INSTITUIÇÕES E USUÁRIOS DOS ARQUIVOS: AS FORMAS DE DIÁLOGO

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1 III SBA Simpósio Baiano de Arquivologia 26 a 28 de outubro de 2011 Salvador Bahia Políticas arquivísticas na Bahia e no Brasil INSTITUIÇÕES E USUÁRIOS DOS ARQUIVOS: AS FORMAS DE DIÁLOGO Kathyanne Samara Paulino Vasconcelos Graduanda do Curso de Arquivologia, UnB, kathyannesamara@gmail.com Maria de Fátima Teixeira Veras Bacharel em Arquivologia, texeira.veras@gmail.com Profª Drª Kátia Isabelli de B. Melo de Souza Professora do Curso de Arquivologia, Orientadora/ UnB, isabelli@unb.br Resumo: A razão de ser dos arquivos, seu objetivo maior, é, sem dúvida alguma, o acesso à informação, independentemente, da idade documental ou do âmbito arquivístico. Mas, para que isso se concretize é necessário fornecer subsídios para o atendimento aos usuários. Portanto, foi baseando-se na razão de ser dos arquivos e na maneira como as informações estão sendo oferecidas ao usuário é que esse trabalho foi consolidado. Percebe-se, então, que seu objetivo é identificar as formas de diálogo entre a instituição arquivística e o usuário, seja ele interno ou externo, traçando um paralelo entre a situação encontrada nos arquivos com a legislação arquivística, no que tange ao acesso à informação de caráter público. O universo da pesquisa abrange os 24 Ministérios, que compõem a Administração Direta do Governo Federal. Os instrumentos usados para a coleta de dados foram: o reconhecimento do histórico dos Ministérios, que tem por finalidade a identificação do início das atividades e as atribuições dos órgãos pesquisados. Em seguida, partiu-se para a realização de entrevistas. Essas foram fundamentais para o reconhecimento dos dados do acervo, do pessoal envolvido no atendimento aos usuários, além de apresentar informações referentes aos serviços e funções desempenhadas pela instituição no que tange ao atendimento aos usuários. Palavras-chave: Políticas públicas de acesso; Estudo de usuários; Arquivologia; INTRODUÇÃO A razão de ser dos arquivos, seu objetivo maior, é, sem dúvida alguma, o acesso à informação, independentemente, da idade documental ou do âmbito arquivístico. A execução das funções arquivísticas têm como objetivo final garantir o acesso à informação e este só será possível no instante em que for realizada, de forma efetiva, a gestão documental nas instituições. Foi norteando-se pela finalidade dos arquivos e como as informações estão sendo disponibilizadas ao usuário, que este trabalho foi desenvolvido. Dentre as várias definições presentes na literatura arquivísticas, entende-se por usuário 1, segundo Le Coadic (1996 apud ÁVILA, 2010) como aquele que está em busca de informação para suprir alguma demanda. Dessa maneira, esta demanda faz surgir a necessidade de busca e ainda orienta a maneira de utilização dos documentos. O objetivo deste trabalho é identificar as formas de diálogo entre a instituição arquivística e o usuário, seja ele interno ou externo, traçando um paralelo entre a situação 1 LE COADIC, Yves-François. A Ciência da Informação. Brasília: Briquet de Lemos, 1996.

