UNIVERSIDADE SÃO FRANCISCO Engenharia de Computação RAFAEL BRAGA FRANCO UM ESTUDO SOBRE A ADOÇÃO DE WORKFLOW INTEGRADO A SISTEMAS ERP Itatiba 2011
RAFAEL BRAGA FRANCO R.A. 002200700981 UM ESTUDO SOBRE A ADOÇÃO DE WORKFLOW INTEGRADO A SISTEMAS ERP Monografia apresentada ao curso de Engenharia de Computação da Universidade São Francisco, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Engenharia de Computação. Orientadora Profa. Ms. Vânia Franciscon Vieira Itatiba 2011
Para Deus,Pai e Criador, que permitiu a conclusão deste projeto.
AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, pela oportunidade e inspiração para que pudesse chegar neste momento; ao meu pai Osvaldo Franco e minha mãe Vanice Braga Franco por todo apoio concebido nestes anos e exemplos de vida. À minha irmã Milena Braga Franco, minha sobrinha Carolina Medeiros Braga Franco e meu irmão Marcio Braga Franco (in memorian) por serem meu porto seguro em que me apoio em qualquer situação. Também quero deixar meu agradecimento à minha namorada Caroline Fonseca Marques por me incentivar a seguir em frente e por toda a ajuda durante esta longa jornada. Um agradecimento especial à minha amiga Glaucia Oliveira por todos os momentos que passamos juntos estudando para que este trabalho fosse concluído. Agradeço à Universidade São Francisco, na qual tenho plena confiança, onde aprendi, cresci e amadureci por estar rodeado de grandes amigos e profissionais. Quero agradecer também à minha orientadora e professora Vânia Franciscon Vieira, por acreditar neste trabalho e por toda paciência, colaborando em todos os aspectos acadêmicos, demonstrando confiança e acreditando neste trabalho. Meus sinceros agradecimentos a todos aqueles que contribuíram e possibilitaram a realização deste projeto.
A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência. William Henry Gates
RESUMO O setor empresarial baseia-se hoje nas informações de seus negócios para tomadas de decisões que geralmente definem o perfil da empresa e sua estabilidade no mundo corporativo, estes dados fazem parte dos ativos mais importantes de uma organização, pois refletem totalmente seu ramo da atuação e possuem valores incalculáveis, e devem ser tratados de uma maneira cada vez mais complexa. A Tecnologia da Informação (TI) como umas das coadjuvantes desta história, tem seu papel mais importante no suporte e tratamento destas informações, pois hoje sistemas e tecnologia suportam todos os dados de uma empresa, seja grande, média ou pequena. As empresas dependem de infra-estruturas tecnológicas para formarem sua estrutura de forma segura. Os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) são fundamentais em empresas com grande volume de informações, sendo que estas companhias necessitam estar alinhadas e precisam que seus departamentos estejam integrados uns aos outros. Os conhecidos ERP s fazem este grande trabalho de tratamento e processo de informação, porém estes fluxos de negócio precisam estar alinhados para que as informações cheguem aonde devem chegar, de forma correta ao destino certo. Nessa etapa os softwares de Workflow podem implementar um novo tratamento que ajudam a integrar a gestão dos processos de negócios com os ativos de informações dos produtos cadastrados nos ERP s. Assim sendo, este trabalho visa apresentar um estudo sobre a adoção ou implementação de softwares de Workflow que uma vez integrados ao ERP pode obter um melhor resultado na gestão das informações, já que esta depende de sistemas e processos gerenciais. Aqui são apresentadas a história e definição de ERP e de Workflow. Em seguida é apresentada uma análise sobre a integração destes conceitos visando assim implementar a ferramenta Workflow com um ERP. Palavras chave:workflow, ERP, Processos, TI
ABSTRACT The business sector is based today in their business information to make decisions which generally define the company s profile and its consistency in the corporative world. These data are part of the most important assets from the company, and they should be treated in a more and more complex manner. The Information Technology, (IT) as one of the supporters in this history, has its most important role by caring and treating these information, since nowadays all the companies data are supported by systems and technology, no matter if these companies are considered big, medium or small. The ERP (Enterprise Resource Planning) systems are primordial in companies with a large