P71 Padronização dos distribuidores Ford Tecinco Informática Ltda. Av. Brasil, 5256 3º Andar Centro Cascavel PR www.tecinco.com.br
Sumário Introdução... 3 Avaliação de Seminovos... 3 Anexo de Documento no Retorno de Cotação... 12 Termo de Responsabilidade de Multas... 13 Controle Pedido de Compra/Nota de Entrada... 16 Itens de Uso e Consumo... 18 Avaliação de Seminovos Pagamento a Base de Troca... 19 Aprovação de Transferência... 20 Liberação de Transferência de Veículos... 22 Veículo mais antigo em estoque... 23 Controle de Documentos do Cliente... 24 Data de Entrega do Veículo no fechamento de OS... 26 Compromisso de Pagamento... 28 Controle de Bem Ativo Imobilizado... 30 Envio Automático de e-mails... 32
Introdução Este documento tem como objetivo detalhar todos os processos requeridos pela Abradif implementados/modificados no sistema TCar-Win. Avaliação de Seminovos A avaliação de seminovos foi desenvolvida visando um melhor controle dos veículos seminovos/usados adquiridos pela empresa. Esta avaliação pode ser obrigatória ou opcional, dependendo do parâmetro Utiliza processo de avaliação de Seminovos, localizado no Módulo PG Parâmetros Parâmetros Gerais Aba CV Página 01. - Quando este parâmetro estiver marcado, a avaliação do seminovo torna-se obrigatória.
Para realizar a avaliação foram criadas três novas telas, localizadas no Módulo CV Veículo: CV001 Tipo de Avaliação Esta tela contem os seguintes componentes: Código do Tipo: Campo utilizado para editar um tipo de avaliação já existente. Novo: Botão para criar um novo tipo de avaliação. Descrição: Campo para informar a descrição do tipo de avaliação. Ativo: Caixa de checagem para identificar se o tipo de avaliação esta ativo.
CV002 Avaliação do Veículo Dados Principais Filial: Campo para informar o código da filial. Vendedor: Campo utilizado para informar o vendedor relacionado à Avaliação. Tipo Avaliação: Campo para informar o código do Tipo da Avaliação (Cadastrado no CV001). Proprietário: Campo para informar o código do Proprietário (Cliente). Código Chassi: Campo para informar o número do Chassi. Descrição Av.: Campo de texto para uma breve descrição da Avaliação. Data Avaliação: Campo para informar a data que a Avaliação foi efetuada. Data Validade: Campo para informar até que data ficará válida a Avaliação. Observação: Campo de texto para informações diversas. Imprimir Checklist Vistoria: Botão para imprimir o checklist referente ao TMA do chassi. Este botão será exibido apenas em etapas específicas do processo.
CV002 Avaliação do Veiculo Valores de Reparo Descrição: Campo para descrição do Reparo. Valor: Campo para informar o Valor do reparo Deduz do Valor: Caixa de checagem para verificar se o valor informado será deduzido do valor bruto do veículo Adicionar: Botão para adicionar as informações no grid (tabela). Excluir: Botão para excluir um dado já adicionado ao grid.
CV002 Avaliação do Veiculo Atestado de Multas Data: Campo para informar a data de anexo do arquivo. Descrição: Campo para descrever o arquivo que será adicionado. Selecionar Arquivo: Botão para selecionar o arquivo desejado. O campo Arquivo será preenchido com o caminho do arquivo selecionado. Adicionar: Botão para adicionar os dados e o arquivo ao grid (tabela). Baixar Arquivo: Botão para baixar arquivos já adicionados. Excluir: Botão para excluir arquivos já adicionados.
CV002 Avaliação do Veiculo Finalização da Avaliação Valor Bruto: Campo para informar o Valor Bruto do Veículo. Valor Acréscimos: Campo para informar os Acréscimos do veículo Valor Reparos: Valor da soma dos Valores de Reparo que estejam com o a opção Deduz do Valor marcada. Valor Total: Valor formado pelo Valor Bruto + Valor Acréscimos Valor Reparos. Acordo Comercial: Campo para descrever o acordo com o cliente. Fluxo Inicial: Botão para reprovar a Avaliação para a Etapa Anterior. O rótulo do botão mudará conforme as etapas. Fluxo Finalizado: Botão para a Avaliação para a próxima Etapa. O rótulo do botão mudará conforme as etapas. Operação Fiscal: Campo para preencher a operação fiscal da nota de entrada do veículo. Este campo só estará visível após a Avaliação ser finalizada. Código do Veículo: Campo para informar o código do veículo referente ao chassi da Avaliação. Este campo só estará visível após a Avaliação ser finalizada. Emitir Nota Entrada: Botão de Atalho para o CV090 Emissão de Notas Fiscais de Veículos. Este campo só estará visível após a Avaliação ser finalizada.
