Política de Compras e Contratação de Serviços Versão 1.0 Elaborada em dezembro de 2017
SUMÁRIO 1. OBJETIVO... 3 2. DIRETRIZES... 3 3. ABRANGÊNCIA... 3 4. ORIENTAÇÕES GERAIS... 3 4.1 Processo de Compra ou Contratação de Serviços... 3 4.2 Solicitação de Compra ou Contratação de Serviços... 4 4.3 Aprovação do Setor Responsável... 4 4.4 Autorização de Compra ou Serviço... 4 5. REGRAS PARA COMPRA OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS... 4 5.1 Da Contratação de Serviços... 4 5.2 Da Compra de Materiais... 5 6. PAGAMENTO DE COMPRAS E SERVIÇOS... 5 7. RESPONSABILIDADES... 6 8. DISPOSIÇÕES FINAIS... 6 2 P á g i n a
1. OBJETIVO Esta política tem por objetivo definir diretrizes com relação a procedimentos para a compra de materiais de consumo e ativos, como equipamentos de tecnologia, telefonia, software, hardware entre outros, bem como para a contratação de serviços, com a finalidade de suprir a CentralCredi com os materiais necessários ao desenvolvimento de suas atividades. 2. DIRETRIZES A presente política tem como diretrizes: a) Assegurar a transparência na compra de materiais e contratação de serviços; b) Orientar os colaboradores nos procedimentos de compra e contratação de serviços; 3. ABRANGÊNCIA Esta política aplica-se a todos os colaboradores, administradores e prestadores de serviços da CentralCredi. 4. ORIENTAÇÕES GERAIS As compras de escritório, móveis e utensílios, serviços e manutenção administrativos são feitas pela área administrativa, enquanto a aquisição de máquinas e equipamentos de infraestrutura e respectivos serviços de suporte, reparos e manutenção preventiva dos mesmos são feitos pela área de tecnologia. Se o titular responsável pela aprovação estiver ausente, este poderá delegar a responsabilidade e, de preferência, tal delegação deverá se realizar para outra função cujo cargo seja equivalente e desde que o fato seja comunicado através de e-mail a todas as áreas da CentralCredi, informando o motivo, período e a quem está sendo transferida. É vedada o pagamento de compras de materiais de consumo e ativos com cartão de débito e crédito pessoal do colaborador. 4.1. Processo de Compra ou Contratação de Serviços O processo de compra ou contratação de serviço deverá seguir o procedimento abaixo: a) Solicitação de compra ou Contratação de Serviços; b) Aprovação do Setor Responsável; 3 P á g i n a
c) Autorização de Compra ou Serviço. 4.2. Solicitação de Compra ou Contratação de Serviços O solicitante deverá entrar em contato por e-mail com uma das áreas, administrativa ou tecnologia, solicitar a compra ou contratação do serviço, através da requisição (anexo I), conforme a necessidade. 4.3. Aprovação do Setor Responsável O setor responsável, após avaliar a demanda, fará adequação técnica para que seja possível efetuar a precificação. Feita a adequação, deverá ser avaliado o valor do equipamento, do serviço, com base na melhor estimativa ou através de uma cotação preliminar com três ou mais fornecedores. 4.4. Autorização de Compra ou Serviço A cotação, depois de feita deverá ser encaminhada para diretoria identificar se tais valores encontram-se previstos no orçamento e autorizar a compra ou a contratação de serviço. Aquisição de materiais e serviços como: conserto, conservação de instalações, copa e cozinha, lanches e refeições, etc, poderão ser aprovados pelo Gerente Administrativo. 5. REGRAS PARA COMPRA OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS 5.1. Da Contratação de Serviços Todas as propostas e ou contratos deverão ser assinados pelos representantes legais da CentralCredi. Nenhum outro colaborador está autorizado a assinar quaisquer documentos ou assumir responsabilidades em nome do Sistema CrediSIS. Além do disposto acima, é obrigatório a observação dos pontos abaixo: a) Toda relação comercial deve ser formalizada por um contrato; b) O seu cumprimento ou quitação deve ser suportado por meio de notas fiscais; c) A contratação de um serviço deve observar requisitos básicos como qualidade, preço e prazo. Devem ser analisados orçamentos de ao menos três fornecedores; d) Contratos que não possuam no mínimo três cotações deverão ter aprovação específica do diretor da área; 4 P á g i n a
e) Todo contrato deve ser aprovado pelo Jurídico e nenhum serviço poderá começar antes do contrato estar devidamente assinado; f) As empresas que prestarem serviços com terceirização de mão-de-obra devem fornecer mensalmente comprovantes de recolhimento do INSS e FGTS; g) A área beneficiária deve acompanhar a execução dos serviços e atestar que os mesmos foram prestados em conformidade antes de autorizar seu pagamento; h) Caso o serviço a ser prestado for por um autônomo, o RPA (Recibo de Pagamento Autônomos) e Nota Fiscal do Município com ISS (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza) recolhido, antes de seguir para o financeiro, deverá ser encaminhado para o Departamento de Pessoal, para que o assunto legal e fiscal seja tratado de forma adequada. O prestador de serviços deverá ser informado dos valores a serem deduzidos, antes da contratação dos serviços. 5.2. Da Compra de Materiais a) O modelo adotado será o de aquisição sob demanda; b) É obrigatória a separação de funções entre solicitantes e aprovadores; c) Caso haja a necessidade de compras de material de escritório, em caráter de urgência, somente o responsável pela área administrativo poderá autorizar a aquisição; d) Para materiais de limpeza será feito aquisição uma vez por mês, sendo no 1º dia útil; e) Na compra de material gráfico deverá observar os requisitos básicos como qualidade, preço, prazo de entrega e conformidade com os padrões do Sistema CrediSIS; f) A compra de materiais de tecnologia e segurança deverá ser analisado além do preço, a qualidade dos equipamentos e o custo/benefício. 6. PAGAMENTO DE COMPRAS E SERVIÇOS Após encerrado o processo de compras ou contratação de serviço, ou seja, após o fechamento do pedido ou da assinatura do contrato, o pedido de adiantamento deverá ser encaminhado ao financeiro com 03 (três) dias úteis do vencimento/pagamento. 5 P á g i n a
Os pagamentos serão efetuados somente mediante apresentação da nota fiscal de material e de prestação de serviço. Todas as notas deverão ser entregues ao financeiro com as respectivas autorizações. As notas fiscais de materiais, serviços e RPA s deverão ser encaminhadas para pagamento ao financeiro no prazo de 7 (sete) dia úteis antes de seu vencimento. Isto porque, as notas, ao chegarem no financeiro, deverão ser enviadas à área fiscal para análise e tratamento adequado dos impostos incidentes nas mesmas. A forma de pagamento deverá ser apresentada no orçamento. Não constando, será efetuado pagamento após a entrega dos itens adquiridos, através de transferência bancária. 7. RESPONSABILIDADES É responsabilidade do setor financeiro encaminhar para o setor de contabilidade a nota fiscal e o contrato de prestação de serviços para que seja realizado os procedimentos de escrituração contábil assim como apor o número do patrimônio. O Conselho de Administração é responsável por aprovar esta política. 8. DISPOSIÇÕES FINAIS A revisão desta política deverá ocorrer anualmente ou a qualquer tempo conforme necessidade interna. Esta política de compras e contratação de serviços foi aprovada na reunião extraordinária do Conselho de Administração em 12/12/2017. 6 P á g i n a
Anexo I 7 P á g i n a