Planejamento, suporte e transparência para garantir seus objetivos!

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1 Planejamento, suporte e transparência para garantir seus objetivos! CAMPINAS Centro Empresarial Conceição Rua Conceição, 233 Centro 23º andar conj.2303 CEP Tel: SÃO PAULO Edifício E-Tower Funchal Rua Funchal, º andar Vila Olímpia CEP Tel: GOIÂNIA Rua 36, 130 Quadra H-18 Lote 07 St. Marista CEP Tel: RECIFE Av. Conselheiro Aguiar, 456 5º Andar Boa Viagem CEP Tel:

2 A Consulcamp Desde 1976, a Consulcamp é uma empresa especializada em serviços de auditoria, assessoria e consultoria nas áreas contábil, fiscal, tributária, trabalhista, controladoria e de gestão, bem como, na área societária compreendendo diversos atos e inúmeras atividades, desde a sucessão familiar até a assessoria executiva para o planejamento estratégico dos negócios. 37 anos de experiência Parceiros de operação em 3 continentes Mais de 310 clientes ativos 4 escritórios nacionais 75 colaboradores Alta qualificação da equipe 2

3 SPED Preocupações das Empresas Edição de normas: de 1988 a 2012 = 24 anos TOTAL DE NORMAS EDITADAS GERAIS TRIBUTÁRIAS FEDERAL ESTADUAL MUNICIPAL TOTAL Fonte: IBPT - Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário Em média foram editadas 30 normas tributárias por dia. Um levantamento efetuado pelo Banco Mundial revela que as empresas gastam em média 108 dias por ano, cerca de horas, para cumprir todas as exigências fiscais. 3

4 Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

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6 esocial O que é esocial? O esocial é um projeto integrante do SPED, que irá atender as necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Ministério da Previdência (MPS). O esocial visa unificar os envios das informações apresentadas pelo empregador em relação aos trabalhadores (com ou sem vínculo empregatício), bem como outras informações previdenciárias e fiscais possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração dos tributos e do Fundo de Garantia do Tempo de Serviços (FGTS). 6

7 esocial - Apresentação Para quem e quando? Todos os empregadores (Pessoa Física ou Pessoa Jurídica) deverão participar deste processo de forma gradual, havendo módulos simplificados de declaração para o MEI, optantes pelo SIMPLES, etc. A primeira versão (1.0) do leiaute foi aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Sufis n 05 de 17/07/2013 e publicado no D.O.U. em 18/07/2013. Já a segunda versão (1.1) foi disponibilizada em Janeiro/2014 através do site do esocial, onde aguarda aprovação através da Portaria Interministerial. A Caixa Econômica Federal já aprovou o leiaute e o cronograma por meio da Circular n 642/2014 (D.O.U em 07/01/2014). 7

8 esocial Cronograma (Estimado) CRONOGRAMA ESTIMADO DO esocial Empresas / Empregadores Quando Atividade 30/04/2014 Limite para cadastramento inicial (Eventos Iniciais + Tabelas) Produtor Rural Pessoa Física e Segurado Especial Empresas Lucro Real Empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregador Órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações Competência Maio de 2014 Início do envio mensal de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas Substituição da GFIP 30/06/2014 Limite para cadastramento inicial (Eventos Iniciais + Tabelas) Competência Julho de 2014 Competência Novembro de 2014 Início do envio mensal de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas Substituição da GFIP 30/11/2014 Limite para cadastramento inicial (Eventos Iniciais + Tabelas) Competência Novembro de 2014 Competência Janeiro de 2015 Início do envio mensal de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas Substituição da GFIP Fonte: Minuta do Manual de Orientação do esocial (Versão 1.1) - Sem efeito Normativo 31/01/2015 Limite para cadastramento inicial (Eventos Iniciais + Tabelas) Competência Janeiro de 2015 Início do envio mensal de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas Substituição da GFIP 8

9 esocial Cadastro Único de Trabalhadores Com a entrada em vigor do esocial as empresas serão identificadas através do CNPJ, e deverão cadastrar seus trabalhadores através dos dados CPF e NIS (NIT, PIS ou PASEP). CEF MTE RFB CN PJ CP F CN IS MPS INSS 9

