MANUAL DO USUÁRIO GERENCIADOR ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Sumário Menu Arquivos Empresas Usuárias... 04 Ativar Empresas... 04 Cadastro (Assunto/Documento)... 05 Sair... 07 Menu Digitalização Normal... 08 Menu Impressão Imagem Modelo 1... 09 Imagem Modelo 2... 09 Assuntos/Documentos... 10 Empresas... 10 Menu Diversos Assistente... 11 Importação de Empresas... 12 Configurações Gerais... 13 Menu Utilitários Dicas... 14 Cadastro de Níveis de Usuários e Senhas... 14 Menu Help Suporte Técnico... 15 Folhamatic na Web... 15 Sobre o Sistema... 16 Informações sobre o GED... 16 Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 2
Apresentação O Sistema Scanmatic, desenvolvido pela Folhamatic Tecnologia em Sistemas tem o objetivo de transformar as pilhas de papéis em arquivos digitais para captar, armazenar, gerenciar e localizar versões digitais das informações. Os documentos são preparados para serem digitalizados em qualquer scanner. A Folhamatic Tecnologia em Sistemas coloca-se à disposição do usuário em caso de eventuais dúvidas, oferecendo treinamento gratuito aos clientes nas sedes da Folhamatic, suporte on-line a partir do acesso ao site www.folhamatic.com.br e suporte por telefone. Agradecemos à confiança e a escolha pelos nossos produtos. Folhamatic Tecnologia em Sistemas Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 3
MENU ARQUIVOS Empresas Usuárias Nesta opção deverá cadastradas as empresas que serão utilizadas no Scanmatic. Atenção: na opção e-mail deverá ser preenchido o e-mail do cliente para possibilitar o envio do arquivo ao cliente por email. Ativar Empresas Nesta opção deverá ser escolhida a empresa que será utilizada no sistema. Clique no botão pesquisa e selecione a empresa desejada, depois clique no botão ativa. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 4
Cadastro (Assunto/Documento) Nesta opção deverá ser cadastrados os Assuntos/Sub Assuntos e Documentos onde ficarão armazenados todos os relatórios e imagens scaneadas. Os assuntos ao serem cadastrados ficarão na visualização como se fossem uma pasta e o documento com o nome do arquivo. Para cadastrar um assunto/sub assunto deixe a opção Scanmatic (GED) que está dentro do quadro Assuntos/Sub Assuntos selecionado e clique no botão Assuntos, digite a descrição desejada e clique no botão gravar. Para cadastrar um Sub Assunto deixe o assunto selecionado e clique no botão Assuntos, digite a descrição desejada e clique no botão gravar. Para cadastrar um Documento deixe o Assunto ou Sub Assunto selecionado, clique no botão Documentos, digite a descrição desejada e clique no botão gravar. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 5
Para alterar um Assunto/Sub Assunto ou Documento já cadastrado, deixe o mesmo selecionado e clique no botão alterar, digite o novo nome e clique no botão alterar. Para excluir um Assunto/Sub Assunto ou Documento já cadastrado, deixe o mesmo selecionado, clique no botão excluir e confirme a exclusão. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 6
Para localizar um Assunto/Sub Assunto ou Documento cadastrado, clique no botão pesquisa, informe o nome desejado e clique no botão OK. Sair Nesta opção serão finalizadas as atividades do sistema. Confirme sim para o sistema ser finalizado. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 7
MENU DIGITALIZAÇÃO Normal Nesta opção será digitalizado o documento desejado, onde este será arquivado no Item Documento que estiver selecionado. Para selecionar o scaner desejado, clique no botão selecionar. Para digitalizar o documento, selecione o item de documento desejado e clique no botão Digitaliza. Após digitalizada, salve a imagem ou documento em uma pasta. Poderá também ser importado um documento ou imagem para ser arquivado e organizado nos documentos cadastrados. Para isso, selecione o item de documento desejado e clique no botão Importa. Escolha a imagem ou documento desejado e clique no botão OK. Para alterar um Documento que já esteja vinculado a uma imagem ou documento, deixe-o selecionado e clique no botão altera. Para excluir um Documento que já esteja vinculado a uma imagem ou documento, deixe-o selecionado e clique no botão apaga. Para enviar por e-mail a imagem ou documento que está sendo visualizado, clique no botão onde contém o desenho de uma carta e espere a conclusão da exportação, para isso deverão estar preenchidas corretamente as informações no menu Diversos/Assistente, o e-mail de sua empresa e no cadastro das empresas o e-mail de seu cliente. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 8
MENU IMPRESSÃO Imagem Modelo 1 Para imprimir imagens ou documentos arquivados em seu computador, clique na lupa de pesquisa e escolha a imagem ou documento desejado, para visualizar clique no botão vídeo, se desejar imprimir clique no botão impressora e poderá enviar a imagem ou documento por e-mail, para isso clique no botão e-mail. Imagem Modelo 2 Para imprimir imagens ou documentos arquivados nos Assuntos/Sub Assuntos do Scanmatic, deixe o documento selecionado, para visualizar clique no botão vídeo, se desejar imprimir clique no botão impressora e poderá enviar a imagem ou documento por e-mail, para isso clique no botão e-mail. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 9