volume of information, and for that reason these companies must be aligned and need their departments integrated with each other. The well-known ERP s do this big job regarding treating and processing information, but these business flows must be aligned in order to drive the information to where they should be, in a correct way, to their right destination. In this stage, Workflow softwares will implement a new treatment which will help to integrate the business process management with asset s information of the registered products on the ERP. To summarize, this study aims to Describe the advantages of the adoption of the Workflow softwares to work together with the ERP s, in order to obtain better results in the information management, as it depends directly from systems and management processes. Then, an analyses from the advantages by integrating these topics will be presented. And finally, based in a referenced study, verify the competitive advantage earned with the implementation of Workflow tool working together with the ERP s Key words:workflow, ERP, Processos, TI
LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 1 - Integração R3 com os módulos... 22 FIGURA 2 - Lista de erros de exceções... 31 FIGURA 3 - Tela com informações da caixa de workflow... 33 FIGURA 4 - Visualização da fatura... 33 FIGURA 5 - Possíveis motivos de rejeição... 34 FIGURA 6 - Mensagem de erro quando o campo rejectioncode não está preenchido 34 FIGURA 7 - Caixa do usuário de AP Rejection... 34 FIGURA 8 - Fatura disponível para usuário de AP Rejection... 35 FIGURA 9 - Tela com informações da caixa de workflow para Chain of Command. 35 FIGURA 10 - Consulta ao sistema de Contabilidade... 36 FIGURA 11 - Análise de log... 37 FIGURA 12 - Análise Gráfica... 38 FIGURA 13 Fluxo de Workflow... 38
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CEO ERP IBM ISO MRP MRP II SAP SIG TI VDMAG Chief Executive Officer Enterprise Resource Planing International Business Machines International Standards Organization Material Requiriment Planing Manufacturing Resource Planning Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung Sistema Integrado de Gestão Tecnologia da Informação Vendor Master Data Group
SUMÁRIO LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS... 9 1 INTRODUÇÃO... 14 2 OBJETIVOS... 16 3 METODOLOGIA... 17 4 ERP... 18 4.1 HISTÓRICO... 18 4.2 MÓDULOS E PROCEDIMENTOS... 19 5 SAP E SUA HISTÓRIA... 21 5.1 SISTEMA SAP... 22 5.2 FUNCIONAMENTO DO R/3... 22 5.3 VANTAGENS E IMPLEMENTAÇÃO... 23 6 PROCESSOS E SISTEMA... 25 7 WORKFLOW... 27 7.1 CLASSIFICAÇÃO DOS WORKFLOWS SEGUNDO McCready92... 27 7.1.1 Workflow ad-hoc... 28 7.1.2 Workflow Administrativo... 28 7.1.3 Workflow de Produção... 29 8 ESTUDO DE CASO... 30 8.1 REGRAS... 36 8.2 FERRAMENTAS DE ANÁLISES... 37 8.3 FLUXO DO WORKFLOW... 39 9 CONCLUSÃO... 40 REFERÊNCIAS... 41
14 1 INTRODUÇÃO Nos dias atuais, integração pode ser considerada a palavra chave da Tecnologia da Informação (TI), a necessidade de sistemas de gestão empresarial é crescente nas organizações, porém não apenas a quantidade de sistemas específicos para cada área da empresa, e sim a capacidade que cada um terá de compartilhar informações com outros setores e transmiti-las de forma simples e objetiva, tudo isso alinhado à segurança destas informações e a um custo adequado ao negócio, trazendo uma vantagem competitiva. Este pode ser o pensamento de muitas empresas, mas a questão prática traz algumas dificuldades, já que não trivial a tarefa de adquirir, criar ou administrar sistemas integrados para gestão do negócio. Em todas as categorias de negócios, a usabilidade de sistemas de informação é essencial. Segundo Cicero (2008), os sistemas de informação tem o objetivo de automatizar os diversos processos empresariais, visando aumentar o controle e a produtividade, bem como fornecer suporte a decisão. Os controles e processos que sempre existiram em todas as organizações, agora tem como base os bancos de dados de servidores e toda a infra-estrutura da tecnologia da informação, o que direciona cada vez mais as empresas adotarem medidas para que os recursos de processos e atividades empresariais estejam disponíveis e integrados. Uma gestão de informação com qualidade refere-se a como os dados serão tratados, armazenados e processados. A informação bem gerenciada tornar-se-á uma informação estratégica para o negócio, por isso é importante que as empresas possam gerir melhor seus processos