Os 10 primeiros passos do home office Marina Sell Brik + André Brik 1
Copyright 2014, Marina Sell Brik e André Brik Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei nº 9.610, de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro poderá ser reproduzida ou transmitida sem a autorização por escrito dos editores, sejam quais forem os meios empregados.
Os 10 Primeiros Passos do Home Office Digamos que você é um empreendedor e vai abrir uma empresa home based. Ou é colaborador de uma empresa e foi voluntário para participar de um programa de trabalho remoto. Quais são os próximos passos para migrar seu trabalho para o home office de forma eficaz e sem tropeços? Passo 1. Autoavaliação Antes de efetivamente começar no home office, é importante questionar se você possui o perfil necessário para o papel. Existem algumas perguntas básicas que podem ser feitas neste caso. As principais são: sou disciplinado ou tenho a tendência de trabalhar demais (ou de deixar tudo para mais tarde)? Sou organizado ou minha mesa é uma cordilheira de 3
papéis? Consigo gerenciar minhas tarefas ou preciso de alguém sempre me dizendo o que tenho que fazer em seguida? Sei lidar com ferramentas tecnológicas ou tenho dificuldade até para acessar meus e-mails? Lido bem com a solidão ou fico deprimido quando passo um tempo sem conversar com os outros? E principalmente: tenho força de vontade para melhorar alguns aspectos de minha personalidade, caso haja necessidade de desenvolver algumas competências? Passo 2. Conversa com a família Um escritório em casa muda a rotina de uma casa. Por isso, nesta fase, é importante analisar se você consegue se adaptar ao cotidiano doméstico, que muitas vezes inclui ruídos de crianças e cães, interrupções por parte de familiares e distrações como a TV, por exemplo. 4
Observando pelo outro lado, é necessário refletir se o resto da família também poderá administrar a presença de um novo elemento na equação do dia a dia. Com estas questões esclarecidas, é hora de reunir-se com a família e explicar como é a dinâmica de uma rotina de trabalho em casa. Todos devem entender que apesar do horário flexível, não poderão contar com você enquanto estiver efetivamente trabalhando. Nestes momentos, a família deve considerar que você está inacessível, da mesma forma que fariam se tivesse saído de casa para trabalhar. Na prática, isso significa que cônjuges não devem interromper ou requisitar sua ajuda em tarefas domésticas, parentes não devem contar com sua presença para o cafezinho e filhos devem aprender a diferença entre presença e disponibilidade. 5
É importante salientar que o esforço coletivo para adaptar-se às mudanças vai trazer grandes benefícios a todos. Por outro lado, você também tem que cumprir sua parte no trato e cuidar para não contaminar os momentos pessoais com assuntos de trabalho. Por exemplo: não deve atender o celular durante o jantar ou checar e-mails enquanto brinca com os filhos. Passo 3. Escolha do local Quem trabalha à distância trabalha de qualquer lugar. Como a maioria dos ambientes de trabalho remoto não foram criados para esta finalidade, o jeito é trabalhar da melhor forma possível. Já o escritório em casa pode e deve ser concebido para ser um ambiente inspirador e produtivo para o trabalho. 6
Em primeiro lugar, é necessário escolher um local da casa que permita o maior distanciamento possível da rotina doméstica. Ou seja, trabalhar no quarto ou na mesa da cozinha pode trazer dificuldades na hora de proteger a frágil fronteira que existe entre a vida pessoal e a vida profissional de um home officer. O ideal é definir um cômodo exclusivo para home office, com a possibilidade de isolamento do resto da casa através de uma porta, por exemplo. Ambientes com acesso separado da casa (edículas, garagens ou áreas de serviço) são ainda melhores, pois permitem maior concentração no trabalho e possibilitam o atendimento à clientes e fornecedores sem invadir os limites privados da residência. Outros pontos que devem ser observados na hora de escolher um ambiente para home office: prefira o lugar da casa com menor nível de ruídos (trânsito, animais domésticos, etc.), que possua iluminação natural e se possível com uma vista motivadora. 7
Passo 4. Mobiliário Aqui o importante é não improvisar. É grande a vontade de transformar uma porta velha e a cadeira da sala de jantar em uma estação de trabalho. Mas economizar nos móveis do próprio escritório não é uma estratégia inteligente. Lembre que você passará diversas horas trabalhando neste ambiente. Investir em uma cadeira ergonômica e uma estação profissional é investir no próprio conforto, na própria saúde e na produtividade do seu trabalho. Mas não é por isso que seu home office deve ficar parecido com uma repartição monótona e sem graça. Esta é uma ótima oportunidade para customizar o ambiente onde vai trabalhar, transformando-o em um local que imprima sua personalidade mas ao mesmo tempo inspire profissionalismo. 8
Passo 5. Equipamento Uma vez que o home office é um escritório independente da empresa, é necessário investir em equipamentos de qualidade. Desta maneira é possível reduzir eventuais falhas, interrupções no fluxo dos trabalhos e atrasos no cronograma. Por isso a importância em adquirir equipamentos de marcas confiáveis e que ofereçam suporte técnico, em contratar uma banda larga de alta velocidade e, no caso dos empreendedores home based, fazer back-ups regulares dos trabalhos em mídias graváveis (cds e dvds), HDs externos e/ou na nuvem. Para realizar o trabalho remoto com ainda mais produtividade, é essencial possuir um smartphone ou outro dispositivo que permita receber e enviar e-mails e ligações. E se sua atividade exige um número de telefone fixo no home office, é recomendável contratar uma linha diferente da que é utilizada pela família. Também pode ser útil aprender um pouco sobre tecnologia, caso precise fazer pequenos ajustes e configurações nos equipamentos e aplicativos. 9
