Planejando sua Agenda sem Desperdiçar Tempo

Transcrição

1 Planejando sua Agenda sem Desperdiçar Tempo

2 Prioridades Falta de tempo é na Verdade Falta de Prioridades!

3 Gerenciamento Pessoal Administrar bem o tempo no trabalho é essencial para garantir uma maior produtividade e eficiência. Isso garante resultados positivos não só na carreira como também na vida pessoal, afinal, quando você consegue resolver tudo no escritório e não leva atividades para casa, ganha mais tempo para descansar, fazer o que gosta, passear com a família, conversar com os amigos e se divertir. Com um bom gerenciamento pessoal é possível conciliar várias tarefas e executá-las da melhor maneira, sem desperdiçar tempo. O modo mais eficiente de conseguir cumprir todos os afazeres é planejar bem o dia. Para isso os primeiros passos são organizar-se, definir prioridades e estabelecer um plano de ação.

4 5 atividades mais importantes do dia Todos os dias temos aquelas 5 atividades que são as mais importantes e precisamos priorizá-las. Como vamos definir quais são? Lei de Pareto: ou princípio 80/20 como preferir chamar, foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto. Esta lei diz que: 80% das consequências advêm de 20% das causas. Para que o leitor entenda mais facilmente vou lhe dar alguns exemplos. Segundo o economista italiano: 80% da riqueza mundial está nas mãos de 20% das pessoas, 80% da poluição é causada por 20% dos países ou que 80% da receita de uma empresa provém de 20% dos clientes.

5 Ou seja, faça 20% de esforço naquilo que te gera 80% de resultado. Identifique as poucas tarefas fundamentais que contribuem para a maior parte dos seus resultados, e FOQUE NELAS! 1 Atividade física / lazer / leitura / religião 1 hora 2 Agendar 5 sessões por dia 30 minutos de 5 clientes por dia 30 minutos 4 Fazer 3 novos contatos diários 1 hora 5 Fazer 2 sessões por dia 2 horas Total em um dia de 24 horas -> 5 horas

6 Tríade do Tempo

7 Importantes: São as coisas que são necessárias acontecer para o dia andar bem. São as responsabilidades diárias e as obrigações. Se temos 5 coisas mais importantes no dia, isso quer dizer que você precisa ter um total de 8 atividades diárias. Exemplo: academia, estudar, supermercado, realizar sessões. Urgente: É o importante de ontem que você não fez e hoje ele se tornou urgente por conta do prazo estourado. São as coisas que tem prazo para serem realizadas e não sendo realizadas no tempo certo, tornaram-se urgente.

8 Isso quer dizer que podemos ter apenas 2 atividades diárias nesse setor. Exemplo: estudar o que não estudei ontem, ir ao supermercado porque não fui ontem, ligar para remarcar algo com alguém pois não fiz ontem. Circunstancial: São coisas que os outros pedem para que você faça e que não estão no seu roteiro diário. São também coisas que você faz que não agregam em nada na sua chegada ao seu propósito. Isso quer dizer que podemos ter apenas 1 atividade circunstancial diária nesse setor. Exemplo: deixar de agendar sessão pois sua mãe solicitou que você vá ao supermercado.

9 Como organizar a agenda 1 Colocar horário para começar e para terminar cada atividade. A melhor agenda é aquela que tem o dia do mês, o dia da semana e os horários na folha. 2 planejar no máximo 70% do seu dia e sempre intervalar as atividades. Imprevistos acontecem e atrasos MAIS ainda! 3 Dividir a agenda no meio. Do lado esquerdo coloca tudo o que você precisa ou quer fazer, mas não tem prazo definido para ocorrer. Do lado direito coloca as 5 coisas mais importantes diluídas nas 24 horas.

10 Esquerdo Comprar vestido para o Natal Comprar presente do marido Lavar o carro Organizar Estoque Limpar espelhos Atualizar planilha de vendas Direito Academia + 1 novo contato 1º Sessão Pegar cupons urna Ligações: 1 Agendar 5 sessões com 5 clientes Levar crianças 2º Sessão Supermercado + 1 cont Buscar crianças + 1 cont 1 - academia 2 - agendar c/ novos cont 5 2 sessões

11 Por que separar a agenda no meio? Sabe aquele dia que sobrou horário vago na sua agenda ou que você finalizou tudo antes do horário previsto? Aproveite esses horários e faça os itens que estão do lado esquerdo da agenda. Se já está na rua, já aproveita e passa nos locais que deseja passar. Comece pelos lugares mais próximos à você para gastar menos gasolina e menos tempo.

12 Comece seu dia da melhor forma Já ouviu falar que atraímos tudo o que pensamos? Seu dia precisa começar da melhor forma para que ele termine da melhor forma. Nada de acordar atrasado, sair correndo, não tomar café da manhã e viver correndo atrás do próprio rabo! Com organização e disciplina nosso dia aparenta ter muito mais que 24 horas!!