. Ao selecionar uma célula com dados e clicar em Personalizar Classificação..., a seguinte caixa de diálogo é aberta: A seguir, são descritas as opções dessa caixa de diálogo: Adicionar Nível: É exibida uma nova linha para as classificações serem inseridas; Excluir Nível: Exclui a linha de classificação selecionada; 200

201 Classificação e filtragem de dados 6 Copiar Nível: Copia a linha de classificação selecionada; Mover para cima (Seta para cima): Move a linha de classificação selecionada para um nível acima; Mover para baixo (Seta para baixo): Move a linha de classificação selecionada para um nível abaixo; Meus dados contêm cabeçalhos: Indica para o Excel se a tabela possui ou não colunas que contêm títulos. Habilitada por padrão; Opções...: Abre uma janela contendo as opções a seguir: Caixa diferenciar maiúsculas de minúsculas: Define se a classificação deverá diferenciar palavras maiúsculas de minúsculas; Orientação: Define se a classificação será de cima para baixo (por coluna, que é a opção padrão) ou da esquerda para a direita (por linha). Utilizando a caixa de diálogo Classificar, vamos classificar a lista de automóveis por dois níveis: primeiro por país de origem e depois por ordem decrescente de preço: 1. Clique em qualquer célula da tabela; 2. Na guia Dados, clique no comando Classificar; 3. Na caixa de diálogo Classificar, selecione a opção PAÍS DE ORIGEM na caixa de listagem Classificar por; 201

202 Excel - Módulo I 4. Clique no botão Adicionar Nível; 5. No novo nível adicionado, selecione a opção PREÇO na caixa de listagem E depois por; 202

203 Classificação e filtragem de dados 6 6. Na caixa de listagem Ordem do novo nível, selecione De Z a A e Do Maior para o Menor; 7. Clique em OK. A tabela será filtrada por PAÍS DE ORIGEM e PREÇO em ordem decrescente, dentro de cada grupo de veículos do país de origem, como você pode ver na imagem seguinte: 203

204 Excel - Módulo I 6.3. Filtrando dados Em algumas situações, você vai trabalhar com planilhas em que os dados se acumulam e as listas ficam bastante extensas (imagine, por exemplo, a planilha que usamos com o controle de vendas de carros). Para facilitar a visualização ou a impressão de apenas alguns produtos ou de apenas alguns períodos, por exemplo, você pode usar o Filtro, um recurso do Excel que filtra registros de uma lista de acordo com critérios. Quando aplicamos um filtro, significa que desejamos visualizar somente dados que atendam a critérios estabelecidos. Para aplicar o Filtro, faça o seguinte: 1. Selecione apenas uma célula da lista; 2. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, escolha o comando Classificar e Filtrar; 3. Escolha Filtro. Esta ferramenta também poderá ser acessada através da guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, opção Filtro. 204

205 Classificação e filtragem de dados 6 Na primeira linha de cada coluna, serão exibidas setas drop-down, como destaca a figura a seguir: Ao clicar em uma seta drop-down, será exibida uma janela de filtro com diversas opções, como mostra a figura a seguir: A opção de filtro que será exibida Filtros de Número, Filtros de Texto ou Filtros de Data depende do tipo de dados que são apresentados pela coluna. A exibição de Filtros de Data, por exemplo, ocorre quando as células filtradas contêm datas. Para filtrar, basta desmarcar os registros que não farão parte do critério e, em seguida, clicar no botão OK. As configurações de filtro são definidas ao: Digitar os números e texto que devem ser procurados; faça isso usando a caixa Pesquisar; 205

206 Excel - Módulo I Selecionar e limpar as caixas de verificação, de maneira que os valores encontrados na coluna de dados sejam exibidos; Encontrar valores que atendam determinadas condições, o que você faz por meio de critérios avançados. Após definir as opções de filtro, clique em OK. A seta drop-down da célula cuja janela de filtro foi configurada será substituída por um símbolo de filtro, que indica que o filtro foi aplicado à planilha. Após a aplicação do filtro, o Excel mostra a quantidade de registros que atendem ao critério estabelecido, do lado esquerdo da barra de status. 206

207 Classificação e filtragem de dados Personalizar AutoFiltro O filtro permite a inserção de até duas condições por campo. Para fazer isso, você pode apontar para Filtros de Texto ou Filtro de Número, na janela de filtro, e clicar em Personalizar Filtro. Feito isso, a caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro é aberta: 207

208 Excel - Módulo I A seguir, são descritas as opções para personalizar o filtro. Essas opções estão localizadas dentro dessa caixa de diálogo, nas caixas drop-down da esquerda: É igual a: Exibe todos os registros que forem iguais ao valor comparado; É diferente de: Exibe todos os registros que forem diferentes do valor comparado; É maior do que: Exibe todos os registros que forem maiores do que o valor comparado; É maior ou igual a: Exibe todos os registros que forem maiores ou iguais ao valor comparado; É menor do que: Exibe todos os registros que forem menores do que o valor comparado; É menor ou igual a: Exibe todos os registros que forem menores ou iguais ao valor comparado; Começa com: Exibe os registros cujos textos são iniciados com o texto comparado; Não começa com: Ao contrário do comando anterior, exibe apenas os registros que não são iniciados com o texto comparado; Termina com: Exibe os registros cujos textos terminam com o texto comparado; 208

209 Classificação e filtragem de dados 6 Não termina com: Ao contrário do comando anterior, exibe apenas os registros que não terminam com o texto comparado; Contém: Exibe os registros que contêm, em qualquer parte, o texto comparado; Não contém: Ao contrário do comando anterior, exibe apenas os registros que não contêm o texto comparado. Entre as duas caixas da esquerda, existem dois operadores lógicos. Quando utilizar duas classificações, você obrigatoriamente tem que usar um deles, que são: E: Indica que o filtro deve exibir os dados que atendem às duas condições; OU: Indica que o filtro deve exibir os dados que atendem a uma ou a outra condição. Você deve especificar os valores que serão comparados nas duas caixas da direita da caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro. Para visualizar os valores da coluna, clique na seta drop-down dessas caixas. Para voltar a exibir todos os registros de um campo, é só clicar no símbolo de filtro da célula e marcar a caixa Selecionar Tudo. 209

210 Excel - Módulo I Filtrando valores de texto Agora, veremos um exemplo de como filtrar valores de texto. Na lista da imagem a seguir, filtraremos apenas os automóveis de fabricação japonesa. 1. Clique na guia Dados; 2. Selecione qualquer célula da tabela; 3. Clique no botão Filtro do grupo Classificar e Filtrar. Feito isso, os botões de autofiltro serão acionados; 210

211 Classificação e filtragem de dados 6 4. Clique no botão de filtro da coluna PAÍS DE ORIGEM. No menu que se abre, desmarque a opção Selecionar Tudo; 5. Todos os itens serão desmarcados. Logo em seguida, marque apenas a caixa Japão; 211

212 Excel - Módulo I 6. Clique em OK. A lista passa a exibir somente os automóveis fabricados no Japão Filtrando números Veremos agora exemplos de como filtrar números de média acima ou abaixo e número superior ou inferior: Filtrando por números de média acima ou abaixo O próximo exemplo mostra como realizar a filtragem por números de média acima ou abaixo: 1. Usaremos a tabela de automóveis utilizada no exemplo anterior: 212

213 Classificação e filtragem de dados 6 2. Com uma célula da tabela selecionada, na guia Dados, ative o comando Filtro; 3. Ative o filtro da coluna PREÇO; 4. No menu que é aberto, aponte o cursor para Filtros de Número e, no submenu, clique em Acima da Média; Então, a lista passa a relacionar apenas os veículos com valores acima da média. 213

214 Excel - Módulo I Para relacionar apenas os veículos com preços abaixo da média, você só precisa repetir esse procedimento, mas, em vez de Acima da Média, escolha a opção Abaixo da Média. Então a lista é alterada para exibir somente os veículos com valores abaixo da média: 214

215 Classificação e filtragem de dados 6 Filtrando por número superior ou inferior Agora vamos descrever como realizar uma filtragem por número superior ou inferior: 1. Na mesma tabela do exemplo anterior, clique no botão de filtro da coluna PREÇO, aponte o mouse para Filtros de Número e clique na opção É Maior do que...; 2. Na janela personalizar AutoFiltro, digite o valor de parâmetro desejado ou ative o menu drop-down no campo indicado na imagem seguinte, para selecionar um dos valores da coluna PREÇO. Para este exemplo, digite (cem mil), sem o separador de milhar. 215

216 Excel - Módulo I Tendo optado por relacionar valores maiores do que , a lista apresentará somente os veículos que atendam a esse parâmetro Filtrando valores de data ou hora A tabela a seguir relaciona funcionários por horário e data de admissão. Para entender a filtragem de valores de data ou hora, você vai ver como filtrar essa tabela, para que apresente somente os funcionários do período da manhã. 216

217 Classificação e filtragem de dados 6 Siga estes passos: 1. Ative o recurso AutoFiltro; 2. Clique no filtro da coluna ENTRADA. Em seguida, no menu exibido, clique sobre a opção Selecionar Tudo, para desabilitá-la; 217

218 Excel - Módulo I 3. Clique na caixa 09:00 e, em seguida, no botão OK. A tabela, então, passa a exibir apenas os funcionários do turno da manhã: 218

219 Classificação e filtragem de dados 6 Para que a tabela seja apresentada sem filtro, basta ativar novamente o filtro da coluna ENTRADA e clicar sobre o comando Limpar Filtro de ENTRADA. Agora, vamos relacionar os funcionários que foram admitidos na empresa em Ative o filtro da coluna ADMISSÃO; 2. No menu aberto, clique na caixa Selecionar Tudo; 3. Marque a caixa 2011; 219

220 Excel - Módulo I 4. Clique em OK. Realizado o passo a passo anterior, a tabela passa a mostrar apenas os funcionários admitidos em Outra opção de filtragem é por período específico. Para filtrar os funcionários que foram admitidos em março de 2011, digite o mês no campo Filtro de Data. O filtro apresentará a lista mês/ano. Veja: 1. Clique no botão de filtro da coluna ADMISSÃO; 220

221 Classificação e filtragem de dados 6 2. Digite o mês no campo Pesquisar. O filtro apresentará a lista mês/ano; 3. Clique em Selecionar Todos os Resultados da Pesquisa; 4. Clique na caixa março de 2011; 5. Clique em OK. 221

222 Excel - Módulo I Filtrando por cor de célula/fonte ou por ícone Também dá para filtrar um intervalo de células por cor de célula ou por cor de fonte, se você tiver formatado o intervalo de forma manual ou condicional. Com a formatação condicional, você também pode filtrar por um conjunto de ícones. Falaremos mais sobre ela em breve. Na tabela a seguir, vamos filtrar as células amarelas. 1. Ative o filtro. Aponte o cursor sobre o comando Filtrar por Cor; 222

223 Classificação e filtragem de dados 6 2. Clique na tarja de cor amarela. A tabela apresentará apenas os dados das células de cor amarela. 223

224 Excel - Módulo I 6.4. Introdução à formatação condicional Lembra quando falamos da função SE? Com ela, você consegue definir uma condição, programando uma resposta caso essa condição seja satisfeita, e outra em caso negativo. A formatação condicional funciona de forma parecida. Você cria critérios que alteram a aparência de uma célula ou intervalo de células de alguma forma. Os formatos predefinidos de regra de formatação condicional são encontrados no menu Formatação Condicional (guia Página Inicial, grupo Estilo) e divididos em submenus ou através da nova ferramenta Análise Rápida. Os mais importantes, Realçar Regras das Células e Regras de Primeiros/Últimos, estão descritos a seguir: Realçar Regras das Células Você pode encontrar células específicas em um intervalo de modo simples, sendo necessário para isso que essas células sejam formatadas com base em um operador de comparação, o que você pode fazer escolhendo uma das opções de Realçar Regras das Células. Vejamos quais são as opções disponíveis em Realçar Regras das Células: Comando Descrição A formatação configurada será aplicada caso as células É Maior do que selecionadas na planilha apresentem um valor maior do que o usuário especificar para esse comando. 224 É Menor do que A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas na planilha apresentem um valor menor do que o usuário especificar para esse comando. Está Entre Por meio desse comando, o usuário define uma faixa de valores, ou seja, um valor mínimo e um máximo a serem comparados com as células selecionadas na planilha. Então, a formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas apresentem um valor que faça parte da faixa de valores especificada.