10 esocial Qualificação cadastral dos trabalhadores Disponibilizado no portal do esocial o aplicativo on-line que permite a qualificação manual de até 10 trabalhadores por vez (Consulta). E em substituição as empresas poderão utilizar o leiaute para qualificação cadastral em lote (Para qualificação de grandes quantidades). 10

11 esocial Inovações do Projeto De acordo com as informações disponibilizadas pelo Governo Federal, esocial, temos como inovações deste projeto o: em relação a RET (Registro de Eventos Trabalhistas) As informações apresentadas nos eventos trabalhistas alimentarão uma base de dados. Os eventos posteriores passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET; DCTF-Prev Unificação dos procedimentos no âmbito da RFB de cobrança, parcelamento, compensação, restituição e certidão negativa; Sistema de consulta da escrituração/declaração Portal do Empregador; Folha de Pagamento Digital Simplificada Escrituração Simplificada na Web para pequenos empregadores (MEI, Segurado Especial, Empregador Doméstico, Pessoa Física equiparada à empresa e Simples Nacional). 11

12 Substituição/Simplificação das Obrigações Com a esocial haverá a unificação das obrigações acessórias, com a substituição gradual de 9 declarações: Folhas de Pagamentos e Adiant. Livro Registro de Empregados GFIP/Sefip (Jan-Dez e Comp. 13) RAIS DIRF CAGED Arquivo MANAD e IN-86 PPP (Perfil Profissiog. Previdenciário) CAT e Afastamentos 12

13 esocial Apresentação dos arquivos Carga Inicial 2 Fase Eventos Não Periódicos Folha de Pagamento e Outras Inf. 3 Fase 1 Fase ou código de acesso 13

14 esocial - Fluxo Operacional 14

15 esocial - Fluxo Operacional Folha de Pagamento 15

16 esocial DCTF PREV 16

17 esocial Resumo dos Registros e Campos O esocial possui 45 tipos de eventos/tabelas que deverão ser enviados de acordo com as necessidades da empresa. Descrição Registros Campos Informações do Empregador 1 47 Arquivos de Tabelas Cadastramento Inicial do Vínculo Eventos Trabalhistas Folha de Pagamento e Outras Informações Total

18 esocial Estrutura do Arquivo ÍNDICE DO esocial (Dados do Empregador) Campos S-1000 Informações do Empregador 47 ÍNDICE DO esocial (Tabelas) Campos S-1010 Tabela de Rubricas 32 S-1020 Tabela de Lotações/Departamentos 29 S-1030 Tabela de Cargos 12 S-1040 Tabela de Funções 12 S-1050 Tabela de Horários/Turnos de Trabalho 22 S-1060 Tabela de Estabelecimentos/Obras 19 S-1070 Tabela de Processos Administrativos/Judiciais 19 S-1080 Tabela de Operadores Portuários 14 ÍNDICE DO esocial (Escrituração Mensal - Eventos Periódicos) Campos S-1100 Eventos Periódicos Abertura 19 S-1200 Eventos Periódicos Remuneração do Trabalhador 81 S-1300 Eventos Periódicos Pagamentos Diversos 75 S-1310 Eventos Periódicos Serviços Tomados mediante Cessão de Mão de Obra 42 S-1320 Eventos Periódicos Serv. Prestados mediante Cessão de Mão de Obra 48 S-1330 Eventos Periódicos Serviços Tomados de Cooperativa de Trabalho 40 S-1340 Eventos Periódicos Serv. Prestados pela Cooperativa de Trabalho 34 S-1350 Eventos Periódicos Aquisição de Produção 30 S-1360 Eventos Periódicos Comercialização da Produção 20 S-1370 Eventos Periódicos Recursos Recebidos ou Repassados p/ Assoc. Desportiva que mantenha Equipe de Futebol 25 Profiss. S-1380 Eventos Periódicos Informações Complementares - Desoneração 19 S-1390 Eventos Periódicos Receita de Atividades Concomitantes 18 S-1399 Eventos Periódicos Fechamento 23 S-1400 Eventos Periódicos Bases, Retenção, Deduções e e Contribuições S-1800 Eventos Periódicos Espetáculo Desportivo 50 18