e qualidades para que possam se antecipar ao futuro, seus investimentos e ações a serem tomadas, como salienta Meireles (2009), a informação estratégica num conceito mais amplo é aquela associada e derivada das estratégias contidas na visão de futuro da organização. Existem diversos tipos de sistemas, preços, tamanhos, focos, cada um dedicado a um determinado ramo de atividade de negócio, mas mesmo para grandes ou pequenas corporações, a grande opção dos gestores é pelos Sistemas Integrados de Gerenciamento (SIG), pois trazem mais vantagem no que diz respeito ao tratamento e integração das informações cada vez mais complexas. Ainda segundo Meireles (2009), outro fator importante, o uso de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) eleva o grau de excelência
15 de um conjunto de armas da competição que por sua vez, torna a empresa mais competitiva. O avanço tecnológico cresce a cada instante, e além de sistemas integrados (ERP s ou SIG) hoje as empresas possuem ao seu alcance outras ferramentas que são relevantes ao seu negócio, e as ajudam-nas a otimizar os processos e atividades gerenciais que outrora eram impossíveis, pois os departamentos empresariais não se comunicavam. Além dos ERP, os sistemas de Workflow também mostram um papel importante na obtenção de um grau de excelência maior às organizações quando nos referimos a controles, já que este trata especificamente do controle dos processos de negócio. Na maioria das organizações quem desenvolve o processo de gestão destes sistemas integrados são pessoas que são encarregadas de criar processos onde irão estabelecer diretrizes para junção de informações, para onde vão, de quem dependem e entre outras ações. Infelizmente, uma comunicação que envolve diretamente pessoas-software-pessoas nesta ordem, pode sofrer falhas, isso devido a erros propriamente humano, horários, informações que sejam passadas de forma inconsistente de uma pessoa a outra. Então, uma comunicação que seja cruzada sem a interferência de humana software-software, nesta ordem quando possível, será melhor aproveitada e terá uma menor probabilidade de se submeter a erros. O Workflow vai tratar justamente este ponto crucial nas empresas, a gestão dos processos de negócio. Para Aalst e Hee (2009), Os sistemas de gestão de Workflow garantem a entrega da informação correta à pessoa certa, na altura adequada. Esse é o objetivo a ser alcançado com a implantação de um sistema Workflow. A visão da gestão deve ser feita também por softwares, já que hoje nossa base de informações depende da infra-estrutura tecnológica, por que ainda suplementar tais serviços a pessoas e não a um software específico a isso? Cada vez mais as empresas percebem que é necessário investir em tecnologia e vem buscando a automatização de seus processos.
16 2 OBJETIVOS Este projeto tem como objetivo, incentivar através de uma pesquisa referenciada, em sistemas integrados de gestão, tendo uma solução baseada em estrutura tecnológica eficaz e já comprovada com muitos casos de sucesso pelo mundo. O intuito é demonstrar que a tecnologia do Workflow pode substituir ou se alinhar com os processos humanos existentes. Para tal finalidade de gerenciar processos de negócios nas organizações, tornando assim a estrutura ERP uma vantagem competitiva dentro do processo produtivo das empresas. Através de um estudo detalhado pretende-se trazer as vantagens de automação de processos, fornecendo à empresa mais confiabilidade e eficiência.
17 3 METODOLOGIA Com conhecimento teórico embasado em livros do tema Workflow e ERP, foi formada uma base sólida para este estudo. Também foi necessário a analise de um exemplo de processos empresariais que visa à tomada de decisão sobre as informações em uma determinada empresa. O colhimento de informações foi o primeiro passo a ser tomado e depois sua análise para saber, se ela tem ou não processos definidos. Após colher e analisar as informações, foi elaborado um plano de ação para que tais processos pudessem ser melhorados a fim de apresentar uma estrutura mais adequada dos procedimentos para que se possa ter um entendimento notário. Logo em seguida, foram abordadas quais as vantagens em adotar um software para gestão de processos, um software Workflow, comparando com o antigo modo de gerencia por pessoas para se ter uma idéia de quais vantagens pode-se adquirir. E por fim analisar quais os desafios quebrados, quais melhorias obtidas e assim resenhar a conclusão.
