POLÍTICAS PÚBLICAS ARQUIVÍSTICAS NOS PODERES LEGISLATIVO, JUDICIÁRIO E EXECUTIVO FEDERAL BRASILEIRO: VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA DE UMA POLÍTICA PÚBLICA

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1 III SBA Simpósio Baiano de Arquivologia 26 a 28 de outubro de 2011 Salvador Bahia Políticas arquivísticas na Bahia e no Brasil POLÍTICAS PÚBLICAS ARQUIVÍSTICAS NOS PODERES LEGISLATIVO, JUDICIÁRIO E EXECUTIVO FEDERAL BRASILEIRO: VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA DE UMA POLÍTICA PÚBLICA Rodrigo Gonçalves Calazans Graduando em Arquivologia - UnB, Integrante do Programa de Iniciação Científica ProIC/UnB/CnPQ, gaditarodrigo@gmail.com Kathyanne Samara Paulino Vasconcelos Graduanda em Arquivologia - UnB, kathyannesamara@gmail.com Thaís Guidolini Graduada em Arquivologia, Arquivista da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, thaisguidolini@gmail.com Resumo: Este trabalho tem por objetivo verificar a existência de Políticas Públicas Arquivísticas no âmbito do Poder Legislativo, Executivo e Judiciário Federal. Metodologicamente foi realizado um levantamento nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário que corrobore para o entendimento da existência de políticas públicas. Pretende-se com este estudo estabelecer uma correlação entre a existência de políticas públicas de arquivos do Poder Legislativo, da Administração Pública Federal (no âmbito do Executivo Federal) e do Poder Judiciário; pretende-se, também, levantar elementos caracterizadores de uma política pública arquivística.

2 INTRODUÇÃO: No ano de 2010 uma pesquisa foi realizada pelos mesmos autores do presente artigo, para verificar a existência de uma política pública arquivística. Naquela ocasião, a pesquisa abrangeu os Poderes Legislativo e Executivo Federal. Por ocasião de sua apresentação no III Encontro de Arquivos do Poder Legislativo que ocorreu no IV Congresso Nacional de Arquivologia em Vitória ES, muitos dos que estavam presentes questionaram sobre o porquê dessa pesquisa não ter abrangido o Poder Judiciário. Os pesquisadores responderam que essa não era a intencionalidade do artigo, mas que seria muito válido em outra oportunidade fazer levantamento de aspectos políticos dessas instituições. Em suma, o presente artigo nasce da oportunidade de apresentar um panorama do cenário das políticas de arquivo dos órgãos públicos dos três poderes. Para a demanda de pesquisa foram escolhidas cinco instituições do Poder Executivo, quatro instituições do Poder Judiciário e do Poder Legislativo escolheram-se o Senado Federal e a Câmara dos Deputados. No âmbito do Legislativo foi excluída a presença do Tribunal de Contas da União TCU, devido à divergência dos entendimentos quanto a sua vinculação ao Legislativo Federal, sendo que o sitio institucional do TCU o coloca como órgão autônomo e auxiliar ao Congresso Nacional. Inicialmente será apresentado o que os pesquisadores entendem por Políticas e Políticas Públicas. Posteriormente serão apresentados fatores considerados essenciais para a uma análise de Políticas Públicas Arquivísticas assim como os resultados da pesquisa. EM BUSCA DE UMA POLÍTICA PÚBLICA Antes de adentrar no conceito de Política Pública se faz necessário mostrar a importância do conceito de Política, tendo como premissa que o termo Política Pública, como campo do conhecimento, nasce das Ciências Políticas e do próprio conceito de Política (SOUZA, 2006). De acordo com Rua: política consiste no conjunto de procedimentos formais e informais que expressam relações de poder e que se destinam à resolução pacífica dos conflitos quanto a bens públicos (RUA, 1997, p. 1). Percebe-se que o termo possui caráter de classificação, ou seja, de separação hierárquica entre população e governo, onde cabe ao governo a tomada de decisão sobre questões conflitantes sobre os bens públicos (pertences ou ideais que interessam a sociedade). Sob essa perspectiva percebe-se, também, que uma política não necessariamente precisa de uma formalidade, muitas políticas são criadas a partir de ações não formais que tomam caráter público, e se tornam políticas governamentais. Adentrando no conceito de Política Pública, entende-se como um campo do conhecimento em que se busca compreender as ações do governo e tê-las como objeto de estudo. Sendo assim, as ações do Estado não possuem caráter de isolamento, ou seja, não são sistemas fechados em que não há intervenções de ambientes externos, elas são influenciadas por diversas instituições da sociedade. Desse modo as políticas públicas são construídas a partir do embate da sociedade com o Governo. As políticas públicas tendem, então, a refletir em setores econômicos, geográficos e sociais. Também cabe ressaltar que nem toda Política Pública é construída com interferências sociais diretas, como lembra Souza (2006), o Estado possui uma autonomia relativa a qual o permite ter um espaço de atuação, embora, ainda que rodeado por contextos históricos e culturais. Esse último posicionamento sobre Políticas Públicas é uma possibilidade de explicação para a realidade política brasileira, em que políticas consideradas públicas não levam em consideração as necessidades de determinados grupos sociais. É importante ressaltar, porém, que tais ações governamentais só ganharam espaço acadêmico e social no momento em que as sociedades passaram por transformações democráticas, principalmente no tocante à América Latina; a partir de então, os governos