225 Classificação e filtragem de dados Comando Descrição É Igual a A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas apresentem um valor igual ao definido pare esse comando. Texto que Contém A formatação configurada será aplicada se as células selecionadas apresentarem parte ou todo o texto que for especificado para esse comando. 6 Esse comando permite definir datas para a formatação Uma Data que condicional. Então a formatação configurada será aplicada Ocorre caso as células selecionadas na planilha estejam dentro do prazo especificado para esse comando. Valores Duplicados Esse comando permite especificar uma formatação condicional em células que apresentem valores exclusivos ou duplicados. Regras de Primeiros/Últimos Os valores mais altos e mais baixos de um intervalo de células, bem como os valores acima ou abaixo de uma média ou de um desvio padrão, podem ser encontrados com o uso das opções de Regras de Primeiros/Últimos, as quais estão descritas na tabela a seguir: Comando Descrição 10 Primeiros itens Esse comando é utilizado para aplicar uma formatação específica nos primeiros itens de uma seleção. O usuário pode definir a regra para formatar até as 1000 primeiras células. Por meio desse comando, podemos definir a regra para que a formatação seja feita de 0% a 100% das células, de Primeiros 10% maneira que os primeiros itens de uma seleção recebam uma formatação específica. 10 Últimos Itens Últimos 10% Por meio desse comando, podemos definir a regra para que a formatação seja aplicada até as últimas 1000 células, de maneira que os últimos itens de uma seleção recebam uma formatação específica. Por meio desse comando, podemos definir a regra para que a formatação ocorra em 0% até 100% das células, de maneira que os últimos itens de uma seleção recebam uma formatação específica. 225

226 Excel - Módulo I Comando Acima da Média Abaixo da Média Descrição Esse comando tem a finalidade de específica nas células selecionadas acima da média da seleção. Esse comando tem a finalidade de específica nas células selecionadas abaixo da média da seleção. aplicar uma formatação que apresentem valores aplicar uma formatação que apresentem valores Para um exemplo do uso de formatação condicional, vamos voltar à planilha que relaciona os funcionários de uma empresa com seus horários de entrada e saída e a data de sua admissão. Digamos que algum regulamento dessa empresa tenha mudado e que essa mudança afete somente os empregados contratados a partir de Para visualizar melhor quem foi afetado, vamos usar a formatação condicional. 1. Selecione as células D2 a D25 da planilha; 2. Clique no botão Formatação Condicional do grupo Estilo, guia Página Inicial; 226

227 Classificação e filtragem de dados 6 3. Selecione as opções Realçar Regras das Células e É Maior do que...; 4. Queremos que sejam destacadas as datas de admissão dos funcionários contratados a partir de 2012, então digite 01/01/2012 no campo Formatar células que são MAIORES DO QUE. A lista drop-down à direita traz algumas formatações pré-definidas e a possibilidade de criar uma formatação nova. Vamos deixar o padrão, Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro; 5. Clique em OK. 227

228 Excel - Módulo I Feito isso, as células que atendem à condição serão formatadas. Dê uma olhada no resultado: Você pode aplicar formatações condicionais por meio da ferramenta de Análise Rápida. Introduzida no Excel 2013, ela também permite criar gráficos, tabelas, minigráficos e funções que calculam valores totais referentes às células selecionadas. 228

229 Classificação e filtragem de dados 6 1. Para aplicar a formatação condicional utilizando a Análise Rápida, selecione D2 a D25 da planilha; 2. Clique na Análise rápida localizada ao lado da caixa de seleção das células; 229

230 Excel - Módulo I 3. Vamos destacar os funcionários que foram admitidos em Para isso, em Formatação, clique em Menor Que. Na janela seguinte, no campo Formatar células que são MENORES DO QUE, digite 01/01/2011. Na lista drop-down à direita, selecione Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro. Feito isso, clique em OK; 4. Observe o resultado: 230

231 Classificação e filtragem de dados 6 Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. A classificação de listas pode ser feita em ordem crescente ou decrescente. Antes de classificar toda a lista, devemos verificar se há no mínimo uma linha e uma coluna desocupada entre a região a ser classificada e o restante da planilha. Há circunstâncias em que a seleção de uma única célula basta, mas podem existir ocasiões em que precisamos selecionar inúmeras células da planilha; Em algumas situações, as planilhas apresentam acúmulo de dados e listas bastante extensas. Para trabalharmos com isso, o Excel dispõe do recurso Filtro, com o qual podemos filtrar registros de uma lista de acordo com certos critérios. Isso permite que apenas alguns períodos ou produtos sejam visualizados, ou mesmo impressos; A formatação condicional funciona de forma parecida com a da função SE. Com ela, você cria critérios que alteram a aparência de uma célula ou intervalo de células de alguma forma. 231

232

233 6 Classificação e filtragem de dados Teste seus conhecimentos

234 Excel - Módulo I 1. Quando aplicamos um filtro, o que desejamos obter como resultado? a) Visualizar somente dados que atendam aos critérios estabelecidos. b) Visualizar os dados que não atendam a critérios estabelecidos. c) Realçar somente dados que atendam a critérios estabelecidos, sem ocultar nenhum dado. d) Realçar os dados que não atendam a critérios estabelecidos, sem ocultar nenhum dado. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2. Das alternativas a seguir, qual é a correta? a) A classificação de uma lista no Excel só é possível em ordem crescente. b) Ao classificar uma lista com valores numéricos, estes não poderão mais ser utilizados em fórmulas. c) Os botões de atalho AZ e ZA do grupo Classificar e Filtrar da guia Dados possibilita classificar em ordem crescente e decrescente, respectivamente, uma tabela numérica. d) A classificação de um grupo de células só poderá ser feita uma vez. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 234

235 Classificação e filtragem de dados 6 3. O que devemos selecionar antes de classificar os dados por um único campo em uma tabela? a) Qualquer célula da coluna que desejamos classificar. b) A tabela toda. c) Somente a coluna que desejamos classificar. d) Qualquer célula da tabela. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4. Quando desejamos formatar células que obedeçam a determinados critérios, qual recurso devemos utilizar? a) Formatação com critérios. b) Formatação condicional. c) Formatação de fonte de dados. d) Formatação de filtros alinhados. e) Formatação de condições dinâmicas. 235

236 Excel - Módulo I 5. Quantos campos em uma tabela podem ser classificados simultaneamente? a) Um campo por vez. b) O limite é de até 3 campos. c) No máximo dois campos antes de salvar a pasta de trabalho. Após salvar, pode ser por até 4 campos. d) Não há limite de campos. e) Depende de como foi criada a tabela. Se existe colunas vazias, você pode classificar por quantos campos quiser. 236

237 Gráficos, imagens e minigráficos 7 99 Tipos de gráfico; 99 Criação de um gráfico; 99 Guia Ferramentas de gráfico; 99 Imagens; 99 Minigráficos. 99 Inserindo Filtro no Gráfico.

238 Excel - Módulo I 7.1. Introdução O Excel tem ferramentas próprias para a criação de diferentes tipos de gráficos com simplicidade e rapidez. Os gráficos mostram visualmente séries de dados das planilhas. A partir da seleção dos dados existentes na planilha, o Excel é capaz de gerar um gráfico, sem a necessidade de definir parâmetros adicionais. E você pode editar todas as características do gráfico depois. A criação ou modificação de um gráfico no Excel oferece duas possibilidades: usar um tipo de gráfico e seus subtipos e existe uma grande variedade dos dois, como você verá no decorrer do capítulo ou combinar tipos de gráficos diferentes. E ainda há outros artifícios visuais para incrementar a exibição de dados das planilhas, tais como arquivos de imagens, formas, clip-arts e minigráficos. Mas não se preocupe: falaremos sobre todos eles em breve. 238

239 Gráficos, imagens e minigráficos Elementos de um gráfico Se quiser, você pode adicionar os elementos de um gráfico, mas alguns são exibidos por padrão. Lembre que você pode redimensionar os elementos, mudar seu formato e sua localização no gráfico ou removê-los. Os elementos do gráfico são: As numerações indicativas representam: 1: Área do gráfico; 2: Área de plotagem; 3: Pontos de dados, da série de dados, que são plotados; 4: Eixo horizontal (categoria) e eixo vertical (valor) em que os dados são plotados; 5: Legenda; 6: Título e eixo que podem ser utilizados; 7: Rótulo de dados com os quais os detalhes de um ponto de dados da série de dados são identificados. 239

240 Excel - Módulo I 7.3. Tipos de gráfico São tantos os tipos de gráficos que o Excel oferece, que você pode escolher bem o tipo que seja mais adequado para representar seus dados de forma compreensível. Descrevemos os tipos de gráficos a seguir: Gráficos de ações O uso mais comum destes gráficos é a demonstração da flutuação de valores de ações, mas eles também podem ser usados para propósitos científicos. Com os gráficos de ações, você pode representar quaisquer dados dispostos em linhas ou colunas que estejam em uma determinada ordem na planilha. A tabela a seguir registra a variação do IBOVESPA no período compreendido entre 07/07/2013 a 03/08/2013: 240

241 Gráficos, imagens e minigráficos 7 A seguir, temos a representação em forma de gráfico de ações da tabela anterior: Gráficos de área Utilizados para ressaltar o valor total no decorrer de uma tendência, os gráficos de área demonstram a importância de modificações realizadas com o passar do tempo. Como a maioria das categorias de gráficos do Excel, esses gráficos podem representar quaisquer dados dispostos em linhas ou colunas de uma planilha eletrônica. 241

242 Excel - Módulo I Gráficos de barras Os gráficos de barra buscam comparar itens individuais e podem ser adotados para representar informações dispostas em linhas ou colunas de uma planilha. Gráficos de colunas Os gráficos de colunas são indicados para traçar comparativos entre itens e exibir modificações de dados ocorridas em um determinado espaço de tempo. Os gráficos desta categoria podem exibir qualquer dado organizado em linhas ou colunas de uma planilha. 242