19 esocial Estrutura do Arquivo ÍNDICE DO esocial (Eventos Não Periódicos) Campos S-2100 Cadastramento Inicial do Vínculo 129 S-2200 Admissão de Trabalhador 129 S-2220 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador 80 S-2240 Alteração de Contrato de Trabalho 41 S-2260 Comunicação de Acidente de Trabalho 53 S-2280 Atestado de Saúde Ocupacional 34 S-2320 Afastamento Temporário 26 S-2325 Alteração de Motivo de Afastamento 17 S-2330 Retorno de Afastamento Temporário 16 S-2340 Estabilidade Início 16 S-2345 Estabilidade Término 16 S-2360 Condição Diferenciada de Trabalho - Início 26 S-2365 Condição Diferenciada de Trabalho - Término 16 S-2400 Aviso Prévio 17 S-2405 Cancelamento de Aviso Prévio 16 S-2600 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Início 132 S-2620 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Alt. Contratual 50 S-2680 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Término 31 S-2800 Desligamento 41 S-2820 Reintegração 18 S-2900 Exclusão de Evento 14 Totalização dos Campos

20 esocial Tabelas do Arquivo TABELAS DO esocial 1 Categoria de Trabalhadores Quant Grau de Exposição a Agentes Nocivos 4 3 Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento Código e Alíquotas de FPAS/Terceiros 26 5 Tipo de Inscrição 4 6 Classif. de Serv. Prest. Med. Cessão de MO/Empreitada Suj. a Retenção de Contribuição Previdenciária 31 7 Riscos Ocupacionais Específicos 42 8 Classificação Tributária 20 9 Tipos de Arquivo do esocial Tipos de Lotação Códigos X Siglas x Alíquotas de outras Entidades e Fundos Tipos de Contribuição Previdenciária Parte do Corpo Atingida Agente Causador do Acidente de Trabalho Agente Causador / Sit. Ger. Doença Profissional Situação Geradora do Acidente de Trabalho Descrição da Natureza da Lesão Motivos de Afastamento Motivos de Desligamento Tipos de Lougradouro Resultado da Monitorização Biológica Países 241 Totalização dos Itens das Tabelas

21 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-1000 Informações do Empregador Evento onde são fornecidas informações cadastrais do empregador tais como: CNPJ, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos do esocial. As informações registradas neste evento são passíveis de alterações, para tanto não deverá haver informações relativas a outros eventos que sejam compatíveis com o mesmo período retificado, para este caso, a empresa deverá retificar os demais eventos a fim de manter a integridade dos dados. 21

22 esocial Centralização do envio da Folha de Pagamento O arquivo da Folha de Pagamento deverá ser enviado mensalmente pela empresa englobando todos os seus estabelecimentos e obras; As informações incluídas no arquivo devem manter integridade com as informações das bases de dados do Governo Federal, e também com as informações constantes no arquivo de carga inicial. Os dados informados serão submetidos as diversas validações pela base do esocial. Transmissão dos arquivos da folha previsto para ocorrer até o dia 07 do mês subsequente. Filial 22

23 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-2100 Cadastramento Inicial do Vínculo O evento de carga inicial deverá ser enviado no início da implantação do esocial; Por padrão, o ambiente do esocial não recepcionará qualquer arquivo de evento ou de folha de pagamento antes que o arquivo de cadastramento inicial tenha sido enviado, com exceções aos eventos de informações do empregador e tabela de estabelecimentos e obras de construção civil. Deverá ser gerado um arquivo S-2100 para cada vínculo trabalhista existente na empresa na data de implantação do esocial. Aspectos importantes deverão ser observados a fim de evitar incorreções no envio do arquivo: Organização de lotações e departamentos constantes na empresa; Conformidade dos cargos e salários e detalhamento das funções; Conformidade dos horários e turnos de trabalhos constantes na empresa; Levantamento de informações relevantes (afastamentos por acidente ou doença, aviso prévio, desligamentos, dependentes, dados bancários na data da geração do arquivo de cadastramento inicial do vínculo). 23