18 4 ERP A sigla ERP define um conjunto de atividades executadas por um software que visa auxiliar uma empresa em diversas fases de seu negócio. O ERP é definido como um software que permite a troca de informações entre todas as áreas de uma empresa, tais como finanças, vendas, materiais entre outras. Segundo Cícero (2008), uma definição de ERP que abrange o termo de forma didática o conceitua como um sistema de informação adquirido na forma de pacotes comerciais de software, que permitem a integração entre dados dos sistemas de informações transacionais e dos processos de negócio de uma organização. Com esta base, pode-se dizer que o ERP visa suportar todas as necessidades de informação contidas em uma única base de dados. Colângelo (2001), relata ser fácil dizer que a produção só deve fazer o que vendas fechou, e o setor de suprimentos só deve comprar o que é imediatamente necessário para a produção, porém esta troca de informação entre setores nem sempre é precisa o suficiente para que o fluxo permaneça no nível ideal, sem perdas e nem gargalos. Para Haberkon (1999), o ERP é um conjunto de ferramentas que objetivam responder a necessidade de automatizar processos e prover informação precisa e atual, diminuindo consideravelmente a taxa de erros e fornecendo respostas ágeis para a administração. É preciso diferenciar o auxílio nas tarefas administrativas com uma ferramenta efetivamente capaz de gerenciar os recursos, informações e processos empresarias de forma integrada. Por isso, as características do ERP devem ser investigadas mais cuidadosamente para descobrir o que ele tem de específico e como ele cumpre seu propósito. 4.1 HISTÓRICO Desde antes da criação dos primeiros computadores, já era inerente a necessidade do mercado em relação ao aprimoramento de processos e à gestão integrada das atividades dentro das empresas. Na década de 1970, a criação do MRP (Materials Requirement Planning Planejamento das necessidades de Material), que são pacotes de software para controle de estoque, davam apoio ao planejamento de produção e compras, mas não possuíam integração com os demais softwares de custos e outros relacionados aos processos do negócio. Já em 1980, surgiu o MRPII (Manufacturing resource planning) que traria melhorias em relação a
19 atividades do software como planejamento de produção no custo de produção, mas ainda sem a integração com outros módulos. Finalmente, na década de 1990 os ERP s são contemplados como ferramentas a serem utilizadas para o negócio empresariais, já que traria em sua principal característica a integração de diversas áreas da organização e isso se tornou o grande ponto forte do ERP até hoje. O ERP veio como uma ferramenta de auto-nível para ajudar as empresas a centralizarem suas tarefas diárias e comerciais, em um só banco de dados, onde todos aqueles com acesso poderiam usufruir das informações ali cadastradas ou processadas. Segundo Tenório (2007), os sistemas integrados de gestão, expressão maior do uso da TI, compõe um fenômeno recente no panorama empresarial. Eles podem ser aplicados praticamente a qualquer empresa, devido a sua grande adaptabilidade. As vantagens de se optar por um sistema ERP são enormes, independentemente do tamanho da empresa, uma vez que a integração dos processos possibilita que os dados de todos os departamentos formem um novo fluxo de trabalho. Já para Turban e Wetherbe (2002), empresas têm sido bem-sucedidas na integração de centenas de aplicativos usando software de ERP, com o que economizam milhões de dólares e, ao mesmo tempo, aumentam consideravelmente a satisfação dos clientes. 4.2 MÓDULOS E PROCEDIMENTOS Frequentemente, as empresas tem grandes expectativas em relação aos sistemas ERP, acreditando que todo o funcionamento da companhia irá melhorar de forma instantânea. Porém, esta pode ser uma percepção errada. Uma vez que o ERP não resolve problemas relacionados a procedimentos. Um sistema não trará resultados se os processos não estiverem claros, factíveis e seguidos conforme definido. Segundo Lieber (1995), o ERP permite que empresas padronizem seu sistema de informação. Para Oliveria (2008), o ERP fornece as empresas grande agilidade e confiabilidade das informações, eliminando retrabalhos e operações manuais antes amplamente executadas. Os sistemas ERP são caracterizados por serem didáticos e separados por módulos, tais como vendas, materiais, finanças, controladoria, recursos humanos entre outros. Apesar de um ERP suportar todos esses setores empresariais é fundamental para este estudo não confundir módulos com processos.
20 Todos os módulos do sistema se comunicam entre si, sendo assim possibilitando definir os processos entre todas as áreas da empresa. Por exemplo, os módulos de finanças e controladoria abrangem funcionalidades de contabilidade geral, faturamento, contas a receber, contas a pagar, contabilidade de centro de custos, gestão de ativos entre outras atividades. Com relação ao módulo de materiais, esta contempla funcionalidades de compra e controle de estoque. Como mencionado anteriormente os processos devem ser desenhados sobre os módulos. Neste estudo foi abordado o procedimento do pagamento de contas a pagar de uma farmacêutica, que deve automatizar seu processo todo, deixando o mínimo possível o controle na mão do usuário. Neste caso, além do ERP é necessário entender o que é Workflow, que trabalhando junto ao ERP pode trazer resultados mais satisfatórios a empresa, o que será abordado mais a frente. A implementação deste tipo de sistema requer uma equipe focada em processos e que entenda como integrar os módulos possibilitando a criação de fluxos de processos dentro do ERP.
21 5 SAP E SUA HISTÓRIA Em 1972, cinco ex-empregados da IBM, Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, KlausTschira e ClausWellenreuther, lançaram uma empresa chamada Systems Applications and Products in Data Processing (Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados) SAP na cidade de Mannheim, Alemanha. Sua visão: desenvolver um software aplicativo padrão para processos de negócios em tempo real. Um ano depois, o primeiro aplicativo de contabilidade financeira estava pronto, formando a base para o contínuo desenvolvimento de outros componentes de software para aquilo que mais tarde veio a ser conhecido como sistema R/1. O R é a primeira letra de processamento de dados em tempo real. Perto do fim da década de 70, o exame exaustivo do banco de dados IBM da SAP e do sistema de controle de diálogo levam ao nascimento de uma nova versão do SAP, o R/2. Nos anos 80, o sistema SAP R/2 mantem o alto nível de estabilidade das gerações anteriores do programa. Pensando nos seus clientes multinacionais, a SAP desenha o SAP R/2 para lidar com diferentes idiomas e moedas. Com essa funcionalidade e outras inovações no SAP R/2, a SAP cresceu rapidamente. Já nos anos 90, o SAP R/3 foi apresentado ao mercado, com o conceito clienteservidor. A aparência uniforme de suas interfaces gráficas, o uso consistente de bancos de dados relacionais e a capacidade de ser executado em computadores de diferentes fornecedores resultam em aprovação geral. E com o SAP R/3, a SAP mergulha numa nova geração de software empresarial da computação em mainframes à arquitetura de três camadas de banco de dados, aplicativo e interface de usuário. Até hoje, a arquitetura cliente-servidor é o padrão da indústria de software. Em 1996, a companhia ganhou 1.089 novos clientes do SAP R/3. No final do deste mesmo ano, o SAP R/3 estava instalado em mais de 9.000 sistemas no mundo todo. Perto do final da década de 90, Hasso Plattner, Co-Fundador, Co-Presidente e CEO, anuncia a estratégia mysap.com, descortinando uma nova direção para a empresa e para nosso portfólio de produtos. O mysap.com une soluções de comércio eletrônico com aplicativos ERP já existentes, usando tecnologia Web state-of-the-art.
22 5.1 SISTEMA SAP Neste estudo, é abordado a história e funcionamento de um dos sistemas mais conhecidos de todo o mundo. O SAP R/3 é utilizado em grandes empresas e geralmente atende processos críticos, desenvolvido com o objetivo de suportar todas as atividades de negócio de uma companhia de forma integrada e eficiente. Esta foi a solução encontrada para coordenar e executar suas atividades de forma rápida, segura e confiável. Conforme a Figura 1 pode-se visualizar a integração do R/3. FIGURA 1 - Integração R3 com os módulos 5.2 FUNCIONAMENTO DO R/3 O R/3 funciona de maneira integrada, o que faz com que as atividades de diversas áreas também tenham que ser vistas de forma compartilhada. O R/3 integra as atividades realizadas por cada departamento, exigindo que o usuário tenha uma mentalidade diferente da que tem hoje. Suas ações tem impacto sobre as atividades das demais áreas de empresa a partir da implantação do novo sistema. Atualmente as companhias mantêm o foco nas atividades, e no R/3 o foco passará a ser os processos empresariais. Com a integração entre as diversas áreas, a empresa estará capacitada para trabalhar de maneira eficiente, atendendo seus clientes de maneira adequada e suportando suas atividades de maneira mais simples,
23 através de um planejamento integrado de recursos, poupando desperdiço de tempo com atividades redundantes. Esta nova método implica em resultados visíveis interna e externamente à empresa, como melhor administração de seus recursos, custos, necessidades, prazos, clientes satisfeitos com um atendimento eficiente, ausência de enganos, desenvolvimento de produtos de maneira integrada e portanto, rápida. Apesar dos pontos mencionados, nem sempre é possível mapear todos processos de uma forma completa dentro de um sistema. Foi então que surgiu a idéia de introduzir o conceito de Workflow dentro do ERP. Neste caso apesar de dos módulos interagirem entre si, existem pré processos nos quais precisam fazer parte do fluxo. Então, a SAP desenvolveu sua própria ferramenta na qual empresas podem automatizar seus processos através da tecnologia Workflow. 5.3 VANTAGENS E IMPLEMENTAÇÃO Os sistemas ERP são de suma importância para os negócios, independente do tamanho ou ramo das organizações, e sendo assim merecem atenção exclusiva por parte da TI das empresas e também dos diretores e responsáveis pelos processos em questão. Desde a escolha do software até sua implantação existem pontos relevantes a serem levados em consideração. Primeiramente devemos entender que ERP é um software que deverá ser moldado à necessidade da empresa, porém, a empresa pode ter de mudar processos existentes ou mesmo implantar processos antes inexistentes. Um exemplo segundo Turban e Wetherbe (2002), um problema na implantação do R/3 e de outros softwares de ERP é sua extrema complexidade; muitas organizações precisam mudar processos de negócio já existentes para se adaptar a formatação do R/3. Esta afirmação comprova que nem tudo se resume a uma simples implementação de software, sendo necessária uma profunda pesquisa dos processos de negócio e principalmente de pessoas chaves envolvidas e comprometidas no desenvolvimento destes novos seguimentos que a empresa necessita se adaptar. Uma boa implementação pode ter o sucesso de conseguir a vantagem competitiva ao negócio, um ótimo software de ERP que encaixado ao seguimento empresarial adaptando suas atividades a fluxos de processos irá aumentar significativamente os resultados desta companhia Segundo Tenório (2007), Ao adotar sistemas ERP as empresas de certa forma passam a ficar mais parecidas entre si no que se refere a processos de trabalho; a diferença
24 será tanto maior quanto maior for o nível de adaptações feitas nos processos-padrão do sistema em cada uma delas. Isso poderá significar diferencial de competitividade.
25 6 PROCESSOS E SISTEMA Antes de definir o que é Workflow, é necessário obter o entendimento primeiramente do que se define como processo. Existem muitos conceitos sobre o termo. Para Cruz, Tadeu (2004), a ISO 8042 determina processos sendo: Conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos em produtos. Processo deriva da palavra em latim procedere, verbo que indica a ação de avançar, ir para frente, e é um conjunto seqüencial de ações com um objetivo comum. Os processos são de suma importância dentro de qualquer negócio, já que irão determinar regras, atividades e ações para se ter um melhor produto, resposta ou solução a que se busca. Os processos de negócios tem como objetivo, alcançar o valor agregado a organização e por isso deve ser levado em conta não somente as atividades relacionadas no processo, mas também as pessoas que são responsáveis por estes seguimentos, e as ferramentas que serão utilizadas para tal. Ainda hoje, muitas empresas não possuem suas diretrizes orientadas a processos e sim, por cargos ou funções hierárquicas, o que acaba culminando