PORTAL B2B USUÁRIO FORNECEDOR

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2 RMS Software S.A. - Uma Empresa TOTVS Todos os direitos reservados. A RMS Software é a maior fornecedora nacional de software de gestão corporativa para o mercado de comércio e varejo. Este documento contém informações conceituais, técnicas e telas do produto que são confidenciais, podendo ser utilizadas somente pelos clientes RMS no projeto de utilização do RMS/Retail. A reprodução deste material, por qualquer meio, em todo ou em parte, sem a autorização prévia e por escrito da RMS Software S.A., ou envio do mesmo a outras empresas terceirizadas não pertencentes ao grupo da RMS, sujeita o infrator aos termos da Lei número 6895 de 17/10/80 e as penalidades previstas nos artigos 184 e 185 do Código Penal. Para solicitar a autorização de reprodução parcial ou total desde documento, ou ainda necessitar enviá-lo à outra empresa, é necessário enviar uma solicitação assinada e com firma reconhecida para o departamento de controle de manuais da RMS, que fica situado à Al. Rio Negro, º andar, Alphaville, Barueri, São Paulo, ou se necessário o cliente poderá entrar em contato pelo Telefone (0xx11) A RMS Software S.A. reserva-se o direito de alterar o conteúdo deste manual, no todo ou em parte, sem prévio aviso. O nome RMS e os logotipos RMS, RMS/Retail são marcas registradas da RMS Software e suas empresas afiliadas no Brasil. Todos os demais nomes mencionados podem ser marcas registradas e comercializadas pelos seus proprietários. RMS Software S.A. - Uma empresa TOTVS

3 ÍNDICE Portal B2B Usuário Fornecedor... 4 Descrição do processo... 4 Utilizando o Portal B2B... 4 Criando uma Sessão... 5 Cadastrando um Produto... 7 Analisando o Retorno de Reprovação do Varejista

4 Portal B2B Usuário Fornecedor Descrição do processo Utilizando o Portal B2B Para logar no PortalB2B, o fornecedor deverá utilizar o e senha que o varejista informou. O exemplo abaixo, o usuário informou o Ao logar no Portal, a primeira tela que exibe é a tela de sessão. Para o Portal, a sessão é um conceito similar a uma cesta de compras, na qual o usuário poderá incluir diversos itens a sessão, até o momento de enviar para o varejista. Todo esse pacote de negociação poderá ser acompanhado, de acordo com as situações descritas abaixo: 4

5 SESSÃO: Criado: Significa que o pacote de negociação está sendo preparado para envio ao varejista. Nesse momento, nenhum usuário tem acesso às informações da sessão, apenas o usuário que criou. Dessa forma, se o usuário não enviar a sessão os itens não serão analisados pelo varejista. Transmitido: É quando o usuário clicou para enviar uma sessão, ou seja, significa que os itens estão em avaliação/negociação. Nessa situação, o usuário deve observar a situação dos itens da sessão, descritos abaixo. Finalizado: Significa que todos os itens da sessão já foram avaliados, aprovados ou não. ITENS DA SESSÃO: Análise Fornecedor: Itens com essa situação indicam que estão aguardando uma ação do fornecedor, seja ela para analisar uma reprovação do varejista ou uma solicitação de aprovação feita também pelo varejista. Análise Varejista: Itens nessa situação significam que estão aguardando uma ação/análise do varejista, da mesma forma do item anterior, essa ação pode ser uma aprovação ou reprovação do objeto analisado. Criando uma Sessão Na parte superior da tela do Portal, é colocada em evidência a sessão vigente, ou seja, a sessão na qual os itens cadastrados serão incluídos. Vale lembrar que o usuário pode ter quantas sessões desejar com esse status e, para trocar basta clicar em Visualizar sessão e, na listagem das sessões criadas, clica na linha desejada. Nessa mesma opção de Visualizar sessão, o usuário poderá consultar a qualquer momento todos os itens existentes em qualquer sessão com situação Criada. Para criar uma nova sessão, o usuário deverá clicar na opção Criar sessão. Ao clicar, o sistema exibe uma tela conforme a imagem abaixo. 5

6 No campo Título, o usuário informa o nome do pacote de negociação que está criando. O campo Data limite indica a data limite que o fornecedor espera que todos os itens existentes na sessão sejam finalizados na negociação. Já o campo Descrição, é uma área na qual o usuário poderá incluir mais detalhes do pacote de negociação. Ao preencher todas as informações e clicar em confirmar, o sistema carrega a tela com a sessão criada como vigente, conforme apresentado na imagem abaixo: Desta forma, todos os cadastramentos feitos pelo Portal serão incluídos nessa sessão, até o momento que o usuário altere a sessão vigente para outra. 6

7 Cadastrando um Produto Visão geral do fluxo para o cadastramento de novos produtos através do PortalB2B Ao receber a solicitação, o varejista acessa o PortalB2B, complementa as informações cadastrais e, se aprovado envia o produto ao RMS. Nesse momento, o PortalB2B envia um para o varejista responsável pelo cadastramento para avaliar a solicitação de cadastro. 2 Produto aprovado Além de enviar o produto ao RMS, o PortalB2B envia um e- mail ao Fornecedor informando da aprovação do produto e envio ao RMS. SIM 1 Envia produto para aprovação Varejista NÃO Envia o produto ao RMS 3 Fornecedor No primeiro momento o Fornecedor sugere um cadastramento de um produto e envia para o varejista aprovar o cadastro. Envia para o fornecedor corrigir os dados cadastrais Servidor RMS A imagem exibida acima, representa um fluxo geral do processo de cadastro de produto pelo Portal B2B. O primeiro passo consiste no fornecedor acessar o Portal, incluir o novo produto na sessão e enviá-la. Ao enviar, o PortalB2B envia um para os usuários do varejista responsáveis pela aprovação de novos produtos. Ao analisar, o varejista poderá aprovar ou reprovar a solicitação. Se aprovar, o sistema cadastra o produto no RMS-Retail e envia um para o fornecedor informando que a solicitação de cadastro foi concluída. Porém, se for reprovada o Portal envia um para o fornecedor solicitando a correção e um novo envio para aprovação. Para acessar a página de produtos, o fornecedor deverá escolher a opção de menu Produto, conforme representada na imagem abaixo: 7