2 encontrada nos arquivos com a legislação arquivística, no que tange ao acesso à informação de caráter público. Em um momento inicial, o presente trabalho abrangeu o período de fevereiro a junho de ano de Na primeira parte da execução do trabalho foram mapeadas 24 instituições do Poder Executivo, com a pretensão de identificar o histórico e suas respectivas atribuições. Em seguida, foram contactadas 14 instituições sendo obtidas, até o momento, 11 respostas. OS USUÁRIOS E A LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA Segundo Tarraubella Mirabet (1997, p. 3, tradução nossa): Nas últimas décadas, o arquivo tem perdido, progressivamente, o caráter passivo que lhe era atribuído desde o século XIX, quando exercia a função de simples receptor de documentação produzida e potencializou, sobretudo, suas funções de recolhimento e conservação, e foi adquirido um papel muito mais ativo e dinâmico, intervindo na produção documental, e determinando as características e na quantidade de documentação a conservar e incidindo, globalmente, nos ciclos e procedimentos administrativos desde a etapa de criação e tramitação. Tendo o usuário como o indivíduo que necessita de informação para o desenvolvimento de suas atividades e garantia de direitos e cumprimento de seus deveres, classificamos os usuários em dois segmentos, em internos e externos. Os usuários internos são os produtores do documento, ou seja, o órgão ou instituição que gerou a documentação, e exige do arquivo o cumprimento da totalidade de suas funções básicas, tais como, organizar, transferir e recolher, conservar e tornar acessível a documentação (TARRAUBELLA MIRABET, 1997, p 3). Os usuários externos, por conseguinte, são aqueles que utilizam o arquivo por motivos diversos, são oriundos de diferentes formações acadêmicas e necessitam de informação com o foco diferente do produtor do documento. Ao fim do período ditatorial ( ), percebe-se o aumento de usuários nos arquivos. Acrescentando-se a isso, e aos respaldos legais, o acesso à informação, por meio do Estado Democrático de Direito, passou a ser um direito fundamental garantido pela Constituição Federal de Atualmente, tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei da Câmara (PLC) 41/2010, que propõe a redução dos prazos de sigilo e informações reservadas, secretas e ultrassecretas, estabelecendo procedimentos para acesso a essas informações por qualquer cidadão. O projeto estabelece que: Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. Torna-se claro que a partir da aprovação do PLC 41/2010, novos usuários surgirão em busca de promover seus direitos e a possibilidade do uso das informações nos documentos, ditos sigilosos, para a realização de pesquisas. Isso impulsionará a organização e o tratamento dos arquivos, afirmando, assim, a função social dos arquivos para com a sociedade. Além da organização da informação, é necessário entender as principais demandas dos usuários, visando à satisfação e a agilidade no atendimento dessas demandas. Segundo Rey 2

3 Martin (2000, p. 139), o conceito de satisfação do usuário foi impulsionado pela Biblioteconomia nos anos 80 o que justifica o grande número de trabalhos publicados voltados para essa área, e a partir desse momento, ganhou destaque em outras áreas do conhecimento. O entendimento destas será possível mediante a elaboração de estudos de usuário na instituição, que irá levantar as principais necessidades de informação, e identificar se os serviços prestados atendem a estas necessidades, ou tem a finalidade de ampliá-los ou definilos (LE COADIC, 2004). AS FORMAS DE DIÁLOGO: RESULTADOS OBTIDOS Para realização da coleta de dados foram aplicados questionários nos arquivos, com o intuito de identificação de dados. Buscou-se atingir três temas centrais considerados de relevância para identificar as formas de diálogo entre a instituição arquivística e o usuário, seja ele interno ou externo. Para fins deste trabalho foram considerados como dados: o acervo, os recursos humanos e os serviços e as funções destinados ao atendimento aos usuários. A presença de atos normativos 2 que regulem as práticas arquivísticas de um órgão é de suma importância para o desenvolvimento de tais atividades, tendo em vista que esses atos servirão de fundamentos regulamentares que irão promover uma maior conscientização das atividades arquivísticas, além de proporcionar uma crescente força política do arquivo nas decisões administrativas em todo o âmbito de atuação do órgão. Objetivando identificar dados referentes ao acervo, foi perguntado às instituições a existência de atos normativos ou instrumentos que regulem as práticas arquivísticas. Constatou-se que 82% dos órgãos pesquisados possuem tais atos normativos ou instrumentos, ao passo que 18% afirmaram não possuir. Ressalta-se que muitas instituições possuem atos normativos e instrumentos regulamentados pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, no que tange a atividademeio das instituições, porém, percebe-se que poucas instituições possuem normativas ou regulamentações próprias, que auxiliem na execução das práticas arquivísticas dentro do órgão. Gráfico 1 Instituições que possuem atos normativos ou instumentos que regulem as práticas arquivísticas Perguntados sobre a existência de normativas para o acesso aos materiais especiais, conforme demonstra o gráfico abaixo, detectou-se que apenas 18% possui tais normativas e 82% não possuem nenhum tipo de normativas que possibilite o acesso aos materiais especiais. Destaca-se que alguns órgãos tinham dificuldade em identificar esse tipo de material. 2 Para fins deste trabalho considerou-se atos normativos as regulamentações legais estabelecidas pela autoridade superior do órgão que proporcionasse respaldo jurídico às práticas arquivísticas. 3

