Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas ariane@ensicon.com.br Finalidade A Escrituração Fiscal Digital Social tem por finalidade: a) Prestar informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vinculo empregatício; b) Extinguir várias obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias; c) Maior controle da RFB na fiscalização das empresas contribuições e obrigações provenientes do trabalho (com e sem vinculo empregatício); d) Armazenamento de informações no Ambiente Nacional do, possibilitando aos órgãos participantes do projeto sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais de apuração de tributos e do FGTS. Cenário Atual Obrigações acessórias Atuais Falta padronização; Redundância no envio dos dados; GFIP/SEFIP com campos desatualizados (EX: RAT, empresas optantes pelo Simples); Problemas para emissão de Certidão Negativa de Débitos (CND) previdenciários; Maior incidência de erros no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS); GPS com valor diferente da GFIP/SEFIP; Menor agilidade para efetuar restituições e reembolsos previdenciários; Maior numero de demandas na esfera administrativa; Multas administrativas (Ex: SEFIP). GFIP/SEFIP Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do tempo de Serviço e Informações a Previdência Social / Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social. CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. RAIS Relação Anual de Informações Sociais DIRF Declaração IR retido na Fonte. MANAD Manual Normativo de Arquivos Digitais. CAT Comunicado de Acidente de Trabalho. PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário. Entes envolvidos Novidades na EFD Social Cadastro único de Trabalhadores 1
Novidades na EFD Social Livro de Registro de Empregados Digital Novidades na EFD Social DCTF-Prev: Unificação dos procedimentos no âmbito da RFB de cobrança, parcelamento, compensação, restituição e certidão negativa Classificação e registro das informações As informações do são classificadas em três tipos: a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo a admissão, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc. b) Folha de Pagamento: detalhamento das informações constantes na folha de pagamento. c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na Lei 8212/1991 e em Normas Regulamentadoras do MTE. Classificação e registro das informações Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o Registro de Eventos Trabalhistas (RET). Deste modo, caso a empresa tenha um evento de desligamento do empregado, este só será aceito se o mesmo enviou anteriormente um evento de admissão. O RET também será utilizado para a validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes na folha constarem no RET. Empresas abrangidas De acordo com o Ato Declaratório SUFIS nº 5/2013, as empresas, empregadores ou equiparados, deverão transmitir em meio eletrônico a Escrituração Digital Social (). Cumpre esclarecer que empresa é o empresário ou a sociedade que assume o risco de atividade econômica urbana ou rural, com fins lucrativos ou não, bem como os órgãos e entidades de administração pública direta ou indireta. Além disso, equipara-se a empresa para fins de cumprimento de obrigações previdenciárias, dentre outros o contribuinte individual, em relação ao segurado que lhe presta serviço. Identificação e cadastro de obra de construção civil Para as obras de construção civil foi criado no lugar do Cadastro Específico do INSS (CEI) o Cadastro Nacional de Obras (CNO), que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. Desta forma, as empresas que possuírem obras de construção civil, deverão providenciar o CNO no lugar do CEI, sendo que as matriculas existentes na data de implantação do relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO. Fundamentação: item 2.5 do Manual de Orientação do, versão 1.0 2
