Sistema de Informação Gerencial SIG O SIG abrange a empresa Estratégico Tático Operacional Conceitos Básicos: DADO: Qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a compensação de determinado fato. Deve-se distinguir DADO de informação. O que diferencia um dado de uma informação, é o conhecimento que ela propicia ao tomador de decisões. DADO TRANSFORMADO GERA CONHECIMENTO Exemplo de dados numa empresa: Quantidade de produção. Custo de matéria prima. Número de empregados. TRANSFORMAÇÃO RESULTADO DA ANÁLISE DOS DADOS O resultado da análise desses dados é a informação. Ou seja. Capacidade de produção. Custo de venda do produto. Produtividade do funcionário. 1
Partimos então para a definição do SIG É o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais. Estas informações é que serão usadas pelos executivos. RESULTADOS AÇOES INFORMAÇÕES DADOS DECISÕES TRATAMENTOS CONTROLE E AVALIAÇÃO Modelo proposto do sistema de informações gerenciais. Há uma grande interligação do sistema de informações gerenciais com o processo decisório. É necessário um sistema de informações eficiente para um processo adequado de decisões. A forma de apresentação da informação pode afetar sua utilização. A informática é uma inovação tecnológica que permite o armazenamento e tratamento da informação. As empresas têm tratado a informação como um recurso vital. Ela afeta e influencia a produtividade, a lucratividade e as decisões estratégicas das empresas. 2
Para o processamento da informação, são necessários recursos tecnológicos e humanos, novas formas de coordenação e controle. IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES PARA AS EMPRESAS. Os sistemas de informações gerenciais podem trazer os seguintes benefícios para as empresas: 1. Redução de custos nas operações. 2. Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço. 3. Melhoria na produtividade. 4. Melhorias nos serviços realizados e oferecidos. 5. Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas. 6. Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão. 7. Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões. 8. Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações. 9. Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema. 10. Redução do grau de centralização de decisões na empresa e, 11.Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. Alguns aspectos que podem fortalecer o sistema de informações gerenciais nas empresas Vantagens básicas do sistema de informações gerenciais. a) Envolvimento com o SIG. É um instrumento básico de apoio à otimização dos resultados. b) Exige competência intrínseca às pessoas que irão utiliza-lo. c) O uso de um plano mestre. d) A atenção específica ao fator humano da empresa. e) A habilidade para identificar a necessidade de informações. f) A habilidade para tomarem decisões com informações. g) O apoio global dos vários planejamentos da empresa. 3
h) O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e dos procedimentos inerentes aos sistemas. i) O apoio catalisador de um sistema de controladoria. j) O conhecimento e a confiança no sistema de informações gerenciais. k) A existência de dados e informações relevantes e atualizados. l) A adequada relação custo versus benefício. Alguns Aspectos das Decisões As fases do processo decisório: Identificação do problema; Análise do problema; Estabelecimento de soluções alternativas; Análise e comparação das soluções alternativas; Seleção de alternativas mais adequadas; Implantação da alternativa selecionada; Avaliação da alternativa selecionada; Classificação das decisões São classificadas em: Decisões programadas: Caracterizam-se pela rotina e repetitividade, podendo ser possível estabelecer um procedimento padrão. Decisões não programadas: Caracterizam-se pela novidade. Estão inseridas num contexto do ambiente dinâmico, que se modifica rapidamente com o decorrer do tempo. Elementos do processo decisório a) A incerteza b) Os recursos do tomador de decisões Fatores de influência no processo de tomada de decisões: Complexidade evolutiva do mundo moderno 4
Redução de tempo disponível para a tomada de decisão Velocidade das comunicações Melhoramento nos processos de informações e com expectativa de resultado a curto prazo. Condições de tomada de decisões Busca de alternativas. As situações em que as decisões são tomadas podem ser: Tomada de decisão sob condição de certeza. Tomada de decisão em condições de risco. Tomada de decisão em condições de incerteza. Esquema básico do sistema de informações gerenciais O sistema de informações é representado pelo conjunto de subsistemas. Permite caracterizar as informações básicas que serão necessárias à contribuição dos cadastros de cada subsistema. A empresa deve ser enfocada do ponto de vista de suas funções e atividades, independentemente da estrutura organizacional vigente. Áreas funcionais do sistema de informações gerenciais (SIG) Marketing; Produção; Administração financeira; Administração de materiais; Administração de recursos humanos; Administração de serviços; Gestão empresarial. - Subdividem-se em funções necessárias ao funcionamento de uma empresa. - É por meio da execução das funções e atividades que se alcançam produtos bem definidos. - Do intercâmbio entre as funções formalizam-se as informações, gerando um fluxo formal e racional de informações da empresa. Descrição das funções e atividades Dois tipos de áreas funcionais: fim e meio. Servem, basicamente, como exemplo e não como uma abordagem estática. 5
Áreas funcionais fim Funções e atividades envolvidas diretamente no ciclo de transformação. Podem pertencer a essa categoria as seguintes áreas funcionais: Markent Produção Áreas funcionais meio Funções e atividades que proporcionam os meios para que haja a transformação de recursos. Podem ser desse tipo as seguintes áreas funcionais: Administração financeira Administração de materiais Administração de recursos humanos Administração de serviços Gestão empresarial A figura demonstra as áreas funcionais básicas de uma empresa. MARKENT PRODUÇÃO AREAS FUNCIONAIS FIM AD. FINANCEIRA EMPRESA ÁREAS FUNCIONAIS MEIO GESTÃO EMPRESA RIAL AD. DE MATERIAIS AD. DE RECURSOS Decomposição das áreas funcionais HUMANOS AD. DE SERVIÇOS Propostas de decomposições de cada uma das áreas funcionais: 6
Devem ser analisadas quanto as suas existências e interações. Cada área funcional é formada por um conjunto de funções, em cada função existem grupos de atividades específicas e interrelacionadas. As funções e atividades são descritas a seguir: Área Funcional: Marketing Função produto: - Desenvolvimento dos produtos atuais; - Lançamento de novos produtos; - Estudo de mercado; - Forma de apresentação; - Embalagem Função distribuição: - Expedição; - Venda direta; - Venda por atacado. Função promoção: - Material promocional - Promoção - Publicidade - Propaganda - Amostra grátis. Função preços: - Estudos e análises - Estrutura de preços, descontos e prazos. 7