4 Gráfico 2 Instituições que possuem alguma normativa para acesso aos materiais especiais Segundo Silva (2008, p. 33), a política de acesso aos documentos tem a função de estabelecer regras para a realização de pesquisas, ao mesmo tempo em que deverá proteger os interesses privados. Esta política poderá definir níveis ou tipos de acesso, estabelecer considerando que a limitações estabelecidas não poderão ser aplicadas uniformemente a todos os documentos do arquivo. No que se refere a existência de uma política de acesso aos documentos do orgão, constatou-se, após as análises dos dados, que em 45% das instiuições pesquisadas existe alguma política de acesso, e que a maioria, somando 55%, não possui nenhuma política de acesso, considerando que na primeira pergunta a grande maioria dos órgãos tinha o conhecimento de que possuía instrumentos normativos para a organização do acervo. Parece conflituoso não estabelecer normas para o acesso a esses documentos. Dentre os que responderam positiva a existência da política de acesso, esta era entendida como as leis e decretos federais e resoluções emanados pelo CONARQ. Portanto, ficou perceptível que a legislação em si não constitui políticas de acesso à informação. Destaca-se que algumas instituições declararam não possuir a política regulamentada, mas estabelecem um vínculo por meio do diálogo entre o arquivo e o usuário. Entretanto, para fins deste trabalho, foi considerada apenas a política de acesso que esteja regulamentada. Gráfico 3 Instituições que possuem alguma política de acesso Foi perguntado aos órgãos quanto à existência de algum diálogo entre a instituição arquivística e o Arquivo Nacional AN. Todos os órgãos afirmaram a existência deste diálogo por meio do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal SIGA, que promove meios que propiciam a comunicação e intercâmbio de informações entre os órgãos da Administração Pública Federal, além de auxiliar na gestão documental promovendo assistência aos órgãos na elaboração da sua gestão documental. E em alguns casos, além do citado acima, esse diálogo ocorre devido ao recolhimento dos arquivos do regime militar ao AN. Objetivando identificar dados referentes aos recursos humanos, foi perguntado às instituições quanto à formação dos profissionais que trabalham no atendimento ao usuário. Identificou-se que não existe uma formação específica, sendo em grande maioria constituída por profissionais com escolaridade de nível médio. No entanto, percebem-se algumas 4

5 exceções de profissionais graduados em arquivologia, administração, biblioteconomia, letras e jornalismo. No que diz respeito à realização de treinamento disponibilizada a esses profissionais, as instituições afirmaram que 67% dos profissionais eram treinados, ao passo que 33% não realizavam treinamento desses profissionais. Destaca-se que muitas instituições que afirmaram treinar seus profissionais, se referiram às praticas de execução das atividades arquivísticas dentro do órgão. Gráfico 4 Instituições que realizam treinamentos internos para o atendimento ao usuário Perguntado quanto a realização de alguma ação proativa, ou seja, se as instiuições apresentam algum produto ou serviço anterior a solicitação do usuário, identificou-se que muitas instiuições não entendem a realização dessas atividades como fruto dos trabalhos que devem atender aos arquivos correntes e intermediários, mas que sua realização deveria ocorrer apenas nos arquivos permanentes. Portanto, conforme demosntra o gráfico abaixo, 36% declararam realizar alguma ação proativa, enquanto que 64% afirmaram não realizar nenhuma ação proativa. Gráfico 5 Instituições que realizam alguma ação proativa A difusão do acervo, segundo Bellotto (2006, p. 228), visa levar o arquivo para fora dos seus limites estruturais, ou seja, divulgá-lo tanto no órgão, como fora deste, promovendo ao arquivo atingir um campo de abrangência cada vez maior. Vanderlei Batista dos Santos (2009, p. 181) afirma que a difusão não se restringe apenas ao acesso às informações e aos documentos armazenados, e complementa que a difusão deve contemplar os manuais de gestão, a promoção de treinamentos, as normas e legislações. Esse serviço garantirá o reconhecimento do arquivo por seus usuários, além de favorecer a procura pelos usuários em potencial. Conforme indica o gráfico, apenas 36% dos órgãos declararam realizar a difusão dos seus arquivos, enquanto que 64% afirmaram não realizar a difusão do acervo. 5