243 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Gráficos de dispersão e bolhas Os gráficos de dispersão (XY) podem servir para as seguintes finalidades: Representar, como uma sequência de coordenadas XY, dois grupos de números; Demonstrar as relações que valores numéricos apresentam diante de diversas sequências de dados. Esses gráficos podem ser aplicados para representar quaisquer dados de uma planilha que estejam dispostos em colunas ou linhas. Os gráficos do tipo bolha dispõem os dados de colunas de uma planilha da seguinte maneira: Os valores X são dispostos na primeira coluna; Os valores Y correspondentes e valores de tamanho de bolha são dispostos nas colunas vizinhas. 243

244 Excel - Módulo I Gráficos de linhas Com os gráficos de linhas, são exibidas informações contínuas no decorrer do tempo, sendo que essas informações são definidas considerando-se uma escala comum. Esses gráficos podem representar quaisquer dados dispostos em colunas ou linhas de uma planilha do Excel. Gráficos de pizza e rosca Os gráficos de pizza exibem, em uma série de dados, o tamanho apresentado por cada um dos itens que pertencem a essa série, conforme a soma de todos os itens. No gráfico de pizza, os pontos de dados são representados como uma porcentagem do que seria uma pizza inteira (100%). Você pode utilizar tais gráficos para representar dados dispostos somente em uma coluna ou linha de uma planilha. 244

245 Gráficos, imagens e minigráficos 7 O gráfico do tipo rosca demonstra a relação que cada uma das partes possui com o todo, ou seja, a mesma função que o gráfico de pizza tem. No entanto, o gráfico de rosca não pode trabalhar com mais de uma série de dados. Os gráficos de rosca podem ser utilizados para quaisquer dados dispostos em linhas ou colunas existentes somente em uma planilha. Gráficos de radar Chamamos de séries de dados os pontos de dados relacionados e que são representados em forma de gráfico. A utilidade dos gráficos de radar é fazer uma comparação entre valores agregados de diversas séries de dados. Diferentemente do tipo pizza, o gráfico de radar é capaz de representar uma ou diversas séries de dados, que são identificadas na legenda do gráfico por meio de cores diferentes. Os gráficos de radar podem representar quaisquer dados dispostos em colunas ou linhas de uma planilha. 245

246 Excel - Módulo I Gráficos de superfície Os gráficos desta categoria são utilizados para identificar, entre dois conjuntos de informações, combinações consideradas proveitosas. Os gráficos de superfície aceitam quaisquer dados dispostos em linhas ou colunas em uma planilha do Excel. Os tipos de gráficos apresentados pelo Excel podem ser utilizados tanto para criar um gráfico como para editar um já existente. 246

247 Gráficos, imagens e minigráficos Outros tipos de gráficos Existem outros tipos de gráficos, que podem ser criados caso não estejam na lista de gráficos disponíveis. Esses gráficos são: Gráficos de Gantt e gráficos de colunas flutuantes É preciso usar um tipo específico de gráfico para simular esses gráficos. A simulação de um gráfico de coluna flutuante que represente valores mínimos ou máximos, por exemplo, pode ser feita com um gráfico de coluna. Gráficos de combinação A combinação de tipos distintos de gráficos pode melhorar a compreensão ao ressaltar tipos diferentes de informações. Essa combinação pode ser feita entre dois ou mais tipos de gráficos, como um gráfico de linhas com um gráfico de colunas, por exemplo. Organogramas A criação de um organograma, bem como de um fluxograma ou de um gráfico de hierarquias, pode ser feita com a inserção de um elemento gráfico SmartArt. Histogramas gráficos de pareto Quando instala o Excel ou o Microsoft Office, você tem acesso às Ferramentas de Análise, um programa suplementar do Excel. Com esse programa, você pode usar as Ferramentas de Análise de Dados, que permitem a criação de um histograma ou de um gráfico de pareto (histograma classificado). 247

248 Excel - Módulo I 7.4. Criando um gráfico Você pode plotar, em um gráfico, os dados que estão organizados, em uma planilha, em linhas ou colunas. Ainda que isso seja permitido para a maioria dos gráficos, como os de colunas e de barras, sempre considere as especificidades de organização que certos dados exigem, como é o caso do gráfico de bolha e do gráfico de pizza. Vamos criar um gráfico no Excel de uma vez! Siga os próximos passos: 1. Organize, na planilha, os dados que deseja plotar em um gráfico. A maneira com que os dados serão plotados no gráfico é de decisão automática do Excel. Veja as exigências específicas na organização dos dados: Gráfico de colunas, barras, linhas, área, superfície ou radar: Os dados são organizados em colunas ou linhas, como mostrado adiante: Gráfico de pizza ou rosca: A organização é feita, para uma série de dados, em uma coluna ou linha de rótulo de dados e em uma coluna ou linha de dados, como mostra a imagem seguinte: Se existirem várias séries de dados, em uma coluna ou linha de rótulos de dados e em várias colunas ou linhas de dados, a organização se dá desta forma: 248

249 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Gráfico XY (dispersão) ou de bolhas: Em colunas, sendo que a primeira coluna contém valores X, e as colunas adjacentes são compostas por valores Y correspondentes e pelos valores de tamanhos de bolhas, a organização se dá da seguinte maneira: Gráfico de ações: Utilizando nomes ou datas como rótulos, nas linhas ou nas colunas, de acordo com a ordem: valores altos, valores baixos e valores de fechamento. Por exemplo: 2. Selecione as células que tenham os dados que você deseja aproveitar no gráfico; 3. Clique na guia Inserir; 249

250 Excel - Módulo I 4. No grupo Gráficos, escolha um dos procedimentos adiante: Clique no tipo e subtipo de gráfico desejado; Clique em Ver todos os Gráficos para exibir a caixa de diálogo Inserir Gráfico. Em seguida, na aba Todos os gráficos, passe o mouse sobre os modelos de gráfico para visualizar o resultado final. Finalmente, clique na opção desejada. 250

251 Gráficos, imagens e minigráficos 7 O gráfico é, então, designado como gráfico incorporado na planilha e recebe um nome, que coincide com sua ordem na criação de gráficos. Assim, caso ele seja o primeiro gráfico criado na planilha, ele se chamará Gráfico 1. Tanto a atribuição do nome como do gráfico incorporado é feita automaticamente pelo Excel. Algumas outras opções: No grupo Gráficos, clique na opção Gráficos Recomendados. A janela Inserir Gráfico será exibida e o Excel selecionará automaticamente vários tipos de gráfico adequados para os dados da tabela. Para finalizar, escolha um e clique em OK; 251

252 Excel - Módulo I Ao selecionar os dados da tabela, clique na ferramenta de Análise Rápida. Nas opções de gráficos, selecione o tipo de gráfico desejado. O gráfico é gerado automaticamente Outras considerações sobre a criação de gráficos Para criar um gráfico com base no gráfico padrão, selecione as células que serão usadas para o gráfico e escolha uma das seguintes alternativas: Para exibir o gráfico como um gráfico incorporado, pressione ALT + F1; 252

253 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Para exibir o gráfico como uma planilha de gráfico separada, pressione F11. Um gráfico possui planilhas, que por sua vez contêm um número próprio de linhas e colunas. Esse número é o fator que determina a orientação das séries de dados em um gráfico. Após criar um gráfico, dá para modificar: O modo de plotagem no gráfico que as linhas e colunas experimentam, podendo haver alternância entre colunas e linhas; O tipo do gráfico inteiro para promover uma aparência diferente para o gráfico. A seleção de um tipo distinto de gráfico também pode ser feita para uma série de dados individual. Para excluir um gráfico desnecessário, selecione-o e pressione DELETE. 253

254 Excel - Módulo I 7.5. Guia Ferramentas de Gráfico A guia Ferramentas de Gráfico, também localizada na Faixa de Opções, só fica ativa quando uma folha de gráfico ou um gráfico estiver selecionado. A guia em questão possui duas subguias, usadas para manipular os gráficos: Design; Formatar Subguia Design Esta subguia tem como finalidade determinar o design do gráfico, atribuindo o tipo e as cores a ele. A subguia Design possui cinco grupos, como mostra a imagem a seguir: Grupo Tipo Possui o seguinte comando: Alterar Tipo de Gráfico: Este comando abre a janela Alterar Tipo de Gráfico, para alterar o modelo de gráfico. 254

255 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Grupo Dados Este grupo possui os seguintes comandos, relacionados aos dados do gráfico: Alternar Linha/Coluna: Este comando tem a finalidade de inverter os dados dos eixos X e Y; Selecionar Dados: Permite alterar os dados utilizados na planilha. Grupo Layout de Gráfico Este grupo possui os seguintes comandos, relacionados ao layout do gráfico: Adicionar Elemento Gráfico: Permite adicionar e modificar elementos do gráfico, como eixos, títulos, barras de erro, entre outros: Layout Rápido: Contém diversos layouts predefinidos utilizados para alterar o layout do gráfico. Também é possível adicionar elementos ao gráfico através do botão Elementos do Gráfico: 255

256 Excel - Módulo I Grupo Estilos de Gráfico Encontramos, neste grupo, diversos estilos predefinidos utilizados para alterar o estilo do gráfico. Grupo Local Possui apenas um comando, o Mover Gráfico, que é utilizado para definir o local e o tamanho do gráfico. Além de definir a localização do gráfico, esse comando permite especificar se ele será apenas um objeto da planilha ou uma planilha de gráfico. A seguir, mostraremos como utilizar alguns comandos da subguia Design para mover gráficos para uma planilha inteira, alterar o tipo de um gráfico, alterar dados e configurar a cor das barras de um gráfico Movendo um gráfico para uma planilha inteira Para melhorar a visualização do gráfico, você pode movê-lo para uma planilha inteira. Os passos adiante mostram como fazer isso: 1. Selecione o gráfico desejado para habilitar a guia Ferramentas de Gráfico; 2. Na subguia Design, clique no comando Mover Gráfico; 256

257 Gráficos, imagens e minigráficos 7 3. Na janela Mover Gráfico, selecione Nova planilha. Opcionalmente, você também pode nomear o novo gráfico, mas utilize o nome sugerido pelo Excel (Gráf1); 4. Clique no botão OK. Depois de executar os procedimentos descritos anteriormente, o gráfico ocupará uma planilha inteira, conforme mostrado adiante: 257

258 Excel - Módulo I Alterando o tipo de gráfico Com o comando Alterar Tipo de Gráfico, você pode substituir o tipo de gráfico em utilização por outro modelo disponível no comando. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique com o botão direito do mouse na área de plotagem ou na área do gráfico. Isso fará com que as ferramentas de gráfico sejam exibidas; 2. Na janela Alterar Tipo de Gráfico, selecione o tipo desejado. Por exemplo: gráfico de barras; 258