CV003 Cadastro de Fluxo de Avaliação Dados Principais Descrição: Campo para informar a descrição do Fluxo. Ativo: Caixa de checagem para definir se o Fluxo está ativo ou não Observação: Campo de texto para observações diversas.
CV003 Cadastro de Fluxo de Avaliação Cadastrar Etapas Sequência: Campo com o número da sequência da etapa. Este número será gerado automaticamente. Descrição Etapa: Campo para descrever a etapa do fluxo. Sequência Reprovação: Campo para informar para qual sequência a avaliação retornará caso reprovada. Zero define a Etapa Inicial. Sequência Aprovação: Campo para informar para qual sequência a avaliação irá quando aprovada. Zero define a Etapa Final. Ativo: Caixa de checagem para determinar se a etapa esta ativa. Gerar Checklist Vistoria: Caixa de checagem que define se na etapa será exibido o botão Imprimir Checklist Vistoria localizado no CV002 Dados Principais. Possui Atestado de Multa: Caixa de checagem para determinar se a etapa possui atestado de multa. Quando marcado, obriga na Avaliação anexar o atestado. Tratamento do Fluxo: Define qual ação tomar quando o usuário não possuir privilégios de acesso. o Alertar: Alerta que o usuário não possui permissão para realizar a etapa. o Bloquear: Bloqueia qualquer alteração quando o usuário não possuir permissão para realizar a etapa.
o Não Realizar Tratamento: Não faz nenhum tratamento caso o usuário não possuir permissão para realizar a etapa Usuário Liberação: Botão que abre a tela para cadastrar os usuários que possuem permissão para realizar a etapa. Fluxo Padrão Por padrão, o sistema já oferece um fluxo fixamente definido que conta com as seguintes etapas: - Inicial - Aprovação Gerente - Aprovação Cliente - Liberado Compra - Vistoria - Autorizado Compra - Finalizada Para definir qual o fluxo será utilizado, foi criado um parâmetro no Módulo PG Parâmetros do Sistema Aba CV Página 01 Código Fluxo de Avaliação Utilizado.
Quando este parâmetro estiver zero será utilizado o fluxo default. Para utilizar um fluxo cadastrado, informe o código do fluxo desejado. Anexo de Documento no Retorno de Cotação No CP007 Retorno de Cotação (Módulo Compras Cotação de Compra Retorno de cotação) foi adicionada a funcionalidade de adicionar anexos para os fornecedores. Para isso foi adicionada à tela o botão Anexo, que é exibido após duplo clique sobre o registro do fornecedor. Clicando-o será aberta a interface CP007 Anexar Arquivo.
Os componentes desta interface são: Fornecedor: Código do fornecedor selecionado. Data Anexo: Campo para informar a data/hora em que o arquivo foi anexado. Descrição: Campo para uma breve descrição do arquivo. Arquivo: Campo que mostrará o caminho do arquivo selecionado. Selecionar Arquivo: Botão que abrirá a tela para localizar o arquivo desejado. Salvar Arquivo: Botão para salvar arquivos anexados. Cada fornecedor poderá ter apenas um arquivo anexado Termo de Responsabilidade de Multas Este processo tem como objetivo, a emissão de um termo de responsabilidade sobre multas. Para utiliza-lo, o usuário deverá seguir os seguintes passos: Após efetuar o cadastro e entrada do veículo, acesse Módulo CV Veículo Veículos em estoqueaba DADOS ADICIONAIS, e informar o Cliente de entrada (que trará automaticamente o cliente da nota de entrada, possibilitando alteração) e a Data/Hora Entrada.
