Manual Ciaf NFC-e Gratuito Cadastro de Clientes 2 Cadastro de Produtos 4 Caixa Diário 9 Cadastro de formas de Pagamento NFCe 13 Emissão NFC-e 17 1
Cadastro de Clientes Nesta opção iremos armazenar no sistema os dados de cadastro e informações de seus clientes. 1 Acessando a janela de cadastro de Clientes: Para acessar a janela de cadastro de clientes, clique no Menu CADASTRO > CLIENTES ou também no botão CLIENTES que é disponibilizado em sua tela principal. (Conforme telas abaixo): Será aberta a janela do CADASTRO DE CLIENTES Para iniciar o cadastro clique no botão. 2
OBS: O campo Código é de preenchimento automático do sistema, com isso o cadastro pode dar início no campo de data deixando o campo de código em branco para que seja preenchido assim que o cadastro do cliente seja salvo. Preenchendo todos os dados de seu cliente será necessário somente acessar o botão. 3
Cadastro de Produtos Antes de iniciarmos a movimentação do estoque é necessário cadastrar os grupos de produtos e em seguida os produtos que terão as movimentações no CIAF 1 Acessando a janela de Cadastro de Produtos: Para cadastrar os produtos de sua empresa acesse a tela principal de seu sistema e com isso clique em PRODUTOS. (Conforme imagem abaixo) A guia CADASTRO DE PRODUTOS mostra em formato de lista, todos os itens cadastrados e seus respectivos estoques. A disponibilidade dos itens pode ser identificada por uma legenda na janela de produtos. 4
- Produto com estoque disponível. - Produto sem estoque ou com estoque não informado. - Estoque igual ou abaixo do mínimo informado no cadastro do produto. Ainda na tela de cadastro de produtos, são mostrados os seguintes botões: : Permite consultar pela descrição um produto já cadastrado. (Atalho F2) : Permite duplicar as principais informações de cadastro do item atual. Facilitando o cadastro de itens muito semelhantes. (Atalho F4) 5
: Permite realizar entradas rápidas de estoque no item selecionado. (Atalho F6) : Permite acesso rápido ao cadastro de marcas. (Atalho F7) Para cadastramos um novo produto clique em Assim será direcionado para a tela de Dados Principais, onde poderá preencher com as informações do produto. Segue abaixo um passo a passo de como realizar o preenchimento dos campos: 1º CÓD. GRUPO: Selecione o grupo de produto no qual este produto será associado. 2º CÓDIGO: Será preenchido automaticamente pelo sistema, pois este é o código interno. 3º CÓD. BARRAS: O sistema vai unir as informações dos dois campos anteriores e criar um código automaticamente, no entanto, pode ser digitado um valor até 13 caracteres. (Caso deseje dispare o leitor de código de barras sobre um produto com código de barras para alimentar este campo) 4º DESCRIÇÃO: Preencha o mesmo com a descrição de seu produto (O campo suporta até 60 caracteres de informação). 5º UNIDADE: Informe a unidade de comercialização de seu produto (KG, L, M, etc.) 6º MARCA: Selecione de qual marca cadastrada é o produto. 7º ESTOQUE: Defina o estoque inicial deste produto no sistema 8º EST. MÍNIMO: Informe a quantidade mínima que este produto pode ter em estoque. Impostos / Valores 6
Para compreender melhor como preencher estes campos, o contador da empresa poderá auxiliar informando os valores. 1º R$ CUSTO: Informe o valor de custo do produto, dependendo da parametrização do sistema este custo pode ser atualizado através da entrada de produtos. 2º % ICMS: Informe o percentual do ICMS do produto (Conforme informações de sua contabilidade). 3º % IPI: Informe o percentual do IPI. 4º % RED. BASE ICMS: 5º SIT.TIBUTÁRIA: Código situação Tributária (Consulte esta informação com sua contabilidade) 6º CST/CSOSN: Informe o Código de Situação Tributária (Caso seja do Regime Normal) ou o Código de Situação da Operação no Simples Nacional (Optante pelo simples Nacional) 7º CST IPI: Código de enquadramento legal do IPI 8º CST COFINS: Código de enquadramento legal do COFINS 9º CST PIS: Código de enquadramento legal do PIS 10º C. FISCAL: Classificação fiscal do produto. 11º CUS. DIV: Valor em R$ de outros custos diversos que o produto venha a ter. 12º M. OBRA: Valor da mão de obra em R$. 13º NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul para classificação de produtos 14º MVA: Margem de Valor Agregado. 15º ORIGEM: Nacional ou estrangeira. 16º % LUCRO: Informe o percentual de lucro. (Informando o Percentual o valor de venda será gerado a partir do cálculo do R$ Custo + % Lucro) 17º R$ VENDA: Valor de venda do produto. 18º R$ MÍNIMO: Valor mínimo para venda do produto. Caso este campo seja deixado em branco o sistema não vai fazer o controle de valor no momento da venda do produto. 7
Ao terminar de cadastrar estas informações clique no botão. 8