259 Gráficos, imagens e minigráficos 7 3. Clique em OK. O resultado é o seguinte: 259

260 Excel - Módulo I Selecionando dados Além de possibilitar a edição dos dados do gráfico, o comando Selecionar dados permite alterar as legendas e determinar os rótulos das categorias do gráfico. Para isso, basta realizar o seguinte procedimento: 1. Selecione o gráfico para habilitar a guia Ferramentas de Gráfico; 2. Navegue até o grupo Dados da subguia Design; 3. Clique no comando Selecionar Dados; 4. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, especifique os dados a serem alterados. Por exemplo, especifique um intervalo na caixa Intervalo de dados do gráfico; 260

261 Gráficos, imagens e minigráficos 7 5. Clique em OK. O resultado é o seguinte: Por meio da caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, você pode editar o conteúdo das legendas e dos rótulos das categorias. Essa janela possui o botão Alternar entre Linha/Coluna, também localizado na subguia Design. Ao clicar nele, você tem a alternação entre linhas e colunas da planilha, o que refletirá imediatamente na maneira de plotagem dos dados no gráfico. 261

262 Excel - Módulo I Alterando a cor das barras As cores das barras são selecionadas automaticamente pelo Excel. Apesar disso, você pode definir as cores que o gráfico apresentará, tornando-o mais personalizado. A seguir, veja os passos necessários para alterar a cor das barras do gráfico: 1. Posicione o cursor sobre a barra cuja cor será alterada; 2. Clique com o botão direito do mouse e selecione Formatar Série de Dados..., o que fará com que a janela lateral Formatar Série de Dados seja aberta; 3. Na opção Linha de Preenchimento, na aba Preenchimento, selecione uma das opções de preenchimento existentes para alterar as cores da série de barras escolhida; 262

263 Gráficos, imagens e minigráficos 7 O resultado é o seguinte (as barras da série de dados referente ao primeiro semestre, antes azuis, agora apresentam a cor amarela): Outra maneira de alterar o conjunto de cores do gráfico é acessando as opções de Cor em Estilos de Gráfico. 263

264 Excel - Módulo I Modificando o eixo vertical Veja, agora, como alterar os valores do eixo vertical: 1. Selecione o gráfico para habilitar a guia Ferramentas de Gráfico; 2. Posicione o cursor sobre um dos números do eixo vertical. Feito isso, em um retângulo amarelo escrito Eixo Vertical (Valor), será exibida uma breve descrição a respeito do objeto; 3. Clique uma vez para selecionar esse objeto; 264

265 Gráficos, imagens e minigráficos 7 4. Clique em Formatar Seleção, opção localizada no grupo Seleção Atual da guia Formatar. Isso fará com que a janela Formatar Eixo seja aberta. Ela se refere ao eixo vertical, conforme mostrado na figura a seguir: 265

266 Excel - Módulo I 5. Em Opções de Eixo, realize as seguintes alterações: Alteração Alterar o número em que o valor (eixo vertical) inicia ou termina Alterar o intervalo de linhas de grade do gráfico e marcas de escala Alterar a localização do cruzamento entre o eixo horizontal e o eixo vertical Alterar as unidades de exibição no eixo de valor Exibir o rótulo descritivo das unidades Alterar o eixo de valor para logarítmico Inverter a ordem dos valores Alterar a colocação das marcas de escala Alterar a colocação dos rótulos Alterar a categoria dos números do eixo Procedimento Digite, na caixa Mínimo ou na caixa Máximo do campo Limite, um número distinto. Digite, na caixa Principal ou Secundária do campo Unidades, um número diferente. Especifique que o valor mais alto do eixo é o cruzamento entre a categoria e o valor (eixo horizontal e vertical, respectivamente). Para isso, é preciso clicar em Valor do eixo, que se encontra em Eixo horizontal cruza em:. Em seguida, clique em Valor máximo do eixo, ou digite um número na caixa de texto. Selecione unidades na lista Unidades de exibição. Marque a caixa de verificação Mostrar rótulos das unidades de exibição no gráfico. Marque a caixa de verificação Escala logarítmica. Marque a caixa de verificação Valores em ordem inversa. Selecione na aba Marcas de Escala, em Tipo Principal e Tipo, uma opção de nossa preferência. Selecione na aba Rótulos, em Posição do Rótulo, uma opção de nossa preferência. Na aba Número, no campo Categoria selecione o tipo de número desejado. Para criar uma categoria personalizada, preencher o campo Código de Formatação e clicar em Adicionar. Para vincular à fonte da categoria marque Vincular à fonte. É importante saber que, dependendo do tipo de gráfico utilizado, algumas opções estarão desabilitadas. 266

267 Gráficos, imagens e minigráficos Inserindo linhas de grade verticais Para inserir linhas de grade verticais em um gráfico, siga os passos adiante: 1. Clique no gráfico desejado; 2. Na guia Design de Ferramentas de Gráfico, no grupo Layout de Gráfico, clique em Adicionar Elemento Gráfico; 3. Aponte para Linhas de Grade e em seguida Vertical Principal; O resultado é o seguinte: 267

268 Excel - Módulo I Exibindo uma tabela de dados do gráfico Para facilitar a compreensão e legibilidade de um gráfico, você pode acrescentar uma tabela de dados a ele. Faça isso seguindo os procedimentos adiante: 1. Clique no gráfico em que deseja que uma tabela de dados seja exposta ou oculta. Esse gráfico pode ser de linhas, de áreas, de colunas ou de barras; 2. Acesse, em Ferramentas de Gráfico, a subguia Design; 3. Acesse o grupo Layout de Gráfico; 4. Clique em Adicionar Elemento Gráfico e, em seguida, aponte para Tabela de Dados; 268

269 Gráficos, imagens e minigráficos 7 5. Realize um dos procedimentos adiante: Tarefa Exibir a tabela de dados Ocultar a tabela de dados Obter opções adicionais Procedimento Clique em Com Chaves de Legenda ou Nenhuma Chave de Legenda. Clique em Nenhuma. Clique em Mais Opções de Tabela de Dados... e, em seguida, selecione uma opção de exibição. Para remover a tabela de dados de um gráfico, selecione a tabela e pressione DELETE. Você também pode clicar em Excluir, após clicar com o botão direito na tabela. Caso uma legenda já esteja sendo exibida no gráfico, a caixa de verificação Mostrar códigos de legenda pode ser desmarcada em Opções de Tabela de Dados. 269

270 Excel - Módulo I Adicionando um título ao gráfico Para acrescentar um título na parte superior do gráfico, clique no gráfico desejado, acesse a subguia Design e, no grupo Layout de Gráfico, clique na seta do menu drop-down do botão Adicionar Elemento Gráfico. Em seguida, selecione Título do Gráfico e, em seguida, a opção Acima do Gráfico. Após isso, faça o seguinte: 1. Posicione o cursor sobre o título; 2. Clique com o botão direito do mouse sobre o título; 3. Escolha Editar Texto; 4. Digite o novo título; 5. Pressione ESC e visualizar o resultado. 270

271 Gráficos, imagens e minigráficos Alterando o estilo do gráfico Para alterar o formato do gráfico, faça o seguinte: 1. Selecione o gráfico; 2. No grupo Estilos de Gráfico da subguia Design, clique em Mais e escolha um dos estilos predefinidos: 3. Veja o resultado; 271

272 Excel - Módulo I Subguia Formatar A subguia Formatar possui comandos relacionados à característica do gráfico como a formatação de bordas, linhas e manipulação de aspectos como linhas de grades, posicionamentos, tamanhos, entre outros. Essa guia possui seis grupos, que descrevemos a seguir. Grupo Seleção Atual Quando algum objeto do gráfico está selecionado, este grupo reúne os comandos: Formatar Seleção: Este comando tem a finalidade de abrir a janela de formatação do objeto selecionado; Redefinir para Coincidir Estilo: Com este comando, retorna-se ao estilo original do objeto. Grupo Inserir Formas Este grupo permite a inserção e alteração de Formas. Este é um recurso muito útil quando você desejar inserir informações que estão fora dos dados do gráfico. Para melhor ilustrar a utilização de inserir formas, vamos seguir o próximo exemplo. 272

273 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Em nosso exemplo, chamamos a atenção sobre o valor do produto Queijo no 1º semestre. Para isso, inserimos a forma seta para a esquerda, conforme a imagem a seguir: Grupo Estilos de Forma Com os comandos deste grupo, a aparência da forma é alterada. Você pode optar por um dos estilos predefinidos ou criar um estilo personalizado. Os comandos são: Preenchimento da Forma: Este comando permite a adição de um preenchimento à forma; Contorno da Forma: Com este comando, você formata o contorno da forma; Efeitos de Forma: Este comando possibilita a adição de diversos efeitos à forma. 273

274 Excel - Módulo I Grupo Estilos de WordArt Permite adicionar estilos predefinidos do WordArt ou criar estilos personalizados para os textos do gráfico. Veja a descrição de seus comandos: Preenchimento de Texto: Este comando é responsável por definir a cor da fonte; Contorno do Texto: Com este comando, podemos adicionar um contorno ao texto; Efeitos de Texto: Este comando permite a inserção de diversos efeitos ao texto. Grupo Organizar Contém comandos utilizados para organizar imagens em um gráfico: Avançar: Este comando é responsável por trazer a imagem para frente, posicionando-a na frente do gráfico; Recuar: Com este comando, podemos enviar a imagem para trás do gráfico, fazendo com que ela fique oculta; Painel de Seleção: Este comando tem a finalidade de abrir o Painel de Seleção para listar e organizar todas as imagens contidas no gráfico; Alinhar: Este comando contém diversas opções de alinhamento de imagens; Agrupar: Este comando permite agrupar objetos para que sejam manipulados como se fossem apenas um único objeto; Girar: Este comando tem a finalidade de girar um objeto. 274

275 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Grupo Tamanho Permite alterar tanto a altura quanto a largura do gráfico, utilizando os seguintes comandos: Altura da Forma: Com este comando, você altera a altura do gráfico; Largura da Forma: Este comando permite alterar a largura do gráfico. A seguir, vamos mostrar como utilizar alguns dos comandos da subguia Formatar Inserindo um plano de fundo Para inserir um plano de fundo ao gráfico, siga estes passos: 1. Selecione a área de plotagem do gráfico; 2.Clique com o botão direito do mouse e em seguida clique em Preenchimento; 275

276 Excel - Módulo I 3. Selecione o preenchimento desejado. Neste exemplo, vamos escolher uma textura no plano de fundo, por isso, clique em Textura; 4. Escolha um tipo de textura. 276

277 Gráficos, imagens e minigráficos 7 O resultado é o seguinte: Adicionando um contorno à forma Para adicionar um contorno na folha de gráfico, é preciso selecionar um dos estilos predefinidos ou criar um personalizado. No exemplo a seguir, criaremos um estilo personalizado. Para isso, execute os seguintes passos: 1. Clique no gráfico; 277

278 Excel - Módulo I 2. No grupo Estilos de Forma da subguia Formatar, clique em Contorno da Forma; O seguinte menu é aberto: 3. Em Cores Padrão, selecione uma cor. Por exemplo: azul; 4. Em Espessura, selecione um valor de espessura. Por exemplo: 6 pt. O resultado é o seguinte: 278