Imagem 01 CV005 Cliente/Data Entrada Por motivos de integridade, após inserir estes dados, deverá ser gravado as alterações. Imagem 02 - CV005 Gravar Feito isso, basta acessar a mesma interface (Módulo CV Veículo Veículos em estoqueaba DADOS ADICIONAIS) e pressionar o botão TERMO DE RESPONSABILIDADE DE MULTAS
Imagem 03 CV005 Termo de Responsabilidade de Multas Ao final, temos um Termo com o seguinte aspecto: Imagem 04 Termo de Responsabilidade sobre Multas
Controle Pedido de Compra/Nota de Entrada Esse processo tem como objetivo realizar tratamento para quando o valor de um item da nota de entrada de compra divergir do Pedido de Compra. O processo para efetuar o Pedido de Compra e a Nota de Compra não foi alterado. Foi adicionado nos Parâmetros Gerais (PG Parâmetros Parâmetros Gerais Aba EP Página 3) o parâmetro NOTA FISCAL - ITEM VALOR DIF. PED. COMP., que tem as opções de Alertar, Bloquear, Requisitar liberação ou Não Realizar Tratamento para quando o preço do item na Nota de Compra divergir do Pedido de Compra. Quando o parâmetro estiver marcado para Alertar, o usuário apenas será avisado da divergência de preço, mas poderá dar continuidade no processo. Quando o parâmetro estiver marcado para Bloquear, será exibida a mensagem de alerta ao usuário e não será possível dar continuidade ao processo.
Quando o parâmetro estiver marcado para Requisitar Liberação, o usuário será alertado da divergência e questionado se deseja requisitar a liberação. O processo só poderá ser concluído após a liberação da requisição no PG006 Controle de Liberações. Se o parâmetro estiver marcado para Não Realizar Tratamento, não será exibida nenhuma mensagem, continuando com o fluxo normalmente.
Itens de Uso e Consumo Este processo foi desenvolvido com o objetivo de controlar os estoques de materiais para uso e consumo. Para isso, foi criado no EP100 Cadastro de Grupos (Módulo EP Itens Cadastros Grupos) o parâmetro Uso e Consumo. Por questão de segurança, este parâmetro só é exibido para o usuário TECINCO, ou quando a filial estiver em processo de implantação. Cadastro de Grupo/Item Após o cadastro do grupo, os itens de uso e consumo devem ser cadastrados como outro item qualquer (Catálogo Básico e Específico), devendo no campo Grupo do Catálogo Básico ser informado o grupo que possui este parâmetro marcado. Itens que forem de grupos de uso e consumo não serão listados no inventário. Portanto muita atenção no momento de inserir ou alterar um item. Cadastro de Operações Para movimentar estes itens (Entrada/Saída), é necessário que a operação utilizada esteja parametrizada para uso e consumo. Para efetuar este processo, basta abrir o PG150 - Cadastro de Tipos de Operações, localizado no módulo PG Dados Fiscais Tipos de Operações.
Conforme Imagem 02, quando o parâmetro Operação de uso e consumo (Aba Nota Fiscal) estiver marcado, a operação poderá movimentar itens de uso e consumo. Operações que possuem este parâmetro marcado poderão movimentar apenas itens de uso e consumo, assim como operações que não possuem o parâmetro marcado movimentarão apenas itens que não são de uso e consumo. Avaliação de Seminovos Pagamento a Base de Troca Esse processo foi criado para controlar os veículos seminovos que são recebidos como forma de pagamento. Para isso foi criado um parâmetro no Módulo PG Parâmetros do Sistema Aba CV Página 01 Utiliza processo de avaliação de Veículos Seminovos. Quando este parâmetro estiver marcado torna-se obrigatório informar o Código da Avaliação no PV001 Pagamentos à Base de Troca.
Ao informar o Código da Avaliação todos os dados serão preenchidos conforme a avaliação, podendo estes ser alterados. O sistema permitirá apenas as avaliações cujo vendedor e cliente sejam o mesmo do Pedido de Venda. Cada avaliação poderá ser relacionada apenas com um Pedido de Venda. Caso o parâmetro Utiliza processo de avaliação de Veículos Seminovos esteja desmarcado torna-se opcional informar o Código da Avaliação. Aprovação de Transferência Este processo tem como objetivo controlar as transferências de peças e veículos.
Para utiliza-lo, foi criado um parâmetro no PG Dados Fiscais Tipos de Operação Aba Nota Fiscal, denominado Requisita liberação ao atualizar / emitir nota fiscal de transferência. Quando este parâmetro estiver marcado e o tipo da operação for igual a TRANSFERÊNCIA, será requisitada uma liberação, tanto para peças quanto para veículos. Clicando em SIM, será requisitada a liberação. Enquanto a requisição não for aprovada, o usuário não conseguirá emitir a nota.
