Manual do Usuário Webmail SoftSul
2 Índice Interface Geral do Webmail 03 Caixa de entrada 04 Opções de apresentação e filtro 05 Os e-mails nos seus estados 06 Marcar um e-mail 07 Acesso a Configurações 08 Configurações 08 Visualização da caixa de entrada 09 Visualização da caixa de entrada 10 Redigir mensagens 11 Contatos 12 Redigir mensagens 13 Configurações do servidor 14 Criar uma Pasta 15 Implementar uma assinatura 16 Nova mensagem 16 Opções 17 Enviar mensagem 18 Adicionar um anexo (1) 18 Adicionar um anexo (2) 19 Organizar sua lista de Contatos 20 Operações sobre os grupos de contato 21 Adicionar um contato 23 Informações pessoais 23 Anotações 24 Finalização 24 Fazer pesquisa 26 Exportar a sua lista de contatos 27 Importar uma lista de contatos existente 27 SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 2
3 Interface geral do Webmail Uma vez efetuada essa escolha, chegará à interface Webmail do seu serviço de e-mail. Se o endereço não estiver preenchido, digite-o novamente. Por regra, o endereço de do webmail é: http://webmail.<dominio-da-instituição>. Digite aqui o seu usuário bem como a senha associada, e depois clique em Entrar. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 3
4 Caixa de entrada Após efetuar o login de sua conta de e-mail, você tem acesso à sua caixa de entrada e envio de e-mails. Na coluna à esquerda encontra as principais pastas da sua conta de e-mail: as mensagens recebidas e as envidas. A mesma coluna, encontra o acesso aos parâmetros das pastas e a cota da sua conta de e-mail. À direita, pode consultar rapidamente todos os e-mails recebidos e consultar as seguintes informações: O remetente, O destinatário, O estado, lido ou não lido, do e-mail, Os eventuais marcadores nas mensagens O tamanho de cada e-mail A presença de anexos (coluna com um clipe à direita). Por padrão algumas colunas não aparecem. É o caso das prioridades que são atribuídas aos e- mails. É possível modificar a apresentação graças às opções apresentadas em baixo. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 4
5 Opções de apresentação e filtro Para acessar esta opção clique no ícone sob a forma de roda dentada na parte superior do ícone principal dos seus e-mails, à esquerda do objeto, como indicado na imagem abaixo: Nesta opção, pode: Adicionar colunas a apresentar (prioridade dos e-mails, etc.); Escolher a coluna na qual o filtro é efetuado por padrão; Escolher a ordem do filtro (ascendente ou descendente). Após ter escolhido as opções, queira clicar em Salvar. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 5
6 Os e-mails nos seus estados O webmail SoftSul faz a gestão correta das principais opções no que aos e-mails dizem respeito (recibos de leitura, marcações, anexos, proteção da privacidade). O ícone ao lado oferece-lhe uma imagem geral de todas essas funcionalidades. Os números de e-mails não lidos aparecem com uma pequena marcação na caixa de entrada indicando o número de e-mails. Um e-mail não lido aparece a negrito à direita. Por cada mensagem pode: Responder: permite que responda diretamente ao remetente; Responder a todos: permite que responda a todos os endereços presentes nos campos Para e Cópia Encaminhar: permite que reencaminhe o e-mail selecionado para um endereço à sua escolha; Eliminar: permite que introduza o e-mail no Lixo ; Marcar: para esta opção ver parágrafo abaixo; Mais: para esta opção ver parágrafo abaixo. Se um e-mail é marcado como consultado, um submenu irá aparecer na coluna de consulta. Se é dada ao e-mail uma prioridade, uma seta ascendente (superior) ou (inferior) será apresentada. Se um dos remetentes pedir um recibo de leitura, obtém a seguinte mensagem: O remente deste e-mail pediu um recibo de leitura. Deseja notificar o remetente? SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 6
7 Assim que clica na opção Marcar, obtém o menu contextual. Pode então marcar um e-mail, retirar um marcado ou declarar um e-mail como lido ou não lido. Esta função funciona também se selecionar vários e-mails. Estas opções são úteis para destacar alguns e-mails. Mais Assim que clica na opção Mais, obtém o menu contextual. Pode efetuar as seguintes opções: Imprimir a mensagem: abre uma janela para a validação da impressão; Download: permite que faça o download do e- mail para o seu computador no formato.eml; Editar como novo: permite que edite um e-mail conservando o texto original; Exibir código-fonte: permite a apresentação do código fonte do e-mail. Útil para verificar o cabeçalhos dos e-mails para verificação de falhas; Mover para...: Move um ou mais e-mails para outra pasta; Copiar para...: Copia um ou mais e-mails para outra pasta; Abrir em nova janela: permite que abra o e-mail numa nova janela (útil se desejar consultar/abrir vários e-mails de uma vez só) SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 7
8 Acesso a Configurações Deve estar logado à sua conta de e-mail no webmail SoftSul para acessar esta funcionalidade. Para que possa acessar aos parâmetros da sua caixa de e-mails, clique na roda dentada no canto superior direito. Configurações Após clicar na roda dentada, é encaminhado diretamente para a Interface de configurações. Nesta interface pode modificar os diferentes elementos como a linguagem, o formato da data e hora bem como o tema gráfico da interface. Para as outras opções disponíveis consulte a imagem abaixo. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 8
9 Visualização da caixa de entrada Na Exibição da caixa de entrada pode-se modificar o número dos e-mails a serem apresentados na interface de forma em geral, por exemplo, se possuir um grande número de e-mails. Pode igualmente decidir não mostrar diretamente nessa primeira interface, de forma a consultar os e-mails exclusivamente se efetuar duplo clique nos mesmos ou se os abrir numa nova janela. Para as outras opções disponíveis consulte a imagem abaixo. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 9
10 Visualização das mensagens Em Exibição de mensagens pode escolher a apresentação (HTML ou não, as imagens externas, a codificação dos caracteres) dos seus e-mails na interface. Para as outras opções disponíveis consulte a imagem abaixo: SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 10
11 Redigir mensagens Em Redigir mensagens pode escolher os diferentes elementos ligados à composição dos seus e- mails, como o formato de escrita, a distribuição, a política de escrita, etc. Para as outras opções disponíveis consulte a imagem abaixo: De forma padrão, na nova interface SoftSul a opção Criar a mensagem no formato HTML está ativada com a definição Apenas em resposta às mensagens HTML. Terá a possibilidade de alterar essa definição para sempre para que todos os seus e-mails sejam enviados no formato HTML. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 11
12 Contatos Em Contatos pode escolher a lista de contatos padrão a utilizar (se tiver criado várias listas de contatos) bem como as opções de filtro e de apresentação dos contatos. Para as outras opções disponíveis consulte a imagem abaixo: SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 12
13 Pastas de Sistema Em Pastas de Sistema, pode definir você mesmo onde introduzir (escolhe as pastas) os e-mails considerados como Rascunhos, as Mensagens enviadas, os e-mails de Spam e os e-mails que irão para a Lixeira. Para a criação de pastas personalizadas verifique o capítulo Criar uma Pasta, nesse manual. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 13
14 Configurações do servidor Nas Configurações do servidor pode parametrizar tudo o que diz respeito à eliminação dos e- mails no servidor (a partir do Webmail). Para as outras opções disponíveis consulte a imagem abaixo: SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 14
15 Criar uma pasta Para criar uma pasta personalizada e isolar as mensagens de um determinado tema ou de um determinado remetente, clique no +. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 15
16 Implementar uma assinatura Para implementar uma assinatura, que aparecerá de forma sistemática em cada um dos e-mails que enviar, deverá ir às Definições e depois Identidades. O endereço de e-mail a partir do qual está ligado ao Webmail. Clique para introduzir os elementos que considera como essenciais na sua assinatura. Clique em Salvar para validar a modificação da identidade principal. Nova mensagem Para escrever uma nova mensagem, clique em Criar email. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 16
17 Opções Clicando em Criar e-mail, aparecem de imediato opções úteis à redação do seu e-mail tais como a adição de contatos da lista de contatos, os anexos e os parâmetros da própria mensagem. Pode então procurar os contatos guardados ao clicar no tipo de cópia ao qual os deseja atribuir. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 17
18 Enviar a mensagem Para enviar a sua mensagem clique no botão Enviar (em forma de avião de papel) Adicionar um anexo (1) Para adicionar um ou vários documentos (PDF, Office, imagem ) após redigir a sua mensagem, basta que clique em Anexar no menu do envio da mensagem (botão com um clip). Tenha em atenção que o botão Anexar um arquivo está disponível igualmente à direita do corpo do e- mail. Recebe a mesma janela de adição de documentos a partir do seu computador, ao clicar no clip. A última possibilidade é a de simplesmente arrastar o documento do seu computador na zona prevista para o efeito no botão Anexar anexo. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 18
19 Adicionar um anexo (2) Se não utilizar a opção arrastar, clique no clip ou em Adicionar um anexo, a seguinte janela abrirá para que possa carregar o arquivo desejado. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 19
20 Organizar a sua lista de contatos Consoante as suas necessidades, a sua empresa o o seu dia-a-dia, pode ser bastante útil ter a sua lista de contatos organizados por pastas (grupos de contatos). Para começar, clique no ícone Contatos (ícone de uma pessoa à direita) para acessar à interface demonstrada na imagem abaixo. Para adicionar novo grupo de contatos, clique em + no fundo à esquerda de forma a poder criar um grupo de contatos. O cursor introduz-se automaticamente na zona a introduzir o nome. Note que é possível criar os contatos diretamente no grupo criado por padrão (Endereços pessoais) sem ter de efetuar a criação de um novo grupo de contatos. Para tal, deve simplesmente clicar no + em baixo na segunda coluna para (Criar um novo contato). SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 20
21 Operações sobre os grupos de contatos Após o grupo estar criado, tem acesso às funcionalidades que ao grupo dizem respeito. Encontra então a possibilidade de: Renomear o grupo; Eliminar o grupo; Guardar a pesquisa (ativa desde que efetua uma pesquisa no grupo); Eliminar a pesquisa (ativa desde que efetua uma pesquisa no grupo). SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 21
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23 Adicionar um contato Para adicionarmos um contacto ao grupo, basta clicar em + na segunda coluna (coluna dos contatos) assegurando que está selecionado o grupo correto - deve estar a negrito quando comparado aos outros grupos). Após ter introduzido as informações necessárias, clique em Salvar. Informações pessoais Pode consultar em baixo alguns elementos que pode adicionar à parte geral (Nome, Apelido, e Organização) graças ao menu que aparece quando clica em Adicionar campo. Observe aqui a secção Informações pessoais apresentadas no parágrafo em cima, bem como o menu que permite a adição de campos suplementares. Após ter introduzido as informações necessárias, clique em Salvar. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 23
24 Anotações A seção Anotações é uma zona onde pode simplesmente adicionar todo o tipo de anotações ligadas ao contato. Após ter introduzido as informações necessárias, clique em Salvar. Finalização A imagem foi adicionada e o endereço de e-mail bem como as informações necessários ao contato foram igualmente preenchidas. É agora possível que valide a criação do contato ao clicar em Salvar. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 24
25 Pode a qualquer momento modificar a imagem ao clicar em Substituir. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 25
26 Fazer uma pesquisa Deseja efetuar uma pesquisa por todos os seus contatos. Clique em Avançado no topo superior. Todos os campos possíveis de serem utilizados serão apresentados para permitir uma pesquisa avançada. Introduza o seu(s) critério(s) de pesquisa e clique em Pesquisar (o botão pode estar escondido e encontra-se em baixo de Endereço IM ). SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 26
27 Exportar a sua lista de contatos É possível enviar a outros programas o conjunto dos seus contatos atuais do seu webmail SoftSul através da exportação de um grupo da sua lista de endereços. Para tal, clique na opção Exportar no menu no topo. Ao clicar será gerado e proposto o download de um contato ou grupo de contatos. Importar uma lista de contatos existente Caso você tenha seus contatos em uma outra aplicação (gmail, yahoo, hotmail...), é possível importá-los através de arquivos CSV ou vcard. Após selecionar a opção Importar na barra superior, aparecerá a opção de escolher arquivos. Também é possível destiná-los a um grupo de contatos específico. SOFTSUL SOFTWARE & NETWORK 27
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