Identificação e cadastro dos trabalhadores As empresas deverão cadastrar e identificar seus trabalhadores através de identificadores obrigatórios, tais como CPF e o NIS (NIT, PIS ou Pasep). Vale esclarecer que, o par CPF x NIS devera estar consistente com o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e será validado no ato da transmissão, sendo que, sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Os empregadores deverão dar atenção especial as informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do. Fundamentação: item 2.5 do Manual de Orientação do, versão 1.0 Transmissão do arquivo A transmissão do arquivo será feita através da geração do arquivo eletrônico, contendo as informações previstas nos leiautes e a assinatura digital do empregador. Após a assinatura digital, o arquivo mencionado será transformado em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. O arquivo da Escrituração Fiscal Digital Social é transmitido pela internet para o ambiente nacional do, que após a verificação da integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. Para o envio do arquivo os empregadores deverão obedecer a uma sequencia lógica de informações, pois as informações dos primeiros arquivos são necessárias para processamento dos posteriores. Sendo assim, para transmissão dos mencionados arquivos, deverá ser observado a seguinte sequencia: A) Eventos Iniciais: Informação do Empregador: evento onde são fornecidas pelo empregador as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento validação. Arquivos de Tabelas, tais como: tabela de cargos, tabela de funções, horários, etc. Cadastramento inicial dos vínculos. Esse cadastramento inicial dos vínculos, também chamado de Carga Inicial deve ser realizado no início da implantação do projeto. Durante a transmissão, se um arquivo com a mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o válido e o enviado anteriormente será desprezado. OBS: Não esquecer os afastados na carga inicial. B) Eventos trabalhistas: geração dos arquivos na medida em que ocorrerem. B.1) Cadastramento inicial: O evento que será enviado pela empresa no inicio da implantação do, servindo de base para construção do Registro de Eventos Trabalhistas RET, o qual será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento dos demais eventos enviados posteriormente. Para cada vinculo trabalhista existente na empresa na data de implantação do deverá ser gerado um registro correspondente, contendo as informações cadastrais e contratuais atualizados até a data base. 3
B.2) Admissão Com base no art. 29 da CLT a CTPS deve ser registrada na data de admissão. Desta forma, no dia em que o empregado assumir suas atividade na empresa o registro deve estar efetivado e a CTPS deve ser devolvida ao trabalhador em até 48 horas. O evento de admissão deve ser transmitido em período anterior ao inicio da atividade do trabalhador. O arquivo somente poderá ser enviado em data igual ou posterior a data-base definida para inicio do. B.3) Alteração cadastral Entende-se como alteração cadastral, todas as modificações de dados cadastrais do trabalhador, tais como: documentação pessoal, endereço, escolaridade, estado civil, contato, etc. o qual deve ser utilizado tanto para segurados empregados quanto para outros trabalhadores sem vinculo empregatício (avulsos, diretores não empregados, cooperados, etc). Cumpre esclarecer que, o evento não deve ser utilizado em caso de alteração de informações relativas ao contrato de trabalho, tais como alteração de salários, jornada, funções, etc. B.4) Alteração contratual De acordo com o art. 468 da CLT, qualquer alteração no contrato de trabalho só é válida, desde que, seja por mutuo consentimento e ainda assim que não cause prejuízo direito ou indireto ao empregado. Desta forma, desde que respeitada as regras expostas acima, poderão ser feitas alterações no contrato de trabalho, tais como: remuneração, duração do contrato de trabalho, local de trabalho, função, jornada de trabalho, etc. B.5) Comunicado de Acidente de Trabalho CAT Seguirá os mesmos prazos e normas constantes nos arts. 355 e 359 da Instrução Normativa do INSS nº 45/2010; Até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência; De imediato em caso de morte. B.6) Atestado de Saúde Ocupacional Também deverão ser apresentados seguindo a Norma Regulamentadora nº 7. Vale lembrar que o ASO admissional deve ser informado antes da data de admissão. B.7) Aviso de Férias De acordo com o art. 135 da CLT, a concessão das férias ao empregado, será feita por escrito com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. O validador do não aceitará o evento de férias se o aviso estiver sido enviado há menos de 30 dias. 4