24 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-2200 Admissão de Trabalhador O evento admissão deve ser transmitido em período anterior ao início da atividade do trabalhador. A admissão trata-se do primeiro evento relativo a um vínculo, e também deverá ser enviado quando um trabalhador é transferido de uma empresa do mesmo grupo econômico ou em decorrência de uma sucessão, fusão ou incorporação. Para trabalhador com mais de um vínculo com o mesmo empregador, deverá haver dois eventos S-2200, com matrículas diferentes, para que seja possível a identificação de cada vínculo. Aspectos importantes: Necessidade de mudança na cultura e padronização na rotina de admissão na empresa; Conformidade dos documentos e informações solicitadas ao trabalhador para o cadastro da admissão; Conformidade das disposições constantes nos tipos de contrato de trabalho utilizados pela empresa; Entre outras informações relevantes a serem cadastradas na admissão do trabalhador. 24

25 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-2220 Alteração de dados cadastrais do trabalhador O evento é utilizado apenas para as modificações de dados cadastrais do trabalhador, tais como: documentação pessoal, endereço, escolaridade, estado civil, contato, etc. Evento S-2240 Alteração de contrato de trabalho O evento é utilizado para alterações do contrato de trabalho, tais como: remuneração e periodicidade de pagamento, duração do contrato de trabalho, local de Trabalho, cargo ou função, jornada de trabalho, etc. O evento não deve ser utilizado para corrigir informações enviadas incorretamente no evento de admissão do trabalhador, neste caso deverá ser enviado arquivo retificador do próprio evento de admissão. Evento S-2260 Comunicação de Acidente de Trabalho Evento utilizado para comunicar acidente de trabalho envolvendo o trabalhador, ainda que não haja afastamento de suas atividades laborais. Evento que provavelmente substituirá o CAT. Importante: A subnotificação do acidente do trabalho expõe a empresa ao risco de aumento do FAP para alíquota máxima. 25

26 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-2280 Atestado de Saúde Ocupacional O evento detalha as informações relativas ao último ASO efetuado para o trabalhador. Importante: Deverá ser verificado as condições para o trabalho (apto, apto com restrições ou inapto); ASO Periódico (não preenchimento significa a não realização). Evento S-2320 Afastamento Temporário Evento utilizado para comunicar afastamento temporário do trabalhador, bem como, eventuais alterações e prorrogações do afastamento anterior. Evento S-2325 Alteração do Motivo do Afastamento Evento utilizado para comunicar a alteração do motivo de afastamento, devendo ser utilizado em situações específicas, nos casos em que ocorre, de fato, a modificação do motivo de afastamento. Este evento não deverá ser utilizado para correção do motivo enviado incorretamente no evento afastamento. 26

27 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-2330 Retorno do Afastamento Temporário Evento que destina a informar o retorno do trabalhador que estava afastado. Evento S-2340 Estabilidade Início / Evento S-2345 Estabilidade - Término Evento que indica a entrada ou a saída do trabalhador na condição de estável em relação ao vínculo que se refere o evento. Evento S-2360 Condição Diferenciada de Trabalho Início / Evento S-2365 Condição Diferenciada de Trabalho - Término Este evento se destina a registrar as condições de trabalho do empregado, indicando a prestação de serviços em condições insalubres e/ou perigosas, além da especificação da exposição a fatores de riscos e respectivas medidas de controle. As informações prestadas neste evento irão integrar o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) do trabalhador. Importante: Verificar orientações contidas no PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais). 27

28 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-2400 Aviso Prévio Evento que se destina a registrar a comunicação do aviso prévio dado pelo empregador ao empregado, ou recebido pelo empregador e dado pelo empregado. Evento S-2405 Cancelamento do Aviso Prévio Este evento se destina a registrar o cancelamento de aviso prévio comunicado anteriormente. Deve ser utilizado apenas quando a empresa, após comunicar o aviso prévio ao trabalhador, decide cancelar o mesmo. Evento S-2600 Trabalhador sem Vínculo de Emprego Início Evento utilizado para prestar informações cadastrais relativas aos trabalhadores que não possuem vínculo empregatício com a empresa, como trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais, e algumas categorias de contribuintes individuais (diretores não empregados, cooperados, etc.). 28