Caixa Diário No Caixa Diário, ficarão registradas as movimentações financeiras que serão realizadas, para realizar algumas movimentações é preciso que o caixa esteja aberto para a data atual. Segue neste manual o procedimento de como trabalhar com o caixa. 1 Acessando a janela do Caixa Diário: Em sua tela principal do sistema clique em FINANCEIRO > CONTROLE DE CAIXA > CAIXA DIÁRIO. (Conforme imagem abaixo) 2 - Abrindo o Caixa Diário: Antes de iniciar movimentações financeiras, seu caixa precisa estar aberto no dia corrente. Para isso, basta clicar no botão, com o SALDO EM CAIXA com o valor 0 (zero). 9
3 - Realizando lançamentos no Caixa: É possível realizar um lançamento direto no caixa, porém não é obrigatório, pois as telas de vendas, contas a receber ou a pagar e outras telas realizam o lançamento no caixa diário para você. Clique no botão para iniciar o lançamento. Segue abaixo o passo a passo para realizar o lançamento. 1º DATA: informe a data do lançamento (A mesma é preenchida automaticamente com a data atual de seu computador) 2º HISTÓRICO: Selecione o histórico para esta operação teclando F8 ou clique no botão 10
3º DOCTO: Informe um número de Documento para o lançamento (Campo não Obrigatório) 4º CLI/EMIT: Informe um cliente ou um emitente para a operação. 5º CHEQUE: Informe o número do cheque caso exista na operação (Campo não Obrigatório) 6º CPF/CNPJ: Informe o CPF ou CNPJ do cliente ou emitente. (Campo não Obrigatório) 7º FONE: Informe um telefone. (Campo não Obrigatório) 8º STATUS: Informe se o lançamento é um CRÉDITO ou um DÉBITO em seu caixa 9º VALOR: Informe Valor da operação em questão. Para finalizar o lançamento clique em. 4 - Equilibrando o Caixa Diário (lançamentos): Algumas empresas optam por ao final do dia, lançar um Débito equivalente ao valor final do saldo no dia, para fechar o caixa com o SALDO EM CAIXA zerado. E no início do dia lançar um Crédito com o valor do saldo final do dia anterior, para o caixa não começar Zerado. Caso desejar realize estes lançamentos com um Histórico que poderá ser criado, realize a conferência de seu Caixa Diário todos os dias, para ter controle das finanças da sua empresa. Abaixo um exemplo prático: - Dia 05/01/2013, valor final do caixa R$ 1.250,00. Lançamos um débito de R$ 1.250,00, saldo no final do dia 05/01/2012 = R$ 0,00. - Dia 06/01/2012, efetuamos a abertura do caixa e efetuamos um lançamento de R$ 1.250,00 para iniciar o saldo de caixa neste dia. 5 - Fechando o Caixa Diário: Ao final do dia é necessário proceder com o encerramento do caixa, para isso clique no botão. Será apresentada uma mensagem se deseja confirmar os procedimentos, caso deseje clique em SIM. 11
Após clicar em SIM será questionado se deseja emitir a relação da movimentação, caso deseje clique em SIM ou se não desejar clique em NÃO. Seu caixa estará Fechado, e pronto para a abertura no dia seguinte. 12
Cadastro de formas de Pagamento - NFCe Segue abaixo um passo a passo de como realizar o cadastramento de novas formas de pagamento da NFCe para que possa utilizá-las no sistema. 1 Acessando a janela de cadastro de Formas de Pagamento: Clique no botão VENDAS NFCE na área de trabalho do sistema Após aberta a janela de NFCe clique no botão FORMAS DE PAGTO (Conforme imagem abaixo) O sistema já possui algumas formas de pagamento já cadastradas, porém é possível que cadastre novas formas de pagamento, para que realize o cadastro realize os procedimentos abaixo: Após clicar no botão FORMA DE PAGTO na janela da NFCe será aberta a janela de formas de pagamento onde já estarão registradas as formas padrões do sistema. Para realizar o cadastro de uma nova forma de pagamento clique no botão 13
1º CÓDIGO: Preencha o código para a forma de pagamento que irá cadastrar. Fique atento para que o código informado já não tenha sido utilizado para outra forma de pagamento, por este motivo mantenha a sequência nos códigos da forma de pagamento. 2º DESCRIÇÃO: Informe a descrição para a forma de pagamento. (Máx. 30 caracteres) 3º QT.PARCELAS: Informe a quantidade de parcelas que serão geradas para esta forma de pagamento. OBS: Caso seja a vista informe apenas uma Parcela. Após realizar estes preenchimentos clique no botão A forma de pagamento foi criada normalmente, agora será necessário criarmos as parcelas referente a forma de pagamento. Para isso clique no botão CRIA PARCELA na própria janela de cadastro de Formas de pagamento. Será aberta a janela de Relacionamento de parcelas a prazo. Selecione a forma de pagamento que foi criada clicando no campo CÓDIGO. 14
Após selecionada a forma de pagamento iremos criar as parcelas da mesma. 1º Nº PARCELA: Informe o número da parcela em questão (Exemplo: Parcela 1, Parcela 2, etc.) 2º INTERVALO DIAS: Informe o intervalo de dias para a criação da parcela, levando em consideração que o prazo é contato a partir da data atual do computador. 3º INCLUIR: Clique no botão incluir para realizar a criação da parcela. A Parcela será criada, para incluir mais parcelas na forma de pagamento preencha os campos novamente ajustando o nº da parcela e o Intervalo de Dias. (Exemplo: 30, 60, 90 dias seriam parcelas a cada Mês). Caso seja apenas uma parcela na forma de pagamento você pode clicar em SAIR na janela. 15
Realizando os procedimentos acima a forma de pagamento será registrada corretamente em seu sistema permitindo a utilização no momento da finalização da NFCe. 16
Emissão NFC-e Nesta opção iremos efetuar a montagem e autorização de nossa NFC-e (Nota Fiscal Consumidor Eletrônica) Acessando a janela de NFC-e: Para acessar a janela de NFC-e em seu sistema CIAF será necessário apenas clicar no menu rápido VENDAS NFC-E que se localiza na tela principal de seu sistema. (Conforme telas abaixo): Será aberta a janela do VENDAS NOTA FISCAL ELETRÔNICA PARA CONSUMIDOR FINAL NFC-E. 1 Iniciando a NFC-e Para iniciar a montagem de sua NFC-e clique no botão. 17
OBS: O campo Nº VENDA é de preenchimento automático do sistema, com isso o cadastro pode dar início no campo de Vendedor. 2 - Selecionar o Vendedor Para selecionar o vendedor será necessário apenas digitar no campo chamado VENDEDOR o número 1. Com isso o sistema irá disponibilizar o vendedor LOJA para que seja efetuar a montagem de sua NFC-e. 18
3 - Selecionar o Cliente Para selecionar o cliente selecione o campo chamado CLIENTE e com isso digite * e de um ENTER em seu teclado. Efetuando esse procedimento será aberto uma tela para que possa pesquisar o cliente para qual irá efetuar a venda. Caso o cliente não esteja cadastrado em sua empresa será necessário apenas deixar o campo de CLIENTE em branco e dar continuidade na emissão de sua NFC-e 19
4 Selecionar os Produtos Para selecionar os produtos posicione o cursor de seu mouse sobre o campo chamado CÓD.BARRAS e pressione * e ENTER em seu teclado. Com isso o sistema irá liberar a tela de pesquisa para que seu produto seja selecionado. Selecionando o produto será necessário apenas confirmar os dados como UN:, CFOP:, CST:, R$ UNITÁRIO:, R$ DESC: e QUANTIDADE. Após clique em gravar para que o produto seja adicionado a grade de itens. 20
OBS: Esse procedimento será repetido de acordo com a quantidade de itens que sua venda NFC-e irá receber. Após efetuarmos os procedimentos acima será necessário apenas finalizar o lançamento de produtos. Com isso posicione o cursor de seu mouse no campo CÓD.BARRAS e clique em F6 em seu teclado para que o mesmo apresente a mensagem para finalizar o lançamento dos Itens. Assim que a mensagem for apresentada clique em SIM. 5 Finalizando sua NFC-e Para finalizar a nota será necessário confirmar os dados de pagamento. Com isso clique na guia chamada PAGAMENTO para que seja apresentada a tela de RECEBIMENTO NFC-e. (Conforme tela abaixo) Segue abaixo os dados que devem ser preenchidos na tela de pagamento. 21
1º R$ TOTAL VENDA: - Esse campo irá apresentar o valor total de sua NFC-e no qual deve ser recebido. 2º R$ RECEBIDO: - Esse campo é utilizado para digitação dos valores pagos pelo cliente. 3º R$ TROCO: - Campo utilizado para informar ao vendedor o valor de troco que deve ser devolvido ao cliente. 4º MEIO DE PAGAMENTO: - Essa opção é utilizada para identificar qual forma de pagamento foi utilizada. As opções disponibilizadas são: 01 Dinheiro 02 Cheque 03 Cartão de Crédito 04 Cartão de Débito 05 Crédito Loja 10 Vale Alimentação 11 Vale Refeição 12 Vale Presente 13 Vale Combustível 99 Outros 5º CONVÊNIO: - Esse campo será preenchido no caso de vendas utilizando Cartão de Crédito ou Cartão de Débito. 22
6º FORMA DE PAGAMENTO: - Esse campo será utilizado para identificar se sua venda será a vista ou parcelada de acordo com o cadastro de suas parcelas. 7º INCLUIR RECEBIMENTO: - Esse botão é responsável por gravar as informações digitadas acima. Feito o preenchimento completo do pagamento de sua NFC-e de um enter na mensagem de recebimento OK e após clique em SAIR. (Conforme tela abaixo) 6 Processando a NFC-e Após concluir o procedimento de pagamento será necessário apenas clicar no botão GRAVAR para que o processamento de sua NFC-e seja iniciado. 23
Com o processamento de sua NFC-e finalizado a mesma ficará com o campo STATUS NFC-e em verde e com a descrição de APROVADO. (Conforme tela abaixo) Obs* Caso tenha dúvidas, entre em contato conosco para que um de nossos analistas possa lhe auxiliar nos procedimentos. 24