Liberação de Transferência de Veículos Este processo foi criado com o intuído de controlar as transferências de veículos. O usuário poderá fazê-lo de duas formas: Pela interface CV005 Para poder efetuar a transferência, o usuário deverá acessar CV Veículo Veículos em estoque Aba DADOS ADICIONAIS. Nesta aba há um botão denominado SOLICITAR LIBERAÇÃO TRANSFERÊNCIA. Clicando neste botão, será exibida a seguinte mensagem: Ao clicar em SIM, o sistema irá gerar uma requisição de liberação. Pelo Tipo de Operação (PG150)
Veículo mais antigo em estoque Este processo tem como objetivo alertar/bloquear o usuário caso no momento de inserir o veiculo do Pedido de Venda, o veículo selecionado não seja o mais antigo. Como Funciona? Serão exibidos os veículos que estejam disponíveis e que possuam o mesmo grupo e modelo do veículo inserido. Comportamentos: Para determinar o comportamento a ser adotado, foi criado nos Parâmetros do Sistema CV Pagina 01, o parâmetro Veiculo a mais tempo em Estoque, que conta com 3 opções Alertar Bloquear Não realizar Tratamento Quando o parâmetro marcado for: Alertar: O sistema exibirá apenas uma mensagem informando que o veiculo não é o mais antigo, porém o veiculo poderá ser adicionado normalmente. Caso queira ver os veículos similares, o sistema disponibiliza um botão para a visualização destes veículos. Bloquear: O sistema exibirá uma mensagem informando que o veículo não é o mais antigo. Em sequência será exibido outra mensagem, perguntando se deseja visualizar os veículos similares. Caso a opção selecionada for SIM, será aberta a mesma tela do botão supracitado. Neste caso só poderá ser adicionado o veículo mais antigo. Não Realizar Tratamento: Não realizará tratamento se o veículo é o mais antigo. OBS: Se o parâmetro estiver marcado para bloquear e houver mais de um veiculo com a mesma data de entrada, o sistema ira exibir a seguinte mensagem:
Neste caso serão exibidos apenas os veículos com a mesma data de entrada. Controle de Documentos do Cliente Este processo foi criado para controlar a documentação obrigatória do cliente no Pedido de Venda. Esta tela fica localizada no Módulo CV Pedido de Venda Controle de Pedido de Venda Aba Dados Adicionais Botão Documentos do Cliente. Nessa interface poderá ser adicionados arquivos da documentação do cliente, preenchendo a data, descrição e selecionando o arquivo.
Se desejar baixar o arquivo anexado, basta dar duplo clique no item desejado e clicar em Baixar Arquivo.
Data de Entrega do Veículo no fechamento de OS O sistema TCar-win está habilitado para inserir a data da entrega/data de saída do veículo nas Ordens de Serviços, e também é possível informar quem efetuou a retirada do veículo. No fechamento de Ordem de Serviço (tela AT047), após digitar o número da ordem de serviço irá habilitar o campo Data da Saída/Entrega do Veículo
O cliente que retirou o veículo deverá ser colocado no campo Responsável, que aparece na tela AT045 Abertura de Ordem de serviço e AT047 Fechamento de Ordem de serviço.
Compromisso de Pagamento Com o intuito de melhorar o controle de Contas a Pagar, foi desenvolvida a tela FN130 Compromisso de pagamento, localizado no Módulo FN Especial Compromisso de Pagamento. Esta tela contém os seguintes componentes: Data para pagamento: Campo para informar a data desejada para pagamento. Portador: Campo para informar o portador para o qual será gerado o compromisso. Observação: Campo para inserir informações variadas. Preenchimento opcional. Esses são os campos básicos do Compromisso de Pagamento. Em sequencia temos os componentes do Filtro de Títulos pendentes: Filial: Campo para filtrar títulos de uma determinada filial. Deixar 0 (zero) para exibir de todas Fornecedor: Campo para filtrar títulos de um determinado fornecedor. Deixar 0 (zero) para exibir de todos. Data de Vencimento: Campo para filtrar títulos de uma determinada faixa de data, baseada na data de vencimento. Deixar vazio para filtrar todos. Exibir títulos de portador diferente: Caixa de checagem que quando marcada exibe títulos com portadores diferentes do informado no campo PORTADOR. Filtrar títulos: Botão que executa a filtragem conforme os dados inseridos nos filtros.
Após a filtragem, será exibida uma listagem dos títulos. Existem três maneiras de selecionar esses títulos: Duplo clique, ENTER e com o botão >. Para selecionar todos os títulos filtrados, basta clicar no botão >>. Os títulos selecionados serão remanejados para os Títulos selecionados para pagamento: Nessa tabela poderá ser editada a coluna Valor autorizado para pagamento e Observação. Após clicar em gravar, será exibida uma mensagem informado se deseja imprimir o Compromisso de Pagamento. Se clicado em sim, será exibido um relatório com os dados dos títulos selecionados. Caso necessite utilizar este relatório para reimpressão, ele se localiza no módulo FN Relatórios Pagamento Compromisso de Pagamento.