3 passaram a ter maiores preocupações com seus gastos, com a transparência desses gastos e com o desenvolvimento social de sua população (SOUZA, 2006). Desse modo, os governantes perceberam e entraram em uma problemática moderna que é: gastos públicos versus o desenvolvimento social da população (SOUZA, 2006). A partir desses fatos, percebe-se a importância do estudo das Políticas Públicas para a conjuntura de uma sociedade que busca a igualdade e a inserção de grupos sociais que foram excluídos no decorrer da História. Dentro dessa problemática encontra-se outra característica importante de se afirmar sobre as Políticas Públicas que é: A partir de conceitos como Estado de Direito, direitos sociais, direitos individuais; passa-se a criar sobre o Estado não somente um freio contra atividades autoritárias, mas também o responsabiliza a promover o bem e a proteção de direitos que pertencem tanto a sociedade quanto ao indivíduo. É nesse cenário que se formula políticas públicas como parte das atividades do Estado que visam o interesse público. (VASCONCELOS; GUIDOLINI; CALAZANS, 2010, p.3). Nesse contexto o Estado é novamente levado a se responsabilizar pela formulação de políticas que atendam aos anseios da sociedade. No âmbito dos arquivos, o Estado Brasileiro, por meio da Lei nº 8159 de 1991, instituiu o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) que tem por função, segundo o artigo 1º do Decreto nº de 3 de janeiro de 2002, definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer a função de normatização que visasse a gestão e a proteção dos documentos de arquivos. Essa legislação é um marco para as discussões em arquivos, porém essas políticas arquivísticas ainda não foram implementadas no cenário nacional, fato esse que nos mostra que tal legislação tem tido peso de letra morta, pois se está escrito por que não foi implementado? Uma possível justificativa para o não cumprimento dessas políticas é a falta de visibilidade dos arquivos na sociedade, fato esse que leva os arquivos a serem desprezados em políticas organizacionais. Em alguns órgãos federais, visitados para a elaboração deste trabalho, muitos dos seus funcionários não sabiam que dentro da instituição existia um arquivo. Outro aspecto a se destacar sobre o cumprimento da legislação arquivística brasileira é a falta de unificação de políticas arquivísticas por parte de cada Poder Público da União. Ao descrever quais seriam os Arquivos Federais a Lei no parágrafo 1º do artigo 17 e nos artigos 18, 19 e 20 descrevem que: Art. 17 1º. São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