279 Gráficos, imagens e minigráficos Alterando a cor de fundo da forma Para tornar o gráfico ainda mais personalizado, veja o que fazer para preencher o fundo da folha de gráfico com uma cor: 1. Clique no gráfico; 2. No grupo Estilos de Forma da subguia Formatar, clique em Preenchimento da Forma. O seguinte menu é aberto: 279

280 Excel - Módulo I 3. Em Cores Padrão, selecione uma cor. Por exemplo: amarelo; 4. Em Gradiente, selecione uma gradação. Por exemplo: a segunda variação da primeira linha. O resultado é o seguinte: 280

281 Gráficos, imagens e minigráficos Alterando o formato do título Para alterar o formato do título, faça o seguinte: 1. Clique no título do gráfico. É importante saber que, caso o título do gráfico não seja selecionado, todos os textos do gráfico sofrerão alterações; 2. No grupo Estilos de WordArt da subguia Formatar, clique em Mais e escolha um dos estilos predefinidos: O resultado é o seguinte: 281

282 Excel - Módulo I 7.6. Imagens Os gráficos não são o único recurso visual que você pode usar para facilitar e tornar atrativa a leitura de dados em planilhas do Excel. Também tem a inserção de arquivos de imagem, de formas, de clip-arts e de elementos SmartArt, a partir de várias ferramentas que mostraremos nos próximos subtópicos Inserindo imagens em uma planilha ou gráfico Para inserir imagens em uma planilha ou gráfico, faça isto: 1. Clique na região do gráfico ou da planilha onde você quer inserir a imagem; 2. Navegue até o grupo Ilustrações, que se encontra na guia Inserir; 3. Clique em Imagem; Com isso, a seguinte caixa de diálogo é aberta: 282

283 Gráficos, imagens e minigráficos 7 4. Localize a imagem a ser adicionada na pasta de trabalho; 5. Clique em Inserir. O resultado é o seguinte: Para excluir uma imagem, basta selecioná-la e apertar a tecla DELETE. Quando a imagem está selecionada, a guia Ferramentas de Imagem é exibida. Nela você encontra diversas opções para configurar a imagem Inserindo um clip-art O Clip-art foi agrupado à galeria de imagens on-line do Office. Para inserir um clip-art, siga os passos adiante: 1. Clique no local da planilha onde o clip-art será inserido; 2. Acesse o grupo Ilustrações, localizado na guia Inserir; 3. Clique em Imagens Online; 283

284 Excel - Módulo I 4. Então, na caixa de texto Procurar no Office.com, digite o nome parcial ou completo do clip-art, ou um termo (palavra ou frase) que descreva o clip-art desejado; 5. Como exemplo, procure um clip-art de alimentos. Para isso, escreva alimentos na caixa de pesquisa; 6. Pressione ENTER; 7. Escolha a imagem e, em seguida, clique no botão Inserir. Para excluir um clip-art, basta selecioná-lo e apertar a tecla DELETE. Quando o clip-art está selecionado, a guia Ferramentas de Imagem é exibida. Nela você encontra diversas opções para configurar o clip-art. 284

285 Gráficos, imagens e minigráficos Inserindo formas Para inserir uma forma, o procedimento é o seguinte: 1. Navegue até o grupo Ilustrações, que se encontra na guia Inserir; 2. Clique em Formas; O seguinte menu de opções é aberto: 3. Clique na forma desejada; 4. Clique em qualquer lugar no documento; 285

286 Excel - Módulo I 5. Arraste o mouse para inserir a forma. Para excluir uma forma, basta selecioná-la e apertar a tecla DELETE. Quando a forma está selecionada, a guia Ferramentas de Desenho é exibida. Nela você encontra diversas opções para configurar as formas Criando um elemento SmartArt Um SmartArt é um elemento gráfico que possibilita uma comunicação eficiente, rápida e fácil de ideias e mensagens. Por meio dele, que possibilita escolher entre uma gama de layouts distintos, as informações são representadas visualmente com ilustrações de qualidade profissional. O procedimento a seguir descreve como criar um SmartArt: 1. Navegue até o grupo Ilustrações, localizado na guia Inserir; 2. Clique em SmartArt; 286

287 Gráficos, imagens e minigráficos 7 3. Clique, na caixa de diálogo Escolher Elemento Gráfico SmartArt, no tipo e no layout desejados; 4. Clique em OK; 5. Digite um texto. Para isso, adote uma das seguintes ações: Clique em uma forma no elemento gráfico SmartArt e digite o texto; 287

288 Excel - Módulo I Clique em [Texto] no Painel de Texto, e digite ou cole o texto desejado. Caso o Painel de Texto não esteja aberto, em Ferramentas de SmartArt, na subguia Design, no grupo Criar Gráfico, clique em Painel de Texto; Copie o texto de outro programa, clique em [Texto] e cole no Painel de Texto. O resultado é o seguinte: Para excluir um SmartArt, basta selecioná-lo e aperte a tecla DELETE. Quando o SmartArt está selecionado, a guia Ferramentas de SmartArt é exibida. Nela você encontra diversas opções para configurar o SmartArt. 288

289 Gráficos, imagens e minigráficos Inserindo um instantâneo Com o comando Tirar um Instantâneo, você pode capturar, de maneira fácil e rápida, imagens de janelas abertas no computador ou parte delas, tanto para acrescentar informações quanto para melhorar a legibilidade de nosso trabalho. O interessante é que essa captura deixa você continuar no aplicativo que está utilizando. Certas informações podem mudar ou expirar, como é o caso de uma página da Internet. Com os instantâneos, você dispõe de uma alternativa para preservar tais dados, na medida em que, por serem imagens estáticas, os instantâneos não são alterados quando a informação da fonte muda. Os instantâneos permitem capturar snapshots de informações da Internet e copiar informações de fontes cuja formatação, caso você usasse outro método, não seria mantida. Lembre que só dá para capturar as janelas que não estiverem minimizadas na barra de ferramentas. Você pode inserir toda a janela do programa ou selecionar parte dela. Para capturar toda a janela, clique no botão Tirar um Instantâneo, e para selecionar parte da janela, use a ferramenta Recorte de Tela. Na galeria Janelas Disponíveis, são exibidas imagens em miniatura (thumbnails) das janelas dos programas abertos. Você pode ver o nome do programa e o título do documento em uma janela pop-up ao apontar a seta para a imagem em miniatura. O procedimento a seguir descreve como inserir um instantâneo à planilha. Vale lembrar que adicionamos apenas um instantâneo por vez; instantâneos múltiplos podem ser adicionados repetindo os passos 2, 3 e 4: 1. Clique na planilha na qual o instantâneo será adicionado; 2. Navegue até o grupo Ilustrações, que se encontra na guia Inserir; 3. Clique em Tirar um Instantâneo; 289

290 Excel - Módulo I 4. Adicione a janela inteira ou parte dela. Para adicionar a janela inteira, acesse a galeria Janelas Disponíveis e clique na imagem em miniatura. Para que apenas parte da janela seja adicionada, clique em Recorte de Tela e espere o ponteiro se transformar em cruz. Quando isso acontecer, selecione a região da tela que quer capturar, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado. Você também precisa considerar o caso de várias janelas estarem abertas. Nesse caso, clique na janela a partir da qual o recorte será feito. Em seguida, clique em Recorte de Tela. Dessa forma, o recorte pode ser realizado apenas na janela atrás do programa no qual você está trabalhando, sendo que este é minimizado. Para excluir um instantâneo, basta selecioná-lo e apertar a tecla DELETE. Quando o instantâneo está selecionado, a guia Ferramentas de Imagem é exibida. Nela você encontra diversas opções para configurarmos o instantâneo. 290

291 Gráficos, imagens e minigráficos Minigráficos (Sparklines) Como o próprio nome diz, os minigráficos são gráficos bem pequenos utilizados para exibir e resumir tendências de dados de uma planilha do Excel. Nos minigráficos, muitos dados são exibidos em uma quantidade pequena de espaço. Em razão dessa característica, eles são proveitosos em dashboards (painéis de instrumentos) e outros locais em que você precise exibir instantâneos de trabalhos criados no Excel que sejam de fácil compreensão. O trabalho com os minigráficos não se limita à criação de um único minigráfico para uma linha ou coluna de dados. Se selecionar várias células dados subjacentes, você cria múltiplos minigráficos ao mesmo tempo. As linhas e dados que forem adicionados mais tarde podem ter minigráficos. Para isso, escolha uma célula adjacente que contenha um minigráfico e use a alça de preenchimento nele. À sua disposição, você também tem um esquema de cores que pode ser aplicado nos minigráficos. Para tanto, selecione uma célula que contenha um minigráfico, o que fará com que a guia Design fique disponível. Nessa guia, escolha um formato incorporado do grupo Estilo. As cores podem ser usadas para estabelecer certas distinções. Com os comandos Cor do Minigráfico ou Cor do Marcador, você determina cores para os primeiros valores, para os últimos valores, e para os valores mais altos e mais baixos ou seja, cada um desses tipos de valores pode ser identificado por uma cor. 291

292 Excel - Módulo I Criando minigráficos O procedimento a seguir descreve como criar minigráficos em uma planilha do Excel: 1. Na tabela a seguir, insira uma coluna para os minigráficos; 2. Clique na guia Inserir; 3. Navegue até o grupo Minigráficos: As seguintes opções são exibidas: Linha: Cria um gráfico de linha; Coluna: Cria um gráfico em colunas; Ganhos/Perdas: Exibe ganhos e perdas dos dados no Excel. 292

293 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Para o nosso exemplo, clique em Linha: Isso faz com que a caixa de diálogo Criar Minigráficos seja aberta. O campo Intervalo de Locais já vem preenchido com o endereço da célula na qual o cursor está localizado no momento. Para mudar a indicação especificada em Intervalo de Locais, basta clicar na célula desejada. 4. Posicione o cursor no campo Intervalo de dados e selecione as células com os dados que serão usados para criar o gráfico. Por exemplo: Clique na célula B2 e arraste o mouse até a célula D2; 5. Clique em OK, o que criará um pequeno gráfico de linha. Veja o resultado; 293

294 Excel - Módulo I 6. Clique na alça da célula e estenda o minigráfico para todas as células; 294

295 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Aproveite a área selecionada e aplique linhas de grade à coluna do minigráfico para deixá-la em harmonia com o restante da tabela. Agora os valores da tabela estão ilustrados com informações gráficas sobre a evolução da cotação de cada dia. 295