B.8) Afastamento Temporário B.9) Alteração Afastamento Temporário A alteração de afastamento temporário deverá ser utilizada em situações especificas, nos casos em que ocorre, de fato, modificação do motivo do afastamento. Neste evento deverá ser comunicado a alteração do motivo de afastamento. B.10) Retorno de Afastamento Temporário No será considerada a data do dia de retorno do afastamento. B.11) Estabilidade Inicio Deverão ser informados todos os fatos geradores de estabilidade, tais como: - Membros da CIPA; - Gestantes; - Dirigentes Sindicais; - Acidentes de trabalho; - Diretores de Cooperativas, etc. B.12) Estabilidade Término Informar a data final das estabilidade acima citadas de acordo com a legislação vigente. B.13) Condição Diferenciada de Trabalho Inicio Para fins de informação ao será considerado como condições diferenciadas de trabalho, quando trabalhador estiver exposto a agentes insalubres ou perigosos. Vale esclarecer que será considerado como trabalho insalubre, aquelas atividades ou operações que por sua natureza, condições ou métodos de trabalho exponham os empregados a agentes nocivos a saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza e da intensidade do agente ou do tempo de exposição aos seus efeitos. Também serão consideradas as atividades perigosas. B.14) Condição Diferenciada de Trabalho Término A eliminação ou a neutralização da insalubridade ocorrerá: a) Com a adoção de medidas que conservem o ambiente de trabalho dentro dos limites de tolerância; b) Com a utilização de equipamentos de proteção individual, que diminuam a intensidade do agente agressivo a limites de tolerância. Caberá as Delegacias Regionais do Trabalho, comprovada a insalubridade, notificar as empresas, estipulando prazos para sua eliminação ou neutralização. B.15) Aviso Prévio Destina-se a registrar a comunicação do Aviso prévio dado tanto pelo Empregado quanto pelo Empregador. A principio, o evento deverá ser informado no período a partir da data da efetiva comunicação, até 10 dias após esta data. 5
B.16) Cancelamento do Aviso Prévio De acordo com o art. 489 da CLT, dado o aviso prévio, a rescisão torna-se efetiva depois de expirado o respectivo prazo, mas se a parte notificante reconsiderar o ato antes de seu término, à outra parte é facultado aceitar ou não a reconsideração. Caso seja aceita a reconsideração ou continuando a prestação depois de expirado o prazo, o contrato continuará a vigorar, como se o aviso não tivesse sido dado. B.17) Atividade Desempenhadas Todo empregado exerce uma atividade dentro da empresa, sendo que essa atividade a partir da implantação do deverá ser indicada pela empresa, servindo assim de subsidio para compor o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP). Assim, sempre que ocorrerem modificações nas atividades desempenhadas, ainda que seja pelo acréscimo de nova atividade não relacionada anteriormente, ou pelo encerramento da execução de determinada atividade, deverá ocorrer o envio de novo evento, com a relação completa das atividades executadas pelo trabalhador. Outras Informações Comunicação de Fato Relevante Este evento se destina a registrar a comunicação de fatos relevantes ocorridos no decorrer da vida laboral do trabalhador, durante o vinculo trabalhista, que não foram registrados em Evento específico. Podemos citar como exemplo de um fato relevante os seguintes eventos: a) Advertência ou suspensão disciplinar; b) Aposentadoria por tempo de serviço sem extinção do contrato de trabalho, etc. Funciona como uma anotação de um determinado fato nos registros funcionais do trabalhador. A principio, o evento deverá ser informado no periodo do dia da ocorrência do fato, até 10 dias após essa data. Outras Informações Desligamento Este evento se destina a registrar o desligamento do trabalhador do quadro da empresa. A principio, este deve ser o ultimo evento relativo a um determinado vinculo trabalhista. Reintegração Evento enviado em caso de reintegração de trabalhador previamente desligado da empresa. E o único evento que pode ser enviado com data posterior a data do evento de desligamento. A partir do envio do evento, fica restabelecido o vinculo de trabalho. Evento Folha de Pagamento Abertura da Folha de Pagamento Arquivo de envio mensal A empresa e o equiparado estão obrigados a elaborar a folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando: Evento Folha de Pagamento a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado; b) Agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual; c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário maternidade; d) Destacadas, as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e dos descontos legais; e) Indicado, o numero de cotas de salário família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso. Fundamentação: Art. 47 da Instrução Normativa nº 971/2009. 6