4 Nesses artigos da lei percebe-se que os Poderes Públicos teriam a função de gerir e recolher os documentos de suas respectivas instituições. Desse modo, os Poderes Legislativo e Judiciário seriam responsáveis por fomentar as suas próprias políticas arquivísticas, realidade ainda não verificada por parte do legislativo, segundo a pesquisa de Vasconcelos, Calazans e Guidoline (2010). Segundo os pesquisadores cada órgão age de forma autônoma não havendo uma interação entre suas políticas. Então para o melhor entendimento sobre o que seriam Políticas Públicas Arquívisticas e como o Conarq ainda não formulou os requisitos para a sua implementação, o melhor conceito que se adequaria para esse termo é o do Professor José Maria Jardim:... o conjunto de premissas, decisões e ações - produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social que contemplam os diversos aspectos (administrativo, legal, científico, cultural, tecnológico, etc.) relativos à produção, ao uso e à preservação da informação arquivística de natureza pública e privada (JARDIM, 2003). Percebe-se nesse conceito que para uma Política Pública Arquivística ser consolidada é necessário que ela ocorra em favor da sociedade e que seja produzida pelo Estado e que contemple diferentes campos de formação (como o campo do Direito, da Cultura e da Tecnologia). Outra característica é a convergência dessa política para com o uso, a preservação e a conservação da informação arquivística. Segundo Dye (apud JARDIM, 2008, p.5), realizar análise de Política é descobrir o que os governos fazem, porque fazem e que diferença isto faz... é a descrição e explicação das causas e conseqüências da ação do governo. Dessa forma, os resultados dessa pesquisa buscam elementos e fatores arquivísticos em que as entidades governamentais poderiam agir em prol da sociedade e da administração. Os fatores levantados foram: o orçamento, organização administrativa, gestão documental, acesso documental e recursos humanos. Esses fatores levaram a elaboração do questionário aplicado nas instituições. RESULTADOS Quanto à organização administrativa do órgão é importante ressaltar a importância do arquivo estar inserido no organograma da instituição. Pois dependendo da vinculação do setor arquivístico na instituição poderá se perceber a sua importância institucional. Consequentemente, pode ser observado qual a valoração do arquivo para a instituição, se os documentos estão sendo observados como fatores de construção de conhecimento, se eles são de importância estratégica ou se são considerados como suprimentos institucionais. Segundo a amostra, percebe-se que todos os arquivos do Poder Legislativo, Judiciário estão inseridos no organograma institucional, dado esse, que nos mostra que o arquivo tem ganhado força administrativa. Outro dado importante a ser ressaltado é que todos os arquivos estão vinculados a um setor de caráter documental e informacional, o que mostra a inserção dos setores arquivísticos dentro do quadro das informações institucionais, além de ressaltar o caráter informativo dos documentos.

5 Gráfico 1 Inserção do arquivo no organograma da instituição A pesquisa, também, procurou verificar a participação do arquivo dentro do orçamento institucional. Esse elemento toma uma importante verificação, pois o orçamento próprio dá ao setor arquivístico autonomia em suas tomadas de decisões ao que se refere a ações pontuais e de emergência que possam ser demandadas. De acordo com a amostra, 80% dos órgãos do Poder Executivo não possuem orçamento próprio destinado as suas atividades. No Poder Legislativo 50% possuem participação orçamentária e no Poder Judiciário, também, 50% dos arquivos possuem verbas destinadas ao arquivo. Gráfico 2 Disposição de orçamento próprio para o arquivo A gestão documental foi outro elemento pesquisado nos órgãos visitados. Bernades e Delatorre (2008) pontuam que um programa de gestão documental é de extrema importância, pois a partir dele a instituição pode controlar a documentação desde sua produção até sua destinação final. Dentro desse contexto de gestão documental, foram analisados quanto à presença de um manual de gestão documental, pois esse instrumento sinaliza aos setores de trabalho (lugar onde são produzidos os documentos) como se deve proceder as rotinas

6 arquivísticas da instituição. No Poder legislativo e Judiciário, percebeu-se que 50% dos órgãos pesquisados dispunham de um manual de gestão documental. Por parte Poder Executivo verifica-se que 60% possuem esse instrumento arquivístico. Gráfico 3 Disponibiliza Manual de Gestão Documental Outra preocupação relacionada às políticas institucionais de cada órgão visitado está relacionada à presença de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). Essa comissão é responsável pela: elaboração e aplicação, em suas respectivas áreas de atuação, de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 37). Outra função também creditada a essa comissão é a responsabilidade de conferir amostras de documentos que vão ser eliminados, além de criar critérios para a retirada destas amostras. A pesquisa revelou que 100% da amostra dos Poderes Legislativo e Judiciário estipularam uma Comissão Permanente de Avaliação (CPAD) e que somente 20% dos órgãos do Poder Executivo não estipularam uma CPAD. Porém os órgãos que não a possuem informaram que esta se encontra em fase de elaboração. Gráfico 4 Estipulação de uma Comissão Permanente de Avaliação Documental

7 Com base no questionário, outros dados foram levantados destaca-se a utilização de instrumentos arquivísticos. Os instrumentos mais citados pelos entrevistados foram a tabela de temporalidade e o plano de classificação. Ressalta-se a importância deles para um aprimoramento desse processo, pois a combinação desses instrumentos garante a melhor gestão de documental, destaca-se, também, que esses instrumentos são frutos do trabalho de classificação e avaliação documental (BERNARDES, DELATORRE, 2008). Outros instrumentos foram citados como: instrumentos de pesquisa (descrição documental segundo a NOBRADE), base de dados (para controle de tramitação documental) e taxonomias. A existência da Comissão Permanente de Acesso foi, igualmente objeto do questionário. Como é do conhecimento de todos, essa comissão tem como função a avaliação do grau de sigilo dos documentos da instituição, restringindo, assim, o acesso a determinados documentos e determinando assim a temporalidade do sigilo documental. Gráfico 5 Estipulação de Comissão Permanente de Acesso Constata-se, também, que 40% das instituições do Poder Executivo não possuem cargo de arquivista em seu quadro de trabalho. No Judiciário apenas 25% dos órgão não possuem vaga para arquivista e 50% do legisltivo não possui esse cargo no seu plano de cargos e salários. É importante ressaltar que o arquivista se torna é indispensável para a gestão da informação arquivística. Schellemberg afirma que é esse profissional o responsável por fazer o exame e a avaliação documental com a finalidade de determinar a sua destinação final.

8 Gráfico 6 Cargo de arquivista no quadro do órgão CONCLUSÕES Por meio da pesquisa em tela, constatou-se que ainda não existe, efetivamente, uma Política Pública Arquivística implementada nos Arquivos Federais. Observou-se, igualmente, que cada órgão dos Poderes Legislativo e Judiciário realiza suas atividades de forma autônoma, não tendo assim uma política convergente como sugere os artigos 19 e 20 da Lei Mesmo assim, esses poderes públicos encontram-se em estágio avançado de consolidação de uma política arquivística. Outra importante constatação no que se refere ao Poder Judiciário, é que nos últimos anos, este vem envidando esforços no sentido de implementar uma política arquivística no judiciário brasileiro por meio do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que criou o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname). Alguns importantes documentos já foram elaborados por esse programa como o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos da Justiça Federal (MoReq-Jus) e os Tabelas de Temporalidade de Documentos Unificadas do Poder Judiciário. Em âmbito nacional, destaca-se a importância da I Conferência Nacional de Arquivos que acontecerá em dezembro próximo. Essa conferência tem como escopo a transferência do Arquivo Nacional para o Ministério da Justiça (MJ). Fato esse que ganhou repercussão e gerou um movimento em prol da permanência do Arquivo Nacional na Casa Civil. Por isso, o Ministério da Justiça propôs a sua realização. Dentre os objetivos da I CNARQ destacam-se: a discussão acerca das Políticas Nacionais de Arquivo; a consolidação de propostas de políticas públicas para os arquivos dos três poderes e a função e a representação do CONARQ no cenário das políticas arquivísticas. Considera-se, também, que o tema é muito extenso e que cabem estudos e aprofundamentos sobre diversas áreas específicas desta pesquisa, assim como estudos específicos sobre cada Poder Público e seus agentes de fomento de política arquivística. Cabe ressaltar, ainda, a importância desses tipos de pesquisa para o cenário das Políticas Públicas de Informação, pois a partir desses estudos a sociedade arquivística e seus representantes do interior dos órgãos públicos vão conhecendo a fragilidade e os pontos fortes de cada setor do Estado.