296 Excel - Módulo I 7.8. Personalizando minigráficos Para personalizar minigráficos, use a guia Design, exibida em Ferramentas de Minigráfico, que, por sua vez, aparece mediante a seleção de um ou mais minigráficos. Os comandos da guia Design, pertencentes aos grupos Minigráfico, Tipo, Mostrar, Estilo e Agrupar, são responsáveis por: Alterar o tipo do minigráfico; Formatar o minigráfico e o eixo vertical em um grupo de minigráficos; Exibir ou ocultar os pontos de dados no minigráfico de linha Controlando a exibição de valores Ao proporcionar a visibilidade de todos os marcadores do minigráfico de linha, ou de apenas alguns deles, você faz com que eles sejam destacados. O grupo Mostrar tem algumas opções de exibição, que são escolhidas de acordo com o que você quer que seja exibido. Existem as opções Marcadores, Pontos Negativos, Ponto Alto, Ponto Baixo, Primeiro Ponto e Último Ponto. A tabela a seguir indica a caixa de verificação a ser selecionada de acordo com o que se deseja exibir: 296 Mostrar Caixa de verificação a ser selecionada Todos os valores Marcadores Valores negativos Pontos Negativos Valores mais altos ou mais baixos Ponto Alto ou Ponto Baixo Primeiros ou últimos valores Primeiro Ponto ou Último Ponto

297 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Veja os seguintes exemplos: Ao marcar a caixa de verificação Ponto Alto, é inserido um marcador no ponto mais alto do gráfico; Ao marcar a caixa de verificação Ponto Baixo, é inserido um marcador no ponto mais baixo do gráfico; 297

298 Excel - Módulo I Ao selecionar uma ou mais caixas de verificação marcadores no grupo Mostrar, os estilos disponíveis no grupo Estilo imediatamente passam a exibir a posição do(s) marcadore(s) no minigráfico. No exemplo a seguir, a caixa Ponto Baixo está selecionada. Veja que os estilos localizados do lado direito do grupo Mostrar indicam apenas o ponto mais baixo do minigráfico Configurando o estilo dos minigráficos Para configurar o estilo dos minigráficos, faça o seguinte: 1. Selecione um ou mais minigráficos; 2. Navegue, na guia Design, até o grupo Estilo; 3. Aplique um estilo predefinido. Para isso, clique em um estilo (estilos adicionais podem ser visualizados se você clicar na seta no canto direito inferior); 4. Aplique uma formação específica. Para isso, use os comandos Cor do Marcador ou Cor do Minigráfico. 298

299 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Veja o seguinte exemplo: 1. Selecione um minigráfico; 2. Expanda a paleta de cores de Cor do Minigráfico e escolha Azul, Ênfase 1, Mais Claro 40%; 3. No grupo Mostrar, marque a opção Marcadores e, em seguida, expanda o menu Cor do Marcador, aponte o mouse para Ponto Alto e clique na cor Azul escuro, Texto 2, Mais Escuro 25%; 299

300 Excel - Módulo I 4. Expanda o menu Cor do Marcador, aponte o mouse para Primeiro Ponto e clique em Amarelo Excluindo minigráficos das células Para excluir minigráficos, selecione a(s) célula(s) para a(s) qual(is) deseja excluir o(s) minigráfico(s) e clique no botão Limpar, localizado no grupo Agrupar da guia Design de Ferramentas de Minigráfico. 300

301 Gráficos, imagens e minigráficos Editando as células que geram os minigráficos Para que a edição das células que geram os minigráficos seja feita, clique em um minigráfico qualquer da tabela e, em seguida, clique em Editar Dados na subguia Design no grupo Minigráfico e em Editar Localização e Dados de Grupo...; É aberta a caixa de diálogo Editar Minigráficos, onde você pode alterar a leitura dos dados que alimentam os minigráficos e a área onde os minigráficos serão instalados. 301

302 Excel - Módulo I Controlando minigráficos em células vazias ou com valores zero Se a sua tabela tiver células vazias, você pode controlar a maneira como os minigráficos tratarão essas células. Veja: 1. Clique em Editar Dados; 2. No menu de opções exibido, clique em Células Ocultas e Vazias...; 3. Na caixa de diálogo Configurações de Células Ocultas e Vazias, selecione a opção Zero. Assim, as células vazias serão consideradas com valor zero; 4. Clique em OK. O minigráfico correspondente às células vazias aparecerá zerado, como mostra a imagem a seguir: 302

303 Gráficos, imagens e minigráficos Inserindo filtro no gráfico Podemos selecionar os dados exibidos no gráfico inserindo um filtro. Para isso, siga o seguinte procedimento: 1. Selecione o gráfico; 2. Clique sobre o filtro de gráfico ao lado direito do gráfico; 3. No campo Valores, marque os dados que serão exbidos no gráfico e, então, clique em Aplicar. 303

304 Excel - Módulo I Veja o resultado: Se quiser alterar a visualização da legenda do gráfico, marque a opção Nenhum no campo Nomes, conforme apresentado adiante: 304

305 Gráficos, imagens e minigráficos 7 Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. O Excel tem ferramentas próprias para a criação de diferentes tipos de gráficos com simplicidade e rapidez. Os gráficos mostram visualmente séries de dados das planilhas; Se quiser, você pode adicionar os elementos de um gráfico, mas alguns são exibidos por padrão. Lembre que você pode redimensionar os elementos, mudar seu formato e sua localização no gráfico ou removê-los; São tantos os tipos de gráficos que o Excel oferece, que você pode escolher bem o tipo que seja mais adequado para representar seus dados de forma compreensível. Os tipos são: gráficos de ações, gráficos de área, gráficos de barras, gráficos de colunas, gráficos de dispersão (XY) e Bolhas, gráficos de linhas, gráficos de pizza e rosca, gráficos de radar e gráficos de superfície; Você pode plotar, em um gráfico, os dados que estão organizados, em uma planilha, em linhas ou colunas. Ainda que isso seja permitido para a maioria dos gráficos, como os de colunas e de barras, sempre considere as especificidades de organização que certos dados exigem; A guia Ferramentas de Gráfico, também localizada na Faixa de Opções, só fica ativa quando uma folha de gráfico ou um gráfico está selecionado. A manipulação dos gráficos é feita com os comandos das subguias Design e Formatar; Os gráficos não são o único recurso visual que você pode usar para facilitar e tornar atrativa a leitura de dados em planilhas do Excel. Também tem a inserção de arquivos de imagem, de formas, de clip-arts e de elementos SmartArt. Utilize a guia Ferramentas de Imagem para inserir uma imagem ou um clip-art, a Ferramentas de Desenho para inserir formas, e a Ferramentas de SmartArt para criar um elemento SmartArt; Como o próprio nome diz, os minigráficos são gráficos bem pequenos utilizados para exibir e resumir tendências de dados de uma planilha do Excel. Você pode criar um único minigráfico para uma linha ou coluna de dados, ou criar múltiplos minigráficos ao mesmo tempo. 305

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307 7 Gráficos, imagens e minigráficos Teste seus conhecimentos

308 Excel - Módulo I 1. Qual procedimento podemos tomar para criar um gráfico a partir de uma tabela de dados? a) Selecionar a tabela, ativar a guia Inserir e, no grupo Gráficos, selecionar um modelo. b) Selecionar a tabela, ativar a guia Inserir e, no grupo Ilustrações, selecionar Imagem. c) Selecionar a tabela, ativar a guia Dados e, no grupo Ferramentas de Dados, selecionar um modelo de tabela gráfica. d) Selecionar a tabela, ativar a guia Inserir e, no grupo Ilustrações, selecionar Formas e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2. Qual das afirmações a seguir está correta? a) Após criarmos um gráfico não é possível alterar seu tipo. b) É possível criar gráficos independente de termos uma tabela como base. c) Não é possível mover um gráfico da planilha onde ele foi gerado. d) É possível alterar as cores das séries definidas como padrão após criarmos um gráfico. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 308

309 Gráficos, imagens e minigráficos 7 3. Qual das afirmações a seguir está correta? a) O Excel disponibiliza apenas clip-arts internos. b) O Excel disponibiliza clip-arts da biblioteca do Office.com. c) Clip-arts, quando inseridos, não podem ser removidos. d) Clip-arts não podem ser editados. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4. Qual das alternativas a seguir define minigráficos (sparklines)? a) Gráficos de linha inseridos em células. b) Gráficos em miniatura que exibem e resumem tendências de dados. c) Formatos especiais de linhas em tabelas. d) Formatos especiais de linhas em áreas filtradas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 309

310 Excel - Módulo I 5. Qual das alternativas a seguir está correta? a) Uma vez inseridos os minigráficos, não é possível personalizá-los. b) Os minigráficos não são atualizados quando alteramos os dados que foram gerados. c) Podemos alterar o tipo de minigráfico para qualquer tipo de gráfico existente no Excel. d) Quando alteramos dados da tabela em que os minigráficos foram gerados, eles são atualizados automaticamente. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 310

311 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 99 Modelos; 99 Espaços de trabalho; 99 Modos de exibição personalizados.

312 Excel - Módulo I 8.1. Introdução Você já conhece várias funcionalidades do Excel, como a manipulação de planilhas, a criação de fórmulas, a edição da aparência de seus arquivos, entre outros. Vamos adicionar mais algumas ferramentas convenientes a esse repertório. Neste capítulo, você vai aprender como criar e usar modelos de planilhas e de pastas de trabalho, como criar espaços de trabalho e como trabalhar com modos de exibição personalizados Modelos Com o Excel, você consegue criar modelos de planilhas e de pastas de trabalho. Os modelos simplificam seu trabalho, porque podem ser usados como base para a criação de outras planilhas ou pastas de trabalho semelhantes. Por padrão, o modelo para planilhas é chamado Planilha.xltx e o modelo para pastas de trabalho é chamado Pasta.xltx. Utilizando modelos, você economiza tempo e estabelece uma padronização. Os arquivos de modelo podem conter dados, formatação e até mesmo macros, caso estejam habilitados para macro. Quando você criar uma nova pasta de trabalho, tem a opção de utilizar seus próprios modelos ou os modelos predefinidos, que se encontram disponíveis para download no Microsoft Office Online. 312

313 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas Criando um modelo Antes de criar um modelo, é necessário elaborar toda a pasta de trabalho. Para isso, você deve formatar as células, inserir ou excluir planilhas, criar todas as fórmulas e utilizar os mecanismos de proteção necessários. Para ilustrar a criação de um modelo, vamos transformar a pasta de trabalho da imagem adiante em um modelo, que depois será carregado e transformado. 313

314 Excel - Módulo I Após elaborar o arquivo, você pode criar o modelo, executando os passos a seguir: 1. Com a pasta de trabalho que você quer salvar como modelo aberta, clique na guia Arquivo e selecione a opção Salvar Como; 314

315 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 2. Clique em Procurar e, em seguida, na janela Salvar como exibida, digite, no campo Nome do arquivo, um nome para o modelo em questão. Neste exemplo, dê o nome de Controle de Gastos 2013; 315

316 Excel - Módulo I 3. Na caixa Tipo, selecione, por meio da seta drop-down, a opção Modelo do Excel ou, caso a pasta de trabalho contenha macros a serem disponibilizadas no modelo, selecione Modelo Habilitado para Macro do Excel. Ao selecionar o tipo Modelo do Excel, automaticamente é selecionada a pasta Modelos Personalizados do Office, na qual os arquivos de modelo são armazenados. 316