Evento Folha de Pagamento Remuneração dos trabalhadores Um arquivo para cada trabalhador Arquivo contendo todas as parcelas que integram a remuneração do trabalhador. Integram o salário não só a importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, gratificações, abonos, etc. Evento Folha de Pagamento Serviços Tomados A empresa contratante de serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada deverá reter 11% (onze por cento) do valor bruto da NF, fatura ou recibo de prestação de serviços ou 3,5% se estiver desonerado. Vale esclarecer que no SEFIP a obrigação de informar a retenção previdenciária é da empresa prestadora do serviço, ficando o tomador obrigado apenas a recolher à previdência social a importância retida. Com a implantação do o evento S-1310 deve ser informado pelas empresas tomadoras dos serviços. Evento Folha de Pagamento Serviços Prestados Preenchimento exclusivo de pessoa jurídica prestadora de serviço. Serviços tomados de cooperativa Este evento deve necessariamente ser preenchido pela empresa contratante de serviços por cooperados por intermédio de cooperativas de trabalho As cooperativas de trabalho deverão informar no evento S-1340, identificando as empresas tomadoras de serviços de cooperativa e detalhando as notas fiscais de serviços prestados pela cooperativa. Evento Folha de Pagamento Encerramento Finalização da transmissão da folha de pagamento e outras informações. Informações Permanentes no As informações de natureza permanente serão armazenadas em tabelas no ambiente nacional do, buscando assim melhor otimização dos arquivos, bem como das informações armazenadas. Esclarecemos que serão consideradas informações de natureza permanente, aquelas que podem ser utilizadas em mais de um arquivo, ou em mais de uma competência, tais como: Informações Permanentes no a) Rubricas da folha de pagamento; b) Lotações e Departamentos; c) Cargos; d) Funções; e) Horários de trabalhadores; f) Estabelecimentos e obras de Construção Civil; g) Processos administrativos e judiciais; h) Operadores portuários, cadastrados pelo OGMO; Fundamentação: item 2.7 do Manual de Orientação do, versão 1.0 7
Penalidades O sujeito passivo que deixar de apresentar nos prazos fixados declaração, demonstrativo ou escrituração digital exigidos nos termos do art. 16 da Lei nº 9.779/1999, ou que os apresentar com incorreções ou omissões será intimado para apresenta-los ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela Secretaria da RFB e sujeitar-se às seguintes multas: I por apresentação fora do prazo: a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas, que na ultima declaração apresentada, tenha apurado lucro presumido. Penalidades b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas, que na ultima declaração apresentada, tenham apurado lucro real ou tenham optado pelo autoarbitramento. II por não atendimento à intimação da RFB, para apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal, que nunca serão inferiores as 45 dias: R$ 1.000,00 (mil reais) por mês-calendário. Penalidades III por apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital com informações inexatas, incompletas ou omitidas: 0,2% (dois décimos por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), sobre o faturamento do mês anterior ao da entrega da declaração, demonstrativo ou escrituração equivocada, assim entendido como a receita decorrente das vendas de mercadorias e serviços. Penalidades Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e o percentual referidos nos incisos II e III deste artigo serão reduzidos em 70% (setenta por cento) Para fins do disposto no inciso I, em relação às pessoas jurídicas que, na ultima declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata a alínea b do inciso I do caput. A multa prevista no inciso I será reduzida a metade, quando a declaração, demonstrativo ou escrituração digital for apresentado após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício. Cronograma Entre janeiro e abril de 2014, as empresas de lucro real (com faturamento maior que R$ 48 milhões) deverão fazer o cadastramento inicial dos trabalhadores - o livro de registro de empregados. A empresa só vai precisar lançar os dados dos trabalhadores com contrato de trabalho ativo. A partir de maio de 2014, será obrigatório o lançamento da folha de pagamento, eventos trabalhistas (como admissão e mudança de salário), FGTS, imposto de renda retido na fonte e outras informações, diretamente no. Cronograma De julho a setembro de 2014, será a vez dos microempreendedores individuais (MEI), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido e do Simples Nacional cadastrarem os trabalhadores ativos. E partir de outubro de 2014 terão que, obrigatoriamente, registrar a folha de pagamento e outros eventos trabalhistas na plataforma. 8