Passo 6. Organização do espaço Quem trabalha em home office sabe que basta um descuido para a papelada e os materiais de trabalho invadirem o resto da casa. E, em pouco tempo, o home officer deixa de trabalhar em casa e passa a morar no escritório. Para solucionar este problema, bastam duas ações: planejar espaços e móveis para armazenamento e executar mini-faxinas sistemáticas. O ideal é que cada coisa tenha o seu lugar dentro do home office: armários para amostras e material de escritório, estantes para livros, arquivos para documentos e contas quitadas, mesas laterais para equipamentos e ferramentas de trabalho e uma boa cesta de lixo para o lixo. 10
O acúmulo de entulho é um dos maiores vilões quando o assunto é contaminar a vida pessoal com elementos da vida profissional. Por isso a importância das pequenas arrumações de dez minutos, ao menos uma vez por semana. É importante também contar com um escritório plano B, caso a internet saia do ar ou os níveis de ruído doméstico comecem a atrapalhar a concentração. As opções podem variar entre um escritório virtual, um espaço de coworking, um telecentro (caso sua cidade possua esta facilidade) ou um estabelecimento com sinal wireless (um café, por exemplo). E se a tarefa permitir, o trabalho pode até mesmo ser realizado ao ar livre, utilizando as tecnologias 3G e 4G. Passo 7. Organização da rotina Algumas atividades em home office exigem que o colaborador cumpra uma jornada de trabalho. Outras permitem um horário mais flexível, onde metas atingidas e tarefas concluídas são mais importantes que o expediente definido pelo relógio-ponto. Neste caso, é necessário que o colaborador estabeleça uma própria rotina de trabalho. Este cronograma diário deve ser definido a partir da combinação racional entre os horários em que o colaborador se sente mais produtivo, as horas de maior silêncio na casa, os horários pré-definidos de contato com gestores e clientes, a agenda de compromissos pessoais e profissionais e o horário comercial (que, dependendo da empresa, pode acontecer em diferentes fusos-horários). 11
Cada pessoa deve conhecer bem seu próprio ritmo de trabalho, e assim alocar com eficácia seu tempo entre tarefas e lazer. Muita gente tem dificuldade em pegar no tranco para começar o dia. Para outros, o problema está em saber a hora de parar. Estabelecer um ritual diário, como passear com o cachorro, por exemplo, pode ser algo que demarca o início ou o fim do dia de trabalho. Checar e responder e-mails a cada minuto e retornar as ligações no decorrer do dia pode reduzir a produtividade. O ideal é agregar estas funções em horários pré-definidos, duas a três vezes ao dia. Além disso, é preciso utilizar com moderação os ladrões de tempo, como visitas às redes sociais e acesso a sites não relacionados ao trabalho. Passo 8. Lista de fornecedores Quem trabalha no escritório da empresa não precisa esquentar a cabeça se o equipamento estragar, a internet sair do ar, ou se o cartucho da impressora chegar ao fim. Basta chamar o pessoal de suporte técnico, ou visitar o almoxarifado, e o problema estará resolvido. Quem trabalha remoto não conta com estas facilidades e depende de fornecedores externos para manter a continuidade do seu trabalho no caso de algum contratempo. Por isso a importância de manter uma lista atualizada de empresas de assistência técnica, papelarias com serviços de entrega, locais alternativos com acesso à internet para trabalhar, etc. Na hora de escolher sua lista de fornecedores, lembre de buscar competência e disponibilidade. E tenha sempre uma segunda opção na manga, pois é sabido que quem tem somente um fornecedor, na verdade tem nenhum. 12
Passo 9. Criação dos hábitos produtivos Às vezes a rotina toma conta do home office e acabamos esquecendo de fazer aquele algo a mais que faz a diferença tanto profissional quanto pessoal. Então, inclua alguns hábitos produtivos no cronograma do home office. Profissionalmente, estas ações podem ser diferentes para empreendedores e colaboradores remotos de uma empresa. Por exemplo: quem é chefe de si mesmo deve separar uma parte da sua semana para prospectar novos clientes. Enquanto quem é teletrabalhador, deve procurar manter um canal aberto de contato com a empresa para se fazer presente e não ser esquecido. No âmbito pessoal, estas atitudes podem ser comuns a todos que trabalham remoto. Um bom exemplo é a alimentação. Quem trabalha em casa pode engordar se passar a tarde assaltando a geladeira e beliscando bobagens. Mas também pode perder peso, se conseguir aproveitar o controle sobre sua alimentação e balancear suas refeições. É uma questão de opção. 13
A teoria diz que após três semanas de aplicação sistemática de uma ação, ela se transforma em hábito. Basta um pouco de disciplina para conquistar enormes benefícios. Passo 10. Ajustes Mudanças acontecem a toda hora e no trabalho à distância elas fazem parte do dia a dia. Pode ser o vizinho que começa uma reforma no andar de cima, a babá que não pode mais cuidar dos seus filhos enquanto você trabalha ou parentes do interior aparecerem para passar a semana. Alguns destes desafios podem ser solucionados com ações simples. Outros são particulares e pedem atitudes específicas. Para a maioria não há regra fixa: cada pessoa, em cada segmento, terá que customizar soluções e fazer eventuais ajustes para adaptar-se aos imprevistos do trabalho remoto. 14
O importante aqui é estar pronto para lidar com situações inéditas e mudanças repentinas na rotina. Um bom home officer já reserva um tempo da sua agenda para possíveis eventualidades, sabe improvisar e gerencia os problemas com tranquilidade e inteligência. Mas, sem dúvida alguma, qualquer pequeno esforço será extremamente recompensado. 15
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