317 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 4. Clique em Salvar. Depois desse procedimento, o modelo é automaticamente armazenado na pasta Modelos Personalizados do Office. Dessa forma, você tem a garantia de que o modelo estará disponível quando quiser utilizá-lo para criar uma nova pasta de trabalho. Além disso, você tem a opção de copiar qualquer pasta de trabalho para a pasta Modelos Personalizados do Office e utilizá-la como modelo sem que seja necessário salvá-la nos formatos.xltx ou.xltm, que são as extensões dos arquivos de modelo do Excel. O local mais indicado para armazenamento é a pasta Modelos Personalizados do Office, porque assim os modelos passam a ser exibidos na lista de modelos existentes. Mas também dá para armazená-los em qualquer outra pasta ou diretório. 317

318 Excel - Módulo I Abrindo um modelo Para abrir o modelo que você acabou de criar, siga estes passos: 1. Clique na guia Arquivo e selecione o comando Novo; 2. Clique em Pessoal. Uma lista com os modelos disponíveis será exibida, como mostra a imagem a seguir: 318

319 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 3. Selecione o modelo desejado. Uma nova pasta de trabalho baseada no modelo criado será aberta, como vemos adiante: O Excel oferece ainda uma série de modelos prontos, disponíveis em Novo, na guia Arquivo. É possível baixar novos modelos no Office.com, mas, sem conexão com a Internet, você não consegue acessá-los. Para procurar um novo modelo no Office.com, basta inserir uma referência ou parte de seu nome na caixa de texto Procurar modelos online, selecionar uma categoria e, em seguida, clicar em baixar. 319

320 Excel - Módulo I Apagando um modelo Quando um modelo não é mais necessário, você pode apagá-lo, conforme mostram os passos a seguir: 1. Navegue até a pasta Documentos do Windows; 320

321 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 2. Entre na pasta Modelos Personalizados do Office; 321

322 Excel - Módulo I 3. Selecione o modelo a ser excluído, clique com o botão direito do mouse e escolha Excluir; 4. Observe que o modelo foi excluido: 322

323 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas Modos de exibição personalizados Modo de exibição é o conjunto de configurações de exibição e de impressão estabelecido em uma pasta de trabalho. Logo o modo de exibição corresponde à forma como uma planilha é visualizada, o que inclui linhas, colunas e guias de planilha ocultas, filtros aplicados, porcentagem de zoom, entre outros. Você pode criar diversos modos de exibição de uma mesma pasta de trabalho sem que, para isso, seja necessário salvar cópias separadas dessa pasta. Existe a opção de utilizar um modo de exibição personalizado para salvar configurações de exibição e de impressão específicas que poderão ser rapidamente aplicadas à planilha sempre que necessário. Além disso, você pode especificar uma área de impressão e salvá-la em um modo de exibição personalizado. Apesar de dar para criar diversos modos de exibição personalizados para uma mesma planilha, só é permitido aplicar um desses modos à planilha que estava ativa no momento da criação do modo de exibição personalizado Criando um modo de exibição personalizado Para criar um modo de exibição personalizado, siga os passos adiante: 1. Defina, em uma planilha, as configurações de exibição e de impressão que quer salvar no modo de exibição personalizado; 2. Selecione a guia Exibição. No grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, clique em Modos de Exibição Personalizados. A seguinte janela será exibida: 323

324 Excel - Módulo I 3. Quando a janela Personalizar modos de exibição for aberta, clique em Adicionar. A seguinte janela será exibida: 4. No campo Nome, digite um nome para o modo de exibição. Uma opção que facilita a identificação posterior é incluir o nome da planilha ativa; 5. Na seção Incluir no modo de exibição, marque as caixas de seleção das configurações que quer incluir. Por padrão, as opções disponíveis já se encontram selecionadas; 6. Clique em OK. Não existe um limite para o número de modos de exibição criados. Essa quantidade é limitada apenas pela memória do computador. Quando os modos de exibição são adicionados à pasta de trabalho, eles passam a aparecer na caixa de diálogo Personalizar modos de exibição. Para facilitar o entendimento, vamos fazer um exemplo: A imagem mais adiante mostra uma tabela contendo as vendas do primeiro trimestre em duas lojas. Observe que, nas linhas 6 e 10, temos a soma dos valores dos períodos. Na linha 11, o total geral. 324

325 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 Vamos criar dois modos de exibição: O primeiro modo de exibição mostra a planilha original, ou seja, com todos os dados; O segundo modo de exibição mostra somente os produtos e o resultado do trimestre. Para criar o primeiro modo de exibição, faça o seguinte: 1. Através da guia Exibição, no grupo Modos de Exibição da Pasta de Trabalho, clique no ícone Modos de Exibição Personalizados; 2. Na caixa de diálogo Personalizar modos de exibição, clique no botão Adicionar; 325

326 Excel - Módulo I 3. Vamos gravar o primeiro modo de exibição. Na caixa de diálogo Adicionar modo de exibição, digite Inicial. Isso permitirá com que, depois que aplicarmos um modo de exibição diferente, voltemos para o modo inicial que é nossa tabela inteira. Clique no botão OK. 4. Agora, iremos gravar um modo de exibição contendo somente os totais. Para isso, vamos ocultar as colunas com os meses de Janeiro até Março, mantendo somente a coluna do 1 Trim, como mostra a próxima figura: 5. Agora, proceda como fizemos para gravar o modo inicial e escreva Totais no campo Nome da caixa de diálogo Adicionar modo de exibição. Em seguida, clique no botão OK; 326

327 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 6. Para visualizar os modos de exibição criados, basta acionar novamente a ferramenta Modos de Exibição Personalizados. Observe que os modos gravados aparecem na caixa para que você possa escolher qual modo deseja visualizar; 7. Após marcar o modo de exibição desejado, clique no botão Mostrar. Lembre que, quando alguma planilha existente na pasta de trabalho contiver uma tabela do Excel, o comando Modos de Exibição Personalizados não estará disponível. Depois de criado o modo de exibição personalizado, você pode utilizá-lo sempre que necessário. Para tanto, basta abrir a caixa de diálogo Personalizar modos de exibição, clicar no nome do modo de exibição que quer aplicar e, por fim, clicar em Mostrar. Com isso, a planilha que estava ativa quando você criou o modo de exibição personalizado será exibida. Por último, lembre que um modo de exibição que não for mais necessário pode ser excluído a qualquer momento. Para isso, basta abrir a caixa de diálogo Personalizar modos de exibição, clicar no nome do modo de exibição que você quer excluir e, por fim, clicar em Excluir. 327

328 Excel - Módulo I Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. Com o Excel, você consegue criar modelos de planilhas e de pastas de trabalho. Os modelos simplificam seu trabalho, porque podem ser usados como base para a criação de outras planilhas ou pastas de trabalho semelhantes; Antes de criar um modelo, é necessário elaborar toda a pasta de trabalho. Para isso, você deve formatar as células, inserir ou excluir planilhas, criar todas as fórmulas e utilizar os mecanismos de proteção necessários. Finalmente, depois de elaborar o arquivo, você cria o modelo; De maneira geral, quando trabalha com programas de computador, é comum você abrir vários arquivos simultaneamente. O mesmo acontece com planilhas eletrônicas. Por essa razão, é importante ter um recurso que permita retomar o trabalho sem que haja alterações nas configurações de exibição. Essa é a função do arquivo de espaço de trabalho: salvar as informações de exibição de pastas de trabalho abertas; Modo de exibição é o conjunto de configurações de exibição e de impressão estabelecido em uma pasta de trabalho. Logo o modo de exibição corresponde à forma como uma planilha é visualizada, o que inclui linhas, colunas e guias de planilha ocultas, filtros aplicados, porcentagem de zoom, entre outros. 328

329 8 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas Teste seus conhecimentos

330 Excel - Módulo I 1. Qual alternativa melhor define um modelo de pasta de trabalho? a) Pasta de trabalho com fórmulas e funções complexas. b) Uma planilha bem organizada e com formatos adequados. c) Uma pasta de trabalho que pode ser utilizada como base para criação de outras pastas de trabalho, podendo ou não conter fórmulas, funções e formatações. d) Pastas de trabalho com duas ou mais planilhas formatadas. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2. Qual é a extensão gravada quando criamos um modelo? a) Um modelo de pasta de trabalho tem a extensão XLTX. b) Um modelo de pasta de trabalho tem a extensão XLSX. c) Um modelo de pasta de trabalho tem a extensão XLWX. d) Um modelo de pasta de trabalho tem a extensão XLBX. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 330

331 Modelos, espaços de trabalho e exibições personalizadas 8 3. Como podemos gravar uma pasta de trabalho como modelo? a) Após proteger a pasta, clicar em Salvar como e, em seguida, escolher a opção Modelo de Planilha. b) Salvar como e, em seguida, definir o tipo como modelo. c) Primeiro, devemos salvar a pasta como arquivo normal. Em seguida, transformar essa pasta em modelo na guia Arquivo e, então, salvar como e escolher o tipo modelo. d) Só é possível utilizar modelos prontos do Excel. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4. O que é Modo de Exibição no Excel? a) É o conjunto de configurações de exibição gravado em uma pasta de trabalho. b) A forma como a pasta de trabalho aparece depois que salvamos com modificações. c) É a forma como é aberta uma pasta de trabalho que foi modificada. d) São visualizações pré-definidas no último salvamento da pasta e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 331

332 Excel - Módulo I 5. Quantos modos de exibição podemos criar? a) Um modo por planilha. b) Um modo por pasta de trabalho. c) Não existe limite. d) Não existe limite por pasta de trabalho, porém, não podem ultrapassar duas por planilha. e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 332

333 Impressão 9 99 Janela Configurar página; 99 Visualização da impressão; 99 Impressão de planilhas e pastas de trabalho.