29 esocial Principais Informações dos Arquivos Evento S-2620 Trabalhador sem Vínculo de Emprego Alterações Contratual Evento utilizado para atualizações de informações contratuais relativas ao trabalhador que não possui vínculo empregatício com a empresa. Evento S-2680 Trabalhador sem Vínculo de Emprego Término Evento utilizado para prestar informações sobre o encerramento de contrato ou de vinculação de trabalhador sem vínculo empregatício com a empresa. Evento S-2800 Desligamento Este evento se destina a registrar o desligamento do trabalhador do quadro da empresa. A princípio, deve ser o último evento relativo a um determinado vínculo trabalhista. Evento S-2820 Reintegração por Determinação Judicial Evento enviado em caso de reintegração de trabalhador previamente desligado da empresa. É o único evento que pode ser enviado com data posterior a data do evento de desligamento. A partir do envio do evento, fica restabelecido o vínculo de trabalho. Evento S-2900 Exclusão de Eventos Arquivo utilizado pelo contribuinte para cancelar um evento enviado indevidamente. 29

30 esocial Apresentação dos Eventos não Periódicos 1. Admissão Até o dia anterior ao início da atividade laboral; 2. CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho) Até o 1 dia útil seguinte ao acidente; 3. Desligamento Até o 1 dia útil seguinte para o casos de aviso prévio trabalhado ou do término de contrato por prazo determinado. E até 10 dias seguintes para as demais situações; 4. Demais eventos não periódicos Até o envio da folha da competência. 30

31 SPED - Auditoria 1º Fase - Diagnóstico Consiste na análise qualitativa das informações que deverão compor os arquivos SPED. Serão analisados os aspectos trabalhistas e previdenciários relacionados à obrigação digital objeto de análise, em confronto com a legislação vigente. Exemplo: Folha de Pagamento, IRRF, INSS, Rubricas, Cadastro de Empregados, Obrigações Acessórias, Controles Internos, entre outros. 31

32 SPED - Auditoria 2º Fase - Certificação Consiste na auditoria das informações apresentadas no arquivo digital. As informações constantes do arquivo digital serão auditadas e confrontadas com àquelas, anteriormente validadas na Fase 1, certificando a qualidade, consistência e uniformidade das informações prestadas ao Fisco. 32

33 SPED - Auditoria Assessoria na implementação dos planos de ação resultantes. Fase 1 Mapeamento Mapeamento e identificação dos processos e estrutura antes da geração dos arquivos Auditoria Continuada Fase 03 Implantação Melhoras Fase 2 Execução Auditoria Execução dos Serviços de Auditoria 33

34 SPED - Auditoria Nível 1 Cruzamentos Cruzamentos Nível 2 Inteligência fiscal Cruzamentos Nível 3 Inteligência fiscal Processos, controles, etc. 34

35 SPED - Auditoria Análise Analítica Auditoria Continuada Análise Sintética Validação via web service Revisão de cadastros Cálculos da folha de pagamento Análise das férias e rescisões Medicina e Segurança do trabalho Validação via web service Cálculos da folha de pagamento Análise das férias e rescisões Confronto entre obrigações principais Confronto entre obrigações acessórias Mapeamento sistêmico (layout) Confronto entre obrigações principais Confronto entre obrigações acessórias 35

36 Agradecemos a participação. Ricardo Lopes Cardoso Lincoln Diones Martins (19) / (11) ricardo.cardoso@consulcamp.com.br lincoln@consulcamp.com.br Marco César Favarin (19) marco.favarin@consulcamp.com.br Campinas Rua Conceição, º andar Conj Centro Campinas - SP Tel.: São Paulo Rua Funchal, º andar - Vila Olímpia São Paulo - SP Tel.: Goiânia Rua 36, 130 Quadra H-18 Lt Setor Marista Goiânia - GO Tel.: Recife Av. Eng. Antônio de Góes, 60 7º andar Conj. 18D - Pina Recife - PE Tel.: