Futura Ponto (REP) A SOLUÇÃO EM AUTOMAÇÃO COMERCIAL Website: www.futurasistemas.com.br Telefone: (11) 3227-8984/ (11) 3929-8980
ÍNDICE Futura Ponto (REP)...03 Configurações Iniciais...04 Cadastrar Empresa...05 Cadastrar Eventos...06 Cadastrar Horário...07 Cadastrar Hora Extra...10 Cadastrar Departamento...13 Cadastrar Função...14 Cadastrar Funcionários...15 Cadastrar Relógio Ponto...17 Cadastrar Feriado...20 Cadastrar Justificativa...22 Cadastrar Usuários...24 Usuários de Relógio Ponto...26 Manutenções...28 Coleta de Registros...29 Apuração Individual...30 Apuração Diária...32 Exportação para Folha...34 Arquivos Fiscais...36 Relatórios...38 Parâmetros...39 2
FUTURA PONTO (REP) O software desenvolvido pela Futura Sistemas, totalmente integrado com o Futura Server. REP é um registrador eletrônico de ponto, produto específico para controle de ponto de funcionários. O equipamento foi concebido dentro das especificações técnicas estabelecidas pelas novas regras de funcionamento do Sistema Eletrônico de Registro de Ponto SREP, publicadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego através da Portaria 1.510/2009 em 25/08/09. Principais Características - Adequado a portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego - Opção para cálculo diferenciado de extra para um dia de funcionário especifico - Gravação de registro de ponto original e equipamento que originou o registro - Importação de AFD ( Arquivo Fonte de Dados) - Exportação de Arquivos Fiscais - Cálculos de Ajustes e Abonos - Cálculo de DSR - Cálculo de Banco de Horas - Exportação para Folha de Pagamento - Funciona em Relógios Dimep, ID Data e Henry (Orion 6) 3
CONFIGURAÇÕES INICIAIS Para utilizar o sistema de ponto, precisamos antes fazer algumas configurações para deixá-lo pronto para sua manutenção. Vamos ver nessa etapa inicial configurações que devem ser padrões para utilização do sistema de REP, tais como: Cadastro de Horários e Hora Extra dos funcionários Cadastro de Departamento e funções Cadastro de Feriados e Justificativas Cadastro do Relógio Ponto Cadastro de Funcionários, Usuários do Sistema e Usuários do Relógio Ponto. 4
CADASTRAR EMPRESA A primeira etapa para iniciar a utilização do FUTURA PONTO é a tela de CADASTRO DE EMPRESA Acesse: Cadastros Empresa Preencha os campos básicos, entre eles: CNPJ/ CPF, I.E/ RG, Razão Social, Nome e Endereço No campo FOLHA insira o código da folha de pagamento que será utilizada O campo CEI será preenchido somente se o empregador não possuir CNPJ Os demais campos preencha de acordo com a necessidade! 5
CADASTRAR EVENTOS É necessário fazer o cadastro dos eventos relacionados a folha de pagamento. Estes dados serão exportados posteriormente para o sistema que será utilizado para a remuneração salarial. Acesse: Cadastros Eventos Clique em F2 Novo para iniciar o cadastro! Em CAMPO selecione uma das opções que estão pré definidas, entre elas: Em CÓDIGO insira o código referente ao evento que está sendo cadastrado 6
CADASTRAR HORÁRIO Vamos configurar a grade de horário de cada funcionário, estabelecendo as entradas e saídas. Acesse: Cadastros Horário Grade Horária Clique em F2 Novo para fazer o cadastro do horário. Agora vamos iniciar o cadastro: Insira o nome do funcionário e indique a hora extra relacionada a ele! Clicando aqui é possível copiar a primeira linha de horário para os outros dias da semana! 7
Insira o NOME do Funcionário Em HORA EXTRA indique a hora extra que foi cadastrada (Verificar página 10, sobre cadastro de hora extra) O campo INTERVALO serve para estabelecer um tempo de intervalo.caso o tempo mínimo não seja cumprido, esta informação será acusada em destaque na TELA DE APURAÇÃO DIA- RIA Em seguida na tabela de horário, indique os horários do funcionário. Cada campo tem sua finalidade, por exemplo: Entrada 1 Horário de entrada na empresa; Saída 1 Saída para o horário de almoço; Entrada 2 Retorno do horário de almoço; Saída 2 Final do Expediente; No campo Comp é necessário indicar SIM ou NÃO, para informar se o funcionário faz compensação de horário. Em Carga Horária (Hrs) é necessário indicar quantas horas diárias o funcionário trabalha. E em Tipo indicar o tipo de horário, sendo as opções: NORMAL, EXTRA OU FOLGA. 8
Para facilitar o cadastro, clique no botão Copiar de Segunda a Domingo e ele vai copiar todos os horários da primeira linha cadastrada e inserir para todos os outros dias da semana! Na aba DSR estabeleça o horário padrão e o limite estipulado pela empresa; 9
CADASTRAR HORA EXTRA Vamos configurar agora a grade de hora extras de cada funcionário. Lembrando que a hora extra cadastrada nesta tela, deve ser indicada posteriormente na tela de Cadastro de Horário. Cadastros Horário Grade de Hora Extra Clique em F2 Novo para iniciar o cadastro! 10
Vamos iniciar o cadastro: Insira um Nome e uma Descrição para a hora extra. Insira o NOME do Funcionário Insira uma DESCRIÇÃO sobre a hora extra Marque a opção SIM ou NÃO para utilizar banco de horas 11
Vamos agora especificar a hora extra deste funcionário para os dias que estão descritos: Selecione o Tipo dia, como por exemplo: Dias Úteis! Insira a opção Até: e Acima de: e depois clique em Gravar! Como mostra a imagem acima, selecionamos um TIPO DIA, no caso Dias Úteis. Nos campos ATÉ: e ACIMA DE: vamos inserir a quantidade de horas para a determinada porcentagem de hora extra, por exemplo: Até 2 horas extras trabalhadas em Dias Úteis vai ser pago o valor de 50% Acima de 2 horas extras trabalhadas em Dias Úteis vai ser pago o valor de 75% Faça isso para cada Tipo dia necessário, quando finalizado clique em F10 GRAVAR. Observação: Vale lembrar que essa hora extra cadastrada é a que deve ser indicada no campo hora extra, na tela de Cadastro de Horário. 12
CADASTRAR DEPARTAMENTO Vamos iniciar o cadastro de departamento de cada um dos funcionários, acesse: Cadastros - Departamentos Clique em F2 Novo! Acessando o cadastro: Insira o departamento e clique em F10 Gravar! Nesta tela vamos apenas descrever o Departamento do funcionário e F10 Gravar 13
CADASTRAR FUNÇÃO Agora vamos inserir a função do funcionário dentro do seu departamento cadastrado, acesse: Cadastros Função Clique em F2 Novo! Acessando o cadastro: Insira a função e clique em F10 Gravar! Insira a DESCRIÇÃO da função do funcionário e grave o cadastro! 14
É preciso também fazer o cadastro de funcionário, acesse: Cadastros - Funcionários CADASTRAR FUNCIONÁRIOS Clique em F2 Novo! Acessando o Cadastro: O campo Função é obrigatório ser preenchido! 15
Acessando a tela inicial de cadastro, preencha os campos de acordo com as informações do funcionário, como: Nome, Apelido, CPF/ RG, E-mail, Endereço e os demais que forem necessários. Nesta tela inicial o campo FUNÇÃO é obrigatório o preenchimento. Acessando a aba Outras Informações, temos mais alguns campos obrigatórios: Departamento, PIS e Matricula é obrigatório ser preenchido! DEPARTAMENTO, PIS e MATRICULA são obrigatório o preenchimento. O Campo DATA DE DEMISSÃO, só vai ser inserido se o funcionário estiver inativo. No campo no HORÁRIO indique o horário do funcionário que foi cadastrado na tela de horário. Em FOLHA inclua o código da folha de pagamento. 16
CADASTRAR RELÓGIO PONTO Agora vamos fazer o cadastro do Relógio Ponto, esta é uma etapa muito importante no processo: Acesse o Menu: Cadastros Relógio Eletrônico Ponto Clique em F2 Novo Clique em F2 Novo! Acessando a tela de cadastro: Insira nesta telas as informações referente ao relógio ponto, tais como: Marca, Tipo de comunicação e Nº Fabricante! Acessando a tela: 17
Insira o NOME do relógio ponto No campo RELÓGIO insira a marca do relógio ponto utilizado: Em TIPO DE COMUNICAÇÃO, selecione a comunicação utilizada pelo relógio: Nº DE FABRICAÇÃO insira o número de fabrica do relógio Em modo de Trabalho, selecione Online ou Offline De acordo com o Tipo de Comunicação estabelecida, vamos inserir as informações nos campos abaixo: Por exemplo, se o relógio vai trabalhar com a configuração TCP/ IP, logo abaixo vamos selecionar a aba TCP/IP ZigBee e colocar as informações: De acordo com a comunicação TCP/IP, insira o IP, a Porta e o Mac de onde vai estar instalado o relógio ponto! Caso o meu Tipo de Comunicação fosse Serial, por exemplo, seria necessário entrar na aba SERIAL e fazer exatamente o mesmo procedimento de acordo com os campos disponíveis. Clicando em SICRONIZAR DATA E HORA o sistema irá sincronizar o horário do computador com o relógio ponto, lembrando que essa função é opcional. Após inserir as informações do Relógio Ponto, clique no botão ENVIAR CONFIG. 18
Selecione o cadastro da EMPRESA para carregar as informações logo abaixo nos campos: Após fazer o cadastro, finalize clicando em F10 GRAVAR. 19
Precisamos registrar os feriados anuais, alguns já vêm por padrão no sistema. É possível cadastrar quantos quiser. Acesse o Menu: Cadastros Feriado CADASTRAR FERIADO Clicando em Pesquisar, automaticamente o sistema já vai trazer alguns, para fazer um novo clique em F2 Novo! Acessando o cadastro: 20
Em DESCRIÇÃO, descreva o feriado. Em mês escolha o MÊS desejado e selecione: Insira o DIA do mês para o feriado e finalize em F10 GRAVAR. 21
CADASTRAR JUSTIFICATIVA É necessário cadastrar justificativas para ausências do funcionário na empresa, para ser usada posteriormente no sistema durante a manutenção, acesse: Clique em F2 Novo e para inserir a justificativa Acessando o cadastro: 22
Indique um NOME para a justificativa. DESCRIÇÃO insira uma descrição para a justificativa OBSERVAÇÃO : Insira mais informações sobre essa justificativa. Logo abaixo nos campos para marcar, escolha a opção referente a essa justificativa. Por exemplo, se o funcionário faltou para ir ao médico, vai ser lançada sua justificativa como Atestado Médico, e indicado no campo a opção Abonar de faltas para que esse horário possa ser reajustado depois, para que não seja contado como falta. 23
CADASTRAR USUÁRIO Após ser feito o cadastro do funcionário, é preciso também fazer o cadastro de usuário do sistema: Cadastros Usuários do Sistema Clique em F2 Novo para iniciar o cadastro de Usuário. Acessando o cadastro: Insira o Nome, o Tipo de usuário, indique o funcionário e defina uma senha! 24
Defina um NOME para o usuário Selecione o TIPO Indique o FUNCIONÁRIO cadastrado Defina uma SENHA e faça sua confirmação, após isso clique em F10 GRAVAR. 25
USUÁRIOS DO RELÓGIO PONTO Agora vamos fazer o cadastro de Usuários do Relógio Ponto: Acesse: Cadastros Usuários do Relógio Ponto Clicando em Pesquisar, o sistema vai carregar todos os funcionários ligados ao relógio ponto. Vai aparecer a validação, então clique SIM! 26
Indique o RELÓGIO utilizado Indique a EMPRESA Após esse procedimento clique em PESQUISAR para o sistema carregar todos os funcionários. Caso funcionário ainda tenha seu usuário cadastrado, o sistema vai trazer na cor cinza, que é Não Cadastrado, caso já tenha usuário vai trazer em verde que é Cadastrado. Em seguida clique em ENVIAR LISTA e o sistema vai enviar os usuários para o relógio ponto. 27
MANUTENÇÕES Agora vamos falar um pouco sobre a manutenção do Futura Ponto. Nesta etapa vamos aprender a coletar os registros das batidas no relógio ponto, fazer a apuração diária dos horários dos funcionários assim como a apuração individual. Vamos ver também como podemos fazer ajustes nos horários dos funcionários, incluir atestados, justificativas, alterar um horário caso o funcionário tenha esquecido de bater o ponto entre outras operações. É possível ainda gerar os arquivos fiscais AFDT e ACJEF, além de relatórios disponibilizados pelo sistema que trazem várias informações distintas. 28
COLETA DE REGISTROS Vamos iniciar a manutenção através da coleta de registros: Acesse o Menu: Manutenção Coleta Selecione o tipo de coleta, o relógio e insira a data e a hora inicial da coleta! Indique o TIPO DE COLETA, sendo as opções: Conexão Direta ou Importação do arquiem seguida selecione o RELÓGIO. Em Dados da Coleta, selecione se é Intervalo ou NSR (Número Sequencial de Registro, é o número sequencial gerado pelo REP como identificador de operações.). Em seguida indique a data e o horário para fazer a coleta! Se escolheu opção Conexão Direta, clique em COLETAR. Caso contrário clique em IMPORTAR e selecione o diretório do arquivo que contem os registros. 29
APURAÇÃO INDIVIDUAL É possível também fazer a apuração individual dos horários registrado no relógio ponto de cada funcionário: Acesse o menu: Manutenção Apuração Individual Clique em Pesquisar e depois em Editar! Acessando a tela de cadastros: Defina uma data e clique em Carregar! Clicando em Ajuste para alterar o horário do funcionário! Clique para imprimir espelho 30
OBS: Caso tenha sido selecionado Utiliza Banco de horas na tela de horas extras, este campo ficará disponível na Apuração Individual Acessando essa tela é possível fazer alterações nos horários dos funcionários individualmente: Clicando em AJUSTES, vai aparecer a seguinte tela: Clicando em F2 NOVO, vai abrir nesta tela de cadastro, onde vai ser preciso inserir: TIPO DE AJUSTE DATA HORA ÍNICO e HORA FIM JUSTIFICATIVA OBSERVAÇÃO Após definir o ajuste clique em F10 GRAVAR Clicando em IMPRIMIR ESPELHO, o sistema vai gerar um relatório contendo todos os horários do funcionário daquele período selecionado. Esse relatório vai servir como um comprovante para o funcionário verificar se seus horários estão corretos e ter a possibilidade assinar. 31
APURAÇÃO DIÁRIA Através da apuração diária podemos fazer uma analise de como estão às batidas no relógio ponto do funcionário naquele determinado dia: Manutenção Apuração Diária Para fazer a apuração diária, selecione a DATA e clique em CARREGAR. É possível ainda fazer alterações nos horários: Clique no horário a ser editado. Insira o horário desejado. 32
Caso o funcionário faça um tempo menor do que o estabelecido no INTERVALO na tela de GRADE DE HORÁRIO, este ficará descrito em vermelho: Ao inserir o horário e apertar enter, a seguinte tela ira aparecer: Insira a justificativa e aperte OK. OBSERVAÇÃO: As cores selecionadas ao nome de cada funcionário representam: Azul - Atestado médico Cinza claro - Normal Cinza escuro Ausência Vermelho Afastamento 33
EXPORTAÇÃO PARA FOLHA Agora vamos conhecer a tela de exportação para folha de pagamento, onde vamos exportar os dados do sistema Futura Ponto para o sistema de folha de pagamento utilizado. Acesse: Manutenção Exportação para folha Selecione a EMPRESA Em FUNCIONÁRIOS selecione a opção Todos ou um Funcionário Específico Em seguida, selecione os eventos necessários para ser exportados para a folha de pagamento 34
Selecione uma das opções de LAYOUT de folha de pagamento que está disponível no sistema para fazer a exportação dos eventos. Em COMPETENCIA informe o mês referente a exportação Em seguida, clique em GERAR e o sistema abrirá a tela para indicar o diretório de onde vai ser salvo o arquivo, que será exportado para o sistema de folha de pagamento posteriormente. Clique em GERAR, e o sistema abrirá a tela para indicar o diretório! Neste momento a tela mostra o caminho onde foi gerado o arquivo! 35
ARQUIVOS FISCAIS ARQUIVOS FISCAIS AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) são funcionalidades obrigatórias exigidas pela portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Devem ser geradas mediante solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho. ARQUIVO AFTD Menu: Arquivos Fiscais - AFDT Selecione o diretório para salvar o arquivo e clique em Gerar! Insira a EMPRESA Insira o PERÍODO e o ANO Selecione o local para salvar o arquivo e depois clique em GERAR 36
ARQUIVO ACJEF Menu: Arquivos Fiscais - ACJEF Insira a EMPRESA Insira o PERÍODO Selecione o diretório e clique em GERAR 37
RELATÓRIOS Acessando o menu, encontramos várias opções de relatórios para serem usados, podemos destacar os principais: Relatório Cadastros Horário: O relatório tem como função trazer os registros de horários cada funcionário separadamente. Relatórios Cadastros Usuários do Ponto: Este relatório traz todos os funcionários que estão sincronizados com o relógio ponto. Relatórios Cartão Ponto: O relatório traz informações de um cartão ponto. 38
PARÂMETROS Em parâmetros é possível fazer algumas configurações, tais como: EMPRESA PADRÃO HORÁRIO PADRÃO MULTI-EMPRESA SIM/NÃO Em DIA DE FECHAMENTO é possível deixar definido um dia padrão para o fechamento das batidas do relógio ponto! 39
SUPORTE TÉCNICO 40404-0435 Ramais:89801, 89802, 89803, 89804, 89805 FINANCEIRO (19) 3629-2798 FISCAL/TESTE (19) 3628-6427 Atuando desde o ano de 2000 na comercialização e prestação de serviços no segmento de automação comercial, industrial e informática a FUTURA SISTEMAS busca incessantemente a qualidade, rapidez e economia que o mercado exige, sempre visando o futuro e as novas tendências. Sistemas Futura Server, PDV, PDV PAF e Futura Ponto Preparar sua Empresa para o Futuro é nosso Principal Objetivo. é a solução completa de automação comercial que sua empresa merece. Nosso sistema oferece todo o suporte para que você possa controlar seu estoque, vendas, compras etc. E mais...contamos com uma equipe capacitada para prestar toda assistência. Impressora de Cupom Fiscal (ECF) Impressão de Código de Barras Impressora de Cupom Não Fiscal Teclado Microterminal Leitor de Código de Barras de Mesa Leitor de Código de Barras Automático Relógio Ponto Eletrônico ID DATA Gaveta Bobina para Impressão de Código de Barras Display de Informações Torre Acesse: www.futurasistemas.com.br 40