9 REFERÊNCIAS BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: < Acesso em 23 jul Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: < Acesso em 23 jul Resolução nº 7, de 20 de maio de Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Disponível em: < Acesso em 23 jul BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATTORE, Hilda.(Coords.). Gestão Documental Aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, JARDIM, José Maria. A Diversidade arquivística e políticas de arquivo. PontodeAcesso. Salvador, v. 3, n. 1, p , abr Disponível em: < Acesso em 21 jun Políticas públicas arquivísticas: princípios, atores e processos. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, v. 5, n. 2, p. 5-16, Políticas públicas de informação: a (não) construção da política nacional de arquivos públicos e privados ( ) Comunicação oral apresentada ao GT-5 - Política e Economia da Informação no IX Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação, São Paulo, Disponível em: < PB.pdf> Acesso em 21 jun KERBAUY, Maria Teresa Miceli. Descentralização, Processo Decisório e de Políticas Públicas Locais. Estudos de Sociologia. Araraquara, v. 9, n. 16, p , Disponível em: < Acesso em 12 jul RUA, Maria das Graças. Análise de Políticas Públicas. In: Maria das Graças Rua; Maria I. V. de Carvalho (orgs.). O Estudo da Política: Tópicos Selecionados. Brasília: Editora Brasília, Paralelo 15, Disponível em: < Disponível em: < > Acesso em 20 jul SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, SILVA, Sérgio Conde de Albite. A preservação da informação arquivística governamental nas políticas públicas do Brasil. 1. ed. Rio de Janeiro: Associação dos Arquivistas Brasileiros/ FAPERJ, v. 1. p SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. O arquivista e as políticas públicas de arquivo Texto apresentado no II Congresso Nacional de Arquivologia, Porto Alegre, Disponível em: < repositorio.bce.unb.br/handle/10482/1026> Acesso em 20 ago. 2011

10 SOUZA, Celina. Políticas Públicas: uma revisão da literatura. Sociologias, Porto Alegre, ano 8, nº 16, jul/dez 2006, p Disponível em: < Acesso em 20 de julho de VASCONCELOS, Kathyanne Samara Paulino; LIMA, Thaís Guidolini de; CALAZANS, Rodrigo Gonçalves. POLÍTICAS PÚBLICAS DE ARQUIVO NO ÂMBITO DO PODER LEGISLATIVO FEDERAL: VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA DE UMA POLÍTICA. In: IV Congresso Nacional de Arquivologia, Vitória-ES 2010; Encontro Paralelo: III Encontro de Arquivos do Poder Legislativo, Vitória-ES, Anais... do IV Congresso Nacional de Arquivologia, Encontros Paralelos, 2010.

11 ANEXO 1 Instituição: Responsável: Telefone: Data de aplicação do questionário: Questionário 1. O órgão possui em seu quadro um profissional da área de arquivo? ( ) Sim ( ) Não Se sim, em qual setor está lotado? 2. Há algum setor com competência de arquivo? 3. O arquivo tem orçamento próprio? 4. O setor de arquivo esta inserido no organograma da Instituição? Se sim, à qual setor está vinculado? 5. O arquivo possui normatizações que garantam a conservação e preservação dos documentos?

12 ( )Sim ( )Não 6. O órgão dispõe de manual de gestão documental? 7. Quais instrumentos arquivísticos são utilizados para a gestão documental? 8. O órgão disponibiliza o acesso de documentos aos usuários externos? 9. O órgão dispõe de normatização (regimentos) que regule as atividades de arquivo? 10. O órgão disponibiliza de um cargo no quadro para o profissional da área (Arquivista)? 11. Estipulou uma Comissão Permanente de Avaliação? 12. Estipulou uma Comissão Permanente de Acesso?