Assuntos/Documentos Opção em desenvolvimento Empresas Nesta opção poderá ser impresso um relatório das empresas cadastradas. Este relatório poderá ser completo, com todos os dados da empresa, ou reduzido, onde constará apenas o código, a razão social e o telefone. Para listar as empresas, clique sobre a lupa de pesquisas e selecione as empresas desejadas. Se preferir poderá digitar os códigos da empresa a serem impressas, separando-as com ponto e vírgula. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 10
MENU DIVERSOS Assistente Nesta opção o usuário poderá personalizar o seu sistema onde será apresentada a seguinte tela: Para mudar a cor de fundo do sistema escolha a opção cor de fundo, selecione a cor desejada e clique no botão OK. Poderá configurar a impressora escolhendo a opção configura impressora e fazendo a configuração desejada. Para alterar a configuração do sistema com multi empresas ou única empresa, clique na opção configurações gerais e selecione as opções desejadas. Para ser possível o envio das imagens ou documentos por e-mail será necessário clicar na opção e-mail e preencha com o e-mail do remetente, ou seja de sua empresa, colocar o servidor de saída, informar se requer ou não autenticação e também se a opção das empresas estiver como única, preencha o e-mail do destinatário. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 11
Importação de Empresas Nesta opção poderá ser importado o cadastro de empresas, ou apenas algumas empresas do cadastro do Office. Para isto seu sistema deverá estar configurado como multi empresas, clique na opção Origem e localize a pasta onde se encontra o cadastro das empresas. Para fazer a importação selecione a (s) empresa (s) desejada no quadro Lista das Empresas Cadastradas no Office e clique na seta única para que esta empresa passe para o quadro Lista das Empresas que serão Importadas ou dê duplo clique na empresa desejada que ela irá automática para o quadro das empresas a serem importadas. Se desejar importar todas as empresas, clique na seta dupla. Para finalizar clique no botão OK Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 12
Configurações Gerais Ao efetuar a instalação do sistema, abrirá a tela para configuração se deseja trabalhar com multi empresas ou empresa única. Para utilizar o sistema como multi empresas, ou seja, poderá efetuar cadastros de quantas empresas desejar, ou única empresa, para trabalhar com cadastro único. Ao selecionar multi empresas poderá utilizar o cadastro já existente no Office, marcando sim nesta opção e depois informando a unidade destino do cadastro. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 13
MENU UTILITÁRIOS Dicas Opção em desenvolvimento. Cadastro de Níveis de Usuários e Senhas Nesta opção é possível fazer o cadastramento de usuários e suas respectivas senhas para acesso ao sistema. Você poderá ainda discriminar os campos de livre acesso e de bloqueio para cada usuário. Caso queira cadastrar novos usuários clique no botão novo, digite o nome do usuário, a senha, confirme a senha digitada, e no campo utilizar senha marque sim. Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 14
MENU HELP Suporte Técnico Esta opção apresentará a tela com todos os telefones do Call Center da Folhamatic para os casos em que seja necessário o auxílio do Suporte Técnico. Folhamatic na Web Nesta opção o usuário poderá acessar o site da Folhamatic. Para isso clique sobre www.folhamatic.com Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 15
Sobre o Sistema Nesta tela constará a licença do usuário, ou seja, a personalização do sistema. Informações sobre o GED Nesta opção poderão ser visualizadas algumas informações sobre o Scanmatic Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 16
EQUIPE DE SUPORTE O usuário pode contar com uma equipe de funcionários qualificados para o atendimento de apoio para a utilização do sistema, seja através do suporte por telefone, atendimento on-line através de nossa página www.folhamatic.com.br e por e-mail atendimento@folhamatic.com A equipe de suporte também está a disposição do usuário, para treinamento intensivo dos sistemas. Estes treinamentos devem ser agendados no início do mês, pelos telefones (019) 3471.3900 em Americana, (011) 3549.5700 em São Paulo, (021) 25182418 no Rio de Janeiro e 0300-7893901 para outras regiões. Os treinamentos são ministrados nas instalações da Folhamatic Sistemas. A Folhamatic Tecnologia em Sistemas, desenvolve os sistemas baseada em fundamentos legais. Para nos auxiliar continuamente, você pode enviar sua sugestão para inovações nos sistemas para o endereço abaixo:- Folhamatic Americana Av. Paulista, 629 Jd. Colina CEP 13478-580 Folhamatic São Paulo Av. Paulista, 1439 - Conj. 13-1º andar - Bela Vista -SP CEP 01311-100 Folhamatic Curitiba - Rua Professora Geovina Correia Pacheco, 131 Casa 1 Bacacheri CEP 85520-640 Folhamatic Rio de Janeiro - Rua Conceição, 105 Sala 501 Centro CEP 20051-011 E-mail (Americana): atendimento@folhamatic.com.br Office Service: www.folhamatic.com.br WEB SAC Visual Scanmatic Gerenciador Eletrônico de Documentos. 17