Controle de Bem Ativo Imobilizado Esse processo foi desenvolvido para controlar as baixas do bem ativo imobilizado, tanto por baixa sem nota como por baixa com nota. Para isso, foi criado um parâmetro localizado no Módulo PG Parâmetros Parâmetros do Sistema Aba CT REQUISITAR LIBERAÇÃO AO REALIZAR BAIXA DO BEM. Caso este parâmetro esteja marcado, será requisitada uma liberação para efetuar a baixa de um bem. Baixa com Nota Baixa sem Nota Para as baixas sem notas, foi criado também o Cadastro de Tipo de Baixa, localizado no módulo Imobilizado Cadastro Tipos de Baixa
Esse cadastro consiste basicamente em uma descrição para a baixa. Após o cadastro, esse tipo de baixa pode ser utilizado nas Baixas sem Nota (IM005).
Envio Automático de e-mails Foram implementados alguns modelos de e-mail no Sistema de Alerta do TCar-Win. Abaixo uma síntese de cada um. Envio de e-mail quando possuem liberações pendentes O TCar-win possui a funcionalidade de enviar e-mails para os responsáveis pelas liberações quando possuir liberações pendentes. Quando o usuário possuir acesso à tela PG006-Controle de liberações receberá e-mails com as liberações que estão pendentes no sistema. Abaixo um exemplo do e-mail que é enviado. É informada a sequência da liberação, a filial solicitante, a data da solicitação, a situação da liberação, os dados do usuário que solicitou, qual é a operação que gerou a liberação (transferência, desconto, etc.) e a tela que estava sendo utilizada que gerou a solicitação. Na sequência e listado os Dados da Solicitação, que varia conforme o que esta sendo solicitado.
Envio de e-mail quando veículo está há n dias no estoque O TCar-win possui a funcionalidade de enviar e-mails quando o veículo está em estoque a uma certa quantidade de dias. A quantidade de dias pode ser indicada nos parâmetros, em: PG -> Parâmetros -> Parâmetros do sistema -> Aba CV no campo Qtde de dias veículo em estoque (email). O tempo em estoque será determinado pela data de entrada do veículo. O e-mail será enviado para os e-mails que estiverem cadastrados no modelo de e-mail. O cadastro pode ser efetuado no Módulo PG -> Sistema de Alerta -> Envio de email configuração -> Modelo de email. Realize a busca do modelo que será acrescentado o e-mail, no caso desta explicação o modelo é TCar Veículos que excederam limite de dias em estoque
Na aba Email s pode-se digitar um e-mail ou selecionar na Lista de Email s Disponíveis. Os e- mails disponíveis são buscados dos usuários do sistema que possuem e-mail cadastrado em seu perfil. Abaixo um exemplo do e-mail que é enviado. É informado a filial que está o veículo, a descrição do veículo, o grupo a qual o veículo pertence, o modelo e a data que foi dada entrada.
Envio de e-mail para a análise de crédito do cliente O TCar-win possui a funcionalidade de enviar e-mails para o responsável para analisar a situação do crédito do cliente. Para isso foi implementado um parâmetro para que seja indicado em qual situação de crédito será enviado o e-mail para o responsável, em: PG -> Parâmetros -> Parâmetros do sistema -> Aba PG -> Página 02 no campo Situação de crédito que envia Email ao Responsável. As situações de crédito podem ser visualizadas nos Comentários do parâmetro.
O e-mail será enviado para os e-mails que estiverem cadastrados no modelo de e-mail. O cadastro pode ser efetuado no Módulo PG -> Sistema de Alerta -> Envio de email configuração -> Modelo de email. Realize a busca do modelo que será acrescentado o e-mail, no caso desta explicação o modelo é TCar Clientes com crédito a ser avaliado Na aba Email s pode-se digitar um e-mail ou selecionar na Lista de Email s Disponíveis. Os e- mails disponíveis são buscados dos usuários do sistema que possuem e-mail cadastrado em seu perfil.
Abaixo um exemplo do e-mail que é enviado. É informado o código e o nome do cliente, a situação do crédito do cliente e a cidade do cliente. Os e-mails serão enviados na execução do TcarVerificador, que deve estar devidamente agendado no T5Agendador. Os modelos de e-mails supracitados têm o seu envio automático. Caso queira desabilita-lo demarque o campo Envio Automático.