com uma série de problemas de ordem organizacional. Segundo Cruz (2004), O principal problema que toda organização enfrenta quanto a entender e executar processos advém do fato de que, ainda hoje, elas são estruturadas em funções. O problema de se ter uma estrutura organizada por funções, deve-se ao fato de seu gerenciamento ser feito por várias atividades que apenas uma pessoa deva executar, o que acarreta em perda de tempo para as atividades e não desfruta de uma segurança maior, uma vez que já que os responsáveis por tais atividades são mão de obra humana que podem simplesmente não executar determinada tarefa ou ainda demorar um tempo maior do que o previsto. Segundo Wil e Kees (2009), no passado, era a estrutura funcional de uma organização que desempenhava o papel mais importante na forma como estava organizada. Hoje em dia os processos de negócio são cruciais. As atividades desempenhadas por pessoas nas empresas são mais suscetíveis a erros do que se estas funções estiverem sendo gerenciadas por softwares, pois como todos sabemos softwares tem processos já desenhados a serem seguidos, e portanto, os erros serão minimizados. Segundo Wil e Kees (2009), a História já nos mostra que, durante os anos 70, foram realizados esforços para automatizar a gestão dos processos de negócios usando sistemas de informação, o que provou ser impossível com a tecnologia disponível até então,
26 pois não havia recursos computacionais para tal fim. Devido a necessidade das empresas buscarem o crescimento no mercado, houve um investimento pesado em tecnologia e hoje esta tem se mostrado cada vez mais a detentora da confiabilidade do negócio, já que suporta e administra cada vez mais companhias adaptando processos de negócio integrados aos sistemas permitindo a comunicação entre sub áreas. Os sistemas ERP ajudam as empresas a tornarem seus processos integrados, porém, a funcionalidade de gerenciar os processos de negócio dentro deste sistema, pertence aos sistemas de Workflow. A definição de Workflow, segundo Wil e Kees (2009), diz respeito a um sistema, que garante a transmissão correta da informação estabelecida à pessoa certa, na altura adequada, ou é submetida para a devida aplicação informática, no momento certo. Os softwares de Workflow garantem ao negócio a melhor entrega das responsabilidades e definições de atividades para uma determinada pessoa ou processo, no momento adequado e preciso, sem atrasos ou interrupções possivelmente causadas por falhas humanas. Isso irá trazer a confiança para empresa e acarretará em maior disponibilidade de recursos em tempo real.
27 7 WORKFLOW Segundo o projeto WIDE (2003), workflow é um conjunto coordenado de atividades sequenciais ou paralelas que são interligadas com o objetivo de alcançar uma meta comum, sendo atividade conceituada como uma descrição de um fragmento de trabalho que contribui para o cumprimento de um processo. Assim, pode-se assumir que workflow é a divisão de um grande trabalho em várias tarefas menores, com pré - requisitos entre elas, que devem ser respeitadas para o avanço da atividade. Segundo WIDE (2003), workflow é "A automação de um processo de negócios, por inteiro ou em parte, durante o qual documentos, informações e tarefas são passadas de um participante para outro por ação respeitando um conjunto de regras procedurais". Kobielus (1997), apresenta a seguinte definição para workflow: Workflow pode ser definido como o fluxo de informações e controle em um processo de negócio. No princípio, os sistemas de workflow limitavam-se a passar os diferentes itens de trabalho para os respectivos participantes de um processo, o qual deveriam executar tais etapas como tarefas. Hoje, a tecnologia amadureceu e o processo como um todo é automatizado, desde sua definição até o fluxo das informações de controle necessárias à execução de cada uma de suas etapas. Com isso, um sistema de workflow não é mais apenas um simples conjunto coordenado de atividades de tarefas, mas o responsável pelo processo que lhe é definido, Tramontina (2003). O workflow preocupa-se com a automação de processos em que documentos, informações ou tarefas são trocados entre os seus participantes, de acordo com um conjunto definido de regras e objetivos, esta é uma das formas atuais de se entender workflow. 7.1 CLASSIFICAÇÃO DOS WORKFLOWS SEGUNDO McCready92 Os Workflows podem ser classificados de diversas formas. Vamos apresentar apenas a classificação proposta por McCready, pois não é objetivo deste trabalho aprofundar-se no estudo de workflow. Os Workflows são agrupados em três tipos: workflow ad-hoc, workflow de produção ou transacional e workflow administrativo, [McCready92]. Geralmente, as principais diferenças entre os sistemas de workflow apresentados estão relacionadas à robustez dos sistemas, à sua capacidade de automatizar processos considerados críticos para a organização, ao seu preço e complexidade para instalação.