Cronograma Ainda este mês, estará disponível uma ferramenta para verificação dos dados cadastrais dos trabalhadores, como CPF, PIS, NIT e data de nascimento. Isso vai ajudar a evitar, por exemplo, que um funcionário com dois números de PIS registrados tenha dificuldade para receber seus benefícios na Caixa Econômica Federal. Agora, somente um número do PIS será eleito como principal. Cronograma Em outubro, será publicado um novo manual para orientar as empresas que produzem softwares para empregadores sobre como será a transmissão dos arquivos para a plataforma do. Em novembro, serão iniciados os testes do. Qualquer empresa pode participar. Os dados transmitidos nessa fase não terão validade jurídica, mas sim o objetivo de verificar o funcionamento da plataforma. Empregador Doméstico Já está disponível o portal do para empregadores domésticos. Esta versão do portal é de uso opcional e atende apenas o empregador doméstico para registro de informações referentes às competências a partir do mês de junho de 2013 (06/2013), independente da data de admissão do empregado. Acesso via Web Importação, validação e assinatura do arquivo digital; Apuração dos tributos incidentes; Folha de pagamento digital simplificada, escrituração simplificada na Web para pequenos empregadores (MEI, Segurado Especial, Empregador doméstico, PF equiparada a empresa e Simples Nacional com até 9 empregados permanentes). Envio de Eventos em Lote Fluxo das Informações A equipe do SERPRO - Serviço Federal de Processamento de Dados está empenhada com a performance de envio do. Por isso, está estudando a viabilidade da adoção de envio em lotes de até 50 eventos trabalhistas, quando possível. Um bom exemplo prático de como seria benéfica essa implementação são Férias coletivas. Ao invés de realizar um envio relacionado a cada funcionário, poderá enviar um lote de até 50 colaboradores de uma só vez. 9
Periodicidade Periodicidade de envio de arquivos xml: A) tempestivo eventos (ex: registro de empregados, acidente de trabalho, etc); B) mensal folha de pagamentos (dia 20 do mês subsequente ao fato gerador). Leiautes O leiaute da versão 1.0 está disponibilizado no site: http://www.esocial.gov.br/leiautes.aspx Os leiautes de arquivos estão sendo disponibilizados em versão inicial, ainda pendente de aprovação. A versão final será disponibilizada em breve, por meio de portaria interministerial, editada pelo MF, MPS e MTE. Arquivos que serão enviados - Mensal Arquivos que serão enviados - Eventos Folha de Pagamento Tabelas Auxiliares Consultar páginas 172 a 178 do Manual de Orientação do versão 1.0 10
Blocos de Registro Bloco de Registro Bloco 0 Identificação: identificação do tipo de arquivo (original, retificador, exclusão) do contribuinte, das rubricas (tabelas); Bloco F Folha de Pagamento da competência: detalhamento das remunerações pagas aos trabalhadores na competência a que se refere o arquivo; Bloco G Resumo da Folha: totalização das remunerações dos empregados, autônomos, dentre outros; Bloco L Dissídio/convenção/acordo coletivo: prestação das informações relativas a dissídios, convenções ou acordos coletivos que tenham ocorrido no período (mês/ano) ao qual se refere o arquivo da folha de pagamento; Bloco de Registro Bloco N outras informações: informações relevantes para o calculo das contribuições previdenciárias, como por exemplo serviços contratados e prestados; Bloco P Contribuições previdenciárias e destinadas a outras entidades e fundos: contribuições devidas pelas empresas, destinadas à Previdência Social e a outras entidades, tais como SEST, SENAT, SEBRAE, INCRA; Bloco S Contribuição sindical: Informações relativas a contribuição sindical patronal e de empregados; Bloco U Processos administrativos/judiciais: dados das ações judiciais que afetam o calculo dos tributos e das contribuições; Bloco 9 Encerramento do arquivo digital: conferencia das informações inseridas no arquivo O CRC-ES e a Ensicon agradecem sua participação. Obrigada! 11