6 Gráfico 6 Instituições que realizam difusão do acervo Perguntados se adotam algum quantitativo ou estatística de usuários, constou-se que 64% realizam algum quantitativo de usuários, ao passo que 36% não adotam nenhum mecanismo estatístico. Ressalta-se que entre os órgãos que responderam positivamente, esta ação é realizada mediante o controle de solicitações de empréstimos de documentos, ou solicitações de pesquisas. Gráfico 7 Instituições que adotam estatística/ quantitativo de usuários Ao fim da pesquisa, foi perguntado às instituições quanto ao interesse na realização de estudo de usuários. Constatou-se que 64% percebe a necessidade da realização de estudos de usuários e sentiam que, com isso, atenderiam melhor seus usuários. No entanto, a resposta, entre os interressados em realizar o estudo foi quase unânime. Os que afirmaram a falta de estudos apresentaram três fatores: iniciativa política, recursos financeiros e recursos humanos, o que impossibilitaria neste momento a realização de um estudo de usuários. Constatou-se, também, que 18% afirmaram não possuir interesse na realização de tais estudos, justificando o caráter recente da documentação, ou o entendimento de que esse estudo não seja necessário para o órgão. E 18% não souberam responder sobre o interesse da realização de estudos de usuários. 6

7 Gráfico 8 Instituições que revelaram interesse na realização de estudos de usuários CONSIDERAÇÕES FINAIS Constatou-se, com base na amostra pesquisada, que as instituições realizam suas práticas arquivísticas voltadas apenas para a guarda documental, ao passo que as atividades voltadas para os usuários continuam marginalizadas. Uma das possíveis razões para a ocorrência dessa marginalidade pode ser apontada pela falta de conhecimento de quem é o usuário, já que esse não se restringe apenas aos usuários externos, sendo produtor documental usuário interno o principal público destes órgãos. Outro possível motivo pode ser apontado em decorrência da falta de interesse do usuário interno, em especial a alta gerência, pelo arquivo, além do desconhecimento dos produtos e os serviços que este pode proporcionar para o órgão. Diante do exposto, não há como negar a máxima de que não existe arquivo sem usuário, logo o que se faz imperativo identificar quem são eles, suas principais demandas e necessidade. Além disso, se faz urgente que os próprios usuários reconheçam seu papel dentro de um sistema de informação e exijam seus direitos de acesso a uma informação de qualidade. REFERÊNCIAS ÁVILA, Rodrigo Fortes de; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Além do que se vê: uso e pós-uso da informação orgânica arquivística. In: CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 4., 2010, Vitória. Anais eletrônicos...vitória, ES: AARQES, p CD-ROM. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: Tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: FGV, COUTURE, Carol. ROUSSEAU, Jean-Yves. Os fundamentos da disciplina arquivística. 1. ed. Lisboa: Dom Quixote,

8 FONSECA, Maria Odila; JARDIM, José Maria. Estudos de usuários em arquivos: em busca de um estadoda arte. DataGramaZero: Revista de Ciência da Informação, v.5, n.5, out Disponível em: < >. Acesso em 20 mai LE COADIC, Yves-François. A Ciência da Informação. Brasília: Briquet de Lemos, SILVA, Patrícia Mascarenhas. Política de acesso e uso da informação em arquivos eclesiásticos católicos de Salvador f. Monografia (Graduação em Arquivologia) Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia, Salvador, Disponível em: < Acesso em: 05 jul SANTOS, Vanderlei Batista dos; INARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de (Org.). Arquivística: Temas contemporâneos. 3. ed. Brasília, DF: SENAC, SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 6. Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, TARRAUBELLA MIRABET, Xavier. Los archivos e sus usuarios. Lligall: Revista Catalana d Arxivística, v. 12, p