334 Excel - Módulo I 9.1. Introdução Chegou a hora de imprimir uma planilha? Então espere. Algumas etapas importantes devem ser realizadas antes da impressão da planilha. Primeiro você deve finalizar as formatações e configurar os aspectos relacionados à impressão propriamente dita. O ato de imprimir surge como última etapa do desenvolvimento Janela Configurar página O primeiro passo antes de imprimir uma planilha é configurar a página, pois assim você garante que o trabalho será impresso de acordo com os parâmetros especificados. Na definição desses parâmetros, você pode inserir elementos, como cabeçalho e rodapé, ou executar tarefas que centralizem a planilha na página ou indiquem linhas de título, além de definir outras opções. Para configurar a página, basta escolher a guia Layout da Página, grupo Configurar Página. 334

335 Impressão 9 Feito isso, você pode trabalhar com os comandos desse grupo ou então clicar na seta ao lado do nome do grupo (iniciador de caixa de diálogo), para abrir a caixa de diálogo Configurar Página. Os tópicos a seguir descrevem as opções apresentadas por cada uma das guias da janela Configurar Página. 335

336 Excel - Módulo I Guia Página Seção Orientação Retrato: Ao selecionar esta opção, a página é direcionada em forma de retrato (vertical); Paisagem: Esta opção direciona a página em forma de paisagem (horizontal). Seção Dimensionar Ajustar para XX% do tamanho normal: Nesta opção, você pode ajustar o zoom da impressão. A faixa de variação do zoom é de 10% a 400%; Ajustar para XX página(s) de largura por XX de altura: Especifica a quantidade de páginas em que a planilha será impressa. Todas as vezes que essa opção for alterada, o zoom da impressão será ajustado de acordo com a quantidade de páginas determinada; Tamanho do papel: Nesta opção, você pode especificar o tamanho da folha a ser utilizada para imprimir o arquivo; 336

337 Impressão 9 Qualidade da impressão: Esta opção mostra a quantidade de DPIs da impressão, que varia de acordo com o modelo de impressora utilizada. Quanto maior o número de DPIs, melhor será a qualidade da impressão, porém, mais tinta será utilizada; Número da primeira página: Esta opção mostra o número da primeira página do documento Guia Margens Superior: Nesta opção, podemos delimitar a margem superior da página. É a partir desse ponto, no alto da folha, que a impressão é iniciada; Esquerda: Delimita o local, no lado esquerdo da página, em que a impressão será iniciada; Inferior: Nesta opção, você pode determinar o limite inferior da área de impressão; Direita: Delimita o local, no lado direito da página, em que a impressão será iniciada; 337

338 Excel - Módulo I Cabeçalho: Quando você cria um cabeçalho por meio da guia Cabeçalho/ rodapé, essa opção determina onde a impressão desse cabeçalho deve iniciar, no alto da página; Rodapé: Esta opção determina onde deve ser iniciada a impressão do rodapé criado por meio da guia Cabeçalho/rodapé; Seção Centralizar na página Horizontal: Responsável por centralizar a área de impressão no sentido horizontal, alterando a largura dessa área; Vertical: Responsável por centralizar a área de impressão no sentido vertical, alterando a altura dessa área. A centralização horizontal ou vertical da área de impressão é realizada conforme a delimitação das margens da página. 338

339 Impressão Guia Cabeçalho/rodapé O texto impresso na parte superior de todas as páginas de um documento é o que chamamos de cabeçalho. Já o texto impresso na parte inferior das páginas é chamado de rodapé. A guia Cabeçalho/rodapé permite que você determine quais informações deseja colocar no cabeçalho e no rodapé. Além de permitir elaborar os cabeçalhos e rodapés, o Excel oferece alguns modelos prontos. Para escolhê-los, basta clicar na seta drop-down localizada nas caixas Cabeçalho e Rodapé e escolher uma das opções disponíveis. 339

340 Excel - Módulo I É possível também personalizar os modelos prontos, clicando no botão Personalizar cabeçalho... ou Personalizar rodapé... Tanto a caixa de personalização do cabeçalho quanto a do rodapé possuem as mesmas opções. Essas caixas são divididas nas seções esquerda, central e direita. Cada uma delas faz referência às três posições que o cabeçalho pode assumir na página. Como exemplo de localização do cabeçalho na página, considere que uma data seja inserida na seção esquerda da caixa de personalização. Consequentemente, essa data será impressa no lado esquerdo superior da página. 340

341 Impressão 9 É simples especificar o cabeçalho de cada seção. Para isso, basta clicar na seção correspondente e digitar a informação desejada. Além da divisão em seções, existem 10 botões no centro da janela, disponíveis tanto para o cabeçalho quanto para o rodapé, cada um com uma finalidade distinta. A tabela a seguir descreve cada um desses botões: Botão Descrição Formatar Texto Formata o texto do cabeçalho ou rodapé. Selecione o texto antes de usar esse botão. Inserir Número da Página Inserir Número de Páginas Insere o número da página. Posicione o cursor no ponto desejado da caixa de edição e clique no botão. Insere o número de páginas. Posicione o cursor no ponto desejado da caixa de edição e clique no botão. Inserir Data Insere a data. Posicione o cursor no ponto desejado da caixa de edição e clique nesse botão. Inserir Hora Insere a hora. Posicione o cursor no ponto desejado da caixa de edição e clique no botão. Inserir Caminho de Arquivo Inserir Nome de Arquivo Insere o caminho do arquivo. Posicione o cursor no ponto desejado da caixa de edição e clique no botão. Insere o nome do arquivo. Posicione o cursor no ponto desejado da caixa de edição e clique no botão. 341

342 Excel - Módulo I Botão Inserir Nome de Planilha Inserir Imagem Formatar Imagem Descrição Insere o nome da planilha (guia). Posicione o cursor no ponto desejado da caixa de edição e clique no botão. Ao clicar neste botão, a caixa de diálogo Inserir Imagem será aberta. Então, selecione o arquivo de imagem desejado e clique em Inserir. Abre a caixa de diálogo Formatar Imagem, onde é possível configurar aspectos como tamanho, recorte, brilho, cor e contraste da imagem. Esse botão é habilitado clicando na caixa de edição na qual a imagem foi inserida. Outra forma de trabalhar com cabeçalhos e rodapés é através da guia Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé, aberta quando você clica no botão Cabeçalho e Rodapé do grupo Texto, localizado no guia Inserir. Você vai encontrar todas as ferramentas que existem na guia Cabeçalho/rodapé da caixa de diálogo Configurar Página, com a vantagem de poder trabalhar diretamente na planilha. 342

343 Impressão Guia Planilha Área de impressão: Esta opção permite delimitar uma determinada área para impressão, por exemplo, o intervalo B3:G12. Se nenhuma área for delimitada, a planilha inteira será impressa; Seção Imprimir títulos Linhas a repetir na parte superior: Nesta opção, você pode especificar as linhas a serem impressas na parte superior de todas as páginas. Esse recurso traz vantagens quando, por exemplo, é necessário repetir os nomes dos campos de uma lista ou o título da planilha; Colunas a repetir à esquerda: Nesta opção, você pode especificar as colunas a serem impressas do lado esquerdo de todas as páginas. Seção Imprimir Linhas de grade: Quando esta opção estiver marcada, as linhas de grade serão impressas. O comportamento padrão é que elas não sejam impressas; 343

344 Excel - Módulo I Preto e branco: Quando esta opção estiver marcada, a planilha será impressa em preto e branco; Qualidade rascunho: A página será impressa mais rapidamente quando você marcar esta opção. Como conseqüência, a qualidade da impressão será inferior; Títulos de linha e coluna: Marque esta opção quando quiser imprimir o título da linha, que diz respeito aos números das linhas, e o título da coluna, que diz respeito às letras que identificam as colunas; Comentários: Indica se os comentários serão impressos ou não. São duas as opções disponíveis para impressão dos comentários. A opção No final da planilha determina que os comentários sejam impressos em uma nova página a ser criada, contendo as referências das células e seus respectivos comentários, enquanto a opção Como exibido na planilha determina que os comentários sejam impressos da forma como aparecem na própria planilha; Erros de célula como: Define como os erros de célula serão impressos. Seção Ordem da página Abaixo e acima: Em algumas situações, a planilha pode ter dados acima e à direita do que cabe numa página. Utilizando essa opção, você pode especificar que a página 2 traga o que estiver abaixo do que foi impresso na primeira, e não à direita. Dessa forma, a impressão será efetuada de cima para baixo e, em seguida, passará para a direita; Acima e abaixo: Selecionando esta opção, as páginas localizadas à direita serão impressas primeiro, quando existirem várias páginas. Em seguida, serão impressas as páginas que estiverem abaixo. Diferentemente da opção anterior, neste caso, a página 2 será aquela que estiver à direita da primeira página. 344

345 Impressão Visualização da impressão A visualização de impressão é um recurso que permite saber como o trabalho será impresso antes de imprimir mesmo. Para visualizar a impressão, escolha uma destas opções: Clique na guia Arquivo e selecione a opção Imprimir; Clique no botão Visualizar Impressão ou Imprimir. Ambos estão localizados na caixa de diálogo Configurar Página, acessada a partir do iniciador de caixa de diálogo do grupo Configurar Página da guia Layout da Página. Então a planilha é exibida da maneira que será impressa, conforme mostrado na figura a seguir: 345

346 Excel - Módulo I No canto inferior esquerdo da visualização da página, tem um controle que permite visualizar outras páginas a serem impressas, se elas existirem. Essa página oferece as seguintes seções: Seção Imprimir Imprimir: Este botão realiza a impressão; Cópias: Este campo permite definir a quantidade de cópias da planilha a serem impressas. Seção Impressora O menu drop-down permite definir a impressora a ser utilizada na impressão. Ao clicar no botão Propriedades de Impressora, você abre a caixa de diálogo de propriedades da impressora, onde você pode configurar aspectos como qualidade de impressão, tipo de papel, orientação da impressão, entre outros. Seção Configurações Reúne opções de configuração que permitem definir o que será impresso (toda a pasta de trabalho, apenas planilhas ativas ou somente uma região selecionada) e se a impressão será feita em apenas um lado da página ou em ambos. Você também pode aplicar configurações de margem e de dimensionamento para ajuste da planilha e seus elementos à página, entre outras. 346

347 Impressão Impressão de planilhas e pastas de trabalho Depois de todas as configurações, chegou o momento: a planilha está pronta para ser impressa. Mas, às vezes, você pode querer imprimir só parte de uma planilha, ou então várias pastas de trabalho. Por isso os próximos tópicos mostrarão o que fazer para imprimir exatamente aquilo que você quiser Imprimindo parte de uma planilha Para imprimir apenas parte de uma planilha, siga estes passos: 1. Clique na planilha e selecione o intervalo de dados que quer imprimir; 347

348 Excel - Módulo I 2. Clique na guia Arquivo e, em seguida, na opção Imprimir, ou então, utilize o atalho CTRL+P; 3. Em Configurações, selecione a opção Imprimir Seleção, no primeiro menu drop-down dessa seção; 4. Clique no botão Imprimir. 348

349 Impressão 9 O resultado é o seguinte: 349

350 Excel - Módulo I Imprimindo uma ou mais planilhas inteiras 1. Selecione a(s) planilha(s) desejada(s); 2. Clique na guia Arquivo e, em seguida, na opção Imprimir, ou utilize o atalho CTRL+P; 3. Em Configurações, selecione a opção Imprimir Planilhas Ativas, no primeiro menu drop-down dessa seção; 4. Clique no botão Imprimir. 350

351 Impressão Imprimindo uma ou mais pastas de trabalho Para imprimir uma pasta de trabalho, faça o seguinte: 1. Selecione qualquer uma das planilhas da pasta de trabalho; 2. Clique na guia Arquivo e, em seguida, na opção Imprimir (CTRL+P); 3. Em Configurações, selecione a opção Imprimir Toda a Pasta de Trabalho, no primeiro menu drop-down dessa seção; 4. Clique no botão Imprimir. Já para imprimir mais de uma pasta de trabalho, faça o seguinte: 1. Clique na guia Arquivo e, em seguida, clique em Abrir (CTRL+A); 2. Pressione a tecla CTRL e clique no nome de cada pasta de trabalho que queira imprimir; 351

352 Excel - Módulo I 3. Se o computador executar: Windows Vista / Seven: Clique com o botão direito na seleção e, então, clique em Imprimir; Windows XP: Na caixa de diálogo Abrir, clique em Ferramentas e, por fim, clique em Imprimir. Todas as pastas de trabalho que você quiser imprimir precisam ser agrupadas dentro de uma mesma pasta. 352