8 Ao clicar na opção de menu, o sistema exibe a tela de consulta de produto com as opções para consultar, incluir, alterar e exportar. O usuário poderá consultar qualquer produto de acordo com a situação: Aguardando aprovação: Produtos que foram enviados pelo fornecedor, mas ainda estão aguardando a aprovação do varejista para integrar com o ERP do varejo. Em linha: São produtos já cadastrados no ERP do varejista que já são negociados normalmente com o fornecedor. Fora de linha: Produtos que não são mais negociados (compra) com os fornecedores. Rejeitado parcialmente: Produtos que na primeira análise do varejista foi solicitado para o fornecedor fazer ajustes nos dados que foram cadastrais e, após ajustes, o fornecedor envia para o varejista analisar novamente. Rejeitado definitivamente: produtos que foram reprovados mais de uma vez pelo varejista e não mais poderão ser cadastrados pelo PortalB2B. Para cadastrar um novo produto, o fornecedor poderá clicar no botão incluir. Ao executar esta ação, o portal exibe a tela abaixo, na qual o usuário deverá informar os dados e realizar o cadastro. No primeiro momento, o Portal exibe os grupos de informações que o varejista considera como obrigatórios para o cadastro. No exemplo acima, está parametrizado no sistema que apenas os quatro 8

9 grupos de informação: Principal, Fiscal, Classificação mercadológica, Dados Nutricionais, isso significa que para finalizar o cadastro do produto, o usuário tem a obrigação de cadastrar as informações de todos esses grupos. A partir do momento que o usuário cadastra as informações de um determinado grupo, o Portal exibe uma mensagem de confirmação e, nessa mesma mensagem são informados para o usuário quais grupos ainda faltam ser cadastrados, conforme representado na imagem a seguir. Ao finalizar o cadastro de todos os grupos de informações, o Portal exibe uma mensagem de confirmação e, nessa mensagem informa que o cadastro foi realizado com sucesso e que se desejar, o usuário poderá informar as informações dos grupos considerados pelo varejista como não obrigatórios. A partir desse momento, o usuário já poderá enviar a sessão na qual o produto cadastrado pertence. Para acessar a tela de sessão, basta clicar no menu Página principal, conforme demonstrado na imagem a seguir. Podemos observar que nesta imagem, o produto cadastrado está com situação de Criado dentro da sessão, agrupado pelo tipo Novo Produto. Para enviar a sessão, basta o usuário clicar na opção Enviar, que uma vez executado o Portal envia um para o varejista responsável pela aprovação de produto, para analisar e aprovar/reprovar o produto enviado. 9

10 Na imagem abaixo, é demonstrada a mensagem de confirmação de envio da sessão. Uma vez enviada, ela passa para a situação de Transmitida e o produto com a situação de AV, ou seja, o produto está aguardando a ação do varejista. Enquanto o produto está aguardando aprovação do varejista, o fornecedor poderá consultar na tela de consulta de produto, utilizando o filtro Aguardando aprovação, conforme representado na imagem abaixo: 10

11 Analisando o Retorno de Reprovação do Varejista Quando o varejista reprova uma solicitação de cadastro feita pelo fornecedor, o Portal B2B envia um e- mail para o fornecedor que realizou o cadastro, informando que o produto encontra-se disponível para análise e correção, informando ainda o(s) motivo(s) da rejeição. Ao acessar o Portal, o usuário poderá filtrar as sessões com situação TRANSMITIDO e, poderá consultar o item rejeitado, pois a situação deste item vai estar AF. Para realizar a correção, o usuário deverá acessar a página de produtos e filtrar os produtos com situação Rejeitado parcialmente, conforme apresentado na imagem a seguir: 11

12 O usuário deverá selecionar o produto que será corrigido e clicar em Analisar. Logo em seguida, o sistema exibe detalhes do produto selecionado, com todos os campos habilitados para edição e as opções para visualizar a rejeição e o botão de enviar. Ao clicar para visualizar rejeição, o sistema exibe todo o conteúdo descrito na rejeição, conforme representado na imagem a seguir: 12

13 No exemplo acima, o varejista já informou o motivo da rejeição no campo Observações gerais, caso ele tivesse informado rejeição em algumas das sessões, o sistema indicava com a figura X ao lado do nome da sessão. Após o fornecedor ter analisado e realizado as devidas correções, o usuário clica no botão enviar para uma nova análise do varejista. Nesse momento, o PortalB2B envia um novo ao varejista, muda a situação do item na sessão para AV e, o fornecedor passa a aguardar a análise e aprovação do varejista. Caso o varejista reprove novamente o produto, o Portal envia um comunicando ao fornecedor da reprovação definitiva do produto e informando que o produto em questão não poderá mais ser cadastrado pelo Portal. A situação do item na sessão fica com a situação de REJEITADO DEFINITIVAMENTE. Se a sessão tiver apenas este produto, o Portal atualizar a situação da sessão para FINALIZADO. 13

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